“互聯(lián)網(wǎng)+”背景下行政事業(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)路徑探析

摘 要：進(jìn)入互聯(lián)網(wǎng)時(shí)代，網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)逐步融入各個(gè)行業(yè)領(lǐng)域，推動(dòng)了管理工作的創(chuàng)新發(fā)展。行政事業(yè)單位作為我國(guó)重要的公共服務(wù)機(jī)構(gòu)，需要重視互聯(lián)網(wǎng)時(shí)代帶來(lái)的改變，應(yīng)在檔案管理這一重要管理工作中有機(jī)融入網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)，積極推動(dòng)檔案管理信息化建設(shè)，從而滿足新時(shí)代對(duì)檔案管理工作提出的新要求?；诖耍恼路治隽藱n案管理信息化建設(shè)對(duì)行政事業(yè)單位的積極影響，梳理了“互聯(lián)網(wǎng)+”時(shí)代行政事業(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)面臨的困境，并圍繞總結(jié)出的問(wèn)題提出了檔案管理信息化建設(shè)可行性路徑，旨在提升檔案管理工作與互聯(lián)網(wǎng)時(shí)代的適應(yīng)性，創(chuàng)建行政事業(yè)單位檔案管理新格局。

關(guān)鍵詞：“互聯(lián)網(wǎng)+”；行政事業(yè)單位；檔案管理；信息化建設(shè)

中圖分類號(hào)：G271 文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼：A

檔案管理是行政事業(yè)單位極為重要的管理工作之一。在互聯(lián)網(wǎng)時(shí)代背景下，檔案管理模式有了創(chuàng)新改革的技術(shù)支撐，逐步呈現(xiàn)出信息化、現(xiàn)代化發(fā)展趨勢(shì)。實(shí)現(xiàn)檔案管理信息化，可以拓寬行政事業(yè)單位檔案管理的范疇，提升部門之間檔案信息交換的及時(shí)性與順暢性，能夠?qū)崿F(xiàn)內(nèi)部信息有效共享，可以為檔案管理工作高效開展提供目標(biāo)指引，并能立足整體層面統(tǒng)籌規(guī)劃、科學(xué)分析檔案資源，并在大數(shù)據(jù)等先進(jìn)分析技術(shù)的支持下，找準(zhǔn)檔案管理方向，從而充分展現(xiàn)出檔案資源的可利用價(jià)值，為行政事業(yè)單位可持續(xù)性、高效性發(fā)展添磚加瓦。

一、檔案管理信息化建設(shè)對(duì)行政事業(yè)單位的積極影響

1.強(qiáng)化檔案管理便捷性，提高檔案利用效率

行政事業(yè)單位工作中會(huì)產(chǎn)生大量具有較高應(yīng)用價(jià)值的信息資源，尤其是構(gòu)建服務(wù)型政府的新時(shí)代，行政事業(yè)單位擔(dān)負(fù)著更為繁重的公共服務(wù)任務(wù)。然而，在互聯(lián)網(wǎng)時(shí)代背景下，信息數(shù)量的暴漲、信息種類的增加加大了行政事業(yè)單位識(shí)別、查找檔案信息資源的難度，可能會(huì)由于無(wú)法及時(shí)、準(zhǔn)確查找到某項(xiàng)重要檔案信息資源而導(dǎo)致其價(jià)值無(wú)法實(shí)現(xiàn)最大化。在互聯(lián)網(wǎng)時(shí)代背景下，行政事業(yè)單位利用現(xiàn)代信息技術(shù)打造的信息化檔案管理平臺(tái)，能夠更加便捷、高效地開展檔案數(shù)據(jù)管理工作，信息錄入、檔案檢索以及檔案資料利用等各個(gè)環(huán)節(jié)均能高效銜接，可以滿足新時(shí)代高效開展檔案管理工作的需求。例如，行政事業(yè)單位履行高速公路管理職能時(shí)，可運(yùn)用信息技術(shù)手段將檔案信息化系統(tǒng)中存儲(chǔ)的高速公路發(fā)展相關(guān)信息數(shù)據(jù)全部調(diào)取出來(lái)，并能采用圖表、視頻等可視化方式展示數(shù)據(jù)內(nèi)容，使高速公路全貌一目了然，能夠充分展現(xiàn)檔案資源的利用價(jià)值，為高速公路執(zhí)法工作科學(xué)開展提供翔實(shí)、可靠的數(shù)據(jù)依據(jù)。

2.優(yōu)化檔案管理模式，節(jié)約檔案管理成本

在傳統(tǒng)檔案管理模式下，檔案管理的流程煩瑣、檔案錄入、整理和查找的工作量均較大，并且需要消耗較高的人力成本。在信息時(shí)代背景下，行政事業(yè)單位依托現(xiàn)代信息技術(shù)推進(jìn)檔案管理信息化建設(shè)，能夠改變傳統(tǒng)檔案管理模式，可以利用檔案管理信息化系統(tǒng)便捷、高效地完成檔案管理的每一個(gè)環(huán)節(jié)，可刪減與合并部分重復(fù)性、非必要性程序，并能依托現(xiàn)代信息技術(shù)保障各項(xiàng)流程的高效運(yùn)轉(zhuǎn)，能夠降低檔案管理人員的工作壓力，同時(shí)也可削減檔案資料查找、整合所耗費(fèi)的時(shí)間與人力成本，可以驅(qū)動(dòng)行政事業(yè)單位檔案管理經(jīng)濟(jì)化開展。行政事業(yè)單位可利用互聯(lián)網(wǎng)、大數(shù)據(jù)等先進(jìn)技術(shù)，增強(qiáng)檔案管理工作的自動(dòng)化與科學(xué)性，可以依托計(jì)算機(jī)、檔案信息化管理系統(tǒng)等設(shè)備設(shè)施，快速完成檔案錄入、檢索及提取工作，在此種新型檔案管理模式下，行政事業(yè)單位的檔案管理成本將會(huì)大幅降低。

3.創(chuàng)新檔案管理方式，保障檔案信息安全性

在傳統(tǒng)檔案管理模式下，是以紙張為載體，容易受到存儲(chǔ)環(huán)境的影響，紙質(zhì)檔案極易出現(xiàn)受潮變質(zhì)、蟲蛀損毀等問(wèn)題，并且紙質(zhì)檔案一旦借出，還存在丟失、損壞的可能，導(dǎo)致行政事業(yè)單位原始資料的完整性受到影響。在互聯(lián)網(wǎng)時(shí)代背景下，行政事業(yè)單位可在保留原始紙質(zhì)檔案的基礎(chǔ)上，依托現(xiàn)代信息技術(shù)手段生成電子檔案，在工作開展中，直接利用電子檔案展開信息整合、分析與利用，可以降低紙質(zhì)檔案的翻動(dòng)、查找及外借概率，最大化de保障原始資料的完整性。與此同時(shí)，行政事業(yè)單位可以利用圖表、音頻和視頻等多種形式存儲(chǔ)檔案，這些形式受外界環(huán)境因素的影響較小。此外，行政事業(yè)單位在檔案管理信息化過(guò)程中，還可以設(shè)置防火墻或安裝病毒查殺軟件或是采用數(shù)據(jù)備份系統(tǒng)、外接硬盤、云盤等方式定期備份數(shù)據(jù)，也可以采用先進(jìn)的用戶身份識(shí)別技術(shù)辨識(shí)系統(tǒng)登錄人員，能夠有效降低黑客攻擊、病毒感染對(duì)檔案信息系統(tǒng)產(chǎn)生的破壞，可以保障檔案信息存儲(chǔ)、管理和利用過(guò)程的安全。

二、“互聯(lián)網(wǎng)+”時(shí)代行政事業(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)面臨的困境

1.檔案管理信息化建設(shè)認(rèn)知基礎(chǔ)薄弱

認(rèn)知是行動(dòng)的重要指引，如果未能正確認(rèn)識(shí)檔案管理信息化的作用，將可能對(duì)檔案管理信息化建設(shè)產(chǎn)生阻礙。在互聯(lián)網(wǎng)時(shí)代背景下，雖然行政事業(yè)單位已將信息技術(shù)手段融合于日常辦公環(huán)節(jié)，但卻未能深入理解檔案管理信息化建設(shè)的本質(zhì)內(nèi)涵，因而開展檔案管理信息化建設(shè)的主動(dòng)性不強(qiáng)。部分工作人員認(rèn)為利用互聯(lián)網(wǎng)、計(jì)算機(jī)存儲(chǔ)和傳送檔案信息就是實(shí)現(xiàn)了檔案管理信息化，對(duì)檔案管理信息化建設(shè)不夠深入，未能充分展現(xiàn)檔案信息化管理系統(tǒng)的價(jià)值和效能。同時(shí)，一些基層行政事業(yè)單位的人員結(jié)構(gòu)過(guò)于簡(jiǎn)單，由于未能深入認(rèn)識(shí)檔案管理信息化建設(shè)的內(nèi)涵、價(jià)值及作用，檔案資料未能得到集中存儲(chǔ)、深入挖掘，從而阻礙了檔案管理信息化建設(shè)步伐，削弱了行政事業(yè)單位的檔案信息服務(wù)質(zhì)量及效率。

2.檔案信息化建設(shè)能力不足

從檔案管理人員的層面來(lái)看，行政事業(yè)單位負(fù)責(zé)檔案管理信息化的工作人員具有專業(yè)信息技術(shù)學(xué)習(xí)培訓(xùn)經(jīng)驗(yàn)的較少，其信息技術(shù)應(yīng)用水平不高。檔案管理工作內(nèi)容煩瑣、工作量大，檔案管理人員沒(méi)有充足的時(shí)間提升自身的信息技術(shù)應(yīng)用能力。與此同時(shí)，行政事業(yè)單位檔案管理團(tuán)隊(duì)的年齡結(jié)構(gòu)不合理，部分年齡偏大的檔案管理人員雖然檔案處理經(jīng)驗(yàn)豐富，但受到認(rèn)知能力、工作觀念的限制，對(duì)新興技術(shù)的接受能力不強(qiáng)，未能主動(dòng)提升自身的信息技術(shù)能力，只能完成簡(jiǎn)單的文本編輯、圖表建制以及圖像處理等工作，并不具備應(yīng)用數(shù)字挖掘分析技術(shù)的能力，一體化平臺(tái)應(yīng)用能力也欠佳，從而無(wú)法為行政事業(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)提供有效的技術(shù)支持。

3.檔案資源數(shù)據(jù)庫(kù)建設(shè)速度滯緩

檔案管理信息化的實(shí)現(xiàn)基礎(chǔ)是構(gòu)建多種類型、內(nèi)容完善的數(shù)據(jù)庫(kù)。然而，行政事業(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)中存在全文數(shù)據(jù)庫(kù)建設(shè)滯后的問(wèn)題。一方面，行政事業(yè)單位未能完成所有紙質(zhì)檔案的電子化轉(zhuǎn)換，沒(méi)有實(shí)現(xiàn)紙質(zhì)檔案、電子檔案同步存儲(chǔ)，無(wú)法為檔案信息全文數(shù)據(jù)庫(kù)的建立提供充足的數(shù)據(jù)源；另一方面，部分基層行政事業(yè)單位檔案信息化建設(shè)資金不足，未能完善配備檔案信息化管理所需的掃描、打印等輔助設(shè)備設(shè)施以及專業(yè)性軟件系統(tǒng)，限制了紙質(zhì)檔案向數(shù)字檔案的有效轉(zhuǎn)化。此外，行政事業(yè)單位未制定規(guī)范化的檔案資料數(shù)據(jù)庫(kù)建設(shè)標(biāo)準(zhǔn)，可能會(huì)出現(xiàn)目錄數(shù)據(jù)庫(kù)或文件數(shù)據(jù)庫(kù)構(gòu)建不夠規(guī)范的問(wèn)題，會(huì)影響紙質(zhì)檔案及電子檔案的匹配率，致使電子資料無(wú)法有序分類與管理。

4.電子檔案安全防護(hù)力度不夠

行政事業(yè)單位是具有公共服務(wù)職能的機(jī)構(gòu)，其在公共服務(wù)開展中會(huì)產(chǎn)生多種多樣的公共服務(wù)信息數(shù)據(jù)，還需要存儲(chǔ)經(jīng)濟(jì)建設(shè)數(shù)據(jù)或社會(huì)發(fā)展數(shù)據(jù)，這些數(shù)據(jù)資料當(dāng)中存在一些重要性、機(jī)密性信息。然而，在互聯(lián)網(wǎng)時(shí)代背景下，網(wǎng)絡(luò)的開放性會(huì)增大檔案信息化管理過(guò)程的安全防護(hù)難度，部分基層行政事業(yè)單位若是信息安全防護(hù)意識(shí)不強(qiáng)、安全防護(hù)技術(shù)手段不先進(jìn)，可能會(huì)遭到黑客攻擊或是感染病毒，從而導(dǎo)致涉密檔案信息資源被竊取或篡改，會(huì)對(duì)行政事業(yè)單位運(yùn)行帶來(lái)不利影響。例如，部分行政事業(yè)單位未根據(jù)檔案管理信息化建設(shè)需求及時(shí)更新優(yōu)化檔案管理制度，可能沒(méi)有定時(shí)升級(jí)病毒查殺軟件、未能及時(shí)更新加密技術(shù)，會(huì)降低檔案信息化管理系統(tǒng)的安全防護(hù)能力，從而引發(fā)機(jī)密性檔案被盜取問(wèn)題。

三、基于“互聯(lián)網(wǎng)+”背景的行政事業(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)可行性路徑

1.轉(zhuǎn)變思想觀念，正確認(rèn)識(shí)檔案管理信息化建設(shè)

在互聯(lián)網(wǎng)時(shí)代背景下，行政事業(yè)單位需要與時(shí)俱進(jìn)，調(diào)整檔案管理工作理念，應(yīng)引導(dǎo)檔案管理人員樹立良好的檔案管理信息化意識(shí)，主動(dòng)、科學(xué)地選用現(xiàn)代信息技術(shù)手段實(shí)施檔案管理。第一，行政事業(yè)單位應(yīng)立足整體，統(tǒng)籌部署檔案管理信息化建設(shè)工作，合理優(yōu)化現(xiàn)有組織框架，根據(jù)檔案管理信息化建設(shè)要求，綜合考慮當(dāng)前檔案管理現(xiàn)狀，組建一支以單位領(lǐng)導(dǎo)為主、各部門骨干成員及專業(yè)檔案管理人員為輔的檔案管理信息化建設(shè)團(tuán)隊(duì)，此團(tuán)隊(duì)可以從宏觀層面出發(fā)，以信息化建設(shè)為核心，整合相關(guān)要素，找準(zhǔn)建設(shè)方向，以此推動(dòng)檔案管理信息化建設(shè)有序、規(guī)范開展。第二，行政事業(yè)單位應(yīng)加強(qiáng)內(nèi)部宣傳，將檔案信息化建設(shè)內(nèi)涵、價(jià)值、重要性作為主要宣傳內(nèi)容，打造一個(gè)全員積極參與的良性工作氛圍，以此引導(dǎo)員工理解與認(rèn)同檔案管理信息化建設(shè)工作。第三，行政事業(yè)單位要為員工參與檔案信息化建設(shè)創(chuàng)造機(jī)會(huì)，重視收集員工提出的可行性建議，圍繞員工實(shí)際需求科學(xué)優(yōu)化檔案信息服務(wù)，從而增強(qiáng)檔案管理信息化建設(shè)的科學(xué)性。

2.提高工作人員信息化素養(yǎng)以及檔案管理信息化建設(shè)水平

檔案管理信息化建設(shè)給檔案管理人員的專業(yè)能力帶來(lái)了挑戰(zhàn)，為提高檔案信息化建設(shè)水平，行政事業(yè)單位需要迎合互聯(lián)網(wǎng)時(shí)代的新趨勢(shì)，考慮到檔案管理工作的新變化，有針對(duì)性地提高檔案管理人員的信息化素養(yǎng)，從而為檔案管理信息化建設(shè)奠定良好的技術(shù)基礎(chǔ)。一方面，行政事業(yè)單位應(yīng)定期組織信息技能培訓(xùn)課程，提高現(xiàn)有檔案管理人員的信息化水平，并根據(jù)本單位檔案管理信息化建設(shè)的需求，科學(xué)擬定短、中、長(zhǎng)期的信息技術(shù)提升方案，構(gòu)建相匹配的培訓(xùn)管理機(jī)制及績(jī)效考核機(jī)制。在一個(gè)階段的培訓(xùn)結(jié)束之后，針對(duì)所有參培人員開展學(xué)習(xí)成果考核與評(píng)價(jià)，合理評(píng)判檔案管理人員的業(yè)務(wù)水平、學(xué)習(xí)能力和信息化技能。通過(guò)科學(xué)培訓(xùn)、嚴(yán)格考評(píng)，調(diào)動(dòng)檔案管理人員參加培訓(xùn)的主動(dòng)性，并引導(dǎo)其樹立自主學(xué)習(xí)的意識(shí)；另一方面，行政事業(yè)單位還應(yīng)活化培訓(xùn)形式，除了內(nèi)部培訓(xùn)之外，還可以聘請(qǐng)行業(yè)專家到行政事業(yè)單位召開檔案管理信息化建設(shè)主題講座，為信息化建設(shè)人員提供指導(dǎo)，使網(wǎng)絡(luò)數(shù)據(jù)開發(fā)、數(shù)字化檔案轉(zhuǎn)換以及電子檔案維管等各項(xiàng)能力均得到大幅提升。此外，行政事業(yè)單位應(yīng)與其他單位、高校展開深度合作，拓展檔案管理人員能力提升的路徑，可以通過(guò)外出進(jìn)修、實(shí)地考察等方式，接觸與了解更加先進(jìn)的檔案管理理念及技術(shù)。

3.協(xié)調(diào)好檔案管理及信息技術(shù)的關(guān)系，完善檔案資料數(shù)據(jù)庫(kù)

為構(gòu)建完善的檔案數(shù)據(jù)庫(kù)，為檔案資料快捷查找、利用提供便利，行政事業(yè)單位要協(xié)調(diào)好檔案管理及信息技術(shù)的關(guān)系，為全文檔案數(shù)據(jù)庫(kù)建設(shè)提供充足的資金、設(shè)備設(shè)施和技術(shù)支持。首先，為檔案管理信息化建設(shè)提供充足的資金支持，應(yīng)按照國(guó)家有關(guān)政策，科學(xué)設(shè)立檔案管理信息化建設(shè)專用基金，用于引進(jìn)與更新檔案管理信息化建設(shè)所需的計(jì)算機(jī)、打印機(jī)和掃描儀等相關(guān)設(shè)備設(shè)施，購(gòu)買或研發(fā)性能優(yōu)越、功能完善的檔案信息化管理系統(tǒng)，并根據(jù)檔案管理信息化發(fā)展需求及時(shí)更新與升級(jí)各類軟件及硬件設(shè)備設(shè)施，為全文檔案數(shù)據(jù)庫(kù)建設(shè)奠定基礎(chǔ)；其次，行政事業(yè)單位要充分利用電子技術(shù)，將紙質(zhì)檔案全部轉(zhuǎn)化成為電子檔案，以推動(dòng)檔案信息化管理模式的有效落實(shí)。例如，高速公路執(zhí)法工作開展期間，除了利用紙質(zhì)檔案外，還可在智能終端設(shè)備設(shè)施現(xiàn)代信息技術(shù)支持下，于任意地點(diǎn)隨時(shí)上傳電子版執(zhí)法文件，既能保障執(zhí)法工作快捷開展，也能及時(shí)錄入執(zhí)法信息，降低檔案管理人員工作壓力，保障紙質(zhì)檔案、電子檔案存儲(chǔ)內(nèi)容的一致性。此外，行政事業(yè)單位可利用檔案信息化管理系統(tǒng)、電子硬盤存儲(chǔ)電子檔案，并分類建設(shè)各種數(shù)據(jù)庫(kù)，如文件級(jí)目標(biāo)數(shù)據(jù)庫(kù)、機(jī)讀目錄數(shù)據(jù)庫(kù)等，從而推動(dòng)檔案信息檢索、利用的便捷、高效開展。

4.發(fā)揮信息技術(shù)優(yōu)勢(shì)，優(yōu)化檔案信息安全防護(hù)措施

互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)的應(yīng)用，推動(dòng)了行政事業(yè)單位檔案信息化建設(shè)步伐，但也提高了泄露、丟失檔案信息的風(fēng)險(xiǎn)，為此，行政事業(yè)單位需要善于利用互聯(lián)網(wǎng)信息技術(shù)的優(yōu)勢(shì)，逐步強(qiáng)化檔案信息安全防護(hù)力度，從而降低重要性、機(jī)密性檔案資料被惡意篡改或盜取的概率。行政事業(yè)單位應(yīng)將檔案管理人員的信息安全意識(shí)建設(shè)作為重點(diǎn)，并加強(qiáng)本單位檔案管理信息化建設(shè)進(jìn)度及成效分析，有針對(duì)性地制定嚴(yán)格、規(guī)范的安全防護(hù)管理制度，出臺(tái)檔案資料信息化處理標(biāo)準(zhǔn)及規(guī)范，從而減少電子檔案信息資源被盜取與刪改的概率。例如，應(yīng)禁止檔案管理人員隨意點(diǎn)擊不明鏈接，不得利用私人U盤連接單位計(jì)算機(jī)，加大系統(tǒng)登錄密匙管理力度，還應(yīng)合理設(shè)置檔案管理人員登錄系統(tǒng)的權(quán)限，采用指紋識(shí)別、面部識(shí)別等智能化識(shí)別方式，驗(yàn)證登錄者身份合法性。行政事業(yè)單位也可以設(shè)置電子檔案讀取利用申請(qǐng)審核制度，申請(qǐng)人權(quán)限等級(jí)與申請(qǐng)讀取利用的電子檔案保密級(jí)別相符的情況下方可通過(guò)審核，以防止機(jī)密性資料外泄。除此之外，行政事業(yè)單位應(yīng)在內(nèi)部設(shè)置防火墻、安全殺毒軟件，以增強(qiáng)隔離防護(hù)力度，并合理設(shè)置外部遠(yuǎn)程訪問(wèn)權(quán)限，以確保檔案信息化管理系統(tǒng)安全運(yùn)行。

四、結(jié)語(yǔ)

互聯(lián)網(wǎng)的誕生與普及，推動(dòng)了行政事業(yè)單位檔案管理模式及方法的改變，為檔案管理信息化、智能化發(fā)展創(chuàng)造了條件。行政事業(yè)單位應(yīng)認(rèn)清互聯(lián)網(wǎng)時(shí)代檔案管理信息化建設(shè)的形勢(shì)，牢牢抓住時(shí)代機(jī)遇，借助互聯(lián)網(wǎng)及信息技術(shù)的優(yōu)勢(shì)，擺脫信息化建設(shè)困境，從而加快檔案管理工作向信息化方向轉(zhuǎn)變的步伐。在此過(guò)程中，行政事業(yè)單位應(yīng)從工作觀念調(diào)整、信息化素養(yǎng)提升、檔案數(shù)據(jù)庫(kù)建設(shè)以及檔案信息安全防護(hù)四個(gè)方面發(fā)力，保障檔案管理信息化建設(shè)順暢、高效推進(jìn)，從而最大化地展現(xiàn)檔案管理信息化價(jià)值效能，優(yōu)化行政事業(yè)單位公共服務(wù)質(zhì)量，以此推動(dòng)行政事業(yè)單位穩(wěn)健、長(zhǎng)效發(fā)展。

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（作者單位：陜西省高速公路路政執(zhí)法總隊(duì)第二支隊(duì)）

作者簡(jiǎn)介：楊林（1974—），女，漢族，陜西咸陽(yáng)人，本科，助理館員，研究方向：行政事業(yè)單位檔案管理。