李慧娟
(霍州煤電集團(tuán)有限責(zé)任公司,臨汾 031400)
在信息時(shí)代,企業(yè)紛紛創(chuàng)建信息化工作平臺(tái),以此向著智能化、自動(dòng)化、數(shù)字化的方向發(fā)展,旨在提高自身的核心競(jìng)爭(zhēng)力,通過(guò)技術(shù)優(yōu)勢(shì)降低成本、提高效益。在當(dāng)前企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)、管理的過(guò)程中,會(huì)產(chǎn)生海量的數(shù)據(jù)信息,需要企業(yè)采用信息技術(shù)進(jìn)行處理,并通過(guò)信息共享為各個(gè)部門開(kāi)展工作提供依據(jù)。對(duì)此,許多企業(yè)都積極探索、應(yīng)用財(cái)務(wù)共享模式,通過(guò)數(shù)據(jù)信息共享、資源共享、職能共享,確保各項(xiàng)工作的順利進(jìn)行。但是,由于各方面因素的影響,在財(cái)務(wù)共享模式的成本核算和管理中還存在一些問(wèn)題,需要企業(yè)加強(qiáng)重視并科學(xué)解決。
財(cái)務(wù)共享是指企業(yè)根據(jù)財(cái)務(wù)部門的職能,促使各個(gè)業(yè)務(wù)單位之間組織和資源的整合,確保各個(gè)部門都可以同時(shí)使用財(cái)務(wù)資源,以便于更好地服務(wù)企業(yè)的生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)活動(dòng),幫助企業(yè)降低生產(chǎn)成本,提高經(jīng)濟(jì)效益和工作效率,實(shí)現(xiàn)價(jià)值最大化目標(biāo),提高運(yùn)營(yíng)的質(zhì)量和水平。新時(shí)代對(duì)財(cái)務(wù)共享提出了新的要求,有了新的定義。財(cái)務(wù)共享是指將核算業(yè)務(wù),如成本支出、應(yīng)收、應(yīng)付、總賬、資產(chǎn)、稅務(wù)等進(jìn)行整合,通過(guò)一個(gè)中心或者多個(gè)中心進(jìn)行集中化、集約化處理[1]。
財(cái)務(wù)共享模式是指在信息技術(shù)、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的聯(lián)合應(yīng)用下對(duì)業(yè)務(wù)流程進(jìn)行梳理,并在優(yōu)化組織結(jié)構(gòu)、規(guī)范過(guò)程、提高效率、降低成本、創(chuàng)造價(jià)值的舉措下實(shí)施的一種分布式管理模式。調(diào)查發(fā)現(xiàn),世界多個(gè)企業(yè)已經(jīng)積極探索并應(yīng)用了財(cái)務(wù)共享中心。通過(guò)財(cái)務(wù)共享中心處理各項(xiàng)財(cái)務(wù)事務(wù),整合數(shù)據(jù)信息,處理賬目和財(cái)務(wù)報(bào)表等,旨在降低運(yùn)營(yíng)成本,提高效率和質(zhì)量,確保財(cái)務(wù)管理的規(guī)范化、專業(yè)化、系統(tǒng)化,有效控制財(cái)務(wù)風(fēng)險(xiǎn)。在財(cái)務(wù)共享模式下,可以對(duì)傳統(tǒng)單一、分散的財(cái)務(wù)費(fèi)用統(tǒng)計(jì)和核算進(jìn)行集中處理,將財(cái)務(wù)工作延伸到資產(chǎn)管理、合同管理、項(xiàng)目管理、數(shù)據(jù)信息管理、經(jīng)營(yíng)管理、業(yè)務(wù)管理的全過(guò)程中,最終實(shí)現(xiàn)財(cái)務(wù)共享及業(yè)財(cái)融合目標(biāo),提高財(cái)務(wù)管理的水平和質(zhì)量。
在傳統(tǒng)的財(cái)務(wù)管理模式下,財(cái)務(wù)工作范圍廣、涉及面大、環(huán)節(jié)多、業(yè)務(wù)核算量大、內(nèi)容重復(fù)、流程煩瑣,而且集團(tuán)企業(yè)下有多個(gè)子公司,覆蓋范圍廣,項(xiàng)目涉及多個(gè)地區(qū),導(dǎo)致企業(yè)財(cái)務(wù)管理難度大、成本高、風(fēng)險(xiǎn)控制難度大、專業(yè)人才匱乏。在財(cái)務(wù)共享模式下,可以對(duì)原有的財(cái)務(wù)管理模式進(jìn)行創(chuàng)新、改進(jìn),對(duì)財(cái)務(wù)部門的職能進(jìn)行延伸,并優(yōu)化組織形式,促使業(yè)務(wù)流程更加規(guī)范、專業(yè)、嚴(yán)謹(jǐn),財(cái)務(wù)賬目處理更加專業(yè)、可靠;可以幫助企業(yè)創(chuàng)建新業(yè)務(wù),擴(kuò)大運(yùn)營(yíng)范圍和生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)規(guī)模,促使財(cái)務(wù)人員有充足的精力和時(shí)間處理核心業(yè)務(wù),將基層財(cái)務(wù)工作和業(yè)務(wù)工作進(jìn)行深度融合,讓財(cái)務(wù)人員主動(dòng)參與到業(yè)務(wù)活動(dòng)中、決策中、制度制定中,最終形成業(yè)財(cái)融合一體化局面。此外,一些企業(yè)還采用財(cái)務(wù)外包模式,這種模式成本高、效率低,財(cái)務(wù)共享模式的出現(xiàn)可以有效解決財(cái)務(wù)外包模式的問(wèn)題。調(diào)查發(fā)現(xiàn),如果企業(yè)外包業(yè)務(wù)活動(dòng)較多、范圍較廣,會(huì)產(chǎn)生規(guī)模效應(yīng),導(dǎo)致企業(yè)投資成本增加。而在財(cái)務(wù)共享模式下,可以縮減業(yè)務(wù)量,提高業(yè)務(wù)質(zhì)量和業(yè)務(wù)效率,確保財(cái)務(wù)人員隊(duì)伍穩(wěn)定,財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)信息安全、可靠、真實(shí)。對(duì)此,企業(yè)需要積極采用財(cái)務(wù)共享模式,加強(qiáng)人才隊(duì)伍建設(shè),提高人才儲(chǔ)備量,確保自身的健康發(fā)展。另外,在財(cái)務(wù)共享模式下需要設(shè)立財(cái)務(wù)共享中心,制定一整套可靠、完整的業(yè)務(wù)操作流程和規(guī)章制度,有效解決傳統(tǒng)財(cái)務(wù)管理模式的問(wèn)題,完善職能,精簡(jiǎn)內(nèi)容,提高運(yùn)營(yíng)水平,優(yōu)化組織結(jié)構(gòu),整合資源,降低成本,提高效益[2]。
企業(yè)要想更好地實(shí)現(xiàn)財(cái)務(wù)共享目標(biāo),確保數(shù)據(jù)信息、資源的共享,就需要科學(xué)利用網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù),創(chuàng)建財(cái)務(wù)共享服務(wù)平臺(tái)。但是,因?yàn)榫W(wǎng)絡(luò)技術(shù)本身的缺陷,導(dǎo)致財(cái)務(wù)共享服務(wù)平臺(tái)的功能、荷載、存儲(chǔ)量都有一定的限制。在平臺(tái)創(chuàng)建后,企業(yè)需要根據(jù)要求構(gòu)建企業(yè)資源計(jì)劃(ERP)系統(tǒng),并統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)、優(yōu)化流程。但是,一些企業(yè)沒(méi)有根據(jù)該系統(tǒng)要求制定統(tǒng)一的財(cái)務(wù)管理制度,沒(méi)有規(guī)范財(cái)務(wù)流程,導(dǎo)致信息技術(shù)操作不當(dāng)、財(cái)務(wù)信息泄露、失真問(wèn)題多發(fā),無(wú)法順利實(shí)現(xiàn)企業(yè)的總體戰(zhàn)略目標(biāo)[3]。
部分企業(yè)對(duì)財(cái)務(wù)共享理解不到位,模式應(yīng)用力度不強(qiáng),人們對(duì)于財(cái)務(wù)共享中心的認(rèn)知只停留在財(cái)務(wù)核算中,導(dǎo)致企業(yè)沒(méi)有根據(jù)統(tǒng)一規(guī)范和標(biāo)準(zhǔn)創(chuàng)建財(cái)務(wù)共享中心,應(yīng)用財(cái)務(wù)共享模式,導(dǎo)致企業(yè)資源配置不合理,資金安全問(wèn)題多發(fā)。而且,企業(yè)在創(chuàng)建財(cái)務(wù)共享模式的前期需要有可靠、穩(wěn)定的人才隊(duì)伍作為支撐,需要具備管理、信息技術(shù)、財(cái)務(wù)等綜合素質(zhì)型人才。對(duì)于一些大型企業(yè)而言,在財(cái)務(wù)共享模式下需要解決好語(yǔ)言交流、知識(shí)應(yīng)用方面的問(wèn)題,但是具體來(lái)看,部分企業(yè)人才流失現(xiàn)象較為嚴(yán)重[4]。
調(diào)查發(fā)現(xiàn),許多企業(yè)紛紛加強(qiáng)了財(cái)務(wù)共享中心和財(cái)務(wù)共享模式的創(chuàng)建,尤其是一些國(guó)有企業(yè)和事業(yè)單位,加大了前期投入。但是,在財(cái)務(wù)共享中心的創(chuàng)建中,需要改變?cè)械呢?cái)務(wù)核算模式和體系,需要改變內(nèi)部控制中心和流程,這會(huì)導(dǎo)致財(cái)務(wù)管控難度增加,影響因素多變。企業(yè)需要從部門、核算系統(tǒng)、核算人員等方面進(jìn)行調(diào)整、優(yōu)化,以此確保自身的管理水平符合財(cái)務(wù)共享中心的建設(shè)要求。
財(cái)務(wù)共享模式是一種新型的財(cái)務(wù)管理模式,其應(yīng)用要求高、周期長(zhǎng),在前期建設(shè)財(cái)務(wù)共享中心時(shí)投資大,耗費(fèi)的人力、物力、財(cái)力成本較高,需要財(cái)務(wù)人員在做好本職工作的同時(shí),積極學(xué)習(xí)計(jì)算機(jī)技術(shù)、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)、大數(shù)據(jù)技術(shù),了解財(cái)務(wù)共享中心的運(yùn)營(yíng)流程和模式??紤]到現(xiàn)有人才隊(duì)伍的不足,企業(yè)需要引進(jìn)先進(jìn)的技術(shù)人才,如果條件允許,還需要加強(qiáng)和科研機(jī)構(gòu)、外部咨詢公司、技術(shù)服務(wù)商、學(xué)校的聯(lián)系。在此過(guò)程中,企業(yè)也會(huì)承擔(dān)較大的稅務(wù)風(fēng)險(xiǎn)和稅務(wù)成本。此外,財(cái)務(wù)共享中心建設(shè)要素是核心技術(shù),因此企業(yè)還需要引進(jìn)區(qū)塊鏈技術(shù),整合信息系統(tǒng),有效建設(shè)完成共享服務(wù)系統(tǒng),如ERP 系統(tǒng)等,確保財(cái)務(wù)共享中心可以有效運(yùn)行。企業(yè)還需要?jiǎng)?chuàng)建財(cái)務(wù)共享服務(wù)平臺(tái),完善平臺(tái)功能和模塊,優(yōu)化系統(tǒng)運(yùn)行,這都需要耗費(fèi)大量的資金,導(dǎo)致企業(yè)經(jīng)濟(jì)壓力增大。
集團(tuán)企業(yè)可以率先實(shí)施財(cái)務(wù)共享模式,充分發(fā)揮自身的示范帶動(dòng)作用,聯(lián)合多個(gè)子公司,設(shè)立多板塊產(chǎn)業(yè)集團(tuán),改變以往的組織結(jié)構(gòu)和板塊,向著復(fù)雜、大型、綜合性產(chǎn)業(yè)集團(tuán)轉(zhuǎn)變,以此創(chuàng)建可靠、先進(jìn)的財(cái)務(wù)共享中心和ERP系統(tǒng)。另外,在后期運(yùn)營(yíng)的過(guò)程中需要?jiǎng)?chuàng)建財(cái)務(wù)共享服務(wù)平臺(tái),為多個(gè)企業(yè)提供可靠的共享服務(wù),有效發(fā)揮自身的示范帶動(dòng)作用。從財(cái)務(wù)管理層面來(lái)看,業(yè)務(wù)范圍廣、業(yè)務(wù)流程煩瑣更需要高標(biāo)準(zhǔn)、高要求的財(cái)務(wù)場(chǎng)景作為支撐。在此情況下,企業(yè)也會(huì)面臨較大的壓力。對(duì)此,各個(gè)子公司也需要在集團(tuán)企業(yè)的領(lǐng)導(dǎo)下,科學(xué)規(guī)劃發(fā)展線路和方向,制定戰(zhàn)略,通過(guò)橫向和縱向的管理,形成大財(cái)務(wù)的管理體系。后期,集團(tuán)企業(yè)還需要加強(qiáng)實(shí)踐反思和總結(jié),不斷提高信息化建設(shè)水平,加強(qiáng)管控,順利實(shí)現(xiàn)轉(zhuǎn)型,有效發(fā)揮財(cái)務(wù)共享中心的優(yōu)勢(shì)和價(jià)值。對(duì)此,集團(tuán)企業(yè)可以從以下兩個(gè)方面推進(jìn)。
第一,集團(tuán)企業(yè)需要加強(qiáng)內(nèi)部管控,通過(guò)集權(quán)進(jìn)行管控。集團(tuán)企業(yè)需要賦予各個(gè)子公司獨(dú)立核算的權(quán)力,確保子公司創(chuàng)建獨(dú)立核算的賬套體系。為了加強(qiáng)對(duì)子公司、分部門的集中管理,需要在財(cái)務(wù)共享中心下細(xì)分責(zé)任,具體分為多個(gè)責(zé)任中心,精細(xì)化地進(jìn)行財(cái)務(wù)管理。詳細(xì)核算各個(gè)部門的業(yè)務(wù)量,加強(qiáng)會(huì)計(jì)核算成本控制,把握費(fèi)用使用情況、資金分配情況和利用情況、利潤(rùn)獲取情況,然后根據(jù)具體的數(shù)據(jù)信息進(jìn)行集權(quán)管控,幫助下級(jí)子公司制定科學(xué)的目標(biāo),確保企業(yè)的健康發(fā)展。
第二,加強(qiáng)人員轉(zhuǎn)型,重視人才隊(duì)伍建設(shè)。為了更好地解決財(cái)務(wù)共享中心人才隊(duì)伍不足的問(wèn)題,需要企業(yè)積極引進(jìn)人才、培養(yǎng)人才,提高人員的綜合素養(yǎng)。企業(yè)可以設(shè)置輪崗制度,根據(jù)各個(gè)崗位人員的工作年限,科學(xué)地選調(diào)人員、配置人員,設(shè)立中高級(jí)財(cái)務(wù)管理人員,在財(cái)務(wù)共享中心下的各個(gè)板塊中實(shí)施輪崗制度。企業(yè)還需要加強(qiáng)財(cái)務(wù)共享中心工作人員的職業(yè)規(guī)劃,確保他們做好報(bào)告合并工作,做好和客戶、供應(yīng)商的交接工作,及時(shí)處理各項(xiàng)事務(wù),有效提高財(cái)務(wù)共享中心工作人員的綜合能力和素質(zhì),發(fā)揮人才的優(yōu)勢(shì)和價(jià)值。總之,企業(yè)要確保財(cái)務(wù)共享中心人員比例適中,根據(jù)時(shí)代發(fā)展要求和自身發(fā)展情況,及時(shí)增減人員,降低財(cái)務(wù)人員的壓力,提高財(cái)務(wù)管理的效果。
企業(yè)需要科學(xué)地利用網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)的優(yōu)勢(shì),對(duì)原有的財(cái)務(wù)共享中心組織架構(gòu)進(jìn)行調(diào)整、改進(jìn),根據(jù)財(cái)務(wù)共享模式的運(yùn)行特點(diǎn)和要求優(yōu)化組織結(jié)構(gòu),重新梳理流程。例如,企業(yè)可以采用大數(shù)據(jù)技術(shù)和區(qū)塊鏈技術(shù),洞察和分析行業(yè)發(fā)展態(tài)勢(shì)、市場(chǎng)變化情況,確保運(yùn)營(yíng)、業(yè)務(wù)、財(cái)務(wù)、管理等數(shù)據(jù)信息的有效連接,加強(qiáng)費(fèi)用支出控制,通過(guò)財(cái)務(wù)共享中心創(chuàng)新財(cái)務(wù)管理方法,形成財(cái)務(wù)管理新局面。加強(qiáng)區(qū)塊鏈技術(shù)試點(diǎn)工作,創(chuàng)建一站式的區(qū)塊鏈平臺(tái),通過(guò)區(qū)塊鏈財(cái)務(wù)技術(shù)不斷完善財(cái)務(wù)共享中心運(yùn)行體系,最終實(shí)現(xiàn)財(cái)務(wù)共享目標(biāo)。另外,企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)層和管理層需要重視財(cái)務(wù)共享模式的應(yīng)用,強(qiáng)化思想認(rèn)知,全方位地認(rèn)識(shí)財(cái)務(wù)共享中心創(chuàng)建的必要性和意義。根據(jù)自身實(shí)際情況做好相關(guān)技術(shù)、理論、方法和經(jīng)驗(yàn)的總結(jié)。在應(yīng)用財(cái)務(wù)共享模式的過(guò)程中,也需要專家現(xiàn)場(chǎng)指導(dǎo),加強(qiáng)對(duì)財(cái)務(wù)共享中心后期運(yùn)營(yíng)的維護(hù)和管理,做好數(shù)據(jù)分析和記錄,提高財(cái)務(wù)共享水平。此外,企業(yè)的業(yè)務(wù)人員需要提高自身的業(yè)務(wù)能力,積極學(xué)習(xí),提高自身的綜合能力[5]。
在新時(shí)代,企業(yè)需要不斷地提高業(yè)務(wù)流程的標(biāo)準(zhǔn)化水平,不斷提高財(cái)務(wù)共享中心的建設(shè)水準(zhǔn)和建設(shè)要求。通過(guò)應(yīng)用財(cái)務(wù)共享模式,有效實(shí)現(xiàn)業(yè)財(cái)融合的一體化,確保二者同步進(jìn)行,提高企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)水平,為企業(yè)創(chuàng)造更大的經(jīng)濟(jì)價(jià)值。但是,在財(cái)務(wù)共享中心下也會(huì)產(chǎn)生各種財(cái)務(wù)人員和業(yè)務(wù)人員流動(dòng)風(fēng)險(xiǎn)問(wèn)題。對(duì)此,企業(yè)需要優(yōu)化流程、制定指標(biāo)、加強(qiáng)控制,并有效防范風(fēng)險(xiǎn)。充分利用財(cái)務(wù)共享中心功能和作用實(shí)現(xiàn)財(cái)務(wù)人員轉(zhuǎn)型、經(jīng)營(yíng)轉(zhuǎn)型、財(cái)務(wù)管理轉(zhuǎn)型,確保財(cái)務(wù)人員更新思維,創(chuàng)新經(jīng)營(yíng)理念,創(chuàng)新財(cái)務(wù)管理模式。另外,在財(cái)務(wù)共享中心下也會(huì)產(chǎn)生信息安全問(wèn)題,對(duì)此企業(yè)需要做好以下幾點(diǎn)工作。
第一,設(shè)置科學(xué)的數(shù)據(jù)信息訪問(wèn)權(quán)限。企業(yè)需要對(duì)財(cái)務(wù)共享中心的登錄界面設(shè)置訪問(wèn)權(quán)限,確保系統(tǒng)操作規(guī)范和嚴(yán)謹(jǐn),嚴(yán)格用戶授權(quán),設(shè)置復(fù)雜的密碼保護(hù)系統(tǒng)[6]。并且,要在系統(tǒng)中安裝防火墻和殺毒軟件,有效預(yù)防各種病毒入侵和黑客進(jìn)入,避免各種信息泄露、竊取、丟失問(wèn)題的發(fā)生,確保數(shù)據(jù)信息的安全和完整。第二,企業(yè)需要做好數(shù)據(jù)信息的備份處理,確保在停電或者計(jì)算機(jī)故障時(shí)可以保障企業(yè)數(shù)據(jù)信息的安全。對(duì)于企業(yè)機(jī)密數(shù)據(jù)和關(guān)鍵數(shù)據(jù),需要加密處理。第三,加強(qiáng)對(duì)系統(tǒng)操作人員的管理和控制。企業(yè)需要加強(qiáng)對(duì)財(cái)務(wù)共享中心各項(xiàng)工作的管控,可以組織工作人員學(xué)習(xí)各種網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù),信息安全防護(hù)技術(shù),加強(qiáng)對(duì)財(cái)務(wù)人員的教育,提高人員的思想道德素質(zhì)和責(zé)任意識(shí),確保人員根據(jù)規(guī)范要求、規(guī)章制度開(kāi)展工作,自覺(jué)接受上級(jí)的監(jiān)督,確保信息技術(shù)安全。第四,定期對(duì)系統(tǒng)和軟件進(jìn)行優(yōu)化、升級(jí)、維護(hù),定期對(duì)硬件設(shè)備進(jìn)行檢修、維護(hù)、處理,科學(xué)配置硬件和軟件設(shè)備。
風(fēng)險(xiǎn)評(píng)估是開(kāi)展財(cái)務(wù)活動(dòng)的重要基礎(chǔ),可以通過(guò)規(guī)范業(yè)務(wù)流程來(lái)減少企業(yè)發(fā)展中遇到的問(wèn)題。財(cái)務(wù)人員的權(quán)限不同,負(fù)責(zé)的業(yè)務(wù)內(nèi)容也不同,要想提高信息傳遞效率,就必須加強(qiáng)對(duì)各部門的監(jiān)督。相較于傳統(tǒng)的財(cái)務(wù)部門,財(cái)務(wù)共享中心具有較多優(yōu)勢(shì),但也存在很多不確定因素。在信息共享前,信息中存在的錯(cuò)誤很容易被發(fā)現(xiàn),即使未被發(fā)現(xiàn)也只會(huì)影響部分業(yè)務(wù);但在信息共享后,下級(jí)人員無(wú)法獲取財(cái)務(wù)信息,會(huì)給財(cái)務(wù)工作帶來(lái)不便。面對(duì)面?zhèn)鬟f信息,更有利于財(cái)務(wù)人員熟悉業(yè)務(wù)信息,了解財(cái)務(wù)核算[7]。
總之,在當(dāng)前數(shù)字經(jīng)濟(jì)、信息時(shí)代下,企業(yè)需要重視創(chuàng)建財(cái)務(wù)共享模式,充分認(rèn)識(shí)到數(shù)據(jù)信息、資源共享的作用和價(jià)值,明確財(cái)務(wù)共享模式時(shí)代等同于業(yè)財(cái)融合時(shí)代,以此從多個(gè)方面推進(jìn),積極創(chuàng)建財(cái)務(wù)共享系統(tǒng),確保全模塊全部上線,進(jìn)入云財(cái)務(wù)時(shí)代,彰顯財(cái)務(wù)共享模式下的新里程碑。與此同時(shí),也對(duì)當(dāng)下財(cái)務(wù)人員提出了警示,必須做好轉(zhuǎn)型準(zhǔn)備,進(jìn)行高瞻遠(yuǎn)矚的規(guī)劃。