昌平區(qū)打造政務(wù)云系統(tǒng) 助力數(shù)碼照片檔案管理

范玨萁

隨著信息化水平的不斷提高，照片檔案的載體逐漸從紙質(zhì)轉(zhuǎn)變?yōu)殡娮?，?shù)量爆炸式增長，管理難度也隨之大幅提高。昌平區(qū)于2019年3月制發(fā)《昌平區(qū)數(shù)碼照片檔案管理辦法》，并依托政務(wù)外網(wǎng)，開始搭建數(shù)碼照片檔案政務(wù)云管理系統(tǒng)（以下簡稱“系統(tǒng)”），將數(shù)碼照片歸檔工作由離線歸檔轉(zhuǎn)變?yōu)樵诰€歸檔，開啟了數(shù)碼照片檔案云管理這一全新的管理方式。

一、數(shù)碼照片檔案政務(wù)云管理系統(tǒng)的基本情況

2019年系統(tǒng)正式上線，2021年完成一次系統(tǒng)升級，至今一直平穩(wěn)運行。通過運用先進(jìn)信息技術(shù)，構(gòu)建數(shù)碼照片檔案收集、管理、保存、利用等管理體系，規(guī)范數(shù)碼照片檔案移交接收的工作流程、功能需求、系統(tǒng)接口、接收范圍、數(shù)據(jù)格式等，保障數(shù)碼照片檔案在移交接收階段的可靠性，實現(xiàn)立檔單位同數(shù)字檔案館系統(tǒng)間的無縫連接。

在昌平區(qū)檔案局、館的線上線下培訓(xùn)、點對點指導(dǎo)、全覆蓋檢查等多種方式的推行下，昌平區(qū)現(xiàn)有131家單位，包含區(qū)立檔單位、國有企業(yè)子公司、區(qū)級重點工作專班等，采用系統(tǒng)對數(shù)碼照片檔案進(jìn)行歸檔，其中58家單位已實現(xiàn)實時歸檔，68家單位熟練掌握并充分利用系統(tǒng)的資料功能，在保證數(shù)碼照片歸檔齊全完整的情況下，整理上傳了數(shù)碼照片資料，豐富了各自單位的數(shù)碼照片庫，為日后的查詢利用提供了更多可能。截至2023年12月31日，系統(tǒng)中131家單位共有數(shù)碼照片檔案36904組、100210張、365GB；數(shù)碼照片資料1475組、6832張、28GB，涵蓋年度為2004年至2023年。

二、數(shù)碼照片檔案政務(wù)云管理系統(tǒng)的應(yīng)用成效

系統(tǒng)上線5年來，昌平區(qū)數(shù)碼照片檔案的收集、整理、歸檔、利用實現(xiàn)了規(guī)范化管理，提高了昌平區(qū)數(shù)碼照片檔案的管理水平。

一是推動了昌平區(qū)數(shù)碼照片檔案收集和整理的齊全完整與規(guī)范化。系統(tǒng)使用后，數(shù)碼照片收集難的問題得到了顯著緩解；系統(tǒng)設(shè)置的所有著錄項必填、缺項標(biāo)紅提醒、總說明自動攜帶等功能，解決了著錄缺項漏項、總分說明混淆等問題。系統(tǒng)簡化了數(shù)碼照片歸檔流程，簡易了操作步驟，減輕了各單位檔案員的工作量，降低了工作難度，節(jié)約了工作時間，為急速增長的數(shù)碼照片檔案提供了云存儲空間，也減輕了各單位數(shù)碼照片檔案存儲和備份方面的壓力。

二是實現(xiàn)了數(shù)碼照片檔案的前端管理。通過系統(tǒng)，區(qū)檔案業(yè)務(wù)主管部門能夠?qū)崟r查看各進(jìn)館單位數(shù)碼照片整理進(jìn)度和現(xiàn)狀，能夠在各單位數(shù)碼照片檔案形成之初就及時介入，給予監(jiān)督指導(dǎo)，提出問題并檢查整改情況，從而更加精準(zhǔn)地把控數(shù)碼照片檔案的質(zhì)量。

三是有利于數(shù)碼照片檔案資源的整合共享。數(shù)碼照片檔案實現(xiàn)云管理之后，可以打破單位界限，進(jìn)行資源共享，提供數(shù)碼照片檔案線上檢索利用服務(wù)，更有利于發(fā)揮數(shù)碼照片檔案在編研出版、舉辦展覽等實際工作中的作用。

四是探索了電子檔案云管理模式的可行性?，F(xiàn)代社會信息化程度不斷提高，傳統(tǒng)的檔案存儲和檢索方式已無法滿足歸檔和利用需求，系統(tǒng)利用云存儲高容量、高利用率、低成本、高安全、易擴(kuò)展、兼容性好，以及能實現(xiàn)自動管理與利用等優(yōu)勢，為檔案管理的發(fā)展提供了一條新的康莊大道。

數(shù)碼照片檔案政務(wù)云管理系統(tǒng)的應(yīng)用是昌平區(qū)為適應(yīng)信息化時代檔案管理發(fā)展邁出的一小步。我們將在此基礎(chǔ)上繼續(xù)創(chuàng)新研究，將其他門類檔案收集歸檔管理融入其中，最終形成綜合性的檔案管理系統(tǒng)，將信息化與檔案工作的各個環(huán)節(jié)緊密連接起來，以建設(shè)更全面、更豐富、更便于利用的檔案資源體系，為昌平區(qū)檔案事業(yè)持續(xù)發(fā)展提供動力。

作者單位：昌平區(qū)檔案館