公共圖書館檔案信息數(shù)字化管理的新實(shí)踐

摘 要：公共圖書館在運(yùn)行過程中生成了豐富的檔案信息，使用數(shù)字化管理方式可以有效地儲(chǔ)存、管理和調(diào)用檔案，提升檔案信息管理的質(zhì)量。文章提出公共圖書館開展檔案信息數(shù)字化管理是大勢(shì)所趨，目前面臨著數(shù)字化程度不足、平臺(tái)建設(shè)不完善、管理制度不全面以及人才缺失的問題，為了全面開展公共圖書館檔案信息數(shù)字化管理，應(yīng)當(dāng)著力推進(jìn)技術(shù)應(yīng)用，加強(qiáng)平臺(tái)建設(shè)，優(yōu)化制度保障并提升人才質(zhì)量。

關(guān)鍵詞：公共圖書館；檔案信息；數(shù)字化管理

數(shù)字技術(shù)為各行業(yè)、領(lǐng)域帶來了巨大的變化，對(duì)公共圖書館的發(fā)展也產(chǎn)生了重要影響。公共圖書館在發(fā)展過程中要處理有關(guān)館內(nèi)圖書、讀者數(shù)據(jù)和日常事務(wù)等方面的檔案信息，對(duì)這些信息的管理是保障圖書館服務(wù)質(zhì)量的基礎(chǔ)。應(yīng)用數(shù)字技術(shù)可以創(chuàng)新公共圖書館檔案信息管理的方式，促進(jìn)圖書館的可持續(xù)發(fā)展。在信息化不斷深入的背景下，實(shí)現(xiàn)檔案信息數(shù)字化管理已經(jīng)成為必然趨勢(shì)。公共圖書館要順應(yīng)趨勢(shì)、革故鼎新，探索檔案信息數(shù)字化管理的實(shí)踐方式。

一、公共圖書館開展檔案信息數(shù)字化管理的必要性

數(shù)字技術(shù)可以對(duì)檔案信息實(shí)行數(shù)字化處理，結(jié)合互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)存儲(chǔ)和管理檔案數(shù)據(jù)。檔案信息數(shù)字化管理是新型的管理手段，對(duì)提升公共圖書館效能具有必要性。

1.時(shí)代發(fā)展要求創(chuàng)新檔案管理方式

運(yùn)用數(shù)字化手段可以儲(chǔ)存大量數(shù)據(jù)，并且查詢方便、使用便捷，可以形成與實(shí)踐活動(dòng)相對(duì)應(yīng)的網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)。數(shù)字化形成了新的信息聯(lián)結(jié)方式，而且令檔案管理不受地域與時(shí)間的限制。因此，各個(gè)行業(yè)都啟動(dòng)了數(shù)字化系統(tǒng)的建設(shè)工作。公共圖書館是重要的公共文教機(jī)構(gòu)，其運(yùn)行要求能夠妥善管理檔案信息。在數(shù)字化時(shí)代背景下，圖書館應(yīng)跟隨時(shí)代發(fā)展，積極創(chuàng)新檔案管理方式。

2.數(shù)字化手段可以提升檔案管理工作效率

在傳統(tǒng)的檔案管理模式中，使用紙質(zhì)檔案管理各類信息，具有準(zhǔn)確性不足的弊端。在信息的記入過程中可能產(chǎn)生人為差錯(cuò)，而且對(duì)信息的歸檔整理和查閱利用需要耗費(fèi)許多精力。應(yīng)用數(shù)字化技術(shù)可以針對(duì)不同的信息生成編碼，創(chuàng)立數(shù)據(jù)管理層級(jí)，實(shí)行系統(tǒng)化的檔案信息管理。其中，人為處理的環(huán)節(jié)大大減少，可以提升檔案信息的準(zhǔn)確性。

與此同時(shí)，數(shù)字化的公共圖書館檔案信息管理具有自動(dòng)化、即時(shí)性的優(yōu)勢(shì)，可以節(jié)約大量人力、物力與財(cái)力，能夠優(yōu)化資源的配置。

3.有助于挖掘利用檔案信息的價(jià)值

檔案信息具有重要的價(jià)值，挖掘和利用檔案信息的價(jià)值，可以為公共圖書館發(fā)展提供助力。例如，在關(guān)于讀者信息的檔案中，包含年齡、學(xué)歷以及閱讀偏好等數(shù)據(jù)。有效利用這些檔案信息，可以為圖書館采購圖書、優(yōu)化服務(wù)提供參考依據(jù)。當(dāng)檔案信息以數(shù)字化方式儲(chǔ)存時(shí)，工作人員可調(diào)用不同模塊的信息并加以分析，明確信息對(duì)圖書館工作的指導(dǎo)作用，以此發(fā)揮檔案信息的優(yōu)勢(shì)。

二、公共圖書館檔案信息數(shù)字化管理面臨的挑戰(zhàn)

公共圖書館引入數(shù)字技術(shù)，令原本的檔案信息管理方式得以優(yōu)化，已產(chǎn)生了初步的成果和經(jīng)驗(yàn)。然而，公共圖書館開展檔案信息數(shù)字化管理仍然面臨著許多挑戰(zhàn)，具有進(jìn)一步改進(jìn)的空間。

1.檔案信息數(shù)字化程度不足

新時(shí)代下衍生的數(shù)字化檔案信息管理理念與傳統(tǒng)管理理念存在較大的差異，公共圖書館需要一定的時(shí)間來接受與改變。公共圖書館配套應(yīng)用了數(shù)字化的館務(wù)運(yùn)行系統(tǒng)，部分自動(dòng)化登記的信息可以數(shù)字化，如圖書入庫出庫的檔案、人事檔案等。但是，仍有許多檔案信息未被數(shù)字化，對(duì)這些信息的管理方式還停留在紙質(zhì)檔案管理階段。如何針對(duì)圖書館運(yùn)行過程中產(chǎn)生的信息做適當(dāng)?shù)姆纸狻⒕幋a與管理，有待進(jìn)一步的探索。目前，公共圖書館檔案管理數(shù)字化建設(shè)的覆蓋面還不廣，部分領(lǐng)域的信息還未得到恰當(dāng)?shù)臄?shù)字化，新型檔案管理理念有待深入。

2.數(shù)字化管理平臺(tái)建設(shè)不完善

公共圖書館應(yīng)用數(shù)字技術(shù)對(duì)檔案信息實(shí)行模塊化管理，在部分提升管理效率的同時(shí)，也出現(xiàn)了“信息孤島”的效應(yīng)。不同的信息模塊之間缺少聯(lián)系，形成各個(gè)相互分離的子系統(tǒng)。圖書館工作人員在調(diào)用信息和分析信息時(shí)，往往要實(shí)行跨部門互動(dòng)，而難以直接從整體系統(tǒng)中獲得信息。雖然檔案信息以數(shù)字化的形式呈現(xiàn)，但是交互化與網(wǎng)絡(luò)化的格局卻并未出現(xiàn)，存在與實(shí)踐工作相脫節(jié)的傾向。數(shù)字化管理平臺(tái)建設(shè)不足的現(xiàn)狀，要求對(duì)當(dāng)前的數(shù)據(jù)云技術(shù)實(shí)行合理應(yīng)用。公共圖書館要著眼于長(zhǎng)遠(yuǎn)發(fā)展的需求，綜合考慮信息管理的需求，兼顧檔案信息的利用情境，創(chuàng)設(shè)高效能的數(shù)字化管理平臺(tái)。

3.檔案信息數(shù)字化管理制度不健全

健全的制度是開展公共圖書館檔案信息管理的保障，可以提升管理過程的可靠性。然而，公共圖書館現(xiàn)行檔案管理制度的制定時(shí)間較早，其中許多內(nèi)容不適應(yīng)現(xiàn)階段的檔案管理工作需求。檔案管理制度中缺少對(duì)數(shù)字化管理程序的具體規(guī)定，令工作過程經(jīng)常出現(xiàn)問題。開展檔案信息數(shù)字化管理工作時(shí)依據(jù)不足，標(biāo)準(zhǔn)得不到落實(shí)，檔案管理人員對(duì)數(shù)字化建設(shè)缺少重視，部分程序未嚴(yán)格得到執(zhí)行。制度的不足不僅影響具體工作的開展，而且不利于形成創(chuàng)新與改革的環(huán)境，令檔案信息管理工作長(zhǎng)期創(chuàng)新性不足。

4.缺乏高素質(zhì)的管理人才隊(duì)伍

公共圖書館面臨著開展檔案信息數(shù)字化管理的迫切要求，但缺少相應(yīng)的人才。一方面，公共圖書館的許多設(shè)備設(shè)施已經(jīng)處于老化狀態(tài)，且設(shè)備設(shè)施也并未運(yùn)行聯(lián)網(wǎng)化的管理軟件，軟硬件配置不足的現(xiàn)狀令檔案信息數(shù)字化工作難以開展；另一方面，圖書館缺少搭建檔案信息數(shù)字化管理硬件與軟件基礎(chǔ)的人才。公共圖書館檔案工作人員的信息素養(yǎng)不足，難以完成數(shù)字化管理的任務(wù)。部分圖書館檔案管理部門存在較嚴(yán)重的老齡化現(xiàn)象，工作人員缺少基本的信息技術(shù)應(yīng)用知識(shí)，無法跟上時(shí)代發(fā)展的要求。

三、公共圖書館檔案信息數(shù)字化管理的實(shí)踐措施

數(shù)字化管理具有安全、高效以及便捷等優(yōu)勢(shì)，可以提高公共圖書館檔案信息管理的效率。針對(duì)實(shí)踐工作中存在的問題，有必要從多方面采取措施，促成公共圖書館檔案信息管理的新局面。

1.推進(jìn)技術(shù)應(yīng)用，完善檔案信息管理方式

數(shù)字化是不可逆的趨勢(shì)，公共圖書館在開展檔案信息管理時(shí)，要全面應(yīng)用數(shù)字化管理的模式。針對(duì)以往數(shù)字化程度不足的問題，要推進(jìn)技術(shù)應(yīng)用，令數(shù)字技術(shù)覆蓋公共圖書館的各個(gè)領(lǐng)域。要將圖書信息、借閱管理、行政工作、人事管理以及財(cái)務(wù)等方面產(chǎn)生的檔案信息，全面編入圖書館檔案信息管理的數(shù)字化網(wǎng)絡(luò)中。例如，在圖書信息管理方面，除傳統(tǒng)的標(biāo)簽式管理之外，還可以按照作者、年代、類型、關(guān)鍵詞等線索生成數(shù)字編碼，形成立體化、多層級(jí)的圖書檔案管理數(shù)據(jù)庫。在行政工作方面，在辦公室、采編部、流通部以及信息資源部，可以同時(shí)部署檔案信息管理工作。還要明確行政事務(wù)中可以通過數(shù)字化手段存檔的部分內(nèi)容，引導(dǎo)各部門運(yùn)用信息技術(shù)提供檔案信息。在行政事務(wù)完結(jié)后，要根據(jù)館內(nèi)檔案管理規(guī)范及時(shí)遞交相關(guān)的檔案資源。對(duì)一部分需要以紙質(zhì)方式保存的檔案，通過掃描形式存留紙質(zhì)檔案的影像，按檔案的生成時(shí)間和功能實(shí)行歸類保存。所有行政工作中重要的過程性數(shù)據(jù)，都應(yīng)以數(shù)字化的方式存檔，以便在后期追溯、引用以及復(fù)核。相關(guān)的檔案信息儲(chǔ)存在圖書館的云空間，由檔案工作專員來管理，并適時(shí)更新與整理檔案內(nèi)容。

2.加強(qiáng)平臺(tái)建設(shè)，建構(gòu)數(shù)據(jù)交互管理網(wǎng)絡(luò)

公共圖書館檔案信息數(shù)字化管理工作的推行，要以交互化的管理網(wǎng)絡(luò)為基礎(chǔ)。碎片化、分離式的管理網(wǎng)絡(luò)不利于信息的整合與人員的互動(dòng)，會(huì)對(duì)公共圖書館服務(wù)造成影響。

首先，要加強(qiáng)平臺(tái)建設(shè)，令不同模塊的檔案信息整合起來。要讓不同部門之間的檔案信息建立聯(lián)系，在檔案信息管理網(wǎng)站中建立各部門之間的鏈接，確保各部門可以基于具體工作利用其他模塊的檔案信息。

其次，為促進(jìn)公共圖書館檔案信息數(shù)字化管理工作的有效推進(jìn)，還應(yīng)當(dāng)統(tǒng)一數(shù)據(jù)格式。從檔案學(xué)和信息管理學(xué)的規(guī)律出發(fā)，對(duì)檔案信息予以適當(dāng)?shù)牧６葎澐?，以?biāo)準(zhǔn)化的方式處理檔案，可以從檔案信息中分離若干維度，對(duì)應(yīng)不同的條目來儲(chǔ)存。標(biāo)準(zhǔn)化的處理方式，既便于信息的儲(chǔ)存與管理，也為查閱信息提供了便利。

最后，要優(yōu)化平臺(tái)的性能，要保障平臺(tái)可在不同的設(shè)備設(shè)施以及系統(tǒng)上兼容使用，并使平臺(tái)適應(yīng)大多數(shù)網(wǎng)絡(luò)條件。公共圖書館可以在檔案信息數(shù)字化管理中利用先進(jìn)的云技術(shù)，保障檔案信息的同步更新，能夠儲(chǔ)存圖書館工作中生成的大量數(shù)據(jù)。圖書館工作人員可以憑借賬號(hào)訪問數(shù)據(jù)，也可在異地閱覽數(shù)據(jù)，根據(jù)工作需求在任何網(wǎng)絡(luò)環(huán)境中使用檔案信息。

3.優(yōu)化制度保障，促進(jìn)檔案管理有序開展

制度可以為檔案信息數(shù)字化管理工作提供硬性的約束，可以促進(jìn)檔案管理有序、規(guī)范化開展。公共圖書館在推進(jìn)技術(shù)應(yīng)用的同時(shí)，要著力完善制度保障，為檔案信息數(shù)字化管理創(chuàng)設(shè)合適的環(huán)境。

首先，要根據(jù)本館事務(wù)的特質(zhì)建立明確的工作規(guī)章制度，形成具有普遍適用性的條文。根據(jù)檔案信息數(shù)字化管理中的細(xì)節(jié)，制定具體的工作規(guī)范，如制定檔案管理新類目生成的規(guī)范、電子檔案與紙質(zhì)檔案同步管理的細(xì)則、檔案資源調(diào)配與調(diào)用的方式等。形成制度的初期，可以制定圖文結(jié)合的檔案信息數(shù)字化管理操作手冊(cè)，以具體的情境和案例幫助工作人員掌握細(xì)則。

其次，要建立相關(guān)的責(zé)任制度，為工作人員的活動(dòng)提供具體的依據(jù)。要理順各種程序，對(duì)不同層級(jí)檔案管理工作人員的職責(zé)實(shí)行合理劃分，確保責(zé)任可追溯到人。與此同時(shí)，建立合理的獎(jiǎng)懲制度，獎(jiǎng)勵(lì)達(dá)成檔案信息數(shù)字化管理目標(biāo)的工作人員，對(duì)工作相應(yīng)較差的人員給予適當(dāng)?shù)膽徒?。制度可以減少檔案信息數(shù)字化管理對(duì)行政指令的依賴，能夠引導(dǎo)各崗位人員高效工作，促進(jìn)檔案信息管理工作的良性運(yùn)轉(zhuǎn)。

4.提升人才質(zhì)量，建設(shè)高素質(zhì)工作團(tuán)隊(duì)

公共圖書館檔案信息數(shù)字化管理工作要由具體的人來實(shí)施，工作團(tuán)隊(duì)素質(zhì)的高低對(duì)工作成效具有直接的影響。為了促進(jìn)檔案信息數(shù)字化管理的全面推行，要著力提升檔案管理人才的質(zhì)量，建設(shè)高素質(zhì)的工作團(tuán)隊(duì)。

首先，要制定有效的人才聘用機(jī)制，著力引進(jìn)具備數(shù)字化軟硬件搭建能力的人才。厘清人才聘用的標(biāo)準(zhǔn)，引入具備資歷的技術(shù)人員。

其次，可與優(yōu)質(zhì)的第三方團(tuán)隊(duì)建立合作關(guān)系，彌補(bǔ)公共圖書館現(xiàn)有技術(shù)人員的不足。在選擇合作伙伴時(shí)，要重視其是否具備成功的檔案信息數(shù)字化管理經(jīng)驗(yàn)，并制定明確的工作指導(dǎo)方法。

最后，要加強(qiáng)對(duì)圖書館檔案信息管理人員的培訓(xùn)，讓工作人員補(bǔ)上數(shù)字化應(yīng)用技能的短板。建立層次化的培訓(xùn)體系，對(duì)新入職檔案管理人員開展關(guān)于數(shù)字化管理規(guī)范的培訓(xùn)，對(duì)有一定經(jīng)驗(yàn)的管理人員則安排外出交流學(xué)習(xí)，不斷提升其管理水平。

四、結(jié)束語

檔案信息管理是公共圖書館的基礎(chǔ)性工作，可以與其他模塊的工作內(nèi)容相配合。在信息時(shí)代，數(shù)字技術(shù)不斷發(fā)展，圖書館職能也持續(xù)擴(kuò)充。傳統(tǒng)的檔案信息管理方法無法滿足圖書館的發(fā)展需求，必須轉(zhuǎn)變?yōu)閿?shù)字化的檔案管理方法。開展檔案信息數(shù)字化管理時(shí)，要從技術(shù)、平臺(tái)、制度和人才等方面予以優(yōu)化，協(xié)調(diào)不同的要素，助力公共圖書館更好地發(fā)揮公共文教的作用。

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（作者單位：山東省淄博市圖書館）

作者簡(jiǎn)介：張靜（1974—），女，漢族，山東昌邑人，本科，館員，研究方向：圖書資料。