新形勢下油田企業(yè)檔案管理模式的創(chuàng)新研究

李華

摘 要：檔案管理是油田企業(yè)管理工作中的重要組成部分。在新形勢下，創(chuàng)新油田企業(yè)檔案管理模式，有助于提高檔案管理水平，為油田企業(yè)發(fā)展提供檔案信息資源支持。傳統(tǒng)的油田企業(yè)檔案管理模式較為滯后，檔案管理人員素質(zhì)有待提升，信息化手段利用效率偏低，導(dǎo)致檔案管理無法實(shí)現(xiàn)新形勢下的管理目標(biāo)，檔案利用效率也較低，不利于推動(dòng)油田企業(yè)持續(xù)穩(wěn)定發(fā)展。因此，新形勢下油田企業(yè)創(chuàng)新檔案管理模式，并強(qiáng)化在實(shí)際中的應(yīng)用，可以提高企業(yè)檔案管理工作質(zhì)量和工作效率，為油田企業(yè)持續(xù)穩(wěn)定發(fā)展提供支撐。

關(guān)鍵詞：新形勢；油田企業(yè)；檔案管理模式；創(chuàng)新；應(yīng)用

目前，伴隨著我國經(jīng)濟(jì)社會(huì)的強(qiáng)勁發(fā)展，油田企業(yè)對于檔案管理工作的重視逐漸提升。油田企業(yè)在可持續(xù)發(fā)展中逐步認(rèn)識到企業(yè)檔案的重要性，重視企業(yè)檔案管理工作，充分發(fā)揮企業(yè)檔案的信息價(jià)值。突破傳統(tǒng)企業(yè)檔案管理模式對新形勢下企業(yè)發(fā)展形成的滯后，油田企業(yè)應(yīng)加大創(chuàng)新力度，調(diào)整企業(yè)內(nèi)部檔案資源結(jié)構(gòu)，加強(qiáng)信息技術(shù)在檔案管理中的應(yīng)用，大幅度提升檔案管理工作質(zhì)量和效率。

1 新形勢下油田企業(yè)檔案管理創(chuàng)新的重要性

1.1 創(chuàng)新符合檔案管理時(shí)代性要求

信息技術(shù)在各個(gè)行業(yè)被廣泛應(yīng)用，也是油田企業(yè)檔案管理未來主要發(fā)展方向。這一方向要求油田企業(yè)轉(zhuǎn)變傳統(tǒng)的檔案管理模式，根據(jù)油田企業(yè)發(fā)展需求創(chuàng)新檔案管理模式，提高檔案管理質(zhì)量和檔案管理效率，為企業(yè)決策和運(yùn)營提供支撐。檔案管理創(chuàng)新符合企業(yè)時(shí)代性發(fā)展要求，只有將檔案管理納入油田企業(yè)發(fā)展戰(zhàn)略中，可以提升企業(yè)在市場的競爭力，有助于促進(jìn)企業(yè)經(jīng)濟(jì)持續(xù)穩(wěn)定發(fā)展，緊跟時(shí)代發(fā)展的腳步[1]。

1.2 創(chuàng)新是檔案管理發(fā)展動(dòng)力

檔案管理工作方式和工作手段引入信息技術(shù)，不僅可以緩解管理人員日常管理的工作壓力，還能夠提高檔案管理工作效率，真正發(fā)揮檔案在企業(yè)管理中的信息資源作用。檔案能夠?yàn)槠髽I(yè)管理人員提供企業(yè)歷史發(fā)展數(shù)據(jù)，使管理人員從實(shí)際的角度出發(fā)，科學(xué)制定符合企業(yè)實(shí)際情況的發(fā)展戰(zhàn)略。同時(shí)，檔案還能夠準(zhǔn)確展示企業(yè)經(jīng)營成果，為企業(yè)提供信息數(shù)據(jù)支撐，從而保證企業(yè)各項(xiàng)工作能夠順利開展。

1.3 創(chuàng)新是企業(yè)檔案管理持續(xù)發(fā)展的保障

油田企業(yè)發(fā)展規(guī)模不斷擴(kuò)大，企業(yè)檔案也在不斷擴(kuò)充，給檔案管理工作帶來較大的挑戰(zhàn)。檔案是企業(yè)發(fā)展歷程的記錄，如企業(yè)信息資源、無形資產(chǎn)管理等，都關(guān)乎于企業(yè)是否能夠持續(xù)穩(wěn)定發(fā)展。近幾年來，市場經(jīng)濟(jì)體制和信息經(jīng)濟(jì)迅速發(fā)展，企業(yè)面臨著巨大的競爭壓力，企業(yè)檔案作為企業(yè)發(fā)展歷程的記錄，能夠?yàn)槠髽I(yè)發(fā)展提供有效的信息數(shù)據(jù)支持。創(chuàng)新能夠推動(dòng)檔案管理工作持續(xù)穩(wěn)定發(fā)展，也是油田企業(yè)持續(xù)穩(wěn)定發(fā)展的重要保障[2]。

2 油田企業(yè)檔案管理模式存在的問題

2.1 管理手段落后

傳統(tǒng)油田企業(yè)檔案主要以紙質(zhì)檔案為主，需要大量的檔案管理人員整理檔案，檔案管理工作效率偏低。油田企業(yè)開放項(xiàng)目工程量逐年增加，同步形成數(shù)量較多的檔案，僅僅依靠檔案管理人員開展檔案管理工作，無法保證檔案管理效率的同時(shí)，也會(huì)給檔案管理人員造成較大的工作壓力。在油田企業(yè)發(fā)展過程中，企業(yè)還沒有意識到檔案管理工作的重要性，信息技術(shù)應(yīng)用較少，軟件、硬件設(shè)備不夠完善，制約了檔案管理工作質(zhì)量和效率的提升[3]。

2.2 管理人員素質(zhì)有待提高

油田企業(yè)檔案管理一直是采取人工管理模式，信息化程度偏低。大部分檔案管理工作人員是老員工，對于信息技術(shù)等檔案管理手段接受能力差，不具備現(xiàn)代化信息素質(zhì)，還有部分檔案管理人員根本無法熟練運(yùn)用計(jì)算機(jī)等設(shè)備開展工作，造成企業(yè)檔案管理工作效率一直無法獲得提升。負(fù)責(zé)油田企業(yè)檔案的人員多為辦公室機(jī)要人員或者是文職人員，沒有接受過專業(yè)的檔案管理培訓(xùn)，對于檔案管理業(yè)務(wù)知識和工作流程熟悉度不夠。造成油田企業(yè)檔案管理人員業(yè)務(wù)水平較低，阻礙了油田企業(yè)檔案管理標(biāo)準(zhǔn)化發(fā)展。

2.3 信息利用率偏低

在油田企業(yè)項(xiàng)目開發(fā)過程中，會(huì)積累大量的檔案，包括施工流程、施工工藝等相關(guān)資料，有助于完善企業(yè)技術(shù)實(shí)踐體系。由于油田企業(yè)傳統(tǒng)檔案為紙質(zhì)檔案，造成企業(yè)檔案利用程度較低，無法實(shí)現(xiàn)對檔案信息的高效利用，并且紙質(zhì)檔案管理難度較大，如果不及時(shí)做好防潮、防蟲處理，還會(huì)導(dǎo)致檔案出現(xiàn)受潮氧化、遭蟲蛀等問題，容易造成檔案信息顯示不完整等問題。

3 新形勢下油田企業(yè)檔案管理模式的創(chuàng)新方式

3.1 管理內(nèi)容數(shù)字化

傳統(tǒng)油田企業(yè)檔案以紙質(zhì)檔案為主。在檔案長期儲(chǔ)存的過程中，紙張可能會(huì)出現(xiàn)受潮、蟲蛀等問題，檔案原件受損后沒有備份，導(dǎo)致企業(yè)發(fā)展信息資料出現(xiàn)大量缺失。檔案長時(shí)間受到強(qiáng)烈陽光照射，會(huì)出現(xiàn)字跡模糊的情況，無法為企業(yè)決策提供支持。上述都是油田企業(yè)紙質(zhì)檔案管理中的常見問題，也是檔案管理模式創(chuàng)新的重要原因。使用數(shù)字處理技術(shù)將紙質(zhì)檔案轉(zhuǎn)化為電子檔案在計(jì)算機(jī)中儲(chǔ)存，將其作為紙質(zhì)檔案的備份，能夠避免企業(yè)檔案出現(xiàn)損壞、丟失等情況，也可提高企業(yè)檔案利用效率，減少紙質(zhì)檔案在使用過程中產(chǎn)生的損耗[4]。

3.2 日常管理網(wǎng)絡(luò)化

通過數(shù)字化技術(shù)實(shí)現(xiàn)油田企業(yè)檔案數(shù)字化建設(shè)，并建立檔案信息數(shù)據(jù)庫，實(shí)現(xiàn)企業(yè)內(nèi)部檔案共享，提高檔案的利用效率。在油田企業(yè)檔案管理過程中，檔案管理通過檔案信息數(shù)據(jù)庫就能夠檢索到相關(guān)檔案，節(jié)省紙質(zhì)檔案使用時(shí)的尋找時(shí)間，工作效率得到了明顯提高。油田企業(yè)檔案數(shù)字化建設(shè)，能夠提高檔案使用效率，在實(shí)現(xiàn)檔案企業(yè)內(nèi)部共享的同時(shí)，也可實(shí)現(xiàn)檔案異地共享，給其他部門工作開展提供更多的便利，也可以減少檔案丟失、信息不全等問題的出現(xiàn)。

3.3 服務(wù)社會(huì)化

石油企業(yè)開發(fā)技術(shù)體系逐漸完善，施工工藝更新速度較快，檔案能夠?qū)τ吞锲髽I(yè)項(xiàng)目進(jìn)行記錄，也可以為油田企業(yè)研發(fā)新的信息技術(shù)提供支持。在傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案管理過程中，檔案調(diào)取速度較慢，并且會(huì)受到地域的限制，異地檔案調(diào)取流程煩瑣，檔案利用效率較低。應(yīng)用數(shù)字化技術(shù)構(gòu)建企業(yè)檔案的數(shù)字化平臺，能夠在調(diào)取檔案時(shí)不受地域因素的限制，加快檔案調(diào)取速度，為油田企業(yè)各個(gè)部門提供更加便捷的檔案服務(wù)。

3.4 規(guī)章制度不健全

在油田企業(yè)檔案管理中保密相關(guān)規(guī)定還不夠健全，導(dǎo)致在檔案管理工作中管理人員缺少法律依據(jù)，造成檔案管理工作較為混亂。近幾年，由于我國各方面發(fā)展較為迅速，在檔案管理中部分法律處于滯后狀態(tài)，對于檔案管理中很多內(nèi)容沒有明確規(guī)定，致使檔案管理工作開展中缺少約束力。

4 新形勢下油田企業(yè)檔案管理模式的創(chuàng)新策略

4.1 創(chuàng)新用人機(jī)制

當(dāng)前，油田企業(yè)檔案管理人員年齡一般在45～55歲之間，并且大部分檔案管理人員沒有經(jīng)過專業(yè)培訓(xùn)，無法勝任企業(yè)檔案管理工作。同時(shí)，檔案管理人員對于信息化檔案管理手段接受度較差，不符合新形勢下油田企業(yè)對檔案管理人員的需要。油田企業(yè)在制定發(fā)展規(guī)劃時(shí)，沒有將檔案管理工作納入規(guī)劃當(dāng)中，未能認(rèn)識到檔案管理在企業(yè)發(fā)展中的重要性。雖然相關(guān)部門對檔案管理人員的崗位責(zé)任與內(nèi)容提出了明確的要求，但還是有部分石油企業(yè)檔案管理人員身兼數(shù)職，只是在領(lǐng)導(dǎo)檢查時(shí)才臨時(shí)突擊工作，導(dǎo)致石油企業(yè)檔案管理工作較為混亂，無法發(fā)揮檔案管理在石油企業(yè)中的作用。在新形勢下，石油企業(yè)對檔案管理工作實(shí)行創(chuàng)新，應(yīng)加強(qiáng)對檔案信息的開發(fā)利用，實(shí)施檔案管理智能化服務(wù)，促進(jìn)檔案資源共享，提高企業(yè)檔案資源利用效率。同時(shí)，創(chuàng)新檔案管理用人機(jī)制，對于檔案管理提出全新的要求：檔案管理人員應(yīng)具備檔案管理專業(yè)知識和能力；能夠熟練使用計(jì)算機(jī)等設(shè)備開展檔案管理工作，并具備一定的檔案信息化管理知識；檔案管理人員還應(yīng)具備一定的寫作能力，在能夠做好檔案日常管理工作的同時(shí)，開展檔案宣傳、開發(fā)利用等多項(xiàng)工作，為石油企業(yè)發(fā)展提供科學(xué)準(zhǔn)確的檔案信息[5]。

4.2 創(chuàng)新崗位考核機(jī)制

油田企業(yè)設(shè)置了信息檔案管理站，信息檔案管理站主要工作就是對檔案管理人員進(jìn)行業(yè)務(wù)考核，考核方式也比較單一，對于檔案管理人員專業(yè)能力和專業(yè)知識掌握也沒有過高的要求。在新形勢下，油田企業(yè)中大部分檔案管理人員都難以滿足企業(yè)檔案管理工作的要求。檔案管理工作中只有考核部分，并沒有獎(jiǎng)勵(lì)部分納入檔案管理體系當(dāng)中，導(dǎo)致檔案管理人員工作的積極性不高，檔案開發(fā)利用環(huán)節(jié)一直停滯不前，檔案管理工作水平難以獲得提升，也無法通過檔案管理工作推動(dòng)企業(yè)獲得發(fā)展?？冃Э己耸瞧髽I(yè)管理的有效手段，能夠?qū)ζ髽I(yè)員工的工作表現(xiàn)進(jìn)行全面評估。科學(xué)地對檔案管理人員開展績效考核，了解檔案管理人員的實(shí)際工作情況，改善組織反饋機(jī)能，不僅能夠調(diào)動(dòng)檔案管理人員開展相關(guān)工作的積極性，還可以按照檔案管理人員實(shí)際工作情況給予一定的獎(jiǎng)勵(lì)。同時(shí)，制定檔案管理工作目標(biāo)，將編研工作、論文寫作等內(nèi)容納入績效考核當(dāng)中，如果檔案管理人員在上述工作中表現(xiàn)良好，企業(yè)應(yīng)給予檔案人員獎(jiǎng)勵(lì)，有助于提升檔案管理人員工作的積極性。

4.3 配備硬件設(shè)施

在油田企業(yè)檔案管理工作開展過程中，應(yīng)完善檔案管理信息化設(shè)施，如計(jì)算機(jī)、掃描儀、復(fù)印機(jī)以及打印機(jī)等。為了保證企業(yè)檔案信息的安全性，還應(yīng)在檔案室設(shè)置監(jiān)控設(shè)備、保密柜等。檔案室盡量設(shè)置在一樓，如果檔案室所在位置較高，會(huì)影響檔案管理效果，出現(xiàn)潮濕等多種情況。油田企業(yè)應(yīng)加大企業(yè)硬件設(shè)施投入資金，支撐檔案管理向著信息化的方向發(fā)展，保證檔案管理工作能夠順利進(jìn)行[6]。

4.4 收集保管與開發(fā)利用并重

收集和保管是檔案中較為重要的環(huán)節(jié)。在油田企業(yè)檔案管理工作中，過于重視檔案的收集和保管。忽視了對檔案的開發(fā)和利用，無法使檔案發(fā)揮應(yīng)有的作用。石油企業(yè)檔案開發(fā)和利用，能夠給企業(yè)發(fā)展提供信息資源支持。同時(shí)，實(shí)現(xiàn)企業(yè)檔案資源共享，將檔案資源分享給其他企業(yè)并收取合適的費(fèi)用，可拓展油田企業(yè)全新的經(jīng)濟(jì)效益渠道。產(chǎn)品研發(fā)過程等都是油田企業(yè)發(fā)展過程中較為重要的資源，被其他企業(yè)利用時(shí)會(huì)給油田企業(yè)創(chuàng)造更多的經(jīng)濟(jì)效益。

4.5 健全檔案管理法律法規(guī)

完善檔案管理規(guī)章制度。將《檔案法》作為制定檔案管理規(guī)章制度的主要依據(jù)，結(jié)合油田企業(yè)實(shí)際情況制定合適的規(guī)章制度以及檔案管理辦法，檔案管理人員在開展檔案管理工作時(shí)，要嚴(yán)格根據(jù)檔案管理制度實(shí)施?！稒n案法》中對于企業(yè)檔案部門職權(quán)范圍給予了明確規(guī)定，各級各類檔案館是集中管理檔案的文化事業(yè)機(jī)構(gòu)，主要負(fù)責(zé)接收、整理、保管和利用管理范圍內(nèi)的檔案。在油田企業(yè)檔案管理工作中，應(yīng)根據(jù)上述法律法規(guī)明確檔案管理部門職責(zé)，使企業(yè)檔案管理工作能夠正常開展。制定科學(xué)的獎(jiǎng)懲條例并嚴(yán)格實(shí)施，對于工作表現(xiàn)優(yōu)異、工作貢獻(xiàn)突出的檔案管理人員給予獎(jiǎng)勵(lì)，對于違反檔案管理規(guī)章制度的檔案管理人員進(jìn)行處罰。如果檔案管理人員出現(xiàn)泄露機(jī)密的情況，應(yīng)依法交由公安機(jī)關(guān)處理，這樣才能夠使油田企業(yè)檔案管理工作更加規(guī)范[7]。

4.6 創(chuàng)新服務(wù)模式

新形勢下油田企業(yè)應(yīng)創(chuàng)新檔案服務(wù)管理模式，從根本上改變檔案管理人員工作積極性不高的情況。因此，企業(yè)要幫助檔案管理人員樹立正確的檔案信息服務(wù)理念。在新形勢下，油田企業(yè)傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案形式已經(jīng)無法滿足企業(yè)現(xiàn)代化的發(fā)展要求，企業(yè)應(yīng)使用電子檔案代替紙質(zhì)檔案，但是檔案管理人員可能會(huì)出現(xiàn)不適應(yīng)檔案信息化管理模式的情況。針對上述情況，企業(yè)應(yīng)落實(shí)檔案資源全方位服務(wù)，加深檔案信息資源開發(fā)和利用，檔案管理人員應(yīng)形成服務(wù)大局的理念，將提升企業(yè)檔案管理經(jīng)濟(jì)效益作為主要目標(biāo)，同時(shí)，形成與市場經(jīng)濟(jì)相互適應(yīng)的檔案工作運(yùn)行管理機(jī)制。隨著網(wǎng)絡(luò)信息水平的不斷提升，信息技術(shù)在檔案管理工作中發(fā)揮著重要作用，企業(yè)應(yīng)構(gòu)建基于信息平臺的檔案管理模式，如登錄檔案信息查詢系統(tǒng)即可查詢所需檔案，針對異地辦公的部門可提供跨地區(qū)檔案調(diào)取服務(wù)，并定期更新檔案數(shù)據(jù)信息，及時(shí)構(gòu)建檔案數(shù)據(jù)庫，使企業(yè)檔案一直處于實(shí)時(shí)更新的狀態(tài)。

結(jié)語

綜上所述，新形勢下給檔案管理工作帶來了更多的挑戰(zhàn)和機(jī)遇，為了能夠充分發(fā)揮檔案的利用價(jià)值，應(yīng)積極探索全新的檔案管理模式，真正發(fā)揮檔案管理在油田企業(yè)發(fā)展中的作用，為推動(dòng)油田企業(yè)可持續(xù)發(fā)展起到積極的促進(jìn)作用。檔案管理人員應(yīng)更新檔案管理理念，掌握檔案信息化管理方法，從而強(qiáng)化檔案管理效果。

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（作者單位：陜西省延安市延長油田股份有限公司杏子川采油廠）