事業(yè)單位干部人事檔案數(shù)字化初探

慎一虹 吳小娟 沈鴻霞/湖州市圖書館

1 引言

事業(yè)單位干部人事檔案記錄和反映干部個人的重要信息，是事業(yè)單位對干部進行教育培養(yǎng)、任用選拔、評價鑒定、管理監(jiān)督以及開展干部隊伍建設(shè)的重要依據(jù)，也是事業(yè)單位開展短期管理、中期規(guī)劃和長期發(fā)展的重要資源。黨的二十大報告明確指出，人才是第一資源，時代不斷發(fā)展進步，人才已經(jīng)逐漸成為各單位各機構(gòu)發(fā)展的重要競爭力，因此干部人事檔案管理的效率與質(zhì)量，對事業(yè)單位持續(xù)穩(wěn)定健康發(fā)展起著非常重要的作用。

然而，在過去相當長的時間里，事業(yè)單位干部人事檔案以紙張為載體，由人工進行整理，管理模式比較粗疏，偶爾存在失真或錯誤等情況。隨著信息技術(shù)發(fā)展突飛猛進，把傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案信息轉(zhuǎn)化為數(shù)字信息，利用相關(guān)設(shè)備，通過數(shù)字化手段對干部人事檔案材料進行存儲、管理和利用，對全面提高組織人事工作整體管理水平、創(chuàng)新組織人事管理方式具有非常重要的意義。

2 干部人事檔案數(shù)字化過程中亟須解決的不足

2017年 7月，在全國正式頒布實施《干部人事檔案數(shù)字化技術(shù)規(guī)范》后，大多省、區(qū)、市和部分中央單位，慢慢開始推進干部人事檔案數(shù)字化工作。最近兩年，各省干部人事檔案數(shù)字化已經(jīng)開展得如火如荼，但是當前事業(yè)單位人事檔案數(shù)字化工作依然處在探索階段，沒有太多的經(jīng)驗可以借鑒，很多方面做得不完善，在紙質(zhì)檔案查缺、數(shù)字化業(yè)務(wù)外包等多個環(huán)節(jié)存在安全性、嚴謹性方面問題，值得思考與探討其解決的途徑。

2.1 人員專業(yè)性有待加強

在浙江省某地級市的實踐中我們發(fā)現(xiàn)：一是事業(yè)單位干部人事檔案管理工作人員的整體素質(zhì)與數(shù)字化信息化的要求還有一定的差距。目前干部人事檔案管理工作在很多單位依然不受重視，容易被邊緣化。管理人員自身的情況也較為復(fù)雜，其中很多人可能是從其他行政管理崗位或業(yè)務(wù)崗位上調(diào)配過來的，這些人員往往缺乏專業(yè)的檔案知識，僅僅憑借以往的行政管理經(jīng)驗或業(yè)務(wù)工作經(jīng)驗從事著單位干部人事檔案工作，對傳統(tǒng)紙質(zhì)人事檔案的整理、保存、利用還能比較熟練應(yīng)對，但缺乏人事檔案信息網(wǎng)絡(luò)化操作、數(shù)字化加工、專業(yè)化存儲的基礎(chǔ)知識和技能，對人事檔案數(shù)字化的趨勢呈現(xiàn)出不適應(yīng)的狀態(tài)[1]，難于做到新時期干部人事檔案管理工作的標準化和專業(yè)性，從而影響工作的開展。二是從事檔案數(shù)字化外包業(yè)務(wù)的工作人員的專業(yè)能力有待提高。部分承攬人事檔案外包業(yè)務(wù)的公司成立時間不長，工作人員以年輕人為主，有的屬于臨時性質(zhì)，而且這些人員沒有從事人事管理工作的經(jīng)驗，也沒有對內(nèi)容相對復(fù)雜繁瑣的人事檔案數(shù)據(jù)信息做過專業(yè)研究。外包人員只是按照單位上級安排的任務(wù)，流水線式的，非常機械地參照一份現(xiàn)成的清單進行內(nèi)容查缺、復(fù)審、裱糊、錄入、掃描等一系列工作流程。對于本單位工作人員提出的專業(yè)性問題難以答復(fù)，溝通也不夠流暢。數(shù)字化外包人員專業(yè)水平低、能力素質(zhì)不夠并不是個別現(xiàn)象。

2.2 信息安全性難以保障

與傳統(tǒng)紙質(zhì)的干部人事檔案信息不同，干部人事檔案數(shù)字化信息具備一些新型的便捷特點：可存儲性、可復(fù)制性、可移動性等[2]。然而，這種便捷性是一把雙刃劍，一方面它有利于人事檔案信息的傳遞與利用，可以與紙質(zhì)的人事檔案形成相互的印證；另一方面，它也更容易讓人事檔案在數(shù)字化過程中的信息安全受到某種威脅。尤其是在人事檔案數(shù)字化進行服務(wù)外包的過程中，會經(jīng)過許多流程，由于參與這些流程的工作人員比較多，對人事檔案數(shù)字化信息就會被頻繁操作，檔案數(shù)據(jù)信息如果在這些過程中被某些別有用心的工作人員利用，或者工作人員出現(xiàn)監(jiān)督缺失或操作失誤的情況，就非常容易造成人事檔案信息丟失或泄密，也就可能會出現(xiàn)人事檔案信息安全風險。

2.3 內(nèi)容嚴謹性需要加強

由于大多數(shù)事業(yè)單位在干部人事檔案管理過程中，受單位編制和機構(gòu)制度等限制，很多干部人事檔案管理人員是兼職的，在數(shù)字化建設(shè)方面難以投入足夠的精力和時間，單位也沒有足夠的經(jīng)費支持數(shù)字化工作必需的計算機設(shè)備和人事檔案管理信息系統(tǒng)，人事檔案數(shù)字化服務(wù)外包就成為很多事業(yè)單位來滿足實際需要的最佳選擇。現(xiàn)實中存在這樣的一種現(xiàn)象：人事檔案的內(nèi)容具有很強的時代性，不同時代的人事檔案跟當時的人事制度息息相關(guān)，比如事業(yè)單位聘用制是事業(yè)單位發(fā)展到一定階段制度改革的產(chǎn)物，員工與單位簽訂的聘用合同并非人人都從進單位就有，然而在人事檔案整理查缺過程中，有些外包公司的工作人員機械地按清單來進行查缺，要求每位員工的檔案里都從初進單位就有聘用合同，沒有的聘用合同人員需要加入單位的相關(guān)證明。這樣的做法并不妥當?shù)?，也是不符合實際的，也有損干部人事檔案的真實性、嚴謹性。

2.4 檔案利用率亟待提升

在干部人事檔案數(shù)字化工作開展之前，很多事業(yè)單位的干部人事檔案管理工作處于管理理念不夠先進，管理模式也相對落后的消極狀態(tài)，通常干部人事檔案管理只會收集單位組織中員工的信息，進行保存和管理，在員工交流調(diào)動、職務(wù)變動或辭職退休時偶爾查詢核對之外，對于怎么善用人干部事檔案來做好干部教育培養(yǎng)、選拔任用以及管理監(jiān)督與評價鑒定工作開展得很少，造成干部人事檔案管理的工作內(nèi)容不夠全面。干部人事檔案并沒有得到充分合理地利用，也大大降低了干部人事檔案的利用效率。

3 加強干部人事檔案數(shù)字化工作的策略

3.1 積極轉(zhuǎn)變思維，多層面重視干部人事檔案管理工作

干部人事檔案數(shù)字化進程已勢在必行，在我國的機關(guān)事業(yè)單位當中，必須形成重視人事檔案管理工作的新局面。首先，組織人事部門要按照《干部人事檔案工作條例》規(guī)定負責本地區(qū)干部人事檔案數(shù)字化工作細則，建立健全相關(guān)的規(guī)章制度和工作機制，組織宣傳、指導(dǎo)和監(jiān)督檢查干部人事檔案數(shù)字化工作。其次，事業(yè)單位要自上而下重視人事檔案管理工作，領(lǐng)導(dǎo)者必須要對目前的形勢有足夠的了解，明白目前人事檔案管理工作面臨的一些新要求和新挑戰(zhàn)，能盡量轉(zhuǎn)變自身較為落后的管理理念，配備做好此項工作應(yīng)有的人力、物力。干部人事檔案管理具體工作人員要充分認識到自己工作的重要性，參加必要的培訓(xùn)，積極學(xué)習(xí)專業(yè)化知識、信息化方面的一些新技能，以適應(yīng)工作上的新要求。事業(yè)單位的員工也要知曉干部人事檔案的重要性，對于年度考核、聘期考核、職稱評定等的檔案原始材料要認真填寫，及時遞交，配合好單位對人事檔案的收集保管工作。

3.2 深入分析研究，專業(yè)化完善紙質(zhì)人事檔案

真實完整的紙質(zhì)人事檔案是事業(yè)單位干部人事檔案數(shù)字化的基礎(chǔ)。首次開展人事檔案數(shù)字化，要對本單位所有人歷年形成的紙質(zhì)人事檔案材料進行一次查漏補缺，這是一個很大的工程。尤其是要確保補缺材料的科學(xué)性，要符合人事制度的歷史沿革，從目前的實踐來看，沒有組織人事部門的專業(yè)指導(dǎo)，光憑事業(yè)單位自己工作人員或者第三方外包單位都不可能圓滿完成任務(wù)。建議還沒開展這項工作的地區(qū)在干部人事檔案數(shù)字化工作開展前期，由省級或地級市的組織人事部門牽頭組織相關(guān)人士及專家展開研究，并充分探討本地區(qū)事業(yè)單位人事制度的關(guān)鍵問題，比如：從哪一年開始有事業(yè)單位聘用制度，人事檔案里才有個人的聘用合同；什么時間段事業(yè)單位新入職人員使用《事業(yè)單位新參加工作人員登記表》，什么時間開始事業(yè)單位新入職人員使用《事業(yè)單位新增人員審核表》；什么時候才開始使用《事業(yè)單位工作人員年度考核登記表》，在此之前只有《專業(yè)技術(shù)人員年度考核表》，而管理崗人員并不需要填寫考核表等等。只有理清了關(guān)鍵性的問題，有了組織人事部門的科學(xué)指導(dǎo)，按歷史發(fā)展實際分階段列出入檔材料清單，事業(yè)單位或第三方外包公司才能準確地有針對性地實施操作，完善紙質(zhì)人事檔案，打好干部人事檔案數(shù)字化工作的基礎(chǔ)。

3.3 厘清責任制度，全方位保障人事檔案信息安全

由于干部人事檔案數(shù)字化工作需要大量的人員投入和高性能的相關(guān)設(shè)備，很多事業(yè)單位選擇了將業(yè)務(wù)外包給專業(yè)的第三方公司來完成。這樣人事檔案數(shù)字化的工作進度和技術(shù)性有了一定保障，但人事檔案信息安全性問題會備受考驗。在數(shù)字化業(yè)務(wù)外包時，選擇安全可靠的外包公司，由專業(yè)性強、能力素質(zhì)較高的外包人員來完成數(shù)字化的具體操作，建立相應(yīng)的人事檔案管理機制，簽署相應(yīng)的保密協(xié)議，在外包服務(wù)過程中安裝一些必備的監(jiān)控設(shè)備，盡可能要求外包人員在開展人事檔案數(shù)字化過程中有效地保護檔案安全。在檔案信息采集和數(shù)字化加工完成后，為了保證數(shù)字化檔案的質(zhì)量，還需要與紙質(zhì)檔案進行逐一對照，并且對數(shù)據(jù)信息錄入的準確率、圖片內(nèi)容的一致性、圖像資料掃描的清晰度、檔案數(shù)據(jù)的完整性等內(nèi)容進行仔細校對審核和驗收，對校核中發(fā)現(xiàn)的問題及時整理，建立臺賬并馬上進行整改，以確保數(shù)字化檔案的真實性和準確性。加工網(wǎng)絡(luò)要與其他網(wǎng)絡(luò)進行隔離，禁止使用無線網(wǎng)卡、無線鍵盤、無線鼠標等設(shè)備。安裝視頻監(jiān)控設(shè)備，專人負責實時監(jiān)督，并留存6個月可追溯監(jiān)控數(shù)據(jù)。加工使用的移動存儲介質(zhì)要由專人保管，嚴禁與其他存儲介質(zhì)交叉使用[3]。

3.4 善用創(chuàng)新成果，無障礙提升人事檔案利用效率

干部人事檔案數(shù)字化是創(chuàng)新干部人事檔案管理方式的手段，目的是要提高人事檔案的管理利用效率，更好地服務(wù)于事業(yè)單位的健康發(fā)展。當現(xiàn)存人事檔案一次性較大規(guī)模地整理及信息化完成后，如何利用好數(shù)字化成果，更好地為發(fā)現(xiàn)人才、管理人才和使用人才服務(wù)，就成了事業(yè)單位的當務(wù)之急。首先要制定有別于傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案的查詢制度，嚴格控制數(shù)字化檔案查詢?nèi)藛T的范圍與權(quán)限，規(guī)定好安全可行的傳輸通道，確保人事檔案的信息安全。其次，要配備與數(shù)字化檔案匹配的存儲設(shè)備和傳輸設(shè)備，為充分發(fā)揮人事檔案信息化的先進性和便利性提供技術(shù)與硬件支撐。

3.5 反思日常工作，全過程保證人事檔案材料規(guī)范

干部人事檔案數(shù)字化其實是一項長期的日常化的工作，前期突擊性的基礎(chǔ)工作完成之后，要反思我們的日常人事工作，注重細節(jié)、確保規(guī)范，在過程中保證日常形成的人事檔案材料規(guī)范、完整相當重要。人事檔案反映著記錄干部的多方面情況，那些涉及人員交流調(diào)動、職稱晉升、職務(wù)變動、獎勵懲罰等各個重要環(huán)節(jié)中日常填寫的表格、撰寫的文稿有部分最終形成了原始的檔案，因此歸檔前的紙質(zhì)材料在填寫時就要符合要求，該簽字簽字，該蓋章蓋章，不能漏寫日期時間、審核意見等重要因素和內(nèi)容。要杜絕前期基礎(chǔ)性工作中發(fā)現(xiàn)的不嚴謹現(xiàn)象，要在日常工作開展中保證人事檔案材料規(guī)范，確保人事檔案數(shù)字化工作質(zhì)量。

4 未來展望

隨著信息技術(shù)的高速發(fā)展和智慧政務(wù)建設(shè)的推行，各級政府的政務(wù)服務(wù)也越來越智能化，干部人事檔案管理要求也越來越高。浙江省作為數(shù)字化改革的先行省份，政府政務(wù)服務(wù)也逐步向數(shù)字化發(fā)展，而政務(wù)服務(wù)網(wǎng)中人事工資系統(tǒng)和職稱評審平臺目前是事業(yè)單位人事工作最常用的平臺之一，干部的招錄、交流調(diào)動、離職、退休、職稱評審等各項業(yè)務(wù)均與干部人事檔案息息相關(guān)。在“數(shù)字浙江”建設(shè)的新階段，干部人事檔案數(shù)字化是政府數(shù)字化轉(zhuǎn)型拓展升級的一個縮影，需要以單位需求為突破口，努力實現(xiàn)“跨部門、跨區(qū)域、跨層級”的大協(xié)同，做好人事檔案數(shù)字化變革。

一方面，優(yōu)化人事檔案數(shù)字化平臺建設(shè)，整合人事工資系統(tǒng)和專業(yè)技術(shù)職務(wù)任職資格申報與評審管理服務(wù)平臺等平臺內(nèi)容，減少管理人員的平臺登錄入口，提升人事檔案管理的效率。

另一方面，加強人事檔案管理跨部門合作，在利用加密手段確保信息安全的前提下，加大與學(xué)信網(wǎng)等平臺合作力度，當干部職工崗位變動、職務(wù)晉升、職稱評審等需要提取相關(guān)個人檔案信息時，可以直接從學(xué)信網(wǎng)等平臺提取學(xué)歷、學(xué)位等信息，既可以避免工作人員的人為失誤，還會使事業(yè)單位人事工作效率得到極大提高。

最后，利用各類文字識別技術(shù)手段，在干部人事檔案數(shù)字化過程中，進行文字檢測及文字識別，可以對紙質(zhì)檔案中有污點、清晰度不夠、文字粘連等情況進行矯正，甚至糾正拼寫錯誤，使干部人事檔案后續(xù)處理更加正確，且圖片資料能夠被轉(zhuǎn)化為詞條式等文字資料，管理人員被授權(quán)后，對資料進行提取利用時更加方便快捷。