信息技術(shù)發(fā)展給檔案工作帶來的機遇和挑戰(zhàn)

陶德禹

摘 要：隨著信息技術(shù)的發(fā)展，檔案的載體和管理方法都發(fā)生了改變，給檔案工作帶來了機遇和挑戰(zhàn)。政府有關(guān)部門需要加快檔案信息化戰(zhàn)略轉(zhuǎn)型步伐，增強信息化思維能力，善于用信息化思維分析和思考問題，善于用信息技術(shù)手段開展檔案工作。

關(guān)鍵詞：信息技術(shù)；發(fā)展；檔案工作；機遇；挑戰(zhàn)

隨著互聯(lián)網(wǎng)、大數(shù)據(jù)、云計算、人工智能、區(qū)塊鏈等新一代信息技術(shù)的飛速發(fā)展，信息技術(shù)在檔案管理領(lǐng)域的應(yīng)用范圍越來越廣泛，檔案的載體和管理方法都發(fā)生了改變，提高了政府部門的工作效率和質(zhì)量，同時也給政府部門檔案工作帶來了機遇和挑戰(zhàn)。

1? 信息技術(shù)發(fā)展給檔案工作帶來的機遇

1.1 信息技術(shù)的發(fā)展拓展了檔案載體形式

信息技術(shù)的飛速發(fā)展，已徹底改變了幾千年來傳統(tǒng)檔案的記錄和形成方式。政府有關(guān)部門在開展各項業(yè)務(wù)過程中形成的各類有價值的數(shù)據(jù)、文件和信息未來發(fā)展趨勢必將統(tǒng)一保存在政務(wù)云數(shù)據(jù)中心；各類共享的、基礎(chǔ)的公共數(shù)據(jù)，將會以“一個部門一次形成、多個部門多次共享使用”的方式最大限度地發(fā)揮其價值和作用[1]。這不僅大大提升了政府部門的辦事能力和工作效率，而且能夠?qū)⒐残畔①Y源在形成辦理、審批簽發(fā)階段就實行集中管控和共享使用，為各部門歸檔和管理政務(wù)信息資源提供了良好的網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)環(huán)境和信息化條件。在計算機系統(tǒng)內(nèi)按照歸檔要求實現(xiàn)邏輯歸檔，就形成檔案新的載體形式—“電子檔案”。

1.2 信息技術(shù)的發(fā)展改變了檔案管理理念

政府有關(guān)部門使用各自領(lǐng)域的電子政務(wù)系統(tǒng)，形成大量專業(yè)類信息資源并擁有其管理權(quán)限；而大數(shù)據(jù)管理機構(gòu)則是協(xié)調(diào)和統(tǒng)籌管理政務(wù)基礎(chǔ)數(shù)據(jù)庫和政府機構(gòu)需要使用的共享類數(shù)據(jù)和文件，所有這些專業(yè)類和共享類政府信息資源統(tǒng)一存儲在政務(wù)云數(shù)據(jù)中心，并應(yīng)根據(jù)電子檔案管理的相關(guān)要求對政務(wù)信息資源進行歸檔移交。檔案管理機構(gòu)開展電子檔案管理，則是需要將各類電子政務(wù)系統(tǒng)中形成的數(shù)字形式的、有價值的、需要長期保存的信息資源進行收集整理、分類組織、質(zhì)量檢測和統(tǒng)一管理，并根據(jù)需要和授權(quán)面向政府機構(gòu)及社會公眾提供電子檔案的利用服務(wù)。

1.3 信息技術(shù)的發(fā)展提升了檔案存儲水平

使用計算機和檔案管理軟件等信息技術(shù)對檔案進行存儲，能夠豐富存儲形式、增大存儲量。首先，信息技術(shù)以電子檔案為載體，這一特征能夠增加檔案存儲的介質(zhì)種類，有利于確保檔案信息的完整性；其次，與紙質(zhì)方式保存相比，電子介質(zhì)還能以音視頻形式存儲檔案信息，在確保檔案內(nèi)容完整詳盡的基礎(chǔ)上提升檔案的存儲水平；再次，能夠充分發(fā)揮計算機及互聯(lián)網(wǎng)的作用來獲取超大的檔案保存容量，與傳統(tǒng)的檔案管理方式相比，以信息技術(shù)為依托的檔案管理模式對檔案庫房的硬件條件等要求相對較低，因此能夠降低管理成本。

1.4 信息技術(shù)的發(fā)展提高了檔案利用效率

信息技術(shù)的發(fā)展推進了檔案信息化建設(shè)，檔案利用者和檔案相關(guān)網(wǎng)站利用者只需通過手機、計算機等終端輸入檢索條件或關(guān)鍵詞，即可迅速獲取相關(guān)信息，在獲取電子文件后，可自行下載打印。這不僅有效提高了檔案的查詢利用效率，也促進了檔案查詢利用的精準(zhǔn)化，更有利于檔案價值的發(fā)揮。傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案查詢方式比較復(fù)雜，利用者首先要到當(dāng)?shù)赜嘘P(guān)部門了解所需檔案的存放地點信息，然后再前往檔案存放地點進行查詢利用。信息技術(shù)的發(fā)展有效改變了這一現(xiàn)狀，可以使檔案人員從繁瑣的檔案查詢中解脫出來，轉(zhuǎn)而將更多的精力放到檔案的開發(fā)利用和為民服務(wù)上來，極大地提升了為民服務(wù)的能力和水平。

1.5 信息技術(shù)的發(fā)展強化了檔案安全保障

信息技術(shù)的發(fā)展，通過網(wǎng)絡(luò)安全、計算機系統(tǒng)設(shè)計、檔案管理制度等一系列的保障措施，保證了檔案管理系統(tǒng)及檔案數(shù)據(jù)的安全。首先，與傳統(tǒng)的紙質(zhì)文件不同，以電子文件方式歸檔，能夠避免紙質(zhì)檔案被損壞、被腐蝕等問題，提高了檔案的安全性。其次，通過技術(shù)手段和國家強制措施，檔案管理平臺都強化了災(zāi)備體系建設(shè)，確保在發(fā)生災(zāi)害的情況下，檔案信息能快速、完整的恢復(fù)應(yīng)用，檔案信息安全更有保障。

2? 信息技術(shù)發(fā)展給檔案工作帶來的挑戰(zhàn)

2.1 檔案信息技術(shù)的關(guān)注和重視程度需要提高

一些部門對檔案信息技術(shù)的認(rèn)識不高，對檔案信息技術(shù)經(jīng)費的保障、專業(yè)人才的配備、安全保密保管等具體問題重視程度不夠，認(rèn)為沒有必要浪費大量的人力、物力、財力，只要保管保護好紙質(zhì)檔案就行了；有些部門檔案管理意識比較落后，檔案信息化建設(shè)一直沒有納入工作計劃；有些部門缺乏對檔案信息技術(shù)的關(guān)注和重視，也未能深刻認(rèn)識到信息技術(shù)在檔案管理工作中的重要作用，無形中阻礙了檔案信息化建設(shè)水平的推進。

2.2 檔案信息技術(shù)管理人才綜合素質(zhì)需要提升

一些部門檔案信息技術(shù)人才缺乏，無論是人才數(shù)量還是專業(yè)水平都無法滿足檔案管理工作需求。一些檔案人員不能夠在網(wǎng)絡(luò)背景下運用信息技術(shù)開展檔案信息化管理工作，檔案的存儲管理與開發(fā)利用還停留在紙質(zhì)和電子互補階段，已遠(yuǎn)遠(yuǎn)不能滿足信息技術(shù)對檔案的管理和利用需求；一些部門雖然應(yīng)用了檔案信息技術(shù)，但檔案系統(tǒng)中管理的主要內(nèi)容只是檔案目錄數(shù)據(jù)，大量的紙質(zhì)檔案還沒有進行數(shù)字化處理納入檔案系統(tǒng)，主要集中在文件收集或索引編制等方面，并未將信息技術(shù)貫穿檔案管理全過程，不利于檔案信息化水平的整體提升。

2.3 檔案信息技術(shù)應(yīng)用管理機制需要完善

一些部門沒有建立健全檔案信息技術(shù)應(yīng)用管理機制，檔案信息技術(shù)應(yīng)用缺少制度約束，責(zé)任歸檔范圍不夠明確。有些部門雖然制定了一些檔案管理制度，但相關(guān)工作人員的執(zhí)行能力比較差，檔案信息技術(shù)應(yīng)用比較隨意，檔案信息化管理工作發(fā)展緩慢。不同部門之間缺乏統(tǒng)一的檔案信息技術(shù)管理機制，檔案管理工作中存在著一些技術(shù)方面的不兼容或沖突問題，給檔案管理工作帶來了負(fù)面影響。

3? 信息技術(shù)高速發(fā)展時代做好檔案工作的對策

3.1 提升信息技術(shù)管理檔案的意識

有關(guān)部門對應(yīng)用信息技術(shù)管理檔案的重視程度，在一定程度上影響了單位檔案信息化的進程。只有轉(zhuǎn)變檔案管理理念，從傳統(tǒng)檔案管理模式逐步過渡到信息化管理階段，檔案信息化建設(shè)才能有所推進。只有充分認(rèn)識應(yīng)用信息技術(shù)管理檔案的重要意義，才能將檔案信息化納入工作規(guī)劃，在內(nèi)部管理上逐步強化信息化設(shè)備與技術(shù)的運用。有關(guān)部門在謀劃檔案工作發(fā)展過程中要增強信息化思維能力，善于用信息化思維分析和思考問題，善于用信息技術(shù)手段開展工作和解決問題，牢牢把握正確的發(fā)展方向，抓住信息技術(shù)發(fā)展規(guī)律和主要特點精準(zhǔn)施策，把真正有用的實用的信息技術(shù)用到檔案工作中。

3.2 建立檔案信息化工作制度體系

3.2.1建立檔案信息化工作制度。有關(guān)部門應(yīng)根據(jù)自身的實際情況，制定出一個按內(nèi)部組織機構(gòu)或檔案人員職能分工的，內(nèi)容比較具體、全面而又有明確針對性的信息化工作制度。結(jié)合檔案信息化建設(shè)的狀況，制定嚴(yán)格的檔案考核標(biāo)準(zhǔn)與辦法，將檔案信息化納入日常業(yè)務(wù)考核，與檔案人員和相關(guān)人員的業(yè)績獎罰掛鉤，激勵他們做好檔案信息化工作的積極性，促進檔案信息化工作扎實有效地開展。

3.2.2規(guī)范檔案信息化監(jiān)督制度。完善的監(jiān)督制度不僅可以保障檔案資料的信息安全，同時還可以大力提升檔案管理工作人員的工作熱情。規(guī)范檔案管理信息化監(jiān)督制度，確定檔案信息化范圍、層層理順工作職責(zé)，工作人員嚴(yán)格履行檔案信息化監(jiān)督制度，可以及時準(zhǔn)確地發(fā)現(xiàn)信息化過程中存在隱患的問題，在規(guī)定時間內(nèi)高質(zhì)量完成檔案信息化工作。

3.3 構(gòu)建檔案信息化運行管理體系

3.3.1形成檔案信息化管理網(wǎng)絡(luò)。檔案信息化管理體系應(yīng)結(jié)合本單位的實際情況進行系統(tǒng)設(shè)計，將檔案管理的信息化與傳統(tǒng)檔案管理相結(jié)合，有選擇性劃出主次，形成以檔案室為中心、各科室和職能部門的信息化管理網(wǎng)絡(luò)，及時跟進更新檔案信息，提高檔案管理及利用工作效率。

3.3.2明確檔案信息化責(zé)任范圍。在應(yīng)用信息技術(shù)開展檔案信息化過程中，有關(guān)部門要明確工作人員的業(yè)務(wù)范圍，既各司其職、各負(fù)其責(zé)，又互相支持、密切配合。各科室負(fù)責(zé)形成檔案的信息化工作，對電子文件的真實、完整、可用、安全方面內(nèi)容進行鑒定、檢測，相關(guān)責(zé)任人進行歸檔確認(rèn)。檔案管理員接收電子檔案后，需對檔案的真實性、完整性、可用性、安全性進行“四性”驗證，合格后方可歸檔存儲，定期移交至檔案室，實現(xiàn)單位檔案信息的集中統(tǒng)一管理，最大限度地發(fā)揮計算機系統(tǒng)在檔案信息處理方面的強大功能[2]。

3.4 加強檔案信息化設(shè)施設(shè)備建設(shè)

3.4.1 配置檔案管理硬件設(shè)施。逐步引進現(xiàn)代化設(shè)備，以替代傳統(tǒng)的檔案管理設(shè)備，購置檔案信息化硬件設(shè)施，如計算機、打印機、掃描儀、服務(wù)器。在日常工作中要安排專人負(fù)責(zé)檔案信息化設(shè)備與技術(shù)的引進、培訓(xùn)、維護等工作，以保障檔案管理信息化工作的進程。

3.4.2配備檔案管理系統(tǒng)軟件。檔案系統(tǒng)能與單位辦公或業(yè)務(wù)系統(tǒng)實現(xiàn)對接，能夠?qū)η岸诵纬上到y(tǒng)提出數(shù)據(jù)格式、數(shù)據(jù)結(jié)構(gòu)、元數(shù)據(jù)等方面的要求。檔案管理系統(tǒng)具備接收經(jīng)辦公系統(tǒng)或業(yè)務(wù)系統(tǒng)產(chǎn)生，經(jīng)過歸檔確認(rèn)后的電子檔案數(shù)據(jù)；按照職能或技術(shù)等方式進行分類；按照管理或利用等不同要求對電子檔案數(shù)據(jù)進行處置；對電子檔案進行檢索、統(tǒng)計、發(fā)布；在線或離線備份電子檔案數(shù)據(jù)；日志、權(quán)限、維護等系統(tǒng)管理功能。

3.4.3 建立檔案信息化管理平臺。檔案信息化平臺是實現(xiàn)檔案信息傳輸網(wǎng)絡(luò)化和檔案信息資源共享化的重要管理平臺和技術(shù)支撐，是新時期檔案信息化管理的核心內(nèi)容。包括檔案網(wǎng)絡(luò)建設(shè)和管理系統(tǒng)開發(fā)應(yīng)用，建立檔案信息資源共享的技術(shù)支撐平臺，實現(xiàn)檔案信息傳輸?shù)木W(wǎng)絡(luò)化和檔案信息資源的共享化。有效地保存圖片以及聲像等檔案資料，實現(xiàn)單位全部檔案管理的信息化和數(shù)字化，提高單位檔案管理的質(zhì)量和提供利用的效率[3]。

3.4.4 開展檔案資源數(shù)字化工作。有關(guān)部門要充分利用檔案管理軟件、掃描儀與計算機等現(xiàn)代化設(shè)備開展檔案數(shù)字化工作，將各種紙質(zhì)、圖片、聲像資料的檔案信息轉(zhuǎn)換為數(shù)字化信息。通過數(shù)字化、網(wǎng)絡(luò)化技術(shù)手段，建立起各類檔案目錄數(shù)據(jù)庫和全文數(shù)據(jù)庫，實現(xiàn)檔案信息傳輸?shù)木W(wǎng)絡(luò)化和檔案信息資源的共享化。

3.5 攻克檔案信息化管理過程中的難題

3.5.1培養(yǎng)雙重知識結(jié)構(gòu)的復(fù)合型人才。檔案人員要了解多媒體技術(shù)的相關(guān)知識如電子文件的特征、電子檔案的全程規(guī)范管理、計算機網(wǎng)絡(luò)安全知識等以確保檔案信息的完整性與檔案信息的安全性。重點掌握現(xiàn)代信息管理技術(shù)，努力使自己成為既精通檔案管理業(yè)務(wù)知識，又熟悉計算機管理技術(shù)的具有雙重知識結(jié)構(gòu)的復(fù)合型人才。

3.5.2規(guī)范檔案信息化基本原則。電子檔案的移交與接收必須基于計算機信息系統(tǒng)來完成，需要熟練掌握電子檔案移交與接收基本的、原則性的要求，在移交與接收工作中，還需要有關(guān)部門通過布置系統(tǒng)、配備設(shè)備、安排人員、建立制度來具體落實。例如，不同類型數(shù)據(jù)的格式、各種數(shù)據(jù)的關(guān)聯(lián)方式和組織結(jié)構(gòu)、電子檔案數(shù)據(jù)與源系統(tǒng)或設(shè)備的依賴性或關(guān)聯(lián)性、存儲地址和方式等。

3.5.3攻克檔案工作中的技術(shù)難題。通過工作實踐深刻了解各種信息技術(shù)的特點、功能和作用，深入思考如何使信息技術(shù)與檔案工作相向而行深度融合，如何更好地利用信息技術(shù)促進檔案工作，利用成熟的信息技術(shù)條件，謀劃解決當(dāng)前檔案工作中無法解決的問題。例如，利用互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)可以解決查詢檔案實體時間和范圍受限問題，提供不受時間空間限制的檔案利用服務(wù)；利用區(qū)塊鏈技術(shù)可以探索解決電子檔案的可靠性問題，等等[4]。逐步養(yǎng)成信息化思維習(xí)慣，為正確運用信息化思維謀劃工作和解決問題奠定基礎(chǔ)。

檔案是國家和民族的重要記憶，國家發(fā)展和歷史延續(xù)都離不開檔案。政府部門必須順應(yīng)信息技術(shù)發(fā)展需要，主動利用信息技術(shù)來拓展檔案工作手段，提升檔案保管利用工作效果。檔案工作要實現(xiàn)“彎道超車”，必須緊緊抓住新一代信息技術(shù)帶來的難得發(fā)展機遇，主動順應(yīng)信息技術(shù)發(fā)展趨勢，加快檔案信息化戰(zhàn)略轉(zhuǎn)型步伐，全面實現(xiàn)以信息化為核心的檔案管理現(xiàn)代化，推動檔案事業(yè)發(fā)展邁上新臺階。

參考文獻：

[1] 李貞貞，肖宛如，劉威.政務(wù)云環(huán)境下機關(guān)檔案管理系統(tǒng)設(shè)計[J].北京檔案，2020（12）：29-31.

[2]韓翠香.政務(wù)服務(wù)中心一站式服務(wù)模式的優(yōu)化研究[J].蘭臺內(nèi)外，2021（18）：17-18.

[3]劉焱華.信息時代檔案信息資源的開發(fā)與利用[J].黑龍江檔案，2020（6）：37.

[4] 韓魏華.建設(shè)檔案信息資源共享平臺首先要建好檔案網(wǎng)站[J].蘭臺內(nèi)外，2021（9）：32-33.

作者單位：洮南市退役軍人事務(wù)局