基于流程再造理論的文書(shū)檔案精細(xì)化管理

摘 要：《檔案法》修訂后，賦予了電子文書(shū)檔案與傳統(tǒng)文書(shū)檔案同等效力，單軌制、文檔一體化、全生命周期理念已在文書(shū)檔案管理中得到確立，這也需要相應(yīng)地變革傳統(tǒng)的文書(shū)檔案管理模式。本文基于文書(shū)檔案流程再造相關(guān)理論，分析了文書(shū)檔案精細(xì)化管理流程再造動(dòng)因，提出了“收集—整理—利用—傳遞”流程再造理論下文書(shū)檔案精細(xì)化閉環(huán)管理，具有一定參考意義。

關(guān)鍵詞：流程再造；文書(shū)檔案；精細(xì)化管理

概述

流程再造（Process Reengineering）最早于1993年由美國(guó)Michael Hammer和James Champy在《再造企業(yè)》一書(shū)中提出，其內(nèi)容就是從根本重新且徹底分析與設(shè)計(jì)程序，并管理相關(guān)變革，追求績(jī)效。其核心是面向用戶滿意度的業(yè)務(wù)流程，核心思想是打破傳統(tǒng)按職能設(shè)置部門(mén)的管理方式，取而代之地是以業(yè)務(wù)流程為中心，重新設(shè)計(jì)管理過(guò)程，追求全面最優(yōu)。王玉芳（2005年）[2]在《運(yùn)用流程再造原理探討檔案改革》中提出要通過(guò)流程再造解決文書(shū)檔案管理中的“收集難、利用難、管理難”等“三難”問(wèn)題。陳霞[3]（2006年）、陳麗[4]（2011年）提出檔案館業(yè)務(wù)流程中管理理念再造、組織結(jié)構(gòu)再造、業(yè)務(wù)內(nèi)容再造、管理制度再造、人員再造。本文基于文書(shū)檔案流程再造相關(guān)理論，分析了文書(shū)檔案精細(xì)化管理流程再造動(dòng)因，提出了“收集—整理—利用—傳遞”流程再造理論下文書(shū)檔案精細(xì)化閉環(huán)管理。

1 文書(shū)檔案流程再造相關(guān)理論

1.1 全生命周期理論

全生命周期管理是在產(chǎn)品全生命周期管理（PLM）與服務(wù)全生命周期管理（SLM）概念基礎(chǔ)上演化而來(lái)的一種服務(wù)型發(fā)展理念[5]。傳統(tǒng)文件生命周期包括四個(gè)階段，即形成階段、使用階段、階段保存和永久保存?！拔募妇怼凇睘橥皇挛锊煌A段，是一個(gè)遞進(jìn)關(guān)系。在文件全生命周期基礎(chǔ)上，又出現(xiàn)了電子文件全生命周期，包括概念、形成及維護(hù)三個(gè)階段。其中，概念階段將之前的形成階段進(jìn)行遷移，技術(shù)和檔案人員搭建電子文件形成環(huán)境，形成階段則是電子文件承辦者、檔案人員、技術(shù)人員按照工作流程，形成電子文件及其背景信息；維護(hù)階段，則是技術(shù)人員、檔案人員按照文書(shū)檔案鑒定標(biāo)準(zhǔn)和要求，做好整理歸檔，并按照電子檔案管理系統(tǒng)，做好電子文件檢索、利用及備份，是電子文件產(chǎn)生后直至銷(xiāo)毀或永久保存的全過(guò)程。基于全生命周期理論，無(wú)論是紙質(zhì)文書(shū)檔案，還是電子文書(shū)檔案，自其生成至歸檔、維護(hù)全生命周期，有著較為清晰的管理流程。

1.2 文檔一體化理論

吳寶康先生認(rèn)為，圖書(shū)、情報(bào)、檔案管理一體化和文件管理與檔案管理一體化是信息時(shí)代檔案工作可以預(yù)見(jiàn)的發(fā)展趨勢(shì)和改革方向。文檔一體化的實(shí)質(zhì)，就是解決長(zhǎng)期以來(lái)困擾文書(shū)工作與檔案工作脫節(jié)問(wèn)題。具體來(lái)說(shuō)，就是要推動(dòng)從文件、檔案管理機(jī)構(gòu)和職能上一體化，集中處理本部門(mén)文件、檔案管理工作。并且利用計(jì)算機(jī)信息技術(shù)，實(shí)現(xiàn)文檔一體化管理。文檔一體化理論認(rèn)為，從現(xiàn)行文件到檔案是一個(gè)延續(xù)統(tǒng)一的、前后銜接的過(guò)程。將文件與檔案管理一同納入系統(tǒng)工程進(jìn)行質(zhì)量控制。文檔一體化理論體現(xiàn)了文件與文書(shū)檔案之間的內(nèi)在聯(lián)系，也為文書(shū)檔案管理流程再造提供了理論支撐。

1.3 業(yè)務(wù)流程重組

業(yè)務(wù)流程重組（Business Process Reengineering，BPR），最早是由美國(guó)管理學(xué)家提出，是將整個(gè)業(yè)務(wù)過(guò)程進(jìn)行重新設(shè)計(jì)、定義。業(yè)務(wù)流程重組又叫再生工程、企業(yè)再造。其核心是過(guò)程管理思想或過(guò)程再造思想，將業(yè)務(wù)流程重組，將之前職能進(jìn)行再分工，改變過(guò)去的運(yùn)作體系以新的業(yè)務(wù)流程為基礎(chǔ)的組織形式，實(shí)現(xiàn)管理機(jī)構(gòu)扁平化，提升管理效率、效能。與信息時(shí)代要求相比，傳統(tǒng)的文書(shū)檔案業(yè)務(wù)流程顯然需要進(jìn)一步重組優(yōu)化，再造其流程，以適應(yīng)信息技術(shù)發(fā)展現(xiàn)實(shí)需要。

2 文書(shū)檔案精細(xì)化管理流程再造動(dòng)因

2.1 技術(shù)信息化

互聯(lián)網(wǎng)、計(jì)算機(jī)信息技術(shù)的發(fā)展及其應(yīng)用深刻地改變并影響著文書(shū)檔案管理，使其業(yè)務(wù)流程也受到較大影響。計(jì)算機(jī)信息技術(shù)應(yīng)用，文書(shū)檔案生成自動(dòng)化、傳輸網(wǎng)絡(luò)化，打破了傳統(tǒng)文書(shū)檔案“信息孤島”。計(jì)算機(jī)信息系統(tǒng)具有信息集成功能，也使文書(shū)檔案管理的部門(mén)界線越發(fā)模糊，文書(shū)檔案數(shù)據(jù)在計(jì)算機(jī)系統(tǒng)中輸入，可多次使用，文書(shū)檔案收集、整理、裝訂等可由檔案部門(mén)一個(gè)部門(mén)完成，減少了傳統(tǒng)文書(shū)檔案管理流程中的重復(fù)性工作。根據(jù)文件保存價(jià)值將收集的文件做出是否歸檔，以及歸檔保存期限的鑒定結(jié)論。在此過(guò)程中，一些不具有保存價(jià)值的文件也一并收集，增加了工作量。信息技術(shù)應(yīng)用，可直接根據(jù)文件價(jià)值作出是否收集決定，也可直接在檔案管理系統(tǒng)中完成業(yè)務(wù)流程，減少重復(fù)工作量。因此，信息技術(shù)的應(yīng)用改變了文書(shū)檔案?jìng)鹘y(tǒng)形態(tài)及流程，因此，需要流程再造。

2.2 管理開(kāi)放化

互聯(lián)網(wǎng)、物聯(lián)網(wǎng)、局域網(wǎng)技術(shù)的應(yīng)用，使文書(shū)檔案管理由封閉走向更為開(kāi)放的網(wǎng)絡(luò)環(huán)境。開(kāi)放的管理環(huán)境也影響了文書(shū)檔案業(yè)務(wù)流程。此外，隨著電子文書(shū)檔案管理規(guī)范標(biāo)準(zhǔn)的出臺(tái)和實(shí)施，也使得文書(shū)檔案共建共享成為現(xiàn)實(shí)。網(wǎng)上電子文書(shū)檔案移交、聯(lián)機(jī)編目極大地簡(jiǎn)化了文書(shū)檔案工作流程，文書(shū)檔案分類(lèi)編目的技術(shù)性成分降低，自動(dòng)化編目顯著提升。此外，移動(dòng)互聯(lián)技術(shù)應(yīng)用，使文書(shū)檔案在網(wǎng)上移交、傳遞及檢索查詢更加便捷?；ヂ?lián)網(wǎng)技術(shù)應(yīng)用，使文書(shū)檔案處理協(xié)作性更強(qiáng)，文書(shū)檔案信息資源、信息加工處理更加智能化。利用需求也更加多樣化。因此，在此開(kāi)放背景下，迫切需要進(jìn)一步優(yōu)化重組文書(shū)檔案業(yè)務(wù)流程。

2.3 內(nèi)容數(shù)字化

大數(shù)據(jù)、云計(jì)算、信息技術(shù)應(yīng)用，利用計(jì)算機(jī)技術(shù)將模擬信號(hào)轉(zhuǎn)換為數(shù)字信號(hào)的處理，進(jìn)一步推動(dòng)了檔案數(shù)字化進(jìn)程。文書(shū)檔案數(shù)字化是指將原始紙質(zhì)文字檔案通過(guò)掃描、OCR（字符識(shí)別）轉(zhuǎn)換成可進(jìn)行計(jì)算機(jī)編輯處理的電子文檔[6]。文書(shū)檔案內(nèi)容呈現(xiàn)出數(shù)字化特征，并以漢字編碼形式存儲(chǔ)于計(jì)算機(jī)，且具有可編輯功能，也使文書(shū)檔案具有強(qiáng)大檢索功能。數(shù)字技術(shù)應(yīng)用需要文書(shū)檔案管理部門(mén)、檔案服務(wù)部門(mén)及數(shù)字技術(shù)支撐部門(mén)有機(jī)銜接。為了滿足廣大檔案用戶高效檢索文書(shū)檔案數(shù)字資源，需要優(yōu)化文書(shū)檔案數(shù)字資源管理流程，必要時(shí)，需要對(duì)業(yè)務(wù)流程進(jìn)行再造。

2.4 載體多樣化

網(wǎng)絡(luò)、數(shù)字技術(shù)改變了傳統(tǒng)的文書(shū)檔案管理模式，一些發(fā)達(dá)地區(qū)已利用“3R”技術(shù)（AR：增強(qiáng)現(xiàn)實(shí)技術(shù)；VR：虛擬現(xiàn)實(shí)技術(shù)；MR：混合現(xiàn)實(shí)技術(shù)），使原本館藏于物理現(xiàn)實(shí)中的文書(shū)檔案進(jìn)入虛擬現(xiàn)實(shí)，給文書(shū)檔案檢索呈現(xiàn)更加逼真的應(yīng)用情境。從文書(shū)檔案載體形式看，既有紙質(zhì)的，也有電子的，還有數(shù)字結(jié)構(gòu)，電子化、數(shù)字化、代碼化文書(shū)檔案占比越來(lái)越多。在此背景下，文書(shū)檔案管理物質(zhì)流與信息流相互依存、相互作用、相互影響，需要再造文書(shū)檔案業(yè)務(wù)流程，有機(jī)融合信息流，為文書(shū)檔案利用奠定扎實(shí)基礎(chǔ)。

3 文書(shū)檔案精細(xì)化管理流程再造內(nèi)容

文書(shū)檔案管理要認(rèn)真貫徹《檔案法》，堅(jiān)持“統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)、分級(jí)管理”原則，推動(dòng)新時(shí)代文書(shū)檔案管理流程創(chuàng)新性變革，基于傳統(tǒng)文書(shū)檔案管理業(yè)務(wù)流程，以及“流程再造理論”，設(shè)計(jì)文書(shū)檔案管理流程精細(xì)化模型（圖1）。

3.1 文書(shū)檔案精細(xì)收集

將文書(shū)檔案管理系統(tǒng)與辦公OA系統(tǒng)、數(shù)據(jù)管理系統(tǒng)、業(yè)務(wù)流程系統(tǒng)等系統(tǒng)有機(jī)銜接，實(shí)現(xiàn)業(yè)務(wù)系統(tǒng)集成。按照“完整、真實(shí)、及時(shí)、規(guī)范”的原則，做好文書(shū)檔案精細(xì)化收集。收集的核心是完整、真實(shí)，及時(shí)、規(guī)范是收集的保證，要按照《電子檔案移交接收操作規(guī)程》《電子檔案單套管理一般要求》，把好文書(shū)檔案歸檔入口質(zhì)量關(guān)，將紙質(zhì)文書(shū)檔案、電子文書(shū)檔案規(guī)范地?cái)?shù)字化處理，為下一環(huán)節(jié)整理奠定基礎(chǔ)。

3.2 文書(shū)檔案精細(xì)整理

整理是文書(shū)檔案精細(xì)化管理的核心，也直接影響和決定著文書(shū)檔案精細(xì)化管理成敗。就是要嚴(yán)格按照《歸檔文件整理規(guī)則》《黨政機(jī)關(guān)電子公文歸檔規(guī)范》《電子文件歸檔與電子檔案管理規(guī)范》等行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，做好文書(shū)檔案鑒別、分類(lèi)、排序、編目、加工和裝訂裝盒。其中鑒別，就是要從實(shí)體和程序兩個(gè)方面審核待歸檔材料的真實(shí)性、價(jià)值性，確定保管期限。著錄。則是按照文書(shū)檔案著錄說(shuō)明，將收集到的紙質(zhì)文書(shū)檔案、電子文書(shū)檔案信息著錄到專(zhuān)門(mén)的文書(shū)檔案管理系統(tǒng)，并將電子文書(shū)檔案上傳至系統(tǒng)中。排序，則根據(jù)“事由原則”，按照保管期限“永久”“30年”“10年”順序排列。根據(jù)《文書(shū)檔案歸檔范圍和保管期限表》確定文書(shū)檔案具體保管期限。裝訂，將確定為一“件”的文件進(jìn)行重新裝訂，并以實(shí)體形式確定“件”的形態(tài)，電子文書(shū)檔案雖然不需要實(shí)體化裝訂，但需要借助PDF軟件等，將零散的電子文書(shū)檔案進(jìn)行整理。編印頁(yè)碼，一個(gè)文件按照一個(gè)獨(dú)立頁(yè)碼，最后加蓋歸檔章（或電子歸檔章）。

3.3 文書(shū)檔案精細(xì)利用

文書(shū)檔案價(jià)值在其利用，也是精細(xì)化管理效果的現(xiàn)實(shí)體現(xiàn)。文書(shū)檔案業(yè)務(wù)流程再造中，也需要做好檔案精細(xì)化利用。首先是規(guī)范利用。文書(shū)檔案查詢、檢索要嚴(yán)格執(zhí)行具體規(guī)定，落實(shí)文書(shū)檔案管理部門(mén)及管理人員職責(zé)，遵守文書(shū)檔案借閱制度。其次是保密利用。文書(shū)檔案中涉及到的秘密信息，不得隨意復(fù)印，嚴(yán)守秘密。再次是安全利用。無(wú)論是紙質(zhì)文書(shū)檔案，還是電子文書(shū)檔案，都要確保其實(shí)體或信息本身安全，配備恒溫機(jī)、除濕機(jī)、滅火器等，也需要安裝正版防病毒軟件，利用防火墻技術(shù)、數(shù)據(jù)備份技術(shù)等，確保安全。最后是便捷利用。本著人性化原則，正確處理好保密與開(kāi)放利用之間關(guān)系，切實(shí)發(fā)揮文書(shū)檔案精細(xì)化利用價(jià)值。

3.4 文書(shū)檔案精細(xì)轉(zhuǎn)遞

文書(shū)檔案轉(zhuǎn)遞是管理的重要內(nèi)容，也是重要一環(huán)，堅(jiān)持規(guī)范、時(shí)效和安全原則，切實(shí)推動(dòng)文書(shū)檔案轉(zhuǎn)遞更加精細(xì)高效。所謂規(guī)范，就是要確保文書(shū)檔案移交、轉(zhuǎn)遞時(shí)信息準(zhǔn)確、內(nèi)容完整、手續(xù)完備，符合文書(shū)檔案轉(zhuǎn)移規(guī)范和要求，反之，不符合轉(zhuǎn)遞的，要及時(shí)予以補(bǔ)正。所謂時(shí)效，是指文件完成其文書(shū)使命后，要及時(shí)轉(zhuǎn)移至檔案管理部門(mén)，或者及時(shí)點(diǎn)擊“歸檔”，做好電子文件的實(shí)時(shí)歸檔。所謂安全，是指文書(shū)檔案要從實(shí)體、程序等方面，確保其安全。

3.5 文書(shū)檔案精細(xì)再造

按照“收集—整理—利用—傳遞”的良性閉環(huán)，建立文書(shū)檔案業(yè)務(wù)流程再造。其中，重心是文書(shū)檔案管理系統(tǒng)重組、主體是文書(shū)檔案資源重組、保障是文書(shū)檔案組織重組、關(guān)鍵是文書(shū)檔案重組培訓(xùn)。首先是要搭建文書(shū)檔案一體化管理系統(tǒng)，運(yùn)用先進(jìn)技術(shù)改變傳統(tǒng)文檔脫節(jié)工作模式，使文件與檔案業(yè)務(wù)工作有機(jī)融合。其次是把握信息資源結(jié)構(gòu)重組。要緊緊圍繞數(shù)字時(shí)代文書(shū)檔案信息資源結(jié)構(gòu)特征，突破部門(mén)界限，通過(guò)資源重組，實(shí)現(xiàn)文書(shū)檔案資源信息共享。再次是做好文書(shū)檔案機(jī)構(gòu)重組。牢固樹(shù)立文檔一體化理念，從事文件起草工作人員要有歸檔意識(shí)，提升文件質(zhì)量；檔案工作者要主動(dòng)做好服務(wù)，做好文件歸檔標(biāo)準(zhǔn)、要求的知識(shí)宣傳，前延服務(wù)關(guān)口。最后是要加強(qiáng)重組業(yè)務(wù)培訓(xùn)。文書(shū)檔案流程再造是一項(xiàng)重要變革，改變了傳統(tǒng)的文書(shū)檔案管理模式，需要做好新的業(yè)務(wù)流程運(yùn)用培訓(xùn)，提高相關(guān)人員綜合業(yè)務(wù)素能，適應(yīng)再造流程下文書(shū)檔案管理現(xiàn)實(shí)需要。

結(jié)語(yǔ)

文書(shū)檔案精細(xì)化管理，需要對(duì)其業(yè)務(wù)流程進(jìn)行再造，其核心是面向用戶滿意度的業(yè)務(wù)流程再造，打破傳統(tǒng)按職能設(shè)置部門(mén)的文書(shū)檔案管理方式，取而代之的是以業(yè)務(wù)流程為中心，重新設(shè)計(jì)管理過(guò)程，追求全面最優(yōu)，提升文書(shū)檔案管理整體水平。

參考文獻(xiàn)

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作者簡(jiǎn)介：游志高（1965— ），大專(zhuān)學(xué)歷，三明市檔案館檔案管理技師，主要從事檔案管理研究。