大數(shù)據(jù)時代社保檔案管理的問題與對策

摘 要：隨著社會的不斷進(jìn)步，社保體系趨于完善，社保種類明顯增多，涉及范圍逐漸擴(kuò)大。在大數(shù)據(jù)時代，借用新興信息化技術(shù)不斷推進(jìn)社保檔案管理規(guī)范化、現(xiàn)代化、科學(xué)化、合理化勢在必行。本文圍繞大數(shù)據(jù)時代社保檔案管理的問題與對策展開分析，在體系建設(shè)、安全建設(shè)、隊伍建設(shè)、基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)等方案提出策略，以期為推進(jìn)新時代社保檔案管理事業(yè)高質(zhì)量發(fā)展提供決策參考。

關(guān)鍵詞：大數(shù)據(jù)；社保檔案；創(chuàng)新性策略

檔案是社會發(fā)展中各項活動的原始記錄和憑證，社保檔案更是反映著社會各個群體的參保情況，具有較強(qiáng)的民生價值。隨著大數(shù)據(jù)、云計算、人工智能等新興技術(shù)的普及，電子文件交互、線上辦理事項、信息共建共享等工作模式也逐漸被應(yīng)用，信息形態(tài)的多元化使得傳統(tǒng)紙質(zhì)文件的管理已無法滿足時代發(fā)展需求，社保檔案的數(shù)字化加工、信息化管理、智慧化應(yīng)用已成為大勢所趨。但是在人社系統(tǒng)內(nèi)，檔案工作仍然存在重視程度不夠、平臺建設(shè)不健全、管理體系有漏洞、人員素質(zhì)水平低、檔案數(shù)字化進(jìn)程緩慢等問題，需要各級單位緊跟時代潮流，多角度、多渠道促進(jìn)社保檔案管理體系的完善，使其更好地服務(wù)于群眾。

1 大數(shù)據(jù)時代社保檔案管理的必要性及意義

1.1 實現(xiàn)相關(guān)信息精準(zhǔn)預(yù)測

隨著人民生活保障水平的不斷優(yōu)化，社保檔案內(nèi)容逐漸變得豐富，其中不乏有價值較高的文件資料，更是有一系列復(fù)雜的各類業(yè)務(wù)檔案，同時參保者信息種類、數(shù)量、范圍增多，內(nèi)容更加多元化，生成了大量結(jié)構(gòu)化與非結(jié)構(gòu)化數(shù)據(jù)，僅僅通過人工的方式管理，遠(yuǎn)遠(yuǎn)達(dá)不到社會發(fā)展的要求。在大數(shù)據(jù)時代背景下，利用云計算、人工智能、數(shù)據(jù)挖掘等先進(jìn)技術(shù)管理檔案，并搭建可在線歸檔、快速檢索、主動推動的公共服務(wù)平臺[1]，利用關(guān)聯(lián)規(guī)則、神經(jīng)網(wǎng)絡(luò)等信息挖掘工具，實現(xiàn)社保檔案信息數(shù)據(jù)集中整合、統(tǒng)籌管理、深入分析、深度開發(fā)，全面深入了解居民參保情況，并根據(jù)參保時間、繳納信息、參保區(qū)域等數(shù)據(jù)制定業(yè)務(wù)計劃，便于指導(dǎo)相關(guān)部門精準(zhǔn)開展下一步工作，確保社保行業(yè)行穩(wěn)致遠(yuǎn)高水平發(fā)展。

1.2 實現(xiàn)日常工作快捷管理

當(dāng)今時代，隨著參保意識的不斷增強(qiáng)，社保業(yè)務(wù)需求走向多樣化，社會群眾對于相關(guān)業(yè)務(wù)辦理的人性化、高效性的要求越來越高，傳統(tǒng)模式下社保檔案以紙質(zhì)文件管理、人工手動查詢方式為主，檔案整理混亂、查詢時間過長、信息提供不準(zhǔn)的現(xiàn)象頻繁發(fā)生，大大降低了利用率。依托現(xiàn)代數(shù)字技術(shù)與在線利用平臺，可實現(xiàn)對復(fù)雜數(shù)據(jù)的統(tǒng)一數(shù)字化加工、集中分類整理，快速檢索利用，將手工查詢轉(zhuǎn)變?yōu)榫W(wǎng)絡(luò)化查詢，參保者可隨時通過終端進(jìn)行數(shù)據(jù)信息查詢，進(jìn)一步提高了業(yè)務(wù)辦理效率，促使社保業(yè)務(wù)實現(xiàn)精細(xì)化管理，既為相關(guān)機(jī)構(gòu)的工作決策提供了支持，更是為社會參保者提供了優(yōu)質(zhì)服務(wù)。

1.3 實現(xiàn)業(yè)務(wù)流程全面監(jiān)督

在非信息化管理模式下，各項業(yè)務(wù)流程準(zhǔn)確性、規(guī)范性難以得到保障，后期監(jiān)督手段也難以全面實施，對于社保工作的開展也難以保證科學(xué)性、合理性。在此前提下，引入先進(jìn)數(shù)字化技術(shù)，可進(jìn)一步優(yōu)化業(yè)務(wù)辦理流程，降低錯誤率，保障檔案管理質(zhì)量，同時也可對相關(guān)工作實現(xiàn)全流程實時監(jiān)督，根據(jù)標(biāo)準(zhǔn)要求及業(yè)務(wù)特征，及時發(fā)現(xiàn)工作中存在的問題與風(fēng)險點[2]，及時制定更加科學(xué)合理的解決方案，對當(dāng)前的社保工作進(jìn)行逐步完善、更新、轉(zhuǎn)型升級，為后續(xù)事業(yè)的進(jìn)步奠定基礎(chǔ)，從而提高社保檔案管理工作的效率及質(zhì)量。

2 大數(shù)據(jù)時代社保檔案管理存在的問題與挑戰(zhàn)

2.1 管理意識薄弱

一是領(lǐng)導(dǎo)者信息化意識薄弱。認(rèn)為社保檔案工作就是將散落在各個單位及業(yè)務(wù)科室的文件梳理即可，無需進(jìn)行全面管理，導(dǎo)致管理層次低，管理結(jié)構(gòu)單一。在不規(guī)范的管理模式下甚至?xí)p害檔案的真實性和完整性，無法發(fā)揮檔案價值。二是管理人員信息化意識薄弱，對于前沿的、陌生的信息化管理模式抱有敷衍、應(yīng)付的態(tài)度，嚴(yán)重缺乏主觀能動性和創(chuàng)新思維觀念。即使是部門單位配備先進(jìn)的軟硬件設(shè)備，也會過分依賴傳統(tǒng)的工作模式，不能充分利用數(shù)字技術(shù)來開展日常工作，無法發(fā)揮信息化的優(yōu)勢，嚴(yán)重制約社保檔案管理快速發(fā)展。此類問題在基層社保部門尤為明顯。

2.2 管理體系結(jié)構(gòu)較為渙散

一是組織建設(shè)不健全。有的單位沒有設(shè)置專門的社保檔案管理領(lǐng)導(dǎo)小組，都是隨機(jī)組建團(tuán)隊?wèi)?yīng)付工作。對于責(zé)任內(nèi)容不夠細(xì)化、任務(wù)分解不夠到位，相關(guān)業(yè)務(wù)職能流于形式。社保檔案高效管理方向和目標(biāo)不清晰，缺乏對系統(tǒng)性、整體性規(guī)劃，使得許多社保檔案工作無從開展。二是管理制度不完善。社保檔案的收集整理、保管利用、日常監(jiān)督、安全風(fēng)險、共建共享等業(yè)務(wù)標(biāo)準(zhǔn)、管理制度和工作流程不完善，無法為檔案管理人員提供制度保障[3]。三是服務(wù)體系單一。在社會保障管理體制分散型、多機(jī)構(gòu)各自管理的前提下，對于系統(tǒng)平臺建設(shè)與功能開發(fā)僅面向人社需求，共性機(jī)制建設(shè)欠缺?？鐔挝弧⒖缧袠I(yè)、跨地域的社保檔案信息數(shù)據(jù)共建共享力度不夠，制約了部門間的有效溝通，難以形成合作分工、相互協(xié)調(diào)的管理機(jī)制，導(dǎo)致信息孤島現(xiàn)象的存在。沒有發(fā)揮大數(shù)據(jù)技術(shù)“讓數(shù)據(jù)多跑路，讓群眾少跑腿”的優(yōu)勢。

2.3 管理系統(tǒng)平臺較為落后

在社保檔案管理方面，系統(tǒng)平臺與信息化技術(shù)依然處于滯后狀態(tài)，難以充分發(fā)揮大數(shù)據(jù)、互聯(lián)網(wǎng)的優(yōu)勢。主要原因一是財政資金支持有限。領(lǐng)導(dǎo)者信息化意識不強(qiáng)、行業(yè)發(fā)展觀念陳舊，平臺研發(fā)投入還停留在初期水平，對后期的升級優(yōu)化、設(shè)備更新尚未申請足夠的資金保障。軟硬件匹配度落后于時代發(fā)展，存在脫節(jié)情況，無法運(yùn)用先進(jìn)的管理系統(tǒng)為參保人員提供更加便捷的服務(wù)，影響社保檔案業(yè)務(wù)辦理效率。二是先進(jìn)技術(shù)應(yīng)用水平較低。在系統(tǒng)平臺開發(fā)建設(shè)初期，未進(jìn)行深入的市場調(diào)研，沒有結(jié)合自身工作實際需求有針對性地應(yīng)用數(shù)據(jù)挖掘、云計算、區(qū)塊鏈等技術(shù)，系統(tǒng)功能僅局限于電子文件錄入輸出和日常查詢檢索利用。同時隨著社保信息復(fù)雜度的提升，系統(tǒng)網(wǎng)速差、搜索速度慢、利用渠道窄、傳輸效率低、服務(wù)方式單一、共享水平較差的問題也逐漸加重，難以滿足人性化、智能化需求。

2.4 管理人員能力較為有限

目前社保檔案行業(yè)人員能力水平較低，難以實現(xiàn)對群眾的高效查詢利用，主要原因有以下幾點。一是大多管理人員年齡較大，高學(xué)歷、高學(xué)位、高職稱人員占比低，流動性較強(qiáng)，大多由人社部門邊緣部門人員兼職，使得整體團(tuán)隊水平長期處于基礎(chǔ)階段。二是部門單位開展后期繼續(xù)教育活動較少，沒有建立統(tǒng)一、規(guī)范的人才培養(yǎng)體系，使得檔案管理人員接觸新興技術(shù)知識較少，信息化意識薄弱，難以在短時間內(nèi)掌握先進(jìn)的辦公軟件，在信息化管理層面上難以進(jìn)行創(chuàng)新性思考，最終依舊采用傳統(tǒng)紙質(zhì)文件管理、手工檢索利用的方式，在耗費(fèi)大量人力物力的同時，難以提升檔案管理效率。三是檔案管理人員責(zé)任意識淡薄，工作作風(fēng)渙散，部門規(guī)范化管理水平較低，造成社保檔案整體工作水平難以提升，長時間處于停擺狀態(tài)，嚴(yán)重制約了社保檔案管理數(shù)字化進(jìn)程的推進(jìn)工作。

2.5 管理安全風(fēng)險較為嚴(yán)重

在新形勢下信息技術(shù)雖然能夠為檔案管理工作帶來極大便利，但是也在一定程度上增加了安全風(fēng)險，嚴(yán)重危害社保信息安全。一是在系統(tǒng)建設(shè)過程中，沒有配置安全網(wǎng)關(guān)、漏洞掃描、安全審計等硬件設(shè)備，使系統(tǒng)在運(yùn)行過程中極易遭到社會不法分子或黑客的入侵，造成隱私數(shù)據(jù)泄露。二是缺少入侵檢測、身份識別、殺毒軟件等安全手段，使在社保檔案對外服務(wù)利用過程中，容易造成用戶信息丟失、檔案數(shù)據(jù)被惡意篡改、數(shù)據(jù)失真、敏感資料泄露等風(fēng)險的發(fā)生。三是部分檔案管理者在開展社會服務(wù)過程中，存在“重建設(shè)、輕管理”的思想，數(shù)據(jù)信息的安全有著得過且過的思想，安全意識嚴(yán)重缺失。不能運(yùn)用精細(xì)化、合理化的管理與科學(xué)有效的服務(wù)方式開展工作，極易給不法分子提供可乘之機(jī)，從而導(dǎo)致檔案資料丟失、信息數(shù)據(jù)損害的事件頻頻發(fā)生。

3 大數(shù)據(jù)時代社保檔案管理未來發(fā)展路徑

3.1 建立健全大數(shù)據(jù)管理體系

一是牢固樹立大數(shù)據(jù)管理意識，領(lǐng)導(dǎo)者與管理人員要將大數(shù)據(jù)技術(shù)與檔案管理緊密結(jié)合，提高信息化管理思維水平，結(jié)合實際工作需求，著力構(gòu)建社保檔案現(xiàn)代化、科學(xué)化管理服務(wù)模式，進(jìn)而發(fā)揮檔案的潛在價值。二是成立本地區(qū)社保檔案信息化管理應(yīng)用工作領(lǐng)導(dǎo)小組，由人社部門領(lǐng)導(dǎo)任組長，民政部門、公安部門、檔案部門等領(lǐng)導(dǎo)任副組長，下設(shè)工作專班，著力提升統(tǒng)籌協(xié)調(diào)能力，確保社保檔案信息化管理及大數(shù)據(jù)應(yīng)用工作順利開展、高標(biāo)準(zhǔn)推進(jìn)，從組織機(jī)構(gòu)上保證各項工作的穩(wěn)步前行。三是規(guī)范管理制度，根據(jù)人力資源社會保障部頒布的《社會保險業(yè)務(wù)檔案管理規(guī)定（試行）》與國家檔案局頒布的《電子文件歸檔與電子檔案管理規(guī)范》，結(jié)合本地區(qū)本單位實際情況，建立《社保檔案信息化管理制度》《電子檔案數(shù)據(jù)制定規(guī)范》《信息化管理應(yīng)急預(yù)案》等標(biāo)準(zhǔn)文件，充分發(fā)揮管理制度的約束與指導(dǎo)功能，從而確保社保檔案信息化管理工作有序開展。三是建立共建共享機(jī)制，打破制度藩籬，消除“信息孤島”弊端，依托“互聯(lián)網(wǎng)+政務(wù)服務(wù)”潮流，制定有關(guān)政策及工作條例，為將來社保檔案信息資源共建共享系統(tǒng)平臺的建設(shè)與相關(guān)工作開展奠定堅實基礎(chǔ)。

3.2 逐漸完善信息化平臺建設(shè)

一是積極爭取財政資金支持，人社部門領(lǐng)導(dǎo)者要結(jié)合社保工作實際需求，定期向上級部門反映情況，積極尋求政策與財政支持，加強(qiáng)對檔案信息化建設(shè)與大數(shù)據(jù)技術(shù)應(yīng)用力度，同時要深入開展市場調(diào)研，認(rèn)真審查和評估社保檔案信息化發(fā)展中的具體問題，尋求針對性強(qiáng)的系統(tǒng)平臺建設(shè)方案，逐步建立以政府資金為引導(dǎo)、以檔案部門為主體、以專業(yè)外包公司為輔助的信息化建設(shè)機(jī)制。二是引入先進(jìn)科學(xué)技術(shù)，利用數(shù)據(jù)挖掘、人工智能、云計算、OCR識別等技術(shù)手段，打造智慧化社保檔案服務(wù)模式，在系統(tǒng)平臺建設(shè)上實現(xiàn)社保在線歸檔、精細(xì)管理、安全保存、高效檢索、共建共享的建設(shè)目標(biāo)，推進(jìn)以大數(shù)據(jù)為核心的社保檔案管理服務(wù)新平臺建設(shè)，在為后期挖掘信息資源價值、提供人性化服務(wù)打下良好基礎(chǔ)。三是利用大數(shù)據(jù)共享性特征，統(tǒng)一系統(tǒng)平臺底層構(gòu)架與數(shù)據(jù)接口，加強(qiáng)社保業(yè)務(wù)各部門聯(lián)系，高度重視檔案管理系統(tǒng)與各單位財務(wù)系統(tǒng)、業(yè)務(wù)系統(tǒng)、公文系統(tǒng)之間的互聯(lián)互通，將人力資源部門和社會保障部門的工作內(nèi)容有機(jī)整合，在廣大區(qū)域內(nèi)實現(xiàn)社保檔案數(shù)據(jù)共建共享，從而為社會參保用戶查詢利用服務(wù)提供便利。

3.3 著力構(gòu)建專業(yè)化人才隊伍

檔案管理人員水平的高低直接決定社保工作水平，各級人社部門必須要認(rèn)識到社保檔案管理人員的重要性，打造專業(yè)團(tuán)隊，在大數(shù)據(jù)背景下為檔案管理提供更強(qiáng)動力。一是廣泛引進(jìn)人才，領(lǐng)導(dǎo)者要充分考慮本單位社保檔案管理人員年齡、學(xué)歷水平、信息化基礎(chǔ)等因素，制定符合未來發(fā)展的崗位需求方案，積極通過社會招聘、定向培養(yǎng)等方式，尋找既懂得社保業(yè)務(wù)與檔案管理技能，又了解信息化管理、大數(shù)據(jù)技術(shù)運(yùn)用的復(fù)合型、專業(yè)型人才，為社保檔案管理智慧化發(fā)展提供人才保障。二是定期開展培訓(xùn)活動，面向全體社保檔案工作人員，以外出研學(xué)、理論研討、專家授課、技能比武等方式，開展初步培訓(xùn)和再培訓(xùn)活動，不斷充實專業(yè)人才儲備庫，培訓(xùn)過程要側(cè)重于現(xiàn)代科學(xué)技術(shù)的應(yīng)用[4]，助力員工樹立新思想、學(xué)習(xí)新方法、掌握新技能，創(chuàng)新檔案管理服務(wù)模式，以更好地滿足新時代群眾對社保信息的多樣化需求。三是制定考核機(jī)制，成立專項考核工作督查組，形成上下聯(lián)動的工作機(jī)制，全面準(zhǔn)確掌握檔案管理工作人員的德才表現(xiàn)和工作實績，堅持把考核結(jié)果作為干部職級晉升、聘任、獎懲的基本依據(jù)，充分發(fā)揮考核對事業(yè)單位工作人員的激勵鞭策作用， 確保考核工作客觀、公正、實事求是、突出重點、獎罰分明，不斷激發(fā)檔案管理人員干事創(chuàng)業(yè)激情，為社保檔案管理提供源源不斷的動力。

3.4 不斷提升安全化管理水平

一是配套軟硬件設(shè)施，在系統(tǒng)建設(shè)初期或者運(yùn)維階段，購買IP協(xié)議密碼機(jī)、安全路由器、線路密碼機(jī)、防火墻等硬件設(shè)備，同時設(shè)置訪問控制、信息加密、隱私保護(hù)等安全技術(shù)，定期更新殺毒軟件病毒庫，對于社保參保、繳費(fèi)、違法、欠費(fèi)等應(yīng)用數(shù)據(jù)進(jìn)行安全防控，全面抵御黑客的入侵，進(jìn)一步保障社保檔案數(shù)據(jù)信息的安全[5]。二是面向社保部門單位全體人員開展網(wǎng)絡(luò)安全培訓(xùn)教育活動，引導(dǎo)廣大管理人員牢固樹立正確的網(wǎng)絡(luò)安全觀，更加深入地了解日常檔案管理工作中安全工作的重要性和應(yīng)對措施，不斷強(qiáng)化本單位社保檔案系統(tǒng)平臺安全管理水平，嚴(yán)格規(guī)范標(biāo)準(zhǔn)，細(xì)化流程，有力有序推動社保檔案數(shù)字化加工與共建共享進(jìn)程，補(bǔ)齊短板、夯實基礎(chǔ)，進(jìn)一步提升網(wǎng)絡(luò)安全管理能力、網(wǎng)絡(luò)安全技術(shù)防護(hù)能力和應(yīng)急處置能力，切實筑牢網(wǎng)絡(luò)安全防線，為推進(jìn)本地域社保檔案安全工作的規(guī)范化、科學(xué)化奠定良好安全基礎(chǔ)。

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作者簡介：曾仰惠（1972— ），本科學(xué)歷，福建省南平市光澤縣機(jī)關(guān)事業(yè)單位社會保險中心館員，從事機(jī)關(guān)社保檔案管理。