新時代干部人事檔案數(shù)字化管理的實踐與探索

摘 要：提升干部人事檔案工作數(shù)據(jù)化水平，加快推進檔案管理數(shù)據(jù)化建設(shè)是新時代組織工作的必然要求。本文從做好數(shù)據(jù)化工作的必要性出發(fā)，在各地實踐經(jīng)驗的基礎(chǔ)上，提出了“四個”把關(guān)的建設(shè)路徑，并在此基礎(chǔ)上，對下一步數(shù)據(jù)化建設(shè)提出了意見與建議，以期進一步推動干部人事檔案工作科學化、規(guī)范化和數(shù)據(jù)化水平。

關(guān)鍵詞：干部人事檔案；數(shù)字化；實踐

干部人事檔案是組織部門準確識別、科學評價干部的重要依據(jù)，充分運用信息技術(shù)提高干部人事檔案管理水平、助推干部人事檔案工作科學化是當前干部人事檔案工作發(fā)展的新方向，也是新時代賦予干部人事檔案工作的新內(nèi)涵[1]。本文通過分析開展人事檔案數(shù)字化管理的意義，提出干部人事檔案數(shù)據(jù)化建設(shè)的路徑和模式。

1 干部人事檔案數(shù)字化管理的必要性

數(shù)據(jù)化服務(wù)干部人事檔案具有無可比擬的優(yōu)勢，也是時代和組織工作之需，通過提升數(shù)據(jù)化水平，把干部人事檔案工作深度嵌入干部工作的整個鏈條，能夠為全面考察了解干部提供重要依據(jù)[2]。

1.1 組織工作高質(zhì)量發(fā)展的必然要求

干部人事檔案工作是組織工作的重要組成部分，是組織人事等部門提拔任命、選人用人的重要依據(jù)，是做好干部工作的前提和基礎(chǔ)。干部人事檔案數(shù)字化可以實現(xiàn)干部人生履歷信息的全方位展示，便于全面、客觀、公正地評價干部，也是新時代選人用人的題中之義。通過數(shù)字化建設(shè)能夠精準地貫徹“凡提必審、凡轉(zhuǎn)必審、凡進必審”要求，充分運用到干部監(jiān)督、使用、管理的各方面，切實把《干部人事檔案管理條例》中的每一項規(guī)定、每一條要求執(zhí)行到位。

1.2 做好干部監(jiān)督培養(yǎng)的必然要求

干部人事檔案真實記錄干部成長經(jīng)歷，能夠全方位掌握年輕干部的發(fā)展情況，是干部任用的“晴雨表”。推動數(shù)字化建設(shè)能夠及時動態(tài)掌握干部發(fā)展變化，真正把忠誠、干凈、擔當?shù)母刹窟x出來、用起來。同時，數(shù)字化建設(shè)能夠有效把好入口關(guān)，對歸檔的人事材料系統(tǒng)能有效跟蹤日期、更改使用情況等，用信息技術(shù)把好入口關(guān)，真正落實好“誰把關(guān)”“誰負責”，從源頭上防止造假材料產(chǎn)生。

1.3 提升檔案管理效果的必然要求

在傳統(tǒng)干部人事檔案管理中，對紙質(zhì)檔案的利用占據(jù)主導(dǎo)地位，檔案查閱、保管、利用等環(huán)節(jié)均存在諸多不便?，F(xiàn)代化的數(shù)據(jù)管理通過數(shù)字化系統(tǒng)，實現(xiàn)檔案信息的快速錄入和更新，提高檔案管理的效率和準確性。數(shù)字化的干部人事檔案則可以實現(xiàn)檔案材料內(nèi)容的快速查閱、高效檢索、長久保存，有效提高了檔案管理能效。在干部考察、任免、調(diào)配、職級晉升、日常了解、案件查辦、退休等環(huán)節(jié)審核檔案時，通過干部檔案管理信息系統(tǒng)在線查閱，使檔案利用更加安全、便捷、高效。與此同時，數(shù)字化檔案還可以避免再利用時因紙質(zhì)檔案破損、涂改、丟失等問題導(dǎo)致的檔案材料真實性缺失，確保人事檔案的完整性和安全性。

1.4 用好用活干部檔案的必然要求

數(shù)字化管理能夠?qū)崿F(xiàn)信息同步共享，依托數(shù)字化體系搭建局域網(wǎng)，與涉干部門共享干部檔案信息，建立準確高效的干部信息系統(tǒng)，能夠滿足干部管理、監(jiān)督的日常需求。數(shù)字化建設(shè)能夠?qū)崿F(xiàn)分級分層管理，建立權(quán)限分級體系，根據(jù)管理權(quán)限、職能職責的不同，為相關(guān)部門和人員開通對應(yīng)級別的查閱權(quán)限，做到既分級查閱、保護隱私，又互聯(lián)互通、提質(zhì)增效，推動涉干部門之間同步更新干部信息，共享干部實績表現(xiàn)，為畫準干部畫像、干部選人用人、推進能上能下提供及時精準的數(shù)據(jù)支撐。

2 干部人事檔案數(shù)字化管理的實踐

2.1 把好“基礎(chǔ)關(guān)”

一是做好制度學習。組織開展《干部人事檔案管理條例》《干部人事檔案材料收集歸檔規(guī)定》《干部人事檔案化技術(shù)規(guī)范》相關(guān)材料的學習，提高干部檔案管理知識，明確深刻內(nèi)涵，做到學以致用、用以致學、學用相長，學出“深度”。二是摸清管檔底數(shù)。掌握人事檔案基本情況和規(guī)范化建設(shè)情況是做好數(shù)據(jù)化建設(shè)的前提。要重點關(guān)注檔案材料歸檔不及時、分類標準不高、檔案審核不嚴、重要材料缺失等問題，重點審核干部的出生日期、參加工作時間、入黨時間、學歷學位、工作經(jīng)歷、干部身份、專業(yè)技術(shù)職務(wù)（職稱）、學術(shù)評鑒、獎懲等基本信息，嚴格按照檔案審核規(guī)定進行干部“三齡兩歷”的審核認定。對出現(xiàn)缺件、“三齡兩歷”重新確定等有問題的重大事項，制定工作臺賬，實行全程紀實管理。三是制定建設(shè)方案。加強頂層設(shè)計，謀劃數(shù)據(jù)化建設(shè)與數(shù)字化轉(zhuǎn)型的藍圖愿景。明確領(lǐng)導(dǎo)小組、建設(shè)目標和周期、數(shù)據(jù)化利用與安全建設(shè)、系統(tǒng)驗收等問題，明確數(shù)字化管理的價值，深入分析數(shù)字化轉(zhuǎn)型的系統(tǒng)思維、實踐路徑和內(nèi)在邏輯。四是加強資金保障。人事檔案數(shù)字化加工可選擇有資質(zhì)的公司，也可自行加工，但都需配置好信息系統(tǒng)必備軟件和硬件設(shè)備，并對掃描質(zhì)量、保密安全和軟件維護等提出嚴格要求。數(shù)字化項目建設(shè)除前期投入外，后期還需長期更新維護，整體預(yù)算投入較大，要在資金預(yù)算上把后期維護費用與項目建設(shè)資金統(tǒng)籌安排好，確保檔案數(shù)字化項目持續(xù)更新發(fā)展。

2.2 把好“質(zhì)控關(guān)”

一是明確標準。要參照《干部人事檔案數(shù)據(jù)化技術(shù)規(guī)范》的要求，掃描分辨率選擇300dpi，若檔案年代久遠、字跡不清時，可選擇600dpi；依據(jù)要求按照JPEG形式歸檔，對其他形式的電子檔案應(yīng)進行格式轉(zhuǎn)換；在色彩模式方面，選擇適用于屏幕閱讀的RGB形式；數(shù)字化后，部分檔案需要根據(jù)實際情況進行圖像處理，處理后的文件不能進行內(nèi)容的刪減和遮擋，需要與原始文件保持一致。二是查漏補缺。數(shù)字化完成后的檔案，對紙質(zhì)資料和電子材料逐卷逐頁進行高清質(zhì)量檢查，對錯掃、漏掃、高清材料模糊、高清卷面不干凈等情況及時處理；對材料不規(guī)范和缺失的重點資料進行逐人審核、逐項登記、逐條補充，按照干部人事檔案審核工作要求，限期補充完善到位，每卷檔案都嚴格按照整理、編碼、查缺、錄入、掃描、高清處理、裝訂、復(fù)審“八步走”工作流程處理，確保數(shù)字化工作達到“細、全、準、精”，無一遺漏和差錯[3]。

2.3 把好“應(yīng)用關(guān)”

一是提高應(yīng)用能力。推行干部檔案查詢利用全程電子檔案審核，避免出現(xiàn)檔案違規(guī)涂改、增刪材料的問題。實現(xiàn)干部信息查閱便捷化，組織部門要用好檔案數(shù)據(jù)和互聯(lián)互通機制，精準做好數(shù)據(jù)統(tǒng)計和干部結(jié)構(gòu)分析，全面掌握干部信息，為干部管理使用提供更精準、更科學的決策。二是深化流程再造。在信息安全原則前提下，探索建立共享利用機制，在辦理需要檔案材料證明的相關(guān)行政審批業(yè)務(wù)時，由審批單位直接通過平臺向干部檔案管理部門發(fā)出查閱申請，檔案管理部門在接到申請后，根據(jù)業(yè)務(wù)需求和檔案管理的相關(guān)規(guī)定，限時向申請單位授權(quán)，允許其查看或打印相關(guān)人員電子檔案材料，打破部門之間信息共享的壁壘。三是注重管理維護，檔案管理人員在人員信息變動時，及時把干部紙質(zhì)檔案材料掃描轉(zhuǎn)化為電子數(shù)字檔案，使人事檔案信息內(nèi)容始終保持最新，確保干部人事檔案信息庫的“鮮活度”。

2.4 把好“安全關(guān)”

要規(guī)范數(shù)據(jù)化工作中的每個環(huán)節(jié)需要注意的事項，筑牢干部人事檔案信息的“安全網(wǎng)”和“防火墻”。要加強對管理人員管檔用檔的安全保密教育，牢固樹立安全防護意識，嚴格遵守保密規(guī)定，嚴禁把處理檔案信息業(yè)務(wù)的計算機與非安全網(wǎng)絡(luò)連接。在數(shù)字化加工中，工作區(qū)間應(yīng)安裝監(jiān)控設(shè)備，防止檔案材料發(fā)生人為涂改或丟失、損壞等現(xiàn)象，且嚴格控制檔案數(shù)量，減少掃描現(xiàn)場積壓案卷[4]。加強檔案利用，重視身份審核，做到一人一賬號，在專網(wǎng)邊界位置設(shè)置防火墻等設(shè)備，建立訪問控制策略，實行最小授權(quán)原則，及時封禁有風險的端口，減少網(wǎng)絡(luò)安全風險隱患。

3 新時代干部人事檔案數(shù)字化管理的探索與思考

在數(shù)字管理實踐的基礎(chǔ)上，總結(jié)經(jīng)驗和不足，創(chuàng)新管理方式和服務(wù)模式，提高數(shù)字化管理的質(zhì)量和水平，推動檔案治理體系更加優(yōu)化。

3.1 加強檔案整理標準化

檔案收集和整理是發(fā)揮好數(shù)據(jù)化作用的前提。人事檔案具有動態(tài)性和成套性的特點，要根據(jù)《干部人事檔案材料收集歸檔規(guī)定》把牢程序關(guān)口，進行審核認定，對每一卷干部人事檔案中的十類材料逐項檢查，查缺補漏，對收集的歸檔材料精心分類，堅決做到重要信息填寫有誤、不符合檔案審核要求和材料真實性存疑的不收。要認真鑒定所有補充或移交的歸檔材料的真?zhèn)?，逐頁細讀整卷檔案，仔細查看分析材料之間的邏輯關(guān)系、材料版本、形成時間、印章及簽名是否完整，嚴格核對“三齡兩歷一身份”等關(guān)鍵信息是否準確，發(fā)現(xiàn)涂改、材料信息涉嫌造假、重要信息存疑的，立即組織查核，確保干部電子檔案時間清楚、事實準確、說服力強。

3.2 科學構(gòu)建檔案管理模塊

干部人事檔案管理系統(tǒng)是數(shù)字化管理的核心，在設(shè)計過程中，可借助專業(yè)檔案公司的力量，共同探索適用于本單位干部人事檔案管理的最優(yōu)模塊，一是系統(tǒng)操作門檻要低。系統(tǒng)使用量高、程序程度的操縱不利于大規(guī)模推行，要以簡單、直觀的操作方式來管理檔案，將復(fù)雜的管理邏輯隱藏到后臺，解決傳統(tǒng)軟件專業(yè)程度高、操作難度大等問題。二是技術(shù)應(yīng)用先進。積極融入大數(shù)據(jù)、人工智能等新技術(shù)，實現(xiàn)干部信息的智能化管理和崗位匹配。比如基于干部隊伍現(xiàn)狀進行分類盤點，清楚掌握隊伍的年齡結(jié)構(gòu)、學歷結(jié)構(gòu)、專業(yè)分布、工作經(jīng)歷等多維度信息，為組織選人用人提供決策參考。三是建庫功能完備。組織部門對專業(yè)化干部的重視越來越高，系統(tǒng)要具備快速建庫功能，運用人工智能進行獨立整合匯總。比如系統(tǒng)收集到最新的干部信息指令后，能夠一鍵導(dǎo)入數(shù)字檔案系統(tǒng)中進行模塊設(shè)置，短時間內(nèi)完成某一方向的干部數(shù)據(jù)庫。四是權(quán)限控制功能。系統(tǒng)要實現(xiàn)對不同用戶的權(quán)限管控，對于不同級別的管理人員和干部，可以設(shè)置不同的操作權(quán)限，保證檔案信息的安全性和機密性。

3.3 檔案服務(wù)利用高效化

檔案數(shù)據(jù)化的終極目標是為了更好地提供服務(wù)利用。一是拓展服務(wù)方式。以數(shù)據(jù)化為抓手，認真研究干部隊伍的年齡、學歷、經(jīng)歷、工作等情況，主動開發(fā)和總結(jié)干部培養(yǎng)的經(jīng)驗。比如從檔案中提煉某地區(qū)人才結(jié)構(gòu)，進而研究地區(qū)干部隊伍的知識水平，使人事檔案從被動查詢轉(zhuǎn)向主動服務(wù)。二是要立足檔案工作服務(wù)于經(jīng)濟發(fā)展大局。以干部檔案為依據(jù)，分類搜集整理黨政領(lǐng)導(dǎo)干部、企業(yè)管理者及后備干部隊伍的基本情況，并錄入信息庫，分類打印成冊，為領(lǐng)導(dǎo)決策工作提供翔實、準確的第一手資料，發(fā)揮檔案資政作用，為人才隊伍建設(shè)服務(wù)。三是打破信息壁壘。加強干部人事檔案信息的整合力度，構(gòu)建覆蓋面廣、信息豐富的數(shù)據(jù)湖。比如東蘭縣以往的幾個管理系統(tǒng)均為單機使用，干部數(shù)據(jù)不統(tǒng)一、共享難的問題凸顯。該縣有效整合多個系統(tǒng)信息數(shù)據(jù)納入統(tǒng)一系統(tǒng)，新增人員調(diào)動、任免管理、年度考核等13個模塊，各項業(yè)務(wù)功能之間通過開放權(quán)限的方式進行整合，互相印證、對比，保證干部任免信息的一致性和真實性，并將看似互不相關(guān)的“休眠數(shù)據(jù)”“碎片信息”關(guān)聯(lián)起來，實現(xiàn)干部信息“一網(wǎng)全現(xiàn)”。

3.4 檔案數(shù)據(jù)管理制度化

一是堅持思想引領(lǐng)。牢固樹理數(shù)字化管理理念，充分認識到在科技發(fā)展和數(shù)字技術(shù)的技術(shù)優(yōu)化下，干部人事檔案數(shù)字化的各種手段和技術(shù)已經(jīng)得到更加成熟的應(yīng)用和推廣，為組織工作提供了源源不斷的信息服務(wù)。二是堅持目標導(dǎo)向。明確數(shù)字化管理思路，在數(shù)字化步驟上可采用“先規(guī)范后升級”“先中層后全面”的思路，采取“以點帶面”的方式，做到穩(wěn)妥有序。三是明確責任主體。組織人事部門對干部人事檔案數(shù)據(jù)化工作進行總體指導(dǎo)，制定數(shù)字化工作方案，對數(shù)字化開展情況進行督導(dǎo)檢查。歸口部門抓落實，有條件的部門可自行完成干部人事檔案數(shù)字化工作，其他部門可進行區(qū)域內(nèi)集中數(shù)字化。四是加強專業(yè)化培訓。數(shù)據(jù)化工作是一項政治性、專業(yè)性較強的工作，需要較高的數(shù)據(jù)化操作水平。組織部門要根據(jù)數(shù)據(jù)化工作實際，聚焦干部人事檔案法規(guī)政策及審核管理、網(wǎng)絡(luò)安全和數(shù)據(jù)化建設(shè)，開展有針對性地交流和培訓。五是安全建設(shè)常態(tài)化。堅持從嚴管檔、精準建檔、智慧用檔的思路，嚴把檔案信息質(zhì)量關(guān)，保證數(shù)字檔案真實準確、完整規(guī)范；完善信息系統(tǒng)技術(shù)體系，定期更新病毒庫，優(yōu)化身份認證模式，探索重要信息備份和云存儲模式，提升信息資源防護能力。

結(jié)語

干部人事檔案部門要順應(yīng)信息時代的發(fā)展要求，提高政治站位，切實增強做好干部人事檔案和數(shù)據(jù)化工作的責任感與使命感。要突出重點任務(wù)，加快推進干部人事檔案數(shù)字化建設(shè)，推動檔案服務(wù)模式向精細化、智慧化方向邁進，進一步發(fā)揮數(shù)據(jù)化的支撐服務(wù)作用。要全面融入數(shù)字化改革發(fā)展大局，加強網(wǎng)絡(luò)安全防護，全力以赴地推動干部人事檔案和數(shù)據(jù)化建設(shè)各項工作落地見效。

參考文獻：

[1]王.人事檔案管理信息化建設(shè)創(chuàng)新路徑[J].《黑龍江檔案》，2021（08）：29-30.

[2]周菲菲.關(guān)于加強軍休干部檔案管理工作的思考[J].《黑龍江檔案》，2022（08）：30-31.

[3]劉軍民，張芳玲.洛南促進干部人事檔案數(shù)字化建設(shè)[N].《商洛日報》，2023（03）：21-23.

[4]劉軍民，張芳玲.洛南促進干部人事檔案數(shù)字化建設(shè)[N].《商洛日報》，2023（03）：21-23.

作者簡介：李婭（1980—），大學學歷，安徽省舒城縣人社局副研究館員。研究方向：檔案管理。