城市建設(shè)檔案管理工作面臨的挑戰(zhàn)與突破

摘 要：本文首先對城市建設(shè)檔案管理工作中面臨的挑戰(zhàn)，包括包括人員素質(zhì)提升緩慢、信息化程度有待提升、相關(guān)法律法規(guī)缺乏完善性等展開分析。在此基礎(chǔ)上，從提高城建檔案收集規(guī)范水平、綜合利用多種城建檔案收集方法、提高城建檔案處理的規(guī)范水平、統(tǒng)一管理與備份檔案資源四個層面入手，探究提高檔案資源收集與處理規(guī)范性的具體方法；從完善檔案數(shù)據(jù)庫的開發(fā)力度、加強資源信息平臺的建設(shè)力度、優(yōu)化硬件的同時完善軟件系統(tǒng)三個層面入手，討論提高城建檔案管理工作信息化建設(shè)水平的有效方式；從積極宣傳城建檔案管理工作、制定科學(xué)的城建檔案管理體系、嚴格規(guī)范制度執(zhí)行流程三個層面入手，論述強化制度建設(shè)，規(guī)范管理流程的科學(xué)方向。旨在為進一步實現(xiàn)城市建設(shè)檔案管理工作的突破目標奠定堅實基礎(chǔ)。

關(guān)鍵詞：城市建設(shè)；檔案管理；挑戰(zhàn)；突破

城市建設(shè)檔案主要是指記錄和管理城市建設(shè)過程中相關(guān)資料和信息的文件和檔案，包括多方面的文件和資料，記錄了城市的發(fā)展歷程、建設(shè)項目的規(guī)劃和實施情況、工程質(zhì)量的監(jiān)督和評估結(jié)果等重要信息。城市建設(shè)檔案管理是一個關(guān)鍵的領(lǐng)域，對于城市的可持續(xù)發(fā)展和智慧城市建設(shè)十分重要。在數(shù)字化時代，城市建設(shè)檔案管理面臨著諸多挑戰(zhàn)。傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案管理方式已經(jīng)無法滿足大規(guī)模城市建設(shè)的需求，而數(shù)字化檔案管理則需要面對信息安全、數(shù)據(jù)標準化、跨部門合作等復(fù)雜問題。如何應(yīng)對這些挑戰(zhàn)并實現(xiàn)檔案管理工作的突破，成為當(dāng)前城市建設(shè)領(lǐng)域亟待解決的問題。

1 城市建設(shè)檔案管理工作面臨的挑戰(zhàn)

1.1 人員素質(zhì)提升緩慢

城市建設(shè)檔案管理行業(yè)特殊性和專業(yè)性要求較高，需要從業(yè)人員具備深厚的檔案管理理論知識和實踐經(jīng)驗，而相關(guān)的專業(yè)培訓(xùn)和教育資源相對不足；檔案管理工作的知識更新較快，需要從業(yè)人員不斷學(xué)習(xí)和掌握新的技術(shù)和方法，但在實際工作中缺乏持續(xù)的學(xué)習(xí)和培訓(xùn)機會；城市建設(shè)檔案管理工作涉及多個部門和領(lǐng)域，需要具備跨學(xué)科的綜合素質(zhì)和能力，但從業(yè)人員的綜合素質(zhì)培養(yǎng)不夠。

人員素質(zhì)提升緩慢會對城市建設(shè)檔案管理工作產(chǎn)生多重影響，工作效率和質(zhì)量難以保證，影響檔案管理工作的規(guī)范性和準確性；技術(shù)更新和創(chuàng)新能力不足，無法有效應(yīng)對信息化時代檔案管理的需求和挑戰(zhàn)；影響檔案管理工作的創(chuàng)新和發(fā)展，無法充分發(fā)揮檔案資源的價值和作用。

1.2 信息化程度有待提升

城市建設(shè)檔案管理工作具有復(fù)雜性和多樣性，涉及大量的數(shù)據(jù)和信息，缺乏先進的信息技術(shù)工具和系統(tǒng)，以及統(tǒng)一的數(shù)據(jù)標準和規(guī)范，導(dǎo)致信息化程度有限。城市建設(shè)檔案管理涉及多個部門和單位，存在信息孤島和數(shù)據(jù)壁壘的問題，信息共享和互聯(lián)互通的難度較大。部分地區(qū)或單位在信息化建設(shè)方面的投入不足，缺乏相應(yīng)的技術(shù)支持和資源支持。信息的存儲和檢索不便捷，無法滿足快速查找的需求，限制檔案資源的利用。信息化程度低下導(dǎo)致檔案管理工作難以與其他信息系統(tǒng)和平臺進行集成，影響城市建設(shè)的智能化和高效化發(fā)展。

1.3 相關(guān)法律法規(guī)缺乏完善性

城市建設(shè)檔案管理缺乏專門的法律法規(guī)，導(dǎo)致相關(guān)法規(guī)的制定和完善相對滯后；城市建設(shè)檔案管理涉及眾多的利益相關(guān)方，各方利益的平衡和協(xié)調(diào)對法律法規(guī)的制定提出了挑戰(zhàn)；城市建設(shè)檔案管理的技術(shù)發(fā)展迅速，傳統(tǒng)的法律法規(guī)無法及時跟進和適應(yīng)新的技術(shù)和模式。缺乏相關(guān)法規(guī)的引導(dǎo)和規(guī)范，給檔案管理工作帶來了法律法規(guī)的空白和不確定性，限制了檔案信息的共享和流通，阻礙了城市建設(shè)檔案信息的綜合利用和資源整合，導(dǎo)致檔案管理工作的質(zhì)量和效果無法得到有效的監(jiān)督和評估。

2 城市建設(shè)檔案管理工作的突破

2.1 提高檔案資源收集與處理的規(guī)范性

2.1.1提高城建檔案收集規(guī)范水平。制定明確的檔案收集指引，明確責(zé)任部門和人員，并建立標準的檔案收集流程，確保信息的準確性和完整性；培養(yǎng)專業(yè)檔案管理人才，提高他們對檔案管理規(guī)范的理解和執(zhí)行能力。借助信息技術(shù)手段，推動檔案數(shù)字化處理，利用先進的信息系統(tǒng)和數(shù)據(jù)庫，提高檔案的存儲和檢索效率；加強檔案管理的監(jiān)督和評估，建立檔案質(zhì)量評估體系，定期對檔案收集工作進行審核和評估，發(fā)現(xiàn)問題及時進行糾正和改進[1]。

2.1.2綜合利用多種城建檔案收集方法。城市建設(shè)檔案管理人員應(yīng)明確了解，傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案收集仍然重要，需要建立規(guī)范的檔案收集流程，明確收集的內(nèi)容和方式，確保檔案的準確性和完整性；利用數(shù)字化技術(shù)，如建立數(shù)字檔案庫、采用掃描和圖像識別技術(shù)，將紙質(zhì)檔案轉(zhuǎn)化為電子檔案，提高存儲和檢索效率。此外，結(jié)合現(xiàn)場勘察和調(diào)研，收集實地數(shù)據(jù)和現(xiàn)場照片，補充檔案信息的完整性；借助現(xiàn)代化的調(diào)查和調(diào)查問卷等方式，征集相關(guān)部門和公眾對城建檔案的信息，豐富檔案資源的多樣性；與相關(guān)機構(gòu)和研究機構(gòu)合作，獲取相關(guān)的數(shù)據(jù)和資料，拓展檔案資源的廣度和深度；加強檔案管理人員的培訓(xùn)和專業(yè)知識更新，提高他們對不同檔案收集方法的理解和應(yīng)用能力[2]。

2.1.3提高城建檔案處理的規(guī)范水平。制定明確的檔案處理指引，包括檔案分類、整理、編目、存儲和銷毀等環(huán)節(jié)，確保每一步都按照規(guī)范進行；建立嚴格的質(zhì)量控制機制，進行檔案處理的質(zhì)量檢查和評估，確保檔案處理工作的規(guī)范性和一致性；加強與相關(guān)部門和專業(yè)機構(gòu)的合作，借鑒和引入國內(nèi)外的檔案處理經(jīng)驗和標準，提升城建檔案處理的規(guī)范水平[3]。

2.1.4統(tǒng)一管理與備份檔案資源。建立統(tǒng)一的檔案管理系統(tǒng)和數(shù)據(jù)庫，將各個部門和單位的檔案資源整合到統(tǒng)一的平臺上進行管理，可以避免分散存儲和信息孤島的問題，提高檔案的可查找性和共享性；建立定期的檔案備份機制，確保檔案資源的安全性和持久性。定期對檔案數(shù)據(jù)庫進行備份，同時建立災(zāi)難恢復(fù)計劃，以應(yīng)對發(fā)生的數(shù)據(jù)丟失或系統(tǒng)故障；加強數(shù)據(jù)安全和保護措施，包括強化權(quán)限管理、加密技術(shù)和防火墻等，保障檔案資源的機密性和完整性；建立檔案質(zhì)量監(jiān)控體系，對檔案資源進行定期檢查和評估，確保檔案數(shù)據(jù)的準確性和一致性[4]。

2.2 提高城建檔案管理工作信息化建設(shè)水平

2.2.1完善檔案數(shù)據(jù)庫的開發(fā)力度。建立清晰的數(shù)據(jù)庫規(guī)劃和需求分析，明確城建檔案管理的核心功能和數(shù)據(jù)要求?；谶@些需求，設(shè)計和開發(fā)一個高效、可擴展和易用的檔案數(shù)據(jù)庫系統(tǒng)；加強數(shù)據(jù)采集和錄入工作，確保檔案數(shù)據(jù)庫中的數(shù)據(jù)準確、完整和可信。采用自動化手段，將紙質(zhì)檔案快速轉(zhuǎn)化為電子數(shù)據(jù)，并進行有效的數(shù)據(jù)清洗和整合；注重數(shù)據(jù)標準化處理，引入先進的信息技術(shù)和數(shù)據(jù)管理工具，提升檔案數(shù)據(jù)庫的智能化和數(shù)據(jù)處理能力。利用數(shù)據(jù)分析和挖掘技術(shù)，發(fā)現(xiàn)潛在的信息和關(guān)聯(lián)性，為城市建設(shè)決策提供有力支持；在數(shù)據(jù)庫設(shè)計和開發(fā)過程中，采取嚴格的權(quán)限控制和數(shù)據(jù)加密措施，確保檔案數(shù)據(jù)的安全和機密性[5]。

2.2.2加強資源信息平臺的建設(shè)力度。建立統(tǒng)一的資源信息平臺，整合城建檔案管理工作所涉及的各類信息資源，包括規(guī)劃數(shù)據(jù)、設(shè)計圖紙、工程施工記錄、驗收資料等。該平臺應(yīng)具備高效的數(shù)據(jù)存儲和管理功能，實現(xiàn)信息的集中存儲和統(tǒng)一管理。注重數(shù)據(jù)互聯(lián)互通，確保資源信息平臺能夠與相關(guān)部門和系統(tǒng)進行數(shù)據(jù)交換和共享，實現(xiàn)信息的流通和共享。注重資源信息平臺的用戶友好性和易用性，提供直觀的界面和方便的操作方式，便于用戶進行信息查詢和利用。加強對資源信息平臺的培訓(xùn)和推廣，提高相關(guān)人員的操作能力和應(yīng)用水平，確保資源信息平臺能夠充分發(fā)揮其在城建檔案管理工作中的作用[6]。

2.2.3優(yōu)化硬件的同時，完善軟件系統(tǒng)。優(yōu)化硬件設(shè)施，提升數(shù)據(jù)處理和存儲能力，確保信息系統(tǒng)的穩(wěn)定性和高效性。建立完備的數(shù)據(jù)備份和災(zāi)備機制，保障數(shù)據(jù)的安全性和可靠性；完善軟件系統(tǒng)，根據(jù)城建檔案管理工作的需求，開發(fā)和應(yīng)用適用的軟件系統(tǒng)，包括檔案管理系統(tǒng)、數(shù)據(jù)庫管理系統(tǒng)、數(shù)據(jù)分析工具等。注重軟件系統(tǒng)的更新和升級，及時修復(fù)漏洞和改進功能，適應(yīng)城市建設(shè)檔案管理工作的不斷發(fā)展需求；加強軟件系統(tǒng)的用戶培訓(xùn)和技術(shù)支持，提高用戶對系統(tǒng)的熟練操作和應(yīng)用能力。為用戶提供及時的技術(shù)支持和故障排除，保障系統(tǒng)的穩(wěn)定運行；建立軟件系統(tǒng)的質(zhì)量監(jiān)控機制，進行定期的系統(tǒng)性能評估和用戶滿意度調(diào)查，不斷改進和提升軟件系統(tǒng)的質(zhì)量和效能[7]。

2.3 強化制度建設(shè)，規(guī)范管理流程

2.3.1積極宣傳城建檔案管理工作。建立健全的宣傳機制和渠道，用于向相關(guān)部門和人員傳達檔案管理工作的重要性和意義。組織開展檔案管理知識培訓(xùn)和研討會，提高相關(guān)人員對檔案管理政策、法規(guī)和標準的認知和理解。通過培訓(xùn)和研討會，加強對檔案管理的宣傳和教育，增強相關(guān)人員的檔案管理意識和責(zé)任心。開展城建檔案管理成果展示和案例分享，展示成功的檔案管理實踐和經(jīng)驗，激發(fā)廣大干部和公眾的積極性和參與度。通過宣傳城建檔案管理工作取得的成果和效益，提高公眾對檔案管理工作的關(guān)注度和認同感。加強與媒體的合作，通過新聞報道、專題節(jié)目等方式，宣傳城建檔案管理工作的重要性和取得的成就，提高公眾對檔案管理的認知度和支持度[8]。

2.3.2制定科學(xué)的城建檔案管理體系。建立檔案管理法律法規(guī)和政策制度，明確城建檔案管理的法定職責(zé)和規(guī)范要求。制定具體的管理細則和操作指南，明確檔案的收集、整理、存儲、檢索和利用等環(huán)節(jié)的具體要求。建立科學(xué)的檔案分類和編目體系，統(tǒng)一城建檔案的命名、編號和索引規(guī)則，確保檔案信息的準確性和可查性。加強檔案管理流程的規(guī)范化，建立檔案管理工作的流程和標準操作規(guī)程。明確檔案管理工作的責(zé)任部門和人員，確保各項工作按照規(guī)定的流程和標準進行。建立定期的檔案質(zhì)量評估和審核機制，對檔案管理工作進行定期檢查和評估，及時發(fā)現(xiàn)問題并進行糾正[9]。

2.3.3嚴格規(guī)范制度執(zhí)行流程。建立明確的制度執(zhí)行責(zé)任體系，明確各級部門和崗位的職責(zé)和權(quán)限。確保制度的執(zhí)行責(zé)任人能夠清晰了解和履行自己的責(zé)任，形成責(zé)任的層級體系。加強制度執(zhí)行的監(jiān)督和考核機制，建立相應(yīng)的監(jiān)督和評估體系。通過定期的檢查和評估，對制度執(zhí)行情況進行監(jiān)督，并根據(jù)評估結(jié)果進行獎懲和改進。加強溝通和協(xié)調(diào)，建立起部門之間和崗位之間的協(xié)作機制。通過定期的會議和溝通，解決制度執(zhí)行過程中的問題和難點，提高執(zhí)行的順暢性和效果；加強對制度執(zhí)行流程的培訓(xùn)和宣傳，提高相關(guān)人員對制度執(zhí)行要求的理解和認同。為執(zhí)行人員提供必要的培訓(xùn)和指導(dǎo)，確保他們能夠準確、全面的執(zhí)行制度。建立及時反饋和改進機制，對制度執(zhí)行中出現(xiàn)的問題和不足進行及時的整改和改進。通過嚴格規(guī)范制度執(zhí)行流程，能夠確保制度的有效執(zhí)行和落地，提高城市建設(shè)檔案管理工作的規(guī)范性和效能[10]。

結(jié)語

隨著信息技術(shù)的不斷發(fā)展和人工智能技術(shù)的應(yīng)用，城市建設(shè)檔案管理工作正經(jīng)歷著革命性的變革。本文探討了城市建設(shè)檔案管理中所面臨的挑戰(zhàn)，并提出了應(yīng)對這些挑戰(zhàn)的突破方案。通過引入先進的? （下接17頁）

（上接14頁）信息技術(shù)和數(shù)據(jù)管理手段，建立起高效、安全、智能的檔案管理系統(tǒng)，城市建設(shè)檔案管理工作能夠更好地支持城市規(guī)劃、建設(shè)和管理工作，為城市的可持續(xù)發(fā)展提供強有力的支持。未來，期待看到更多創(chuàng)新技術(shù)的應(yīng)用和實踐，不斷推動城市建設(shè)檔案管理工作向著數(shù)字化、智能化的方向發(fā)展，為我們的城市創(chuàng)造更美好的未來。

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作者簡介：葉惠（1969— ），大學(xué)學(xué)歷，福建省邵武市城市建設(shè)檔案館館員，研究方向城市建設(shè)檔案研究。