《電子檔案移交與接收辦法》（檔發(fā)〔2012〕7號(hào)）的內(nèi)容解讀與相關(guān)問(wèn)題探討

摘要：《電子檔案移交與接收辦法》（檔發(fā)〔2012〕7號(hào)）是國(guó)家檔案局為規(guī)范電子檔案移交與接收工作而制定的。該辦法具有創(chuàng)新進(jìn)步、承上啟下的特點(diǎn)，本文主要從要點(diǎn)分析、意義總結(jié)和問(wèn)題思考等方面對(duì)其進(jìn)行解讀和探討。

關(guān)鍵詞：電子檔案 移交接收 規(guī)范解讀

Abstract：The Measures for the Transfer and Accession of Electronic Records （No. 7， 2012） is formulated by the National Archives Administra？ tion of China to regulate the transfer and acces？ sion of electronic records. This Measures has the characteristics of creativity， progressivity and instructiveness. This paper mainly interprets and discusses it from the aspects of key point analy？ sis， significance summary and problem thinking.

Keywords：Electronic record； Transfer and ac？ cession； Interpretation of specifications

2012年，《電子檔案移交與接收辦法》（檔發(fā)〔2012〕7號(hào)）（以下簡(jiǎn)稱(chēng)《辦法》）經(jīng)由國(guó)家電子文件管理部際聯(lián)席會(huì)議第二次會(huì)議和國(guó)家檔案局局務(wù)會(huì)議審議通過(guò)，由國(guó)家檔案局印發(fā)通知下發(fā)執(zhí)行，是繼2009年《中共中央辦公廳、國(guó)務(wù)院辦公廳關(guān)于印發(fā)〈電子文件管理暫行辦法〉的通知》（以下簡(jiǎn)稱(chēng)《暫行辦法》）之后的又一重要舉措。當(dāng)時(shí)信息技術(shù)已在各行各業(yè)得到普遍應(yīng)用，作為信息化發(fā)展的產(chǎn)物，檔案信息化在后期逐漸被提及，此時(shí)對(duì)電子文件、電子檔案的研究尚處于起步階段，相關(guān)實(shí)踐成果還比較薄弱，在研究和制定政策文件時(shí)，更多還需要參考借鑒國(guó)外的經(jīng)驗(yàn)和做法，亟需相關(guān)文件來(lái)指導(dǎo)檔案工作，《辦法》便是在這個(gè)背景下提出的。

2009年的《暫行辦法》是為規(guī)范電子文件管理而制定，從電子文件管理機(jī)構(gòu)及職責(zé)、形成與辦理、歸檔與移交、保管與利用等方面提出對(duì)檔案管理的要求，更偏向于從檔案管理者的角度提出需求；而《辦法》則在此基礎(chǔ)上對(duì)移交和接收部分進(jìn)一步細(xì)化，相比《暫行辦法》中的要求更加明確，更具有實(shí)操性?！掇k法》是國(guó)家行政管理部門(mén)制定的規(guī)范性文件，目的是規(guī)范電子檔案移交與接收工作，確保電子檔案的真實(shí)、完整、可用和安全，《辦法》的提出標(biāo)志著檔案信息化發(fā)展取得了階段性成果。

一、對(duì)《辦法》內(nèi)容的理解和認(rèn)識(shí)

《辦法》一共包括4個(gè)章節(jié)23條要求和3個(gè)附件，內(nèi)容分為總則、電子檔案移交、電子檔案接收和附則，附件包括電子檔案載體標(biāo)注內(nèi)容、電子檔案的存儲(chǔ)結(jié)構(gòu)和電子檔案移交與接收登記表。

（一）總則

總則共分為4條，第一條開(kāi)宗明義，指出本辦法制定的目的；第二條對(duì)本辦法規(guī)定的對(duì)象——電子檔案進(jìn)行定義；第三條則對(duì)移交與接收的電子檔案提出三大要求，還特別指出涉密檔案要符合國(guó)家相關(guān)要求；第四條是對(duì)各級(jí)檔案行政管理部門(mén)、檔案移交單位和各級(jí)國(guó)家綜合檔案館的職責(zé)進(jìn)行明確，行政管理部門(mén)負(fù)責(zé)對(duì)移交、接收工作進(jìn)行監(jiān)督和指導(dǎo)，檔案移交單位和各級(jí)國(guó)家綜合檔案館則是履行移交和接收的職責(zé)。整個(gè)總則用四條內(nèi)容講清楚了四個(gè)“什么”，即為什么，是什么，要什么，誰(shuí)干什么，起到了提綱挈領(lǐng)的作用。

（二）電子檔案移交

第二章移交部分一共包括8條要求，內(nèi)容涵蓋移交對(duì)象、移交時(shí)間、移交要求、移交流程、移交方式等，其中，移交時(shí)間一般為自電子檔案形成之日起5年內(nèi)，有特殊要求的電子檔案可以適當(dāng)延長(zhǎng)移交時(shí)間。之所以規(guī)定5年這個(gè)數(shù)字，蔡學(xué)美認(rèn)為，這是在信息技術(shù)快速迭代與及時(shí)移交產(chǎn)生的工作量之間取得的平衡[1]。對(duì)于綜合檔案館來(lái)說(shuō)，一年移交一次，每次與上百家立檔單位執(zhí)行一遍接收流程和辦理交接手續(xù)，工作量將非常大，人力精力都不足。如果在接收單位保存時(shí)間過(guò)長(zhǎng)仍未移交，則可能因信息技術(shù)發(fā)展過(guò)快，出現(xiàn)安全管理隱患及文件不能讀取等情況，所以《辦法》折中規(guī)定了5年。

雖然“四性”檢測(cè)作為第二章最后一條出現(xiàn)，但在整個(gè)移交章節(jié)中，都緊密?chē)@“四性”展開(kāi)，同時(shí)也遵循總則第三條“移交與接收的電子檔案應(yīng)當(dāng)真實(shí)可靠、齊全完整和安全可用”的要求。比如為了確?？捎眯院桶踩?，在第六條中規(guī)定了移交時(shí)間為5年內(nèi)，以及第七條中規(guī)定了壓縮和特殊格式的電子檔案應(yīng)當(dāng)如何移交；為確保完整性，在第七條中對(duì)元數(shù)據(jù)提出要求，應(yīng)在元數(shù)據(jù)中著錄該電子檔案其他載體的相關(guān)信息，并將元數(shù)據(jù)與電子檔案一起移交?！八男浴睓z測(cè)不僅是一系列的檢測(cè)操作，還需要扎實(shí)地完成前面各個(gè)步驟才能保證達(dá)到合格的結(jié)果。

（三）電子檔案接收

第三章接收部分一共8條要求，主要包括兩個(gè)方面的內(nèi)容：一是提出國(guó)家綜合檔案館應(yīng)當(dāng)建立電子檔案接收平臺(tái)的要求，二是列出接收的主要流程并針對(duì)每個(gè)環(huán)節(jié)進(jìn)行補(bǔ)充解釋。接收的主要流程包括對(duì)移交過(guò)來(lái)的電子檔案進(jìn)行“四性”檢驗(yàn)，合格后辦理交接手續(xù)，將《電子檔案移交與接收登記表》填寫(xiě)好并雙方簽字、蓋章后由國(guó)家綜合檔案館接收電子檔案，同時(shí)要把在交接、遷移、轉(zhuǎn)換、存儲(chǔ)過(guò)程中產(chǎn)生的信息補(bǔ)充到電子檔案元數(shù)據(jù)中，對(duì)遷移和轉(zhuǎn)換前后的電子檔案數(shù)據(jù)進(jìn)行一致性校驗(yàn)，最后存儲(chǔ)電子檔案數(shù)據(jù)。存儲(chǔ)載體要求應(yīng)符合相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)規(guī)定?！掇k法》里提及的《電子文件歸檔光盤(pán)技術(shù)要求和應(yīng)用規(guī)范》（DA/T 38-2008）現(xiàn)已由《檔案級(jí)可錄類(lèi)光盤(pán)CD-R、DVD-R、DVD+R技術(shù)要求和應(yīng)用規(guī)范》（DA/T 38-2021）代替。此后我國(guó)對(duì)檔案載體的相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)已逐步完善，有《電子檔案存儲(chǔ)用可錄類(lèi)藍(lán)光光盤(pán)（BD-R）技術(shù)要求和應(yīng)用規(guī)范》（DA/T 74-2019）、《檔案數(shù)據(jù)存儲(chǔ)用LTO磁帶應(yīng)用規(guī)范》（DA/ T 83-2019）、《錄音錄像檔案管理規(guī)范》（DA/T 78-2019）等，為多種形式的載體文件存儲(chǔ)管理提供了指導(dǎo)。

（四）附則及附件

附則是對(duì)《辦法》的適用范圍、解釋權(quán)限和施行日期進(jìn)行說(shuō)明。附件1是對(duì)第三章第十條電子檔案載體標(biāo)注內(nèi)容進(jìn)行詳細(xì)說(shuō)明，該步驟需在移交時(shí)完成，主要分為載體和載體盒的標(biāo)識(shí)兩部分。載體盒標(biāo)注的內(nèi)容更加詳細(xì)，方便檔案管理者從外觀(guān)獲取載體的數(shù)據(jù)信息，包括數(shù)據(jù)量、密級(jí)、保管期限、存入日期、運(yùn)行環(huán)境、套別等；而載體因其放置在盒內(nèi)，標(biāo)識(shí)不如在載體盒上標(biāo)識(shí)方便，所以只標(biāo)注了全宗號(hào)、年度和載體順序號(hào)，如果載體拿出來(lái)后不記得是放置在哪個(gè)載體盒里的，也可以根據(jù)這3個(gè)記錄信息找到對(duì)應(yīng)的盒子。但在2022年的《電子檔案移交接收操作規(guī)程》（DA/T 93-2022）（以下簡(jiǎn)稱(chēng)《規(guī)程》）中有所優(yōu)化，載體和載體盒標(biāo)注上都增加了檔案門(mén)類(lèi)代碼，變成“全宗號(hào)-檔案門(mén)類(lèi)代碼-起止年度-載體順序號(hào)”，與傳統(tǒng)檔案管理對(duì)標(biāo)，對(duì)不同門(mén)類(lèi)使用的代碼還進(jìn)行了規(guī)定，如文書(shū)檔案用WS、科技檔案用KJ、專(zhuān)業(yè)檔案用ZY表示等。另外，《辦法》中的載體順序號(hào)原先只有順序號(hào)，《規(guī)程》在此基礎(chǔ)上新增了載體代號(hào)，一共分為三類(lèi)，包括硬磁盤(pán)用DK表示，DVD光盤(pán)用DVD，藍(lán)光光盤(pán)用BD。從2012年《辦法》制定到2022年《規(guī)程》出臺(tái)經(jīng)歷了十年的發(fā)展，這十年的實(shí)踐經(jīng)驗(yàn)和技術(shù)革新都被《規(guī)程》吸收進(jìn)來(lái)，使操作更加優(yōu)化，這是檔案事業(yè)發(fā)展和時(shí)代進(jìn)步的表現(xiàn)。

附件2是對(duì)電子檔案在移交時(shí)的存儲(chǔ)結(jié)構(gòu)進(jìn)行規(guī)定，一個(gè)歸檔文件夾主要包括四部分：“說(shuō)明文件. TXT”“目錄文件.XML”“其他文件夾”和“電子檔案”。說(shuō)明文件與其他文件夾的區(qū)別在于，說(shuō)明文件是存放跟本載體有關(guān)的信息，其他不屬于電子檔案內(nèi)容的信息才放入其他文件夾中，包括元數(shù)據(jù)規(guī)范、分類(lèi)編號(hào)規(guī)則等。目錄文件則與傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案的歸檔文件目錄類(lèi)似，相比之下，《辦法》中的目錄文件增加了“電子檔案名稱(chēng)”，少了“文號(hào)”和“頁(yè)數(shù)”。在筆者看來(lái)，題名與電子檔案名稱(chēng)描述的是相同的內(nèi)容，《辦法》中兩者同時(shí)存在有點(diǎn)重復(fù)。在2022年的《規(guī)程》中，已不再設(shè)置“電子檔案名稱(chēng)”項(xiàng)，恢復(fù)了“頁(yè)數(shù)”項(xiàng)?！掇k法》中的“目錄文件.XML”信息格式樣例是以“件”為單位進(jìn)行管理。電子檔案的存儲(chǔ)結(jié)構(gòu)則與傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案的編排類(lèi)似，同樣按照“年度—類(lèi)別—（案卷—）文件”的層次設(shè)置文件夾，不同的是，電子檔案需要連同元數(shù)據(jù)一起歸檔。

附件3對(duì)應(yīng)《辦法》中的第十六條，電子檔案經(jīng)檢驗(yàn)合格后，應(yīng)辦理交接手續(xù)并填寫(xiě)《電子檔案移交與接收登記表》，雙方簽字、蓋章，或者以電子簽名的形式予以確認(rèn)，表示雙方均認(rèn)可移交的結(jié)果。在登記表中除了填寫(xiě)電子檔案的基本信息外，主要是交接雙方要進(jìn)行“四性”檢測(cè)及載體外觀(guān)檢驗(yàn)和確認(rèn)，其中真實(shí)性檢測(cè)在《辦法》中是用“準(zhǔn)確性檢驗(yàn)”來(lái)代替的，究其原因，蔡學(xué)美[2]認(rèn)為，這個(gè)用詞的考慮是因?yàn)椤皽?zhǔn)確性”涵蓋的范圍比較小，包括檢驗(yàn)檔案的內(nèi)容、范圍的正確性及交接前后數(shù)據(jù)的一致性，相比“真實(shí)性”能較好地制定具體指標(biāo)。通過(guò)研究“真實(shí)性”一詞的發(fā)展變化，可以發(fā)現(xiàn)，2009年的《暫行辦法》首次提出““四性””，要求確保電子文件的真實(shí)、完整、可用和安全。在2012年的《辦法》里則用準(zhǔn)確性代替了真實(shí)性，此時(shí)對(duì)于這些名詞的內(nèi)涵和細(xì)化指標(biāo)還沒(méi)有明確界定，容易出現(xiàn)混用的情況。到了2014年，《電子檔案管理基本術(shù)語(yǔ)》（DA/T 58-2014）對(duì)“真實(shí)性”進(jìn)行了定義：“是指電子檔案的內(nèi)容、邏輯結(jié)構(gòu)和背景與形成時(shí)的原始狀況相一致的性質(zhì)”。““四性”檢測(cè)”的提法便逐漸固定下來(lái)，在2022年配套實(shí)施的《規(guī)程》里已經(jīng)更改為真實(shí)性檢測(cè)，“是對(duì)電子檔案來(lái)源、內(nèi)容及移交信息包的真實(shí)性，元數(shù)據(jù)準(zhǔn)確性，元數(shù)據(jù)與內(nèi)容關(guān)聯(lián)一致性進(jìn)行檢測(cè)”，此時(shí)“準(zhǔn)確性”是用于描述元數(shù)據(jù)檢測(cè)的，并且是“真實(shí)性檢測(cè)”的一部分。隨著名詞概念的逐漸清晰，“四性”檢測(cè)的實(shí)操性也逐漸增強(qiáng)，如文書(shū)類(lèi)電子檔案的“四性”檢測(cè)可按照《文書(shū)類(lèi)電子檔案檢測(cè)一般要求》（DA/T 70-2018）進(jìn)行，其他類(lèi)型電子文件、電子檔案也可參照?qǐng)?zhí)行。[3]在附件3最后還附有填寫(xiě)說(shuō)明，是對(duì)表格數(shù)據(jù)項(xiàng)填寫(xiě)內(nèi)容、數(shù)字格式、檢驗(yàn)指標(biāo)進(jìn)行解釋和規(guī)范。如移交數(shù)據(jù)量需以GB為單位，載體外觀(guān)要檢查載體標(biāo)識(shí)、有無(wú)劃痕、是否清潔等。

（五）基本要求核心要點(diǎn)解讀

1.移交與接收流程基本要求所體現(xiàn)的證據(jù)性。在《電子檔案證據(jù)效力維護(hù)規(guī)范》（DA/T 97-2023）中對(duì)電子檔案在歸檔與移交過(guò)程中的證據(jù)效力維護(hù)提出具體要求，包括需來(lái)源于合規(guī)且可靠的業(yè)務(wù)系統(tǒng)、辦公自動(dòng)化系統(tǒng)或工具軟件，提交規(guī)范的元數(shù)據(jù)，交接雙方實(shí)施“四性”檢測(cè)，對(duì)電子檔案采取技術(shù)措施固化或驗(yàn)證，并記錄相關(guān)的格式、版本信息等。而《辦法》在2012年即提出相關(guān)的要求，可見(jiàn)當(dāng)時(shí)已考慮到電子檔案證據(jù)效力的重要性。要確保電子檔案具有證據(jù)效力，其中元數(shù)據(jù)的規(guī)范完整及如何封裝檔案數(shù)據(jù)顯得尤為重要，在《辦法》第十七條中提出，元數(shù)據(jù)應(yīng)記錄電子檔案交接、遷移、轉(zhuǎn)換、存儲(chǔ)等信息，目的是確保其完整性，同時(shí)第七條指出采用基于XML的封裝方式組織檔案數(shù)據(jù)，XML語(yǔ)言是一種標(biāo)準(zhǔn)通用標(biāo)記語(yǔ)言，優(yōu)勢(shì)是與軟硬件無(wú)關(guān)，將電子文件與其元數(shù)據(jù)按照規(guī)范結(jié)構(gòu)封裝在一個(gè)數(shù)據(jù)包中，這樣做的好處是可以維護(hù)電子文件與其元數(shù)據(jù)的完整性[4]，同時(shí)與軟硬件無(wú)關(guān)還可以使電子檔案對(duì)技術(shù)的依賴(lài)度降低，使其在技術(shù)更新?lián)Q代的未來(lái)依然具有可用性。在《辦法》第十二條和第十五條中規(guī)定了移交單位在移交前及國(guó)家綜合檔案館在接收前均應(yīng)對(duì)電子檔案數(shù)據(jù)進(jìn)行“四性”檢測(cè)，以及第十八條要求對(duì)遷移和轉(zhuǎn)換前后的電子檔案數(shù)據(jù)一致性進(jìn)行校驗(yàn)，這些措施均為確保接收進(jìn)館的檔案具有證據(jù)效力打下堅(jiān)實(shí)基礎(chǔ)。

2.遷移和轉(zhuǎn)換流程的必要性。在《電子文件歸檔與電子檔案管理規(guī)范》（GB/T 18894-2016）10.2中，對(duì)遷移和轉(zhuǎn)換的含義進(jìn)行了界定，兩者都是在維護(hù)真實(shí)性、完整性和可用性的前提下，不同的是“轉(zhuǎn)換”是電子檔案在不同載體或格式間轉(zhuǎn)換的過(guò)程，而“遷移”是電子檔案在不同系統(tǒng)間轉(zhuǎn)移的過(guò)程。

《辦法》中多處提及遷移和轉(zhuǎn)換，比如第八條提到電子檔案移交的主要流程包括組織和遷移轉(zhuǎn)換電子檔案數(shù)據(jù)，第十四條接收的主要流程中也包含遷移和轉(zhuǎn)換電子檔案數(shù)據(jù)，并在第十七條提出國(guó)家綜合檔案館應(yīng)當(dāng)將電子檔案遷移和轉(zhuǎn)換的信息補(bǔ)充到元數(shù)據(jù)中，并對(duì)遷移和轉(zhuǎn)換前后的一致性進(jìn)行校驗(yàn)。那么，遷移和轉(zhuǎn)換在移交和接收過(guò)程中是否為必要步驟？在《電子檔案單套管理一般要求》（DA/T 92-2022）第九條中，對(duì)電子檔案轉(zhuǎn)換和遷移的發(fā)生場(chǎng)景進(jìn)行了說(shuō)明，即“電子檔案保存格式不能滿(mǎn)足長(zhǎng)期保存需要時(shí)，應(yīng)對(duì)電子檔案進(jìn)行格式轉(zhuǎn)換，電子檔案格式轉(zhuǎn)換時(shí)，應(yīng)自動(dòng)采集相關(guān)元數(shù)據(jù)”。而“在電子檔案的存儲(chǔ)設(shè)備更新、系統(tǒng)擴(kuò)充、應(yīng)用軟件升級(jí)、存儲(chǔ)載體改變等情況發(fā)生時(shí)，應(yīng)對(duì)電子檔案管理系統(tǒng)及其數(shù)據(jù)進(jìn)行相應(yīng)遷移和更新操作。”綜合上述內(nèi)容理解，電子檔案移交分為離線(xiàn)或在線(xiàn)兩種方式，如果是采用離線(xiàn)移交，則需要將電子檔案數(shù)據(jù)從硬磁盤(pán)轉(zhuǎn)換到其他載體上，一般采用光盤(pán)移交；如果是在線(xiàn)移交，則通過(guò)網(wǎng)絡(luò)傳輸電子檔案，不涉及從一種載體轉(zhuǎn)換到另一種載體上，但如果格式不滿(mǎn)足長(zhǎng)期保存要求時(shí)，則需進(jìn)行格式轉(zhuǎn)換。移交與接收的過(guò)程本身是從一個(gè)系統(tǒng)轉(zhuǎn)移到另一個(gè)系統(tǒng)中進(jìn)行保存，所以都會(huì)涉及遷移的過(guò)程。也就是說(shuō)，遷移是必然存在的現(xiàn)象，轉(zhuǎn)換則需要結(jié)合實(shí)際情況。

二、《辦法》的特點(diǎn)和意義

（一）具有開(kāi)創(chuàng)性

《辦法》是我國(guó)檔案規(guī)章、標(biāo)準(zhǔn)文件里首次提出“電子檔案”一詞的規(guī)范性文件，在《辦法》出臺(tái)之前，使用的都是“電子文件”概念，比如2009年的《暫行辦法》、《文書(shū)類(lèi)電子文件元數(shù)據(jù)方案》（DA/T46-2009）、《版式電子文件長(zhǎng)期保存格式需求》（DA/T47-2009）等，這與當(dāng)時(shí)多參考借鑒歐美等檔案信息化發(fā)展較好的國(guó)家有關(guān)，由于中外體制差異，管理對(duì)象和使用的術(shù)語(yǔ)不同，早期我國(guó)檔案界也多聚焦在電子文件全程管理和大電子文件的概念研究上。而《辦法》作為首次提出“電子檔案”概念的規(guī)范性文件，對(duì)“電子檔案”進(jìn)行了定義：“本辦法所稱(chēng)電子檔案，是指機(jī)關(guān)、團(tuán)體、企事業(yè)單位和其他組織在處理公務(wù)過(guò)程中形成的對(duì)國(guó)家和社會(huì)具有保存價(jià)值并歸檔保存的電子文件”。電子檔案一方面具有檔案的屬性，需要將電子檔案與檔案進(jìn)行概念比對(duì)，另一方面又是從電子文件歸檔而來(lái)，需要厘清電子文件的定義，才能更好地理解電子檔案。新修訂的《中華人民共和國(guó)檔案法》（以下簡(jiǎn)稱(chēng)《檔案法》）中對(duì)“檔案”的定義為：“本法所稱(chēng)檔案，是指過(guò)去和現(xiàn)在的機(jī)關(guān)、團(tuán)體、企業(yè)事業(yè)單位和其他組織以及個(gè)人從事經(jīng)濟(jì)、政治、文化、社會(huì)、生態(tài)文明、軍事、外事、科技等方面活動(dòng)直接形成的對(duì)國(guó)家和社會(huì)具有保存價(jià)值的各種文字、圖表、聲像等不同形式的歷史記錄?！蓖ㄟ^(guò)比較可以發(fā)現(xiàn)，《辦法》中對(duì)電子檔案的產(chǎn)生來(lái)源沒(méi)有包括個(gè)人，并且只是在處理公務(wù)過(guò)程中形成的電子文件，涉及的活動(dòng)來(lái)源被大大縮小，這可能與當(dāng)時(shí)的管理水平和管理理念有關(guān)，一方面電子文件產(chǎn)生來(lái)源廣泛，如果將個(gè)人的產(chǎn)生行為納入其中，對(duì)剛起步的電子檔案管理會(huì)有很大壓力；另一方面在機(jī)關(guān)、企事業(yè)等單位中，辦公系統(tǒng)產(chǎn)生的電子文件是最需要解決歸檔問(wèn)題的首要部分，因此將涉及范圍限制在公務(wù)活動(dòng)范圍內(nèi)，符合當(dāng)時(shí)的實(shí)際情況。彼時(shí)的《辦法》還沒(méi)有對(duì)電子文件的概念進(jìn)行界定。在《辦法》出臺(tái)后兩年，2014年的《電子檔案管理基本術(shù)語(yǔ)》（DA/T 58-2014）中即同時(shí)對(duì)電子文件和電子檔案的概念進(jìn)行了界定，“電子文件”是指：“國(guó)家機(jī)構(gòu)、社會(huì)組織或個(gè)人在履行其法定職責(zé)或處理事務(wù)過(guò)程中，通過(guò)計(jì)算機(jī)等電子設(shè)備形成、辦理、傳輸和存儲(chǔ)的數(shù)字格式的各種信息記錄。電子文件由內(nèi)容、結(jié)構(gòu)、背景組成”，“電子檔案”在此基礎(chǔ)上進(jìn)一步界定為：“具有憑證、查考和保存價(jià)值并歸檔保存的電子文件及其相關(guān)信息的集合”。此時(shí)的電子檔案來(lái)源就包括個(gè)人形成的電子文件，同時(shí)事由上也不再局限為公務(wù)，還包括“履行其法定職責(zé)或處理事務(wù)”，并且明確將數(shù)字化掃描件排除在外。從《辦法》到《電子檔案管理基本術(shù)語(yǔ)》，再到《檔案法》，在調(diào)整和修正的過(guò)程中，可以看出“電子檔案”的定義不斷被完善和規(guī)范，這是一個(gè)進(jìn)步，并且在之后出臺(tái)的一系列標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范中，基本采用“電子檔案”的提法。

（二）具有繼承性和發(fā)展性

在《辦法》制定時(shí)，我國(guó)檔案學(xué)界對(duì)電子文件的研究已經(jīng)有一定的研究成果。有學(xué)者認(rèn)為[5]，我國(guó)最早與電子文件有關(guān)的論文是丁華東與張斌在1994年共同翻譯的美國(guó)《檔案工作者》中馬格麗特·赫德斯托姆的《電子文件研究的框架》。之后，我國(guó)國(guó)家檔案局在1996年成立了電子文件歸檔與檔案管理研究領(lǐng)導(dǎo)小組，負(fù)責(zé)研究制定相關(guān)的標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范。1999年，我國(guó)新的《合同法》出臺(tái)，提出采用電子文件的證據(jù)性，推動(dòng)了檔案學(xué)界對(duì)電子文件的重視和研究，這一時(shí)期相關(guān)的論文數(shù)量也大量增加。2000年之后，與電子文件相關(guān)的法律標(biāo)準(zhǔn)和理論成果都有了一定的進(jìn)展。在法律標(biāo)準(zhǔn)方面，2002年全面修改完善了《電子文件歸檔與管理規(guī)范》并頒布實(shí)施（現(xiàn)為2016年版）、2004年頒布《中華人民共和國(guó)電子簽名法》、2010年發(fā)布的《數(shù)字檔案館建設(shè)指南》等；在理論成果方面，馮惠玲主編的《電子文件管理教程》于2001年出版，其雛形為1998年的六篇《擁有新記憶——電子文件管理研究》[6]系列論文，還有劉家真2003年出版的《電子文件管理理論與實(shí)踐》、張正強(qiáng)[7]發(fā)表的《論電子文件管理元數(shù)據(jù)的需求分析方法與保證原則》等及劉越男[8]發(fā)表的《電子文件檢索初探》等多篇論文。在眾多研究基礎(chǔ)上，2009年出臺(tái)了《暫行辦法》，并于2012年進(jìn)一步細(xì)化形成該《辦法》，《辦法》中涉及的管理對(duì)象、操作方法、名詞內(nèi)涵等，都是經(jīng)過(guò)眾多學(xué)者的研究和長(zhǎng)期的思考，具有繼承性。

隨著2012年《辦法》的頒布執(zhí)行，相關(guān)細(xì)化的標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范和理論研究也應(yīng)運(yùn)而生，如《檔案關(guān)系型數(shù)據(jù)庫(kù)轉(zhuǎn)換為XML文件的技術(shù)規(guī)范》（DA/T 57-2014）、《電子檔案管理基本術(shù)語(yǔ)》（DA/T 58-2014）、《電子檔案管理系統(tǒng)基本功能規(guī)定》（2017年發(fā)布）、《文書(shū)類(lèi)電子檔案檢測(cè)一般要求》（DA/T 70-2018）、《電子檔案單套管理一般要求》（DA/T 92-2022）等，這一系列標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范著重于對(duì)電子檔案整個(gè)管理過(guò)程中涉及的具體細(xì)節(jié)進(jìn)行局部聚焦和重點(diǎn)突破。筆者以2012年為時(shí)間節(jié)點(diǎn)，將《辦法》中的要求與其他標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行縱向?qū)Ρ龋瑲w納如下表：

從表1中可以看出，在《辦法》出臺(tái)之前，可依據(jù)的相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)較少，當(dāng)時(shí)更多的是集中在對(duì)電子文件元數(shù)據(jù)的研究上，2012年《辦法》出臺(tái)后，對(duì)電子檔案的研究逐漸深入，相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范也逐漸完善，如載體標(biāo)識(shí)、存儲(chǔ)規(guī)范和管理要求等，使《辦法》中的內(nèi)容能夠在后續(xù)其他標(biāo)準(zhǔn)中得到延伸，具有發(fā)展性。

三、《辦法》存在的問(wèn)題及思考

（一）未對(duì)核心術(shù)語(yǔ)進(jìn)行定義和說(shuō)明

1.電子檔案數(shù)據(jù)?！掇k法》除了在移交和接收流程中多次提及“電子檔案數(shù)據(jù)”，其余都是用“電子檔案”來(lái)指稱(chēng)。電子檔案與電子檔案數(shù)據(jù)之間的區(qū)別是否在于“數(shù)據(jù)”一詞，而“數(shù)據(jù)”究竟包括哪些內(nèi)容也并未進(jìn)行說(shuō)明。檔案學(xué)界對(duì)“檔案數(shù)據(jù)”一詞的定義一直存在爭(zhēng)議，目前存在多種解釋?zhuān)鐢?shù)據(jù)說(shuō)、文件說(shuō)、信息說(shuō)等[9]，但總的來(lái)說(shuō)，“檔案數(shù)據(jù)”是同時(shí)具有檔案性和數(shù)據(jù)性的，要厘清“電子檔案數(shù)據(jù)”，應(yīng)從概念的內(nèi)涵和外延進(jìn)行理解。從外延上看，一是《辦法》中將元數(shù)據(jù)單獨(dú)提出要與電子檔案一同保存，可以看出元數(shù)據(jù)不包含在電子檔案數(shù)據(jù)中。二是電子檔案是在處理公務(wù)過(guò)程中形成的對(duì)國(guó)家和社會(huì)具有保存價(jià)值并歸檔保存的電子文件，說(shuō)明電子檔案來(lái)源于電子文件，非檔案內(nèi)容本身的數(shù)據(jù)則不屬于電子檔案數(shù)據(jù)的范圍之內(nèi)，如檔案庫(kù)房溫濕度傳感器產(chǎn)生的數(shù)據(jù)，檔案網(wǎng)站的瀏覽記錄、查閱數(shù)據(jù)，RFID技術(shù)應(yīng)用時(shí)產(chǎn)生的數(shù)據(jù)，檔案信息系統(tǒng)產(chǎn)生的管理數(shù)據(jù)，檔案統(tǒng)計(jì)系統(tǒng)的數(shù)據(jù)，檔案信息共享平臺(tái)的日志等[10]。三是既然為“數(shù)據(jù)”，那么所歸檔的內(nèi)容應(yīng)該是數(shù)據(jù)化的，而非數(shù)字化的，即通過(guò)數(shù)字化掃描的檔案資源不包括在電子檔案數(shù)據(jù)中，不應(yīng)按照《辦法》的要求歸檔。從內(nèi)涵上看，電子文件由內(nèi)容、結(jié)構(gòu)和背景組成。電子檔案是具有憑證、查考和保存價(jià)值并歸檔保存的電子文件[11]。那么電子檔案是從電子文件中來(lái)的，電子檔案數(shù)據(jù)應(yīng)為電子檔案的一種表現(xiàn)形式，并且對(duì)應(yīng)包括內(nèi)容數(shù)據(jù)、結(jié)構(gòu)數(shù)據(jù)和背景數(shù)據(jù)。內(nèi)容是指以音頻、字符、圖像、視頻、圖形等形式表示的電子檔案的主體信息。結(jié)構(gòu)是電子檔案的存儲(chǔ)方式和內(nèi)容組織，包括物理結(jié)構(gòu)和邏輯結(jié)構(gòu)。背景包括來(lái)源背景、行政背景、技術(shù)背景及業(yè)務(wù)流程背景等，是電子檔案形成、傳輸、使用和維護(hù)的框架。而元數(shù)據(jù)是描述電子檔案的內(nèi)容、結(jié)構(gòu)、背景及整個(gè)管理過(guò)程的數(shù)據(jù)，雖不包含在電子檔案數(shù)據(jù)內(nèi)，但保存描述信息有助于保存和查找內(nèi)容信息，所以移交時(shí)應(yīng)將電子檔案數(shù)據(jù)及描述電子檔案的元數(shù)據(jù)作為一個(gè)整體移交。

2.移交和接收。《辦法》中并未對(duì)移交和接收進(jìn)行定義，歸檔是按照國(guó)家規(guī)定將具有保存價(jià)值的電子文件及其元數(shù)據(jù)的保管權(quán)交給檔案部門(mén)的過(guò)程。移交是按照國(guó)家規(guī)定將電子檔案的保管權(quán)交給檔案館的過(guò)程。從定義上看，歸檔和移交的區(qū)別在于，歸檔的對(duì)象是電子文件，而移交的對(duì)象是已經(jīng)歸檔的電子文件，所以《辦法》在“電子檔案移交”一章中，全部是用“電子檔案”一詞而非“電子文件”，這也是《辦法》首次使用“電子檔案”的原因，體現(xiàn)其嚴(yán)謹(jǐn)和規(guī)范。

接收是指檔案館、檔案室按照國(guó)家規(guī)定收存電子檔案的過(guò)程。同樣的，移交時(shí)已經(jīng)是電子檔案，那么接收的也同樣是電子檔案。通過(guò)對(duì)移交和接收定義的剖析，可以更深入地理解什么是移交和接收，以及移交的是電子檔案的保管權(quán)，而接收的是電子檔案。

《辦法》應(yīng)對(duì)核心概念的定義進(jìn)行厘清，方便讀者參照?qǐng)?zhí)行，避免產(chǎn)生語(yǔ)意不清，執(zhí)行不到位的情況。

（二）技術(shù)要求不明晰

相比于《暫行辦法》，《辦法》中提出的要求更明確、更具體，總體上是進(jìn)步的，但《辦法》中個(gè)別規(guī)定的技術(shù)難度比較高，所指代的相關(guān)規(guī)定模糊不清，又未給出具體要求，具體操作時(shí)難以落地。

文中多次提及要將交接、遷移、轉(zhuǎn)換等信息補(bǔ)充進(jìn)元數(shù)據(jù)中，并采用基于XML的封裝方式組織檔案數(shù)據(jù)，但對(duì)于元數(shù)據(jù)的描述信息、描述方法、組織結(jié)構(gòu)等，并未給出具體要求，也沒(méi)有明確指出應(yīng)參照哪個(gè)標(biāo)準(zhǔn)來(lái)封裝。再如第七條要求“電子檔案的文件格式按照國(guó)家有關(guān)規(guī)定執(zhí)行”，其中“國(guó)家有關(guān)規(guī)定”的指代就不明確，第十條“光盤(pán)應(yīng)當(dāng)符合歸檔要求”及“移交單位應(yīng)當(dāng)按照有關(guān)要求進(jìn)行光盤(pán)數(shù)據(jù)刻錄及檢測(cè)”等，歸檔對(duì)光盤(pán)是什么要求，怎樣才能確保存儲(chǔ)安全及長(zhǎng)久可用，究竟是對(duì)照《辦法》出臺(tái)前的規(guī)定進(jìn)行參考，還是對(duì)照出臺(tái)后仍在不斷完善的標(biāo)準(zhǔn)體系進(jìn)行參考，都沒(méi)有明確指出，給實(shí)際操作留下空間。

在移交和接收兩個(gè)環(huán)節(jié)中，都涉及對(duì)電子檔案進(jìn)行“四性”檢測(cè)，《辦法》也作了簡(jiǎn)要說(shuō)明，但依然未明確應(yīng)該制定怎樣的檢測(cè)策略，將哪些項(xiàng)與哪些項(xiàng)進(jìn)行比對(duì)就可以確保其準(zhǔn)確性，通過(guò)什么樣的技術(shù)手段可以確保其安全性。由于“四性”檢測(cè)對(duì)檔案管理系統(tǒng)要求很高，具體如何實(shí)施關(guān)系到系統(tǒng)功能如何實(shí)現(xiàn)，《辦法》沒(méi)有明確指出會(huì)使執(zhí)行過(guò)程受阻。

《辦法》于2012年提出，至今已有十余年，隨著檔案管理理念的提升和信息技術(shù)的發(fā)展，實(shí)踐過(guò)程中已有諸多成果。2022年與《辦法》相配套的《規(guī)程》應(yīng)運(yùn)而生，《規(guī)程》對(duì)概念界定、流程規(guī)范和操作細(xì)節(jié)都進(jìn)行了更詳細(xì)的規(guī)定和描述，使電子檔案移交與接收在實(shí)操中有據(jù)可依。從原先《暫行辦法》側(cè)重宏觀(guān)的需求描述，到《辦法》的要求細(xì)化，再到《規(guī)程》的詳細(xì)說(shuō)明，我國(guó)電子檔案移交與接收經(jīng)歷了從起步到發(fā)展再到成熟的過(guò)程，這個(gè)過(guò)程是無(wú)數(shù)檔案人的摸索、實(shí)踐和研究的智慧結(jié)晶，也是我國(guó)電子檔案發(fā)展的成果之一。

*本文系2023年度廣東省檔案局科技項(xiàng)目“基于區(qū)塊鏈存證的高校電子文件歸檔應(yīng)用研究（項(xiàng)目批準(zhǔn)編號(hào)YDK-315-2023）”的階段性研究成果。

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作者單位：深圳信息職業(yè)技術(shù)學(xué)院