摘要:隨著我國全面進(jìn)入信息化時(shí)代,信息技術(shù)為各行業(yè)帶來了全新的發(fā)展與變革。殘聯(lián)的會(huì)計(jì)檔案工作在信息技術(shù)輔助下也發(fā)生了全新的改變,力求實(shí)現(xiàn)會(huì)計(jì)檔案管理信息化轉(zhuǎn)型。但在實(shí)際信息化轉(zhuǎn)型過程中仍舊存在著不足,需充分進(jìn)行會(huì)計(jì)檔案工作的創(chuàng)新,方能構(gòu)建現(xiàn)代化的殘聯(lián)會(huì)計(jì)檔案管理體系,推動(dòng)殘疾人事業(yè)的高質(zhì)量發(fā)展。本文將基于信息化時(shí)代背景,對(duì)殘聯(lián)會(huì)計(jì)檔案工作進(jìn)行深入研究,闡述當(dāng)前殘聯(lián)會(huì)計(jì)檔案工作的新變化,并結(jié)合其發(fā)展現(xiàn)狀,進(jìn)行創(chuàng)新舉措的研究。
關(guān)鍵詞:信息化時(shí)代;殘聯(lián);會(huì)計(jì)檔案;信息技術(shù)
DOI:10.12433/zgkjtz.20243525
會(huì)計(jì)檔案管理主要是對(duì)會(huì)計(jì)憑證、會(huì)計(jì)賬簿、財(cái)務(wù)報(bào)告等會(huì)計(jì)核算資料和證據(jù)進(jìn)行管理,為組織機(jī)構(gòu)節(jié)約運(yùn)營成本,保證各項(xiàng)活動(dòng)經(jīng)費(fèi)的規(guī)范化使用。因此,作為重要的財(cái)務(wù)工作內(nèi)容,要不斷加強(qiáng)殘聯(lián)會(huì)計(jì)檔案工作的創(chuàng)新,建立完善有效的會(huì)計(jì)檔案管理制度,并強(qiáng)化會(huì)計(jì)檔案信息化管理機(jī)制,進(jìn)一步提升殘聯(lián)的會(huì)計(jì)檔案管理水平和效率,幫助殘聯(lián)會(huì)計(jì)檔案資料的高效利用,發(fā)揮檔案數(shù)據(jù)的共享價(jià)值。
一、信息化時(shí)代殘聯(lián)會(huì)計(jì)檔案工作的轉(zhuǎn)變
(一)全面應(yīng)用電子發(fā)票
電子發(fā)票作為信息化時(shí)代的產(chǎn)物,已經(jīng)憑借其統(tǒng)一發(fā)放的編碼形式,在全國范圍內(nèi)形成了推廣。因此,針對(duì)新時(shí)期的殘聯(lián)會(huì)計(jì)檔案管理工作,可與稅務(wù)機(jī)關(guān)電子發(fā)票平臺(tái)形成對(duì)接,讓稅務(wù)局根據(jù)單位的實(shí)際情況分配發(fā)票號(hào)段,殘聯(lián)能夠具備隨時(shí)開具電子發(fā)票的資格,并形成對(duì)電子發(fā)票的系統(tǒng)自動(dòng)化存儲(chǔ),促進(jìn)我國電子發(fā)票的普及和應(yīng)用。例如,漳州市殘疾人康復(fù)教育中心在進(jìn)行信息化轉(zhuǎn)型過程中,已經(jīng)逐漸用電子發(fā)票取代了紙質(zhì)發(fā)票,可通過網(wǎng)絡(luò)遠(yuǎn)程提供電子發(fā)票憑證,有效消除了紙質(zhì)發(fā)票應(yīng)用中易丟失、缺乏便捷性等方面的不足。同時(shí),電子發(fā)票的應(yīng)用能夠增加會(huì)計(jì)管理中票據(jù)管理的便捷性,極大地降低財(cái)務(wù)任務(wù)的工作量,實(shí)現(xiàn)實(shí)時(shí)入賬,是有效響應(yīng)新時(shí)期下科學(xué)發(fā)展觀的重要佐證。
(二)紙質(zhì)檔案資料電子化
隨著我國新《會(huì)計(jì)檔案管理辦法》的出臺(tái),對(duì)會(huì)計(jì)檔案進(jìn)行了全新的定義,即單位在進(jìn)行會(huì)計(jì)核算等過程中接收或形成的,記錄和反映單位經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)事項(xiàng)的,具有保存價(jià)值的文字、圖表等各種形式的會(huì)計(jì)資料,包括通過計(jì)算機(jī)等電子設(shè)備形成、傳輸和存儲(chǔ)的電子會(huì)計(jì)檔案。由此看出現(xiàn)階段電子會(huì)計(jì)檔案已經(jīng)成為會(huì)計(jì)檔案的主要存儲(chǔ)方式,強(qiáng)調(diào)了電子會(huì)計(jì)檔案的重要性。殘聯(lián)以往的會(huì)計(jì)檔案多受到傳統(tǒng)工作條件約束,以紙質(zhì)檔案的形成存在,不僅具有風(fēng)化、損耗的存放風(fēng)險(xiǎn),還會(huì)隨著檔案數(shù)據(jù)的增加,逐漸加大存放和管理難度,造成大量資源的浪費(fèi)。而信息化時(shí)代形成的電子會(huì)計(jì)檔案,能夠借助信息技術(shù),對(duì)紙質(zhì)檔案進(jìn)行電子化轉(zhuǎn)變,不僅可以實(shí)現(xiàn)無紙化綠色辦公,還能夠?qū)?huì)計(jì)檔案信息進(jìn)行全生命周期的管理,從分類、關(guān)聯(lián)、保存、查閱等方面,保證會(huì)計(jì)檔案工作的高效性,切實(shí)提升會(huì)計(jì)檔案資料管理水平。
(三)信息化會(huì)計(jì)檔案系統(tǒng)
信息時(shí)代背景下會(huì)計(jì)檔案管理工作需進(jìn)行信息化變革,并逐漸加強(qiáng)信息技術(shù)在會(huì)計(jì)管理中的應(yīng)用。筆者單位建立的信息化會(huì)計(jì)檔案管理系統(tǒng),功能優(yōu)勢(shì)能夠全面顛覆傳統(tǒng)的會(huì)計(jì)檔案管理模式,可充分滿足現(xiàn)階段殘聯(lián)會(huì)計(jì)檔案管理的現(xiàn)實(shí)需求。其中,系統(tǒng)的電算化能夠有效拓展會(huì)計(jì)檔案的存儲(chǔ)范圍,形成對(duì)會(huì)計(jì)檔案信息更加全面化的管理。系統(tǒng)中提供的各項(xiàng)智能化功能,如數(shù)據(jù)采集、資料查詢、多終端服務(wù)等,均可幫助會(huì)計(jì)檔案工作提升管理效率,并借助人工智能及大數(shù)據(jù)技術(shù)的應(yīng)用,讓會(huì)計(jì)檔案系統(tǒng)在預(yù)決算、經(jīng)濟(jì)分析、效益評(píng)估等方面展現(xiàn)前所未有的應(yīng)用效果。另外,系統(tǒng)針對(duì)會(huì)計(jì)檔案中的各種數(shù)據(jù)核對(duì)資料,能夠形成自動(dòng)化的糾錯(cuò),幫助相關(guān)人員更加精準(zhǔn)地開展會(huì)計(jì)檔案管理[1]。
二、信息化時(shí)代會(huì)計(jì)檔案工作的不足
(一)會(huì)計(jì)檔案管理信息化水平有待提升
針對(duì)現(xiàn)階段的會(huì)計(jì)檔案管理信息化,能夠切實(shí)提升檔案管理質(zhì)量和效率,更好地為殘聯(lián)提供財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)檔案管理服務(wù)。但結(jié)合會(huì)計(jì)檔案工作中的現(xiàn)狀,可發(fā)現(xiàn)各地區(qū)的會(huì)計(jì)檔案信息化程度存在著會(huì)計(jì)檔案管理信息化水平不均衡的情況。部分單位對(duì)于會(huì)計(jì)檔案管理信息化缺乏認(rèn)知,未能認(rèn)識(shí)到其重要性,慣于沿用傳統(tǒng)的管理方法開展會(huì)計(jì)檔案工作。還有部分地區(qū)未能建立專門的制度機(jī)制保證會(huì)計(jì)檔案管理的信息化建設(shè),導(dǎo)致基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)不足,軟件缺乏更新,難以真正彰顯電子會(huì)計(jì)檔案的優(yōu)點(diǎn)。
(二)電子會(huì)計(jì)檔案信息建設(shè)缺乏系統(tǒng)性
信息化背景下,不斷加強(qiáng)對(duì)會(huì)計(jì)檔案的信息化建設(shè),能夠?yàn)闀?huì)計(jì)檔案工作提供更加標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化、具體化的管理效果,建立信息化會(huì)計(jì)檔案管理系統(tǒng),并提供電子檢索的服務(wù)功能,提高單位的辦事效率。然而對(duì)比全國范圍內(nèi)電子會(huì)計(jì)檔案工作情況,可發(fā)現(xiàn)部分單位的會(huì)計(jì)檔案缺乏頂層設(shè)計(jì),未能形成統(tǒng)一的會(huì)計(jì)檔案標(biāo)準(zhǔn),各單位的會(huì)計(jì)檔案各自為政,未能設(shè)立統(tǒng)一的格式和標(biāo)準(zhǔn),導(dǎo)致與其他機(jī)構(gòu)合作或資源共享過程中,難以發(fā)揮會(huì)計(jì)檔案的價(jià)值。
(三)會(huì)計(jì)檔案管理人員綜合素質(zhì)不足
在會(huì)計(jì)檔案工作信息化轉(zhuǎn)型過程中,需要相關(guān)人員合理運(yùn)用信息化手段進(jìn)行科學(xué)的管控,進(jìn)一步提升會(huì)計(jì)檔案的利用效率,亦可避免會(huì)計(jì)檔案的丟失。但實(shí)際工作中,部分人員的工作水平有待提升,主要體現(xiàn)為缺乏與時(shí)俱進(jìn)的工作創(chuàng)新性,對(duì)于會(huì)計(jì)檔案的信息化建設(shè)能力不足,相關(guān)人員只具備專業(yè)知識(shí),但未能掌握信息化技術(shù),導(dǎo)致會(huì)計(jì)檔案管理信息化受阻。還有部分人員缺乏主動(dòng)進(jìn)行信息化轉(zhuǎn)型的意識(shí),仍舊在工作中沿用傳統(tǒng)的管理手段,嚴(yán)重影響會(huì)計(jì)檔案管理效率。另外,在轉(zhuǎn)型的過程中,勢(shì)必會(huì)造成部分管理人員配置及工作職能上的變化,這也讓部分會(huì)計(jì)檔案管理人員存在抵觸情緒。
(四)缺乏會(huì)計(jì)檔案管理制度及安全防護(hù)
新時(shí)期進(jìn)行的會(huì)計(jì)檔案工作,需根據(jù)國家的法律法規(guī)及社會(huì)需求進(jìn)行管理信息化轉(zhuǎn)型,過程中需制定相對(duì)完備的會(huì)計(jì)檔案工作管理制度,促進(jìn)單位會(huì)計(jì)檔案工作的順利開展。但部分單位未能結(jié)合自身的實(shí)際情況,進(jìn)行系統(tǒng)化、差異化的會(huì)計(jì)檔案信息化管理制度體系建設(shè),且設(shè)定的管理制度缺乏科學(xué)、合理的依據(jù),極大地影響著會(huì)計(jì)檔案工作的有序開展。另外,部分單位的會(huì)計(jì)檔案信息還缺乏安全性。信息化時(shí)代的開放性網(wǎng)絡(luò)環(huán)境,增加了會(huì)計(jì)檔案信息化建設(shè)中的安全風(fēng)險(xiǎn),加之部分管理人員缺乏數(shù)據(jù)收集、儲(chǔ)存和整理過程中的安全防護(hù)意識(shí),將留下不同程度的安全隱患,影響會(huì)計(jì)檔案工作的順利開展。其中,由于某些單位會(huì)計(jì)檔案資料的特殊性和保密性,會(huì)成為黑客或病毒攻擊的對(duì)象;計(jì)算機(jī)系統(tǒng)故障或斷電事故等突發(fā)事件,亦會(huì)引發(fā)安全問題,造成會(huì)計(jì)檔案數(shù)據(jù)的丟失。
三、信息時(shí)代殘聯(lián)會(huì)計(jì)檔案工作的創(chuàng)新舉措
(一)加強(qiáng)會(huì)計(jì)檔案工作的信息化程度
殘聯(lián)會(huì)計(jì)檔案工作的創(chuàng)新,需不斷提升會(huì)計(jì)檔案管理的信息化水平,全面提高殘聯(lián)的會(huì)計(jì)檔案工作信息化程度。其中,要形成自上而下的信息化管理理念,讓殘聯(lián)的管理者和全體職工都能認(rèn)識(shí)到會(huì)計(jì)檔案管理信息化建設(shè)的重要性和必要性,并結(jié)合現(xiàn)階段殘聯(lián)會(huì)計(jì)檔案工作的實(shí)際需求,進(jìn)行信息化建設(shè)。可制定會(huì)計(jì)檔案信息化建設(shè)機(jī)制,保證殘聯(lián)會(huì)計(jì)檔案工作的信息化轉(zhuǎn)型與推進(jìn)。機(jī)制中要包含內(nèi)控制度的建設(shè),借助定人定崗、權(quán)責(zé)一致的設(shè)計(jì),保證會(huì)計(jì)檔案管理工作的順利開展。同時(shí),要組織其他相關(guān)部門,輔助會(huì)計(jì)檔案工作信息化的開展,并在實(shí)際應(yīng)用中及時(shí)地發(fā)現(xiàn)和反饋問題。另外,殘聯(lián)還要加大對(duì)會(huì)計(jì)檔案信息化建設(shè)的投入,加強(qiáng)財(cái)力和人力的投入,切實(shí)保障會(huì)計(jì)檔案系統(tǒng)的先進(jìn)性,并增強(qiáng)相關(guān)儀器設(shè)備的投入和引進(jìn),為會(huì)計(jì)檔案管理信息化建設(shè)提供有效助力[2]。
此外,機(jī)制建設(shè)要保證殘聯(lián)會(huì)計(jì)檔案管理理念的創(chuàng)新性,用以加強(qiáng)會(huì)計(jì)檔案工作的信息化程度。一方面,殘聯(lián)的會(huì)計(jì)檔案管理理念要發(fā)生本質(zhì)上的轉(zhuǎn)變,由于以往的會(huì)計(jì)檔案多重視保管而輕視開發(fā),現(xiàn)階段的管理要保證檔案資料的保管和開發(fā)利用同等重要,充分挖掘殘聯(lián)會(huì)計(jì)檔案信息的價(jià)值,讓其在各種決策中充分發(fā)揮作用;另一方面,殘聯(lián)會(huì)計(jì)檔案管理要充分借助信息技術(shù)的優(yōu)勢(shì)特點(diǎn),形成簡便化、簡約化的轉(zhuǎn)變。要保證會(huì)計(jì)檔案資料能夠滿足現(xiàn)階段工作的實(shí)際需求,實(shí)現(xiàn)會(huì)計(jì)檔案的現(xiàn)代化開發(fā)利用。同時(shí),要保證會(huì)計(jì)檔案管理的開放性,增強(qiáng)會(huì)計(jì)檔案信息共享。
(二)規(guī)范會(huì)計(jì)檔案信息化管理流程
新時(shí)代信息技術(shù)的不斷成熟化發(fā)展,為殘聯(lián)的會(huì)計(jì)檔案工作提供了較大的發(fā)展機(jī)遇。殘聯(lián)要積極地開展會(huì)計(jì)檔案的信息化轉(zhuǎn)型,并利用信息技術(shù)進(jìn)行管理創(chuàng)新,進(jìn)一步提升會(huì)計(jì)檔案管理信息化水平。其中,要規(guī)范會(huì)計(jì)檔案信息化管理流程,將其作為現(xiàn)階段的創(chuàng)新工作要點(diǎn),更好地滿足會(huì)計(jì)檔案管理訴求。具體的流程規(guī)范要點(diǎn)如下:
一是根據(jù)殘聯(lián)會(huì)計(jì)檔案特征,完善會(huì)計(jì)檔案信息收集規(guī)范,要保證檔案信息收集的完整性和準(zhǔn)確性,并設(shè)立相對(duì)明確的收集范圍及步驟,利用會(huì)計(jì)檔案管理系統(tǒng),進(jìn)行會(huì)計(jì)檔案數(shù)據(jù)的收集,便于后續(xù)會(huì)計(jì)檔案資料數(shù)據(jù)的利用。
二是設(shè)定規(guī)范化的會(huì)計(jì)檔案信息化管理工作內(nèi)容,要針對(duì)會(huì)計(jì)檔案各工作環(huán)節(jié)進(jìn)行細(xì)致設(shè)定,并注重細(xì)節(jié)的管控。確保各工作流程均按照規(guī)范化的制度要求,保證工作的有序進(jìn)行[3]。
三是要設(shè)定明確的殘聯(lián)會(huì)計(jì)檔案資料的格式,針對(duì)會(huì)計(jì)檔案中的會(huì)計(jì)業(yè)務(wù)原始憑證、會(huì)計(jì)記賬、會(huì)計(jì)賬簿、會(huì)計(jì)報(bào)表等資料,要進(jìn)行電子化的保存,便于后續(xù)進(jìn)行綜合性的對(duì)比和分析,發(fā)揮出會(huì)計(jì)檔案的實(shí)用性價(jià)值。
(三)提高會(huì)計(jì)檔案信息化管理安全性
信息化時(shí)代,殘聯(lián)需將會(huì)計(jì)檔案管理信息化建設(shè)的安全性作為重點(diǎn),切實(shí)避免信息化建設(shè)中存在的各種安全問題,充分發(fā)揮會(huì)計(jì)檔案信息化的優(yōu)勢(shì)作用。其中,提高會(huì)計(jì)檔案信息化管理安全性的舉措如下:
一是加強(qiáng)對(duì)計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)安全及信息化轉(zhuǎn)型建設(shè)安全的重視,由于現(xiàn)階段網(wǎng)絡(luò)環(huán)境相對(duì)開放,在各種信息技術(shù)的運(yùn)用中,常會(huì)造成一系列不必要的資料安全問題。若缺乏對(duì)會(huì)計(jì)檔案管理信息化中安全性的重視,將極有可能造成殘聯(lián)會(huì)計(jì)檔案數(shù)據(jù)信息的泄露或丟失,嚴(yán)重影響工作的順利開展,或造成殘聯(lián)財(cái)產(chǎn)或名譽(yù)上的損失。因此,要保證殘聯(lián)對(duì)會(huì)計(jì)檔案管理信息化的重視,確保會(huì)計(jì)檔案資料數(shù)據(jù)的完整性。
二是積極引入先進(jìn)的保障措施,保證殘聯(lián)會(huì)計(jì)檔案的安全。計(jì)算機(jī)設(shè)備是會(huì)計(jì)檔案的主要載體,需提升計(jì)算機(jī)硬件設(shè)備的性能,并優(yōu)化計(jì)算機(jī)的軟件系統(tǒng),進(jìn)行有效的更新和升級(jí),方能為會(huì)計(jì)檔案管理信息化提供良好的系統(tǒng)環(huán)境,杜絕各種系統(tǒng)安全風(fēng)險(xiǎn)的產(chǎn)生。為增加殘聯(lián)會(huì)計(jì)檔案管理的保密性,可對(duì)設(shè)備進(jìn)行多層加密,提升存儲(chǔ)設(shè)備的安全等級(jí),并對(duì)殘聯(lián)內(nèi)部系統(tǒng)設(shè)備進(jìn)行訪問權(quán)限設(shè)置,避免造成會(huì)計(jì)檔案信息安全問題。
三是要加強(qiáng)會(huì)計(jì)檔案管理工作環(huán)境的管理,保證會(huì)計(jì)檔案服務(wù)器存放在溫濕適宜、干凈整潔的環(huán)境中,避免環(huán)境對(duì)會(huì)計(jì)檔案設(shè)備產(chǎn)生不良影響。要著重加強(qiáng)對(duì)會(huì)計(jì)檔案的儲(chǔ)存和備份,可采用磁盤備份和云備份的雙重備份方式,避免由于設(shè)備問題造成檔案數(shù)據(jù)遺失。
四是要建立良好的安全工作意識(shí),嚴(yán)格落實(shí)殘聯(lián)制定的會(huì)計(jì)檔案信息安全管理相關(guān)條例,并保證人員操作的規(guī)范性和合規(guī)性,避免出現(xiàn)由于人為因素引發(fā)的安全問題。
五是加強(qiáng)對(duì)殘聯(lián)內(nèi)部計(jì)算機(jī)系統(tǒng)的病毒查殺工作??稍诮Y(jié)構(gòu)組織內(nèi)部計(jì)算機(jī)上進(jìn)行防火墻和殺毒軟件的安裝,切實(shí)提升會(huì)計(jì)檔案系統(tǒng)訪問、查閱、存儲(chǔ)等設(shè)備的安全性,避免病毒或木馬等對(duì)會(huì)計(jì)檔案信息的盜取或篡改[4]。
(四)提升會(huì)計(jì)檔案工作人員的綜合素質(zhì)
信息時(shí)代殘聯(lián)的會(huì)計(jì)檔案工作需要進(jìn)行信息化轉(zhuǎn)型,需不斷提升會(huì)計(jì)檔案工作人員的綜合素質(zhì),讓其能夠利用信息技術(shù),提升會(huì)計(jì)檔案工作效率,強(qiáng)化檔案管理質(zhì)量,構(gòu)建高質(zhì)量的會(huì)計(jì)檔案管理體系。其中,對(duì)會(huì)計(jì)檔案工作人員的管理要求如下:
一是全面加強(qiáng)會(huì)計(jì)檔案人員的信息化認(rèn)知。讓其能夠了解現(xiàn)階段殘聯(lián)會(huì)計(jì)檔案的需求,并能夠積極地響應(yīng)國家關(guān)于《會(huì)計(jì)檔案管理辦法》中的相關(guān)規(guī)范要求,進(jìn)行針對(duì)性的創(chuàng)新管理。
二是要加強(qiáng)工作人員的思想建設(shè),對(duì)人員進(jìn)行思政教育引導(dǎo),全面開展參觀學(xué)習(xí)和警示教育等,有效提升會(huì)計(jì)檔案工作人員的職業(yè)素養(yǎng),讓其能夠在會(huì)計(jì)檔案管理崗位上盡職盡責(zé)、廉潔奉公。
三是加強(qiáng)工作人員的信息技能培訓(xùn)。讓其能夠具備專業(yè)化的從業(yè)水平,學(xué)習(xí)和掌握與時(shí)俱進(jìn)的信息化技能。例如,可開展電算化、會(huì)計(jì)信息化、財(cái)務(wù)知識(shí)等方面的專業(yè)知識(shí)培養(yǎng),強(qiáng)化會(huì)計(jì)檔案及財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)等方面知識(shí)掌握的同時(shí),還能夠提升其信息技術(shù)水平,在實(shí)際工作中科學(xué)的使用信息技術(shù),熟練地運(yùn)用會(huì)計(jì)檔案管理系統(tǒng)[5]。
四是為企業(yè)不斷引進(jìn)高質(zhì)量的復(fù)合型人才,使其能夠運(yùn)用自身專業(yè)技能,推動(dòng)會(huì)計(jì)檔案信息化建設(shè)。
四、結(jié)語
綜上所述,新時(shí)代背景下殘聯(lián)會(huì)計(jì)檔案工作創(chuàng)新,要依賴于會(huì)計(jì)檔案信息化管理系統(tǒng)的建立,用以提升現(xiàn)階段的會(huì)計(jì)檔案工作效率和質(zhì)量。要充分借助信息技術(shù)進(jìn)行會(huì)計(jì)檔案轉(zhuǎn)型,轉(zhuǎn)換會(huì)計(jì)檔案工作模式,發(fā)揮會(huì)計(jì)檔案的最大效能。其中,要不斷加強(qiáng)信息化機(jī)制的建設(shè),加強(qiáng)人才的培育和引進(jìn),規(guī)范電子會(huì)計(jì)檔案的管理流程,提升會(huì)計(jì)檔案的安全性,進(jìn)一步推動(dòng)殘聯(lián)會(huì)計(jì)檔案現(xiàn)代化發(fā)展進(jìn)程。
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(作者單位:漳州市殘疾人康復(fù)教育中心 )