智慧化背景下檔案管理信息化面臨的 挑戰(zhàn)與對(duì)策研究

摘 要：本文認(rèn)為智慧化背景下檔案管理呈現(xiàn)出新的時(shí)代特征，也面臨著高效管理、互聯(lián)互通、安全建設(shè)、服務(wù)水平等方面挑戰(zhàn)。面對(duì)智慧化背景下的新要求，要明確目標(biāo)定位、知識(shí)化管理、數(shù)據(jù)共享和安全建設(shè)，提升檔案信息化建設(shè)水平。

關(guān)鍵詞：智慧化背景下；檔案信息化；對(duì)策

智慧化的顯著標(biāo)志是人機(jī)環(huán)境系統(tǒng)之間的緊密協(xié)作和優(yōu)勢(shì)互補(bǔ)。通過(guò)物聯(lián)網(wǎng)、大數(shù)據(jù)分析、人工智能等技術(shù)和數(shù)據(jù)信息的融合，設(shè)備、系統(tǒng)和環(huán)境可以更加智能互聯(lián)和協(xié)同工作。在這一過(guò)程中，檔案數(shù)據(jù)起著至關(guān)重要的作用，這為檔案信息化建設(shè)提出了新的課題。

1 智慧化背景下檔案管理的特征

1.1 檔案數(shù)據(jù)資源成為戰(zhàn)略資源

隨著新技術(shù)的廣泛應(yīng)用和數(shù)字中國(guó)戰(zhàn)略的實(shí)施，數(shù)據(jù)社會(huì)加速形成，檔案信息從單一的資政輔政載體，開(kāi)始轉(zhuǎn)化為重要的生產(chǎn)要素和支撐性資源。推動(dòng)檔案信息的互聯(lián)互通、提升檔案生產(chǎn)價(jià)值能力建設(shè)、釋放檔案信息對(duì)經(jīng)濟(jì)社會(huì)發(fā)展的紅利作用已成為社會(huì)發(fā)展的必然要求和共識(shí)。從國(guó)家層面來(lái)看，數(shù)據(jù)資源越來(lái)越受到重視，2020年4月，國(guó)務(wù)院印發(fā)《關(guān)于構(gòu)建更加完善的要素市場(chǎng)化配置體制機(jī)制的意見(jiàn)》，在這個(gè)意見(jiàn)中數(shù)據(jù)被正式列為與土地、勞動(dòng)力、資本、技術(shù)并列的五種生產(chǎn)要素之一。2022年12月，國(guó)務(wù)院公布《關(guān)于構(gòu)建數(shù)據(jù)基礎(chǔ)制度更好發(fā)揮數(shù)據(jù)要素作用的意見(jiàn)》。2023年3月，國(guó)家數(shù)據(jù)局正式成立。檔案數(shù)據(jù)作為數(shù)據(jù)資源的組成部分，已成為一種重要的戰(zhàn)略性資源。

1.2 檔案數(shù)據(jù)推動(dòng)社會(huì)智慧化

大數(shù)據(jù)、云計(jì)算、物聯(lián)網(wǎng)、人工智能等技術(shù)已加速融入檔案信息化治理體系建設(shè)，集約高效、精準(zhǔn)精細(xì)的檔案數(shù)據(jù)化管理模式在部分地區(qū)已經(jīng)形成，具備賦能社會(huì)智慧化管理的技術(shù)條件。當(dāng)前，越來(lái)越多行業(yè)和部門(mén)以檔案數(shù)據(jù)為基礎(chǔ)進(jìn)行業(yè)務(wù)的精細(xì)化管理和機(jī)制創(chuàng)新，從以“流程再造、管理創(chuàng)新和平帶建設(shè)”轉(zhuǎn)變?yōu)椤耙詸n案數(shù)據(jù)為基礎(chǔ)”的發(fā)展模式，圍繞數(shù)字賦能、場(chǎng)景優(yōu)化，實(shí)現(xiàn)民生領(lǐng)域檔案數(shù)據(jù)信息直達(dá)快享。寧波實(shí)現(xiàn)婚姻檔案、契稅檔案、工傷認(rèn)定等11類檔案數(shù)據(jù)化出證，并打造百姓“家門(mén)口的檔案館”，向基層檔案室推送涉農(nóng)民生檔案32余萬(wàn)件，實(shí)現(xiàn)館室、鎮(zhèn)街、村社等各層級(jí)檔案信息共享，有力地推動(dòng)了鄉(xiāng)村振興工作的開(kāi)展。

1.3 檔案數(shù)據(jù)服務(wù)面拓展

智慧化背景下的檔案服務(wù)個(gè)性化特征明顯，檔案信息化建設(shè)需要以用戶需求為導(dǎo)向，有針對(duì)性地開(kāi)展服務(wù)利用。這種服務(wù)面的擴(kuò)展既有手段創(chuàng)新，也有服務(wù)內(nèi)容和廣度的創(chuàng)新，主要表現(xiàn)在新技術(shù)與檔案信息化的深度融合。不僅可以為用戶提供直接的參考服務(wù)，也能提供數(shù)據(jù)挖掘、智能獲取和個(gè)性化推送。貴陽(yáng)市稅務(wù)局優(yōu)化“檔案數(shù)據(jù)找人”機(jī)制，利用稅收檔案大數(shù)據(jù)為轄區(qū)企業(yè)精準(zhǔn)畫(huà)像，通過(guò)篩查確認(rèn)，建立相關(guān)名單，“點(diǎn)對(duì)點(diǎn)”精準(zhǔn)推送數(shù)據(jù)信息，確保政策的“零延誤”和“零折扣”，實(shí)現(xiàn)檔案數(shù)據(jù)紅利的精準(zhǔn)滴灌。

1.4 檔案數(shù)據(jù)安全重要性日益凸顯

在全球智能化加速推進(jìn)的時(shí)代背景下，檔案數(shù)據(jù)安全保護(hù)成為國(guó)家安全管理的重要方面。2021年《檔案數(shù)據(jù)法》的實(shí)施為檔案數(shù)據(jù)安全保護(hù)提供了法律支撐?！?023中國(guó)數(shù)字安全能力洞察報(bào)告》指出，隨著數(shù)字安全產(chǎn)業(yè)高速發(fā)展，網(wǎng)絡(luò)空間形勢(shì)嚴(yán)峻挑戰(zhàn)不斷加劇，數(shù)字安全需要改變頭痛醫(yī)頭腳痛醫(yī)腳的思路，構(gòu)建“融合”和“協(xié)同”的安全架構(gòu)，以應(yīng)對(duì)未來(lái)復(fù)雜多樣的安全挑戰(zhàn)，進(jìn)而筑牢數(shù)字安全屏障。當(dāng)前，數(shù)字中國(guó)建設(shè)的戰(zhàn)略化、體系化布局，在為檔案數(shù)據(jù)賦予多重驅(qū)動(dòng)力的同時(shí)，也應(yīng)該直面數(shù)字安全的新威脅、新變化、新挑戰(zhàn)。

2 智慧化背景下檔案管理信息化面臨的挑戰(zhàn)

隨著信息技術(shù)的更新迭代和數(shù)字技術(shù)的廣泛應(yīng)用，檔案數(shù)據(jù)業(yè)務(wù)場(chǎng)景得以拓展，影像、圖片等結(jié)構(gòu)化和非結(jié)構(gòu)化數(shù)據(jù)應(yīng)運(yùn)而生，檔案數(shù)據(jù)類型更加豐富，檔案數(shù)據(jù)的來(lái)源逐步從檔案領(lǐng)域延伸到互聯(lián)網(wǎng)、社會(huì)數(shù)據(jù)終端等，廣泛分布于社會(huì)數(shù)據(jù)系統(tǒng)中。但是，隨著檔案數(shù)據(jù)重要性的凸顯和精細(xì)化程度提升，檔案數(shù)據(jù)管理、共享、安全等方面的挑戰(zhàn)紛至沓來(lái)，成為檔案管理新的挑戰(zhàn)。

2.1 高效管理的挑戰(zhàn)

受信息技術(shù)工具主義的影響，檔案管理機(jī)構(gòu)的信息化管理一般從設(shè)施、管理系統(tǒng)和館藏?cái)?shù)量等硬件上考量，較少將檔案資源作為有形資產(chǎn)看待。從流程上來(lái)看，檔案技術(shù)部門(mén)一般負(fù)責(zé)應(yīng)用系統(tǒng)的選擇和推廣，檔案數(shù)據(jù)分布于綜合檔案室或者業(yè)務(wù)處室，數(shù)據(jù)管理與產(chǎn)生部門(mén)的分離割裂了二者的有機(jī)聯(lián)系，難以形成權(quán)責(zé)一致的整體。這成為高效管理不可逾越的障礙。同時(shí)，在數(shù)據(jù)錄入、外包、存儲(chǔ)、傳輸、利用等方面缺乏規(guī)范化的制度建設(shè)。數(shù)據(jù)云端管理缺乏必要的監(jiān)管和審批程序，在數(shù)據(jù)交換、提供利用方面跟蹤機(jī)制不健全，難以對(duì)權(quán)責(zé)進(jìn)行有效劃分和對(duì)數(shù)據(jù)進(jìn)行追溯監(jiān)管。

2.2 互聯(lián)互通的挑戰(zhàn)

智慧化背景下檔案數(shù)據(jù)管理需要突破原有的縱向結(jié)構(gòu)階段，實(shí)現(xiàn)數(shù)據(jù)資源的橫向流通。當(dāng)前，數(shù)據(jù)管理系統(tǒng)相對(duì)獨(dú)立、功能參差不齊，存儲(chǔ)格式、地點(diǎn)和安全保管、應(yīng)用措施不一，較難形成統(tǒng)一的結(jié)構(gòu)模式。比如，就數(shù)據(jù)形式和存儲(chǔ)而言，有的單位未能按照《電子檔案管理系統(tǒng)通用功能要求》（GB/T 39784-2021）等標(biāo)準(zhǔn)建設(shè)，數(shù)據(jù)系統(tǒng)之間難以進(jìn)行有效的信息交換，數(shù)據(jù)類型無(wú)法進(jìn)行兼容，阻礙檔案互聯(lián)互通的有效進(jìn)行。雖然有的系統(tǒng)配備了導(dǎo)出、讀取和兼容等功能，但是數(shù)據(jù)延遲和響應(yīng)不足等問(wèn)題降低了數(shù)據(jù)共享的效率。檔案數(shù)據(jù)要發(fā)揮共享優(yōu)勢(shì)，需要著眼于智慧社會(huì)大局中進(jìn)行數(shù)據(jù)生產(chǎn)和共享的頂層設(shè)計(jì)，解決好類型不一、效率不高、開(kāi)放率較低等問(wèn)題。

2.3 安全建設(shè)的挑戰(zhàn)

在智慧數(shù)字經(jīng)濟(jì)時(shí)代，數(shù)據(jù)價(jià)值已經(jīng)受得到了公眾認(rèn)可，檔案數(shù)據(jù)要素憑借邊際成本低、規(guī)模效應(yīng)大、流動(dòng)性高、可復(fù)用性強(qiáng)等區(qū)別于傳統(tǒng)生產(chǎn)要素的新特點(diǎn)，正在成為推動(dòng)智慧社會(huì)建設(shè)的新引擎。如何在確保數(shù)據(jù)安全的前提下有效發(fā)揮數(shù)據(jù)價(jià)值，成為檔案數(shù)字化過(guò)程中亟須解決的問(wèn)題。對(duì)于檔案行業(yè)自身而言，檔案數(shù)字化安全建設(shè)呈現(xiàn)兩種極端，一方面是為了數(shù)據(jù)絕對(duì)安全，有的部門(mén)建立重重壁壘成了“數(shù)據(jù)孤島”；另一方面是對(duì)檔案信息安全重視不夠，防護(hù)措施少或者全部委托社會(huì)機(jī)構(gòu)，信息安全建設(shè)未能擺上日程，一旦出現(xiàn)問(wèn)題難以追責(zé)或者堵塞漏洞。解決好這些問(wèn)題，需要檔案部門(mén)健全數(shù)據(jù)申請(qǐng)審核、安全風(fēng)險(xiǎn)熔斷、違規(guī)行為追溯等制度，重視大數(shù)據(jù)安全關(guān)鍵技術(shù)的研發(fā)，引導(dǎo)檔案數(shù)據(jù)安全創(chuàng)新布局。

2.4 服務(wù)水平的挑戰(zhàn)

過(guò)去的檔案服務(wù)體系是建立在被動(dòng)式的基礎(chǔ)上的，智慧社會(huì)要求現(xiàn)代化的、主動(dòng)式的服務(wù)方式。智慧化背景下的檔案信息供給的核心是提供出色的用戶體驗(yàn)。在設(shè)計(jì)和提供檔案數(shù)字化服務(wù)時(shí)，要以用戶的需求和期望為導(dǎo)向，關(guān)注用戶的感受和滿意度，努力提供簡(jiǎn)潔、便捷、個(gè)性化和愉悅的體驗(yàn)。通過(guò)收集、整理和分析檔案數(shù)據(jù)，可以更好地了解用戶需求、行為和趨勢(shì)，優(yōu)化服務(wù)流程和效果。但是長(zhǎng)期以來(lái)，檔案行業(yè)受傳統(tǒng)觀念和服務(wù)領(lǐng)域的限制，服務(wù)能力建設(shè)與智慧化背景下的要求不相符合，持續(xù)優(yōu)化和改善服務(wù)、滿足不斷變化用戶需求的能力不足。

3 智慧化背景下檔案管理信息化的對(duì)策

3.1 建立檔案數(shù)據(jù)化管理的目標(biāo)規(guī)劃

科學(xué)有效的發(fā)展戰(zhàn)略能夠架起檔案數(shù)據(jù)業(yè)務(wù)與社會(huì)發(fā)展之間的橋梁和紐帶。在信息技術(shù)應(yīng)用層面保證行業(yè)發(fā)展與智慧化管理同步，為檔案部門(mén)的數(shù)字化轉(zhuǎn)型和變革提供平臺(tái)依托。檔案管理部門(mén)要立足智慧化社會(huì)需求，建立檔案信息化發(fā)展的規(guī)劃戰(zhàn)略，把資源和服務(wù)優(yōu)勢(shì)轉(zhuǎn)化為數(shù)據(jù)共享、創(chuàng)新與安全管理優(yōu)勢(shì)；要引入或借鑒科學(xué)化數(shù)據(jù)管理的先進(jìn)經(jīng)驗(yàn)和標(biāo)準(zhǔn)模式，圍繞檔案信息管理全生命周期的控制、利用與評(píng)估進(jìn)行提升，優(yōu)化管理水平，滿足社會(huì)需求；要持續(xù)加強(qiáng)保障體系建設(shè)，從組織構(gòu)架、資金扶持、技術(shù)賦能、人員能力等方面構(gòu)筑強(qiáng)有力管理保障網(wǎng)絡(luò)；要加強(qiáng)思想統(tǒng)一，從檔案部門(mén)的領(lǐng)導(dǎo)層、管理層，到技術(shù)層、服務(wù)層，都樹(shù)立檔案信息智慧化管理意識(shí)，強(qiáng)化行動(dòng)落實(shí)，在實(shí)踐中將新的思維模式和技術(shù)工具內(nèi)化于心、外化于行。

3.2 加強(qiáng)檔案數(shù)據(jù)的價(jià)值化管理

在智慧經(jīng)濟(jì)時(shí)代，通過(guò)對(duì)海量檔案數(shù)據(jù)進(jìn)行收集、整合、分析和挖掘，將數(shù)據(jù)轉(zhuǎn)化為有價(jià)值的信息和知識(shí)，進(jìn)而為用戶知識(shí)獲取、市場(chǎng)決策等提供支持。簡(jiǎn)而言之，檔案數(shù)據(jù)價(jià)值化就是將電子檔案資源轉(zhuǎn)化為社會(huì)價(jià)值的過(guò)程。檔案資源發(fā)揮價(jià)值的基礎(chǔ)在于數(shù)據(jù)資源的整合，這就要建立統(tǒng)一的檔案數(shù)據(jù)管理平臺(tái)，整合不同部門(mén)、不同渠道的檔案數(shù)據(jù)，解決數(shù)據(jù)模式不統(tǒng)一、系統(tǒng)不兼容的問(wèn)題，同時(shí)要對(duì)接好智慧社會(huì)數(shù)據(jù)結(jié)構(gòu)要求，構(gòu)建起數(shù)據(jù)采集、交換、處理、傳輸、利用等有機(jī)統(tǒng)一的數(shù)據(jù)鏈，為數(shù)據(jù)信息應(yīng)用奠定基礎(chǔ)。要以檔案知識(shí)化提升數(shù)據(jù)價(jià)值，利用新技術(shù)對(duì)數(shù)據(jù)檔案進(jìn)行信息聚合和智能分析，提升檔案系統(tǒng)處理復(fù)雜信息的能力。對(duì)檔案數(shù)據(jù)進(jìn)行知識(shí)化和融合，實(shí)現(xiàn)對(duì)各類實(shí)體的抽取、語(yǔ)義組織和關(guān)聯(lián)，再借助大數(shù)據(jù)深度挖掘和融合技術(shù)將基礎(chǔ)數(shù)據(jù)和其他來(lái)源數(shù)據(jù)進(jìn)行數(shù)據(jù)融合和數(shù)據(jù)增值，構(gòu)建社會(huì)檔案領(lǐng)域的知識(shí)圖譜，最終以可視化知識(shí)圖譜為核心[1]，滿足語(yǔ)義網(wǎng)和知識(shí)網(wǎng)絡(luò)時(shí)代用戶的新需求。

3.3 推進(jìn)檔案數(shù)據(jù)共享利用

實(shí)現(xiàn)檔案資源的跨行業(yè)、跨地域、多維度的融合與利用能夠充分激發(fā)檔案資源活力，展現(xiàn)其時(shí)代價(jià)值。檔案部門(mén)應(yīng)該在邏輯層面將不同地域、不同類型的檔案與數(shù)據(jù)進(jìn)行精細(xì)化加工和數(shù)據(jù)關(guān)聯(lián)，橫向?qū)崿F(xiàn)與相關(guān)部門(mén)數(shù)據(jù)共享交換，縱向?qū)崿F(xiàn)與上級(jí)和下級(jí)數(shù)據(jù)共享匯聚，為行業(yè)利用提供數(shù)據(jù)資源保障，為公眾提供便捷多元信息服務(wù)。全面梳理數(shù)據(jù)資源目錄，以共享為常態(tài)、不共享為例外的原則，向智慧數(shù)據(jù)中心提供數(shù)據(jù)資源。宣城市檔案部門(mén)將出租、公交、運(yùn)政許可、非現(xiàn)執(zhí)法等數(shù)據(jù)共享到市數(shù)據(jù)資源局，展現(xiàn)了檔案參與社會(huì)治理的效果，提升行業(yè)數(shù)據(jù)的信息服務(wù)能力。同時(shí)，要提升數(shù)據(jù)資源質(zhì)量，加強(qiáng)數(shù)據(jù)質(zhì)量管理，落實(shí)數(shù)據(jù)質(zhì)量責(zé)任，及時(shí)對(duì)數(shù)據(jù)進(jìn)行校核確認(rèn)、動(dòng)態(tài)更新，保障數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確性、完整性、時(shí)效性和可用性。強(qiáng)化數(shù)據(jù)質(zhì)量監(jiān)測(cè)，對(duì)相關(guān)數(shù)據(jù)歸集、更新等情況進(jìn)行全面評(píng)價(jià)，發(fā)現(xiàn)問(wèn)題及時(shí)督促整改，確保數(shù)據(jù)狀態(tài)可感知、數(shù)據(jù)使用可追溯[2]。

3.4 建立現(xiàn)代化檔案服務(wù)模式

傳統(tǒng)檔案利用服務(wù)延續(xù)的是“有什么提供什么”的服務(wù)方式，沒(méi)有從公眾角度謀劃?rùn)n案服務(wù)的運(yùn)營(yíng)和公眾對(duì)檔案文化的認(rèn)同，對(duì)公眾滿意率關(guān)注不高，檔案服務(wù)與公眾需要存在脫節(jié)現(xiàn)象。在智慧化背景下，檔案管理部門(mén)要改變以往“以資源為導(dǎo)向”的服務(wù)理念，形成以“公眾需求”為核心的服務(wù)模式，將公眾對(duì)檔案資源服務(wù)的期待作為出發(fā)點(diǎn)和落腳點(diǎn)，通過(guò)智能分析、模式識(shí)別、機(jī)器學(xué)習(xí)等數(shù)據(jù)管理技術(shù)，挖掘電子檔案內(nèi)在的價(jià)值，研判分析公眾的查詢利用趨勢(shì)，為社會(huì)提供豐富、多樣的檔案資源服務(wù)。濰坊市檔案館根據(jù)館內(nèi)查詢利用數(shù)據(jù)分析，把檔案文化服務(wù)作為數(shù)據(jù)資源為民的主渠道，改版檔案網(wǎng)站和微信公眾號(hào)，加大地方歷史和人文知識(shí)內(nèi)容，策劃創(chuàng)作檔案微視頻和網(wǎng)上展廳，豐富產(chǎn)品形態(tài)內(nèi)涵，及時(shí)推送特色鮮明的檔案作品，進(jìn)一步提高檔案文化傳播度[3]，使檔案數(shù)據(jù)資源活起來(lái)，激發(fā)了檔案與群眾的感情聯(lián)系，“濰坊檔案公眾號(hào)”點(diǎn)擊量由不過(guò)百人次增加至數(shù)萬(wàn)人次，成為對(duì)外宣傳檔案工作和傳播檔案文化的“靚麗”窗口。

3.5 以技術(shù)和制度建設(shè)提升數(shù)據(jù)安全

檔案的原始記錄性和歷史再現(xiàn)性決定了在利用和流轉(zhuǎn)過(guò)程中需要保持其真實(shí)性。在復(fù)雜的元數(shù)據(jù)利用環(huán)境下，檔案數(shù)據(jù)的安全需要技術(shù)支持和管理方式相融。從技術(shù)層面，檔案管理部門(mén)要積極采取新技術(shù)，保障檔案數(shù)據(jù)所涉及的行業(yè)和領(lǐng)域數(shù)據(jù)交互利用安全有效，提高安全風(fēng)險(xiǎn)的化解能力。比如，目前較為流行的區(qū)塊鏈技術(shù)，作為去中心化、不可篡改的分布式數(shù)據(jù)庫(kù)，利用塊鏈數(shù)據(jù)結(jié)構(gòu)驗(yàn)證和存儲(chǔ)數(shù)據(jù)的真實(shí)性，能夠有效監(jiān)管數(shù)據(jù)來(lái)源、操作的合法性，已成為推動(dòng)安全防護(hù)領(lǐng)域革命性變革的重要引擎。加強(qiáng)數(shù)據(jù)備份安全管理，要有針對(duì)性地選擇合適的備份介質(zhì)、系統(tǒng)和模式，實(shí)現(xiàn)檔案數(shù)據(jù)的多方式、寬領(lǐng)域存儲(chǔ)方式，提升數(shù)據(jù)長(zhǎng)期安全保管能力。要加強(qiáng)全流程的數(shù)據(jù)有效性監(jiān)管，定期開(kāi)展檔案數(shù)據(jù)的電子稽查開(kāi)展數(shù)據(jù)質(zhì)量檢測(cè)，全面摸清數(shù)據(jù)質(zhì)量底數(shù)。利用電子稽查工具分析研究存在的突出問(wèn)題，從系統(tǒng)建設(shè)、政策執(zhí)行、業(yè)務(wù)流程方面梳理完善，遏制新增數(shù)據(jù)疑點(diǎn)數(shù)量。從制度層面來(lái)看，國(guó)家相繼出臺(tái)《網(wǎng)絡(luò)安全法》《數(shù)據(jù)安全法》等，推動(dòng)了數(shù)據(jù)的依法合理有效利用，保障了數(shù)據(jù)依法有序自由流動(dòng)。檔案部門(mén)要結(jié)合國(guó)家法規(guī)和標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范，重點(diǎn)圍繞檔案數(shù)據(jù)采集、共享、開(kāi)發(fā)應(yīng)用等建立全程監(jiān)管體系，強(qiáng)化檔案數(shù)據(jù)的前端控制和智能化監(jiān)控，加強(qiáng)數(shù)據(jù)分類分級(jí)制度，識(shí)別數(shù)據(jù)安全風(fēng)險(xiǎn)等級(jí)，為檔案數(shù)據(jù)價(jià)值創(chuàng)造和風(fēng)險(xiǎn)治理奠定基礎(chǔ)。

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作者簡(jiǎn)介：趙德芹（1974— ），大學(xué)學(xué)歷，山東省平原縣人力資源和社會(huì)保障局館員，主要從事檔案管理研究。