現(xiàn)代企業(yè)檔案管理數(shù)字化建設(shè)的思與行

李華

摘 要：本文認(rèn)為企業(yè)檔案部門的價(jià)值不能單純以檔案數(shù)量進(jìn)行衡量，而是要看能夠?yàn)槠髽I(yè)各個(gè)部門提供各種形式信息能力和質(zhì)量。信息技術(shù)水平不斷提高的背景下，現(xiàn)代企業(yè)檔案管理工作必然會(huì)發(fā)生重大轉(zhuǎn)變，企業(yè)要從傳統(tǒng)的檔案管理模式中走出來，逐漸向著數(shù)字化的方向發(fā)展，使現(xiàn)代企業(yè)檔案信息服務(wù)水平獲得提升。

關(guān)鍵詞：現(xiàn)代企業(yè)；檔案管理；數(shù)字化建設(shè)；思與行

企業(yè)發(fā)展過程中會(huì)產(chǎn)生大量的原始資料，這些是企業(yè)發(fā)展過程中形成的寶貴財(cái)富。現(xiàn)代企業(yè)檔案管理應(yīng)向著數(shù)字化的方向發(fā)展，推動(dòng)企業(yè)持續(xù)穩(wěn)定發(fā)展。企業(yè)應(yīng)大力開展檔案管理數(shù)字化建設(shè)和推廣工作，持續(xù)推進(jìn)企業(yè)檔案資源的開發(fā)和利用，創(chuàng)新檔案的管理方式的同時(shí)，解決檔案管理數(shù)字化建設(shè)中存在的問題。

1 現(xiàn)代企業(yè)檔案管理數(shù)字化建設(shè)的重要性

檔案屬于一種原生的信息資源，對(duì)于現(xiàn)代企業(yè)發(fā)展有著重要的作用。檔案直接體現(xiàn)企業(yè)的發(fā)展歷史和現(xiàn)狀。企業(yè)管理人員可將檔案作為決策的依據(jù)，做好企業(yè)未來規(guī)劃，推動(dòng)企業(yè)持續(xù)穩(wěn)定發(fā)展。由于現(xiàn)代企業(yè)發(fā)展規(guī)模不斷擴(kuò)大，檔案數(shù)量也逐漸增加，需要組建專業(yè)的數(shù)字化檔案管理團(tuán)隊(duì)，加強(qiáng)檔案管理中信息技術(shù)的應(yīng)用，用現(xiàn)代化的手段開展檔案管理工作?，F(xiàn)代企業(yè)檔案數(shù)字化建設(shè)是一個(gè)長(zhǎng)期的過程，企業(yè)需要投入較多人力資源和物力資源，才能夠保證檔案數(shù)字化管理水平獲得提升。

現(xiàn)代企業(yè)檔案數(shù)字建設(shè)有助于提升檔案管理工作質(zhì)量，將傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案轉(zhuǎn)變?yōu)殡娮訖n案，在提升企業(yè)檔案利用效率的基礎(chǔ)上，突破傳統(tǒng)檔案管理存在的局限性，促進(jìn)檔案開發(fā)和利用。同時(shí)，還能夠轉(zhuǎn)變檔案管理部門職能，讓檔案管理部門從封閉狀態(tài)轉(zhuǎn)變?yōu)殚_放狀態(tài)，為企業(yè)各個(gè)部門提供檔案信息服務(wù)。檔案數(shù)字化建設(shè)改變企業(yè)傳統(tǒng)檔案保存形式，紙質(zhì)檔案在保存過程中可能會(huì)出現(xiàn)破損、丟失等問題，數(shù)字化保存的檔案不僅傳輸效率快，還能夠避免企業(yè)出現(xiàn)檔案損壞、丟失的情況?，F(xiàn)代企業(yè)檔案管理數(shù)字化建設(shè)符合企業(yè)發(fā)展需要，可提高企業(yè)檔案利用效率[1]。

2 現(xiàn)代企業(yè)檔案管理數(shù)字化建設(shè)優(yōu)勢(shì)

2.1 實(shí)現(xiàn)信息高效處理

現(xiàn)代企業(yè)檔案管理數(shù)字化建設(shè)能夠轉(zhuǎn)變檔案保存形式，并實(shí)現(xiàn)對(duì)檔案信息高效處理。傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案難以實(shí)現(xiàn)長(zhǎng)久保存，也存在檔案書寫不規(guī)范、檔案利用效率低等問題?，F(xiàn)代企業(yè)檔案數(shù)字化建設(shè)可提高檔案可用性，并可以實(shí)現(xiàn)檔案資源實(shí)時(shí)共享，提高檔案利用效率，讓檔案發(fā)揮出數(shù)據(jù)價(jià)值。

2.2 科學(xué)進(jìn)行檔案分類

傳統(tǒng)檔案管理工作中檔案分類不規(guī)范，檔案保存較為混亂，增加了企業(yè)檔案調(diào)取難度，導(dǎo)致檔案利用效率較低?，F(xiàn)代企業(yè)進(jìn)行檔案管理數(shù)字化建設(shè)，能夠?qū)崿F(xiàn)對(duì)檔案的科學(xué)分類，使各類檔案信息更加清晰、透明，增加企業(yè)檔案的可用性[2]。

3 現(xiàn)代企業(yè)檔案管理數(shù)字化建設(shè)中存在的問題

3.1 檔案管理人員素質(zhì)偏低

現(xiàn)代企業(yè)檔案管理數(shù)字化建設(shè)要求檔案管理人員必須提高自身信息化處理能力和檔案信息維護(hù)能力，使檔案信息能夠一直處于更新的狀態(tài)，提高檔案信息的真實(shí)性和可靠性。因此，檔案管理人員需要更新自身專業(yè)知識(shí)，學(xué)習(xí)檔案管理工作流程，能夠使企業(yè)檔案管理工作水平獲得提升。企業(yè)在培訓(xùn)檔案管理人員的過程中，應(yīng)側(cè)重于檔案管理專業(yè)知識(shí)的培訓(xùn)，導(dǎo)致檔案管理人員對(duì)于信息技術(shù)掌握不到位。檔案數(shù)字化建設(shè)過程中，部分檔案管理人員會(huì)對(duì)學(xué)習(xí)計(jì)算機(jī)應(yīng)用知識(shí)、數(shù)字化建設(shè)存在抵觸心理，不利于加快的檔案數(shù)字化建設(shè)的推進(jìn)。還有部分檔案管理人員對(duì)待工作不認(rèn)真，經(jīng)常出現(xiàn)檔案信息與實(shí)際檔案信息不符的情況，影響了電子檔案的準(zhǔn)確性[3]。

3.2 檔案管理數(shù)字化建設(shè)業(yè)務(wù)方面存在缺陷

很多企業(yè)已經(jīng)實(shí)現(xiàn)電子檔案在線接收、實(shí)時(shí)歸檔，但是部分電子檔案存在黑章、黑頭的情況，無法與紙質(zhì)檔案相對(duì)應(yīng)。企業(yè)合同檔案在轉(zhuǎn)為電子檔案時(shí)，存在法律問題和安全風(fēng)險(xiǎn)，只能錄入合同電子條目，不上傳相關(guān)文件，檔案管理系統(tǒng)無法直接獲取數(shù)據(jù)。企業(yè)在開展檔案管理的過程中，對(duì)于某些重要的科研項(xiàng)目、活動(dòng)，檔案管理工作沒有同步展開。很多榮譽(yù)類檔案也未按照電子檔案要求納入到數(shù)字化管理中。

3.3 檔案管理數(shù)字化設(shè)備設(shè)施不足

部分企業(yè)對(duì)于檔案數(shù)字化建設(shè)重視度不夠、資金投入不足，導(dǎo)致數(shù)字化檔案建設(shè)基礎(chǔ)設(shè)施較為薄弱。企業(yè)檔案室沒有按照檔案管理標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行建設(shè)，辦公室、閱檔室以及庫房并沒有分開建設(shè)，而是集中到一個(gè)房間內(nèi)。企業(yè)檔案管理要求配備空調(diào)、加濕機(jī)、消毒柜等設(shè)施，數(shù)字化建設(shè)中需要購買計(jì)算機(jī)、掃描儀等設(shè)備，當(dāng)前企業(yè)檔案管理基礎(chǔ)設(shè)施無法滿足數(shù)字化設(shè)備建設(shè)要求[4]。

3.4 檔案管理數(shù)字化安全性不高

企業(yè)檔案管理數(shù)字化建設(shè)中存在較多的安全隱患問題，很多企業(yè)檔案未經(jīng)保密鑒定就轉(zhuǎn)變?yōu)榱穗娮訖n案，導(dǎo)致企業(yè)很多機(jī)密檔案外泄。檔案管理現(xiàn)代化建設(shè)過程中企業(yè)可能選擇外包公司對(duì)檔案進(jìn)行處理，外包公司人員保密意識(shí)較差，嚴(yán)重影響到檔案的安全性。

4 現(xiàn)代企業(yè)檔案管理數(shù)字化建設(shè)策略

4.1 加快人才培養(yǎng)

根據(jù)電子檔案管理技術(shù)和實(shí)際發(fā)展情況的來看，企業(yè)要同時(shí)儲(chǔ)存電子檔案和紙質(zhì)檔案，電子檔案和紙質(zhì)檔案之間可以互相備份，對(duì)于檔案管理人員專業(yè)能力提出更高的要求。檔案管理人員要能夠具備較強(qiáng)的專業(yè)知識(shí)和技能，還要能夠掌握和熟悉計(jì)算機(jī)等信息技術(shù)，學(xué)會(huì)運(yùn)用電子檔案系統(tǒng)管理檔案。企業(yè)應(yīng)制定合適的人才培養(yǎng)措施，企業(yè)檔案管理人才培養(yǎng)過程中，應(yīng)加強(qiáng)對(duì)檔案管理人員管理知識(shí)和技能培訓(xùn)，檔案管理人員要學(xué)習(xí)計(jì)算機(jī)操作、電子檔案掃描儀器等，從而使自身更加適應(yīng)檔案數(shù)字化建設(shè)需要。企業(yè)檔案數(shù)字化建設(shè)過程中，應(yīng)獲得企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)的支持，并加大檔案電子化建設(shè)宣傳工作，完善電子檔案管理制度，加大檔案軟件、硬件設(shè)備資金投入，從而有效推進(jìn)企業(yè)檔案管理電子化建設(shè)進(jìn)程[5]。檔案管理人員要具備一定的分析能力，對(duì)于專業(yè)性較強(qiáng)的檔案做到精準(zhǔn)把握，需要檔案管理人員具備較高的綜合素質(zhì)和專業(yè)技能，加快企業(yè)傳統(tǒng)檔案管理模式向著數(shù)字化的方向轉(zhuǎn)型，使檔案管理工作水平獲得提升。

4.2 注重協(xié)調(diào)統(tǒng)一

電子檔案的形式?jīng)Q定電子檔案管理的特殊性，企業(yè)在進(jìn)行電子檔案管理的過程中，必須形成統(tǒng)一的檔案管理標(biāo)準(zhǔn)。如果企業(yè)中各個(gè)部門電子檔案標(biāo)準(zhǔn)不統(tǒng)一，會(huì)導(dǎo)致電子檔案在儲(chǔ)存時(shí)較為混亂，無法形成高效的檔案管理系統(tǒng)，也會(huì)影響企業(yè)檔案管理數(shù)字化建設(shè)進(jìn)程。因此，企業(yè)必須制定統(tǒng)一的電子檔案形式，便于檔案整理、傳輸和儲(chǔ)存。

4.3 落實(shí)檔案數(shù)字化加工

現(xiàn)代企業(yè)檔案管理數(shù)字化建設(shè)過程中，應(yīng)遵循檔案數(shù)字化加工原則，結(jié)合企業(yè)實(shí)際發(fā)展需要確定檔案數(shù)字化建設(shè)目標(biāo)。企業(yè)紙質(zhì)檔案轉(zhuǎn)為數(shù)字化檔案前，應(yīng)對(duì)檔案進(jìn)行鑒定，對(duì)于沒有價(jià)值的檔案應(yīng)及時(shí)銷毀。落實(shí)檔案保密級(jí)別，提高檔案數(shù)字化鑒定建設(shè)速度的同時(shí)，要確保檔案信息化建設(shè)過程中的安全性。企業(yè)可優(yōu)先對(duì)重要檔案進(jìn)行數(shù)字化處理，如常用合同、協(xié)議等。對(duì)于企業(yè)中受到破損、污染電子檔案應(yīng)及時(shí)采取措施修復(fù)，修復(fù)完成后對(duì)檔案進(jìn)行掃描，構(gòu)建企業(yè)檔案數(shù)據(jù)庫。使用照相機(jī)、掃描儀等對(duì)知識(shí)檔案、照片進(jìn)行拍照、掃描從而實(shí)現(xiàn)電子化儲(chǔ)存，對(duì)于企業(yè)中錄音檔案可刻成光盤或者是儲(chǔ)存為磁盤。檔案管理人員在掃描電子檔案的過程中，對(duì)于掃描存在偏差的檔案，應(yīng)及時(shí)進(jìn)行調(diào)整，嚴(yán)格按照電子檔案儲(chǔ)存要求進(jìn)行存檔。如果檔案面幅較大，需要按照區(qū)域多次掃描，完成掃描后要進(jìn)行拼接處理，保證數(shù)字化檔案較為完整。如果掃描完成后電子檔案存在雜質(zhì)，要及時(shí)進(jìn)行去污處理，保證檔案清晰度，同時(shí)，盡量縮小文件大小，以節(jié)省檔案儲(chǔ)存空間。掃描檔案原件識(shí)別檔案中的漢字，保證電子檔案與紙質(zhì)檔案保持一致，從而提高電子檔案的準(zhǔn)確性[6]。

4.4 建立檔案數(shù)據(jù)庫

企業(yè)數(shù)字化檔案建設(shè)中應(yīng)建立檔案數(shù)據(jù)庫，便于集中管理企業(yè)檔案。檔案數(shù)據(jù)庫建設(shè)中應(yīng)制定檔案目錄，便于后期進(jìn)行檔案調(diào)取，從而提高企業(yè)檔案利用效率。目錄數(shù)據(jù)庫建設(shè)過程中，需要根據(jù)檔案管理標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范進(jìn)行，完成目錄數(shù)據(jù)庫建設(shè)后導(dǎo)入到檔案管理系統(tǒng)當(dāng)中，通過目的就能夠調(diào)取所需要的檔案。根據(jù)企業(yè)檔案建設(shè)要求建立文書檔案、數(shù)字化圖紙等檔案目錄數(shù)據(jù)庫。為了提高檔案檢索的準(zhǔn)確性，企業(yè)需要根據(jù)三級(jí)檔案目錄要求編寫目錄，設(shè)置好目錄字段、類型和長(zhǎng)度，設(shè)置好后關(guān)聯(lián)三級(jí)目錄，從而提高檔案檢索的準(zhǔn)確性。建立企業(yè)檔案數(shù)據(jù)庫的過程中，應(yīng)做好企業(yè)各類信息統(tǒng)計(jì)和整理，并直接使用計(jì)算機(jī)保存和傳輸檔案，這樣便于檔案管理人員對(duì)檔案進(jìn)行區(qū)分，便于檔案管理人員對(duì)檔案進(jìn)行分類整理，從而使檔案管理工作效率獲得提升。

4.5 打造檔案信息共享平臺(tái)

現(xiàn)代企業(yè)檔案管理數(shù)字化建設(shè)過程中，應(yīng)打造電子檔案信息共享平臺(tái)，實(shí)現(xiàn)企業(yè)內(nèi)部電子檔案實(shí)時(shí)共享。將企業(yè)檔案系統(tǒng)、業(yè)務(wù)系統(tǒng)和辦公系統(tǒng)聯(lián)系在一起，從而形成完善的檔案信息共享系統(tǒng)，為企業(yè)各個(gè)部門開展工作提供便利，提升檔案信息利用效率。檔案經(jīng)過數(shù)字化處理后，企業(yè)各個(gè)部門工作可在檔案信息共享平臺(tái)調(diào)取所需要的檔案，滿足企業(yè)不同部門的工作需求。企業(yè)可在檔案信息共享平臺(tái)設(shè)置多個(gè)不同的主題目錄，對(duì)現(xiàn)有檔案進(jìn)行整理和匯總，便于企業(yè)各部門員工進(jìn)行查詢。

4.6 提高檔案信息安全性

現(xiàn)代企業(yè)檔案數(shù)字化建設(shè)過程中，應(yīng)遵循檔案管理工作安全與保密原則，提高企業(yè)電子檔案的安全性，處理好檔案開發(fā)利用和安全性之間的關(guān)系。將《檔案法》作為法律依據(jù)，保證企業(yè)機(jī)密檔案不泄露的基礎(chǔ)上，實(shí)現(xiàn)檔案電子信息資源共享。檔案管理人員要根據(jù)企業(yè)各個(gè)層級(jí)設(shè)置檔案查閱權(quán)限，同時(shí)設(shè)置電子文件操作的自動(dòng)啟動(dòng)日志，具備權(quán)限的人才能夠打開相關(guān)電子檔案，可以有效避免電子檔案泄露的情況。做好企業(yè)檔案管理系統(tǒng)安全建設(shè)，使用技術(shù)防范手段阻擋病毒入侵計(jì)算機(jī)，保證電子檔案的安全性。檔案室內(nèi)應(yīng)配備監(jiān)控系統(tǒng)、自動(dòng)滅火設(shè)備、計(jì)算機(jī)的檢測(cè)系統(tǒng)，發(fā)現(xiàn)異常后能夠及時(shí)發(fā)出警報(bào)，從而提高企業(yè)電子檔案的安全性。檔案信息管理平臺(tái)中應(yīng)設(shè)置不同的權(quán)限，如企業(yè)員工不能瀏覽平臺(tái)電子的檔案瀏覽記錄、限制員工電子檔案下載次數(shù)，每個(gè)員工每天下載次數(shù)應(yīng)不超過3次，如果員工有特殊工作需要應(yīng)向檔案部門提交申請(qǐng)。登錄企業(yè)檔案信息平臺(tái)時(shí)需要輸入工號(hào)和密碼，下載檔案時(shí)要對(duì)用戶進(jìn)行身份識(shí)別，保證企業(yè)檔案不會(huì)丟失[7]。

4.7 確保系統(tǒng)安全

現(xiàn)代企業(yè)檔案數(shù)字化建設(shè)使檔案? （下接46頁）

（上接43頁）管理工作更加快捷、便利，但是由于企業(yè)檔案從封閉轉(zhuǎn)變?yōu)殚_放，檔案安全性上出現(xiàn)了較大的風(fēng)險(xiǎn)。企業(yè)檔案數(shù)字化建設(shè)的過程中，應(yīng)設(shè)計(jì)完善系統(tǒng)安全策略，設(shè)置用戶訪問的權(quán)限，保證企業(yè)檔案系統(tǒng)的安全性。檔案管理人員將不同級(jí)別的檔案設(shè)置不同的訪問權(quán)限，使企業(yè)檔案系統(tǒng)能夠得到有效利用，也能夠避免企業(yè)出現(xiàn)檔案丟失等情況。檔案系統(tǒng)應(yīng)選擇安全性能較高的系統(tǒng)，并應(yīng)用網(wǎng)絡(luò)安全技術(shù)，提高檔案系統(tǒng)安全性。定期升級(jí)計(jì)算機(jī)殺毒軟件，如果發(fā)現(xiàn)病毒入侵檔案系統(tǒng)可發(fā)出警報(bào)，避免因?yàn)椴《救肭謱?dǎo)致檔案丟失、損壞。使用加密技術(shù)對(duì)非公開檔案進(jìn)行加密保存，傳輸電子檔案的過程中應(yīng)進(jìn)行傳輸加密，防止檔案信息被截獲或者是篡改，從而提高企業(yè)檔案的機(jī)密性。增強(qiáng)檔案管理人員安全意識(shí)，建立完善的安全管理制度 ，并能夠建設(shè)一套安全措施，保證檔案數(shù)字化系統(tǒng)的安全性。

結(jié)語

綜上所述，現(xiàn)代企業(yè)檔案數(shù)字化建設(shè)過程中是一項(xiàng)長(zhǎng)期投入的工作，建設(shè)過程中應(yīng)抓住信息時(shí)代為檔案數(shù)字化建設(shè)創(chuàng)造的機(jī)遇，使檔案管理工作效率獲得提升，提高企業(yè)檔案利用效率，使企業(yè)檔案能夠發(fā)揮出其價(jià)值，為企業(yè)決策提供信息依據(jù)，推動(dòng)現(xiàn)代企業(yè)可持續(xù)穩(wěn)定發(fā)展。

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（作者單位：陜西省延安市延長(zhǎng)油田股份有限公司杏子川采油廠）