稅務(wù)檔案管理數(shù)字化的現(xiàn)實障礙與應(yīng)對策略

何靜/浙江經(jīng)濟職業(yè)技術(shù)學(xué)院

1 問題提出

習近平總書記在黨的二十大報告中強調(diào)要加快建設(shè)“數(shù)字中國”，加快發(fā)展“數(shù)字經(jīng)濟”，全面開啟中國式現(xiàn)代化國家新征程。稅務(wù)檔案數(shù)字化建設(shè)勢在必行，這既是實現(xiàn)稅收征管能力現(xiàn)代化的基礎(chǔ)性工作，也是扎實推動稅務(wù)管理體制改革創(chuàng)新的基礎(chǔ)性工作。目前，受制于稅務(wù)檔案管理的特殊性、數(shù)字技術(shù)應(yīng)用的局限性以及稅務(wù)檔案資源利用的狹隘性等因素影響，稅務(wù)檔案管理數(shù)字化仍然存在諸多現(xiàn)實障礙。

文獻研究發(fā)現(xiàn)，我國稅務(wù)檔案管理現(xiàn)代化經(jīng)歷了“電子化——信息化——數(shù)字化”三個發(fā)展階段，稅務(wù)檔案管理理論與實踐也主要從這三個方面進行了研究和探索。學(xué)者們認為，傳統(tǒng)的檔案模式已經(jīng)完全不能適應(yīng)現(xiàn)在的征管模式和信息化建設(shè)，稅務(wù)檔案管理的電子化勢在必行，同時還必須對稅務(wù)檔案進行集約化管理。而針對雙套制稅務(wù)檔案管理模式以及電子稅務(wù)檔案管理存在的問題，則提出了提高稅務(wù)資料的電子化率，拓寬稅務(wù)檔案管理無紙化空間，加強對稅務(wù)電子文件的全程管理，實現(xiàn)“電子原件”

等具體措施。對于稅務(wù)數(shù)字檔案室建設(shè)面臨的問題，通過文獻梳理發(fā)現(xiàn)，主要表現(xiàn)在建設(shè)理念、電子檔案數(shù)據(jù)管理及系統(tǒng)建設(shè)、新模式和新技術(shù)研發(fā)應(yīng)用、稅務(wù)數(shù)字檔案安全防范措施、數(shù)字檔案室功能利用等方面。目前研究還發(fā)現(xiàn)，稅務(wù)數(shù)字檔案也存在“滯后歸檔”缺陷、稅收動態(tài)面臨稅務(wù)檔案監(jiān)管風險、稅務(wù)數(shù)字化檔案存在信息公開爭議、財稅部門與檔案部門的聯(lián)動性有待提升等現(xiàn)實問題。

2 研究方法與數(shù)據(jù)采集

近年來，浙江在全國率先推出“最多跑一次”改革，加快了數(shù)字公共服務(wù)平臺和數(shù)字經(jīng)濟治理體系構(gòu)建，稅務(wù)檔案管理數(shù)字化作為實現(xiàn)數(shù)字公共服務(wù)和數(shù)字經(jīng)濟治理的重要抓手之一，其現(xiàn)狀如何值得關(guān)注。因此，這里通過對浙江地區(qū)稅務(wù)檔案管理數(shù)字化的現(xiàn)狀進行問卷調(diào)查來獲得研究的第一手數(shù)據(jù)資料。問卷調(diào)查基本涵蓋浙江省11個地市的稅務(wù)機關(guān)，涉及縣（區(qū)）以上稅務(wù)機關(guān)43個。以問卷星在線填寫問卷和線下填寫紙質(zhì)調(diào)查問卷的形式為主，同時輔以電話訪談。共發(fā)放問卷300份，其中回收有效問卷267份，有效回收率為89%。通過問卷調(diào)查了解浙江地區(qū)稅務(wù)檔案管理數(shù)字化的基本現(xiàn)狀，也為探索我國稅務(wù)檔案管理數(shù)字化的現(xiàn)實障礙提供了基本依據(jù)。

3 稅務(wù)檔案管理數(shù)字化現(xiàn)狀分析

調(diào)查問卷統(tǒng)計表明，通過地市級及以上規(guī)范化數(shù)字檔案館、室測評驗收的稅務(wù)機關(guān)單位為32.3%，仍有61.3%沒有通過相關(guān)測評驗收；有64.52%的單位配備了實現(xiàn)檔案管理基本功能的管理系統(tǒng)，檔案管理系統(tǒng)全覆蓋明顯不足；83.87%的單位已完成檔案數(shù)字化量約占館藏“長期、永久保管檔案”總量的比例只有20%以下，只有3.2%的單位已完成檔案數(shù)字化量約占館藏“長期、永久保管檔案”總量的比例50%以上。總體來看，稅務(wù)檔案管理數(shù)字化任重道遠。其他基本情況統(tǒng)計如下。

3.1 資金投入與人員配備

2018年以來，各稅務(wù)機關(guān)投入數(shù)字檔案館或開展檔案信息化建設(shè)的經(jīng)費總量，200萬元以上的單位占比為10.97%；100-200萬元之間的單位占比為6.46%；50-100萬元之間的單位占比為8.38%；20-50萬元之間的單位占比為22.58%；20萬元以內(nèi)的單位占比為51.61%。

目前，專職與兼職檔案工作人員中，擁有檔案管理相關(guān)專業(yè)背景人數(shù)占比為20%以下的單位有80.65%，占比50%以上的單位是12.9%；擁有計算機、人工智能、大數(shù)據(jù)相關(guān)專業(yè)背景人數(shù)占比20%以下的單位有83.89%，占比50%以上的單位只有3.21%。

3.2 管理制度與平臺建設(shè)

70.97%的單位有數(shù)字檔案收集、歸檔制度；54.06%的單位有數(shù)字檔案生成、運轉(zhuǎn)、處理制度；57.27%的單位有數(shù)字檔案存貯、備份制度；51.61%的單位有數(shù)字檔案內(nèi)部查閱制度；35.48%的單位有數(shù)字檔案對外公開制度；38.71%的單位有涉密檔案數(shù)據(jù)管理制度；25.81%的單位有檔案信息利用審批制度；16.13%的單位有開放檔案信息上檔案網(wǎng)站審批制度。

有61.29%的單位實現(xiàn)了檔案管理系統(tǒng)與辦公平臺對接；有35.48%的單位實現(xiàn)了與辦稅平臺的對接；有22.95%的單位實現(xiàn)了與查詢平臺的對接；有12.35%的單位與采購平臺實現(xiàn)了對接；還有9.73%單位與其官網(wǎng)、官微實現(xiàn)了對接；只有3.12%的單位與征信平臺實現(xiàn)了對接。

3.3 檔案利用與檔案開發(fā)

稅務(wù)機關(guān)各單位向所屬部門開放共享數(shù)字檔案資源時，開放共享檔案目錄、檔案全文、照片檔案、錄音錄像檔案以及其他的占比分別是54.84%、25.81%、22.78%、16.13%、41.94%。向納稅人開放共享數(shù)字檔案資源時，開放共享檔案目錄、檔案全文、照片檔案、錄音錄像檔案以及其他的占比分別是35.36%、11.39%、12.96%、4.27%、64.52%。

此外，稅務(wù)數(shù)字檔案二次開發(fā)利用的現(xiàn)狀不容樂觀。暫時還未開展二次開發(fā)的單位占比為80.65%；開發(fā)應(yīng)用的場景主要包括提供圖紙、圖片，占9.88%；開發(fā)辦稅虛擬實景的占比為5.85%，提供納稅人信息占比是6.02%；其他應(yīng)用場景占比為3.23%。

3.4 檔案保管與檔案安全

數(shù)字檔案實現(xiàn)異地備份的單位只占10.13%；向?qū)俚貦n案局登記備份單位是34.42%；向上級稅務(wù)部門登記備份的單位有19.36%；實現(xiàn)單位內(nèi)雙套備份的也只占47.59%。檔案庫房實現(xiàn)恒溫恒濕智能化控制的單位占54.84%；檔案密集架實現(xiàn)智能化控制的單位有37.28%；安裝了監(jiān)控和報警設(shè)備的單位是64.52%。

此外，分別有46.39%、54.84%、49.53%、45.16%、38.71%、39.21%、32.26%的被調(diào)查者認為，本單位硬件防火墻或網(wǎng)閘有效運行，軟件防火墻及殺毒軟件有效運行并及時升級更新，數(shù)據(jù)庫、網(wǎng)絡(luò)、信息發(fā)布等管理制度健全并有效執(zhí)行，檔案鑒定制度健全可行，數(shù)字化等外包單位保密協(xié)議規(guī)范，外包單位及其設(shè)備、人員管理有效，數(shù)字化現(xiàn)場管理到位。

4 稅務(wù)檔案管理數(shù)字化的現(xiàn)實障礙分析

4.1 資金投入和人員配備不合理

稅務(wù)檔案管理數(shù)字化需要人力和物力作為基礎(chǔ)支撐。購買數(shù)字化硬件需要資金支持，開發(fā)和使用數(shù)字化軟件、硬件需要配備專業(yè)人員。傳統(tǒng)稅務(wù)檔案管理以紙質(zhì)檔案收集、整理、歸檔和保管為主要內(nèi)容，操作性強，技術(shù)要求低，資金投入和人員配備問題不明顯，而稅務(wù)檔案管理數(shù)字化如果沒有相應(yīng)資金投入和高素質(zhì)專業(yè)人員參與是無法實現(xiàn)的。因此，稅務(wù)檔案管理數(shù)字化不僅使資金投入和人員配備不合理問題進一步顯現(xiàn)和加劇，也成為當前必須首先要解決的現(xiàn)實障礙。

4.2 管理制度和平臺建設(shè)參差不齊

制度建設(shè)是保證稅務(wù)檔案管理數(shù)字化正常運行的基礎(chǔ)性工作，平臺建設(shè)更是確保稅務(wù)檔案管理數(shù)字化具有可運行物質(zhì)載體的根本，二者建設(shè)相輔相成、缺一不可。傳統(tǒng)的稅務(wù)檔案管理制度建設(shè)依然參差不齊，既不能適應(yīng)稅務(wù)工作機制和稅務(wù)管理體制創(chuàng)新發(fā)展的需要，更不能適應(yīng)數(shù)字化變革的大環(huán)境。相對于稅務(wù)檔案數(shù)字化管理制度，平臺建設(shè)更是從無到有、方興未艾；平臺建設(shè)不僅僅是技術(shù)問題，也是管理問題，需要綜合使用技術(shù)手段和管理方法才能完成。

4.3 資源存儲不足與利用不足并存

數(shù)字檔案資源存儲不足，數(shù)字檔案資源利用與開發(fā)也不足，即“捉襟見肘”的數(shù)字檔案資源與利用新型檔案資源不足似乎相匹配，但將嚴重阻礙相關(guān)單位稅務(wù)檔案管理數(shù)字化的積極性，進而影響稅務(wù)管理整體的數(shù)字化。當然，稅務(wù)檔案數(shù)字化利用不足也可能受納稅人實際需求不足的影響，但這不能成為阻擋數(shù)字檔案建設(shè)、豐富數(shù)字檔案資源館藏的理由，稅務(wù)管理部門有義務(wù)引導(dǎo)社會公眾和納稅人提高檔案管理數(shù)字化的認知水平和利用水平，也就是說，解決稅務(wù)檔案管理數(shù)字化過程中資源存儲不足與利用不足并存的問題，是當前稅務(wù)檔案管理的重要任務(wù)。

4.4 共享便捷性與安全保密性對立

提高工作效率和服務(wù)水平，是稅務(wù)檔案管理數(shù)字化的根本要求和最終目的。檔案數(shù)字化的便捷性已成為社會基本共識，既減少了線下公共資源的配置，也緩解了納稅人和其他社會大眾辦理相關(guān)業(yè)務(wù)可能存在的擁堵現(xiàn)象，節(jié)約了社會公共成本和社會私人成本。另外，稅務(wù)檔案管理數(shù)字化勢必沖擊稅務(wù)檔案管理的安全保密性，數(shù)字資源對于使用人來說便于共享，也便于攜帶，但對所有人來說就增加了保管、保密的難度，其安全性的威脅大大提高，如何解決稅務(wù)檔案管理數(shù)字化共享便捷性與安全保密性對立，是新時代稅務(wù)檔案管理數(shù)字化面臨的新課題。

5 主要應(yīng)對策略

5.1 加快稅務(wù)檔案管理數(shù)字化人才培養(yǎng)是前提

傳統(tǒng)的單一知識型、技術(shù)型和操作型的人才，已經(jīng)不能勝任稅務(wù)檔案管理數(shù)字化工作復(fù)雜性的要求，稅務(wù)檔案管理數(shù)字化亟待解決專業(yè)人才配置問題。既可以通過脫產(chǎn)培訓(xùn)、在崗學(xué)習、跟班實習、外部引進以及政策范圍內(nèi)委托高等院校訂單式培養(yǎng)，解決稅務(wù)檔案管理數(shù)字化人才培養(yǎng)難題；也可以通過人事代理、勞務(wù)派遣和稅務(wù)檔案管理數(shù)字化任務(wù)外包，緩解稅務(wù)檔案管理數(shù)字化人才培養(yǎng)的暫時性不足。

5.2 重視稅務(wù)檔案管理數(shù)字軟硬件建設(shè)是基礎(chǔ)

“工欲善其事，必先利其器”，要加大資金投入，加快檔案管理數(shù)字軟硬件設(shè)施設(shè)備的更新?lián)Q代，優(yōu)化和開發(fā)新設(shè)施新設(shè)備、新軟件，拓寬數(shù)字檔案容量空間，真正把重視稅務(wù)檔案管理數(shù)字軟硬件建設(shè)落到實處。要避免稅務(wù)檔案管理數(shù)字軟硬件基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)只停留在省市級稅務(wù)機關(guān)，要積極幫助縣（區(qū)）及以下稅務(wù)管理主體加快檔案管理數(shù)字軟硬件基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)，創(chuàng)建自上而下全程貫通的稅務(wù)檔案管理數(shù)字軟硬件建設(shè)新體系。

5.3 構(gòu)建稅務(wù)檔案管理數(shù)字化工作機制是關(guān)鍵

稅務(wù)檔案管理數(shù)字化應(yīng)該納入到稅務(wù)管理和稅務(wù)工作體系數(shù)字化流程中。要創(chuàng)新稅務(wù)檔案管理工作機制，改變線下單一工作形式，鏈接線上工作平臺與線下工作窗口；要打破工作時空界限，凝聚線上和線下綜合優(yōu)勢，全方位推送工作內(nèi)容，有效化解線下業(yè)務(wù)辦理的人際沖突，用新機制破解工作新難題；要把新發(fā)展階段、新發(fā)展理念、新發(fā)展格局融入新工作思維，構(gòu)建稅務(wù)檔案管理數(shù)字化工作新機制，不斷開創(chuàng)稅務(wù)檔案管理數(shù)字化工作新局面。

5.4 健全稅務(wù)檔案管理數(shù)字化制度體系是保障

“沒有規(guī)矩，不成方圓”。既要有數(shù)字檔案生成、運轉(zhuǎn)、處理制度，也要有數(shù)字檔案收集、歸檔、存貯、備份等制度；既要有檔案管理的一般制度，也要有數(shù)字檔案管理的特殊制度。在完善已有檔案管理制度的基礎(chǔ)上，要不斷補充適應(yīng)數(shù)字檔案管理現(xiàn)實需要的制度內(nèi)容；要創(chuàng)建解決數(shù)字檔案共享便捷性與安全保密性對立的管理制度，努力實現(xiàn)稅務(wù)檔案管理數(shù)字化水平與稅務(wù)檔案管理數(shù)字化服務(wù)水平協(xié)同提高。