摘 要:醫(yī)療設(shè)備檔案是醫(yī)療設(shè)備從采購(gòu)到報(bào)廢全過(guò)程的歷史記錄。隨著醫(yī)院各種先進(jìn)檢驗(yàn)、檢查、治療設(shè)備日益增多,實(shí)施規(guī)范化、系統(tǒng)化、完整化的高質(zhì)量統(tǒng)一醫(yī)療設(shè)備檔案管理,可為醫(yī)療設(shè)備的科學(xué)管理提供現(xiàn)實(shí)依據(jù),為醫(yī)院醫(yī)療質(zhì)量、技術(shù)服務(wù)水平的提升提供可靠的資料保障,是醫(yī)院發(fā)展及質(zhì)量管理體系中不可忽視的重要一環(huán)。文章針對(duì)醫(yī)院醫(yī)療設(shè)備檔案管理工作實(shí)踐,對(duì)當(dāng)前醫(yī)院醫(yī)療設(shè)備檔案管理的現(xiàn)狀及存在的突出問(wèn)題展開(kāi)剖析并提出解決策略,以期在促進(jìn)醫(yī)院醫(yī)療設(shè)備檔案管理水平的策略研究上起到參考作用。
關(guān)鍵詞:醫(yī)療設(shè)備檔案;檔案管理;實(shí)踐;策略
醫(yī)療設(shè)備檔案是指在設(shè)備采購(gòu)、安裝、調(diào)試、驗(yàn)收、使用、維修和報(bào)廢等全過(guò)程中形成的文字、圖表、光盤(pán)等終身性文件,是設(shè)備使用全過(guò)程的真實(shí)記錄,也是評(píng)定醫(yī)院醫(yī)療水平的重要參考依據(jù)。隨著社會(huì)經(jīng)濟(jì)水平的高速發(fā)展,科學(xué)技術(shù)日益進(jìn)步,與醫(yī)療水平相匹配的醫(yī)療設(shè)備更新?lián)Q代日益頻繁,如何提高醫(yī)療設(shè)備檔案管理質(zhì)量,將對(duì)醫(yī)院在提高整體技術(shù)服務(wù)水平、提升醫(yī)療質(zhì)量、研判醫(yī)療設(shè)備引進(jìn)等方面產(chǎn)生直接影響。
一、醫(yī)療設(shè)備檔案管理在醫(yī)院管理中承擔(dān)著重要角色
規(guī)范化、系統(tǒng)化、完整化的醫(yī)療設(shè)備檔案是從設(shè)備立項(xiàng)采購(gòu)到報(bào)廢的全過(guò)程歷史記錄,是最真實(shí)的憑證依據(jù)。這期間主要存在著兩種檔案資料管理狀態(tài):一是技術(shù)資料管理狀態(tài),包括申請(qǐng)報(bào)告、醫(yī)療設(shè)備論證報(bào)告、設(shè)備使用說(shuō)明、安裝驗(yàn)收單、運(yùn)行記錄、設(shè)備維修記錄和報(bào)廢記錄等醫(yī)療設(shè)備資料的檔案管理,可為醫(yī)療設(shè)備質(zhì)量管理控制、安全運(yùn)行以及維修保障等方面提供及時(shí)準(zhǔn)確的參考信息;二是經(jīng)濟(jì)資料管理狀態(tài),包括設(shè)備調(diào)研論證、購(gòu)銷合同、預(yù)算經(jīng)費(fèi)以及設(shè)備使用情況等醫(yī)療設(shè)備資料的檔案管理,可為院領(lǐng)導(dǎo)和專家在論證醫(yī)療設(shè)備需求、經(jīng)濟(jì)效益及設(shè)備購(gòu)買等決策方面提供經(jīng)濟(jì)價(jià)值相關(guān)的數(shù)據(jù)參考。這兩種管理方式在設(shè)備檔案管理工作中彼此制約、相互促進(jìn)。
1.醫(yī)療設(shè)備的技術(shù)資料檔案管理反映了醫(yī)療設(shè)備運(yùn)行及使用狀態(tài)情況
醫(yī)療設(shè)備驗(yàn)收?qǐng)?bào)告能真實(shí)地反映醫(yī)療設(shè)備驗(yàn)收的時(shí)間和方式,跟蹤后期醫(yī)療設(shè)備使用情況和維修保養(yǎng)方式,便于隨時(shí)開(kāi)展查證。在醫(yī)療設(shè)備使用過(guò)程中,規(guī)范完成醫(yī)療設(shè)備運(yùn)行報(bào)告、維修記錄,能有效熟悉醫(yī)療設(shè)備運(yùn)行管理情況,針對(duì)性地開(kāi)展科學(xué)保養(yǎng)設(shè)備,提高醫(yī)療設(shè)備使用壽命,降低故障發(fā)生率。醫(yī)療設(shè)備檔案可為醫(yī)療器械科維修人員提供設(shè)備維修資料,醫(yī)療設(shè)備運(yùn)行過(guò)程中出現(xiàn)故障時(shí),維修人員可以參考設(shè)備檔案資料排查設(shè)備故障。如果醫(yī)療設(shè)備出現(xiàn)一般故障,由于廠家維修設(shè)備所需維修費(fèi)較高或維修人員不能及時(shí)到位,可能會(huì)給醫(yī)院造成多方損失。在做好醫(yī)療設(shè)備檔案的情況下,醫(yī)療器械科專業(yè)維修人員能夠充分參照設(shè)備檔案資料完成設(shè)備一般故障的日常維修,有效降低設(shè)備維修成本。另外,通過(guò)調(diào)研醫(yī)療設(shè)備檔案資料,可以協(xié)助醫(yī)院各科室對(duì)醫(yī)療設(shè)備的使用效率展開(kāi)分析,熟知設(shè)備的運(yùn)行狀態(tài),充分利用設(shè)備功能,擴(kuò)大醫(yī)療設(shè)備的服務(wù)范圍,提高醫(yī)療設(shè)備的使用價(jià)值。
2.醫(yī)療設(shè)備經(jīng)濟(jì)資料檔案管理可以協(xié)助分析、指導(dǎo)醫(yī)院采購(gòu)醫(yī)療設(shè)備
隨著我國(guó)經(jīng)濟(jì)的高速發(fā)展,人民生活水平不斷提高,人民群眾的健康意識(shí)不斷提升,對(duì)醫(yī)院醫(yī)療服務(wù)質(zhì)量要求越來(lái)越高。在經(jīng)濟(jì)與科技快速發(fā)展背景下,各種先進(jìn)智能技術(shù)被應(yīng)用到醫(yī)療設(shè)備中。醫(yī)院可利用醫(yī)療設(shè)備檔案中的論證報(bào)告、標(biāo)書(shū)、合同以及使用記錄等資料情況,在購(gòu)置醫(yī)療設(shè)備時(shí),參考檔案資料分析同類型設(shè)備的優(yōu)勢(shì)和不足之處,在保證設(shè)備符合使用要求的同時(shí),進(jìn)一步節(jié)約醫(yī)療設(shè)備采購(gòu)成本。在維修保養(yǎng)層面,參考檔案資料中的醫(yī)療設(shè)備合同、維保等,可制定醫(yī)療設(shè)備最佳維保期限及維保范圍。醫(yī)療設(shè)備檔案貫穿醫(yī)療設(shè)備整個(gè)生命周期,利用資料能夠查詢?cè)O(shè)備故障發(fā)生的原因及頻率,研判實(shí)際使用的醫(yī)療設(shè)備性能的優(yōu)劣,且針對(duì)同類型不同品牌的醫(yī)療設(shè)備,通過(guò)設(shè)備之間性價(jià)比、市場(chǎng)占比、技術(shù)差異等檔案資料的對(duì)比分析,為以后設(shè)備采購(gòu)提供數(shù)據(jù)參考。
二、收集歸檔范圍和內(nèi)容
收集與整理醫(yī)療設(shè)備檔案最終目的是為醫(yī)院的實(shí)際工作提供幫助。根據(jù)醫(yī)院等級(jí)評(píng)審要求,醫(yī)院在購(gòu)置≥5萬(wàn)元以上的醫(yī)療設(shè)備后應(yīng)跟蹤收集醫(yī)療設(shè)備資料,并展開(kāi)分類整理歸檔,實(shí)行統(tǒng)一管理。醫(yī)療設(shè)備檔案資料的收集歸檔主要由醫(yī)院醫(yī)療器械科和財(cái)務(wù)科完成。醫(yī)療器械科主要負(fù)責(zé)收集整理醫(yī)療設(shè)備申購(gòu)、購(gòu)買、安裝驗(yàn)收、使用運(yùn)行過(guò)程中的所有資料,包括申請(qǐng)購(gòu)買單、可行性論證報(bào)告、市場(chǎng)調(diào)研資料、醫(yī)療設(shè)備相關(guān)會(huì)議紀(jì)要、招標(biāo)文件、評(píng)標(biāo)記錄、中標(biāo)通知書(shū)及投標(biāo)文件、設(shè)備購(gòu)銷合同、中標(biāo)單位的資質(zhì)材料、開(kāi)箱登記表、安裝驗(yàn)收?qǐng)?bào)告、裝箱清單、培訓(xùn)記錄、使用說(shuō)明書(shū)、出廠合格證、維修記錄表、設(shè)備使用情況登記表和周期檢定報(bào)告等資料。設(shè)備報(bào)廢處置階段,財(cái)務(wù)科負(fù)責(zé)收集包括報(bào)廢申請(qǐng)單、論證報(bào)廢資料、相關(guān)會(huì)議紀(jì)要、報(bào)廢批復(fù)、處置合同和處置現(xiàn)場(chǎng)圖片等資料的歸檔。醫(yī)療設(shè)備檔案資料的收集是一項(xiàng)需多科室、多崗位人員共同配合完成的工作,收集整理歸檔資料應(yīng)遵循文件的形成規(guī)律,保持文件之間的有機(jī)聯(lián)系,待資料收集齊全后移交至醫(yī)院中心檔案室統(tǒng)一歸檔管理。
三、當(dāng)前醫(yī)院醫(yī)療設(shè)備檔案管理中存在的主要問(wèn)題
1.歸檔不及時(shí)、材料收集難度大、不齊全
檔案資料收集是一個(gè)動(dòng)態(tài)的過(guò)程,單價(jià)在100萬(wàn)元以上的一套完整大型醫(yī)療設(shè)備檔案資料是由使用科室申報(bào)、論證評(píng)審、招標(biāo)采購(gòu)、開(kāi)箱驗(yàn)收、安裝調(diào)試、驗(yàn)收合格、使用、維修以及報(bào)廢等多個(gè)環(huán)節(jié)產(chǎn)生的重要文件資料所組成,其歸檔周期長(zhǎng),具有連續(xù)性。按規(guī)范在醫(yī)療設(shè)備從采購(gòu)至報(bào)廢期間產(chǎn)生新的補(bǔ)充資料應(yīng)跟蹤到位,保證補(bǔ)充資料入檔,可是在實(shí)際資料收集工作中,因涉及部門(mén)雜、中間環(huán)節(jié)多、參與人員相互扯皮、工作懈怠以及醫(yī)療器械科室資料管理人員頻繁更換等原因,造成檔案資料收集工作難度增加,甚至具有保存價(jià)值的資料丟失或散落在個(gè)人手里。由于部分資料收集不齊,經(jīng)常導(dǎo)致檔案資料不能及時(shí)移交,難以保證醫(yī)療設(shè)備檔案的完整性,特別是在設(shè)備投入使用后,因相關(guān)部門(mén)責(zé)任管理不到位或粗放管理,缺乏系統(tǒng)、動(dòng)態(tài)、全過(guò)程的檔案資料收集大局觀,以致有關(guān)設(shè)備使用、維修、報(bào)廢情況的資料僅有少許或無(wú)任何材料存檔。
2.檔案管理意識(shí)薄弱,歸檔材料不規(guī)范
醫(yī)療設(shè)備檔案管理在醫(yī)院實(shí)際管理中占據(jù)著關(guān)鍵一環(huán),能夠反映出醫(yī)院硬件及軟件的綜合發(fā)展實(shí)力,但是,目前許多醫(yī)院仍缺乏科學(xué)的醫(yī)療設(shè)備檔案管理體系,未充分重視及實(shí)施有效的科學(xué)管理,導(dǎo)致無(wú)法產(chǎn)生高效的檔案管理效率。醫(yī)療設(shè)備檔案管理具有相對(duì)的專業(yè)性,但在實(shí)際材料歸檔操作中常存在各種不專業(yè)、不規(guī)范行為。實(shí)際操作中由于醫(yī)療器械科室對(duì)檔案類目不了解,常將醫(yī)療設(shè)備招標(biāo)里的不同類型設(shè)備放在同一類目移交歸檔,如誤將治療設(shè)備電子輸尿管鏡與檢驗(yàn)設(shè)備光學(xué)生物檢測(cè)儀混淆,統(tǒng)統(tǒng)按檢驗(yàn)類目移交,造成醫(yī)療分類名目錯(cuò)亂等問(wèn)題。檔案管理書(shū)寫(xiě)規(guī)范要求在一套設(shè)備檔案案卷材料中只有一個(gè)規(guī)范的設(shè)備名稱,但在實(shí)際歸檔材料中同一臺(tái)設(shè)備常會(huì)出現(xiàn)多個(gè)不規(guī)范設(shè)備名稱,如同一臺(tái)設(shè)備在申請(qǐng)采購(gòu)單上設(shè)備名稱為視頻腦電圖,標(biāo)書(shū)上設(shè)備名稱為視頻腦電采集系統(tǒng),合同書(shū)上設(shè)備名稱為腦電采集檢測(cè)系統(tǒng),安裝使用驗(yàn)收?qǐng)?bào)告設(shè)備名稱又為通道視頻腦電圖儀,造成檔案管理部門(mén)在資料整理、后期查詢等工作難度加大。再有,歸檔材料使用不耐久的字跡及紙張,申請(qǐng)、報(bào)告以及合同等重要資料漏缺,簽署日期或歸檔文件有大量的復(fù)印件而缺少原件等情況也相當(dāng)常見(jiàn)。
3.開(kāi)發(fā)挖掘利用醫(yī)療設(shè)備檔案效率低下
檔案管理人員僅僅將醫(yī)療設(shè)備采購(gòu)、使用、維修保養(yǎng)、報(bào)廢相關(guān)資料管理作為完成醫(yī)療設(shè)備檔案的收集、整理及歸檔的全部工作,并未深度挖掘醫(yī)療設(shè)備檔案所具有的參照、監(jiān)督等功能的內(nèi)在價(jià)值。檔案資料在實(shí)際價(jià)值利用上,僅限于查閱醫(yī)療儀器設(shè)備檔案資料,在購(gòu)置醫(yī)療設(shè)備儀器時(shí),未能利用檔案資料深度分析設(shè)備性價(jià)比,發(fā)揮最大化利用價(jià)值,更好地服務(wù)于醫(yī)院發(fā)展。
4.檔案管理隊(duì)伍整體素質(zhì)低下,管理方式陳舊
醫(yī)院每年都會(huì)購(gòu)置新的醫(yī)療設(shè)備,致使醫(yī)療設(shè)備檔案資料收集工作量逐漸加大。隨之,檔案管理隊(duì)伍整體素質(zhì)低下、管理方式陳舊的問(wèn)題日漸突出。第一,檔案管理人員多為非專業(yè)出身或兼職,普遍存在檔案管理意識(shí)淡薄,不熟悉檔案工作規(guī)律、分類方法及有關(guān)管理規(guī)范,造成實(shí)際操作中工作積極性不高、工作態(tài)度懈怠等。第二,檔案管理人員與醫(yī)療器械科室人員之間工作方式欠協(xié)調(diào),且因檔案管理人員缺乏醫(yī)療設(shè)備專業(yè)方面的知識(shí)儲(chǔ)備,使得檔案管理在具體工作,如資料分類歸檔中經(jīng)常出錯(cuò)而不能達(dá)到良好的預(yù)期效果。第三,創(chuàng)新動(dòng)力不強(qiáng),缺乏現(xiàn)代信息化管理手段。醫(yī)院并未制定專門(mén)的醫(yī)療設(shè)備檔案電子信息化管理制度,檔案資源的利用、服務(wù)方式呈現(xiàn)滯后性,仍沿用紙質(zhì)檔案存檔為主的管理模式,存在檔案管理效率低、利用率不高等諸多弊端。
四、提高醫(yī)療設(shè)備檔案管理質(zhì)量的實(shí)踐措施
1.完善制度,強(qiáng)化規(guī)范管理
檔案管理部門(mén)根據(jù)《科技檔案工作條例》《科學(xué)技術(shù)檔案案卷構(gòu)成的一般要求》《檔案分類編號(hào)規(guī)范》《電子文件歸檔與電子檔案管理規(guī)范》等標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范,編制醫(yī)院醫(yī)療設(shè)備檔案分類方案、設(shè)備歸檔檔號(hào)結(jié)構(gòu),結(jié)合本單位實(shí)際情況制定醫(yī)療設(shè)備檔案管理細(xì)則,明確本單位設(shè)備檔案的具體要求,規(guī)范從醫(yī)療設(shè)備申請(qǐng)—采購(gòu)—安裝—驗(yàn)收—使用—維修—報(bào)廢全過(guò)程的歸檔行為,采取定期和跟蹤相結(jié)合的收集方式,提高歸檔資料收集效率,確保檔案資料收集完整準(zhǔn)確。
2.嚴(yán)把檔案驗(yàn)收關(guān),確保檔案歸檔質(zhì)量
醫(yī)療器械科室切實(shí)做好醫(yī)療設(shè)備購(gòu)買、使用、維修以及報(bào)廢等全過(guò)程相關(guān)材料收集整理工作。采購(gòu)時(shí)與設(shè)備廠家在合同條款中須明確增加設(shè)備檔案歸檔條款,把醫(yī)療設(shè)備采購(gòu)材料移交與設(shè)備款結(jié)算相掛鉤,重點(diǎn)審核內(nèi)容包括設(shè)備進(jìn)場(chǎng)安裝驗(yàn)收前的歸檔材料是否為原件,文件材料簽名、蓋章手續(xù)是否完善,驗(yàn)收?qǐng)?bào)告、調(diào)試等材料是否齊全,以確保歸檔文件真實(shí)準(zhǔn)確。在設(shè)備安裝運(yùn)行后的設(shè)備維修記錄、報(bào)廢處理等資料的收集上明確責(zé)任分工,由醫(yī)療器械科室派專業(yè)人員做好跟蹤登記收集工作,確保文件材料能及時(shí)移交檔案室。
3.提高檔案管理人員的業(yè)務(wù)素質(zhì)和專業(yè)技能,拓展檔案管理的服務(wù)范圍
檔案管理工作質(zhì)量與檔案管理人員的專業(yè)程度息息相關(guān),為規(guī)范檔案管理工作,必須加強(qiáng)檔案管理人員業(yè)務(wù)素養(yǎng)和實(shí)際工作技能,檔案管理人員應(yīng)該積極參加相關(guān)檔案、醫(yī)療以及電子信息等方面的培訓(xùn),使檔案人員不僅熟知檔案專業(yè)相關(guān)知識(shí),還需具備一定的醫(yī)療、互聯(lián)網(wǎng)信息等相關(guān)專業(yè)知識(shí),熟悉掌握相關(guān)設(shè)備專業(yè)術(shù)語(yǔ)、適用范圍,使其在工作中做到游刃有余。檔案管理人員應(yīng)該熟知檔案建設(shè)與管理的價(jià)值和意義,積極從多角度拓展醫(yī)療設(shè)備檔案服務(wù)領(lǐng)域。在醫(yī)院添置新設(shè)備時(shí),充分發(fā)揮檔案的參照功能,利用醫(yī)療設(shè)備檔案資料對(duì)比分析同類型不同型號(hào)醫(yī)療設(shè)備的優(yōu)劣,深度分析性價(jià)比,協(xié)助領(lǐng)導(dǎo)作出正確決策。同時(shí),醫(yī)院應(yīng)完善工作激勵(lì)機(jī)制,完善公平合理的人才評(píng)價(jià)體系,做到檔案管理人員與醫(yī)、藥、技、護(hù)一視同仁,增強(qiáng)檔案管理人員的職業(yè)認(rèn)同感、自豪感,建立職業(yè)素養(yǎng)優(yōu)良的檔案管理隊(duì)伍,更好地為醫(yī)院服務(wù)。
4.加強(qiáng)領(lǐng)導(dǎo)責(zé)任,強(qiáng)化檔案工作
醫(yī)療設(shè)備檔案管理的工作質(zhì)量直接影響醫(yī)院的醫(yī)療水平發(fā)展,與醫(yī)院社會(huì)效益的發(fā)揮等方面也有直接關(guān)聯(lián)。醫(yī)院應(yīng)高度重視醫(yī)療設(shè)備的檔案工作,院領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)直接介入醫(yī)療設(shè)備檔案管理中,建立醫(yī)療設(shè)備檔案領(lǐng)導(dǎo)責(zé)任制,對(duì)設(shè)備檔案按照“集中統(tǒng)一管理”的原則,成立專門(mén)監(jiān)督小組,監(jiān)督和檢查設(shè)備檔案管理的落實(shí)和完善情況,采取定期或不定期抽查方式,協(xié)調(diào)和解決醫(yī)療設(shè)備檔案材料在收集和整理過(guò)程中的實(shí)際問(wèn)題,保證其完整性,提高檔案資料的利用效率,以使檔案管理工作順利開(kāi)展。
5.創(chuàng)新管理模式,利用信息化技術(shù)提高檔案服務(wù)質(zhì)量
隨著醫(yī)院醫(yī)療水平的不斷提高,醫(yī)療設(shè)備檔案數(shù)量也日益增多,相關(guān)材料利用、查詢?nèi)遮咁l繁,紙質(zhì)檔案在利用過(guò)程中出現(xiàn)遺失、破損等情況突出,而且資料查找的工作效率低下。隨著互聯(lián)網(wǎng)、信息技術(shù)的高速發(fā)展,現(xiàn)代信息技術(shù)已融入社會(huì)各個(gè)領(lǐng)域,醫(yī)療設(shè)備紙質(zhì)檔案與電子檔案信息化結(jié)合是目前醫(yī)院檔案管理的發(fā)展主流,建立醫(yī)療設(shè)備檔案信息數(shù)據(jù)庫(kù),在醫(yī)院局域網(wǎng)內(nèi)形成數(shù)據(jù)資源共享平臺(tái),電子化掃描紙質(zhì)檔案資料,將其錄入計(jì)算機(jī)儲(chǔ)存系統(tǒng),不僅提高資源利用效率,也簡(jiǎn)化了查詢流程 。同時(shí),可以避免紙質(zhì)檔案的損壞,延長(zhǎng)紙質(zhì)檔案壽命。隨著醫(yī)療設(shè)備的更新?lián)Q代加快,淘汰的老舊醫(yī)療設(shè)備已滿足不了群眾日益擴(kuò)大的就醫(yī)需求,設(shè)備價(jià)值逐步呈現(xiàn)減弱態(tài)勢(shì),最后失去功能需求,其相關(guān)的紙質(zhì)設(shè)備檔案占用著庫(kù)房的有限空間。通過(guò)利用檔案信息數(shù)據(jù)庫(kù)開(kāi)展檔案價(jià)值鑒定工作,可大幅度提高檔案管理人員在醫(yī)療設(shè)備檔案價(jià)值鑒定工作中的效率,篩選出少或無(wú)利用價(jià)值的設(shè)備檔案,按規(guī)范流程另存或銷毀。作為檔案管理專業(yè)人員應(yīng)熟練掌握信息技術(shù)及操作方法,提高檔案工作效率,促進(jìn)醫(yī)療設(shè)備檔案管理不斷向?qū)I(yè)化、信息化、現(xiàn)代化開(kāi)展。
五、結(jié)語(yǔ)
綜上所述,針對(duì)醫(yī)院醫(yī)療設(shè)備檔案管理實(shí)踐過(guò)程中存在各種問(wèn)題,檔案管理人員應(yīng)該正視并分析問(wèn)題產(chǎn)生的原因,協(xié)調(diào)各方采取有效措施及時(shí)解決問(wèn)題,建立規(guī)范化、系統(tǒng)化、完整化的醫(yī)療設(shè)備檔案管理體系,以充分提高醫(yī)療設(shè)備檔案的利用價(jià)值。此外,還應(yīng)不斷創(chuàng)新管理模式,促進(jìn)醫(yī)院在社會(huì)效益、醫(yī)療技術(shù)服務(wù)水平上取得更好的發(fā)展。
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(作者單位:1.蘇州大學(xué)附屬常州老年病醫(yī)院;
2.常州市第七人民醫(yī)院)
作者簡(jiǎn)介:丁娟娟(1979—),女,漢族,河南焦作人,本科,館員,研究方向:醫(yī)院檔案管理。