地勘地質(zhì)檔案資料信息化建設(shè)管理及策略探討

摘 要：隨著我國(guó)勘查地質(zhì)領(lǐng)域的快速發(fā)展，地勘地質(zhì)檔案資料生成量、檔案管理需求以及檔案管理質(zhì)效均呈現(xiàn)大幅增長(zhǎng)的態(tài)勢(shì)。對(duì)此，唯有借助信息技術(shù)構(gòu)建信息化檔案管理模式，方可滿(mǎn)足新型檔案管理要求。同時(shí)，也對(duì)信息化建設(shè)管理水平提出較高要求。文章闡述了地勘地質(zhì)檔案信息化建設(shè)的意義及內(nèi)容，并針對(duì)建設(shè)過(guò)程中的主要問(wèn)題及其解決對(duì)策展開(kāi)重點(diǎn)研究，希望所提出的措施建設(shè)對(duì)地勘地質(zhì)檔案管理信息化建設(shè)工作有所助力。

關(guān)鍵詞：地勘地質(zhì)；檔案資料；信息化建設(shè)管理

引言

在建筑施工、采礦、水利和水電等項(xiàng)目建設(shè)前期，需要開(kāi)展地質(zhì)勘察工作。在此環(huán)節(jié)中，不僅會(huì)生成大量地勘數(shù)據(jù)信息，形成多份檔案資料，這些檔案資料還將應(yīng)用于項(xiàng)目設(shè)計(jì)、施工、驗(yàn)收、運(yùn)行維護(hù)和改造升級(jí)等各個(gè)階段，意味著地質(zhì)勘察檔案資料不僅長(zhǎng)期有效，還會(huì)被多個(gè)主管部門(mén)所查詢(xún)調(diào)用。在新時(shí)期，地勘地質(zhì)檔案資料的妥善保管已經(jīng)無(wú)法滿(mǎn)足使用需求，需要通過(guò)檔案管理信息化建設(shè)，提高檔案管理質(zhì)效及其使用率，使其更好地服務(wù)于社會(huì)發(fā)展與經(jīng)濟(jì)建設(shè)。

一、地勘地質(zhì)檔案管理信息化建設(shè)的相關(guān)概述

1.地勘地質(zhì)檔案管理信息化建設(shè)的意義

地勘地質(zhì)檔案管理質(zhì)效不僅直接關(guān)系工程項(xiàng)目建設(shè)進(jìn)展與成效，還關(guān)乎人民的生命財(cái)產(chǎn)安全以及社會(huì)的穩(wěn)定和諧。尤其近幾年來(lái)，我國(guó)城市化進(jìn)程、新農(nóng)村建設(shè)步伐不斷加快，市政工程建設(shè)規(guī)模、施工難度和質(zhì)量要求大幅提升，導(dǎo)致地勘地質(zhì)檔案的信息量、重要性以及應(yīng)用管理需求也隨之增長(zhǎng)。在這種情況下，以往那種人工化、紙質(zhì)化檔案管理模式已經(jīng)無(wú)法滿(mǎn)足新的需求。為此，需要引進(jìn)信息化檔案管理的新理念與新模式，推動(dòng)檔案管理工作朝著信息化、智能化和數(shù)字化方向發(fā)展。只有這樣，才能滿(mǎn)足日益提高的檔案資料存儲(chǔ)需求、管理需求以及使用需求，使地勘地質(zhì)檔案資料的作用價(jià)值得到充分、有效的發(fā)揮。

2.地勘地質(zhì)檔案管理信息化建設(shè)內(nèi)容

在地勘地質(zhì)檔案管理信息化建設(shè)過(guò)程中，需要建設(shè)單位結(jié)合自身檔案管理需要，借助計(jì)算機(jī)、網(wǎng)絡(luò)數(shù)據(jù)庫(kù)、掃描儀、硬盤(pán)以及信息技術(shù)等軟硬件設(shè)備設(shè)施，建立一套完善的檔案信息系統(tǒng)。通過(guò)該系統(tǒng)，以信息化、智能化和無(wú)紙化的方式對(duì)地勘地質(zhì)檔案資料展開(kāi)搜集、編目、整合、統(tǒng)計(jì)、檢索與管理。在很多環(huán)節(jié)中，運(yùn)用自動(dòng)化方式取代人工手動(dòng)方式，促進(jìn)地勘地質(zhì)檔案資料的共享率、管理水平以及工作效率的整體提升。

二、地勘地質(zhì)檔案管理信息化建設(shè)存在的問(wèn)題

1.工作體系不夠完善

由于地勘地質(zhì)檔案管理信息化建設(shè)是一項(xiàng)系統(tǒng)性工程，包含眾多工作模塊。但是，一些地質(zhì)勘察單位由于工作體系不夠完善，導(dǎo)致在劃分業(yè)務(wù)模塊時(shí)欠缺科學(xué)性、合理性或者各模塊之間無(wú)法做到統(tǒng)一管理，存在各自為政、銜接不暢等現(xiàn)象。在這種情況下，一旦涉及檔案信息資源的整合，便會(huì)暴露較大問(wèn)題，對(duì)檔案管理信息化建設(shè)必然構(gòu)成嚴(yán)重阻礙。

2.檔案資料開(kāi)發(fā)利用深度不足

現(xiàn)階段，有些地質(zhì)勘察單位在檔案信息資源開(kāi)發(fā)利用方面還處于初級(jí)階段，有些地質(zhì)勘察單位由于資金、時(shí)間和人員等限制，只開(kāi)發(fā)了部分成果資料，大部分有利用價(jià)值的原始資料還維持在紙質(zhì)資料狀態(tài)，導(dǎo)致檔案資料的內(nèi)在價(jià)值尚未得到充分挖掘與利用，更沒(méi)有針對(duì)檔案信息做出系統(tǒng)的信息化成果轉(zhuǎn)化。在這種情況下，地勘地質(zhì)檔案資料的應(yīng)用范圍將受到較大局限，無(wú)法在更寬廣的領(lǐng)域發(fā)揮數(shù)據(jù)分析、決策參考、規(guī)避風(fēng)險(xiǎn)以及經(jīng)驗(yàn)指導(dǎo)等綜合價(jià)值，致使檔案資料的實(shí)用價(jià)值大打折扣，更不利于企業(yè)與社會(huì)發(fā)展。

3.軟硬件和技術(shù)水平低下

由于地勘地質(zhì)檔案管理信息化建設(shè)需要引進(jìn)大量軟硬件設(shè)備設(shè)施，不僅在建設(shè)前期需要投入大量資金，還涉及后期運(yùn)行維護(hù)、系統(tǒng)升級(jí)以及數(shù)據(jù)更新等一系列費(fèi)用支出。但是，有些地質(zhì)勘察單位存在預(yù)算不合理、資金管控不嚴(yán)等問(wèn)題，建設(shè)資金不足導(dǎo)致很多環(huán)節(jié)存在“先天不足”的問(wèn)題。比如，在采購(gòu)軟硬件設(shè)備設(shè)施時(shí)，由于受資金的限制，軟硬件和技術(shù)水平相對(duì)落后，剛使用不久就面臨著迭代升級(jí)的問(wèn)題，有些新采購(gòu)的軟硬件設(shè)備設(shè)施甚至直接被淘汰，反而造成資源浪費(fèi)，更給檔案管理信息化建設(shè)帶來(lái)諸多阻礙。

4.檔案性質(zhì)界定不清晰

在地勘地質(zhì)檔案資料中，有些檔案資料是可以對(duì)外“公開(kāi)”使用的，還有一些檔案資料屬于國(guó)家戰(zhàn)略資源，是需要“保密”的，要想對(duì)其調(diào)取借用，需要執(zhí)行專(zhuān)屬簽批流程。但是，在開(kāi)展地勘地質(zhì)檔案管理信息化建設(shè)過(guò)程中，由于工作體系不夠完善，致使部分檔案管理人員存在人為疏忽、工作效率低下等問(wèn)題，未針對(duì)保密檔案展開(kāi)有效保護(hù)，致使部分保密檔案處于“公開(kāi)”狀態(tài)，極有可能導(dǎo)致國(guó)家保密信息外泄，帶來(lái)一些風(fēng)險(xiǎn)隱患。

5.檔案信息化處理不徹底

自從新中國(guó)成立以來(lái)，我國(guó)在礦產(chǎn)開(kāi)發(fā)、水文地質(zhì)、遙感以及物探等領(lǐng)域內(nèi)開(kāi)展了大量地質(zhì)勘查工作，獲取了海量資料信息。在這些檔案資料中，很多是以紙質(zhì)形式存儲(chǔ)在檔案袋中的。在開(kāi)展地勘地質(zhì)檔案管理信息化建設(shè)的過(guò)程中，只有部分紙質(zhì)檔案資料得到了數(shù)字化處理，而那些未被處理的紙質(zhì)檔案，依然需要檔案管理人員手動(dòng)查找，不僅工作效率和檔案使用率低下，還容易發(fā)生檔案破損、丟失和被篡改等風(fēng)險(xiǎn)，非常不利于檔案管理工作的高效開(kāi)展。

三、完善地勘地質(zhì)檔案管理信息化建設(shè)的策略

1.完善與建設(shè)管理相關(guān)的制度體系

相關(guān)部門(mén)在開(kāi)展地勘地質(zhì)檔案管理信息化建設(shè)之前，要理順相關(guān)管理體制，建立一套科學(xué)、完善和嚴(yán)謹(jǐn)?shù)倪\(yùn)行機(jī)制。此項(xiàng)工作可以由檔案管理部門(mén)牽頭，與其他各職能部門(mén)加強(qiáng)聯(lián)動(dòng)，共同制定一套符合本單位實(shí)際情況以及檔案管理需求的內(nèi)部管理、借閱制度。并且，推出與管理制度相配套的工作流程、質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)、監(jiān)管措施、崗位責(zé)任以及績(jī)效考核體系。這樣不僅可以加大檔案管理信息化建設(shè)的協(xié)調(diào)統(tǒng)籌力度，還可以在各部門(mén)之間建立起高度統(tǒng)一的工作目標(biāo)以及執(zhí)行標(biāo)準(zhǔn)，使各項(xiàng)工作呈現(xiàn)出較高的體系化、標(biāo)準(zhǔn)化與高效化，使檔案管理信息化建設(shè)工作盡快步入正軌。當(dāng)遇到一些阻力和問(wèn)題時(shí)，檔案管理部門(mén)與相關(guān)部門(mén)及人員盡快查找問(wèn)題的原因，如果因?yàn)橹贫缺旧泶嬖诼┒椿蛘咂?，要第一時(shí)間研究解決對(duì)策，使檔案管理信息化制度體系得到持續(xù)完善與優(yōu)化，為最終取得理想的建設(shè)質(zhì)量提供保障。

2.深入挖掘檔案資料的內(nèi)在價(jià)值

通過(guò)充分挖掘地勘地質(zhì)檔案資料，可使檔案管理信息化建設(shè)得以高度突破，使檔案信息資源在社會(huì)經(jīng)濟(jì)發(fā)展中發(fā)揮更高的價(jià)值。在深入挖掘地質(zhì)檔案資料應(yīng)用價(jià)值的過(guò)程中，要充分發(fā)揮計(jì)算機(jī)技術(shù)、網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)和大數(shù)據(jù)技術(shù)的應(yīng)用優(yōu)勢(shì)，使海量信息得到高效化、精細(xì)化管理與分析運(yùn)用。首先，建立一個(gè)檔案資料共享目錄，方便檔案資料的快速檢索與高效共享。在這個(gè)過(guò)程中，檔案管理人員要借助計(jì)算機(jī)系統(tǒng)對(duì)現(xiàn)存檔案資料按照地區(qū)、地層、礦種、行業(yè)、時(shí)間、內(nèi)容、性質(zhì)以及用途等類(lèi)別區(qū)分管理，建立多個(gè)地質(zhì)檔案資料數(shù)據(jù)庫(kù)，并對(duì)各數(shù)據(jù)庫(kù)展開(kāi)標(biāo)簽化管理。比如將現(xiàn)存科研檔案資料存在同一個(gè)電子文件夾中，一旦涉及檔案借閱、查詢(xún)等業(yè)務(wù)，只要在搜索框中輸入關(guān)鍵字即可快速查找到所需檔案。此外，各工程項(xiàng)目建設(shè)部門(mén)以及管理部門(mén)要建立起較強(qiáng)的信息化意識(shí)，不僅在規(guī)則設(shè)計(jì)、建設(shè)施工、質(zhì)量驗(yàn)收、運(yùn)行維護(hù)以及改造升級(jí)等階段加大對(duì)地勘地質(zhì)檔案資料的應(yīng)用力度，還要將檔案信息應(yīng)用到成本預(yù)算管控、風(fēng)險(xiǎn)預(yù)測(cè)和安全管理等環(huán)節(jié)。另外，如果工程項(xiàng)目本身存在較大技術(shù)難度或者風(fēng)險(xiǎn)性，可以到信息化檔案系統(tǒng)中查詢(xún)一些同類(lèi)工程案例檔案資料，從中學(xué)習(xí)和借鑒部分成功經(jīng)驗(yàn)，達(dá)到降低施工難度、規(guī)避風(fēng)險(xiǎn)和保障安全等目的，使地勘檔案資料呈現(xiàn)較高的附加價(jià)值。

3.制訂科學(xué)、合理的資金預(yù)算計(jì)劃

在地勘地質(zhì)檔案管理信息化建設(shè)中，涉及很多資金使用環(huán)節(jié)。例如，采購(gòu)軟件、硬件和基礎(chǔ)設(shè)備設(shè)施以及聘請(qǐng)第三方專(zhuān)業(yè)機(jī)構(gòu)、購(gòu)買(mǎi)辦公耗材等。對(duì)此，需要在開(kāi)展信息化建設(shè)工作初期，制訂一套極具指導(dǎo)意義的資金使用計(jì)劃，包括明確預(yù)算目標(biāo)、資金用途、項(xiàng)目負(fù)責(zé)人、費(fèi)用標(biāo)準(zhǔn)以及資金審批流程等。同時(shí)，還需要針對(duì)總體預(yù)算目標(biāo)展開(kāi)細(xì)化與分配，針對(duì)不同工作項(xiàng)目制定不同的資金使用方案，并指定相關(guān)負(fù)責(zé)人，明確其職責(zé)權(quán)限。在保證預(yù)算執(zhí)行效果的同時(shí)，為后續(xù)開(kāi)展績(jī)效考核、職稱(chēng)評(píng)定和人才選拔等工作提供必要條件。在推出預(yù)算計(jì)算的同時(shí)，還要出臺(tái)相應(yīng)的管理細(xì)則與監(jiān)管措施，由專(zhuān)業(yè)人員負(fù)責(zé)監(jiān)督與管控資金使用過(guò)程，一旦發(fā)現(xiàn)某個(gè)環(huán)節(jié)存在違規(guī)行為，一律按照相關(guān)制度規(guī)定予以處理。如果某個(gè)部門(mén)或者個(gè)人在預(yù)算管控中做出突出貢獻(xiàn)，同樣要給予嘉獎(jiǎng)，切實(shí)發(fā)揮制度的約束作用、懲戒作用以及激勵(lì)作用，使“人”的主觀能動(dòng)性得到充分體現(xiàn)。

4.設(shè)定保密和公開(kāi)級(jí)別

在地勘地質(zhì)檔案管理信息化建設(shè)中，要結(jié)合檔案資料的功能用途設(shè)置相應(yīng)的保密或公開(kāi)級(jí)別，使每一份檔案資料都能夠得到科學(xué)化、精細(xì)化管理。針對(duì)那些處于“保密”狀態(tài)的檔案資料，需要嚴(yán)格執(zhí)行保密法、檔案法等相關(guān)法律法規(guī)，并定期審核確認(rèn)保密文件的保密狀態(tài)，避免出現(xiàn)信息被泄露事件。另外，在互聯(lián)網(wǎng)時(shí)代，信息的快速傳播與網(wǎng)絡(luò)共享雖然給人們帶來(lái)諸多便捷，但也帶來(lái)了信息安全問(wèn)題。此類(lèi)問(wèn)題主要由網(wǎng)絡(luò)病毒、黑客攻擊等原因造成，對(duì)檔案管理信息化系統(tǒng)安全性、信息可靠性構(gòu)成嚴(yán)重威脅。首先，需要在信息化檔案系統(tǒng)建設(shè)過(guò)程中，提高系統(tǒng)安全等級(jí)，最大限度地避免系統(tǒng)漏洞問(wèn)題；其次，在信息化檔案系統(tǒng)投入使用之后，要面向檔案管理人員及擁有系統(tǒng)登錄權(quán)限的員工展開(kāi)信息安全知識(shí)培訓(xùn)，增強(qiáng)其信息安全意識(shí)，使其掌握網(wǎng)絡(luò)信息安全防護(hù)技能，如病毒查殺、系統(tǒng)維護(hù)和垃圾文件清理等。必要時(shí)，可以在培訓(xùn)過(guò)程中實(shí)際上機(jī)操作，并考核培訓(xùn)效果，確保將培訓(xùn)工作落到實(shí)處。網(wǎng)絡(luò)信息部門(mén)要定期針對(duì)信息系統(tǒng)展開(kāi)數(shù)據(jù)更新，確保信息系統(tǒng)始終具有較高的健康指數(shù)；最后，檔案管理部門(mén)要針對(duì)所有檔案資料實(shí)行分層、分級(jí)和分類(lèi)管理。對(duì)于那些保密性強(qiáng)的檔案資料，要設(shè)置較高的查詢(xún)、下載權(quán)限或者執(zhí)行獨(dú)立的簽批審核流程，通過(guò)審核之后獲得瀏覽權(quán)限，為地礦檔案資料的安全性、保密性提供保障。

5.做好紙質(zhì)檔案數(shù)字化處理工作

在地勘地質(zhì)檔案管理信息化建設(shè)工作中，要組建一支專(zhuān)業(yè)技術(shù)過(guò)硬、責(zé)任心強(qiáng)和執(zhí)行力好的檔案管理人員隊(duì)伍，能夠優(yōu)質(zhì)高效地完成制訂的工作計(jì)劃。對(duì)此，檔案部門(mén)可以安排專(zhuān)人負(fù)責(zé)對(duì)傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案資料的掃描、分類(lèi)、存儲(chǔ)等數(shù)字化處理，在規(guī)定時(shí)間內(nèi)將所有紙質(zhì)檔案轉(zhuǎn)化成電子檔案。還可以選擇一個(gè)時(shí)間段，由檔案部門(mén)全體人員共同分工完成紙質(zhì)檔案數(shù)字化處理工作。不論采用何種分工形式，均需要針對(duì)工作完成質(zhì)量檢驗(yàn)，避免存在疏忽、遺漏和操作失誤等問(wèn)題。在電子檔案全部錄入完成后，還可以采用光盤(pán)、U盤(pán)和移動(dòng)硬盤(pán)等方式對(duì)其備份，以便于長(zhǎng)期存儲(chǔ)。需要注意的是，對(duì)備份檔案同樣要給予嚴(yán)格管理，避免出現(xiàn)丟失、外泄和仿造等問(wèn)題。針對(duì)已經(jīng)完成數(shù)字化的紙質(zhì)文件，要對(duì)其妥善保管，最大限度地保證紙質(zhì)檔案的完整性與清晰度，以備不時(shí)之需。

四、地勘地質(zhì)檔案管理信息化建設(shè)成效的保障措施

首先，更新理念。地勘地質(zhì)檔案管理信息化建設(shè)單位相關(guān)負(fù)責(zé)人要本著與時(shí)俱進(jìn)的原則，摒棄傳統(tǒng)落后的思想觀念，建立互聯(lián)網(wǎng)思維、大數(shù)據(jù)思維以及信息化思維。只有這樣才能對(duì)信息化質(zhì)量系統(tǒng)建設(shè)工作給予高度重視，率領(lǐng)整個(gè)團(tuán)隊(duì)做好各項(xiàng)工作部署，并給予強(qiáng)大的資金支持與保障措施，確保檔案管理信息化系統(tǒng)具有較高的建設(shè)質(zhì)量與管理水平；其次，持續(xù)優(yōu)化建設(shè)管理機(jī)制。地勘地質(zhì)檔案管理信息化建設(shè)是一項(xiàng)系統(tǒng)化工程，需要一個(gè)相對(duì)較長(zhǎng)的建設(shè)周期。在建設(shè)過(guò)程中，可能在內(nèi)外部環(huán)境、行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)和相關(guān)法律法規(guī)上發(fā)生些許變化。為了確保信息化檔案系統(tǒng)能夠長(zhǎng)期發(fā)揮作用價(jià)值，相關(guān)管理人員應(yīng)時(shí)刻關(guān)注內(nèi)外部環(huán)境變化因素，及時(shí)優(yōu)化調(diào)整現(xiàn)有的管理制度、執(zhí)行標(biāo)準(zhǔn)和實(shí)施方案，提高其適應(yīng)性與實(shí)效性。只有這樣，才能在信息化檔案系統(tǒng)建設(shè)過(guò)程中，始終發(fā)揮指導(dǎo)、監(jiān)督以及管控作用，確保信息化檔案系統(tǒng)建設(shè)質(zhì)量滿(mǎn)足要求，為自身發(fā)展以及社會(huì)經(jīng)濟(jì)建設(shè)作出積極貢獻(xiàn)。

五、結(jié)語(yǔ)

在信息化時(shí)代背景下，給地勘地質(zhì)檔案資料高效管理提供了技術(shù)支持。對(duì)此，地質(zhì)勘察單位及地勘地質(zhì)檔案資料使用單位要本著與時(shí)俱進(jìn)的理念，積極開(kāi)展地勘地質(zhì)檔案管理信息化建設(shè)工作。在這個(gè)過(guò)程當(dāng)中，要結(jié)合自身實(shí)際情況，編制科學(xué)、完善的信息化檔案館建設(shè)規(guī)劃，明確建設(shè)管理目標(biāo)，針對(duì)建設(shè)過(guò)程中存在阻礙問(wèn)題出臺(tái)解決對(duì)策，有序推動(dòng)信息化檔案館建設(shè)工作高效開(kāi)展，確保建設(shè)管理質(zhì)量符合實(shí)際需求。這不僅是地質(zhì)勘察單位及工程項(xiàng)目建設(shè)單位的重要職責(zé)，更是社會(huì)穩(wěn)定發(fā)展的重要保障。

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（作者單位：江西省地質(zhì)局有色地質(zhì)大隊(duì)）

作者簡(jiǎn)介：唐劼（1979—），男，漢族，上海人，本科，中級(jí)，研究方向：檔案。