檔案信息化管理模式建設分析

王海琴

[摘 要]隨著我國社會經(jīng)濟的逐漸發(fā)展和科學技術水平的不斷提高，信息技術得到了迅猛發(fā)展，在現(xiàn)實生活中得到了廣泛應用，信息技術在推動各行業(yè)領域快速發(fā)展的同時，逐漸發(fā)展成為一種工作方式。將信息技術融入檔案管理工作，可提高信息技術與檔案建設的深度融合水平，促進檔案信息化管理工作的順利開展。在高速發(fā)展的信息時代，加快推進信息化建設是提高檔案精細化管理水平、優(yōu)化服務質量、提升服務效率的重要舉措，能夠推進檔案管理工作穩(wěn)步發(fā)展。文章探討了檔案信息化建設的相關內容及信息化管理具備的顯著優(yōu)勢，分析了檔案信息化建設過程中存在的問題，提出了有效的優(yōu)化策略。

[關鍵詞]檔案管理；信息化建設；信息技術；優(yōu)化措施

中圖分類號：G271 文獻標識碼：A 文章編號：1674-1722（2024）02-0049-03

檔案信息化管理是依托現(xiàn)代信息技術，處置、管理檔案信息資源，利用檔案信息更好地為社會主義建設各項事業(yè)提供服務。信息化管理是利用數(shù)據(jù)驅動實現(xiàn)的精細化管理，檔案信息化建設是信息化數(shù)字資源建設的過程。20世紀80年代以來，現(xiàn)代信息技術的發(fā)展和綜合應用掀起一場席卷全球的顛覆性產(chǎn)業(yè)技術革命，很多單位都利用信息化提高精細化管理水平，在信息化建設總體框架中納入檔案信息化已經(jīng)成為必然。因此，全力推進檔案信息化建設落地見效有助于改變傳統(tǒng)管理模式，實現(xiàn)檔案管理現(xiàn)代化。

（一）檔案信息化管理的基礎設施建設

全面升級軟件設施，保證硬件設備配備齊全，是開展檔案管理工作的基本要求，也是檔案信息化建設與管理工作順利開展的重要技術支持。加強軟硬件設施建設的最終目的是構建基本完善的檔案網(wǎng)絡信息安全體系，保證檔案信息的軟硬件環(huán)境安全。通過檔案信息網(wǎng)絡化建設，可以實現(xiàn)檔案信息的準確傳輸、反饋和共享。在信息化加速發(fā)展的背景下，為提高檔案信息化管理的普及水平和應用水平，必須構建安全高效的檔案管理局域網(wǎng)，為檔案管理工作帶來實質性改變[1]。

（二）檔案信息化管理的信息資源建設

在檔案管理工作中，信息資源是實現(xiàn)檔案管理現(xiàn)代化的關鍵因素，應加強檔案目錄數(shù)據(jù)庫建設，使其全面覆蓋重要的檔案目錄和數(shù)據(jù)。檔案目錄數(shù)據(jù)庫的建立能對檔案進行歸檔和整理，有利于檔案信息資料的長期保存，為查檔人員提供優(yōu)質、便捷、高效的服務，使查詢結果更加準確、全面，降低檔案信息資源利用的難度和風險[2]。

（三）檔案信息化管理的標準化建設

檔案信息化管理過程中，要以法律法規(guī)及規(guī)章規(guī)范體系等作為重要支持，由相關管理部門制定法律法規(guī)，建立標準化管理體系，加強檔案規(guī)范管理，優(yōu)化檔案管理相關工作流程，保障信息數(shù)據(jù)的真實性與及時性[3]。

（一）有助于提高檔案管理水平

目前，隨著檔案管理工作機制的逐漸完善，信息化管理模式初露端倪，提高信息技術應用水平，可使檔案的利用價值得到充分發(fā)揮，通過更加快捷的途徑，實現(xiàn)信息資源的整合與共享，提高檔案管理工作水平[4]。

（二）有助于提升檔案管理工作實效

在以往的檔案文件管理工作中，大多是通過檔案人員手工方式整理和編寫目錄，通常以紙質文件等形式加以保存，不僅耗費過多的時間和人力，而且需要投入大量物力、財力，嚴重影響工作的時效性與安全性。

在傳統(tǒng)文檔管理模式下，檔案資料的調用步驟十分煩瑣且無法及時共享，在保存和調取等方面存在一定弊端。利用互聯(lián)網(wǎng)、計算機等技術，可實現(xiàn)跨時間空間的信息互通，助力紙質文檔快速歸檔存儲，可針對檔案資料安全等級設置可見權限，嚴密把關檔案信息，既保證了檔案資料的靈活性，又升級了資料庫的安全性，集中歸檔存儲更有利于后期管理[5]。

（三）有助于提高信息化應用水平

檔案管理工作在單位或組織管理工作中的重要意義不言而喻，是檔案事業(yè)中的重要環(huán)節(jié)，加快推進檔案信息化建設可為各部門工作提供全方位、更準確、更快捷的服務，切實提高檔案管理工作質效。信息化程度是反映組織信息化水平的關鍵因素，隨著信息化水平的提高，部門之間溝通與協(xié)作的效率也會有所提高。

（四）有助于構建數(shù)字一體化檔案庫

數(shù)字一體化檔案庫是指借助先進的計算機網(wǎng)絡技術整合各部門零散的數(shù)據(jù)資源，實施集中管理，保證數(shù)據(jù)的有效、及時存儲與處理，提高數(shù)據(jù)存儲的性能和效率，創(chuàng)造有序高效的信息環(huán)境。檔案信息化建設不僅在穩(wěn)步推進檔案數(shù)字化工作有序運轉中提供了重要保證，而且體現(xiàn)了“互聯(lián)網(wǎng)+”背景下檔案資料的加工優(yōu)勢。

一方面，實現(xiàn)檔案數(shù)字化加工。檔案庫要面對數(shù)量眾多、形式多樣、內容復雜的信息，準確識別和妥善保管信息是其具備的重要功能。在檔案管理工作中，除了要保證信息的準確性和可靠性，還要確保信息能夠長久安全保存，提高信息的可用性、可訪問性。

另一方面，實現(xiàn)檔案資料的檢索。數(shù)字一體化檔案庫具有查詢功能完善、搜索信息能力強、用戶接口穩(wěn)定、借閱和使用權限控制規(guī)范等優(yōu)勢。在搜索資料時可進行多條件聯(lián)合查詢，借助人工智能新技術使搜索結果更精準，為查檔人員提供便捷、高效、優(yōu)質服務，最大限度地提高查檔準確率，充分發(fā)揮檔案服務社會民生的重要作用。

（一）檔案信息化建設的原則

第一，實現(xiàn)數(shù)字化存儲數(shù)據(jù)。針對保存較為分散的檔案，應多舉措開展規(guī)范化的掃描工作，運用數(shù)字化光盤存儲技術實施管理，以電子形式歸檔保存，方便查檔人員實時查閱，實現(xiàn)長期可靠保存，避免因時間久遠，加之翻閱、搬遷、蟲蛀等因素造成數(shù)據(jù)缺失。

第二，完善歸口管理工作。按照檔案專業(yè)化和歸口托管原則，結合檔案管理規(guī)范，實行統(tǒng)一歸口管理，保證檔案的可靠性和完整性，促進檔案資源的共享和利用，確保檔案資料實現(xiàn)多渠道保存、全方位查詢，幫助查檔人員快速全面準確地查找所需檔案資料。

第三，強化檔案資料交叉連接，提高檔案資源實際利用效率。重要檔案材料必須做到集中存檔，打破因業(yè)務分散而造成的“信息孤島”，加強資源共享，為其他各項工作的正常開展提供更多有利條件，提高信息檢索效率，使檔案信息互聯(lián)、互通、互融成為可能[6]。

（二）優(yōu)化檔案信息化管理模式，提高檔案工作質量

在檔案信息化建設過程中，如何有效應用信息技術強化檔案資料的管理和服務效能成為當前檔案管理中最主要的問題。進入信息爆炸的21世紀，信息化發(fā)展水平已經(jīng)成為衡量一個國家現(xiàn)代化程度的重要指標，計算機硬件和軟件、網(wǎng)絡和通信技術的普及和應用給人們的生活帶來了巨大變化，生產(chǎn)活動更加便利與快捷，使人們的思想發(fā)生了巨大變革。

在當前的信息技術環(huán)境下，提高檔案信息化建設速度、實現(xiàn)檔案工作的現(xiàn)代化已經(jīng)成為必然，檔案信息化管理模式必須順勢改變。優(yōu)化檔案管理模式，加快改革與創(chuàng)新，是順應時代潮流的重要體現(xiàn)，加強信息化建設是助推檔案管理工作實現(xiàn)現(xiàn)代化發(fā)展的關鍵舉措。

目前，我國檔案工作規(guī)范化建設取得了顯著成效，以信息技術為核心的檔案信息化建設為主要發(fā)展方向，發(fā)揮了不可忽視的重要作用，通過建立智能化檔案管理系統(tǒng)，不僅有效拓展了檔案信息的儲存空間，而且減少了檔案管理成本，為促進信息共享與交流提供了有力支持。推進檔案信息化建設，將用于信息管理的各種技術與網(wǎng)絡技術加以深度融合，既能充分發(fā)揮各自功用，做到揚長避短，又便于優(yōu)化檔案信息化管理模式，提高檔案信息化管理效益。

（三）發(fā)揮信息技術優(yōu)勢，強化信息技術應用效果

現(xiàn)代科學與技術呈現(xiàn)出相互依賴、相互促進的發(fā)展趨勢，作為這一趨勢中的前導要素，信息科學技術引發(fā)的社會變革將深刻改變人類社會和世界的面貌，對現(xiàn)代人類生產(chǎn)和生活產(chǎn)生巨大影響。隨著檔案管理模式的變化，檔案資源增長速度和資料更新速度有所加快，運用信息技術可使資料整理過程更加規(guī)范，歸檔質量逐步提高，可為查檔人員實時查閱提供重要保證，保證檔案資料的真實可靠。

在這一過程中，檔案主管部門應成立專門的檔案工作領導小組，加強對檔案工作的組織領導。檔案工作領導小組在制定有關檔案工作的規(guī)章制度和檔案工作發(fā)展規(guī)劃的同時，應對具體執(zhí)行情況進行監(jiān)督、指導和檢查，積極參加信息化工作的全過程建設，做好檔案檢索工具的編制，大力開發(fā)檔案信息資源，為其他部門工作、管理提供優(yōu)質服務。

（四）加速培養(yǎng)檔案信息化管理人才

組織的發(fā)展離不開信息化建設和人才梯隊的培養(yǎng)，具備信息化管理技能和實踐經(jīng)驗的專業(yè)人才在檔案信息化建設與檔案信息管理工作中發(fā)揮了極其重要的作用。在檔案信息化建設中，信息化人才培養(yǎng)是其核心要素，檔案管理人員應具備以下素質要求。

一是扎實的政治理論素養(yǎng)，包括堅定的理想信念和政治信仰。

二是強烈的敬業(yè)精神。檔案管理工作事務繁重、頭緒眾多、務實性強，檔案管理人員只有具備強烈的敬業(yè)精神，才能在復雜的工作環(huán)境下始終保持飽滿的工作熱情和持續(xù)的工作動力，真正投入檔案信息化管理工作。

三是良好的服務意識，提高服務水平，將檔案管理工作與服務職能相結合，找準工作定位，強化檔案規(guī)范管理。

四是一專多能的知識結構。隨著社會化檔案管理制度的建立，現(xiàn)代化管理手段和管理設施逐漸被投入使用，全面提高檔案管理信息化水平和信息化管理效率，也對檔案管理人員的專業(yè)素質提出了更加嚴格的要求，需要其具備多樣的技術能力。在培養(yǎng)檔案信息化管理人才時，應與信息技術有機結合，以自學為主開展全員培訓，提升其信息化知識素養(yǎng)。

（五）增強檔案信息化建設的安全性

在信息化建設過程中，加強信息安全是檔案信息化管理工作的根本要求，在穩(wěn)步提高檔案信息化管理水平中起到了關鍵作用。隨著網(wǎng)絡應用領域的不斷擴展，互聯(lián)網(wǎng)的開放性帶來了許多內在的安全隱患，因此，檔案信息化建設要面臨并積極應對當前形勢帶來的各種不安全因素。

為確保數(shù)據(jù)安全，應強化并落實安全可靠的技術保護措施。例如，通過對檔案進行安全風險評估與預測，制定檔案信息化安全管理制度，加強檔案信息化安全規(guī)范化管理。針對檔案信息化管理工作中的諸多環(huán)節(jié)實行安全操作設置，如設置網(wǎng)絡密鑰、設置基于預定安全規(guī)則監(jiān)視和控制的傳入和傳出網(wǎng)絡流量的網(wǎng)絡安全系統(tǒng)、實施網(wǎng)絡質量檢測等，加密大量檔案信息數(shù)據(jù)，備份和保存各種數(shù)據(jù)信息，監(jiān)控網(wǎng)絡節(jié)點和網(wǎng)絡端口。

應用先進的信息技術改進工作方式，是促進檔案管理工作正常開展、提高工作實效的首要保證。加強檔案信息化管理不僅符合時代發(fā)展的總體要求，更是切實提升工作效率的關鍵途徑，在創(chuàng)新檔案服務、提高檔案管理水平等工作中發(fā)揮了至關重要的作用。在加快推進檔案信息化發(fā)展、切實保障信息安全的同時，應不斷探索全新有效的檔案管理方法，提高檔案工作服務水平。

隨著網(wǎng)絡與信息技術的迅猛發(fā)展，檔案信息化建設成為健全檔案管理體制機制、實現(xiàn)檔案管理工作高水平發(fā)展的必要舉措。通過確立信息化建設原則、優(yōu)化管理模式、發(fā)揮信息技術優(yōu)勢、培養(yǎng)高技能人才、保障信息安全等措施，可使檔案信息化建設取得新成效。

[1]顧佳怡.檔案信息化建設與檔案管理分析[J].城市情報，2022（11）：271-272.

[2]王春梅.檔案管理中的電子信息化管理模式建設及應用[J].參花，2020（20）：117-118.

[3]李雪梅.檔案管理中的電子信息化管理模式建設及應用[J].中小企業(yè)管理與科技，2019（59）：123-124.

[4]閆靜.檔案信息化建設與管理的策略分析[J].新絲路（中旬），2020（75）：231-232.

[5]李靜.基于大數(shù)據(jù)時代的檔案管理信息化建設分析[J].社會科學，2022（32）：169-170.

[6]馮偉.人事檔案管理信息化建設分析[J].經(jīng)濟管理，2022（33）：227-228.