管理視角下高校教學(xué)秘書職責(zé)與能力提升探討

王小亮 張雅琪

高等教育是我國教育體系中的重要環(huán)節(jié)，高校承擔(dān)著人才培養(yǎng)、科學(xué)研究、服務(wù)社會、文化傳承創(chuàng)新和國際交流合作的職能。推動高質(zhì)量發(fā)展為主題的要求已是新時(shí)代高校發(fā)展的主旋律[1]；同時(shí)，2022 年全國教育工作會議中強(qiáng)調(diào)：全面貫徹新發(fā)展理念，全面貫徹黨的教育方針，落實(shí)立德樹人根本任務(wù)，加快教育高質(zhì)量發(fā)展。進(jìn)入新時(shí)代后，教育的高質(zhì)量發(fā)展對高校的教學(xué)模式、管理戰(zhàn)略、制度建設(shè)等方面提出了更高的要求[2]。教學(xué)秘書作為高校日常教學(xué)管理活動中重要的組織者、執(zhí)行者、銜接者，需要完成上傳下達(dá)、協(xié)調(diào)溝通、管理落實(shí)等多方面的細(xì)節(jié)工作，是高校教學(xué)管理的重要環(huán)節(jié)[3]。教學(xué)秘書的職業(yè)獲得感、工作責(zé)任心、能力提升度，一定程度上對于高校二級院系教學(xué)管理以及高校高質(zhì)量發(fā)展具有促進(jìn)作用。

一、教學(xué)秘書工作職責(zé)及特點(diǎn)

（一）常規(guī)工作

教學(xué)秘書需熟悉高校教學(xué)管理程序及制度，配合教務(wù)處等職能部門完成每學(xué)期二級院系教學(xué)任務(wù)的下達(dá)；教學(xué)秘書需熟悉二級院校各個(gè)專業(yè)的專業(yè)方向、人才培養(yǎng)方案、課程設(shè)置，組織完成每學(xué)期二級院系的教學(xué)工作；教學(xué)秘書需熟悉教師培訓(xùn)、考核、學(xué)籍管理辦法等有關(guān)的規(guī)章制度，完成每學(xué)期二級院系老師考核及學(xué)生動態(tài)情況。

（二）上傳下達(dá)

教學(xué)秘書負(fù)責(zé)接收教務(wù)處各科室、教師發(fā)展中心等部門下達(dá)的各項(xiàng)通知，所涉及內(nèi)容不限于教學(xué)排課、選課、學(xué)生成績、論文、實(shí)習(xí)、學(xué)生畢業(yè)的各種事項(xiàng)，以及教室安排、考試安排等，并及時(shí)傳達(dá)給相關(guān)的老師和學(xué)生，確保各個(gè)通知在二級院系中及時(shí)知悉，以保障教學(xué)秩序平穩(wěn)運(yùn)行。針對高校院系部領(lǐng)導(dǎo)的通知，通常具有時(shí)間跨度，需要在通知到達(dá)之前的半天或者一天內(nèi)重復(fù)提醒到相關(guān)參會人員，且須提及重要的相關(guān)事項(xiàng)。

（三）教學(xué)管理

教學(xué)管理包括每學(xué)期向任課教師和學(xué)生班級發(fā)放課表；協(xié)助系領(lǐng)導(dǎo)做好教學(xué)質(zhì)量監(jiān)控工作，及時(shí)反映課堂教學(xué)中存在的問題并對應(yīng)解決；配合有關(guān)部門做好學(xué)科競賽等有關(guān)各項(xiàng)組織工作；能對教務(wù)系統(tǒng)熟練操作，并做好學(xué)籍異動包括學(xué)生休學(xué)、退學(xué)以及入伍退伍等學(xué)生的處理，且提前給學(xué)生做學(xué)業(yè)預(yù)警等。細(xì)節(jié)工作諸如排課、查詢打印課表、學(xué)生花名冊、成績登記冊、錄入補(bǔ)考成績、打印成績等?，嵥榈墓ぷ魈攸c(diǎn)要求教學(xué)秘書有較強(qiáng)的學(xué)習(xí)能力、理解能力以及組織管理能力。

（四）整理歸檔

教學(xué)秘書需要完成二級院系中教學(xué)檔案、見習(xí)、研習(xí)、實(shí)習(xí)資料匯總、畢業(yè)論文、試卷、評教結(jié)果歸檔、師范專業(yè)認(rèn)證材料匯總歸類等工作，需要教學(xué)秘書掌握基本的歸檔方法，同時(shí)需要熟練掌握Word、excel 等辦公軟件，并對緊急事宜進(jìn)行迅速查找、收集、整理及處理。

二、教學(xué)秘書崗位分析

（一）工作內(nèi)容繁雜，業(yè)績成果難衡量

從教學(xué)秘書的職責(zé)，可以分析出其工作內(nèi)容較為繁雜，工作事項(xiàng)瑣碎。同時(shí)，教學(xué)秘書很多時(shí)候得不到正向的反饋。如何調(diào)動工作的積極性，赫茨伯格雙因素理論，一個(gè)是激勵因素，一個(gè)是保健因素。只有充分調(diào)動激勵因素，才會促進(jìn)員工正向的行為。對員工給予激勵，比如說成就感，或者及時(shí)地給予員工正面反饋，這樣可以極大地促進(jìn)員工的積極性。很多高校領(lǐng)導(dǎo)將教學(xué)秘書崗位定位為教輔崗，相對教師和中高層以上管理人員，教學(xué)秘書處于次要和基層的位置，其主要工作是根據(jù)學(xué)校的安排重復(fù)處理一些簡單的事務(wù)性雜活[4]。雖然是管理崗位，但實(shí)質(zhì)上權(quán)責(zé)利不分明，針對教師基本起不到作用，從安排工作以及教師的配合的角度來看，因其沒有權(quán)力，故教師在執(zhí)行各項(xiàng)任務(wù)中不是很順暢，態(tài)度也不是很配合。同時(shí)，很多與教學(xué)不相關(guān)的任務(wù)也交給教學(xué)秘書來處理，很多教師直接責(zé)成教學(xué)秘書做許多不屬于教學(xué)秘書教學(xué)管理工作的內(nèi)容，極易導(dǎo)致教學(xué)秘書對崗位產(chǎn)生職業(yè)倦怠[5]。

（二）晉升空間有限，崗位吸引力不足

很多學(xué)校針對教學(xué)秘書沒有明確的考核方案以及對應(yīng)的職業(yè)規(guī)劃發(fā)展，而且在二級院校以及教師看來，教學(xué)秘書只是服務(wù)性質(zhì)的工作，教學(xué)秘書在二級院校內(nèi)得不到重視，長期以來，對其身體和心理造成了極大的負(fù)擔(dān)，這樣就導(dǎo)致二級院校中教學(xué)秘書崗位流動性大，崗位吸引力不足。加之教學(xué)秘書工作強(qiáng)度大，難于權(quán)衡工作與生活，更無暇顧及撰寫高質(zhì)量論文，久而久之，將導(dǎo)致教學(xué)秘書“終老”于該崗位而不能晉升的境地[6]。

（三）重視程度不夠，潛力發(fā)揮不全面

教學(xué)工作是高校之本，必須要保障教學(xué)的順利運(yùn)行。教學(xué)秘書崗位雖然是基層工作，但確關(guān)乎著高校教學(xué)進(jìn)度的正常進(jìn)行。然而，很多高校領(lǐng)導(dǎo)層對于這樣一個(gè)基層任務(wù)繁重的崗位的重要性，沒有足夠的認(rèn)識，亦或者沒有將重視程度提到必須馬上落實(shí)對策的程度。這樣無疑打消了教學(xué)秘書的積極性，教學(xué)秘書隱形的潛力未能完全發(fā)揮。教學(xué)秘書崗位的重要性，不僅關(guān)系著教學(xué)活動能否順利進(jìn)行，也直接關(guān)系著人才培養(yǎng)的質(zhì)量。因此，希望可以得到學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)的重視，對該崗位人員的激勵，將可以大大提高教學(xué)管理工作的效率。

三、從管理視角對教學(xué)秘書崗位提出四點(diǎn)建議

（一）提升管理層重視程度

首先，學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)、包括二級院系的領(lǐng)導(dǎo)需要對教學(xué)秘書給予適時(shí)正面的反饋。正面的反饋會加強(qiáng)員工的正確積極行為，進(jìn)而促進(jìn)各個(gè)方面工作的順利進(jìn)行。其次，對于教學(xué)秘書賦予明確的職業(yè)發(fā)展規(guī)劃，如可以制定級別，制定評定標(biāo)準(zhǔn)，哪怕緩慢升級，但是也要有對應(yīng)的規(guī)劃，而不是簡單地劃歸于教輔系列或者圖書館員系列，重視教學(xué)秘書崗位在人才培養(yǎng)中的鏈接意義，充分發(fā)揮教學(xué)秘書人才培養(yǎng)的三全育人作用；人事處應(yīng)該制定出相應(yīng)的崗位說明書，針對各個(gè)二級院校的特點(diǎn)，來制定有差異的崗位說明書，并在薪資上體現(xiàn)出差異性。最后，建立智慧校園，數(shù)字化賦能管理，實(shí)現(xiàn)真正意義上的數(shù)字化提供決策依據(jù)。

（二）加強(qiáng)培訓(xùn)交流

高校應(yīng)依據(jù)實(shí)際，將教學(xué)秘書崗位發(fā)展與學(xué)校發(fā)展定位緊密聯(lián)系，通過拓寬職業(yè)發(fā)展道路、健全培訓(xùn)體系、建立績效考核制度等手段來規(guī)劃教學(xué)秘書職業(yè)發(fā)展[7]。由于教學(xué)秘書的工作繁雜，涉及工作內(nèi)容較多，可通過多方面加強(qiáng)交流學(xué)習(xí)。首先，應(yīng)適當(dāng)增加包括辦公軟件、排課軟件等在內(nèi)的日常工作涉及到的培訓(xùn)活動；其次，組織各個(gè)院系以及兄弟學(xué)校間的交流活動，學(xué)習(xí)優(yōu)秀的工作方式和管理模式，提升教學(xué)秘書的全方面素質(zhì)；再次，參加高校教務(wù)管理創(chuàng)新類技能提升研修班，全方位提升教學(xué)秘書的執(zhí)行力；最后，組織并參加管理能力的培訓(xùn)，增強(qiáng)教學(xué)秘書在計(jì)劃、組織、協(xié)調(diào)、創(chuàng)新等各方面的能力，從而發(fā)揮其在管理基層崗位的建設(shè)性作用。通過培訓(xùn)，可以使教學(xué)秘書更好地承擔(dān)相應(yīng)的工作，不僅可以提高工作效率，還可以增強(qiáng)工作勝任力。

（三）建立合理的激勵機(jī)制

高校應(yīng)切身考慮到教學(xué)秘書崗位的處境，給予該崗位應(yīng)有的獎勵，制定具有人性化、差異化的合理機(jī)制。首先，根據(jù)馬斯洛的需求層次理論，每個(gè)人的需求會不盡相同，比如尊重的需求，一旦尊重需求得到滿足，能使員工充滿信心，進(jìn)而更好地工作。其次，有些學(xué)校采用浮動獎勵，將教學(xué)秘書的工作和院系部整體的工作業(yè)績掛鉤，取全部二級院系超額績效的5%用于獎勵教學(xué)秘書，這樣不僅可以使教學(xué)秘書的工作得到大家認(rèn)可，也能增強(qiáng)教學(xué)秘書崗位的職業(yè)獲得感，實(shí)現(xiàn)目標(biāo)激勵。最后，有些高校給與教學(xué)秘書科長的待遇和職稱。毫無疑問，無論從薪資待遇、職位晉升或是職稱晉升，都是對教學(xué)秘書很好的激勵措施，也會鼓勵教學(xué)秘書長久工作于該崗位。然而，有獎必有懲，對于出現(xiàn)嚴(yán)重教學(xué)事故的教學(xué)秘書，應(yīng)該采取警告或者懲罰，獎懲分明才能更利于管理。

（四）提升自身職業(yè)素質(zhì)

1.強(qiáng)化服務(wù)意識。立足崗位，做好服務(wù)工作，提高溝通協(xié)調(diào)能力；正視教學(xué)秘書角色，深刻理解教學(xué)秘書崗位的意義，加強(qiáng)教學(xué)秘書服務(wù)意識；立足崗位，做好本職工作，承擔(dān)好崗位所賦予的責(zé)任，更好地適應(yīng)高校的高質(zhì)量發(fā)展。

2.強(qiáng)化創(chuàng)新意識。教學(xué)秘書崗位日常工作的瑣碎性，迫使其需要創(chuàng)新工作方法，才能使得教學(xué)有條不紊。對平常繁瑣的工作進(jìn)行階段性總結(jié)，使日常事務(wù)性工作流程化，形成清單，之后遇到同類事項(xiàng)進(jìn)行對照處理，既可以節(jié)省時(shí)間，還可以將工作處理得更順暢。利用項(xiàng)目管理的思維對教學(xué)管理工作進(jìn)行規(guī)劃，創(chuàng)新日常流程化的工作，可以不斷提升工作技能水平。

3.強(qiáng)化科學(xué)管理。學(xué)會放權(quán)減壓，針對學(xué)生工作方面的一些不涉及機(jī)密的工作，可以將這類工作委派給學(xué)習(xí)委員，將工作派發(fā)下去，然后收集信息，這樣可以很大程度地解決教學(xué)秘書時(shí)間占用問題。學(xué)會管理藝術(shù)，針對老師工作方面，應(yīng)體現(xiàn)人文關(guān)懷，在不影響教學(xué)活動開展的情況下，充分考慮老師們的需求。學(xué)會溝通策略，針對與職能處室間的上傳下達(dá)工作，需要掌握正確的溝通策略，可以在實(shí)際工作中既堅(jiān)持原則又靈活處事。隨著高校信息化管理不斷落實(shí)，教學(xué)秘書將靈活運(yùn)用新媒體技術(shù)，通過信息化的科學(xué)管理來提高工作效率和工作質(zhì)量。

4.強(qiáng)化育人素養(yǎng)。作為最基層的管理者，要有立德樹人的理念，論語有“其身正，不令而行，其身不正，雖令不從”，先要正身，才能正人，尤其是和學(xué)生接觸較多的崗位，一定要加強(qiáng)自身道德素質(zhì)的培養(yǎng)，加強(qiáng)師德師風(fēng)建設(shè)，學(xué)習(xí)教育理論知識以及提升管理能力，進(jìn)而潛移默化地影響學(xué)生。

四、結(jié)語

教學(xué)秘書崗位在二級院校中承擔(dān)著承上啟下的作用，只有充分發(fā)揮好該崗位的鏈接意義，才能保證教學(xué)秩序的順利運(yùn)行，為高校發(fā)展提供有力支撐。教學(xué)秘書應(yīng)該正視崗位角色，守正創(chuàng)新，才能更好地勝任該崗位，更好地發(fā)揮“三全育人”的重要性。