淺談企業(yè)采購管理提升的應(yīng)用與實踐

曹麗珊

摘 要：采購作為各級國家機關(guān)、事業(yè)單位和企業(yè)管理經(jīng)營活動中不可或缺的重要環(huán)節(jié)，發(fā)揮著至關(guān)重要的作用。采購管理體系的構(gòu)建有助于更高效地實現(xiàn)采購目的，健全采購流程，規(guī)范采購行為，預(yù)防腐敗滋生，實現(xiàn)陽光采購，促進(jìn)合規(guī)管理。本文分析了企業(yè)采購管理工作中存在的問題，并總結(jié)了實際應(yīng)用經(jīng)驗，提出建立長效機制的建議，梳理出管理界面不清晰、管理體系不健全、業(yè)務(wù)信息不公開和供應(yīng)商管理不到位的四方面管理問題和缺陷。通過“大采購”管理、強化組織機制建設(shè)、建立健全規(guī)章制度體系、提升信息化程度和強化供應(yīng)商全周期管理五大措施建立健全采購管理體系。整合實現(xiàn)統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)化的管理模式，制定覆蓋全面、管控有效的工作流程，進(jìn)而強化全過程內(nèi)部控制管理，提高各個管理職能之間的融合度，提升管理穿透性，實現(xiàn)采購的合規(guī)管理。目前，部分企業(yè)已經(jīng)基本建成采購管理體系并有序開展各項工作，但在國企改革和發(fā)展的新形勢下，對標(biāo)世界一流還存在著差距，后續(xù)應(yīng)建立長效機制，不斷完善管理體系，促進(jìn)改革和發(fā)展見實效。

關(guān)鍵詞：企業(yè)采購管理；提升；應(yīng)用；實踐

一、引言

采購作為各級國家機關(guān)、事業(yè)單位和企業(yè)管理經(jīng)營活動中不可或缺的環(huán)節(jié)，在企業(yè)運營中發(fā)揮著至關(guān)重要的作用。采購管理體系的構(gòu)建有助于更高效地實現(xiàn)采購目的，同時通過不斷地優(yōu)化采購管理流程，規(guī)范采購行為，預(yù)防腐敗滋生，從而實現(xiàn)陽光采購，促進(jìn)合規(guī)管理。本文結(jié)合某企業(yè)采購管理實際，就企業(yè)采購管理提升的應(yīng)用與實踐進(jìn)行闡述，并對后續(xù)工作提出建議。

二、采購概念與管理背景

1.采購概念

通常意義上的采購，是指企業(yè)在一定的條件下從供應(yīng)市場獲取產(chǎn)品或服務(wù)作為企業(yè)資源，以保證企業(yè)生產(chǎn)及經(jīng)營活動正常開展的一項企業(yè)經(jīng)營活動。在日常經(jīng)營活動中企業(yè)需要遵循的法規(guī)包括《中華人民共和國政府采購法》及上級各單位關(guān)于采購管理規(guī)章制度的相關(guān)要求。

（1） 政府采購法：政府采購是指各級國家機關(guān)、事業(yè)單位和團(tuán)體組織，使用財政性資金采購依法制定的集中采購目錄以內(nèi)的或者采購限額標(biāo)準(zhǔn)以上的貨物、工程和服務(wù)的行為。政府采購法中所稱采購，是指以合同方式有償取得貨物、工程和服務(wù)的行為，包括購買、租賃、委托、雇用等。

（2） 上級采購管理規(guī)章制度：采購是指所屬境內(nèi)各單位有償取得科研生產(chǎn)、經(jīng)營管理所需產(chǎn)品和服務(wù)的活動。其中，結(jié)合實際業(yè)務(wù)特點產(chǎn)品和服務(wù)主要包括：型號外協(xié)外包、民用產(chǎn)業(yè)物資、民用產(chǎn)業(yè)外協(xié)外包、生產(chǎn)保障物資、固定資產(chǎn)、辦公類、服務(wù)類7類。

2.管理背景

2017年國家發(fā)布了《“互聯(lián)網(wǎng)+”招標(biāo)采購行動方案》，大力發(fā)展電子化招標(biāo)采購，促進(jìn)招標(biāo)采購與互聯(lián)網(wǎng)深度融合，提高招標(biāo)采購效率和透明度，降低交易成本，充分發(fā)揮信用信息和交易大數(shù)據(jù)在行政監(jiān)督和行業(yè)發(fā)展中的作用。結(jié)合國資委企業(yè)管理提升活動采購管理專項工作要求，企業(yè)上級單位統(tǒng)籌部署并建設(shè)線上采購電子平臺，依托平臺實現(xiàn)招標(biāo)采購和非招標(biāo)采購活動的線上實施，支撐供應(yīng)鏈管理向高質(zhì)量、高效率和高效益目標(biāo)發(fā)展，營造所屬各企業(yè)公平、誠信、安全、開放的交易環(huán)境。

三、原有管理模式存在的問題

為落實采購管理提升工作要求，維護(hù)陽光公開的采購環(huán)境，創(chuàng)建廉潔合規(guī)的管理機制，通過相關(guān)上級法規(guī)和管理文獻(xiàn)的研究，并輔助以相關(guān)兄弟單位工作調(diào)研交流，形成了建立企業(yè)采購管理體系的工作思路。

通過研究對比發(fā)現(xiàn)，原有采購活動的管控能力較為薄弱，且存在流程不順、標(biāo)準(zhǔn)不一、信息不暢的現(xiàn)象，同時資源整合、風(fēng)險防控與信息化水平均存在一定的差距，基礎(chǔ)管理有較大的提升空間，主要表現(xiàn)在以下四個方面：

1.采購管理界面不清晰

原有采購管理模式中，沒有對“采購”進(jìn)行明確的定義，且適用范圍較為單一，不能覆蓋全部采購行為和業(yè)務(wù)領(lǐng)域。僅限于日常辦公用品、儀器設(shè)備及辦公家具等實體物資的采買，科研生產(chǎn)涉及的產(chǎn)品與服務(wù)等外協(xié)活動執(zhí)行科研協(xié)作配套管理要求，未被納入進(jìn)采購管理范圍。

2.采購管理體系不健全

一是組織機制建設(shè)不完備。組織和機制建設(shè)是企業(yè)各項工作有序開展的重要前提，企業(yè)尚未建立采購管理的相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)小組和歸口管理機構(gòu)，導(dǎo)致未能實現(xiàn)權(quán)責(zé)的準(zhǔn)確落實與劃分，同時相關(guān)管理和執(zhí)行人員認(rèn)識不夠清晰，未能給予充分的重視。二是采購規(guī)章制度體系建設(shè)不健全。沒有形成管理流程全覆蓋的制度體系，缺乏頂層管理要求將各領(lǐng)域的工作有序地融合和銜接，僅包括辦公用品、辦公家具與儀器設(shè)備三項管理制度，且各管理制度中制定的要求與工作標(biāo)準(zhǔn)也不一致，導(dǎo)致管理依據(jù)不充分，工作開展過程中出現(xiàn)“各自為政”的現(xiàn)象。三是監(jiān)督與管控穿透力不夠。利用存在監(jiān)管重點不準(zhǔn)確、力度不夠的問題，對相關(guān)政策要求是否執(zhí)行到位沒能進(jìn)行有效的監(jiān)督管控，同時監(jiān)督管控措施往往是事后進(jìn)行，沒能融入管理流程中進(jìn)行事前或?qū)崟r監(jiān)控和風(fēng)險防范。四是風(fēng)險防范不到位。由于管理的局限性，采購風(fēng)險包括人員管理、廉潔問題、供應(yīng)商資信、履約、成本控制等沒有得到有效的識別，可能存在串標(biāo)、圍標(biāo)、腐敗等不合規(guī)情況，導(dǎo)致出現(xiàn)法律、資金等風(fēng)險，從而造成損失。

3.業(yè)務(wù)信息不公開

原有物資采購或外協(xié)活動都是企業(yè)內(nèi)部各部門獨立開展，大多通過電話、微信等方式進(jìn)行溝通和詢價，采購交易、過程記錄等信息分散保存在合同檔案、財務(wù)憑證或個人手中，無法集中留存和再次利用。沒有集中的采購數(shù)據(jù)平臺，采購信息難以實現(xiàn)共享和延續(xù)，可追溯性差。因為信息溝通不及時和內(nèi)容不共享，導(dǎo)致采購數(shù)據(jù)分析水平較弱，無法為后續(xù)工作提供參考，從而影響對市場的應(yīng)變能力，降低內(nèi)部采購活動的效率和成本管控的效果。

4.供應(yīng)商管理不到位

企業(yè)制定了外協(xié)合格供方名錄管理制度，合作供應(yīng)商通過履約評價和綜合評定后，獲得準(zhǔn)入資格，同時對名錄內(nèi)的供方實施動態(tài)管理，并執(zhí)行退出機制。名錄的建立對供應(yīng)商優(yōu)勝劣汰，在一定程度上起到了規(guī)范供應(yīng)商管理和防范采購風(fēng)險的作用，但因為前文提到的采購管理體系建設(shè)的局限性等問題，名錄內(nèi)的供應(yīng)商數(shù)量較少、業(yè)務(wù)領(lǐng)域覆蓋不全，且無法滿足業(yè)務(wù)發(fā)展的需要，無法實現(xiàn)最優(yōu)化成本，所以對供應(yīng)商管理的有效性還存在一定的差距，與實際采購活動的融合程度還不夠，外協(xié)合格供方名錄沒能很好發(fā)揮應(yīng)有的作用，管理還存在流于形式的現(xiàn)象。

四、采購管理體系構(gòu)建

采購管理體系的構(gòu)建，能夠有效地解決企業(yè)存在的管理問題，同時利用電子平臺實現(xiàn)信息化升級，可以提升采購工作效率，規(guī)范采購行為，促進(jìn)合規(guī)管理，實現(xiàn)風(fēng)險的有效防范。對照問題，企業(yè)從梳理管理界面、完善制度體系、提升管控穿透力等方面進(jìn)行管理體系構(gòu)建。

1.實現(xiàn)“大采購”管理

結(jié)合政府采購法和上級采購管理制度要求，首先需明確采購定義界定管理范圍。企業(yè)采用“大采購”的管理概念，將原有辦公用品、辦公家具、儀器設(shè)備和科研協(xié)作配套內(nèi)容同原有未被識別和統(tǒng)一管理的其他采購領(lǐng)域進(jìn)行整合，對照上級的采購領(lǐng)域劃分梳理形成二級采購領(lǐng)域，全面覆蓋且充分滿足管理實際和業(yè)務(wù)需要，采購管理框架初步形成。

另外，各采購領(lǐng)域?qū)?yīng)的采購方式和采購實施形式也各不相同，辦公類、生產(chǎn)保障物資類、服務(wù)類的差旅服務(wù)遵循上級的集中采購要求；其他采購領(lǐng)域則開展自主采購，通過框架協(xié)議、詢價、招標(biāo)采購等8種采購方式實施采購。通過充分的梳理和調(diào)研，窮舉出了各采購領(lǐng)域可對應(yīng)選擇的采購方式，建立優(yōu)先選擇和備用選擇的模式開展實際工作指引，結(jié)合制度的制修訂開展優(yōu)化和迭代，大幅提升了業(yè)務(wù)的可操作性。

2.健全采購組織機制建設(shè)

組織成立采購管理提升工作領(lǐng)導(dǎo)小組和辦公室，明確小組和辦公室成員及相應(yīng)職責(zé)，制定相應(yīng)的管理界面。明確采購主管領(lǐng)導(dǎo)和采購歸口管理部門，設(shè)定機關(guān)與業(yè)務(wù)部門間的管理界面，按照采購管理框架設(shè)立采購工作組，充分發(fā)揮機關(guān)的職能管理作用，在組織層面將各采購領(lǐng)域有序地串聯(lián)起來。結(jié)合企業(yè)內(nèi)部的組織機構(gòu)優(yōu)化調(diào)整實際，對相關(guān)采購領(lǐng)域的管理職能進(jìn)行聚焦，進(jìn)一步提升管理責(zé)任的分解落實和實際工作的開展。

采購主管領(lǐng)導(dǎo)統(tǒng)籌開展采購管理，提升各項工作水平；采購歸口管理部門組織開展采購管理體系的頂層設(shè)計，建立統(tǒng)一的規(guī)章制度體系和工作流程，組織落實上級要求；機關(guān)各部門和工作組按照頂層要求，建立健全職能領(lǐng)域內(nèi)的采購制度，將工作流程同頂層制度進(jìn)行銜接，組織職能領(lǐng)域各項采購工作要求的落實和實施；各部門暨采購實施的主體部門負(fù)責(zé)落實各項采購管理要求，執(zhí)行采購工作流程，確保合規(guī)。同時在各部門建立采購專員工作隊伍，保證采購隊伍的穩(wěn)定，提升專業(yè)化水平。逐年組織開展多次采購工作要求和內(nèi)部規(guī)章制度的業(yè)務(wù)培訓(xùn)，覆蓋各部門負(fù)責(zé)人及采購專員，及時傳達(dá)上級工作要求和采購重點管控措施，對采購流程和實操進(jìn)行指導(dǎo)和培訓(xùn)，持續(xù)強化提升采購人員的業(yè)務(wù)水平。

3.完善采購規(guī)章制度體系

（1） 開展頂層設(shè)計。參照上級采購制度體系框架，結(jié)合企業(yè)業(yè)務(wù)領(lǐng)域和采購形式，制定企業(yè)采購頂層規(guī)章制度，從采購定義、采購范圍、采購策略、采購方式、采購人員、采購監(jiān)督檢查等內(nèi)容進(jìn)行編制，制定一套合適的管理要求，同時也將采購管理框架下的內(nèi)容進(jìn)行關(guān)聯(lián)和銜接，既能保證上下貫通、協(xié)調(diào)一致，又能做到因地制宜、系統(tǒng)全面。

（2） 細(xì)化配套實施細(xì)則。在頂層架構(gòu)下，統(tǒng)籌原有領(lǐng)域的制度內(nèi)容，開展具體實施細(xì)則的梳理和編制，建立健全采購規(guī)章制度體系。細(xì)則的梳理從采購領(lǐng)域著手，配合具體的工作要求和采購方式開展，目的是對頂層制度進(jìn)行分解，進(jìn)一步細(xì)化制度體系和業(yè)務(wù)流程，給采購人員提供具體指導(dǎo)。規(guī)章制度體系完善和制度間的有效銜接，充分發(fā)揮了制度在實際工作中的指導(dǎo)和規(guī)范性作用。

（3） 制定工作流程。采購工作流程的梳理基于上級對采購的工作要求，并結(jié)合經(jīng)營和管理的工作程序進(jìn)行制定。同時借鑒以往內(nèi)控評價、審計監(jiān)督中暴露的問題和整改經(jīng)驗，對采購可能出現(xiàn)的風(fēng)險進(jìn)行評估，在流程中明確關(guān)鍵控制點，將事后整改轉(zhuǎn)變?yōu)槭虑胺揽?。依?jù)現(xiàn)有的采購規(guī)章制度體系，形成了采購申請、采購領(lǐng)域與采購方式確認(rèn)、采購實施、供應(yīng)商確認(rèn)、采購信息公開的全生命周期管理流程，打通了多個管理界面，統(tǒng)一了執(zhí)行標(biāo)準(zhǔn)。

（4） 內(nèi)部控制管理優(yōu)化。按照《企業(yè)內(nèi)部控制應(yīng)用指引》第7號采購業(yè)務(wù)的要求，在確保制度業(yè)務(wù)覆蓋全面和流程建設(shè)有效的同時，也要關(guān)注人員、風(fēng)險、監(jiān)督等內(nèi)容對采購合規(guī)管理的影響。

一是采購流程各環(huán)節(jié)涉及的人員管理，尤其是采購計劃、采購實施、供應(yīng)商準(zhǔn)入等的關(guān)鍵崗位設(shè)置和管理。企業(yè)制定《關(guān)于加強部分關(guān)鍵崗位交流管理的通知》，梳理出關(guān)鍵崗位情況，對不相容的崗位實施了有效的分離，并下發(fā)關(guān)鍵崗位輪崗計劃，組織采購關(guān)鍵崗位的人員簽訂廉潔承諾書，形成了很好的廉潔工作氛圍和管理制衡。

二是采購風(fēng)險防范，價格、履約、付款、質(zhì)量等方面都可能產(chǎn)生風(fēng)險。企業(yè)將采購風(fēng)險納入所采購管理體系和全面風(fēng)險管理體系中，組織進(jìn)行風(fēng)險點識別和防范措施制定，并定期組織總結(jié)風(fēng)險防范的有效性，同時在工作流程中進(jìn)行審批或決策控制，定期組織監(jiān)督檢查，建立了事前防范、事中監(jiān)管、事后監(jiān)督的完整管理鏈條，采購風(fēng)險防范得到了有效控制。另一方面，依托平臺的供應(yīng)商交易風(fēng)險預(yù)警功能開展第三方監(jiān)管，對不合規(guī)行為進(jìn)行識別，也提供了風(fēng)險防范的依據(jù)，最大程度上規(guī)避了采購風(fēng)險的發(fā)生。

三是加大監(jiān)督管控力度，近年來，各級審計等監(jiān)督檢查都將采購作為重要事項，合規(guī)采購也成為采購管理體系建設(shè)中的重要內(nèi)容。企業(yè)將監(jiān)督監(jiān)管要求納入采購管理制度，明確監(jiān)督內(nèi)容和職責(zé)。定期會同審計部門、紀(jì)檢部門開展采購專項監(jiān)督檢查，從制度建設(shè)、采購實施、供應(yīng)商管理、招投標(biāo)管理等方面進(jìn)行規(guī)范性檢查，對發(fā)現(xiàn)的問題進(jìn)行拉條掛賬，建立督辦機制，確保落實閉環(huán)管控。不定期組織各采購領(lǐng)域的專項自查，持續(xù)滾動開展業(yè)務(wù)的梳理和自查，結(jié)合采購不合規(guī)案例等開展舉一反三，通過以案促改持續(xù)增強采購合規(guī)性。

4.實現(xiàn)采購信息化升級

企業(yè)依托上級單位建立線上采購電子平臺和數(shù)據(jù)管控系統(tǒng)，實現(xiàn)集中采購、上網(wǎng)采購和公開采購，保證全部的采購過程公開、信息公開。電子采購平臺可用于實施集中采購、詢比價、電子招標(biāo)，數(shù)據(jù)管控系統(tǒng)用于實現(xiàn)采購的信息登記和采購執(zhí)行情況的統(tǒng)計分析?；谛畔⒒膬?yōu)化升級，企業(yè)采購交易信息都得以實現(xiàn)電子化和數(shù)據(jù)化，可以實時掌握企業(yè)內(nèi)部各部門的采購情況，實現(xiàn)了交易過程、供應(yīng)商資信及履約情況、采購金額、采購考核指標(biāo)完成率等信息的快速共享和有效延續(xù)，支持成本管控、采購效率、采購決策等的分析，為后續(xù)工作提供參考和借鑒。信息和工作程序的公開也能夠有效避免腐敗的滋生，營造廉潔的工作環(huán)境。

5.強化供應(yīng)商全周期管理

企業(yè)組織開展外協(xié)合格供方名錄管理規(guī)章制度修訂工作，將供應(yīng)商管理和利用工作機制嵌套進(jìn)采購工作流程中，優(yōu)化完善供應(yīng)商準(zhǔn)入、動態(tài)管理、退出和合作管理機制，逐步提高同業(yè)務(wù)類型合格供應(yīng)商數(shù)量，充分發(fā)揮外協(xié)合格供方名錄的作用，不斷激勵供應(yīng)商，夯實供應(yīng)商管理基礎(chǔ)，助力構(gòu)建供應(yīng)鏈生態(tài)資源，實現(xiàn)供應(yīng)商生命周期管理與采購業(yè)務(wù)的融合協(xié)同。同時，基于電子采購平臺的信息公開機制和供應(yīng)商管理模塊開展優(yōu)秀供應(yīng)商尋源和調(diào)研評價，提升企業(yè)對市場的應(yīng)變能力，實現(xiàn)對外協(xié)合格供方的信息化管控，與供應(yīng)商建立長期合作共贏關(guān)系。

五、啟示與建議

1.采購合規(guī)管理是新時期的必然選擇

采購管理體系建設(shè)是企業(yè)采購工作有序開展的必要前提，是實現(xiàn)采購合規(guī)管理的重要手段；采購管理提升是新時期發(fā)展的必然選擇，是實現(xiàn)依法治企不斷夯實內(nèi)控能力的重要途徑。通過不斷地優(yōu)化和完善，企業(yè)采購管理體系已經(jīng)基本建成并有序開展，高度融合進(jìn)各項管理和經(jīng)營活動中，陽光采購、合規(guī)采購的理念深入人心。采購管理體系的建成，明確了管控界面，優(yōu)化了管理流程，規(guī)范了管理程序，實現(xiàn)了信息化提升，防范了采購風(fēng)險，提高了決策有效性。建成了權(quán)責(zé)清晰的管控模式，上下協(xié)同的規(guī)章制度體系，廉潔公開的采購氛圍，不僅有效防范了采購風(fēng)險，更為支撐企業(yè)各項業(yè)務(wù)發(fā)展夯實了基礎(chǔ)。

2.進(jìn)一步向供應(yīng)鏈管理模式轉(zhuǎn)型

與此同時，隨著經(jīng)營發(fā)展要求越來越高，業(yè)務(wù)范圍越來越廣，市場化程度越來越大，以及國有企業(yè)改革的新形勢，在建立健全采購管理體系實現(xiàn)合規(guī)管理的前提下也要逐步聚焦向供應(yīng)鏈全周期管理轉(zhuǎn)變。形成上下游供應(yīng)商和業(yè)務(wù)鏈的完整管理體系，打通業(yè)務(wù)壁壘建立高效的協(xié)同機制，實現(xiàn)信息流、資金流、物流等全生命周期的系統(tǒng)管控，加大信息化平臺之間的信息融合，有助于快速地獲取信息，提升企業(yè)的核心能力建設(shè)。同時也要積極地對標(biāo)世界一流提升管理水平，建立長效機制，不斷完善管理體系，促進(jìn)改革和發(fā)展見實效。

參考文獻(xiàn)：

[1]李玉坤，梁豐爽.新時期航天采購管理提升探究[J].軍民兩用技術(shù)與產(chǎn)品，2019（7）：30-34.

[2]夏丹丹.基于供應(yīng)鏈視角的電力裝備制造業(yè)采購管理提升研究[J].中國民商，2021（7）：123+125.

[3]師兆勇.ERP與采購管理[J].價值工程，2014（32）：28-28+29.

[4]秦曉燕.淺談企業(yè)采購管理問題與對策[J].探索科學(xué)，2019（4）：157.