新時(shí)期電力工程建設(shè)項(xiàng)目檔案管理對(duì)策探析

摘 要：檔案管理是工程建設(shè)資料管理和運(yùn)用的重要內(nèi)容，對(duì)技術(shù)要求較高。在電力工程建設(shè)項(xiàng)目中，不僅要保存好重要技術(shù)資料和原始記錄，還應(yīng)做好數(shù)據(jù)后期處理，例如分類、歸檔等。當(dāng)前，隨著社會(huì)的不斷發(fā)展，電力工程項(xiàng)目規(guī)模進(jìn)一步擴(kuò)大，檔案管理工作要求不斷提升。鑒于此情況，本文重點(diǎn)圍繞新時(shí)期電力工程建設(shè)項(xiàng)目檔案管理問題開展分析，并針對(duì)性提出優(yōu)化對(duì)策，以此為關(guān)注這一話題的人士提供借鑒。

關(guān)鍵詞：電力工程；項(xiàng)目建設(shè)；檔案管理

電力工程屬于民生項(xiàng)目，對(duì)經(jīng)濟(jì)社會(huì)建設(shè)具有重要意義。在開展項(xiàng)目檔案管理過程中，要確保資料收集與整理的全面與規(guī)范性，從而在后期資料查閱過程中，真實(shí)還原工程項(xiàng)目狀況，為追究責(zé)任以及質(zhì)量管控提供保障。目前，電力工程項(xiàng)目檔案管理依然存在很多不足和發(fā)展空間，難以滿足新時(shí)代要求。由此可見，圍繞新時(shí)期電力工程建設(shè)項(xiàng)目檔案管理對(duì)策開展研究尤為重要。

1 新時(shí)期電力工程檔案管理重要意義

1.1 電力工程檔案是質(zhì)量保障的重要文件內(nèi)容

檔案信息可以全方位地記錄工程情況，展現(xiàn)工程細(xì)節(jié)處理內(nèi)容，為后續(xù)工程質(zhì)量分析奠定基礎(chǔ)。電力工程項(xiàng)目的專業(yè)較多，如水電、火電、風(fēng)電、光伏、核電、抽水蓄能以及供電等，內(nèi)容較復(fù)雜，因此檔案管理難度更高。在建設(shè)過程中實(shí)際產(chǎn)生的文件資料尤為重要，要求電力工程管理人員必須要加大對(duì)檔案管理工作的重視，這樣才能夠?yàn)楹罄m(xù)工作開展創(chuàng)造良好的條件。

1.2 電力工程項(xiàng)目檔案是鑒定后續(xù)相應(yīng)工作以及追究責(zé)任方責(zé)任的重要依據(jù)

在檔案中涉及詳細(xì)的數(shù)據(jù)信息可幫助工作人員全方位掌握當(dāng)時(shí)的工程狀況，為后續(xù)安全事故責(zé)任追究或法律事務(wù)工作等提供憑證性參考。因此現(xiàn)階段電力工程檔案也已經(jīng)成為了責(zé)任認(rèn)定的重要數(shù)據(jù)資源，需強(qiáng)化管理工作，確保檔案文件材料的真實(shí)、有效和完整。

1.3 電力工程檔案是強(qiáng)化企業(yè)管理質(zhì)量的重要內(nèi)容

電力工程檔案可直接反映企業(yè)技術(shù)與管理水平，在不斷積累檔案的過程中也能夠?yàn)槠髽I(yè)后續(xù)施工提供充分借鑒。在具體工程中，技術(shù)人員可以通過檔案搜索、查閱利用等形式找出前期檔案管理中存在的不足，并全方位地進(jìn)行優(yōu)化，為后續(xù)工程開展創(chuàng)造良好的條件。

2 新時(shí)期電力工程檔案管理的具體要求

2.1 需要具有較強(qiáng)專業(yè)能力的專業(yè)人員

在工程項(xiàng)目施工的過程中，由于需要通過信息收集和記載的形式全方位展示施工過程中的信息，因此檔案管理通常會(huì)呈現(xiàn)周期較長、專業(yè)難度高、數(shù)量龐雜的特點(diǎn)，要求管理人員要具備一定的專業(yè)能力，并強(qiáng)化與其他部門之間的聯(lián)系，做好信息溝通才能夠提升檔案管理水平。

2.2 檔案管理和工程建設(shè)管理的必須同步

在流程規(guī)劃的過程中，現(xiàn)有管理目標(biāo)要深度融合，確保檔案管理和工程建設(shè)管理的同步。在進(jìn)行檔案管理工作的過程中要統(tǒng)籌規(guī)劃，全方位參與到項(xiàng)目工程中，時(shí)刻掌握工程進(jìn)展情況的信息和動(dòng)態(tài)數(shù)據(jù)，為后續(xù)檔案管理工作奠定基礎(chǔ)。在項(xiàng)目結(jié)束的前期，檔案管理人員要配合項(xiàng)目驗(yàn)收人員開展驗(yàn)收工作，及時(shí)地提交檔案信息，并進(jìn)行資料對(duì)比，及時(shí)發(fā)現(xiàn)存在的不足并開展后續(xù)整改與優(yōu)化，最終形成與實(shí)際情況相符的竣工檔案材料。

2.3 做好全程記錄工作，為后續(xù)檔案管理質(zhì)量提升創(chuàng)造條件

通常情況下，對(duì)于電力工程來講，檔案管理主要包括內(nèi)容和安全質(zhì)量管控兩方面，其中內(nèi)容質(zhì)量管控主要是指數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確性以及信息的真實(shí)性，而安全質(zhì)量管控則是要確保檔案完整性和系統(tǒng)性。為有效確保項(xiàng)目順利推進(jìn)，檔案工作人員應(yīng)全身心投入項(xiàng)目管理中，做好信息收集和記錄，并憑借自身專業(yè)經(jīng)驗(yàn)，為企業(yè)檔案管理發(fā)展奠定基礎(chǔ)。

3 電力工程建設(shè)項(xiàng)目檔案管理現(xiàn)狀

3.1 檔案管理能力較低，人員素質(zhì)較差

隨著社會(huì)時(shí)代發(fā)展，電力工程建設(shè)人才存在嚴(yán)重匱乏和不足的態(tài)勢，尤其是在工程項(xiàng)目逐漸擴(kuò)大的背景下，電力建設(shè)工作壓力逐漸增加，檔案信息化管理等級(jí)也在進(jìn)一步提升，檔案管理工作必須要向現(xiàn)代化方向建設(shè)才能夠滿足新時(shí)代要求。目前，多數(shù)檔案管理工作人員專業(yè)技能較差，對(duì)信息化軟件了解不足，對(duì)政策法規(guī)掌握較少，只能夠開展簡單的收集、整理工作，加上自身主觀能動(dòng)性較差，以至于檔案工作與實(shí)際需要嚴(yán)重脫節(jié)，存在準(zhǔn)確性不高、完整性較差的問題。

3.2 缺乏完善的管理制度，整體質(zhì)量較低

于電力工程存在一定的特殊性，且涉及較多的工程內(nèi)容，因此檔案管理工作中要求技術(shù)人員需要通過專業(yè)理念確保技術(shù)信息與工程建設(shè)一致。目前，檔案資料與工程實(shí)際之間卻依舊存在不一致情況。例如，從設(shè)計(jì)的角度來看，設(shè)計(jì)作為工程的重要內(nèi)容，從設(shè)計(jì)開始工程圖紙內(nèi)容就已經(jīng)屬于檔案信息資料，然而目前很多單位會(huì)以承包外聘方式開展設(shè)計(jì)工作，由于設(shè)計(jì)周期較短，技術(shù)人員對(duì)圖紙后續(xù)更改信息了解參與較少，造成竣工圖修改不到位、歸檔材料有缺失等情況。

3.3 分包單位不重視檔案工作

在實(shí)際施工過程中，多數(shù)工程會(huì)運(yùn)用分包的形式開展。而部分分包單位對(duì)檔案管理不重視，信息記錄不全面，以至于很多技術(shù)信息編碼等出現(xiàn)錯(cuò)誤，甚至文件沒有標(biāo)注，臨時(shí)性的圖紙也沒有開展專業(yè)化管理，導(dǎo)致文件難以及時(shí)修正，出現(xiàn)錯(cuò)誤歸檔。從驗(yàn)收的角度來看，一旦專業(yè)技術(shù)不達(dá)標(biāo)，檔案規(guī)范性系統(tǒng)性不足，則會(huì)存在盲目歸檔等錯(cuò)誤情況，加大了檔案管理的整體難度，無法最大程度發(fā)揮電力工程檔案管理的作用價(jià)值。

4 電力工程建設(shè)項(xiàng)目檔案管理對(duì)策建議

4.1 明確職責(zé)，做好考核評(píng)價(jià)

做好電力工程建設(shè)項(xiàng)目檔案的管理管控，檔案部門應(yīng)針對(duì)現(xiàn)階段電力企業(yè)中建設(shè)與管理的情況，明確檔案工作的具體職責(zé)。工程管理部門主要負(fù)責(zé)檔案信息的收集與整理，并在竣工期后的3個(gè)月內(nèi)需要做好提交工作。檔案部門首先要做好檔案工作交底，過程中要對(duì)收集和整理做好監(jiān)督管理，并按照節(jié)點(diǎn)規(guī)劃完成不同階段的資料審查。此外還要明確檔案部門和管理部門之間的績效考核指標(biāo)，做好層層管控，這也是強(qiáng)化檔案管理質(zhì)量的重要基礎(chǔ)內(nèi)容。

4.2 完善管理流程，促進(jìn)規(guī)范化

4.2.1在前期項(xiàng)目立項(xiàng)的同時(shí)，管理部門應(yīng)及時(shí)與檔案部門進(jìn)行溝通，做好節(jié)點(diǎn)計(jì)劃，協(xié)助檔案部門開展工作。然而，檔案部門往往是在竣工時(shí)才知道項(xiàng)目存在，過程中無法實(shí)現(xiàn)檔案工作管控。因此在后續(xù)項(xiàng)目的流程管理中，需加大對(duì)項(xiàng)目檔案管理過程的重視，檔案部門及時(shí)掌握立項(xiàng)信息和節(jié)點(diǎn)情況，才能夠根據(jù)不同階段特點(diǎn)做好檔案監(jiān)督指導(dǎo)，實(shí)現(xiàn)超前管控。

4.2.2工程部門應(yīng)在前期立項(xiàng)及設(shè)計(jì)的過程中做好檔案資料移交時(shí)間及質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)的相關(guān)約定。在新時(shí)代發(fā)展背景下，電力企業(yè)依法管理水準(zhǔn)不斷提升，合同簽約逐漸呈現(xiàn)標(biāo)準(zhǔn)化趨勢，根據(jù)我國建設(shè)項(xiàng)目檔案管理要求，在項(xiàng)目協(xié)議簽訂的過程中，應(yīng)專門設(shè)立條款，包括項(xiàng)目文件移交質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)、歸檔以及責(zé)任要求等。如：可以在合同中約定的質(zhì)保金含檔案移交情況、將移交檔案資料作為工程結(jié)算依據(jù)之一等，以督促各單位按時(shí)完成檔案管理內(nèi)容，為后續(xù)的檔案收集和整理奠定基礎(chǔ)。

4.2.3工程管理部門還要安排專門的資料管理人員，隨著工程的推進(jìn)完成歸檔工作。按照節(jié)點(diǎn)做好檔案審查，確保檔案信息齊全完整性和準(zhǔn)確度，并指導(dǎo)相關(guān)人員開展細(xì)節(jié)工作。在審查過程中，要出具審查意見并確認(rèn)整改信息，這也是強(qiáng)化檔案管理規(guī)范化的重要基礎(chǔ)。一般來講，工程建設(shè)分為前期準(zhǔn)備、過程施工以及后期竣工等不同階段，每一環(huán)節(jié)工程和檔案管理人員都要對(duì)檔案材料開展監(jiān)督管理，及時(shí)了解檔案整體情況，為后續(xù)工作提供指導(dǎo)。

4.3 強(qiáng)化過程管控，確保檔案準(zhǔn)確性

在檔案收集管理過程中，需要建立完善的檔案交底和協(xié)調(diào)制度，以此確保文件信息的真實(shí)性和可靠性，保障檔案管理較高標(biāo)準(zhǔn)。在此過程中，要求檔案交底制度建設(shè)需要包括以下兩方面內(nèi)容：一方面，要求檔案部門必須要全方位參與到交底工作中，及時(shí)掌握程序文件的內(nèi)容信息，做好主動(dòng)管理。另一方面，檔案人員需要通過培訓(xùn)做好人員管理，確保每一位工作人員都能夠了解檔案交底工作的重要性，并及時(shí)地做好工作記錄和檔案資料收集整理，確保檔案歸檔質(zhì)量能夠滿足工作要求，達(dá)到檔案文件規(guī)范化標(biāo)準(zhǔn)化指標(biāo)，實(shí)現(xiàn)科學(xué)管控。

4.4 優(yōu)化溝通促進(jìn)部門合作質(zhì)量

檔案管理工作涉及內(nèi)容較多，工作環(huán)節(jié)更為復(fù)雜。為保障檔案管理質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)，檔案人員應(yīng)及時(shí)與現(xiàn)場管理人員和工程技術(shù)人員進(jìn)行溝通與合作，有效實(shí)現(xiàn)過程管控以及資料收集。對(duì)于企業(yè)來講，良好的檔案管理不僅是要檔案工作人員的努力，而且為了保證檔案管理的全面性和精準(zhǔn)度，還需要其他各單位各部門進(jìn)行配合。對(duì)于工程來講，技術(shù)人員和現(xiàn)場管理人員最為了解細(xì)節(jié)內(nèi)容，因此檔案多數(shù)產(chǎn)生于現(xiàn)場管理中，檔案人員應(yīng)該積極地做好檔案管理日常宣傳工作，使技術(shù)人員能夠了解檔案管理的重要性，并配合檔案人員完成信息收集、整理和歸檔等工作內(nèi)容，只有通力合作，才能夠強(qiáng)化檔案管控，全方位提升檔案管理水平。

4.5 創(chuàng)建檔案管理網(wǎng)絡(luò)樹立正確意識(shí)

為進(jìn)一步強(qiáng)化電力項(xiàng)目建設(shè)施工人員對(duì)檔案管理工作的正確認(rèn)知，要求施工單位應(yīng)建立專項(xiàng)小組，做好檔案管理方面的資金投入，建立健全管理網(wǎng)絡(luò)體系，針對(duì)跨區(qū)域的工程做好動(dòng)態(tài)檔案收集管理，確保每一位工作人員都明確自身檔案管理職責(zé)，并通過崗位責(zé)任制的運(yùn)用全方位收集整理文字表格、圖紙、聲像等信息資料，防止檔案管理與實(shí)際情況的材料不一致或管理脫節(jié)的問題。

4.6 完善檔案制度配備專業(yè)人員

電力工程建設(shè)涉及內(nèi)容較多，參建單位也更加復(fù)雜，這也導(dǎo)致檔案管理內(nèi)容逐漸增加，加大了工作人員的工作量。在此背景下，檔案管理人員在歸檔的過程中經(jīng)常會(huì)出現(xiàn)時(shí)間混亂、規(guī)范性系統(tǒng)性不足，因此，實(shí)際工作中要求檔案管理團(tuán)隊(duì)要制定管理方法以及工作細(xì)則等具體工作制度，明確工作流程并嚴(yán)格執(zhí)行，做好監(jiān)督管控。除此之外，專業(yè)的管理人員也是強(qiáng)化管理水平的重要基礎(chǔ)，應(yīng)配備專業(yè)檔案管理人才，并做好基礎(chǔ)設(shè)施設(shè)備和電子檔案管理信息系統(tǒng)建設(shè)投入。每一位管理人員均要圍繞工程全周期完成檔案收集。例如，在前期設(shè)計(jì)階段，應(yīng)做好設(shè)計(jì)圖的收集，并做好圖紙會(huì)審、交底和修改修正的過程記錄和信息更新。開工之后，要設(shè)立專門的辦公室并配置資料管理人員完成標(biāo)準(zhǔn)化檔案管理。項(xiàng)目完工后，應(yīng)確?？⒐D修改到位并與實(shí)際相符。在此過程中，應(yīng)確保檔案信息資料安全管理，并借助信息化管控系統(tǒng)提升檔案歸檔效率，強(qiáng)化檔案信息的共享質(zhì)量，優(yōu)化工作人員業(yè)務(wù)水平。除此之外，在日常工作中，企業(yè)也要做好檔案業(yè)務(wù)技能培訓(xùn)，強(qiáng)化工作人員對(duì)檔案管理的認(rèn)知，使其能夠處理好細(xì)節(jié)問題，加強(qiáng)檔案的準(zhǔn)確性和精準(zhǔn)度，進(jìn)一步發(fā)揮檔案管理作用價(jià)值。

4.7 協(xié)調(diào)做好檔案文件材料移交前的復(fù)核工作

為確保建設(shè)項(xiàng)目檔案的完整、準(zhǔn)確性和系統(tǒng)、有效性，在所有檔案文件材料移交前必須要再一次復(fù)核，填寫移交簽證單，經(jīng)本單位檢查、監(jiān)理審查、工程質(zhì)量部門復(fù)核、檔案部門審核，包括檔案數(shù)量、質(zhì)量以及文件信息安全等，在負(fù)責(zé)人簽字之后才能夠進(jìn)行移交歸檔。在具體工作中，應(yīng)注意以下幾方面問題：一是前期文件的收集整理。具體包括可行性研究報(bào)告、風(fēng)險(xiǎn)評(píng)估資料以及設(shè)計(jì)圖、項(xiàng)目核準(zhǔn)備案等內(nèi)容。所有資料信息均要逐一收集并檢查，做好信息核對(duì)。二是管理過程文件的收集整理。應(yīng)做好合同、招標(biāo)文件、質(zhì)量管理等資料歸檔。此方面資料收集要求工作人員要細(xì)化工作內(nèi)容，保持高度的責(zé)任心，做好全方位信息收集。三是建設(shè)過程原始記錄的收集整理。在實(shí)際施工過程中，應(yīng)該針對(duì)工程進(jìn)展、材料使用情況、施工狀況做好數(shù)據(jù)記錄。應(yīng)該先明確收集內(nèi)容并檢查原始記錄的精準(zhǔn)度，做好質(zhì)量管控，防止出現(xiàn)沒有簽收已經(jīng)簽字的情況，影響檔案整體質(zhì)量。四是進(jìn)一步加強(qiáng)檔案信息化建設(shè)。統(tǒng)一使用電子檔案管理系統(tǒng)，全面推進(jìn)企業(yè)數(shù)字檔案館（室）建設(shè)，利用數(shù)字技術(shù)對(duì)檔案工作全面創(chuàng)新，進(jìn)一步推動(dòng)檔案工作數(shù)字化轉(zhuǎn)型和高質(zhì)量發(fā)展。

總而言之，電力工程項(xiàng)目檔案管理工作較為復(fù)雜，為有效解決現(xiàn)有問題，需要檔案部門和工程技術(shù)部門做好制度建設(shè)并優(yōu)化管理流程，確保每一位工作人員都能夠了解自身職責(zé)要求，做好細(xì)節(jié)管理，提高信息資料收集與整理質(zhì)量，為后續(xù)檔案運(yùn)用和管理優(yōu)化創(chuàng)造良好的條件。

結(jié)語

綜上所述，電力工程檔案管理是企業(yè)運(yùn)營管理中非常重要的內(nèi)容之一。在新時(shí)代背景下，電力工程項(xiàng)目流程不斷完善，工作內(nèi)容也在逐漸進(jìn)行科學(xué)調(diào)整。在此過程中，檔案管理必須要從機(jī)制、人員配備以及日常管控方面全面優(yōu)化，加大檔案管理的精準(zhǔn)度和規(guī)范度，這樣才能夠全方位提升電力工程項(xiàng)目檔案管理水準(zhǔn)，促進(jìn)經(jīng)濟(jì)社會(huì)進(jìn)步。

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作者簡介：玉聞叫（1974— ），傣族，本科學(xué)歷，大唐云南發(fā)電有限公司高級(jí)政工師（副高級(jí)），工作研究方向：電力企業(yè)檔案、檔案數(shù)字化。