智慧醫(yī)院建設背景下的干部人事檔案管理研究

摘 要：隨著現(xiàn)代醫(yī)院管理的精細化、智能化程度不斷提升，2021年，國家衛(wèi)健委發(fā)布《醫(yī)院智慧管理分級評估標準體系（試行）》，為各級醫(yī)院智慧管理建設搭建了科學系統(tǒng)的評估標準體系，文章通過分析評估標準體系對醫(yī)院干部人事檔案管理工作的要求，探討在智慧醫(yī)院建設背景下，人事檔案管理面臨的主要問題，并提出提升管理水平的有效途徑。

關鍵詞：智慧醫(yī)院；智慧管理；干部人事檔案；檔案管理

智慧管理作為“三位一體”智慧醫(yī)院建設的重要組成部分，2021年，國家衛(wèi)健委發(fā)布《醫(yī)院智慧管理分級評估標準體系（試行）》（以下簡稱《標準體系》），進一步落實和細化了智慧醫(yī)院管理建設的具體要求，由此，各級醫(yī)院推進智慧醫(yī)院管理建設工作有了體系化、科學化、規(guī)范化和可執(zhí)行的評估標準，給干部人事檔案管理工作帶來了新的要求和改變。

一、干部人事檔案管理的工作要求

《標準體系》中針對醫(yī)院人力資源智慧管理分級評估的內(nèi)容包含：人力資源規(guī)劃、人事管理、人員考核與薪酬管理3個部分，人事檔案管理業(yè)務本身屬于人事管理模塊。同時，作為人員基礎數(shù)據(jù)的來源，人事檔案管理對于醫(yī)療護理管理、財務資產(chǎn)管理、設備設施管理、藥品耗材管理、運營管理、運行保障管理、教學科研管理和辦公管理等其他醫(yī)院智慧管理模塊同樣具有較大影響。為推動醫(yī)院管理智慧化全面發(fā)展，建立醫(yī)院智慧管理信息系統(tǒng)，實現(xiàn)高級業(yè)務聯(lián)動與管理決策支持功能，《標準體系》對人事檔案管理工作提出了更新、更高的要求。

1.轉(zhuǎn)變檔案信息收集形式

《標準體系》要求人事部門以信息化的手段記錄和管理人員的個人信息，信息內(nèi)容不僅包含人力部門職能范圍內(nèi)應掌握的人員檔案、專技資格、合同和培訓等信息，還包括通過信息系統(tǒng)獲取人員的臨床工作、科研成果及教育情況等信息。智慧管理要求人事部門能夠應用信息技術全面收集人員信息，不僅要能夠通過信息技術收集傳統(tǒng)檔案，還需要通過信息系統(tǒng)收集各類電子檔案，檔案信息收集形式發(fā)生了質(zhì)的改變。

智慧管理背景下的人事檔案信息收集手段更先進、信息種類更豐富、信息量級更龐大，推動了人事檔案信息收集形式整體發(fā)生轉(zhuǎn)變。不同于傳統(tǒng)手工管理檔案的收集形式，以信息技術收集、錄入檔案信息，更加便捷高效，以信息系統(tǒng)的數(shù)據(jù)庫為載體，信息存儲量大，收集到的檔案信息也更加全面、完整。

2.增強檔案信息處理能力

《標準體系》要求人事部門能夠通過信息化手段維護和管理人事檔案信息，為院內(nèi)提供統(tǒng)一的人力資源管理基礎字典，實現(xiàn)全院人員信息的唯一標識，建設人員檔案校驗知識庫，自動檢測數(shù)據(jù)是否存在邏輯錯誤。這要求人事檔案管理部門在檔案信息整理的過程中，能夠?qū)⑹占降臋n案信息，按照信息系統(tǒng)數(shù)據(jù)存儲的規(guī)則和標準處理，錄入檔案信息時應當以人員信息有效的唯一標識，如員工工號、身份證號等為索引，避免檔案信息“張冠李戴”，錄入信息要與系統(tǒng)內(nèi)各類別、條目一一對應，以保障人力資源管理基礎字典準確規(guī)范，在人員信息變更或經(jīng)信息系統(tǒng)檢測存在邏輯錯誤時，要基于人事檔案內(nèi)容及時、準確地更新或修正。

人員信息作為重要的基礎信息，其準確性和完整性對于醫(yī)院各業(yè)務系統(tǒng)的智慧管理建設至關重要，而人員信息來源于人事檔案，人事檔案管理部門需要不斷提升檔案信息的處理能力，精準匹配相關信息字段，確保全院各業(yè)務系統(tǒng)內(nèi)實現(xiàn)人員信息準確、真實和統(tǒng)一。

3.擴大檔案信息共享范圍

《標準體系》要求人員信息能夠在人事部門內(nèi)部共享，如在人力資源規(guī)劃管理中及時變更組織機構、崗位設置和人員編制信息。在人員考核和薪酬管理中，實現(xiàn)薪酬和福利與人員崗位、級別、工齡等信息聯(lián)動計算。同時，《標準體系》還要求人員信息能夠通過唯一標識與其他業(yè)務系統(tǒng)賬號關聯(lián)，在醫(yī)療、教學、科研、安全保衛(wèi)和協(xié)同辦公等其他管理系統(tǒng)內(nèi)共享，如在醫(yī)療準入管理中，調(diào)取醫(yī)務人員信息，管理醫(yī)務人員的崗位職責和業(yè)務權限；在教學管理中，匹配醫(yī)務人員教學任務，做好課程安排、導師遴選、教學工作評估及人員繼續(xù)教育等工作；在科研管理中，對接人員學歷、職稱等信息，開展課題申報、立項審批和學術活動等科研事務的辦理和審批工作；在安全保衛(wèi)管理中，根據(jù)人員信息實時調(diào)整醫(yī)院內(nèi)各區(qū)域門禁權限，人員離職后同步取消門禁授權；在協(xié)同辦公管理中，依據(jù)人員不同職權分級設置公文流轉(zhuǎn)、行政審批等事務的辦公權限。

在智慧管理背景下，人事檔案管理部門需要積極主動地面向檔案利用者，根據(jù)業(yè)務工作的需要，規(guī)范、有序地擴大檔案信息的共享范圍。同時，也要做好檔案信息的安全維護工作，對于涉密和涉及個人隱私的檔案信息應當嚴格按照工作權限開放共享。

4.提高檔案信息利用水平

《標準體系》對人事檔案信息利用工作的要求，主要體現(xiàn)在三個方面：第一，人事部門能夠通過信息系統(tǒng)簡化人事管理基礎業(yè)務流程，提高工作效率，提升管理水平，如人事管理系統(tǒng)能夠?qū)崟r調(diào)取人員信息，支持院內(nèi)人員在線辦理個人事務，包括個人信息瀏覽、入職申請和工資證明打印等；第二，人事部門能夠通過信息系統(tǒng)，利用人事檔案信息對復雜性的管理問題展開分析、評估和規(guī)劃，如基于人員信息的變化，預測和規(guī)劃崗位編制、人力資源需求及人力成本；第三，其他管理部門能夠利用共享的人員信息，實施智慧管理模塊功能升級，如醫(yī)療護理管理系統(tǒng)能夠根據(jù)人員信息變化，科學管控人員崗位職責和業(yè)務權限，并支持醫(yī)務人員通過信息系統(tǒng)申請、查詢個人職責信息，包括處方權、特殊檢查、手術操作和專業(yè)護理等方面的業(yè)務權限；在科研管理系統(tǒng)中，實時生成人員科研情況，并展開人員科研能力對比及科研產(chǎn)出分析。

智慧管理對人事檔案的開發(fā)利用提出了更高要求，意味著在智慧醫(yī)院時代，人事檔案管理不再是簡單的收集、整理、歸檔、查找，而是要以開發(fā)優(yōu)質(zhì)人力資源為導向，以服務人才、培養(yǎng)人才以及不斷完善人才發(fā)展體制機制為落腳點，通過信息技術與數(shù)據(jù)分析，為醫(yī)院人力資源開發(fā)和人才發(fā)展戰(zhàn)略規(guī)劃提供有效的決策依據(jù)。

二、干部人事檔案智慧管理的主要問題

2014年，國家發(fā)改委、工信部、財政部等八部門發(fā)布《關于促進智慧城市健康發(fā)展的指導意見》，首次提出了智慧醫(yī)院建設的概念。此后，國家各部委就電子病歷、預約診療和醫(yī)療付費等方面，對智慧醫(yī)療建設提出了標準和要求。隨著智慧醫(yī)院建設體系不斷完善，逐步形成了智慧醫(yī)療、智慧服務以及智慧管理“三位一體”發(fā)展布局，2019年，國家衛(wèi)健委發(fā)布《關于印發(fā)醫(yī)院智慧服務分級評估標準體系（試行）的通知》，智慧醫(yī)療與智慧服務均具備較為完善的理論支撐和評價標準。相較于前兩者，智慧管理的標準體系落地較晚，直到2021年，國家衛(wèi)健委才發(fā)布《醫(yī)院智慧管理分級評估標準體系（試行）》，醫(yī)院智慧管理標準化實踐經(jīng)驗較少，人事檔案管理作為智慧管理的模塊之一，也存在一些亟待解決的問題。

1.智慧管理頂層設計缺失

一方面，智慧管理標準體系發(fā)布時間較晚，各級醫(yī)院在引入信息技術提升醫(yī)院管理水平時，缺少可依據(jù)的標準體系，內(nèi)設管理部門常?！案髯詾檎保荒茚槍Ρ静块T個別業(yè)務開發(fā)信息化管理工具，人事檔案管理部門亦是如此，如使用人事檔案信息系統(tǒng)實現(xiàn)檔案數(shù)字化，以方便使用計算機查閱檔案信息；使用干部任免審批表生成器制作干部任免審批表，以保證表格制式規(guī)范統(tǒng)一等。雖然這些信息化工具為人事檔案日常管理工作提供了便利，但當醫(yī)院管理上升到全面推進智慧化的階段時，由于各個信息系統(tǒng)形制不統(tǒng)一，數(shù)據(jù)集中提取和互聯(lián)存在阻礙，融合發(fā)展的難度較大。

另一方面，大部分醫(yī)院在實際推進智慧管理的過程中，缺少統(tǒng)籌布局，各個管理模塊智慧化發(fā)展不均衡，管理者多偏重于醫(yī)療護理智慧化建設，或是后勤運維和設備設施耗能的系統(tǒng)建設，對人事檔案管理不夠重視，很多醫(yī)院仍然沿用傳統(tǒng)的人事檔案管理方式，人事檔案的智慧化管理水平遠遠落后于其他管理模塊。管理者沒有意識到，人員信息作為智慧管理體系建設的基礎數(shù)據(jù)，信息數(shù)據(jù)不完善、變動更新不及時和數(shù)據(jù)調(diào)配不合理都將對整個醫(yī)院的智慧管理系統(tǒng)造成不良后果。

2.人事檔案管理信息化水平落后

提升人事檔案管理信息化水平，是實現(xiàn)人事檔案智慧管理的基礎條件和重要抓手。目前，各級醫(yī)院的人事檔案信息化工作仍有較大提升空間。一方面，人事檔案數(shù)字化程度較低。由于檔案材料多由傳統(tǒng)紙質(zhì)材料構成，大部分醫(yī)院僅僅將人事檔案裝訂成冊，歸檔入庫，沒有對紙質(zhì)人事檔案實施數(shù)字化整理。利用者也只能通過電話咨詢、現(xiàn)場查閱的方式開展檔案利用工作，傳統(tǒng)查詢、借閱模式受到時間與空間上的約束，耗時耗力。

另一方面，人事檔案管理系統(tǒng)的協(xié)同辦公功能較差。目前，人事管理系統(tǒng)主要用于協(xié)助人員填報考核材料、職稱晉升申報和查詢個人信息等人事基礎事務，與醫(yī)療管理、科教管理、績效管理及運維保障等其他業(yè)務系統(tǒng)間協(xié)同性不足。其他業(yè)務部門無法及時調(diào)用最新的人員信息，在利用人員信息開展工作時，仍要通過人事部門展開人工核對。信息系統(tǒng)被“束之高閣”，在醫(yī)院整體智慧管理中發(fā)揮的作用十分有限。

3.管理團隊業(yè)務素養(yǎng)有待提升

一是傳統(tǒng)的檔案管理人員多為兼職，缺少專業(yè)的檔案管理學科背景，未經(jīng)過系統(tǒng)性、規(guī)范化的專業(yè)學習以及信息業(yè)務的能力培養(yǎng)，缺乏檔案管理整體思維，對創(chuàng)新的檔案管理模式接受度較低，這部分管理人員雖然累積了較為豐富的工作經(jīng)驗，但在面對檔案管理信息化、智慧化改革時，往往固步不前，偏向于依賴傳統(tǒng)模式，使得信息化工具在人事檔案管理工作中的效用大打折扣。二是人事檔案管理團隊學科背景較為單一，缺少檔案管理+信息技術的復合型管理人才，雖然檔案管理的專業(yè)課程中不乏電子檔案管理、信息系統(tǒng)管理等相關內(nèi)容，但信息技術更迭日新月異，在不斷加強現(xiàn)有檔案管理人員業(yè)務能力的同時，也要注重吸納中高端信息技術人才，提升管理團隊的整體業(yè)務素養(yǎng)。

三、干部人事檔案智慧管理的提升途徑

醫(yī)院智慧管理建設是推動衛(wèi)生健康事業(yè)高質(zhì)量發(fā)展、完成“十四五”全民健康信息化目標、實現(xiàn)“健康中國”戰(zhàn)略的必經(jīng)之路，人事檔案智慧管理作為醫(yī)院智慧管理的重要組成部分，同樣面臨著發(fā)展機遇和挑戰(zhàn)。

1.落實智慧管理一體化頂層設計

醫(yī)院智慧管理建設的最終目標是通過建立智慧管理信息系統(tǒng)，實現(xiàn)高級業(yè)務聯(lián)動與管理決策支持，智慧管理體系包含醫(yī)院管理方方面面的內(nèi)容，智慧管理模塊之間相互關聯(lián)，而依據(jù)人事檔案而形成的人員信息，無疑是串聯(lián)各個智慧管理模塊的基礎，如果人員信息以及由人員信息組成的組織架構出現(xiàn)錯誤，就會“牽一發(fā)而動全身”，引發(fā)各個智慧模塊信息調(diào)用錯誤，整個智慧管理系統(tǒng)也將“漏洞百出”。

做好智慧管理一體化頂層設計，不讓智慧管理成為“智慧孤島”，應該以標準化建設為基礎推動智慧管理運營模式，使得各個智慧管理模塊之間信息精準傳遞、系統(tǒng)互聯(lián)互通、運行高效便捷。醫(yī)院管理層在智慧管理建設的頂層設計中，對涉及智慧管理的各個方面有清楚的認識，要樹立正向的人事檔案管理觀念，把人事檔案管理作為醫(yī)院智慧管理的重要組成部分，加大對人事檔案智慧管理建設的資金與人力成本投入，成立專項工作領導小組指導人事檔案智慧管理工作開展，制定有關政策、制度，支持人事檔案管理模式的創(chuàng)新與升級。

2.提高人事檔案智慧化管理水平

信息技術運用是實現(xiàn)智慧管理的保障基礎，信息技術與醫(yī)院管理融合是推進醫(yī)院智慧管理的重要抓手，管理信息化水平與管理智慧化程度呈緊密的正向關聯(lián)，人事檔案管理也是如此。第一，要推進人事檔案數(shù)字化進程。實現(xiàn)人事檔案全面數(shù)字化，為人力資源管理提供全面、準確的人員數(shù)據(jù)支持，以線上瀏覽替代傳統(tǒng)紙質(zhì)查閱，提升檔案信息查詢利用效率，并建設面向用戶的人力資源管理系統(tǒng)，優(yōu)化人員查詢個人信息、開具在職證明、考核考評和晉升申報等辦理個人事務的線上辦理流程。第二，要充分開發(fā)人事檔案資源。通過信息技術實現(xiàn)人事管理信息系統(tǒng)的人員崗位編制規(guī)劃、薪酬管理及績效考核、人力成本及招聘規(guī)劃、人員科研成果及教育信息評估等數(shù)據(jù)分析功能，可利用云計算與大數(shù)據(jù)繪畫人才畫像，結合醫(yī)院發(fā)展戰(zhàn)略和學科定位，為人才分級分類制定職業(yè)發(fā)展規(guī)劃，為基礎人才設計職業(yè)成長路徑，為高層次人才定制專屬培養(yǎng)方案，為各學科發(fā)展提供高質(zhì)量的人才保障。第三，要積極搭建協(xié)同工作平臺。設計信息接口，以標準化制式集成各業(yè)務部門現(xiàn)有的管理系統(tǒng)，實現(xiàn)人力資源管理系統(tǒng)與院內(nèi)其他業(yè)務系統(tǒng)信息的共享互通，以此推進信息化技術與醫(yī)院智慧管理的各項業(yè)務高質(zhì)量融合，讓人事檔案管理在醫(yī)院智慧管理體系建設中發(fā)揮最大作用。

3.提升管理團隊專業(yè)素養(yǎng)

傳統(tǒng)的人事檔案管理模式不再符合醫(yī)院智慧管理的要求，人事部門應當著力提升檔案管理人員的專業(yè)素養(yǎng)，特別要著重培養(yǎng)管理人員在信息系統(tǒng)應用、數(shù)據(jù)統(tǒng)計分析等方面的能力，在檔案管理人員繼續(xù)教育和業(yè)務培訓課程中，適當提高信息技術內(nèi)容的比例，逐步提升現(xiàn)有檔案管理團隊的信息素養(yǎng)。靈活用人形式，通過簽署項目協(xié)議等形式，聘請專業(yè)信息技術人才或信息技術公司團隊，作為推進人事檔案智慧管理的技術顧問，以改善檔案管理團隊缺乏中高端信息技術人才的現(xiàn)狀。后續(xù)招聘新員工和引進人才時，注重招錄具有計算機技術、數(shù)字信息等相關專業(yè)背景的管理人才，引培并舉，逐步提升人事檔案管理團隊的整體專業(yè)素養(yǎng)，打造一支同時具備檔案管理專業(yè)水平與信息技術應用能力的復合型人事檔案管理隊伍。

四、結語

醫(yī)療衛(wèi)生系統(tǒng)肩負著保衛(wèi)人民健康的重大使命，為了適應信息時代的發(fā)展，更好地滿足人民群眾的健康需求，醫(yī)院管理精細化、智能化程度不斷提升，醫(yī)院智慧管理建設勢在必行，干部人事檔案管理作為醫(yī)院智慧管理的重要內(nèi)容，同樣面臨著變革與挑戰(zhàn)，各級醫(yī)院及其干部人事檔案管理部門應當積極響應國家政策號召，推動干部人事檔案管理創(chuàng)新升級，為支持智慧醫(yī)院建設，推動醫(yī)院高質(zhì)量發(fā)展，實現(xiàn)健康中國戰(zhàn)略貢獻力量。

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（作者單位：福建醫(yī)科大學附屬第一醫(yī)院）

作者簡介：黃心怡（1993—），女，漢族，福建福州人，碩士研究生，助理館員，研究方向：人力資源管理、干部人事檔案管理。