以應(yīng)用建設(shè)為驅(qū)動(dòng)大力推進(jìn)檔案工作數(shù)字化轉(zhuǎn)型
——蘭溪市“縣域數(shù)字檔案管理服務(wù)一體化平臺(tái)”建設(shè)

蘭溪市檔案館

圍繞省檔案工作數(shù)字化改革“2N2”工作體系，蘭溪市檔案局、檔案館堅(jiān)持?jǐn)?shù)字化改革驅(qū)動(dòng)引領(lǐng)檔案現(xiàn)代化先行，建設(shè)縣域數(shù)字檔案管理服務(wù)一體化平臺(tái)。聚焦縣域檔案治理和服務(wù)，突出“縣域一體化”“業(yè)務(wù)智能化”“服務(wù)智慧化”“監(jiān)管精準(zhǔn)化”，打造縣域檔案工作全流程數(shù)字化運(yùn)行平臺(tái)，構(gòu)建形成數(shù)字賦能、上下貫通、高效協(xié)同的檔案工作整體智治體系。2021年6月21日，蘭溪“縣域數(shù)字檔案管理服務(wù)一體化平臺(tái)”試點(diǎn)建設(shè)項(xiàng)目獲省檔案局批復(fù)，并于2022年11月11日順利通過省局試點(diǎn)驗(yàn)收。

1 需求分析

習(xí)近平總書記提出檔案工作要“走向依法治理，走向開放，走向現(xiàn)代化”，在新時(shí)代檔案工作數(shù)字化轉(zhuǎn)型過程中，縣域檔案工作仍面臨一些問題：一是現(xiàn)代化程度低，檔案資源分散。部分立檔單位的傳統(tǒng)載體檔案數(shù)字化率偏低，檔案信息化管理水平不足；電子文件歸檔和電子檔案管理未普及，電子檔案門類單一，歸檔量少，檔案數(shù)據(jù)化率低；檔案資源缺乏統(tǒng)籌管理，縣域數(shù)字檔案資源難以集中。二是檔案監(jiān)管困難，未能應(yīng)歸盡歸。對立檔單位的檔案監(jiān)督檢查、年檢等效率低、效果差；檔案服務(wù)企業(yè)服務(wù)質(zhì)量參差不齊，量化監(jiān)管困難；部分檔案員責(zé)任心不強(qiáng)、歸檔意識(shí)不強(qiáng)，檔案未能應(yīng)歸盡歸。三是查檔方式傳統(tǒng)，服務(wù)不夠便捷。查檔服務(wù)手段模式單一，掌辦率、網(wǎng)辦率低，仍以線下到館查檔為主，偏遠(yuǎn)鄉(xiāng)鎮(zhèn)群眾查檔不方便；檔案資源無法跨部門共享和協(xié)查，存在檔案信息孤島，群眾查檔多頭跑；檔案鑒定開放率低，群眾可利用檔案資源相對有限，檔案查到率不高。

2 體系架構(gòu)與場景設(shè)計(jì)

蘭溪“縣域數(shù)字檔案管理服務(wù)一體化平臺(tái)”根據(jù)數(shù)字化改革要求，圍繞問題清單，全面梳理檔案核心業(yè)務(wù)，建立檔案工作指標(biāo)體系，推進(jìn)檔案業(yè)務(wù)協(xié)同，形成“四橫、四縱、兩端”的體系架構(gòu)圖。

應(yīng)用縱向貫通上級業(yè)務(wù)主管部門的浙江政務(wù)數(shù)據(jù)歸檔交換平臺(tái)，橫向?qū)犹m溪市OA協(xié)同辦公平臺(tái)、機(jī)關(guān)內(nèi)最多跑一次協(xié)同辦公系統(tǒng)，構(gòu)建縣域數(shù)字檔案資源庫、縣域檔案工作基礎(chǔ)數(shù)據(jù)庫，主要建設(shè)3個(gè)子場景。

2.1 資源一體化

全面加強(qiáng)以電子檔案為主導(dǎo)的檔案數(shù)字資源體系建設(shè)，推進(jìn)存量檔案數(shù)字化，加快增量檔案電子化，橫向構(gòu)建縣域數(shù)字檔案資源網(wǎng)絡(luò)，建設(shè)部門數(shù)據(jù)倉，推進(jìn)縣域檔案資源一體化，并通過涉密數(shù)據(jù)篩查進(jìn)一步強(qiáng)化檔案信息安全保障。

2.1.1 在2018年已實(shí)現(xiàn)行政權(quán)力事項(xiàng)電子歸檔的基礎(chǔ)上，迭代升級電子檔案接收系統(tǒng)，推進(jìn)OA電子公文、機(jī)關(guān)內(nèi)跑事項(xiàng)電子檔案管理全流程在線運(yùn)行，全面向檔案數(shù)據(jù)化時(shí)代邁進(jìn)。

2.1.2 新建“浙政釘掌上歸檔”應(yīng)用，實(shí)現(xiàn)數(shù)碼照片、音視頻等電子文件在線歸檔，提供便捷的歸檔渠道，并通過人臉識(shí)別技術(shù)，探索人物照片智能編研，逐步提高照片檔案影響力，進(jìn)一步促進(jìn)此類檔案提質(zhì)增量。

2.1.3 新建“多媒體信息采集系統(tǒng)”，通過網(wǎng)絡(luò)爬蟲技術(shù)，對電子報(bào)刊、新聞網(wǎng)頁、公眾號等新媒體信息進(jìn)行在線自動(dòng)采集，進(jìn)一步豐富電子檔案門類。

2.2 監(jiān)管一體化

全面加強(qiáng)一體化、標(biāo)準(zhǔn)化的檔案業(yè)務(wù)智慧監(jiān)管體系建設(shè)，推進(jìn)各項(xiàng)檔案業(yè)務(wù)“一網(wǎng)通辦”，任務(wù)“一鍵智達(dá)”，全局“一屏掌控”。

2.2.1 對標(biāo)省檔案工作核心業(yè)務(wù)清單，結(jié)合蘭溪實(shí)際進(jìn)一步拆分細(xì)化，實(shí)現(xiàn)90%以上檔案核心業(yè)務(wù)數(shù)字化運(yùn)行。一是利用電子印章、審批工作流等組件，以實(shí)用好用易用的標(biāo)準(zhǔn)，優(yōu)化在線業(yè)務(wù)辦理流程，實(shí)現(xiàn)業(yè)務(wù)指導(dǎo)、監(jiān)督檢查、登記備份、檔案移交、中介項(xiàng)目管理等檔案業(yè)務(wù)網(wǎng)上協(xié)同；二是針對任務(wù)智達(dá)、檔案室業(yè)務(wù)評價(jià)、科技項(xiàng)目申報(bào)等上下協(xié)同性強(qiáng)的業(yè)務(wù)，復(fù)用或跳轉(zhuǎn)省局功能模塊，有效推進(jìn)上下任務(wù)貫通、指標(biāo)貫通、業(yè)務(wù)協(xié)同。

2.2.2 構(gòu)建縣域檔案工作基礎(chǔ)數(shù)據(jù)庫，為智慧監(jiān)管統(tǒng)計(jì)分析提供基礎(chǔ)數(shù)據(jù)，按照五維模型，設(shè)定考核評價(jià)賦分標(biāo)準(zhǔn)。從收集歸檔、數(shù)字資源、日常管理、安全保管、開放利用、村檔鎮(zhèn)管（僅鄉(xiāng)鎮(zhèn)、街道）等維度，歸納生成立檔單位檔案工作指數(shù)；從檔案加工項(xiàng)目數(shù)量、項(xiàng)目質(zhì)量、項(xiàng)目規(guī)模、項(xiàng)目評價(jià)、企業(yè)規(guī)模等維度，歸納生成檔案服務(wù)企業(yè)工作指數(shù)。通過可量化的評價(jià)指標(biāo)體系，提升縣域檔案管理的科學(xué)性、精準(zhǔn)性、高效性。

2.2.3 形成縣域檔案工作分析圖譜，建設(shè)檔案工作“駕駛艙”，對縣域檔案工作實(shí)時(shí)“曬拼創(chuàng)”，有效輔助檔案部門監(jiān)督指導(dǎo)、行政決策。實(shí)現(xiàn)全貌“一屏掌控”“問題一覽無余”“指導(dǎo)一鍵智達(dá)”，建立檔案工作整體智治、高效協(xié)同、閉環(huán)管理的機(jī)制，推進(jìn)立檔單位、檔案服務(wù)企業(yè)工作標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化。

2.3 查檔一體化

全面推進(jìn)查檔利用方式創(chuàng)新，拓展查檔服務(wù)覆蓋面，推出多途徑、多場景的檔案便民服務(wù)模式，進(jìn)一步提升縣域查檔的便利性、高效性。

2.3.1 構(gòu)建縣域數(shù)字檔案資源利用庫，匯集縣域所有室藏?cái)?shù)字檔案資源，加大館藏民生檔案、開放檔案共享力度，進(jìn)一步豐富縣域數(shù)字檔案資源利用庫。

2.3.2 拓展查檔利用途徑，將民生檔案查閱服務(wù)全面向基層延伸。一是通過“掌上查檔”開展查檔服務(wù)“隨身辦”，通過第三方實(shí)名認(rèn)證實(shí)時(shí)查閱本人民生檔案，身份證號、姓名完全匹配的實(shí)現(xiàn)自動(dòng)電子出證，進(jìn)一步壓縮查檔響應(yīng)時(shí)間；二是通過鎮(zhèn)村延伸窗口開展查檔服務(wù)“就近辦”，憑身份證即可在鄉(xiāng)鎮(zhèn)（街道）、行政村（社區(qū)）查閱本人民生檔案，打通查檔服務(wù)最后一公里。

2.3.3 重塑跨部門查檔流程，通過檔案館兜底查詢，查檔申請轉(zhuǎn)辦，并由檔案所在單位電子出證，實(shí)現(xiàn)機(jī)關(guān)內(nèi)部“一站受理、縣域通查”，有效解決因檔案資源分散而導(dǎo)致查檔用戶多頭跑的問題。

2.3.4 建設(shè)“公證+檔案”查檔應(yīng)用，通過IRS查檔數(shù)據(jù)接口，對接公證業(yè)務(wù)系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)跨系統(tǒng)查檔、電子出證。重塑傳統(tǒng)的公證業(yè)務(wù)流程，減輕當(dāng)事人申請辦理公證事項(xiàng)提供檔案類材料的負(fù)擔(dān)，實(shí)現(xiàn)“數(shù)據(jù)多跑路、群眾少跑腿”，并提高公證人員辦證核查效率，助推公證業(yè)務(wù)檔案全流程電子化歸檔。

3 改革突破

3.1 建立電子檔案在線歸檔管理機(jī)制

把電子歸檔納入《蘭溪市大數(shù)據(jù)發(fā)展中心數(shù)字化建設(shè)項(xiàng)目審核辦法》，要求電子歸檔與項(xiàng)目同部署、同實(shí)施、同驗(yàn)收。探索“電子檔案與傳統(tǒng)載體檔案具有同等效力”的實(shí)現(xiàn)路徑，以O(shè)A電子公文、機(jī)關(guān)內(nèi)跑事項(xiàng)電子文件歸檔為切入點(diǎn)，實(shí)施蘭溪市黨政機(jī)關(guān)電子文件歸檔和電子檔案管理新模式。通過“浙政釘掌上歸檔”重塑數(shù)碼照片、音視頻在線歸檔流程，拓寬檔案收集歸檔渠道。

3.2 構(gòu)建縣域檔案工作智能監(jiān)管算法模型

通過檔案核心業(yè)務(wù)在線辦理，實(shí)現(xiàn)各項(xiàng)業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)化，并以此為基礎(chǔ)對蘭溪市各機(jī)關(guān)部門、鄉(xiāng)鎮(zhèn)（街道）、檔案服務(wù)企業(yè)的檔案工作建立可量化的評價(jià)指標(biāo)體系，提升縣域檔案管理的科學(xué)性、精準(zhǔn)性、高效性。實(shí)現(xiàn)21項(xiàng)檔案核心業(yè)務(wù)線上辦理，形成各類檔案業(yè)務(wù)指標(biāo)57項(xiàng)，統(tǒng)計(jì)分析圖譜15個(gè)。

3.3 深化縣域查檔服務(wù)便利化改革

全面推進(jìn)縣域查檔一體化，對蘭溪縣域范圍“一站式查檔”的數(shù)據(jù)歸集、檔案保管、利用行為等方面出臺(tái)了制度規(guī)范。對接蘭溪市司法局、市公證處，優(yōu)化“公證+檔案”聯(lián)辦事項(xiàng)的業(yè)務(wù)流程、技術(shù)架構(gòu)和實(shí)現(xiàn)路徑，通過檔案數(shù)據(jù)共享服務(wù)前端業(yè)務(wù)流程重塑。

4 建設(shè)成效

對接浙政釘、浙里辦，依托政務(wù)云，新建縣域智能查檔、檔案智能監(jiān)管2個(gè)子系統(tǒng)，升級電子檔案接收、數(shù)字檔案室2個(gè)子系統(tǒng)，掌上查檔應(yīng)用上架浙里辦（蘭花釘），數(shù)碼照片掌上歸檔應(yīng)用上架浙政釘，OA電子公文歸檔組件、檔案數(shù)據(jù)查詢接口上架IRS，累計(jì)形成理論成果2個(gè)、制度成果5個(gè)。截至2023年6月，已為全市123家機(jī)關(guān)單位提供數(shù)字檔案管理服務(wù)，接收OA電子公文27084條，行政權(quán)力事項(xiàng)電子檔案11968條，機(jī)關(guān)內(nèi)部協(xié)同事項(xiàng)電子文件325條，數(shù)碼照片檔案228張，網(wǎng)頁檔案6989條。館藏民生檔案、開放檔案、報(bào)紙資料等數(shù)據(jù)共享已累計(jì)33.8萬條。蘭溪市公證處通過IRS查檔數(shù)據(jù)接口跨系統(tǒng)查檔356次，縣域累計(jì)線上查檔761次。有力提升了機(jī)關(guān)檔案管理服務(wù)效能，有效推動(dòng)了查檔服務(wù)便利化改革。新時(shí)代新征程，蘭溪市檔案局、檔案館將深入學(xué)習(xí)貫徹習(xí)近平總書記對檔案工作重要指示批示精神，牢牢把握檔案工作數(shù)字化轉(zhuǎn)型試點(diǎn)重大歷史機(jī)遇，堅(jiān)持以“實(shí)用、管用、好用”為導(dǎo)向，持續(xù)推進(jìn)應(yīng)用迭代升級；堅(jiān)持改革突破和數(shù)據(jù)安全并重，筑牢檔案安全防線；堅(jiān)持以“四個(gè)好”“兩個(gè)服務(wù)”為根本指引，推動(dòng)檔案工作“數(shù)字轉(zhuǎn)型”和“服務(wù)轉(zhuǎn)型”，為檔案事業(yè)高質(zhì)量發(fā)展貢獻(xiàn)智慧和力量。