加強(qiáng)對(duì)社保檔案數(shù)字化管理研究

池利蓉

[摘 要]社會(huì)保險(xiǎn)檔案是社會(huì)保險(xiǎn)業(yè)務(wù)經(jīng)辦中所產(chǎn)生的具有保存價(jià)值的文件和資料。而社會(huì)保障事業(yè)作為現(xiàn)階段最為關(guān)心的民生項(xiàng)目，其進(jìn)程中需要形成大量的文字、圖表和聲像等資料，而這些資料當(dāng)中很大一部分需要長(zhǎng)時(shí)間保存，具有其歷史性，這些資料在日后的整合中就逐漸轉(zhuǎn)化成為了民生檔案的重要組成部分。

[關(guān)鍵詞]社保檔案；數(shù)字化；重要性；高效性

一、社保檔案管理的重要性

社保檔案作為社保工作中的重要資料，是為了實(shí)現(xiàn)在社保信息交流中能夠有效的給參保者提供依據(jù)，為維護(hù)自身的合法權(quán)益提供重要的憑證，也為社保部門的科學(xué)管理和提高工作效率提供了必備的條件。因此，社保檔案管理工作具備以下特點(diǎn)：

1.數(shù)量大。隨著我國(guó)社保制度的改革，社保的參保面已從城市覆蓋到農(nóng)村，最終實(shí)現(xiàn)全民參保，匯成了龐大的社保檔案。

2.變化多。個(gè)人的社保檔案會(huì)隨著個(gè)人工作單位的變化，而發(fā)生關(guān)系轉(zhuǎn)移，各項(xiàng)社保繳費(fèi)情況也會(huì)依據(jù)個(gè)人工資的增減發(fā)生變化，這就決定了社保檔案的變化性。社保檔案是以人為基本對(duì)象來(lái)辦理，個(gè)人是社保檔案的基礎(chǔ)單位。社保檔案是個(gè)人參與社保的原始憑證，是維護(hù)個(gè)人利益的重要依據(jù)。

3.要求高。社保檔案是按照國(guó)家的相關(guān)規(guī)定來(lái)辦理的，需要依據(jù)社保統(tǒng)一的辦理程序進(jìn)行。單位員工在進(jìn)行社會(huì)保險(xiǎn)時(shí)會(huì)有一張規(guī)范的記錄卡，根據(jù)單位的個(gè)人工資有相應(yīng)的繳費(fèi)標(biāo)準(zhǔn)，這形成的相關(guān)材料都具有一致性。

二、高度集約的信息管理模式

隨著社保政策的不斷改革和深化，社保工作將會(huì)覆蓋更多的地區(qū)，社保檔案也因此會(huì)日益增多。而這種“服務(wù)一生、保障一生”的惠民工作將會(huì)關(guān)系到民計(jì)民生，涉及到的人也會(huì)越來(lái)越多。因此，做好社保檔案工作已成為社保經(jīng)辦機(jī)構(gòu)的一項(xiàng)重要任務(wù)。

在社保檔案管理中確保數(shù)字檔案的真實(shí)性和原始性是至關(guān)重要的，因?yàn)閿?shù)字檔案存在一些可變的隱患，因此，保存好社保檔案的原始性是做好社保檔案數(shù)字化的重要課題：

1.嚴(yán)格的時(shí)間限制

社保經(jīng)辦信息需要通過(guò)登記、核定、申報(bào)、結(jié)算等環(huán)節(jié)進(jìn)行標(biāo)準(zhǔn)化和規(guī)范化的嚴(yán)密操作，層層把關(guān)、環(huán)環(huán)相扣，一經(jīng)登記確認(rèn)后不可變更。在特殊的政策業(yè)務(wù)中需要更嚴(yán)格的審批制度，是原始紙介材料數(shù)字化的體現(xiàn)，其原始性與記賬憑證相同。

2.嚴(yán)格的經(jīng)辦流程

社保經(jīng)辦管理具有高度信息化、規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化，其經(jīng)辦流程保持高度的嚴(yán)整性形成一條鏈?zhǔn)綄?duì)應(yīng)的關(guān)系，雙方數(shù)據(jù)具備互斥關(guān)系，任何一處修改都會(huì)產(chǎn)生鏈?zhǔn)椒磻?yīng)，很容易被檢索發(fā)現(xiàn)。因此數(shù)字建檔后的檔案修改是毫無(wú)意義的。此外，還應(yīng)建立數(shù)字檔案歸集業(yè)務(wù)審批制度，嚴(yán)格“系統(tǒng)設(shè)計(jì)、統(tǒng)一授權(quán)、分級(jí)管理”。以提高數(shù)字檔案原始信息的歸集質(zhì)量。

三、社保數(shù)字檔案新時(shí)代

1.預(yù)測(cè)

社保檔案涉及方方面面的內(nèi)容，在管理信息中需要采集征繳業(yè)務(wù)類檔案信息，在形成數(shù)字檔案后可以檢索到承保人全部的信息，包括參加工作時(shí)間、參保時(shí)間等。同時(shí)，在社保檔案中存在未來(lái)補(bǔ)繳或是恢復(fù)繳費(fèi)時(shí)，需要根據(jù)區(qū)縣等地區(qū)政策進(jìn)行科學(xué)的預(yù)測(cè)，便于制定有效的補(bǔ)征收計(jì)劃，使社?；饝?yīng)征盡征。

2.管理

數(shù)字化社保詳細(xì)記錄了經(jīng)辦機(jī)構(gòu)每項(xiàng)業(yè)務(wù)的經(jīng)辦信息。對(duì)經(jīng)辦人和審核人都做了詳細(xì)的記錄，在對(duì)每項(xiàng)業(yè)務(wù)中的程序都記錄在案，可以將業(yè)務(wù)記錄和審批記錄都顯現(xiàn)出來(lái)，為日后建立社保機(jī)構(gòu)內(nèi)部管理機(jī)制提供重要的技術(shù)信息保障，為日后在監(jiān)督檢查業(yè)務(wù)操作流程以及問題情況發(fā)生時(shí)成為有效的自律工具，也是社保機(jī)構(gòu)實(shí)現(xiàn)制度化管理的保障。

3.監(jiān)督

社保檔案數(shù)字化有效的防范了一些不符合業(yè)務(wù)流程的問題，為有效的監(jiān)督和預(yù)警提供了簡(jiǎn)單的核查方法。例如在發(fā)現(xiàn)歷史數(shù)據(jù)變更時(shí)會(huì)有預(yù)警提示來(lái)防止錯(cuò)誤問題的發(fā)生，進(jìn)而不斷完善經(jīng)辦管理。數(shù)字檔案將為事后監(jiān)督工作導(dǎo)航：確保經(jīng)辦工作的高效率與高質(zhì)量并存。

四、加快社保數(shù)字檔案建設(shè)步伐

現(xiàn)階段，檔案管理的系統(tǒng)已經(jīng)日趨成熟。數(shù)字化檔案工作給檔案人員帶來(lái)了方便的同時(shí)，更需要檔案人員把各類電子文件、圖片、存儲(chǔ)的檔案等紙質(zhì)材料轉(zhuǎn)換成電子數(shù)據(jù)，對(duì)數(shù)字檔案整體資源的綜合開發(fā)利用提供了有效的幫助。目前，社保工程信息系統(tǒng)的快速成熟與發(fā)展對(duì)加快與完善生產(chǎn)信息系統(tǒng)檔案數(shù)字化建設(shè)提供了可靠的原始資料，也為實(shí)現(xiàn)社保檔案管理工作向更高的階段邁進(jìn)奠定了基礎(chǔ)。

努力加快社保數(shù)字檔案建設(shè)步伐，提高檔案科學(xué)管理水平，早日實(shí)現(xiàn)社保數(shù)字檔案在征管信息預(yù)測(cè)、機(jī)構(gòu)內(nèi)控管理、經(jīng)辦事后監(jiān)督等綜合管理方面的應(yīng)用，充分開發(fā)社保檔案資源的應(yīng)用潛能。加強(qiáng)數(shù)據(jù)利用，實(shí)現(xiàn)應(yīng)用縱深化。緊緊圍繞信息化建設(shè)這個(gè)重點(diǎn)，創(chuàng)新思維，狠抓資源數(shù)據(jù)庫(kù)建設(shè)，開發(fā)信息資源，服務(wù)決策，為領(lǐng)導(dǎo)決策服務(wù)、為業(yè)務(wù)建設(shè)服務(wù)、為行政管理服務(wù)。做到檔案管理與完成目標(biāo)任務(wù)相結(jié)合，檔案管理與發(fā)展業(yè)務(wù)相結(jié)合，檔案管理與退休人員管理服務(wù)相結(jié)合。把單位和個(gè)人參保信息檔案這些“死信息”變成“活數(shù)據(jù)”，服務(wù)于社會(huì)保險(xiǎn)業(yè)務(wù)工作，通過(guò)檔案信息定期向上級(jí)部門提供有關(guān)就業(yè)、失業(yè)等方面檔案數(shù)據(jù)情況分析，提供決策依據(jù)。分別在就業(yè)援助工作對(duì)策、強(qiáng)化職業(yè)技能培訓(xùn)、解決失業(yè)保險(xiǎn)社會(huì)化發(fā)放制度、解決享受低保、就業(yè)、靈活就業(yè)人員參加醫(yī)療保險(xiǎn)方案等方面提出積極建議，為黨委政府科學(xué)決策和解民憂保持社會(huì)穩(wěn)定提供服務(wù)。

總之，社保檔案是民生檔案的重要組成部分，涉及千家萬(wàn)戶，既是我們以后工作的重點(diǎn)，也是我們工作中的難點(diǎn)。我們必須以知難而進(jìn)、百戰(zhàn)百勝的勇氣腳踏實(shí)地、真抓實(shí)干，切實(shí)實(shí)現(xiàn)社保檔案的網(wǎng)絡(luò)化、信息化、人性化、規(guī)范化、多元化管理，保證社保檔案工作的順利進(jìn)行，推動(dòng)社會(huì)保障事業(yè)的和諧發(fā)展。

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