檔案目錄數(shù)據(jù)匯集制度運行模式研究

曹宇 王暢

摘要：《中華人民共和國檔案法實施條例》的公布，為新時代檔案工作的實踐提供了具體的實施細則和新的法規(guī)遵循。論文基于《中華人民共和國檔案法實施條例》第二十五條，從適應檔案事業(yè)發(fā)展階段的需求、規(guī)范國有檔案管理、檔案信息資源開發(fā)利用和檔案目錄數(shù)據(jù)安全四個方面探討檔案目錄數(shù)據(jù)匯集制度產生的必要性，并以PDCA模型為基礎構建檔案目錄數(shù)據(jù)匯集制度的運行模式，以期為檔案目錄數(shù)據(jù)匯集制度的建立和實施提供參考。

關鍵詞：中華人民共和國檔案法實施條例 檔案目錄數(shù)據(jù)匯集制度 PDCA循環(huán) 運行模式

Abstract： The Publicity of the Regulations on the Implementation of the Archives Law of the Peoples Republic of China has provided specific implementation rules and new regulations for the practice of archives work in the new era. Based on Article 25 of the Regulations on the Im？ plementation of the Archives Law of the Peo？ ples Republic of China， this paper discusses the necessity of establishing archives catalog data collection system from four aspects： adapting to the needs of the development stage of archives undertaking， standardizing the management of state- owned archives， developing and utilizing archival information resources and strengthening the security of archival catalog data， and con？ structs the operation mode of the catalog data collection system based on the PDCA model，so as to provide reference for the establishment and implementation of the archival catalog data collection system.

Keywords： Regulations on the Implementa？ tion of the Archives Law of the Peoples Repub？ lic of China； Archives catalog data collection sys？ tem； PDCA cycle； Operation mode

隨著2021年新修訂的《中華人民共和國檔案法》的施行，檔案事業(yè)步入了新的發(fā)展階段。檔案目錄數(shù)據(jù)匯集工作是檔案管理的重要組成部分，從傳統(tǒng)的紙質檔案資料目錄報送到如今的電子檔案目錄數(shù)據(jù)的移交，檔案目錄數(shù)據(jù)匯集的形式也在不斷變革。2024年1月12日，李強總理簽署第772號國務院令，公布《中華人民共和國檔案法實施條例》（以下簡稱《條例》），自2024年3月1日起施行，其中首次以法規(guī)的形式提出“目錄數(shù)據(jù)匯集”，這為全國各級綜合檔案館的檔案目錄工作提出了新的要求，也為檔案目錄數(shù)據(jù)匯集制度的建立和實施提供了法規(guī)參考。

一、檔案目錄數(shù)據(jù)匯集制度產生的必要性

（一）檔案目錄數(shù)據(jù)匯集制度是適應檔案事業(yè)發(fā)展的階段性要求

我國檔案事業(yè)發(fā)展至今，經歷了九個五年發(fā)展規(guī)劃（計劃）時期，并發(fā)布了實施規(guī)劃文件。從可獲取的全國檔案事業(yè)發(fā)展規(guī)劃對檔案目錄工作的要求中（見表1）可以發(fā)現(xiàn)，無論是各類檔案目錄中心或檔案目錄數(shù)據(jù)庫的建設、檔案目錄的開放公布、檔案編目，還是電子檔案目錄移交進館，這些工作都離不開檔案目錄數(shù)據(jù)的匯集，檔案目錄數(shù)據(jù)匯集工作貫穿于檔案事業(yè)發(fā)展的各個階段。依據(jù)檔案事業(yè)發(fā)展規(guī)劃，全國各級綜合檔案館積極響應相關要求，規(guī)劃好、做好檔案目錄數(shù)據(jù)匯集工作，例如浙江省檔案館啟動省直單位檔案目錄數(shù)據(jù)收集工作，采用線上收集模式，收集包括室藏所有不涉密的文書檔案案卷級目錄、文書檔案卷內文件級目錄、文書檔案歸檔文件目錄、照片檔案目錄等，并通過不斷優(yōu)化和完善線上操作功能和操作環(huán)境，保障第一批檔案目錄數(shù)據(jù)收集工作的完成，促進館室檔案目錄數(shù)據(jù)庫的建立。[1]然而，由于重視程度不同、工作流程不統(tǒng)一、制度不完善等原因，全國各級綜合檔案館的檔案目錄數(shù)據(jù)匯集工作的完成情況也參差不齊，如何更有效地進行檔案目錄數(shù)據(jù)匯集工作，以滿足檔案事業(yè)發(fā)展至今提出的新需求，已經成為一個亟待解決的問題。因此，國家檔案局在檔案事業(yè)發(fā)展到新階段的背景下，在檔案目錄數(shù)據(jù)匯集工作積累了一定經驗的情況下，提出建立和實施檔案目錄數(shù)據(jù)匯集制度十分必要。

（二）檔案目錄數(shù)據(jù)匯集制度是規(guī)范管理國有檔案的前提保障

全國各級綜合檔案館基于國家相關標準制定各自檔案目錄數(shù)據(jù)庫結構標準的政策文件，例如浙江省檔案局發(fā)布《浙江省綜合檔案館電子目錄數(shù)據(jù)庫結構與交換格式》，河南省檔案局發(fā)布《河南省檔案館文書檔案目錄數(shù)據(jù)庫結構規(guī)范》，助力檔案目錄數(shù)據(jù)匯集工作的有效開展。但這只是目錄數(shù)據(jù)著錄和結構的具體規(guī)定，并沒有統(tǒng)一完善的制度來規(guī)范檔案目錄數(shù)據(jù)的匯集。各級綜合檔案館由于管理水平、管理條件和管理人員的不同，所制定的檔案目錄數(shù)據(jù)匯集運行機制的質量也參差不齊，可能會出現(xiàn)匯集范圍不同和匯集工作效率不高的情況，影響后續(xù)的國有檔案管理工作。《條例》中詳細規(guī)定了檔案目錄數(shù)據(jù)匯集的范圍，既明確了國有檔案中具有永久保存價值的檔案匯集的范圍，為各級綜合檔案館提供了收集國有檔案的范圍，避免國有檔案的漏收漏存；又推動了制度的建立和實施，促進檔案目錄數(shù)據(jù)匯集工作高質量、高標準、高效率進行，為國有檔案的規(guī)范管理提供了前提保障。

（三）檔案目錄數(shù)據(jù)匯集制度是支撐檔案信息資源開發(fā)利用的重要基石

隨著檔案信息化建設的不斷推進，檔案數(shù)字化工作獲得了長足的發(fā)展。檔案數(shù)字化工作為檔案目錄工作提供了大量可著錄的檔案信息資源，形成的目錄數(shù)據(jù)為檔案信息資源的開發(fā)利用提供資源支撐。目前，全國各級檔案館通過在檔案網(wǎng)站上公布開放檔案目錄等方式，使社會各界可以便捷、快速地查詢到所需的檔案信息資源。例如湖北省檔案館官網(wǎng)的目錄數(shù)據(jù)庫設置開放目錄、專題目錄、原文檔案欄目，根據(jù)不同欄目設定不同檢索項，以開放目錄為例，用戶可以通過查詢檔號、題名、密級、起止時間、主題詞進行精確搜索或模糊搜索。檔案信息資源的開發(fā)利用需要檔案館提供高質、充足、體系化的檔案目錄數(shù)據(jù)資源，這要求檔案館具備一套完整的運行機制和管理流程，即建立和實施檔案目錄數(shù)據(jù)匯集制度，并發(fā)揮其基礎性作用。

（四）檔案目錄數(shù)據(jù)匯集制度是保障檔案目錄數(shù)據(jù)安全的重要防線

在復雜的網(wǎng)絡環(huán)境和計算機技術廣泛應用的背景下，檔案部門的工作方式不斷轉型升級的同時，檔案目錄數(shù)據(jù)也面臨著一定的安全隱患。例如，在管理環(huán)節(jié)方面，由于有自然災害、黑客攻擊等不穩(wěn)定的因素存在，如果檔案目錄數(shù)據(jù)的備份不當、維護工作不到位，極易導致目錄數(shù)據(jù)的丟失；在監(jiān)管方面，如果沒有建立有效的監(jiān)管體系或監(jiān)管機制，不能做到及時有效審查監(jiān)督，可能會出現(xiàn)目錄數(shù)據(jù)錄入錯誤或不準確等情況。因此，需要建立和實施目錄數(shù)據(jù)匯集制度，從多方面對檔案目錄數(shù)據(jù)匯集進行規(guī)定，建立安全保護防線，保障檔案目錄數(shù)據(jù)安全。

二、檔案目錄數(shù)據(jù)匯集制度運行模式設計

（一）檔案目錄數(shù)據(jù)匯集制度運行模式：PDCA循環(huán)理論的應用

依上文所述，本文將運用PDCA循環(huán)理論構建檔案目錄數(shù)據(jù)匯集制度的運行模式。PDCA循環(huán)又叫戴明環(huán)，由美國學者休哈特首先提出，后來由戴明推廣應用于質量管理體系，主要包括四個層次：計劃（Plan，P）、執(zhí)行（Do，D）、檢查（Check，C）、總結（Act，A）。[7]PDCA循環(huán)適用于檔案目錄數(shù)據(jù)匯集制度的運行模式的構建，原因有以下兩點：一是PDCA循環(huán)是基于質量管理理念的提出，是為了在發(fā)現(xiàn)問題和解決問題的不斷循環(huán)中提升研究對象的質量，而檔案目錄數(shù)據(jù)匯集制度是新提出的制度，其建立和實施需要不斷地探索、實施、檢驗和改進，最終形成一項完整的制度；二是PDCA循環(huán)理論的應用具有環(huán)環(huán)相扣的特點，每一階段都緊密聯(lián)系，上一階段是下一階段的依據(jù)或基礎，下一階段是上一階段的承接或具體實施，其階段的設置符合檔案目錄數(shù)據(jù)匯集制度的運行，為檔案目錄數(shù)據(jù)匯集的運行模式構建框架提供參考（見圖1）。

（二）檔案目錄數(shù)據(jù)匯集制度運行模式：具體構建

1.計劃階段（Plan）：制定計劃。檔案目錄數(shù)據(jù)匯集制度的運行首先要制定計劃，可以從明確目標、識別政策和界定職責三個方面制定，統(tǒng)領整個檔案目錄數(shù)據(jù)匯集制度的運行。

（1）明確目標：檔案目錄數(shù)據(jù)匯集制度提出的核心目標是規(guī)范檔案行業(yè)目錄數(shù)據(jù)匯集工作，建立系統(tǒng)、完善的目錄數(shù)據(jù)匯集工作流程和檢查機制，以期發(fā)揮資政參考、目錄數(shù)據(jù)共享、提供利用等作用。

（2）識別政策：依據(jù)檔案目錄工作的相關法律法規(guī)、標準規(guī)范等。檔案目錄數(shù)據(jù)匯集工作應執(zhí)行《條例》要求，參照《中國檔案機讀目錄格式》《檔號編制規(guī)則》《檔案著錄規(guī)則》《文書類電子文件元數(shù)據(jù)方案》等行業(yè)標準規(guī)范，以及全國檔案事業(yè)發(fā)展規(guī)劃、《全國檔案信息化建設實施綱要》等政策文件進行檔案目錄數(shù)據(jù)匯集工作。

（3）界定職責：明確各參與主體的責任權限。根據(jù)《條例》第二十五條規(guī)定，目錄數(shù)據(jù)匯集制度的實施具有三方主體：一是監(jiān)管主體：縣級以上檔案主管部門，負責監(jiān)管目錄數(shù)據(jù)匯集工作的實施過程和結果；二是接收主體：國家檔案館，為匯集主體提供目錄數(shù)據(jù)匯集平臺；三是匯集主體：各級國家檔案館、機關、群團組織、國有企業(yè)事業(yè)單位、其他單位或個人，按照《條例》要求采集應匯集的目錄數(shù)據(jù)，向接收主體報送。

2.執(zhí)行階段（Do）：執(zhí)行計劃。該階段的任務是以計劃階段的規(guī)劃、政策、職責等為基礎來執(zhí)行具體環(huán)節(jié)的任務，以期實現(xiàn)檔案目錄數(shù)據(jù)匯集制度的目標。檔案目錄數(shù)據(jù)匯集工作在執(zhí)行階段的實施流程（見圖2），主要分為兩個階段：一是在檔案目錄數(shù)據(jù)采集階段中，匯集主體進行目錄數(shù)據(jù)采集工作。目錄數(shù)據(jù)采集階段是檔案目錄數(shù)據(jù)匯集工作的基礎環(huán)節(jié)，決定了后續(xù)目錄數(shù)據(jù)匯集工作的質量和利用效果。因此，目錄數(shù)據(jù)的采集應有序、規(guī)范地進行，包括明確采集的范圍、采集的要求、采集的方式等。二是在檔案目錄數(shù)據(jù)匯集階段中，依托國家檔案館建立目錄數(shù)據(jù)匯集接收平臺進行匯集工作。檔案目錄數(shù)據(jù)匯集階段是目錄數(shù)據(jù)匯集工作的核心環(huán)節(jié)。在這一階段國家綜合檔案館應建立目錄數(shù)據(jù)匯集平臺，對接匯集主體，接收目錄數(shù)據(jù)。首先該平臺應設置公開和非公開兩類目錄數(shù)據(jù)庫入口，并以此來設置用戶權限，確保目錄數(shù)據(jù)匯集工作中的目錄數(shù)據(jù)安全。其次是設置目錄數(shù)據(jù)庫的類別，以利于后續(xù)的查找利用。最后是從功能角度入手，平臺應具備目錄數(shù)據(jù)集成、目錄數(shù)據(jù)發(fā)布與更新、目錄數(shù)據(jù)檢索查詢、目錄數(shù)據(jù)統(tǒng)計與分析四項基本功能。

3.檢查階段（Check）：檢查執(zhí)行效果。在檢查階段，各級檔案主管部門應發(fā)揮主體作用，統(tǒng)籌監(jiān)管檔案目錄數(shù)據(jù)匯集工作的執(zhí)行。為了確保監(jiān)管的全面性和有效性，避免因監(jiān)管環(huán)節(jié)的缺失造成目錄數(shù)據(jù)的丟失、損害，應根據(jù)檔案目錄數(shù)據(jù)匯集制度執(zhí)行的階段，實行協(xié)同監(jiān)管模式，包括內部監(jiān)管和外部監(jiān)管兩個層面：內部監(jiān)管主要指檔案部門的自我監(jiān)管，外部監(jiān)管主要指同行或者相關部門的監(jiān)管（見表2）。在明確監(jiān)管主體之后，應制定相應的監(jiān)管流程（見圖3）。這里需要注意的是，為了避免涉密檔案數(shù)據(jù)發(fā)生泄露、竊取等危害檔案數(shù)據(jù)安全的情況發(fā)生，檔案主管部門應當在制定監(jiān)管方案時對目錄數(shù)據(jù)實行分類監(jiān)管，公開的目錄數(shù)據(jù)可進行協(xié)同監(jiān)管，非公開的目錄數(shù)據(jù)應根據(jù)保密程度分配監(jiān)管主體。

4.總結階段（Act）：總結經驗問題?？偨Y階段是對以上三個階段運行過程的總結，對取得的良好成果形成經驗繼續(xù)保持，對出現(xiàn)的問題進行反思，以便在下一個循環(huán)中不斷改進優(yōu)化。根據(jù)對計劃階段、執(zhí)行階段和檢查階段的設計，可以總結出其核心問題即質量控制問題。關于質量控制的完善可以從三個層面來保障：規(guī)則層、系統(tǒng)層和人員隊伍。[8]首先是規(guī)則層，除了已有的政策文件和行業(yè)標準，檔案部門應該根據(jù)目錄數(shù)據(jù)匯集工作實際制定政策和標準，既能為檔案目錄數(shù)據(jù)匯集主體提供統(tǒng)一的參照，也能提高檔案目錄數(shù)據(jù)接收主體的工作效率，減少不必要的重復性工作；其次是系統(tǒng)層，這需要各方主體對自己的系統(tǒng)從目錄數(shù)據(jù)匯集的標準格式、安全性、監(jiān)管等多方面進行升級完善；最后是人員隊伍，人員隊伍的配備要貫穿于檔案目錄數(shù)據(jù)匯集工作的各環(huán)節(jié)，包括匯集階段的編目人員、數(shù)據(jù)匯集人員、數(shù)據(jù)檢查審查人員、系統(tǒng)管理人員、數(shù)據(jù)提交人員、數(shù)據(jù)匯集責任者等，并對不同的人員隊伍進行相應的培訓，提升專業(yè)素質和相關意識，如安全保密意識等，進而提升檔案目錄數(shù)據(jù)匯集工作的質量。

三、結語

檔案目錄數(shù)據(jù)匯集工作正處于全面發(fā)展的階段，目錄數(shù)據(jù)匯集法規(guī)的提出推動了目錄數(shù)據(jù)匯集制度的形成，該制度是促進檔案目錄數(shù)據(jù)匯集工作科學規(guī)范、高效有序推進的重要保障，也是提升檔案工作質量和效率的基礎性制度。本文通過對該條款進行分析，并基于PDCA模型從計劃、執(zhí)行、檢查和總結四個環(huán)節(jié)對檔案目錄數(shù)據(jù)匯集制度運行模式進行研究，希望對檔案目錄數(shù)據(jù)匯集工作提供幫助。當然，這項制度的最終形成需要經歷提出、建立、實施和完善四個發(fā)展階段，是一個長期、系統(tǒng)且復雜的工程，目前還處于第一個階段，因而還需要各級檔案部門、相關領域的專家學者等各方主體的積極參與和共同推進。

*本文系2023年度遼寧省社會科學規(guī)劃基金項目“人工智能在檔案開放利用中的優(yōu)化策略研究”項目（項目編號：L23BTQ003）研究成果之一。

注釋及參考文獻：

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[7]趙宏，陳麗婭.基于PDCA循環(huán)的高校教學管理流程再造[J].現(xiàn)代教育管理，2015（2）：76-80.

[8]徐晶晶，葛紅梅.NSTL聯(lián)合目錄書目數(shù)據(jù)質量控制體系建設[J].數(shù)字圖書館論壇，2021（9）：11-18.

作者單位：遼寧大學信息資源管理學院