單套制視角下會計檔案信息化管理現(xiàn)狀及改進(jìn)策略研究

摘 要：由于科學(xué)技術(shù)的進(jìn)一步發(fā)展，大數(shù)據(jù)、人工智能、區(qū)塊鏈等技術(shù)逐步應(yīng)用于各行各業(yè)中，檔案行業(yè)也是如此。隨著進(jìn)入信息化時代，傳統(tǒng)模式下的紙質(zhì)檔案管理模式已經(jīng)落伍，取而代之的是電子檔案信息化管理模式，檔案數(shù)字資源已成為主流。本文圍繞單套制視角下會計檔案信息化管理現(xiàn)狀及改進(jìn)策略進(jìn)行深入研究，針對當(dāng)前工作存在的各類問題提出可行性較強(qiáng)的解決方法，使會計檔案信息化管理滿足信息化發(fā)展趨勢，得以更加高效、科學(xué)地開展相關(guān)工作，以供參考。

關(guān)鍵詞：單套制；會計檔案；信息化管理；改進(jìn)策略

會計檔案作為各行政部門、企事業(yè)單位各種經(jīng)濟(jì)活動最原始的記錄，是參與決策的重要參考。隨著新時代電子商務(wù)經(jīng)濟(jì)的逐漸普及，數(shù)字經(jīng)濟(jì)已成為全新的經(jīng)濟(jì)形態(tài)。會計行業(yè)相關(guān)支付憑證、發(fā)票手續(xù)趨于電子化，為會計憑證、業(yè)務(wù)流水、賬簿文件、會計報表的查閱提供了便利，實現(xiàn)信息化轉(zhuǎn)型升級已成為必然趨勢。這就需要領(lǐng)導(dǎo)者與相關(guān)責(zé)任人深入推進(jìn)數(shù)字化改革，借助信息化技術(shù)手段，對會計檔案的收集、分類、編目、共享等進(jìn)行全方位優(yōu)化，全面構(gòu)建大數(shù)據(jù)檔案信息化管理利用平臺，并為其提供人才和技術(shù)支撐，進(jìn)而為經(jīng)濟(jì)社會提供智能化和數(shù)字化服務(wù)。

1 單套制定義及會計檔案特征

隨著檔案事業(yè)逐漸向數(shù)字化、信息化、智能化方向推進(jìn)，“單套制”“雙套制”等概念頻繁出現(xiàn)于政策制度、宣傳文章、各類文獻(xiàn)中，但是在學(xué)術(shù)界尚未統(tǒng)一定義其概念。例如，在過去，“雙套制”是指在各部門檔案移交進(jìn)館時，一套歸檔至當(dāng)?shù)貦n案主管部門，另一套留在本單位備份。在電子文件信息化時代，“雙套制”是指同一份文件在歸檔保存紙質(zhì)文件的同時，也要留存一份電子檔案。由此，在分析單套制視角下會計檔案信息化管理的相關(guān)工作，定義要先明確。

1.1 單套制定義

在檔案文件歸檔過程中，文件以電子版和紙質(zhì)版兩種形式流轉(zhuǎn)，被稱為“雙軌制”，只以電子文件形式流轉(zhuǎn)則是“單軌制”。單軌制又是單套制的必要性前提，文件歸檔后只保留電子文件，不再保留紙質(zhì)文件，則是“單套制”，當(dāng)然，在“單軌制”條件下產(chǎn)生的文件也可進(jìn)行“雙套制”保存。在歸檔完成后，為確保數(shù)字資源的安全性、完整性，部分單位會做數(shù)字資源備份工作以保障電子檔案文件安全。由此可得，“單軌制”不代表“單套制”，不等同于“單份制”[1]。

1.2 會計檔案特征

與傳統(tǒng)文書檔案不同，會計檔案具有較強(qiáng)的專業(yè)性，在制定相關(guān)制度管理時需要根據(jù)其特征“量身定制”。一是形成范圍廣，基礎(chǔ)數(shù)量大。上到國家機(jī)關(guān)、團(tuán)體、企事業(yè)單位，下到個體民營商戶，只要開展經(jīng)濟(jì)活動，就會產(chǎn)生檔案，其形成的數(shù)量遠(yuǎn)大于其他類型，管理成本與利用難度也越來越高。二是分類較為規(guī)范，存在統(tǒng)一模板。雖然會計工作有稅收、交易、預(yù)算、銀行等紛繁復(fù)雜的分類，但是整體核算辦法、計算公式、造圖造表模式、生成材料工序基本是統(tǒng)一的，整體劃分較為規(guī)范穩(wěn)定，也基于此，檔案信息化集中管理較容易實現(xiàn)。三是紙質(zhì)文件樣式多。與文書檔案紅頭文件不同，會計檔案的外在管理樣式千奇百怪，且因地域不同而形態(tài)各異，大小不一、長短參差不齊，報表、數(shù)據(jù)、圖表的紙張大小、顏色分布不盡相同，賬簿也分為活頁、訂本、卡片等多種樣式，在實際實體過程中難以管理和利用，這也是推動“單套制”信息化管理的重要因素。

2 單套制視角下會計檔案信息化管理的必要性及意義

在現(xiàn)代科學(xué)技術(shù)的加持下，會計檔案實現(xiàn)信息化管理已成為各部門單位積極推進(jìn)的工作，原因在于提高各項工作效率，加快經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)信息流轉(zhuǎn)速率，實現(xiàn)數(shù)據(jù)高度整合及可視化程度，極大節(jié)省了管理成本，實際效果突出明顯，對于各部門單位長遠(yuǎn)發(fā)展有著較大意義。

2.1 積極順應(yīng)時代需求

在政策方面。2015年財政部、國家檔案局聯(lián)合發(fā)布的《會計檔案管理辦法》中明確規(guī)定，符合一定條件的會計檔案資料，可僅以電子形式保存，形成電子檔案，符合此條件和《中華人民電子簽章法》的電子會計資料，可以電子形式保存并形成電子檔案。同時在2021年中辦國辦印發(fā)的《“十四五”全國檔案事業(yè)發(fā)展規(guī)劃》中也指出，“切實推動來源可靠、程序規(guī)范、要素合規(guī)的電子文件以電子形式單套制歸檔”，從而為會計檔案的信息化建設(shè)提供了政策支持與原則依據(jù)。在技術(shù)方面，國內(nèi)科技水平不斷提高，信息化技術(shù)得以飛速發(fā)展，信息化管理與文件管理不斷融合，“無紙化辦公”已成為主流工作模式。在此背景下，各單位面臨著較大的發(fā)展機(jī)遇，可借助時代優(yōu)勢學(xué)習(xí)先進(jìn)經(jīng)驗，大力推廣檔案信息化，在數(shù)字經(jīng)濟(jì)時代凝聚更多智慧數(shù)據(jù)資源，進(jìn)而提高核心競爭能力。

2.2 提高管理效率和服務(wù)質(zhì)量

在傳統(tǒng)的會計檔案管理模式下，由于檔案文件多樣性、復(fù)雜性、數(shù)量大的特征，會計人員或者檔案管理人員難以對檔案資料進(jìn)行分類整合，工作量巨大且難以保障準(zhǔn)確性與真實性。在信息化時代，充分發(fā)揮計算機(jī)網(wǎng)絡(luò)、大數(shù)據(jù)、人工智能等技術(shù)優(yōu)勢，構(gòu)建檔案管理利用系統(tǒng)平臺。利用“單套制”管理模式，將“死檔案”轉(zhuǎn)變?yōu)椤盎钚畔ⅰ保沟脵n案文件可實現(xiàn)在線歸檔、自動編目、精細(xì)化分類、高效化查詢利用，文件傳輸、拷貝等操作更加便捷，在推動檔案數(shù)據(jù)共建共享的同時全面加強(qiáng)了安全管理水平，也使得檔案工作融入單位辦公自動化環(huán)境，實現(xiàn)科學(xué)發(fā)展[2]。

3 單套制視角下會計檔案信息化管理面臨的困難及挑戰(zhàn)

3.1 紙質(zhì)檔案體量大，難以實現(xiàn)單套制

受傳統(tǒng)會計檔案管理模式影響，各部門單位開展檔案數(shù)字化加工工作較少，使得大量的紙質(zhì)會計檔案堆積如山，數(shù)字化難、管理難、利用更難。隨著時間的推移，部分紙質(zhì)檔案受風(fēng)化、蟲蛀、潮濕等因素影響，出現(xiàn)文件缺損、字跡模糊等問題，更是加大了數(shù)字化難度。即使相關(guān)部門提交了紙質(zhì)文件與電子文件，工作人員也仍以紙質(zhì)文件為主，對于檔案數(shù)字化成果沒有做到足夠重視。再就是行業(yè)內(nèi)檔案主管部門責(zé)任意識不強(qiáng)，沒有開展大規(guī)模會計檔案集中歸檔數(shù)字化加工工作，也沒有深入市場尋找業(yè)務(wù)能力強(qiáng)的第三方外包公司，大多由本單位人員負(fù)責(zé)掃描等工作，由于人員有限、能力有限，使數(shù)字化成果質(zhì)量不符合標(biāo)準(zhǔn)，浪費(fèi)人力物力的同時，也為后期檔案信息化管理帶來了較多不利因素。

3.2 電子文件難管理，制度體系不健全

一是組織體系不完善，職責(zé)不清晰。部分單位沒有檔案管理機(jī)構(gòu)，缺少明確的責(zé)任分工，檔案工作大多由會計人員負(fù)責(zé)，繁重的財務(wù)工作使得工作人員分身乏術(shù)，對于檔案工作敷衍了事，管理質(zhì)量處于較低水平。二是管理制度不健全。在資金預(yù)算、財務(wù)核算、出納流水等方面產(chǎn)生的檔案文件沒有針對性地制定科學(xué)合理的制度標(biāo)準(zhǔn)。宏觀層面缺少統(tǒng)一的領(lǐng)導(dǎo)機(jī)構(gòu)負(fù)責(zé)提升檔案工作的規(guī)范性程度，使得相關(guān)工作僅憑工作人員過往經(jīng)驗或者主觀意識無方向開展，容易出現(xiàn)較多漏洞及處置結(jié)果不理想的問題。及時出具相關(guān)制度標(biāo)準(zhǔn)也僅僅是應(yīng)付考核事項，泛泛而談、流于形式，可操作性、執(zhí)行程度不高，導(dǎo)致檔案信息化管理流程發(fā)展方向偏離，無章可循[3]。

3.3 系統(tǒng)平臺較落后，專項資金不充足

信息化時代的進(jìn)步，伴隨而來的是檔案管理系統(tǒng)功能的不斷升級，但是在實際過程中，很少有單位能夠花費(fèi)大量的人力物力財力去與時俱進(jìn)，充分與系統(tǒng)功能磨合，實現(xiàn)與時俱進(jìn)，更新?lián)Q代。同時也受傳統(tǒng)檔案管理模式思維的影響，各單位在運(yùn)用數(shù)字化、信息化、智慧化技術(shù)缺乏相關(guān)經(jīng)驗，對于技術(shù)研發(fā)、功能應(yīng)用、系統(tǒng)構(gòu)建等方面工作缺少深度的調(diào)查研究，使得相關(guān)先進(jìn)技術(shù)無法與檔案工作相結(jié)合，即使具備充足的資金開展信息化工作也僅僅停留在表面，實際應(yīng)用性較差。與此同時，檔案數(shù)字化工作與信息化管理任務(wù)完成后，部分單位沒有重視數(shù)據(jù)安全管理工作，對于如何防范計算機(jī)病毒的侵襲以及社會不法分子對珍貴會計檔案數(shù)據(jù)的竊取防護(hù)力度不足，無法達(dá)到安全性高、保密性強(qiáng)的要求，電子會計檔案管理風(fēng)險較大。

3.4 日常管理有難點(diǎn)，管理人員不專業(yè)

一是檔案管理人員能力不足。負(fù)責(zé)會計工作的人員檔案管理整體素質(zhì)不達(dá)標(biāo)，缺少兼具檔案管理技能及現(xiàn)代化計算機(jī)技術(shù)專業(yè)知識的復(fù)合型人才。信息化管理大多是“趕鴨子上架”，面對突發(fā)事件時往往束手無策。二是后期培訓(xùn)力度較小。受檔案工作性質(zhì)影響，部門單位沒有高度重視檔案人員繼續(xù)教育工作，沒有開展業(yè)務(wù)培訓(xùn)、理論學(xué)習(xí)、外出參觀等活動。同時，管理人員沒有自主樹立終身學(xué)習(xí)理念和自主學(xué)習(xí)意識，使得會計檔案管理人員實際信息化管理工作經(jīng)驗不足，缺少專業(yè)的理論知識結(jié)構(gòu)，整體素質(zhì)水平長時間處于較低階段。

4 單套制視角下會計檔案信息化管理未來的改進(jìn)策略

面對新形勢下會計檔案信息化管理存在的各項問題，需要各行業(yè)各部門單位引起高度重視，積極采取方式方法解決管理過程中出現(xiàn)的各類問題難題，不斷推動各項流程走向規(guī)范化、科學(xué)化，真正意義上發(fā)揮會計檔案潛在的利用價值。

4.1 做好頂層設(shè)計，確保數(shù)字化加工循序漸進(jìn)

各部門單位要進(jìn)一步加強(qiáng)會計檔案數(shù)字資源建設(shè)，在頂層設(shè)計層面研究制定數(shù)字化加工工作發(fā)展規(guī)劃。在行業(yè)內(nèi)選擇具有涉密資質(zhì)、技術(shù)過硬、業(yè)務(wù)熟練、口碑較好的第三方數(shù)字化加工公司，指揮協(xié)調(diào)內(nèi)部各部門科室人員與數(shù)字化外包公司嚴(yán)格按照標(biāo)準(zhǔn)要求開展信息化建設(shè)。與此同時，會計科室要與檔案部門共同協(xié)作，在宏觀層面對會計檔案文件總庫進(jìn)行重要性劃定，及時剔除無價值檔案文件，優(yōu)先對利用率高、掃描方便、數(shù)據(jù)重要、價值較大的檔案進(jìn)行掃描。整體上形成由點(diǎn)到面、由里到外、由“重點(diǎn)”到“邊緣”的數(shù)字化加工序列，在緩解數(shù)字化轉(zhuǎn)型壓力的同時，提高工作質(zhì)效。

4.2 加強(qiáng)制度約束，完善信息化管理保障機(jī)制

一是加強(qiáng)組織建設(shè)。在設(shè)置財務(wù)管理部門的同時，設(shè)置專門的檔案管理業(yè)務(wù)科室，進(jìn)一步明確會計檔案管理職責(zé)，細(xì)化各項流程分工，確保電子會計檔案的征集歸檔、分類編目、安全保管、共享利用等工作由專人負(fù)責(zé)，避免出現(xiàn)推諉扯皮、職責(zé)混亂的情況。同時要建立完善的溝通機(jī)制，推動各個部門能夠形成科學(xué)的合作機(jī)制，共同推動工作順利開展。二是加強(qiáng)制度建設(shè)，實現(xiàn)會計檔案信息化、規(guī)范化建設(shè)，制度是前提。部門檔案分管領(lǐng)導(dǎo)要會同檔案業(yè)務(wù)科室，深入學(xué)習(xí)《中華人民共和國檔案法》《會計檔案管理辦法》的具體政策內(nèi)涵，結(jié)合自身發(fā)展實際，建立電子會計檔案歸檔范圍、數(shù)據(jù)保管、在線移交、查找利用、存儲備份、安全管理等方面的標(biāo)準(zhǔn)體系，并隨著檔案事業(yè)的發(fā)展不斷優(yōu)化、細(xì)化、科學(xué)化，滿足會計檔案管理中不斷出現(xiàn)的各類需求，保證其可靠、可用、可溯。

4.3 持續(xù)多點(diǎn)發(fā)力，構(gòu)建先進(jìn)信息化管理平臺

一是保障資金基礎(chǔ)。各部門單位要積極向上級部門溝通協(xié)調(diào)會計檔案信息化資金，逐步克服經(jīng)費(fèi)及辦公環(huán)境緊張的困境。結(jié)合工作需求采購專業(yè)的服務(wù)器、存儲器、安全設(shè)備等硬件設(shè)施，同時要配備除濕機(jī)、精密空調(diào)、滅火器、溫度計等，在物理層面保障電子會計檔案信息的安全性。二是根據(jù)時代發(fā)展的新舉措、新要求、新技術(shù)，搭建功能齊全、上下聯(lián)動的會計檔案信息管理平臺。充分應(yīng)用大數(shù)據(jù)、云計算、區(qū)塊鏈、人工智能等先進(jìn)技術(shù)，滿足對數(shù)據(jù)的海量儲存、高速處理、信息提取、便捷利用、共建共享等各項需求。同時要爭取系統(tǒng)平臺與其他業(yè)務(wù)平臺互聯(lián)互通，推動系統(tǒng)間數(shù)據(jù)信息傳遞無縫銜接，推動構(gòu)建會計檔案以數(shù)字化“單套制”形式存儲、網(wǎng)絡(luò)化形式連接、自動化方式傳遞、智慧化方式利用的格局，進(jìn)而彰顯會計檔案的實用價值。三是建立安全控制機(jī)制。引入加密技術(shù)和遠(yuǎn)程備份技術(shù)，在檔案實際管理利用過程中防止檔案信息被竊取和意外事件的發(fā)生，確保會計檔案數(shù)據(jù)的穩(wěn)定性和安全性[4]。

4.4 做好人才建設(shè)，打造高精尖檔案管理團(tuán)隊

未來，檔案事業(yè)競爭的重要一點(diǎn)是人才的競爭，各部門一是要加強(qiáng)干部隊伍建設(shè)，全方位、多層次招募和培訓(xùn)優(yōu)秀檔案管理人員，使其不僅具備良好信息化管理專業(yè)技能，更要具備豐富的實踐經(jīng)驗，以備處理各種緊急性事件。二是要注重復(fù)合型檔案管理人才的培養(yǎng)。對在職員工定期開展繼續(xù)教育培訓(xùn)活動，加強(qiáng)信息化思想認(rèn)識，提高對電子檔案信息“單套制”管理的認(rèn)知水平，同時也可邀請當(dāng)?shù)貦n案主管部門業(yè)務(wù)骨干或者高校教授開展理論教學(xué)工作，進(jìn)一步改變管理人員單一的知識結(jié)構(gòu)，使其更加有條理地開展日常工作，從而適應(yīng)新時代的會計檔案信息化管理的發(fā)展方向[5]。三是要增強(qiáng)工作人員的責(zé)任感。落實考核激勵機(jī)制，不斷調(diào)動管理人員的工作積極性以及工作熱情，持續(xù)優(yōu)化工作作風(fēng)建設(shè)，引導(dǎo)干部主動作為、敢于擔(dān)當(dāng)，不斷提升干事創(chuàng)業(yè)精神，生成凝心聚力、爭創(chuàng)一流的強(qiáng)大向心力，著力打造風(fēng)清氣正的良好工作氛圍。

結(jié)語

在大數(shù)據(jù)信息化時代，電子會計檔案的理論與實踐不斷推陳出新，這就需要各行業(yè)財務(wù)部門領(lǐng)導(dǎo)及管理者緊跟時代發(fā)展方向，加大“雙套制”到“單套制”的演變，適時調(diào)整會計檔案歸檔管理方式，真正在信息化環(huán)境下實現(xiàn)現(xiàn)代化的轉(zhuǎn)型，牢牢把握新時代發(fā)展機(jī)遇，使會計檔案管理工作更加科學(xué)化、規(guī)范化，為新時代經(jīng)濟(jì)社會高質(zhì)量發(fā)展貢獻(xiàn)“檔案力量”。

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作者簡介：單振宇（1971—），大學(xué)學(xué)歷，就職北京保障房中心有限公司。研究方向：檔案管理。