強(qiáng)化企業(yè)科技檔案管理探討

白香云

[摘 要]本文就科技檔案重要性，探討了強(qiáng)化企業(yè)科技檔案管理的科學(xué)策略。對激發(fā)科技檔案綜合應(yīng)用價值，提升企業(yè)發(fā)展管理水平，有重要的實(shí)踐意義。

[關(guān)鍵詞]企業(yè)；科技檔案；策略

1.前言

科技檔案為企業(yè)實(shí)踐生產(chǎn)發(fā)展中，進(jìn)行科學(xué)管理工作過程直接產(chǎn)生的，同時具備保存應(yīng)用價值的豐富載體形式科技資料文件。例如，各類圖紙圖表、豐富的數(shù)字信息、文字或是聲像資料等。企業(yè)形成的科技檔案其內(nèi)容成分較為復(fù)雜，同時總量龐大，具有較高的應(yīng)用率以及較高的專業(yè)性，為從事科技管理的核心基礎(chǔ)任務(wù)。為良好的收集匯總、有效的保管整理，激發(fā)企業(yè)科技檔案應(yīng)用價值，最大化的令企業(yè)科技檔案內(nèi)容中包含的科學(xué)技術(shù)轉(zhuǎn)變?yōu)楝F(xiàn)實(shí)生產(chǎn)力，企業(yè)應(yīng)依法做好科技檔案的治檔工作，優(yōu)化內(nèi)部工作體制，進(jìn)而令科技檔案在推進(jìn)企業(yè)持續(xù)發(fā)展階段中發(fā)揮應(yīng)有價值。

2.強(qiáng)化企業(yè)科技檔案管理科學(xué)策略

2.1提升工作人員核心素質(zhì)

企業(yè)應(yīng)進(jìn)一步強(qiáng)化專業(yè)人才管理培訓(xùn)，廣納賢才，善于激發(fā)人才潛能，進(jìn)一步擴(kuò)充檔案信息管理服務(wù)工作團(tuán)隊。檔案工作人員不但應(yīng)掌握有關(guān)科技檔案的管理手段技術(shù)，精通歸檔文件有關(guān)操作技術(shù)，同時應(yīng)精通有關(guān)專業(yè)知識，了解企業(yè)經(jīng)營發(fā)展相關(guān)特征，明確具體生產(chǎn)流程，方能變成實(shí)踐工作中的多面手。例如冶金工業(yè)，企業(yè)檔案管理人員應(yīng)明確有關(guān)礦石資源提取、加工、冶煉、冶金技術(shù)、裝備設(shè)施、安全通風(fēng)等專業(yè)知識。信息化環(huán)境下，應(yīng)構(gòu)建智能化、高效性的信息檢索以及管理工作模式，擴(kuò)充對于科技檔案管理與信息化建設(shè)的經(jīng)費(fèi)投入，符合工作需要。工作人員應(yīng)利用多重渠道系統(tǒng)全面的學(xué)習(xí)現(xiàn)代化信息技術(shù)，提升檔案業(yè)務(wù)水平，豐富信息技術(shù)素養(yǎng)。應(yīng)掌握有關(guān)企業(yè)各類繪圖軟件應(yīng)用、精通網(wǎng)絡(luò)信息傳輸、OA系統(tǒng)應(yīng)用等知識，進(jìn)而做好科技檔案的優(yōu)質(zhì)、深層次處理加工，令其形成良好的編研成果，發(fā)揮綜合應(yīng)用價值。

2.2保護(hù)科技檔案資產(chǎn)，有效應(yīng)對應(yīng)用及保密關(guān)系

較多企業(yè)其科技檔案信息牽涉到企業(yè)發(fā)展利益，包含技術(shù)、經(jīng)濟(jì)機(jī)密信息，因此應(yīng)用科技檔案資源，勢必會牽涉到信息安全保密問題。為此，完善保密管理為檔案人員的工作職責(zé)?？萍紮n案實(shí)踐應(yīng)用階段中，應(yīng)打造安全保密的環(huán)境，不應(yīng)毫無限制的隨意應(yīng)用，這樣會令企業(yè)蒙受一定的利益損失。當(dāng)然保密并不代表不應(yīng)用，應(yīng)用以及保密兩者均較為重要，檔案工作人員應(yīng)把握好兩環(huán)節(jié)的平衡關(guān)系，預(yù)防偏廢現(xiàn)象。做好保密管理的基礎(chǔ)上，還應(yīng)為具體人員提供更多的便利性，進(jìn)而令企業(yè)科技信息檔案核心應(yīng)用價值真正顯現(xiàn)出來。企業(yè)應(yīng)創(chuàng)建檔案閱覽管理體制、外借應(yīng)用管理制度、復(fù)印資料制度，清晰具體的審批流程，確保檔案應(yīng)用的規(guī)范合理。應(yīng)在做好紙質(zhì)科技檔案安全保密工作的基礎(chǔ)上，注重電子信息檔案安全保密。企業(yè)之中但凡涉及到保密網(wǎng)絡(luò)應(yīng)同互聯(lián)網(wǎng)進(jìn)行良好物理隔離。同時應(yīng)定期核查網(wǎng)絡(luò)信息，保證涉密信息不連網(wǎng)。對于內(nèi)外網(wǎng)保密信息管理，應(yīng)做到專機(jī)專用，保證涉密機(jī)器、文件信息不上網(wǎng)，網(wǎng)絡(luò)文件不涉密，內(nèi)網(wǎng)之中資料信息不應(yīng)轉(zhuǎn)載至公共網(wǎng)絡(luò)或外網(wǎng)，也不應(yīng)在不同等級的計算機(jī)系統(tǒng)中進(jìn)行互用。

2.3以點(diǎn)帶線，基于反饋信息完善科技檔案管理

企業(yè)科技檔案主體源自管理人員以及技術(shù)員工，為崗位工作的具體成果，因此僅僅制定歸檔范疇工作體制并不充分。檔案工作人員應(yīng)注定積極的參與至具體的經(jīng)營生產(chǎn)與管理活動中，將各環(huán)節(jié)工作重點(diǎn)視為檔案機(jī)構(gòu)的核心工作。應(yīng)把握企業(yè)從事工作的具體動態(tài)方向，快速的提供并揭示企業(yè)各類工作需要的科技檔案內(nèi)容，令其內(nèi)在價值良好的輔助經(jīng)營生產(chǎn)、科技創(chuàng)新、創(chuàng)新研究等工作，提升綜合經(jīng)濟(jì)效益水平。

應(yīng)獲取檔案應(yīng)用人員的全面支持，進(jìn)行良好互動，確保完整全面的歸檔科技材料，優(yōu)化服務(wù)管理。應(yīng)保證應(yīng)用人反饋資訊的精準(zhǔn)性，進(jìn)而令后期工作階段更加高效有序，形成資料及時全面。另外應(yīng)有效的開發(fā)應(yīng)用企業(yè)科技檔案資源，令其為實(shí)踐工作，尤其是提升管理工作質(zhì)量，制定科學(xué)決策，保證和諧持久發(fā)展提供優(yōu)質(zhì)服務(wù)。應(yīng)積極收集匯總應(yīng)用反饋信息，明確檔案信息具體作用影響，善于總結(jié)以點(diǎn)帶線的科技檔案工作技巧方式，進(jìn)而達(dá)到事半功倍的工作效果。

2.4探究應(yīng)用規(guī)律，優(yōu)化科技檔案應(yīng)用效果

強(qiáng)化企業(yè)科技檔案管理基礎(chǔ)工作的同時，應(yīng)積極探究企業(yè)應(yīng)用科技檔案的現(xiàn)實(shí)規(guī)律，通過深層次編研實(shí)現(xiàn)全面創(chuàng)新?？v觀較多企業(yè)應(yīng)用科技檔案狀況，不難看出，在構(gòu)成檔案材料的最初階段，通常對于職能單位所需的應(yīng)用資料具備較為完整的內(nèi)部備份，形成科技材料階段的參與人較多仍舊在本更為或是部門之中，因此無需借閱有關(guān)檔案。同時，科技創(chuàng)新并非一時之事，通過持續(xù)的探索發(fā)展形成客觀成果也需要經(jīng)歷較長的過程，因而反映于應(yīng)用檔案的整體狀況頻率上呈現(xiàn)出由低到高的漸進(jìn)變化規(guī)律現(xiàn)象。企業(yè)之中各類大規(guī)模的設(shè)施維護(hù)管理以及改擴(kuò)建通常會在工程竣工之后的五年或更長的時間，而科技檔案管理人員則不應(yīng)對該類資料完成歸檔后邊束之高閣，應(yīng)把握好歸檔時期不長的特點(diǎn)積極主動的聯(lián)系構(gòu)成科技材料的具體參與人員，進(jìn)而由具體的形成階段入手，通過創(chuàng)新的再創(chuàng)造，深加工，激發(fā)科技檔案核心精華。應(yīng)由企業(yè)專業(yè)化的水平視角提出更具參考價值，體現(xiàn)探索性的意見，進(jìn)而可令編研的具體過程更為客觀真實(shí)，并主動提前的引入至科技檔案創(chuàng)新應(yīng)用的工作環(huán)節(jié)中，檔案應(yīng)用將變得靈活起來，令后續(xù)的科技檔案管理應(yīng)用效果更加明顯。

3.結(jié)語

總之，為激發(fā)企業(yè)科技檔案核心作用價值，我們只有真正明確科技檔案管理工作重要性，制定科學(xué)有效的實(shí)踐管理策略。優(yōu)化工作體制建設(shè)，提升工作人員核心素質(zhì)，強(qiáng)化培訓(xùn)管理、廣泛吸引優(yōu)秀人才，保護(hù)科技檔案資產(chǎn)，有效應(yīng)對應(yīng)用及保密關(guān)系，以點(diǎn)帶線，基于反饋信息科學(xué)實(shí)施科技檔案管理，探究企業(yè)具體的應(yīng)用科技檔案信息規(guī)律，凸顯科技檔案良好的應(yīng)用管理效果。方能良好的輔助企業(yè)決策管理，為實(shí)踐生產(chǎn)、管理經(jīng)營提供更多的便利性，實(shí)現(xiàn)科技創(chuàng)新，深化編研管理，進(jìn)而真正實(shí)現(xiàn)又好又快的全面發(fā)展。

參考文獻(xiàn)：

[1]胡曉倩.淺談科技檔案管理與發(fā)展科學(xué)技術(shù)的關(guān)系[J].中國管理信息化，2012（22）.