公立醫(yī)院人力資源管理信息系統(tǒng)建設(shè)的實(shí)踐與思考

張波 劉小鸝

[摘 要]公立醫(yī)院的高質(zhì)量發(fā)展對(duì)高效快捷的人力資源管理信息系統(tǒng)的需求日益迫切，利用信息化手段推動(dòng)人力資源管理工作，成為醫(yī)院管理的重要環(huán)節(jié)。近年來，一些大型三甲醫(yī)院開始重視人力資源管理信息化建設(shè)，陸續(xù)嘗試引入專業(yè)的人力資源管理信息系統(tǒng)。文章通過Z醫(yī)院人力資源管理信息系統(tǒng)的建設(shè)實(shí)踐，總結(jié)了管理信息系統(tǒng)在公立醫(yī)院人力資源管理中的應(yīng)用，并結(jié)合實(shí)際提出了公立醫(yī)院人力資源管理信息系統(tǒng)發(fā)展的后續(xù)思路。

[關(guān)鍵詞]公立醫(yī)院；人力資源管理；信息系統(tǒng)

中圖分類號(hào)：R197；F272 文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼：A 文章編號(hào)：1674-1722（2024）02-0088-03

人力資源是公立醫(yī)院高質(zhì)量發(fā)展的核心保障，人力資源作為醫(yī)院保持競(jìng)爭(zhēng)優(yōu)勢(shì)的戰(zhàn)略性資源，比其他的競(jìng)爭(zhēng)手段更為有效。加強(qiáng)人力資源管理，提高信息化建設(shè)水平，不僅是智慧醫(yī)院建設(shè)的需要，更是新醫(yī)改背景下提高醫(yī)院運(yùn)營(yíng)水平的必然要求[1]。

（一）人力資源管理信息化水平低

傳統(tǒng)的人力資源管理系統(tǒng)大多是單機(jī)模式，功能簡(jiǎn)單，僅能進(jìn)行簡(jiǎn)單的數(shù)據(jù)錄入、數(shù)據(jù)導(dǎo)出工作，無法實(shí)現(xiàn)信息共享；用表格進(jìn)行手工統(tǒng)計(jì)，工作量大且耗時(shí)，人工統(tǒng)計(jì)錯(cuò)誤率高。這不僅浪費(fèi)人力成本和時(shí)間成本，在數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確性、及時(shí)性等方面大打折扣，還會(huì)影響醫(yī)院管理部門的權(quán)威性[2]。Z公立醫(yī)院有2600名員工，每位人力資源部員工平均服務(wù)將近300名員工，工作量大，事務(wù)繁雜，工作強(qiáng)度高。因此，建立現(xiàn)代、智能、高效的人力資源信息管理系統(tǒng)，將人力資源管理者從大量重復(fù)的工作中解放出來，已成為推動(dòng)Z公立醫(yī)院高質(zhì)量發(fā)展的必要工作。

（二）人力資源管理系統(tǒng)與其他系統(tǒng)聯(lián)動(dòng)性差

人力資源管理涵蓋招聘、員工管理、培訓(xùn)、考核、薪酬五大模塊，涉及員工入職、發(fā)展到退出的全生命周期管理。醫(yī)院信息系統(tǒng)主要包括HIS系統(tǒng)、財(cái)務(wù)系統(tǒng)、科研系統(tǒng)、教學(xué)系統(tǒng)、OA系統(tǒng)及人力資源管理系統(tǒng)等。大多數(shù)醫(yī)院的信息系統(tǒng)關(guān)聯(lián)性都比較差，多數(shù)人力資源管理系統(tǒng)處于“孤島”狀態(tài)，系統(tǒng)間數(shù)據(jù)不聯(lián)通，只能采用導(dǎo)出數(shù)據(jù)、篩選數(shù)據(jù)，再導(dǎo)入到所需系統(tǒng)中的方法，這影響了工作效率及數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確性。當(dāng)需要對(duì)員工的基本信息、日常表現(xiàn)進(jìn)行精準(zhǔn)畫像時(shí)，就需要多部門聯(lián)動(dòng)才能獲取準(zhǔn)確信息，導(dǎo)致信息在獲取、收集、整合和錄入等多個(gè)環(huán)節(jié)中耗時(shí)耗力，醫(yī)院人力資源管理效率降低，難以滿足現(xiàn)代化管理工作的需求。

（三）管理人員信息化意識(shí)不強(qiáng)

長(zhǎng)久以來，由于缺少信息技術(shù)的應(yīng)用知識(shí)，部分醫(yī)院管理者并沒有信息化建設(shè)的緊迫感，缺少信息化建設(shè)的積極性，受傳統(tǒng)管理模式的約束，存在保守思想，嚴(yán)重阻礙了醫(yī)院的信息化管理建設(shè)。一些人力資源管理人員已經(jīng)習(xí)慣了傳統(tǒng)的工作模式，未能充分體會(huì)到信息化給管理工作帶來的便利，也不愿面對(duì)新事物帶來的挑戰(zhàn)，在一定程度上阻礙了人力資源管理信息化的推進(jìn)。

（四）人力資源信息保密意識(shí)不強(qiáng)

隨著電子化辦公及HR人事系統(tǒng)的廣泛使用，員工信息大多以電子數(shù)據(jù)形式儲(chǔ)存，醫(yī)院人力資源信息屬于醫(yī)院工作秘密，員工的薪酬、身份信息、家庭關(guān)系信息等屬于個(gè)人隱私，如相關(guān)信息在保存?zhèn)鬟f過程中發(fā)生泄漏，或者系統(tǒng)存儲(chǔ)節(jié)點(diǎn)被攻擊，或發(fā)生事故等，輕則產(chǎn)生負(fù)面輿情，會(huì)給醫(yī)院造成不良影響，重則因侵犯公民個(gè)人信息罪而使醫(yī)院面臨刑事糾紛。

隨著醫(yī)院精細(xì)化管理水平的提高，醫(yī)院的人力資源管理在未來將成為醫(yī)院制定發(fā)展戰(zhàn)略、提高運(yùn)營(yíng)效率的重要資產(chǎn)。針對(duì)醫(yī)院人力資源管理中的痛點(diǎn)和難點(diǎn)，Z醫(yī)院為提高人力資源管理水平，需要完善醫(yī)院人力資源管理體系，推動(dòng)人力資源管理信息化進(jìn)程，建立科學(xué)合理的激勵(lì)機(jī)制，有效地調(diào)動(dòng)員工的積極性，以提高醫(yī)院的核心競(jìng)爭(zhēng)力和運(yùn)營(yíng)績(jī)效。Z公立醫(yī)院為三甲專科醫(yī)院，員工人數(shù)多，崗位多，人員數(shù)據(jù)不集中、不統(tǒng)一，人力資源管理難度大。醫(yī)院在建設(shè)智慧醫(yī)院的大背景下，統(tǒng)一規(guī)劃，統(tǒng)一建設(shè)，于2021年與第三方公司合作，建立了“一個(gè)平臺(tái)、多個(gè)應(yīng)用系統(tǒng)”的現(xiàn)代人力資源管理系統(tǒng)，基于互聯(lián)網(wǎng)+現(xiàn)代人力資源管理的建設(shè)思路，以人為基礎(chǔ)，實(shí)現(xiàn)部門數(shù)據(jù)協(xié)同共享、系統(tǒng)之間互聯(lián)互通。搭建了多個(gè)人力資源模塊，包含人事檔案、人員異動(dòng)、合同管理、保險(xiǎn)福利、報(bào)表平臺(tái)、排班系統(tǒng)、考勤系統(tǒng)、考核系統(tǒng)、出國(guó)管理及審批系統(tǒng)等，如圖1所示。

（一）人事檔案

以前Z醫(yī)院的人事信息庫是一個(gè)單機(jī)版系統(tǒng)，由一人更新與維護(hù)系統(tǒng)，按時(shí)間節(jié)點(diǎn)導(dǎo)入一張Excel表進(jìn)行數(shù)據(jù)保存與更新。但該Excel表只包含了編內(nèi)人員信息，未涵蓋編外人員信息，兩類人員數(shù)據(jù)不統(tǒng)一、不完整、時(shí)效性差。人事檔案數(shù)據(jù)庫是人力資源管理系統(tǒng)的中樞，新的數(shù)據(jù)庫以既往字段為基礎(chǔ)，還補(bǔ)充完善了多個(gè)字段，涵蓋了醫(yī)院所有員工的數(shù)據(jù)，不僅包含編內(nèi)人員，還包含編外、退休返聘等人員，實(shí)行統(tǒng)一管理。人力資源部員工根據(jù)部門分工及時(shí)對(duì)人事檔案中自己負(fù)責(zé)的相關(guān)信息進(jìn)行更新與維護(hù)。

（二）人員異動(dòng)

以前Z醫(yī)院人員異動(dòng)只有紙質(zhì)材料記錄，易造成數(shù)據(jù)不全或遺失，無法完全追溯。新系統(tǒng)新增人員異動(dòng)模塊，如圖2所示，所有人員的新增、院內(nèi)/外派、減少等異動(dòng)都會(huì)在異動(dòng)模塊中生成一條記錄，方便后期查詢。人員部門變動(dòng)、退休等異動(dòng)需要通知其他部門，在人力資源管理系統(tǒng)審批完成后，會(huì)聯(lián)動(dòng)在O A系統(tǒng)中自動(dòng)發(fā)起異動(dòng)通知單流程，告知相關(guān)部門人員變動(dòng)情況。

（三）考勤系統(tǒng)

考勤作為人事管理的重要日常工作，與工資績(jī)效核算、職稱晉升、考核等密切相關(guān)。Z醫(yī)院過去的考勤是以一個(gè)總支為單位匯總，用傳統(tǒng)紙質(zhì)形式報(bào)送，統(tǒng)計(jì)效率低，容易出錯(cuò)，漏報(bào)錯(cuò)報(bào)較多，存儲(chǔ)管理不便。新考勤系統(tǒng)自動(dòng)抓取人員異動(dòng)數(shù)據(jù)，關(guān)聯(lián)O A休假流程抓取休假數(shù)據(jù)，賦予考勤員“借人”權(quán)限，在不變更人員人事關(guān)系的前提下，報(bào)送科室借調(diào)人員考勤，可以實(shí)現(xiàn)多科室分時(shí)段報(bào)送同一人考勤。人力資源部考勤管理員可實(shí)時(shí)掌握考勤報(bào)送情況，查看未上報(bào)考勤科室及人數(shù)，并及時(shí)提醒考勤員。每月考勤上報(bào)結(jié)束后，系統(tǒng)對(duì)月度考勤進(jìn)行封存、歸檔，年底匯總考勤數(shù)據(jù)，形成年度考勤。每位員工都可以通過O A辦公系統(tǒng)查詢個(gè)人考勤數(shù)據(jù)。

（四）考核系統(tǒng)

年度考核是Z醫(yī)院每年年底需要開展的工作，多采用手工制作考核名冊(cè)，計(jì)算優(yōu)秀指標(biāo)，分配優(yōu)秀名額，歸檔年度考核表，工作量大、耗時(shí)長(zhǎng)，至少需要4名專職人員才能做好年度考核工作。

利用新系統(tǒng)進(jìn)行年度考核時(shí)，可根據(jù)Z醫(yī)院的實(shí)際情況建立考核單元，設(shè)置規(guī)則，自動(dòng)計(jì)算優(yōu)秀指標(biāo)，分配優(yōu)秀名額，生成考核名冊(cè)，由考核召集人直接在O A辦公系統(tǒng)完成考核單元優(yōu)秀人員評(píng)選及被考核人結(jié)果申報(bào)，生成年度考核表及專業(yè)技術(shù)人員年度考核表，通過被考核人個(gè)人O A系統(tǒng)流轉(zhuǎn)填報(bào)，最后在人力資源部系統(tǒng)歸檔、打印放入人事檔案。

（五）報(bào)表平臺(tái)

報(bào)表平臺(tái)可以根據(jù)條件自定義創(chuàng)建報(bào)表，方便數(shù)據(jù)統(tǒng)計(jì)。根據(jù)人員類別、崗位、職稱等生成多月份統(tǒng)計(jì)數(shù)據(jù)，按臨床醫(yī)技及職能后勤分類展示各科室人員配置情況，為醫(yī)院決策提供參考。人力資源管理信息系統(tǒng)生成醫(yī)院人力資源統(tǒng)計(jì)常用的查詢表格，提供直觀的動(dòng)態(tài)分析和靜態(tài)分析圖表，建立可視化數(shù)據(jù)統(tǒng)計(jì)界面。建立完善的人力資源數(shù)據(jù)系統(tǒng)，可切實(shí)提高數(shù)據(jù)質(zhì)量和效率，提供客觀準(zhǔn)確的分析數(shù)據(jù)。

第一，升級(jí)優(yōu)化醫(yī)院人力資源管理信息系統(tǒng)現(xiàn)有功能。Z醫(yī)院已建立涵蓋人事檔案、人員異動(dòng)、考勤系統(tǒng)及報(bào)表平臺(tái)等多個(gè)功能模塊的人力資源管理信息系統(tǒng)，基本涵蓋了醫(yī)院人力資源管理的各個(gè)環(huán)節(jié)。在醫(yī)院高質(zhì)量發(fā)展的要求下，人力資源管理從傳統(tǒng)的事務(wù)工作向戰(zhàn)略性人力資源開發(fā)轉(zhuǎn)型，仍需改進(jìn)現(xiàn)有的人力資源管理功能模塊，升級(jí)人力資源管理信息系統(tǒng)。如對(duì)于湖南省衛(wèi)生系列高級(jí)職稱改革，公立醫(yī)院基本實(shí)行了衛(wèi)生系列高級(jí)職稱自主評(píng)審，通過搭建職稱評(píng)審模塊，聯(lián)結(jié)醫(yī)院HIS及病案等業(yè)務(wù)系統(tǒng)，多系統(tǒng)充分聯(lián)動(dòng)，調(diào)取衛(wèi)生職稱晉升工作量指標(biāo)及病案數(shù)據(jù)，實(shí)現(xiàn)評(píng)審階段各類資料在線上傳、各項(xiàng)評(píng)價(jià)指標(biāo)的賦分和統(tǒng)計(jì)，支持醫(yī)院職改辦不同部門人員設(shè)置權(quán)限查看評(píng)審本部門內(nèi)容，實(shí)現(xiàn)了衛(wèi)生系統(tǒng)高級(jí)職稱全流程、信息化、無紙化評(píng)審。

第二，實(shí)現(xiàn)醫(yī)院人力資源管理信息系統(tǒng)數(shù)據(jù)共享。目前，醫(yī)院的系統(tǒng)種類繁多，需要梳理、規(guī)范院內(nèi)現(xiàn)有信息系統(tǒng)，保證院內(nèi)人事信息口徑的統(tǒng)一，要搭建統(tǒng)一的數(shù)據(jù)管理平臺(tái)，使醫(yī)院人力資源管理信息系統(tǒng)與醫(yī)院其他信息系統(tǒng)實(shí)現(xiàn)有效銜接，將OA辦公平臺(tái)、HIS、財(cái)務(wù)等系統(tǒng)串聯(lián)起來進(jìn)行數(shù)據(jù)對(duì)接，各職能部門維護(hù)各自負(fù)責(zé)的核心信息，確保信息維護(hù)時(shí)不重疊、不交叉，實(shí)時(shí)更新變更的數(shù)據(jù)信息，以便其他業(yè)務(wù)系統(tǒng)及時(shí)讀取，保證數(shù)據(jù)的一致性、完整性和時(shí)效性，讓信息多跑路、員工少跑路[3]。

第三，提高醫(yī)院人力資源管理信息系統(tǒng)數(shù)據(jù)質(zhì)量。在醫(yī)院的實(shí)際運(yùn)行中，人力資源是醫(yī)院管理的核心，其數(shù)據(jù)質(zhì)量將直接影響醫(yī)院報(bào)告的分析結(jié)果，進(jìn)而影響醫(yī)院管理層的決策，因此人力資源管理信息系統(tǒng)的數(shù)據(jù)質(zhì)量要高標(biāo)準(zhǔn)、嚴(yán)要求，實(shí)現(xiàn)事前預(yù)警、事中糾正、事后反饋[4]。在醫(yī)院人力資源管理信息系統(tǒng)的運(yùn)行過程中，要進(jìn)行數(shù)據(jù)清洗，通過數(shù)據(jù)比對(duì)，發(fā)現(xiàn)錯(cuò)誤的數(shù)據(jù)并及時(shí)糾正、剔除，留存正確數(shù)據(jù)。

第四，提升醫(yī)院人力資源管理信息系統(tǒng)數(shù)據(jù)的安全性。對(duì)于有權(quán)限接觸到個(gè)人信息的人員，企業(yè)應(yīng)確定專人管理模式，明確其崗位職責(zé)，與其簽訂保密協(xié)議，并在其離職時(shí)履行好交接手續(xù)，防止資料外泄。做好醫(yī)院人力資源管理信息系統(tǒng)安全的頂層設(shè)計(jì)與規(guī)劃，實(shí)現(xiàn)以數(shù)據(jù)為中心的精細(xì)化管控，面向從登錄、訪問到退出的全流程，事前定策略、事中強(qiáng)管控、事后全審計(jì)。醫(yī)院人力資源管理信息系統(tǒng)相應(yīng)模塊的管理人員在實(shí)現(xiàn)人力資源信息共享的同時(shí)，應(yīng)強(qiáng)化權(quán)限分配的針對(duì)性與安全性。同時(shí)，要加強(qiáng)信息安全教育，強(qiáng)化醫(yī)院信息保密工作，嚴(yán)格保護(hù)醫(yī)院及全院人員的個(gè)人信息安全[5]。

在醫(yī)療改革的大環(huán)境下，醫(yī)院運(yùn)行制度轉(zhuǎn)變和人力資源管理復(fù)雜化，使得人力資源信息化管理成為現(xiàn)代醫(yī)院的重要管理手段之一。Z醫(yī)院通過人力資源管理信息化建設(shè)，有效提升了醫(yī)院人力資源管理工作效果，讓醫(yī)院人力資源部門從繁雜的日常事務(wù)中解脫出來，將工作的中心轉(zhuǎn)移到為醫(yī)院?jiǎn)T工服務(wù)和支持醫(yī)院戰(zhàn)略發(fā)展上來。強(qiáng)化人力資源信息管理系統(tǒng)建設(shè)，持續(xù)優(yōu)化管理流程，可提高醫(yī)院人力資源信息化水平，提升人力資源信息的準(zhǔn)確性、及時(shí)性和安全性，提高醫(yī)院人力資源管理水平和工作效率[6]。

[1]謝艷清，范志通，呂雅杰，等.淺談現(xiàn)代化醫(yī)院人力資源信息管理系統(tǒng)的建設(shè)與思考[J].現(xiàn)代醫(yī)院，2023（04）：626-628.

[2]王榮業(yè).探討醫(yī)院人力資源信息化管理與建設(shè)[J].中國(guó)繼續(xù)醫(yī)學(xué)教育，2020（18）：86-88.

[3]李思儀.公立醫(yī)院人力資源管理信息系統(tǒng)建設(shè)研究[J].中國(guó)管理信息化，2023（26）：110-112.

[4]祝婧.信息化在公立醫(yī)院人力資源管理中的應(yīng)用分析[J].人才資源開發(fā)，2022（17）：33-35.

[5]張泳，馬詩園，吳怡葵，等.公立醫(yī)院高質(zhì)量發(fā)展下人力資源管理信息系統(tǒng)的實(shí)踐與探索[J].現(xiàn)代醫(yī)院，2023（23）：985-988.

[6]陳燕.醫(yī)院人力資源信息管理系統(tǒng)的發(fā)展和應(yīng)用探討[J].中國(guó)醫(yī)院管理，2010（06）：34-35.