關(guān)于強化社保檔案管理的研究

摘要：近年來，越來越多的人逐漸意識到社保檔案管理的重要性，其不僅對參保企業(yè)或個體基本社會權(quán)益的實現(xiàn)有著至關(guān)重要的作用，還與我國保險行業(yè)的發(fā)展有著直接的聯(lián)系?，F(xiàn)如今，我國在社保檔案管理方面仍然存在著一定的問題，嚴(yán)重制約了我國社保檔案管理強大功能的實現(xiàn)。文章對強化社保檔案管理進行了研究。

關(guān)鍵詞：社保檔案；檔案管理；社會保險；業(yè)務(wù)辦理；電子檔案 文獻標(biāo)識碼：A

中圖分類號：G271 文章編號：1009-2374（2016）35-0243-02 DOI：10.13535/j.cnki.11-4406/n.2016.35.119

作為社會保險業(yè)務(wù)辦理過程中至關(guān)重要的一個工作環(huán)節(jié)，強化社保檔案管理不僅能夠使得參保企業(yè)或個體的基本社會權(quán)益得到有效的保障，以此實現(xiàn)社保檔案信息的共享，提升社保檔案文件的使用效率，還能提升社保檔案管理人員的工作能力，進而提升社保檔案管理團隊領(lǐng)導(dǎo)者的管理能力。除此之外，作為我國檔案資源系統(tǒng)眾多組成部分中至關(guān)重要的一部分，這就要求社保檔案管理人員在日常工作中一定要充分認(rèn)識到檔案管理工作的重要性，嚴(yán)格按照相關(guān)規(guī)章制度進行社保檔案的管理工作，并在實際工作中不斷提高管理人員的工作能力，積極規(guī)范社保檔案管理工作，以此實現(xiàn)我國社會保險業(yè)務(wù)的可持續(xù)發(fā)展。但現(xiàn)如今，我國在社保檔案管理方面仍然存在著一些問題亟需解決，因此本文將主要從現(xiàn)如今我國在社保檔案管理方面存在的問題以及解決措施兩方面來進行闡述，以期發(fā)揮社保檔案管理的真正作用。

1 社保檔案管理現(xiàn)存問題分析

1.1 社保檔案管理重視程度不足

近年來，隨著社會經(jīng)濟水平的迅速發(fā)展，社會保險業(yè)務(wù)逐漸得到了廣泛關(guān)注，參與保險業(yè)務(wù)的人數(shù)也在呈現(xiàn)逐年增長趨勢，這樣一來不僅使得社保檔案管理的工作強度不斷增大，還對從事社保檔案管理的工作人員提出了更高、更新的工作要求。但實際上，在大部分社會保險單位中，有很大一部分檔案管理工作人員并沒有充分認(rèn)識到檔案管理工作的重要性，而且普遍存在檔案管理制度落后、管理人員能力不足、管理經(jīng)費投入不足、重視程度不足的問題，嚴(yán)重制約了我國社保檔案管理的發(fā)展。

1.2 社保檔案管理能力水平不高

現(xiàn)如今，在大多數(shù)社會保險單位的檔案管理工作中普遍存在著管理能力不高、管理方式落后、管理理念不夠先進的問題，并沒有將現(xiàn)如今普遍使用的電子計算機、網(wǎng)絡(luò)通訊技術(shù)等高科技產(chǎn)物與社保檔案管理工作結(jié)合起來，再加上從事社保檔案管理的工作人員其專業(yè)素養(yǎng)以及管理能力也都存在著不足之處，使得社保檔案管理能力不能得到實質(zhì)性的提升。尤其是進入21世紀(jì)以來，電子計算機與信息通信技術(shù)已普遍應(yīng)用于我國的各行各業(yè)，而在我國的社會保險單位中，雖然也有一部分單位已積極引進了先進的電子檔案管理系統(tǒng)，但由于我國現(xiàn)如今應(yīng)用于社保檔案管理方面的電子軟件其開發(fā)流程還不是十分成熟，就使得社保檔案管理實際工作中同時存在著電子檔案與紙質(zhì)檔案這兩種形式，且后者往往占有較大的比例，這樣一來不僅會使得電子檔案管理系統(tǒng)的功能無法得到充分的發(fā)揮，還會在一定程度上增加檔案管理的投入成本，降低檔案管理的工作效率。除此之外，由于從事社保檔案管理工作的人員其年齡普遍偏大，在實際工作中不愿嘗試新型的管理方式，傾向于選擇較為落后的傳統(tǒng)式管理方法，也會在一定程度上制約我國社保檔案管理的長遠發(fā)展。

1.3 社保檔案管理規(guī)范標(biāo)準(zhǔn)缺乏

雖然近年來我國已相繼發(fā)布了一系列的法律法規(guī)用于規(guī)范社保檔案的管理工作，但實際上，我國大部分社保單位在從事社保檔案的管理工作中仍然存在著明顯的地域性差異。而且雖然我國頒布的相關(guān)法律法規(guī)在一定程度上能起到規(guī)范社保檔案管理的作用，但其并沒有對檔案管理的具體工作流程進行規(guī)范性的統(tǒng)一，如社保檔案的收集、社保檔案的整理等，這樣一來就會使得在實際開展社保檔案管理的工作過程中，常會發(fā)生社保檔案分類不明、社保檔案保存期限不當(dāng)、社保檔案處置不力、社保檔案管理體制不規(guī)范等問題，進而導(dǎo)致社保檔案管理工作流程混亂、社保檔案管理體制運行效率低下。

2 強化社保檔案管理措施

2.1 加強領(lǐng)導(dǎo)建設(shè)、充分發(fā)揮帶頭作用

領(lǐng)導(dǎo)團隊是從根本上提升我國社保檔案管理水平的核心所在，若想加強社保單位領(lǐng)導(dǎo)團隊的建設(shè)，充分發(fā)揮團隊領(lǐng)導(dǎo)的積極帶頭作用，這就要求社保單位在實際工作過程中，要主動做到以下三點：（1）積極做到社保檔案管理工作的目標(biāo)明確、職責(zé)劃分明確，也就是在社保單位內(nèi)建立社保檔案管理目標(biāo)責(zé)任明確制度，將社保檔案管理工作具體到每個管理部門，再落實到具體工作人員，以此確保檔案管理工作能夠從源頭上實現(xiàn)準(zhǔn)確無誤的進行；（2）要充分發(fā)揮團隊領(lǐng)導(dǎo)的積極帶頭作用，這就要求社保檔案管理團隊領(lǐng)導(dǎo)其不論是在工作風(fēng)氣方面，還是在工作態(tài)度方都應(yīng)主動起到積極帶頭作用，以此引領(lǐng)社保單位的全體員工能夠在整體管理水平上得到實質(zhì)性的提升；（3）不論是在上述目標(biāo)責(zé)任明確制度建立之后，還是在相關(guān)先進管理理念、管理手段或方法引進之后，又或者是在相關(guān)社保檔案管理任務(wù)分配、職責(zé)劃分明確之后，團隊領(lǐng)導(dǎo)都應(yīng)在第一時間與社保檔案管理員工進行溝通與交流，以此使得社保檔案管理員工能夠在第一時間領(lǐng)會領(lǐng)導(dǎo)如此進行安排的深意，并能夠?qū)F隊領(lǐng)導(dǎo)的管理理念及時的傳達到社保檔案管理員工的心中，以此能夠?qū)崿F(xiàn)社保檔案管理工作有條不紊地進行。

2.2 加強制度建設(shè)、提高員工專業(yè)素養(yǎng)

若想從根本上提高我國社保檔案的管理能力，確保我國社保檔案管理工作能夠有條不紊地進行下去，這就要求社保單位在實際工作過程中一定要做到以下兩點：（1）積極建立完整且系統(tǒng)的內(nèi)部管理體制，認(rèn)真明確社保檔案管理工作中的各項具體要求。這也就要求社保單位在開展社保檔案管理工作的過程中，一定要合理進行從事社保檔案管理相關(guān)部門的工作分配、不斷尋找具有較高管理效率的方法或手段、積極做到工作責(zé)任落實到個人、內(nèi)部監(jiān)督管理體制的全面運行等。與此同時，在進行社保電子檔案數(shù)據(jù)庫的建設(shè)、社保檔案材料與信息的規(guī)劃、相關(guān)保險業(yè)務(wù)繳費額度的設(shè)立、社保檔案的歸納、存放與復(fù)核時，也都應(yīng)做到責(zé)任到家、認(rèn)真核查，以此不斷實現(xiàn)完整且系統(tǒng)內(nèi)部管理體制的建立，進而使得社保檔案管理工作能夠做到有條不紊、檔案信息全面無誤；（2）不斷加強社保檔案管理團隊的基礎(chǔ)建設(shè)，基于社保檔案管理工作的復(fù)雜性、龐大性及動態(tài)性，這也就要求從事社保檔案管理工作的員工其專業(yè)素養(yǎng)與管理能力都應(yīng)達到相關(guān)要求，方可準(zhǔn)確無誤地完成社保檔案的管理工作。

對于如何提高從事社保檔案管理工作的員工的專業(yè)素養(yǎng)與管理能力，可從以下三個方面入手：（1）社保單位可誠摯邀請具有成功檔案管理經(jīng)驗的專業(yè)人士來本單位開展經(jīng)驗交流會，并積極組織本單位員工參與，在經(jīng)驗交流會中不斷學(xué)習(xí)前人豐富且成功的管理經(jīng)驗，并通過專業(yè)人士解答檔案管理工作開展過程中存在的問題等，以此不斷提高自身解決問題的能力，并從根本上豐富自身管理經(jīng)驗、提升自身管理能力；（2）積極組織社保檔案管理員工進行再學(xué)習(xí)，爭取讓全體員工都能在第一時間掌握電子計算機、網(wǎng)絡(luò)通信技術(shù)等高科技產(chǎn)品，以此使得社保檔案管理人員能夠緊隨時代潮流，不斷提高自身的專業(yè)素養(yǎng)；（3）積極引進國內(nèi)外先進的檔案管理理念與方法，以此使得社保檔案管理員工在吸取前輩先進理念、成功方法的同時，不斷提升自身的專業(yè)素養(yǎng)與管理能力。

2.3 完善電子檔案、積極建立服務(wù)平臺

為了能夠?qū)⑸绫n案管理的作用發(fā)揮到極致，社保單位一定要緊隨時代潮流，將社保檔案的管理工作與電子計算機、網(wǎng)絡(luò)通信技術(shù)等高科技產(chǎn)物結(jié)合起來，積極開展社保電子檔案管理工作的建設(shè)與完善，逐步建立系統(tǒng)且完整的社保電子檔案數(shù)據(jù)庫，并在此基礎(chǔ)上不斷增強社保電子檔案信息的搜索查詢功能，以此使得社保電子檔案數(shù)據(jù)庫的完整性、功能性得到充分的體現(xiàn)。同時，社保單位還應(yīng)主動完成社保電子檔案的備份管理工作，以此確保電子檔案的真實性與安全程度。除此之外，在實際工作過程中，社保單位還應(yīng)積極打造出適合當(dāng)?shù)氐耐怀鲶w現(xiàn)社保檔案管理服務(wù)功能的公眾平臺，如智能查詢、手動查詢、屏幕觸摸式查詢、網(wǎng)絡(luò)查詢、定期公開等平臺，以此從根本上提升社保檔案管理的功能性，充分體現(xiàn)新型的服務(wù)管理觀念，進而不斷促進功能更為豐富的公眾平臺的建立，從而將社保檔案管理工作為人民服務(wù)的本質(zhì)得到充分的體現(xiàn)。

3 結(jié)語

社保檔案管理不僅對參保企業(yè)或個體其社會基本權(quán)益的實現(xiàn)有著至關(guān)重要的作用，還會在一定程度上影響我國社會保險行業(yè)的發(fā)展，對我國社會的可持續(xù)發(fā)展有著非同凡響的意義。雖然現(xiàn)階段，我國在社保檔案管理方面還存在著一定的問題，但是只要不斷加強社保檔案領(lǐng)導(dǎo)團隊的建設(shè)，積極發(fā)揮帶頭作用、不斷加強檔案管理制度的建設(shè)，努力提高員工的專業(yè)素養(yǎng)，不斷完善社保電子檔案，積極建立服務(wù)平臺，就一定能夠最大限度地發(fā)揮社保檔案管理的功能性作用，并以此實現(xiàn)社保檔案管理的可持續(xù)發(fā)展。

參考文獻

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作者簡介：張煒菲（1987-），女，廣東東莞人，供職于東莞市社會保障局，研究方向：社保檔案。

（責(zé)任編輯：周 瓊）