建設(shè)政務(wù)服務(wù)電子檔案館存在問題及解決策略

摘 要：隨著經(jīng)濟社會和科學(xué)技術(shù)的快速發(fā)展，人們對政府服務(wù)的要求也不斷提高，尤其是企業(yè)和群眾，對政府部門政務(wù)服務(wù)水平和辦事效率的要求也越來越高。在信息化如此發(fā)達的時代，企業(yè)和群眾對政府部門辦事過程中實現(xiàn)“無紙化”“便利化”的需求也越來越強烈。這一過程中出現(xiàn)了一系列新的問題，可以通過依托一體化政務(wù)服務(wù)平臺等渠道匯聚政府各業(yè)務(wù)部門在為企業(yè)和群眾辦事的過程中產(chǎn)生各類政務(wù)服務(wù)電子信息，將這些電子信息按信息化建設(shè)要求轉(zhuǎn)換為電子檔案，利用現(xiàn)代信息化技術(shù)手段將電子檔案進行分類儲存，將分類儲存的電子檔案通過政務(wù)服務(wù)信息化共享等模式，進一步提升政務(wù)服務(wù)電子檔案服務(wù)功能的方式加以解決。

關(guān)鍵詞：政務(wù)服務(wù)；電子檔案館；存在問題及策略

新修訂的《檔案法》明確指出：各級人民政府應(yīng)當將檔案信息化納入信息化發(fā)展規(guī)劃，保障電子檔案、傳統(tǒng)載體檔案數(shù)字化成果等檔案數(shù)字資源的安全保存和有效利用。建設(shè)政務(wù)服務(wù)電子檔案館是政府信息化建設(shè)不可缺少的一個重要組成部分，它將決定政府部門如何更好地服務(wù)企業(yè)和群眾以及營造良好的政務(wù)服務(wù)營商環(huán)境。

政務(wù)服務(wù)電子檔案館是指各級政務(wù)服務(wù)部門為適應(yīng)信息社會日益增長的政務(wù)服務(wù)電子檔案信息資源管理和利用需求，依托一體化政務(wù)服務(wù)平臺對服務(wù)企業(yè)和群眾產(chǎn)生全生命周期政務(wù)服務(wù)電子檔案信息進行分類、儲存、管理和運用，通過一體化政務(wù)服務(wù)平臺中的檔案管理服務(wù)模塊提供電子檔案信息服務(wù)和共享利用的電子檔案管理系統(tǒng)。該系統(tǒng)屬于一體化政務(wù)服務(wù)平臺中的一個子系統(tǒng)，由各級政務(wù)服務(wù)信息化建設(shè)牽頭的政府數(shù)字辦負責采購開發(fā)，政務(wù)服務(wù)中心信息技術(shù)部門負責日常管理工作。

1 建設(shè)政務(wù)服務(wù)電子檔案館的重要意義

依托一體化政務(wù)服務(wù)平臺建設(shè)政務(wù)服務(wù)電子檔案館，主要是在不同級別、不同地區(qū)，甚至同一個地方的不同政府部門之間，利用政務(wù)服務(wù)電子檔案管理系統(tǒng)服務(wù)功能，打通部門之間信息壁壘，實時傳送和匯聚政務(wù)服務(wù)電子信息，將所有政務(wù)電子信息匯聚成規(guī)范有序的電子檔案，通過信息化技術(shù)進行科學(xué)歸檔，形成“一人一檔、一組一檔、一物一檔、一事一檔”的電子檔案管理模式，建設(shè)政務(wù)服務(wù)電子檔案館，實現(xiàn)政務(wù)服務(wù)電子檔案共建共享共用，既便捷又安全。

1.1 促進政務(wù)數(shù)據(jù)整合，降低政府行政成本

從內(nèi)部管理的角度看，政府部門服務(wù)需要降低行政成本，提高決策的科學(xué)化服務(wù)水平。目前，政府部門保存著大量的、關(guān)鍵的“政務(wù)數(shù)據(jù)”，是數(shù)據(jù)時代的財富擁有者，但以往由于信息技術(shù)、體制機制等限制，各級政府部門之間的信息網(wǎng)絡(luò)往往自成體系，相互割裂，相互之間的“政務(wù)數(shù)據(jù)”難以實現(xiàn)互通和共享，導(dǎo)致政府部門掌握的“政務(wù)數(shù)據(jù)”處于割裂或休眠狀態(tài)。同時由于政府各部門信息系統(tǒng)分割，許多“政務(wù)數(shù)據(jù)”往往需要重復(fù)采集，數(shù)據(jù)采集成本較高。隨著大數(shù)據(jù)和云計算技術(shù)的發(fā)展，通過依托一體化政務(wù)服務(wù)平臺建設(shè)政務(wù)服務(wù)電子檔案館，就可以實現(xiàn)“政務(wù)數(shù)據(jù)”統(tǒng)一的標準和統(tǒng)一的格式，加上政務(wù)服務(wù)電子檔案應(yīng)用廣泛、保存便捷等特點，既可以提高政府部門辦事效率，又降低行政成本。

從對外服務(wù)的角度看，政府部門提供政務(wù)服務(wù)以及促進經(jīng)濟社會發(fā)展同樣需要“政務(wù)數(shù)據(jù)”支持。目前，政府部門掌握了大量關(guān)于人口、法人和城市空間地理等數(shù)據(jù)，利用一體化政務(wù)服務(wù)平臺電子檔案管理系統(tǒng)將傳統(tǒng)的紙質(zhì)材料轉(zhuǎn)為電子信息，也便于政務(wù)服務(wù)工作人員歸檔保管。因此，科學(xué)合理利用一體化政務(wù)服務(wù)平臺電子檔案管理系統(tǒng)，可以促進政務(wù)服務(wù)電子信息有效整合，實現(xiàn)跨部門的政府信息資源共享和政務(wù)協(xié)同，減少提交紙質(zhì)材料，有效提升政府部門服務(wù)效能。

1.2 促進政務(wù)數(shù)據(jù)共享，提升政府服務(wù)能力

當前政府各業(yè)務(wù)部門基本以自身的業(yè)務(wù)要求為出發(fā)點，未建立規(guī)范的數(shù)據(jù)共享機制和數(shù)據(jù)交換流程。建設(shè)政務(wù)服務(wù)電子檔案館，就可以打通政府部門之間的信息孤島，將分散在各業(yè)務(wù)部門系統(tǒng)中的原始信息資源進行加工處理和分析挖掘，形成統(tǒng)一、完整、有序的電子信息資源，通過共享交換系統(tǒng)，實現(xiàn)跨行業(yè)、跨部門、跨區(qū)域的綜合應(yīng)用和數(shù)據(jù)共享，滿足企業(yè)和群眾個性化、多樣化的政務(wù)服務(wù)需求。

1.3 提高窗口服務(wù)水平，助力新型城鎮(zhèn)建設(shè)

新型城鎮(zhèn)化的核心在于實現(xiàn)城鄉(xiāng)基礎(chǔ)設(shè)施一體化和政務(wù)服務(wù)便利化，促進經(jīng)濟發(fā)展、社會和諧。在新型城鎮(zhèn)化背景下對政府政務(wù)服務(wù)水平提升提出新的要求，將城市和鄉(xiāng)村的政務(wù)數(shù)據(jù)通過政務(wù)服務(wù)電子檔案管理系統(tǒng)進行整合，實現(xiàn)數(shù)據(jù)共享與聯(lián)動，縮小城鄉(xiāng)數(shù)字鴻溝；借助互聯(lián)網(wǎng)等手段，提供不受地域限制的政務(wù)服務(wù)，進一步擴展“政務(wù)數(shù)據(jù)”資源的覆蓋范圍，使得企業(yè)和群眾在城鄉(xiāng)之間、不同群體之間都能享受到便捷高效的政務(wù)服務(wù)，有助于提升政務(wù)服務(wù)標準化規(guī)范化便利化工作，促進城鄉(xiāng)區(qū)域協(xié)調(diào)發(fā)展，推進服務(wù)型政府建設(shè)，避免企業(yè)和群眾總是在城鄉(xiāng)之間“來回跑”“多頭跑”。如推行“助殘扶殘”事項“一件事”套餐辦理，群眾只需在政務(wù)服務(wù)電子檔案管理系統(tǒng)嵌入的閩政通APP自助模塊，通過人臉識別或身份證感知等方式，按照操作指令，一鍵調(diào)取與個人有關(guān)的電子信息，在辦理事項就能實現(xiàn)精準預(yù)約，定時領(lǐng)取結(jié)果，真正給企業(yè)和群眾辦事帶來便利。

2 建設(shè)政務(wù)服務(wù)電子檔案館存在的問題

以作者所在福鼎市為例，雖然我市在建設(shè)政務(wù)服務(wù)電子檔案館方面取得了一些成就（見圖1），初步形成政務(wù)服務(wù)電子檔案館對外服務(wù)模式，但目前未真正實現(xiàn)跨區(qū)域政務(wù)服務(wù)電子檔案館的統(tǒng)一對外服務(wù)模式，在建設(shè)政務(wù)服務(wù)電子檔案館過程中仍存在不少問題，亟需加以解決。

2.1 機制體制不健全

當政府部門為企業(yè)和群眾提供政務(wù)服務(wù)時，除了通過政務(wù)服務(wù)系統(tǒng)推行電子證照感知業(yè)務(wù)外，要求政府部門窗口及時將辦理結(jié)果的電子信息生成電子證照，并推送到指定的電子證照庫，但大部分政府部門窗口工作人員只顧及本部門業(yè)務(wù)需求和便利，不愿意花更多時間做好電子信息匯聚或電子證照生成和缺失登記等工作。因政府部門機制體制未建立健全，窗口工作人員未能將調(diào)取的紙質(zhì)材料及時生成電子信息，并納入政務(wù)服務(wù)電子檔案管理系統(tǒng)監(jiān)管，更無法在短時間內(nèi)形成完整的政務(wù)服務(wù)電子檔案，若單靠政務(wù)服務(wù)監(jiān)管部門督促跟蹤落實該項工作是遠遠不夠的。在這種機制體制下，應(yīng)由政府出臺相關(guān)政務(wù)服務(wù)電子檔案管理制度，對電子信息匯聚或電子證照生成等工作進行規(guī)范化常態(tài)化管理，將該項工作納入政府信息化建設(shè)的考核內(nèi)容。

2.2 電子信息不共享

企業(yè)和群眾到政府部門辦理事項，必須自己帶齊相關(guān)紙質(zhì)材料，政府部門工作人員最多履行一次性告知義務(wù)，但很難做到讓企業(yè)和群眾到窗口未帶齊相關(guān)材料就能“辦成事、快辦事、好辦事”，特別是企業(yè)和群眾無法當場提交的材料，工作人員也未能通過各類網(wǎng)絡(luò)平臺調(diào)取所需的材料，讓企業(yè)和群眾“來回跑”“多次跑”。存在這種問題通常是政府部門之間的政務(wù)服務(wù)電子信息未對外實現(xiàn)共享，工作人員主要是站在部門自身安全和便利方面考慮，將辦理的材料只保存于本部門自建的內(nèi)網(wǎng)數(shù)據(jù)庫中，或者只允許企業(yè)和群眾通過部門開發(fā)的自助終端機查詢獲取，未能實現(xiàn)電子信息“一次錄入，多方共享”。

2.3 部門認識不到位

政府部門只從自身的利益出發(fā)，未能真正秉持“把工作留給自己，把方便留給群眾”的服務(wù)方式，未真正認識到建設(shè)政務(wù)服務(wù)電子檔案館的重要性，也未以便利企業(yè)和群眾為出發(fā)點，解決企業(yè)和群眾辦事中的“堵點、難點”，存在思想不開放，認識不到位，參與不主動等。政府部門應(yīng)順應(yīng)時代要求，真正創(chuàng)建一個便捷、高效、開放的服務(wù)型政務(wù)窗口，讓企業(yè)和群眾到一個部門辦事，通過信息共享，就可獲取相關(guān)的電子信息，真正實現(xiàn)“零材料”和“最多跑一次”，甚至“一次不用跑”。

3 建設(shè)政務(wù)服務(wù)電子檔案館的解決策略

3.1 加強統(tǒng)籌規(guī)劃，推進集約化建設(shè)

一是做好電子檔案系統(tǒng)日常維護。充分利用現(xiàn)有政務(wù)服務(wù)信息化建設(shè)牽頭的政府部門統(tǒng)籌規(guī)劃所購買開發(fā)的政務(wù)服務(wù)電子檔案管理系統(tǒng)，整合政務(wù)服務(wù)信息資源，完善電子檔案管理系統(tǒng)建設(shè)工作。該項工作依托政務(wù)服務(wù)中心信息技術(shù)人員做好政務(wù)服務(wù)電子檔案管理系統(tǒng)日常維護工作。

二是規(guī)范電子檔案系統(tǒng)科學(xué)管理。按照政府出臺的相關(guān)制度和考核辦法，督促業(yè)務(wù)部門落實政務(wù)服務(wù)電子信息匯聚，特別是政府部門自建系統(tǒng)所存儲的原始“政務(wù)數(shù)據(jù)”，及時有序的進行統(tǒng)籌規(guī)劃整合和集約化管理，讓政府部門圍繞“業(yè)務(wù)數(shù)字化、數(shù)字業(yè)務(wù)化、檔案信息化”的要求，精準開發(fā)和迭代升級系統(tǒng)應(yīng)用、網(wǎng)絡(luò)應(yīng)用和數(shù)據(jù)應(yīng)用，及時向一體化政務(wù)服務(wù)平臺電子檔案管理系統(tǒng)推送電子信息，并通過信息化手段對推送的電子信息進行科學(xué)處理和優(yōu)化完善，形成規(guī)范統(tǒng)一的政務(wù)服務(wù)電子檔案，實時納入政務(wù)服務(wù)電子檔案管理系統(tǒng)，并對電子檔案進行智能化、科學(xué)化、多樣化分類儲存，實現(xiàn)標準統(tǒng)一、資源共享、技術(shù)支撐和安全保障的政務(wù)服務(wù)電子檔案館。

三是提升電子檔案系統(tǒng)服務(wù)功能。建設(shè)政務(wù)服務(wù)電子檔案館不僅能給企業(yè)和群眾辦事帶來便利，通過向檔案館開通政務(wù)服務(wù)電子檔案管理系統(tǒng)端口，可以將儲存檔案館的紙質(zhì)檔案掃描上傳到政務(wù)服務(wù)電子檔案管理系統(tǒng)，提升政務(wù)服務(wù)電子檔案管理系統(tǒng)服務(wù)功能。同時，申請人到檔案館調(diào)取紙質(zhì)檔案，還可以通過人臉識別或身份證感知調(diào)取個人全生命周期政務(wù)服務(wù)電子檔案。

3.2 夯實支撐能力，抓好一體化服務(wù)

按照“統(tǒng)一標準規(guī)范，統(tǒng)一身份認證，統(tǒng)一數(shù)據(jù)共享，統(tǒng)一應(yīng)用管理”的要求，由政府信息化建設(shè)牽頭部門進一步規(guī)范政務(wù)服務(wù)電子檔案管理系統(tǒng)運行性能、應(yīng)用管理、安全監(jiān)測等，做好政務(wù)服務(wù)電子檔案管理系統(tǒng)中政務(wù)數(shù)據(jù)和網(wǎng)絡(luò)安全防護、日常監(jiān)測、風險預(yù)警、應(yīng)急處置機制等工作。各部門要按照政務(wù)服務(wù)電子檔案管理系統(tǒng)統(tǒng)一標準規(guī)范進行接口開發(fā)、應(yīng)用接入、界面交互等，確保接入的服務(wù)模塊應(yīng)用功能（下接12頁）

（上接09頁）完備、運行穩(wěn)定、體驗良好。尤其是目前全國在推行政務(wù)服務(wù)“一網(wǎng)通辦”“跨省通辦”的服務(wù)機制，政務(wù)服務(wù)窗口提供統(tǒng)一身份認證公共支撐，實現(xiàn)用戶身份信息跨地區(qū)、跨部門互信互認，做到共建共享共用，不斷擴大電子證照等電子檔案的應(yīng)用領(lǐng)域，通過政務(wù)服務(wù)電子檔案管理系統(tǒng)，調(diào)取儲存在數(shù)據(jù)庫中的相關(guān)電子檔案，推動更多政務(wù)服務(wù)“網(wǎng)上好辦、掌上可辦、自助能辦、跨區(qū)域通辦”。

3.3 優(yōu)化平臺功能，提升便利化水平

建設(shè)政務(wù)服務(wù)電子檔案館，要優(yōu)化電子檔案管理系統(tǒng)服務(wù)功能，推動各項便民利企政策和辦事服務(wù)直達直享，實現(xiàn)精準化調(diào)取和個性化推送，不斷提升企業(yè)和群眾體驗感和獲得感，結(jié)合政務(wù)服務(wù)“最前一公里”服務(wù)創(chuàng)新工作，在政務(wù)服務(wù)電子檔案管理系統(tǒng)中嵌入“智能搜索、智能問答和人工解疑”等服務(wù)模塊，方便企業(yè)和群眾快捷精準獲取相關(guān)服務(wù)信息。利用政務(wù)服務(wù)電子檔案管理系統(tǒng)端口與政府部門自建系統(tǒng)無縫對接，及時將部門電子信息匯聚到政務(wù)服務(wù)電子檔案管理系統(tǒng)，形成完整有序，資源豐富的電子信息，然后將這些電子信息進行信息化處理完善，匯聚形成規(guī)范統(tǒng)一的政務(wù)服務(wù)電子檔案館，通過開通政務(wù)服務(wù)系統(tǒng)端口，部門在為企業(yè)和群眾服務(wù)時就可以感知調(diào)取應(yīng)用，無需讓企業(yè)和群眾到檔案館調(diào)取相關(guān)材料，提高政務(wù)服務(wù)便利化水平。

結(jié)語

依托一體化政務(wù)服務(wù)平臺建設(shè)政務(wù)服務(wù)電子檔案館是貫徹上級政府關(guān)于深化“放管服”改革和優(yōu)化政務(wù)服務(wù)營商環(huán)境的具體要求，也是推進“互聯(lián)網(wǎng)+政務(wù)服務(wù)”的重要舉措，是提高政務(wù)服務(wù)效率的重要手段，為我市的電子信息匯聚、共享、協(xié)同、城市精細化管理和“最多跑一趟”改革提供有力支撐。隨著政務(wù)服務(wù)電子檔案管理系統(tǒng)的廣泛應(yīng)用，在不動產(chǎn)、民政、衛(wèi)健、市管、人社、教育等業(yè)務(wù)系統(tǒng)橫向打通，匯聚所有的政務(wù)服務(wù)電子信息，通過信息化技術(shù)轉(zhuǎn)化成電子信息，就可以形成一個功能齊全、使用便捷的政務(wù)服務(wù)電子檔案館，企業(yè)和群眾到政務(wù)服務(wù)窗口只要憑著一張身份證等相關(guān)信息就可以獲取所需的電子檔案，真正實現(xiàn)政務(wù)服務(wù)“無紙化”“零材料”的服務(wù)型政府。

作者簡介：黃兆賀（1980— ），本科，福鼎市公共資源交易中心館員，從事檔案管理工作。福建省檔案學(xué)會會員。