智慧校園建設(shè)背景下高校檔案管理數(shù)字化路徑探析

摘 要：數(shù)字中國建設(shè)的宏偉藍(lán)圖，為教育事業(yè)的數(shù)字化發(fā)展指明了方向。同時(shí)，智慧校園建設(shè)為高校檔案數(shù)字化管理構(gòu)建基本框架和理論支持。研究智慧校園建設(shè)背景下的高校檔案數(shù)字化管理，具有深刻的內(nèi)涵和重要的現(xiàn)實(shí)意義。目前，高校檔案數(shù)字化管理存在發(fā)展機(jī)遇，但同時(shí)也面臨客觀挑戰(zhàn)。因此，及時(shí)采取優(yōu)化措施，積極調(diào)整策略，才能在未來的發(fā)展中實(shí)現(xiàn)轉(zhuǎn)型升級和創(chuàng)新發(fā)展。

關(guān)鍵詞：高校；檔案管理；數(shù)字化；智慧校園

中圖分類號：G270.7 文獻(xiàn)標(biāo)識碼：A

引言

從宏觀環(huán)境分析，國家現(xiàn)代化建設(shè)的步伐加快。數(shù)字化、信息化、智能化和智慧化的發(fā)展日新月異，智慧校園伴隨著智慧城市和智慧社區(qū)的概念應(yīng)運(yùn)而生。智慧校園建設(shè)作為教育信息化的重要內(nèi)容，在充分利用大數(shù)據(jù)、云計(jì)算和人工智能等新一代信息技術(shù)的基礎(chǔ)上，助力高校檔案管理數(shù)字化建設(shè)實(shí)現(xiàn)高質(zhì)量發(fā)展。從高校內(nèi)部治理分析，智慧校園建設(shè)和檔案數(shù)字化管理相輔相成，不可或缺。檔案數(shù)字化是智慧校園建設(shè)的重要組成部分，需要檔案管理人員進(jìn)一步細(xì)化內(nèi)部運(yùn)作，充分發(fā)揮內(nèi)在價(jià)值，實(shí)現(xiàn)協(xié)同發(fā)展和共同進(jìn)步。

一、智慧校園建設(shè)背景下高校檔案管理數(shù)字化的基本概念

1.智慧校園建設(shè)和數(shù)字化。智慧校園是教育信息化的高級形態(tài)，是按照智慧化標(biāo)準(zhǔn)開展的校園建設(shè)，是數(shù)字校園的全面升級和應(yīng)用，是信息技術(shù)的高度融合和深度整合。智慧校園建設(shè)由硬件和軟件構(gòu)成，旨在實(shí)現(xiàn)物理空間和信息空間的有機(jī)銜接，提供方便、快捷的資源和服務(wù)。智慧校園建設(shè)主要包括智慧教學(xué)環(huán)境、智慧教學(xué)資源、智慧校園管理以及智慧校園服務(wù)，具體板塊的數(shù)字化應(yīng)用為智慧校園建設(shè)提供有效支撐。

在智慧校園建設(shè)背景下的數(shù)字化應(yīng)用主要體現(xiàn)在平臺服務(wù)，以存儲、備份和云服務(wù)為媒介，以智能手機(jī)和平板為下載終端，以大數(shù)據(jù)和區(qū)塊鏈為技術(shù)導(dǎo)向，旨在為教職員工提供智慧化的生活場景和學(xué)習(xí)服務(wù)，提升數(shù)字技術(shù)職場體驗(yàn)，校園業(yè)務(wù)優(yōu)化整合、各部門管理有效銜接和擴(kuò)容性創(chuàng)新、實(shí)現(xiàn)數(shù)字化的規(guī)劃、治理和多元化管理，為豐富數(shù)據(jù)結(jié)構(gòu)，全面信息覆蓋提供良好的智慧建設(shè)保障。

2.高校檔案管理和數(shù)字化。檔案管理是高校管理的重要內(nèi)容，隨著數(shù)字化的發(fā)展，高校檔案管理不斷被賦予新的內(nèi)容和形式。檔案數(shù)字化是隨著計(jì)算機(jī)技術(shù)、掃描技術(shù)、掃描矩陣CCD技術(shù)、OCR技術(shù)、數(shù)字?jǐn)z影技術(shù)（錄音、錄像）、數(shù)據(jù)庫技術(shù)、多媒體技術(shù)以及存儲技術(shù)的發(fā)展而產(chǎn)生的一種新型檔案信息形態(tài)，它把各種載體的檔案資源轉(zhuǎn)化為數(shù)字化的檔案信息，以數(shù)字化的形式存儲，網(wǎng)絡(luò)化的形式互相連接，利用計(jì)算機(jī)系統(tǒng)管理，形成一個(gè)有序結(jié)構(gòu)的檔案信息庫，及時(shí)提供利用，實(shí)現(xiàn)資源共享。檔案數(shù)字化是高校檔案建設(shè)最基礎(chǔ)的工作，將傳統(tǒng)載體的檔案經(jīng)高科技技術(shù)加工成數(shù)字檔案形式，通過局域網(wǎng)、政務(wù)網(wǎng)、互聯(lián)網(wǎng)開展計(jì)算機(jī)檢索、閱讀電子檔案，為檔案內(nèi)部管理及面向客戶服務(wù)提供高效率的全面服務(wù)。高校檔案工作的數(shù)字化建設(shè)是順應(yīng)潮流、適應(yīng)時(shí)代發(fā)展的新舉措、新要求。

3.智慧校園建設(shè)和高校檔案管理。高校檔案管理數(shù)字化建設(shè)是智慧校園建設(shè)的重要環(huán)節(jié)，是智慧校園建設(shè)推進(jìn)檔案管理數(shù)字化的具體舉措。隨著智慧校園建設(shè)的推進(jìn)，各種教學(xué)活動的開展，豐富煩冗的數(shù)據(jù)資料對高校檔案管理的數(shù)字化發(fā)展提出更高的要求。高校檔案管理數(shù)字化需要智慧校園建設(shè)的輔助，需要加強(qiáng)檔案數(shù)字化基礎(chǔ)信息設(shè)備設(shè)施的配置，需要加強(qiáng)文件資料的規(guī)范化管理，需要實(shí)現(xiàn)對存儲數(shù)據(jù)的優(yōu)化設(shè)計(jì)和網(wǎng)絡(luò)安全保障。隨著智慧校園建設(shè)進(jìn)入新的發(fā)展階段，高校檔案管理數(shù)字化的發(fā)展將呈現(xiàn)新的形態(tài)。高校檔案管理應(yīng)抓住建設(shè)“智慧校園”的戰(zhàn)略機(jī)遇期，更新觀念，轉(zhuǎn)變認(rèn)知，開拓創(chuàng)新，全面推進(jìn)高校檔案管理的發(fā)展進(jìn)程和現(xiàn)實(shí)應(yīng)用，為高校各項(xiàng)業(yè)務(wù)的開展提供全方位的信息支持。

二、智慧校園建設(shè)背景下高校檔案管理數(shù)字化的現(xiàn)實(shí)意義

1.提高效率。在高校檔案管理過程中，不可避免地存在重復(fù)和反復(fù)勞動，紙質(zhì)檔案造成流轉(zhuǎn)速度受到制約，在無形中降低了檔案的使用效率，檔案的分門別類和整理上架都需要很長的時(shí)間來完成。相對于人工管理檔案模式，實(shí)施高校檔案數(shù)字化管理能夠節(jié)約人力和物力資源，確保檔案的實(shí)時(shí)更新，避免工作失誤，提高精準(zhǔn)度。在檔案的收集、整理和存儲過程中，數(shù)字化手段由系統(tǒng)自動甄別匯總，減輕檔案管理人員的勞動強(qiáng)度，能夠最大限度地解放檔案管理人員的生產(chǎn)力。在檔案的借閱、查詢和下載過程中，數(shù)字化手段利用網(wǎng)絡(luò)技術(shù)和計(jì)算機(jī)優(yōu)勢，實(shí)現(xiàn)一鍵互聯(lián)互通，真正實(shí)現(xiàn)異地傳輸和線上交流。

2.優(yōu)化資源。由于大部分紙質(zhì)檔案的唯一性和不可替代性，在檔案借閱過程中容易產(chǎn)生“信息規(guī)避”，檔案被無意識占用或截留，造成資源停滯，對于一些使用率較高的檔案資源，頻繁借閱還容易造成損壞風(fēng)險(xiǎn)。尤其是年限較為久遠(yuǎn)的手抄書籍一直無法供師生借閱，檔案管理數(shù)字化使得這些資料得到有效整合，師生可以下載電子版的手抄資料，從而實(shí)現(xiàn)跨校之間的交流合作。還有部分檔案資料長時(shí)間處于沉睡或休眠狀態(tài)，造成信息盲區(qū)?；谥腔坌@建設(shè)背景下的高校檔案數(shù)字化管理能夠?qū)崿F(xiàn)檔案資源的收集、利用和服務(wù)，還可以自動化調(diào)整和改進(jìn)，促進(jìn)業(yè)務(wù)工作的有效融合和高效連接。

3.實(shí)現(xiàn)共享?；谥腔坌@建設(shè)的共享服務(wù)，高校檔案的數(shù)字化管理，通過二維碼、物聯(lián)網(wǎng)和遠(yuǎn)程操控平臺等技術(shù)，促進(jìn)檔案信息的流轉(zhuǎn)和流通，有效提升檔案信息的即時(shí)共享。還能夠無差異化實(shí)現(xiàn)數(shù)據(jù)和資訊獲取，利用網(wǎng)絡(luò)交換和傳遞數(shù)據(jù)，建立校園外部的聯(lián)絡(luò)機(jī)制，在查閱高校內(nèi)部檔案資料的基礎(chǔ)上，還可以借調(diào)高校外部資源，開拓檔案使用和知識共享空間。利用大數(shù)據(jù)思維，結(jié)合教職工需求，打造高?！皺n案云”，開展資源整合，合理開發(fā)利用，促進(jìn)高校檔案的數(shù)字化遷移，搭建檔案數(shù)字化交換平臺，確保高校檔案資料的有效聯(lián)動和細(xì)化升級，實(shí)現(xiàn)智慧化和精準(zhǔn)化的共建共享服務(wù)。

4.創(chuàng)造價(jià)值。檔案本身具有開發(fā)和利用和“溢價(jià)”屬性，在使用過程中產(chǎn)生多元化的功能和價(jià)值。高校檔案數(shù)字化管理對于傳統(tǒng)“藏大于用”的檔案管理理念沖擊明顯，實(shí)現(xiàn)檔案管理的深度挖掘和潛在價(jià)值的利用，也是智慧校園建設(shè)的重要課題。高校檔案具有數(shù)據(jù)價(jià)值、科研價(jià)值、歷史價(jià)值、社會價(jià)值和人文價(jià)值，能夠真實(shí)地反映高校的辦學(xué)歷程、工作風(fēng)貌、治學(xué)經(jīng)驗(yàn)和科技成果，這也是高校檔案全生命周期管理和數(shù)字化加工的必然要求。近年來，高校逐漸對于檔案資源的價(jià)值利用愈發(fā)重視，構(gòu)建長效的投入機(jī)制和價(jià)值體系，引導(dǎo)高校決策和教學(xué)改革等方面，持續(xù)推動落實(shí)信息化管理和深層次開發(fā)，實(shí)現(xiàn)高校檔案的價(jià)值飛躍和創(chuàng)新助力。

三、智慧校園建設(shè)背景下高校檔案管理數(shù)字化的客觀挑戰(zhàn)

1.設(shè)備設(shè)施配置方面。虛擬的數(shù)字化建設(shè)不能脫離軟硬件設(shè)備設(shè)施的存在，在智慧校園背景下的高校檔案數(shù)字化管理更需要先進(jìn)的設(shè)備設(shè)施載體。數(shù)字化時(shí)代，硬件和軟件的更新?lián)Q代速度加快，硬件的標(biāo)準(zhǔn)化配備和軟件的現(xiàn)代化升級，為檔案的數(shù)字化管理奠定物理基礎(chǔ)。在大多數(shù)高校的實(shí)際運(yùn)作中，受到掃描等數(shù)據(jù)采集設(shè)備設(shè)施的老化、打印等輸出設(shè)備設(shè)施的落后、硬盤等存儲設(shè)備設(shè)施的擴(kuò)容和服務(wù)器的空間等條件限制，采購時(shí)沒有統(tǒng)一規(guī)劃，無法保證為高校檔案管理提供更科學(xué)、優(yōu)質(zhì)的服務(wù)。同時(shí)，在檔案信息化軟件方面，系統(tǒng)升級和維護(hù)、數(shù)據(jù)加密和所需要的技術(shù)力量薄弱，檔案數(shù)據(jù)庫、操作系統(tǒng)、管理系統(tǒng)、控制系統(tǒng)等跨平臺以及跨終端的使用范圍，分布式的協(xié)同交互和兼容性問題，也會制約高校檔案的數(shù)字化發(fā)展。

2.人員素質(zhì)方面。首先，在智慧校園建設(shè)背景下的高校檔案數(shù)字化管理，需要專業(yè)化的檔案管理人員，并熟練掌握業(yè)務(wù)知識和技術(shù)能力。從當(dāng)前高校的客觀實(shí)際分析，由于人工成本或崗位編制問題，大部分高校的檔案管理人員配備不足，專職人員較少，多為兼職或招募志愿者服務(wù)人員；其次，人員綜合素質(zhì)相對不高，對計(jì)算機(jī)信息技術(shù)的掌握普遍處于初級水平，沒有接受正規(guī)和專業(yè)化的崗前培訓(xùn)，業(yè)務(wù)技能操作不熟練；再次，數(shù)字化管理意識淡薄，觀念比較模糊，行使崗位職權(quán)的能力有限，存在不同程度的人工誤差；最后，對檔案管理的數(shù)字化建設(shè)理解有限，缺乏服務(wù)意識和共享精神，無法做到人性化管理。同時(shí)，很多檔案管理人員并不是檔案管理專業(yè)的，其所掌握的知識和管理方法不全面，未能形成完整的知識架構(gòu)，導(dǎo)致檔案整體管理效率得不到提高。

3.標(biāo)準(zhǔn)建設(shè)方面。第一，高校檔案數(shù)字化管理只有標(biāo)準(zhǔn)化建設(shè)和規(guī)范化運(yùn)作，才能促進(jìn)智慧校園建設(shè)和高校檔案的現(xiàn)代化進(jìn)程。在客觀實(shí)際情況中，部分高校的建設(shè)目標(biāo)不夠明確，缺乏制度流程和目標(biāo)規(guī)劃，導(dǎo)致服務(wù)模塊缺失。第二，缺乏考核制度和獎(jiǎng)懲機(jī)制，缺乏對日常檔案管理工作的監(jiān)督。第三，檔案管理制度和模式比較粗獷，脫離高校發(fā)展的實(shí)際，各部門缺乏有效銜接，業(yè)務(wù)處理各行其是。第四，檔案管理人員的工作職責(zé)簡單重復(fù)，隨意性強(qiáng)，存在交叉和多頭管理行為。第五，檔案收集存在偏差，設(shè)計(jì)方案水平參差不齊。此外，某些高校有關(guān)部門之間缺乏有效的溝通機(jī)制，使得人力、物力嚴(yán)重浪費(fèi)。再加上很多學(xué)校的協(xié)調(diào)機(jī)制不完善，加劇了責(zé)權(quán)不清、溝通不暢現(xiàn)象，出現(xiàn)問題互相推諉，未能及時(shí)收集、整理和歸檔數(shù)字檔案，檔案數(shù)據(jù)難以融入智慧校園建設(shè)，檔案資源的價(jià)值未能得到更好的發(fā)揮。

4.信息安全方面。相對于傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案，數(shù)字化檔案在某些方面存在優(yōu)勢，也存在不同程度的風(fēng)險(xiǎn)和隱患。高校檔案管理部門不具備獨(dú)立研發(fā)能力，不能掌握核心科技，過度依賴第三方提供的安全維護(hù)，當(dāng)防火墻面臨黑客攻擊，造成系統(tǒng)癱瘓時(shí)，將會波及或破壞整個(gè)智慧校園系統(tǒng)，造成數(shù)據(jù)資源的被篡改、刪除，甚至不可恢復(fù)和永久丟失。同時(shí)，在非破壞性攻擊下的病毒靜默、網(wǎng)絡(luò)監(jiān)聽和偷取特權(quán)，將會導(dǎo)致高校檔案重要資料的泄密，造成不可估量的經(jīng)濟(jì)和信息價(jià)值損失。同時(shí)，高校檔案數(shù)字化管理的公開共享利用和保密級別設(shè)置存在一定的矛盾，無意中可能觸動相關(guān)方的利益。

四、智慧校園建設(shè)背景下高校檔案管理數(shù)字化的未來發(fā)展

1.依靠大規(guī)模投入，完善智慧系統(tǒng)平臺。首先，由于高端的智慧系統(tǒng)平臺需要大規(guī)模的資金、時(shí)間、技術(shù)和人力等資源的投入。因此，高校需要做好平臺建設(shè)規(guī)劃，做好市場調(diào)研和產(chǎn)品性能的遴選，必要時(shí)設(shè)立財(cái)務(wù)專項(xiàng)基金，加大投資力度；其次，積極開展校企合作，推動產(chǎn)學(xué)研發(fā)。根據(jù)高校自身檔案管理現(xiàn)狀，做好軟硬件設(shè)備設(shè)施的選擇和配置，做好軟件和硬件水平的共同提升。在充分考慮管理進(jìn)程的可持續(xù)性、業(yè)務(wù)處理的擴(kuò)展性等因素，選擇定制化和實(shí)用性的服務(wù)，助力在智慧校園建設(shè)背景下實(shí)現(xiàn)高校檔案數(shù)字化管理目標(biāo)。

總之，完善智慧系統(tǒng)平臺的基礎(chǔ)設(shè)備設(shè)施投入是開展高校檔案數(shù)字化管理的前提條件，充分的物質(zhì)基礎(chǔ)為打造高校檔案資源的數(shù)字化、電子化和智慧化提供客觀支撐。高校檔案的數(shù)字化建設(shè)是一個(gè)漫長的過程，作為主系統(tǒng)的智慧校園建設(shè)，需要檔案數(shù)字化管理子系統(tǒng)的融合發(fā)展，為高校各項(xiàng)工作的協(xié)同提供信息支撐。

2.開展全方位培訓(xùn)，提高智慧人才素質(zhì)。由于高校檔案數(shù)字化管理需要具備計(jì)算機(jī)技術(shù)和檔案管理能力的高端復(fù)合型人才，專業(yè)的管理團(tuán)隊(duì)才能實(shí)現(xiàn)專業(yè)的工作訴求。因此，高校必須做好檔案人才隊(duì)伍建設(shè)，積極打造學(xué)習(xí)型組織，注重對優(yōu)秀人才的重點(diǎn)培養(yǎng)，通過業(yè)務(wù)進(jìn)修和立體化的培訓(xùn)，保持檔案團(tuán)隊(duì)建設(shè)的先進(jìn)性和適應(yīng)性，強(qiáng)化專業(yè)化的知識儲備和技術(shù)輔助，利用人才優(yōu)勢，打通檔案數(shù)字化管理的各個(gè)環(huán)節(jié)。

培訓(xùn)內(nèi)容應(yīng)涉及國家檔案法律法規(guī)、檔案的管理知識和管理方法、新技術(shù)應(yīng)用、職業(yè)道德建設(shè)、新理念以及新檔案數(shù)字化設(shè)計(jì)。鼓勵(lì)有條件的高校組織專家評審、線上課堂和公益講座，提高檔案管理工作人員綜合素質(zhì)。此外，在智慧校園背景下的高校檔案數(shù)字化管理人員還應(yīng)具備服務(wù)職能，高校的人力資源部門在推動檔案資源數(shù)據(jù)共享方面，還應(yīng)將補(bǔ)齊檔案管理人員的短板納入“必修課程”。

3.實(shí)施高水平建設(shè)，打造智慧標(biāo)準(zhǔn)方案。首先，統(tǒng)一思想，加強(qiáng)認(rèn)識。高校檔案管理部門應(yīng)建立數(shù)字化建設(shè)推進(jìn)工作委員會，明確組織機(jī)構(gòu)和領(lǐng)導(dǎo)成員，制定高校檔案數(shù)字化管理的實(shí)施方案、流程標(biāo)準(zhǔn)和責(zé)任機(jī)制，搭建檔案數(shù)字化和智慧校園的一體化管理協(xié)同平臺，持續(xù)完善信息數(shù)據(jù)庫；其次，明確規(guī)范化要求，保障業(yè)務(wù)處理的一致性，并加強(qiáng)數(shù)字化整理和治理，完成檔案管理的科技賦能；最后，利用數(shù)字化服務(wù)平臺，以檔案管理數(shù)字化系統(tǒng)為引領(lǐng)，實(shí)施擴(kuò)展服務(wù)。

高校檔案數(shù)字化管理的戰(zhàn)略高度反作用于智慧校園建設(shè)的頂層設(shè)計(jì)規(guī)劃，以網(wǎng)絡(luò)化為抓手，以信息化為指引，以科技化為方向，以數(shù)字化為根本，實(shí)施高校檔案管理的現(xiàn)代化治理，建立健全多維合作，確保智慧標(biāo)準(zhǔn)化方案的落地實(shí)施，將高校檔案的數(shù)字化管理導(dǎo)向科學(xué)化、制度化和標(biāo)準(zhǔn)化的信息路徑。

4.增強(qiáng)防護(hù)措施，構(gòu)建智慧安全保障。高校檔案的數(shù)字化管理，需要構(gòu)建防御機(jī)制，實(shí)施風(fēng)險(xiǎn)識別、隱患排除和風(fēng)險(xiǎn)控制，不僅要求高校構(gòu)建穩(wěn)定的物理環(huán)境安全和可靠的網(wǎng)絡(luò)運(yùn)營環(huán)境，還要求檔案管理人員具備風(fēng)險(xiǎn)意識和監(jiān)督維護(hù)能力，具備敏銳的安全嗅覺和快速反應(yīng)處置的能力，時(shí)刻筑牢安全防線，打造檔案數(shù)字化管理和智慧校園的安全。在日常檔案管理工作過程中，應(yīng)建立全面排查和動態(tài)核查機(jī)制，及時(shí)開展高校檔案數(shù)字化管理庫房區(qū)域內(nèi)的消防、避雷、通風(fēng)和漏電保護(hù)等措施，并在檔案數(shù)據(jù)傳輸和共享時(shí)，通過局域網(wǎng)設(shè)置、數(shù)字簽名技術(shù)、二次加密、級別授權(quán)以及系統(tǒng)日志等安全保護(hù)措施，為高校檔案數(shù)字化管理和智慧校園建設(shè)提供健康、穩(wěn)定的數(shù)據(jù)環(huán)境。綜上所述，在智慧校園建設(shè)的背景下，高校檔案數(shù)字化管理大勢所趨，并在積極落實(shí)國家教育數(shù)字化戰(zhàn)略行動中日益發(fā)揮重要的作用。未來，高校檔案工作仍要加強(qiáng)統(tǒng)籌謀劃、夯實(shí)數(shù)字基座以及堅(jiān)持應(yīng)用為王，持續(xù)賦能學(xué)校教育事業(yè)高質(zhì)量發(fā)展，推進(jìn)高校檔案數(shù)字化管理工作不斷進(jìn)步。

參考文獻(xiàn)：

[1]陳 琛.基于數(shù)字化視角的高校圖書館檔案管理的優(yōu)化路徑[J].黑龍江檔案，2023（03）：94-96.

[2]陸 為.基于智慧校園建設(shè)下的高校檔案管理機(jī)制研究[J].蘭臺內(nèi)外，2021（11）：25-27.

[3]李春強(qiáng).智慧校園建設(shè)背景下高校檔案管理數(shù)字化的路徑[J].蘭臺內(nèi)外，2022（18）：47-49.

（作者單位：濱州醫(yī)學(xué)院）

作者簡介：張麗霞（1976—），女，漢族，山東沾化人，本科，副研究館員，研究方向：圖情、檔案。