數(shù)字中國視野下事業(yè)單位檔案信息化面臨的 挑戰(zhàn)與對(duì)策

摘 要：加強(qiáng)事業(yè)單位檔案信息化建設(shè)是提升檔案治理能力的重要方面，也是數(shù)字中國戰(zhàn)略落實(shí)的重要舉措。當(dāng)前，在新技術(shù)環(huán)境下，檔案信息建設(shè)面臨著新任務(wù)、新挑戰(zhàn)，要按照黨和國家的要求，持續(xù)加強(qiáng)信息化治理體系建設(shè)、資源體系建設(shè)、利用體系建設(shè)和安全體系建設(shè)，以卓有成效的信息化轉(zhuǎn)型，提升檔案服務(wù)中心大局、服務(wù)人民群眾的能力。本文針對(duì)這一問題展開論述。

關(guān)鍵詞：數(shù)字中國；事業(yè)單位；檔案信息化

《“十四五”全國檔案事業(yè)發(fā)展規(guī)劃》明確到2025年，檔案信息化建設(shè)進(jìn)一步融入數(shù)字中國建設(shè)，檔案工作基本實(shí)現(xiàn)數(shù)字轉(zhuǎn)型。《數(shù)字中國建設(shè)整體布局規(guī)劃》為檔案信息化建設(shè)提供了難得發(fā)展機(jī)遇，事業(yè)單位應(yīng)抓住這一契機(jī)，推進(jìn)檔案信息化建設(shè)邁上更高臺(tái)階，助力數(shù)字中國建設(shè)。目前，事業(yè)單位信息化建設(shè)面臨一系列挑戰(zhàn)，需要突破瓶頸性問題，推動(dòng)事業(yè)單位信息化治理體系建設(shè)。

1 數(shù)字中國下事業(yè)單位檔案信息化面臨的新形勢(shì)和新方向

1.1 檔案信息化面臨的新形勢(shì)

一是檔案數(shù)據(jù)成為主要管理對(duì)象。新《檔案法》明確規(guī)定，電子檔案與傳統(tǒng)載體檔案具有同等效力，可以以電子形式作為憑證使用。這在立法層面保證電子檔案的法律效力。同時(shí)，隨著單軌制的推廣，業(yè)務(wù)檔案“增量電子化”在數(shù)字環(huán)境下產(chǎn)生已較為普遍，數(shù)據(jù)資源成為檔案管理的主要對(duì)象。二是檔案安全建設(shè)至關(guān)重要。隨著新一代信息技術(shù)的加速融入，檔案類型增多、存儲(chǔ)介質(zhì)廣泛、輸出主體眾多，檔案質(zhì)量層次不齊對(duì)安全管理提出挑戰(zhàn)。檔案數(shù)據(jù)在產(chǎn)生、傳輸、利用中，存在著失竊密等安全隱患。三是檔案共享利用成為新時(shí)尚。隨著信息傳遞渠道的多樣性和人民群眾利用率的提升，檔案信息的時(shí)空局限性被打破，檔案利用服務(wù)“最多跑一次”成為主流，檔案價(jià)值發(fā)揮的空間得以拓展，檔案數(shù)據(jù)共享成為為民服務(wù)的重要抓手。四是檔案工作的重心有新轉(zhuǎn)變。檔案數(shù)據(jù)已從“收管”向“服務(wù)”轉(zhuǎn)變，人民群眾對(duì)檔案信息的深入挖掘與闡釋、編研與開發(fā)的需求增多，檔案工作如何更好地服務(wù)中心大局、服務(wù)人民群眾成為新的課題。

1.2 檔案信息化建設(shè)的新方向

一是檔案服務(wù)更加便捷化。事業(yè)單位檔案信息管理軟硬件配置更加完備，檔案全文數(shù)據(jù)庫和目錄數(shù)據(jù)庫更加優(yōu)化，各種門類和載體檔案更加豐富，不斷提高了檔案信息化管理水平，為群眾提供更加精準(zhǔn)便捷、全面高效的檔案服務(wù)，“一秒查檔”“零跑腿”成為現(xiàn)實(shí)。二是檔案治理現(xiàn)代化。以信息技術(shù)為引領(lǐng)的新一輪科技革命和產(chǎn)業(yè)變革方興未艾、浩蕩前行，以信息化推動(dòng)檔案事業(yè)現(xiàn)代化，加快釋放數(shù)據(jù)化發(fā)展的潛能，推動(dòng)檔案工作數(shù)字化轉(zhuǎn)型成為事業(yè)單位檔案治理的新方向。三是檔案信息化助力開發(fā)利用。隨著新媒體、新技術(shù)的廣泛引入，檔案開發(fā)利用的形式發(fā)生了根本性轉(zhuǎn)變，數(shù)字人文技術(shù)、人工智能等已成為檔案開發(fā)的主要手段，消除了傳統(tǒng)開發(fā)利用的弊端，檔案工作由后臺(tái)逐步走向前端。

2 數(shù)字中國視野下事業(yè)單位檔案信息化面臨的挑戰(zhàn)

2.1 數(shù)據(jù)質(zhì)量的挑戰(zhàn)

一是數(shù)據(jù)格式不統(tǒng)一。檔案信息化經(jīng)歷了不同的階段，在初級(jí)階段，有的單位依靠綜合檔案部門進(jìn)行統(tǒng)一數(shù)字化加工；隨著單位重視程度的提供，業(yè)務(wù)量多的單位自行開展數(shù)字化加工。在這個(gè)過程中，由于執(zhí)行的標(biāo)準(zhǔn)和存儲(chǔ)介質(zhì)的不同，造成了單位數(shù)據(jù)格式不同。同時(shí)，由于事業(yè)單位專業(yè)檔案多，不同類型的檔案執(zhí)行標(biāo)準(zhǔn)不一，造成了數(shù)據(jù)難以集成和交換。二是數(shù)據(jù)維護(hù)和更新不及時(shí)。檔案數(shù)據(jù)管理理念不到位，造成了數(shù)據(jù)只實(shí)現(xiàn)了數(shù)量增加，而未有質(zhì)量地增加。

2.2 數(shù)據(jù)共享的挑戰(zhàn)

一是傳統(tǒng)檔案利用管理中的部門壁壘依然存在。有的單位將檔案數(shù)據(jù)視為自己的資產(chǎn)，并且可能出于行業(yè)或法律的考慮而將其封閉或保密。這導(dǎo)致了數(shù)據(jù)的碎片化和難以訪問，限制了其他人員利用這些數(shù)據(jù)進(jìn)行進(jìn)一步的利用和研究。二是檔案管理系統(tǒng)不兼容。各單位之間的檔案管理系統(tǒng)不統(tǒng)一，除專業(yè)檔案管理系統(tǒng)外，其他難以做到統(tǒng)一購買，各系統(tǒng)在數(shù)據(jù)交換、網(wǎng)絡(luò)適配等方面無法通達(dá)，難以進(jìn)行高效的轉(zhuǎn)化、對(duì)比、傳輸和交換，造成了物理上的隔離。

2.3 數(shù)據(jù)安全的挑戰(zhàn)

伴隨新技術(shù)而來的是終端設(shè)備種類多數(shù)量大，造成有的單位安全管控方式不到位、升級(jí)維護(hù)不及時(shí)等防護(hù)弱點(diǎn)，安全風(fēng)險(xiǎn)層出不窮。對(duì)數(shù)據(jù)安全建設(shè)認(rèn)識(shí)不到位，安全投資少、技術(shù)落后，缺乏針對(duì)性的防護(hù)手段，甚至不清楚自己有多少檔案數(shù)據(jù)、核心數(shù)據(jù)都存在哪兒，造成大量數(shù)據(jù)防護(hù)盲點(diǎn)，同時(shí)底線思維不強(qiáng)，數(shù)據(jù)安全防護(hù)措施多數(shù)是為了應(yīng)付上級(jí)檢查，缺乏長期的安全運(yùn)營與維護(hù)[1]。2022年，我國某大型國企檔案信息遭惡意攻擊，國外惡意組織盜取了員工信息，加密了上千臺(tái)服務(wù)器，導(dǎo)致業(yè)務(wù)癱瘓。

2.4 支撐要素的挑戰(zhàn)

檔案信息化建設(shè)是長期性工程，需要政府給予持續(xù)有力的資金投入。而目前部分單位未有專項(xiàng)資金進(jìn)行檔案系統(tǒng)的升級(jí)改造、檔案數(shù)據(jù)質(zhì)量的提升、共性數(shù)據(jù)庫的建立等，資金缺乏的困境是信息化建設(shè)的最大障礙。專業(yè)化高質(zhì)量人才較為緊缺，有的單位對(duì)信息化人才重視力度不夠，在人才引進(jìn)、招聘中沒有專項(xiàng)計(jì)劃招錄計(jì)算機(jī)、檔案學(xué)科背景的人員。另外，大多數(shù)事業(yè)單位檔案人員都是兼職，老的干不動(dòng)、新人不愿干，檔案人員更迭速度快，信息化事業(yè)面臨著無人管的窘境。

2.5 管理能力的挑戰(zhàn)

一是規(guī)劃不足。缺少信息化建設(shè)的長遠(yuǎn)規(guī)劃，在信息系統(tǒng)規(guī)劃時(shí)，過于強(qiáng)調(diào)系統(tǒng)本身的功能，弱化了與相關(guān)業(yè)務(wù)系統(tǒng)互聯(lián)互通的內(nèi)在需求，導(dǎo)致信息孤島產(chǎn)生，部分功能閑置，數(shù)據(jù)價(jià)值無法得到釋放。二是管理能力不足。有的單位檔案信息系統(tǒng)使用主體是檔案室，其他業(yè)務(wù)部門還習(xí)慣于向檔案室移交單位，檔案系統(tǒng)的收管功能未能發(fā)揮出來，以線下習(xí)慣套改信息系統(tǒng)功能和流程，降低信息系統(tǒng)本來的價(jià)值。

3 數(shù)字中國下事業(yè)單位檔案信息化建設(shè)的對(duì)策

2021年，《“十四五”全國檔案事業(yè)發(fā)展規(guī)劃》提出，全面推進(jìn)檔案治理體系和檔案資源體系、檔案利用體系、檔案安全體系建設(shè)，將原來的“三個(gè)體系”拓展至“四個(gè)體系”，推動(dòng)檔案工作走向依法治理、走向開放、走向現(xiàn)代化，這為事業(yè)單位檔案信息化建設(shè)指明了路徑方向。

3.1 持續(xù)推動(dòng)事業(yè)單位檔案治理體系變革

一是加強(qiáng)流程再造。加強(qiáng)檔案業(yè)務(wù)內(nèi)部流程數(shù)字化，對(duì)檔案信息化工作體系、業(yè)務(wù)流程、職責(zé)邊界進(jìn)行全方位系統(tǒng)性梳理，著力推行電子檔案“單套制”，著力提升電子文件管理能力。河北省社保中心推進(jìn)業(yè)務(wù)電子檔案“單套制”改革，實(shí)行申報(bào)材料單位端掃描上傳、辦理業(yè)務(wù)在線審核簽章、電子材料辦結(jié)自動(dòng)歸檔的模式，打通社保經(jīng)辦“不見面”服務(wù)“最后一公里”，不斷提升群眾滿意度和獲得感。二是打造多元共治?，F(xiàn)代化的事業(yè)單位檔案管理是去中心化，強(qiáng)調(diào)多元參與、區(qū)域協(xié)同，共同推動(dòng)檔案管理的科學(xué)化規(guī)范化管理。相比于過去的傳統(tǒng)模式，數(shù)據(jù)化的檔案管理模式強(qiáng)調(diào)各部門是管理主體、檔案室集成中樞，構(gòu)造扁平化、網(wǎng)絡(luò)化、多中心化的檔案治理形態(tài)，增強(qiáng)檔案治理合力。有的單位探索以辦件為基本單位，打通“一網(wǎng)通辦”電子文件從形成、歸檔至電子檔案管理、移交的全流程，將“分級(jí)、分類、分層”檢測(cè)機(jī)制進(jìn)行有序分解和有機(jī)組合。三是強(qiáng)化治理保障。要轉(zhuǎn)變治理理念，順應(yīng)檔案數(shù)字化發(fā)展的時(shí)代潮流，主動(dòng)融入國家大治理格局，將檔案大數(shù)據(jù)思維嵌入檔案管理、公眾服務(wù)、開發(fā)利用的各環(huán)節(jié)，以新的理念適應(yīng)檔案管理新常態(tài)。要強(qiáng)化制度建設(shè)，按照《電子文件歸檔與電子檔案管理規(guī)范》（GB/T 18894-2016）等規(guī)定，理順數(shù)字化建設(shè)的規(guī)章制度，以標(biāo)準(zhǔn)化建設(shè)推動(dòng)機(jī)關(guān)檔案數(shù)字化規(guī)范化。要持續(xù)加強(qiáng)專業(yè)化人才培養(yǎng)力度，檔案數(shù)字化管理人才是事業(yè)單位檔案管理工作的基礎(chǔ)和保障，要積極向組織人社部門爭取信息化建設(shè)的人才支持，多措并舉引進(jìn)復(fù)合型人才，優(yōu)化人才隊(duì)伍。

3.2 以數(shù)字資源體系建設(shè)助推檔案治理效能

檔案資源體系建設(shè)是事業(yè)單位檔案價(jià)值彰顯的數(shù)據(jù)基礎(chǔ)，也是為民服務(wù)的重要抓手。一是明確歸檔范圍。事業(yè)單位檔案資源載體眾多、涉及面廣，因此在收集過程中要明確收集范圍和具體標(biāo)準(zhǔn)，為共享利用提供豐富的檔案素材。要圍繞人民群眾的新需求，在原歸檔范圍基礎(chǔ)上，結(jié)合單位業(yè)務(wù)建設(shè)需要和發(fā)展趨勢(shì)，將新介質(zhì)、新技術(shù)產(chǎn)生的檔案數(shù)據(jù)納入收集范圍。二是暢通歸集方式。建設(shè)檔案數(shù)據(jù)化平臺(tái)，加大檔案信息歸集系統(tǒng)的改造提升力度，打造以功能實(shí)用、實(shí)際管用為導(dǎo)向的數(shù)據(jù)管理系統(tǒng)。認(rèn)真研究收、管、用各階段過程中實(shí)際痛點(diǎn)難點(diǎn)問題，列清系統(tǒng)功能需求、重要指標(biāo)，推進(jìn)標(biāo)準(zhǔn)落地。以南寧市國土信息中心為例，其針對(duì)國土規(guī)劃數(shù)據(jù)檔案增多的實(shí)際，構(gòu)建“以圖查檔、以檔查圖”，圖文檔一體化模式，注重?cái)?shù)據(jù)結(jié)構(gòu)的標(biāo)準(zhǔn)性、系統(tǒng)結(jié)構(gòu)的規(guī)范性，確保系統(tǒng)可擴(kuò)展性，建成“一機(jī)制、一張網(wǎng)、一個(gè)庫、一平臺(tái)、一環(huán)境、多應(yīng)用”，滿足經(jīng)濟(jì)社會(huì)對(duì)測(cè)繪地理信息的多元化需求。三是加強(qiáng)共享建設(shè)。事業(yè)單位檔案資源專業(yè)性強(qiáng)、利用率高，要強(qiáng)化數(shù)據(jù)資源的標(biāo)準(zhǔn)化建設(shè)，制定專題檔案數(shù)據(jù)庫分類和著錄標(biāo)準(zhǔn)，可將數(shù)字資源劃分為視頻數(shù)據(jù)庫、音頻數(shù)據(jù)庫、圖片數(shù)據(jù)庫和文字?jǐn)?shù)據(jù)庫等，還可以結(jié)合業(yè)務(wù)設(shè)置專題數(shù)據(jù)庫；為了更好地方便利用者查詢相關(guān)數(shù)據(jù)資料，可以建立目錄數(shù)據(jù)庫、全文數(shù)據(jù)庫和摘要數(shù)據(jù)庫等。

3.3 以檔案開發(fā)利用推動(dòng)檔案信息化提檔升級(jí)

一是以人工智能技術(shù)賦能智慧化建設(shè)。在多要素管理的基礎(chǔ)上，探索人工智能技術(shù)融入信息化建設(shè)的多場景應(yīng)用，輔助檔案業(yè)務(wù)建設(shè)，比如智能開放審核、智能圖文識(shí)別、自動(dòng)編研開發(fā)、智能化地人工推送等，提升檔案信息化的質(zhì)量。加強(qiáng)數(shù)據(jù)挖掘技術(shù)應(yīng)用，對(duì)檔案信息進(jìn)行深度融合，提煉關(guān)鍵信息，為開發(fā)利用提供素材支持。有的單位建立關(guān)鍵詞庫，對(duì)常用的業(yè)務(wù)術(shù)語單獨(dú)建庫，提高了利用效率。二是開展知識(shí)性服務(wù)。檔案知識(shí)性服務(wù)是傳統(tǒng)服務(wù)模式的延伸，將被動(dòng)的查詢利用專向主動(dòng)地知識(shí)拓展和服務(wù)，這主要是源于以信息為核心的檔案模式轉(zhuǎn)型帶來了檔案知識(shí)的聚集。通過智能化查詢體系，檔案服務(wù)部門能夠精準(zhǔn)有效地把握人民群眾地的關(guān)注點(diǎn)，有的國土檔案管理中心的根據(jù)查閱量，了解到公眾對(duì)農(nóng)村確權(quán)檔案需求量較高，在智能化查詢系統(tǒng)中單獨(dú)設(shè)置該模塊，方便群眾利用，同時(shí)在查詢界面推送相關(guān)政策解讀，提供個(gè)性化地知識(shí)輸送，群眾滿意度顯著提升。三是強(qiáng)化部門協(xié)作。檔案信息資源作為流動(dòng)性富礦，只有凝聚最大合力才能彰顯最大價(jià)值，事業(yè)單位要在信息共享、開發(fā)、宣傳上深度合作，推出有深度、有溫度、有力度的檔案信息產(chǎn)品，展示信息資源的時(shí)代價(jià)值。黨史部門將檔案信息系統(tǒng)與退役軍人信息庫進(jìn)行有效整合，推出黨史人物和退役軍人數(shù)據(jù)庫，通過自主編研和數(shù)據(jù)挖掘，推出“一脈相承的影響精神”展覽和書籍等，在節(jié)約大量人力物力的同時(shí)，發(fā)揮了檔案的應(yīng)用價(jià)值。四是加強(qiáng)檔案信息的審核解密。要按照新《檔案法》和《政府信息公開條例》要求，做到依據(jù)充分、程序規(guī)范、及時(shí)穩(wěn)妥，既確保檔案秘密安全，又便利信息資源合理利用[2]。運(yùn)用系統(tǒng)思維在開放審核流程中同步開展檔案價(jià)值鑒定，將有利于服務(wù)黨委政府、人民群眾的信息挖掘出來，為編研利用奠定基礎(chǔ)。

3.4 以安全建設(shè)夯實(shí)信息化建設(shè)基礎(chǔ)

一是加強(qiáng)網(wǎng)絡(luò)安全技術(shù)更新。要將安全審計(jì)技術(shù)置于電子文件的安全保護(hù)“前置管理”，對(duì)系統(tǒng)活動(dòng)和環(huán)境進(jìn)行檢查、審查與檢驗(yàn)，將系統(tǒng)中存在的漏洞、入侵行為等一一找出，并對(duì)系統(tǒng)的整體性能進(jìn)行改善[3]。特別是要對(duì)事業(yè)單位專業(yè)涉密檔案數(shù)據(jù)管理的安全性進(jìn)行風(fēng)險(xiǎn)評(píng)估和功能控制。二是加強(qiáng)病毒防范。要提高網(wǎng)絡(luò)安全意識(shí)主動(dòng)規(guī)避安全風(fēng)險(xiǎn)，按照局域網(wǎng)、政務(wù)網(wǎng)和互聯(lián)網(wǎng)嚴(yán)格物理分離，對(duì)共享利用的互聯(lián)網(wǎng)計(jì)算機(jī)定期進(jìn)行病毒的清理，保證數(shù)據(jù)信息的安全性。三是加強(qiáng)數(shù)字加密技術(shù)應(yīng)用。數(shù)據(jù)加密技術(shù)在身份認(rèn)證與數(shù)據(jù)和信息的保密傳輸上發(fā)揮著巨大的作用，可以有效的保證人們的隱私與傳輸?shù)男畔⒑蛿?shù)據(jù)的安全性[4]。目前，在事業(yè)單位信息化管理中，專用密鑰、公開密鑰、對(duì)稱加密、非對(duì)稱加密等技術(shù)的應(yīng)用范圍越來越廣泛。在使用中要強(qiáng)化使用者身份的驗(yàn)證，防止非授權(quán)用戶進(jìn)行竊聽、入網(wǎng)以及惡意軟件的入侵。四是加強(qiáng)容災(zāi)備份工作。要綜合外界不穩(wěn)定因素和人為因素造成的檔案信息管理隱患，制定事業(yè)單位容災(zāi)備份方案和目錄，嚴(yán)格遵循先進(jìn)性、擴(kuò)充性以及開放性等原則，建設(shè)電子檔案備份中心，構(gòu)建具有共享式特征的容災(zāi)備份系統(tǒng)提供遠(yuǎn)程數(shù)據(jù)備份，即使在災(zāi)難發(fā)生后，也能夠保證數(shù)據(jù)恢復(fù)的及時(shí)性[5]。

參考文獻(xiàn)

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[3]王立松.大數(shù)據(jù)背景下的網(wǎng)絡(luò)信息安全研究[J].中國新通信，2022（08）：21-22.

[4]張偉.計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)安全的數(shù)據(jù)加密技術(shù)研究[J].電子商務(wù)，2018（12）：13-24.

[5]王立松.大數(shù)據(jù)背景下的網(wǎng)絡(luò)信息安全研究[J].中國新通信，2022（08）：21-22.

作者簡介：張麗麗（1979— ），大學(xué)學(xué)歷，山東省臨沂市蒙陰縣計(jì)劃生育協(xié)會(huì)館員；研究方向：檔案管理。