新形勢(shì)下大數(shù)據(jù)技術(shù)在醫(yī)院文書檔案高質(zhì)量管理中的應(yīng)用探索

摘 要：文書檔案是醫(yī)院檔案管理的主體，在服務(wù)醫(yī)院發(fā)展方面具有關(guān)鍵作用。本文從大數(shù)據(jù)技術(shù)應(yīng)用的時(shí)代背景出發(fā)，分析了應(yīng)用大數(shù)據(jù)技術(shù)的優(yōu)勢(shì)和不足，認(rèn)為需要從深化管理體制改革、數(shù)據(jù)平臺(tái)建設(shè)、檔案人才培養(yǎng)、檔案利用服務(wù)、數(shù)據(jù)安全建設(shè)方面加以改進(jìn)，更好發(fā)揮文書檔案的時(shí)代價(jià)值。

關(guān)鍵詞：大數(shù)據(jù)；文書檔案；高質(zhì)量

隨著大數(shù)據(jù)技術(shù)的廣泛應(yīng)用和文書檔案資源的海量增長(zhǎng)，需要進(jìn)一步創(chuàng)新文書檔案管理方式，提升檔案服務(wù)能力，優(yōu)化資源結(jié)構(gòu)，構(gòu)筑資源豐富、信息化程度高的文書檔案治理體系，發(fā)揮檔案在醫(yī)院管理中的重要作用。因此，研究新形勢(shì)下大數(shù)據(jù)在文書檔案管理中的應(yīng)用和實(shí)踐，顯得至關(guān)重要。

1 新形勢(shì)下文書檔案高質(zhì)量管理的意義

文書檔案作為最基礎(chǔ)、體量最大的檔案門類，在醫(yī)院轉(zhuǎn)型升級(jí)中具有不可替代的獨(dú)特作用。

1.1 文書檔案是醫(yī)院發(fā)展的重要記載

文書檔案是醫(yī)院貫徹黨的衛(wèi)生與健康工作方針、牢固樹(shù)立以人民為中心的發(fā)展思想、促進(jìn)健康中國(guó)戰(zhàn)略落實(shí)的真實(shí)記錄。對(duì)這些檔案進(jìn)行深入研究和分析，能夠深入分析國(guó)家衛(wèi)生健康政策、醫(yī)院運(yùn)行與發(fā)展，是寶貴的歷史財(cái)富。在大數(shù)據(jù)時(shí)代，醫(yī)院要以信息化建設(shè)為切入點(diǎn)，創(chuàng)新性地引入先進(jìn)的應(yīng)用成果，實(shí)現(xiàn)優(yōu)質(zhì)檔案資源信息共享，將珍貴的歷史記憶留存好、利用好，為醫(yī)院創(chuàng)新性發(fā)展服務(wù)好。

1.2 文書檔案是工作查考和教學(xué)研究的重要支撐

文書檔案記錄了醫(yī)院改革發(fā)展政策、醫(yī)學(xué)技術(shù)的進(jìn)步，具有重要的政策和教學(xué)參考價(jià)值。在新技術(shù)的推動(dòng)下，文書的傳播力和服務(wù)力得到顯著增強(qiáng)，檔案服務(wù)教學(xué)、患者、決策的方式、效率得到極大提高，為各項(xiàng)工作的開(kāi)展奠定了數(shù)據(jù)支撐，推動(dòng)新醫(yī)改向縱深方向發(fā)展。

2 大數(shù)據(jù)技術(shù)在醫(yī)院文書檔案高質(zhì)量管理中的優(yōu)勢(shì)分析

大數(shù)據(jù)技術(shù)與檔案管理相結(jié)合，可以利用數(shù)據(jù)分析和挖掘技術(shù)釋放文書檔案的潛能，為醫(yī)院發(fā)展提供更加完整、更有價(jià)值的服務(wù)。

2.1 文書檔案數(shù)據(jù)化

大數(shù)據(jù)時(shí)代，文書檔案管理面臨的主要問(wèn)題不僅思維方式需要轉(zhuǎn)型，更需要突破檔案信息資源利用的瓶頸，即傳統(tǒng)的靜態(tài)模式文書檔案無(wú)法滿足細(xì)顆粒型數(shù)字檔案的要求。目前，醫(yī)院文書檔案存在著數(shù)據(jù)化質(zhì)量不達(dá)標(biāo)、數(shù)據(jù)管理意識(shí)不足、數(shù)據(jù)集群性不強(qiáng)的問(wèn)題。大數(shù)據(jù)為文書檔案管理帶來(lái)了管理對(duì)象的轉(zhuǎn)變和管理層級(jí)的分化，既從文件管理到數(shù)據(jù)管理，從文件題名到內(nèi)容語(yǔ)義，數(shù)據(jù)顆粒不斷細(xì)化，為深度資源開(kāi)發(fā)提供了基礎(chǔ)。與此同時(shí)，數(shù)據(jù)管理實(shí)現(xiàn)海量數(shù)據(jù)的跨文件、卷宗的語(yǔ)義相關(guān)，為用戶提供更優(yōu)質(zhì)的利用服務(wù)。

2.2 檔案服務(wù)多樣化

顆?；奈臅鴻n案數(shù)據(jù)資源為醫(yī)院知識(shí)化服務(wù)提供不竭養(yǎng)料和數(shù)據(jù)基礎(chǔ)。大數(shù)據(jù)借助語(yǔ)義分析、知識(shí)圖譜等技術(shù)對(duì)信息資源進(jìn)行拆分、清洗、重組、可視化處理，呈現(xiàn)出更為豐富的醫(yī)院檔案知識(shí)成果。比如大數(shù)據(jù)可對(duì)歷年來(lái)季節(jié)傳染病的類型、年齡、周期進(jìn)行數(shù)據(jù)分析，為醫(yī)院做好各類醫(yī)療物資儲(chǔ)備、全力保障百姓日常需求提供決策參考。大數(shù)據(jù)技術(shù)還可以對(duì)文書檔案的查詢利用進(jìn)行分析，依據(jù)用戶的習(xí)慣、利用頻率，為“用戶畫像”，自動(dòng)形成不同群體的“小數(shù)據(jù)庫(kù)”，實(shí)現(xiàn)檔案靶向服務(wù)。比如醫(yī)院根據(jù)需求查詢文化建設(shè)的相關(guān)資料，大數(shù)據(jù)可推送相關(guān)歷史記錄，在對(duì)檔案用戶利用情況有總體把握的前提下，進(jìn)一步突出個(gè)性化服務(wù)。

2.3 檔案共享智慧化

大數(shù)據(jù)不僅提高了檔案管理的工作效率，還為檔案利用提供了更多的可能性，使得檔案信息可以更加方便地傳播和共享，不再受到時(shí)間和空間的限制。通過(guò)分散和歷史遺留的文書檔案資源，可以實(shí)現(xiàn)各個(gè)部門、機(jī)構(gòu)之間的信息共享，避免信息孤島的存在，提高信息的利用效率。比如大數(shù)據(jù)對(duì)文書檔案進(jìn)行整合和升級(jí)，打造文書檔案共享中心，實(shí)現(xiàn)檔案數(shù)據(jù)院內(nèi)共享，可最終實(shí)現(xiàn)與其他數(shù)據(jù)庫(kù)的共建共享。

2.4 檔案治理體系化

大數(shù)據(jù)改變了傳統(tǒng)文書檔案治理能力，在資源建設(shè)、安全保管上進(jìn)行了重塑。傳統(tǒng)的文書檔案收集根據(jù)單位“三合一”制度和《歸檔文件整理規(guī)則》開(kāi)展。大數(shù)據(jù)時(shí)代檔案的來(lái)源、內(nèi)容和收集方式都發(fā)生了顯著變化，文書檔案網(wǎng)絡(luò)來(lái)源日益豐富，比如國(guó)家衛(wèi)生政策、醫(yī)療改革舉措、醫(yī)院文化產(chǎn)品等。檔案形式趨向多元化，價(jià)值密度明顯降低，需要通過(guò)信息手段加快檔案處理速度。同時(shí)，管理人員需要對(duì)網(wǎng)絡(luò)中有價(jià)值的信息及時(shí)關(guān)注，豐富文書檔案內(nèi)容。大數(shù)據(jù)技術(shù)對(duì)潛在的安全風(fēng)險(xiǎn)問(wèn)題，采取有效的防御措施，有效控制文書檔案管理當(dāng)中存在的風(fēng)險(xiǎn)，確?，F(xiàn)代化檔案管理工作的順利開(kāi)展。

3 大數(shù)據(jù)技術(shù)在文書檔案管理中的不足

從實(shí)踐來(lái)看，醫(yī)院文書檔案在大數(shù)據(jù)技術(shù)應(yīng)用方面還存在不小差距，主要體現(xiàn)在以下幾個(gè)方面。

3.1 數(shù)字化建設(shè)滯后

信息化作為醫(yī)院基本建設(shè)的優(yōu)先領(lǐng)域，在醫(yī)療不斷提升的前提下，文書檔案數(shù)量在不斷增長(zhǎng)。在以人民為中心的思想指導(dǎo)下，醫(yī)院的醫(yī)囑、手術(shù)、病案檔案數(shù)量激增，且保管年限都有具體規(guī)定。比如住院病理檔案保管期限是30年，門診病案是15年，這些大量增加的檔案存儲(chǔ)量占據(jù)了信息化增量空間，有的醫(yī)院沒(méi)有足夠的資金進(jìn)行信息化擴(kuò)容和提升，擠壓了文書檔案資源的存儲(chǔ)空間。

3.2 安全缺乏監(jiān)管

信息化水平不高導(dǎo)致了檔案數(shù)據(jù)質(zhì)量不達(dá)標(biāo)、標(biāo)準(zhǔn)不統(tǒng)一，加之檔案服務(wù)體系的不完善，文書檔案安全管理手段、方式和能力不足，造成在數(shù)字化轉(zhuǎn)型階段存在著醫(yī)療數(shù)據(jù)外流、個(gè)人隱私被泄露的問(wèn)題。與此同時(shí)，醫(yī)院對(duì)文書檔案查詢利用管理不嚴(yán)格的現(xiàn)象較為突出，比如檔案數(shù)據(jù)庫(kù)未完全隔離、數(shù)據(jù)庫(kù)訪問(wèn)限制不強(qiáng)、賬號(hào)管理不嚴(yán)格等，這些漏洞增加了文書檔案利用過(guò)程中失密泄密風(fēng)險(xiǎn)。

3.3 管理人才不足

數(shù)字化人才是數(shù)字化能力提升取得成功的關(guān)鍵因素，隨著信息化的深入推進(jìn)，醫(yī)院對(duì)數(shù)字化人才的需求不斷增加、要求不斷提高。但是，檔案數(shù)字化人才供應(yīng)不足、技術(shù)能力受阻，數(shù)字化建設(shè)長(zhǎng)效機(jī)制落地困難重重，既影響檔案管理創(chuàng)新變革的速度，又影響轉(zhuǎn)型升級(jí)的質(zhì)量。比如目前很多醫(yī)療機(jī)構(gòu)醫(yī)務(wù)人員的數(shù)量遠(yuǎn)遠(yuǎn)大于技術(shù)人員，公開(kāi)招聘較少且大多數(shù)人員屬于兼職，醫(yī)院不重視的現(xiàn)象較為普遍，由于信息化人才的缺失，醫(yī)院也缺乏足夠的檔案數(shù)字化轉(zhuǎn)型能力。

3.4 制度建設(shè)不完善

大數(shù)據(jù)時(shí)代既需要觀念的轉(zhuǎn)型，又需要配套的制度體系，使得文書檔案潛能得以進(jìn)一步釋放。目前，大數(shù)據(jù)技術(shù)廣泛應(yīng)用與文書檔案管理制度不相匹配的矛盾較為突出，有的醫(yī)院未能及時(shí)修訂相關(guān)制度，打造支撐體制，缺乏大數(shù)據(jù)管理的濃厚氛圍，造成了思想轉(zhuǎn)型力度不足，檔案管理體系不夠優(yōu)化，數(shù)據(jù)運(yùn)行困難重重，缺乏帶動(dòng)檔案數(shù)據(jù)共享激活行政管理應(yīng)用場(chǎng)景。

3.5 利用服務(wù)率不高

文書檔案在服務(wù)于醫(yī)院重大決策、理論研究、工程建設(shè)方面具有重要作用，深入研究文書檔案能夠?yàn)獒t(yī)院高質(zhì)量發(fā)展賦能助力，特別是大數(shù)據(jù)技術(shù)的知識(shí)服務(wù)、個(gè)性化推送等，讓檔案服務(wù)的效率、質(zhì)量和水平有了質(zhì)的提升。但是，有的管理人員未能認(rèn)識(shí)其重要價(jià)值，管理停留在“管”的階段，不注重找準(zhǔn)文書檔案與醫(yī)院發(fā)展的結(jié)合點(diǎn)，檔案的應(yīng)用價(jià)值處于沉睡狀態(tài)。

4 大數(shù)據(jù)技術(shù)在醫(yī)院文書檔案高質(zhì)量管理中的應(yīng)用策略

為更好發(fā)揮大數(shù)據(jù)技術(shù)的優(yōu)勢(shì)，醫(yī)院要加快檔案管理模式創(chuàng)新，推動(dòng)文書檔案管理工作規(guī)范化、科學(xué)化、標(biāo)準(zhǔn)化。

4.1 深化管理體制改革

思想是行動(dòng)的先導(dǎo)。利用好大數(shù)據(jù)技術(shù)，首先，要倡樹(shù)大數(shù)據(jù)思想。大數(shù)據(jù)技術(shù)是時(shí)代發(fā)展的大潮，也是做好醫(yī)院檔案工作的技術(shù)依托。面對(duì)提升檔案治理能力現(xiàn)代化的需要以及醫(yī)院數(shù)字化的新變革與新挑戰(zhàn)，醫(yī)院管理者要主動(dòng)適應(yīng)新常態(tài)，運(yùn)用互聯(lián)網(wǎng)思維、大數(shù)據(jù)思維指導(dǎo)文書檔案工作，全力打好轉(zhuǎn)型升級(jí)的“主動(dòng)戰(zhàn)”。其次，堅(jiān)持“壓縮”與“優(yōu)化”并舉，全面提升管理效能。著力推動(dòng)大數(shù)據(jù)技術(shù)與文書檔案融合機(jī)制建設(shè)，在收集、歸檔、利用等環(huán)節(jié)重塑管理流程，增設(shè)檔案數(shù)據(jù)管理模塊，全面優(yōu)化職能機(jī)構(gòu)配置。要縮短優(yōu)化管理層級(jí)，比如在收集環(huán)節(jié)上，從“個(gè)人—科室—檔案室”可優(yōu)化為“個(gè)人—檔案室”兩級(jí)管理模式，提高管理效率。再次，要堅(jiān)持“加法”與“減法”并舉。要對(duì)傳統(tǒng)的利用模式做“減法”，對(duì)簽字、審核流程全部網(wǎng)上辦理，將有關(guān)職能向檔案室集中。要對(duì)數(shù)據(jù)化管理做“加法”，在資金規(guī)劃與保障、系統(tǒng)維護(hù)與更新、人才招聘與培養(yǎng)等方面給予長(zhǎng)效化制度供給。

4.2 深化數(shù)據(jù)平臺(tái)建設(shè)

一是選擇合適的檔案管理系統(tǒng)。文書檔案管理系統(tǒng)應(yīng)符合《電子檔案管理系統(tǒng)基本功能規(guī)定》的要求，具備將傳統(tǒng)的紙質(zhì)文書檔案進(jìn)行數(shù)字化加工和處理，使其能夠被計(jì)算機(jī)識(shí)別和處理。通過(guò)數(shù)字技術(shù)，可以將紙質(zhì)檔案掃描、轉(zhuǎn)換成數(shù)字文件，如PDF、DOC、JPG等格式，以便于計(jì)算機(jī)處理和存儲(chǔ)。同時(shí)，系統(tǒng)應(yīng)具備對(duì)文書檔案中的大量數(shù)據(jù)進(jìn)行挖掘和分析。通過(guò)對(duì)數(shù)據(jù)的深入挖掘和分析，可以發(fā)現(xiàn)文書檔案中的潛在價(jià)值，為醫(yī)院決策提供數(shù)據(jù)支持和參考。例如，通過(guò)對(duì)就醫(yī)數(shù)據(jù)的分析，可以分析學(xué)科診療量，為優(yōu)化學(xué)科建設(shè)提供服務(wù)。二是打造專題檔案數(shù)據(jù)庫(kù)。要加強(qiáng)數(shù)據(jù)整合，對(duì)不同全宗文書檔案涉及的同一類檔案資源，通過(guò)數(shù)據(jù)資源組合，建立健全多個(gè)文書檔案專題。對(duì)已經(jīng)數(shù)字化的館藏檔案資源通過(guò)賦予人工智能等技術(shù)再次挖掘提煉，便于檔案查詢利用與分析。比如上海醫(yī)聯(lián)體聯(lián)合38家單位建立涵蓋醫(yī)改、檢驗(yàn)、診療、影像等多個(gè)專題數(shù)據(jù)庫(kù)，實(shí)現(xiàn)了文書檔案的專業(yè)化和信息互聯(lián)共享。

4.3 深化檔案人才培養(yǎng)

檔案人才培養(yǎng)既要內(nèi)部挖潛也要筑巢引鳳。一是持續(xù)深化檔案人事制度改革。對(duì)檔案人員定崗位、定職級(jí)、定薪酬，推行績(jī)效考核制和浮動(dòng)薪酬制，切實(shí)激發(fā)人才內(nèi)生動(dòng)力。在編制管理上，要探索建立機(jī)構(gòu)和員額數(shù)量與文書檔案高質(zhì)量發(fā)展水平掛鉤的動(dòng)態(tài)調(diào)整機(jī)制，配足配齊檔案管理人才。在人員管理上，穩(wěn)妥有序推動(dòng)檔案管理人員轉(zhuǎn)聘，對(duì)符合條件且有志于從事檔案管理的及時(shí)吸納進(jìn)來(lái)；對(duì)無(wú)法適應(yīng)新技術(shù)管理的可轉(zhuǎn)聘其他崗位。二是優(yōu)化引育機(jī)制。要明確引的方向，圍繞檔案管理、數(shù)據(jù)化、開(kāi)發(fā)利用方向和擔(dān)負(fù)的工作任務(wù)，制定招聘名額，納入醫(yī)院總體招聘計(jì)劃，真正把與檔案事業(yè)發(fā)展需求契合度高、綜合素養(yǎng)高的人才引進(jìn)來(lái)。要筑巢引鳳，拿出醫(yī)院的特色優(yōu)勢(shì)，增強(qiáng)特色政策對(duì)優(yōu)秀人才的吸引力，提高人才引進(jìn)的質(zhì)量。要做好培育文章，采取走出去的方式，加強(qiáng)與三甲醫(yī)院、科研院所等單位的合作，打造一個(gè)懂理論、會(huì)實(shí)踐、見(jiàn)多識(shí)廣、經(jīng)驗(yàn)豐富的檔案管理團(tuán)隊(duì)。

4.4 深化檔案利用服務(wù)

一是優(yōu)化利用方式。借助大數(shù)據(jù)精準(zhǔn)算法的優(yōu)勢(shì)，分析研判文書檔案利用趨勢(shì)和方向，對(duì)利用率高、缺口大的檔案資源，開(kāi)展精準(zhǔn)資源建設(shè)和征集，優(yōu)化檔案結(jié)構(gòu)，為滿足醫(yī)院發(fā)展需求打下堅(jiān)實(shí)的資源基礎(chǔ)。二是提升服務(wù)水平。要摒棄“坐等上門”“閉室自守”的傳統(tǒng)觀念，強(qiáng)化主動(dòng)服務(wù)意識(shí)，熟悉掌握文書檔案結(jié)構(gòu)，圍繞醫(yī)院發(fā)展的重大問(wèn)題，提供高質(zhì)量的信息服務(wù)。比如圍繞科研能力提高的問(wèn)題，可梳理歷年來(lái)科研管理政策、措施和效果，為管理者提供資政參考。三是加強(qiáng)數(shù)據(jù)分析。要善于通過(guò)大數(shù)據(jù)技術(shù)分析查檔者的需求，為檔案資源建設(shè)提供依據(jù)。

4.5 深化數(shù)據(jù)安全建設(shè)

《數(shù)字中國(guó)建設(shè)整體布局規(guī)劃》中將“筑牢可信可控的數(shù)字安全屏障”列為強(qiáng)化數(shù)字中國(guó)關(guān)鍵能力的一項(xiàng)重要內(nèi)容，提出增強(qiáng)數(shù)據(jù)安全保障能力。大數(shù)據(jù)時(shí)代，醫(yī)院文書檔案面臨著前所未有的安全困境，需要提升數(shù)據(jù)安全治理效能，多措并舉地維護(hù)數(shù)據(jù)安全，為醫(yī)院高質(zhì)量發(fā)展保駕護(hù)航。一是完善安全制度。要把數(shù)據(jù)安全治理貫穿檔案管理制度體系全過(guò)程。依據(jù)《網(wǎng)絡(luò)安全法》《數(shù)據(jù)安全法》，重點(diǎn)圍繞文書檔案掃描、收集、共享、開(kāi)發(fā)利用等，出臺(tái)數(shù)據(jù)安全方面的歸檔制度，更有針對(duì)性地滿足檔案事業(yè)發(fā)展需要。二是提高安全技術(shù)水平。要同步加大數(shù)據(jù)安全建設(shè)投入，構(gòu)建自主可控的數(shù)據(jù)安全防護(hù)技術(shù)體系，加強(qiáng)數(shù)據(jù)安全監(jiān)測(cè)，加強(qiáng)數(shù)據(jù)全生命周期分級(jí)防護(hù)，積極開(kāi)展數(shù)據(jù)安全風(fēng)險(xiǎn)評(píng)估，構(gòu)筑大數(shù)據(jù)場(chǎng)景下安全傳輸存儲(chǔ)環(huán)境。要貫徹落實(shí)好數(shù)據(jù)安全責(zé)任制，明確責(zé)任人及責(zé)任部門，定期開(kāi)展數(shù)據(jù)安全教育培訓(xùn)，提高數(shù)據(jù)安全意識(shí)和技能。

結(jié)語(yǔ)

總之，大數(shù)據(jù)技術(shù)賦能文書檔案管理，可以提高文書檔案管理的質(zhì)量、效率和安全性，是醫(yī)院檔案事業(yè)高質(zhì)量發(fā)展的關(guān)鍵一環(huán)，對(duì)于構(gòu)建系統(tǒng)完備、科學(xué)規(guī)范、運(yùn)行高效的檔案管理體制具有重要意義。通過(guò)深入的分析和總結(jié)，可以進(jìn)一步完善大數(shù)據(jù)技術(shù)在文書檔案管理中的推進(jìn)策略，挖掘檔案中潛在的資政價(jià)值、文化價(jià)值，為醫(yī)院改革發(fā)展和醫(yī)療事業(yè)進(jìn)步提供更為快速、準(zhǔn)確、高效的檔案服務(wù)。

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作者簡(jiǎn)介：岑秋賢（1974—），大學(xué)學(xué)歷，就職于廣東省佛山市中醫(yī)院，負(fù)責(zé)檔案管理，主要從事檔案管理研究工作。