優(yōu)化社保檔案建設 確保社保工作持續(xù)性

程靜++王金鳳

摘 要：要全面發(fā)展社會保障體系，一定要加強社保檔案的管理工作，建設社保體系是建設社會主義和諧社會的重要組成部分，社保體系建設時一項民生工程，社保檔案的管理工作時社會工作不可缺少的一項內容，一定要不斷規(guī)范與管理社保檔案建設工作。本文主要論述了社保檔案內容及建立社保檔案的重要性、目前我國社保檔案管理方面存有的主要問題、規(guī)范社保檔案管理的方法。

關鍵詞：社保檔案；社保工作；社會保障

引言

近年來，我國社會保障工作進入了快速發(fā)展階段，特別是城鎮(zhèn)基本養(yǎng)老保險與農村新農合的推行，各種保險費征繳范圍得到擴大，人們參保的種類及參保人們數量逐漸增加。所以，社保業(yè)務的檔案數量也隨著增加。社保檔案的管理工作時社保工作重要基石，目前，我國社保檔案管理主要是憑借社保工作人員收工操作，社保檔案管理方面存有制度和體制不健全、相關軟硬件設備不配套、管理檔案的工作人員素質較差、信息化程度較低等問題。社保部門需要把檔案管理工作列入社保工作的總規(guī)劃中，規(guī)范檔案管理工作，加強檔案的信息化、專業(yè)化管理。

一、社保檔案內容及建立社保檔案的重要性

社保檔案通常指記有參保人員基本信息，能夠體現參保人社保待遇及繳費義務的各種文件、文書及憑證等。要做好社保工作，必須先做好社保檔案的基本管理工作，社保檔案既是參保人參保的重要證明，也是社保部門科學化管理的重要條件。社保檔案管理是一個專業(yè)化管理工作，社保檔案具有數量龐大、以人為本、動態(tài)變化及規(guī)范性強的特點。社保檔案是參保人員維護其利益的重要保障，社保檔案記錄者參保單位或參保個人的參保過程中，參保者憑借此檔案可以享受對應待遇，所以，社保檔案管理工作對參保人利益具有直接影響，特別是人口流動性較大的地區(qū)，社保檔案是否完整與安全對參保人正常利益的維護具有重要影響。社保檔案是開展社保工作的基礎和前提，社保檔案關系著參保人的一生，參保人從開始辦理保險到享受社保待遇之間相隔很長時間，由于參保人可能工作變動、失業(yè)或變更等，涉及很多復雜內容，社保資料必須完整，后續(xù)保險工作才能正常開展。社保檔案是檔案管理工作的一部分，規(guī)范和管理社保檔案關系著我國檔案事業(yè)的建設水平。

二、目前我國社保檔案管理方面存有的主要問題

（一）社保檔案管理的有關軟硬件設施不夠配套，信息化程度低

因為社會保險業(yè)務的工作數量十分龐大，參保環(huán)節(jié)有很多，所以，社保檔案管理業(yè)務的設施需要不斷改善，有關檔案管理設備需要非常先進，而實際社保檔案管理方面投入的軟硬件設施多數都不配套，很多管理工作處于利用人工輔助狀態(tài)，極少數單位運用了有關檔案管理軟件，檔案管理工作未實現信息化管理，社保文件前段和后端不通。

（二）管理方式落后，管理制度不夠完善

我國社保管理機構有很多層次，這些機構層次也比較分散，總的管理方式比較落后。因為社保種類有很多，各類保險歸口不統(tǒng)一，每個種類保險又關系很多管理部門，一些歸人力資源保障局，一些歸勞動保障度等，上面歸口部門混亂，后端檔案管理更不規(guī)范，很多社區(qū)或農村社保機構的基層平臺建設都十分落后。盡管我國檔案局與社會保障局制定了一些社保檔案管理方面的規(guī)定，但社保辦理機構過多的關注怎樣方便人們和提高工作效率，因為人員編制、服務場所及經費支持方面限制，許多業(yè)務辦理都要依靠工作人員手動操作，社保信息和基礎數據未實現信息化。

（三）管理人員缺乏專業(yè)知識，操作不夠規(guī)范

我國社保業(yè)務經辦機構的絕大多數經辦人員都不是檔案專業(yè)畢業(yè)，缺乏檔案管理方面的業(yè)務知識，不了解檔案管理工作的管理方法及有關政策，檔案管理技術水平較低，缺乏檔案意識，實際工作過程中經常有社保人員將檔案進行隨意處理的現象。如果社保檔案資料沒有及時歸檔或隨意進行留村而導致檔案丟失，社保參保人受到不必要損失。除此之外，因為社保檔案的管理人員很多是辦理社保業(yè)務的工作人員或外來兼職人員，這些人整理社保檔案，管理缺乏科學性與連續(xù)性，平時管理容易出現混亂現象，檔案查詢與更新也會非常慢，給社保檔案運用造成一定影響。

三、規(guī)范社保檔案管理的方法

社保檔案管理是一項關系民生的重要工程，它在社保工作中占有重要地位。社保檔案是參保者維護權益的重要根據，是參保人員和社保機構間的橋梁，社保部門提供民生服務離不開社保檔案。所以，社保部門要重視社保檔案的管理工作，加大檔案建設工作投入力度，把檔案管理劃入社保工作總規(guī)劃中，實現社保檔案的科學化、制度化管理。

（一）樹立社保檔案意識，加大軟硬件設施的投資力度

檔案管理部門要利用宣傳促使社保經辦機構認識社保檔案的重要性，意識到開展社保工作離不開社保檔案的管理，進而才能加大社保檔案管理方面的投資力度，投入大量資金購置先進的軟硬件設施設備，逐步改善檔案保管環(huán)境。如果投資力度足夠大，要將辦公區(qū)域、檔案庫存去和查閱區(qū)獨立劃分出來，根據庫房驗收標準設置硬件設備，把檔案管理系統(tǒng)劃入電子政務規(guī)劃中，消除后端管理軟件和前臺業(yè)務軟件間屏障，利用信息安全方法構建信息共享平臺。

（二）完善檔案管理制度與機制

目前我國社保檔案管理的體制十分分散，這有悖于檔案管理中的集中管理原則，特別是推行五險合一以后，社保檔案材料生成及運行環(huán)境都發(fā)生了變化，經辦機構需要調整其工作機制，成立地方社保檔案的管理中心，集中管理各類社保機構的社保檔案和社保資料，這樣不僅便于參保人員運用，而且能夠解決各經辦機構在管理檔案方面物力與精力不足問題。

（三）加大檔案管理人員技能培訓

近幾年，社保經辦機構開始招聘大量應屆畢業(yè)生及設備人員，這些人很多沒有檔案管理的有關知識結構，缺乏檔案方面的專業(yè)知識，社保部門要利用各種形式讓他們參加各種檔案專業(yè)的技能培訓，提高社保工作人員業(yè)務能力與綜合素質。也可以根據實際工作聘請檔案管理方面的專家開展專題講座或組織各種微課大賽，促使社保工作人員加強檔案方面知識的學習，彌補其檔案技能的不足。

四、結束語

社保檔案是社保事業(yè)的一個重要分支，社保檔案管理對社會保障體制機制的改革具有推動作用。在當今時代環(huán)境下，社保部門要增強責任感，樹立檔案管理意識，加強檔案管理工作，努力提高工作效率，為社保工作持續(xù)性提供良好環(huán)境。

參考文獻：

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[2]池利蓉.探討社保檔案現代化管理[J].辦公室業(yè)務，2014（01）.