試論環(huán)保檔案信息的數(shù)字化管理

陳麗霞

摘 要：隨著社會經(jīng)濟的快速發(fā)展，生態(tài)環(huán)境事業(yè)管理工作也越來越受到重視。環(huán)保部門要重視環(huán)保信息檔案數(shù)據(jù)管理工作的開展，重視信息化技術(shù)的應(yīng)用。采用科學(xué)的管理模式對各類數(shù)據(jù)信息展開有效管控，保證數(shù)據(jù)信息管理的科學(xué)性和嚴謹性，并加大數(shù)字化技術(shù)的應(yīng)用力度，全面提高生態(tài)環(huán)境保護事業(yè)的建設(shè)效果。

關(guān)鍵詞：環(huán)保檔案信息；數(shù)字化管理；研究分析

數(shù)字化包含的內(nèi)容較多，既包含數(shù)據(jù)庫技術(shù)，也包含數(shù)據(jù)壓縮技術(shù)和數(shù)字掃描技術(shù)，工作人員需要了解數(shù)字化的具體運用模式，分析各類數(shù)據(jù)的具體應(yīng)用和管理，將一些紙質(zhì)版的檔案轉(zhuǎn)化為電子文件，建立系統(tǒng)的資源數(shù)據(jù)庫。全面提高環(huán)保檔案管理工作的實際效果，采用科學(xué)的手段推動整個管理行業(yè)健康發(fā)展。

一、環(huán)保檔案信息數(shù)字化管理工作的主要內(nèi)容

從當(dāng)前的社會發(fā)展情況來看，環(huán)保檔案信息數(shù)據(jù)化管理工作的開展非常重要，負責(zé)人要明確數(shù)字化管理的主要目的，借助科學(xué)的檔案管理手段實現(xiàn)職能和服務(wù)方式的數(shù)字化調(diào)控。目前，各地區(qū)在發(fā)展的過程中已經(jīng)開始逐漸意識到開展環(huán)保工作，所涉及的環(huán)保工作內(nèi)容和任務(wù)越來越多，需要處理的數(shù)字文件數(shù)量越來越多，大量的環(huán)保電子文件產(chǎn)生后對軟件平臺的建設(shè)和管理提出了新要求。管理者要明確數(shù)字化管理工作的主要核心，了解整個管理工作的出發(fā)點和最終的目的，保證各項資源的使用效率，提高數(shù)據(jù)和工藝的處理效果。工作人員在開展環(huán)保檔案管理工作的過程中，要了解檔案管理工作的具體管理模式，開展多元化的管理工作，明確數(shù)字化管理的基本優(yōu)勢，實現(xiàn)檔案信息與現(xiàn)代化技術(shù)的結(jié)合。

目前，信息化管理是整個環(huán)保檔案建設(shè)的發(fā)展方向，也是當(dāng)前社會發(fā)展的必然趨勢。計算機在整個環(huán)保系統(tǒng)中被廣泛應(yīng)用，在工作中開始逐漸重視各種現(xiàn)代化技術(shù)的應(yīng)用，并且系統(tǒng)內(nèi)部普遍建立了局域網(wǎng)，電子檔案材料已經(jīng)成為當(dāng)前環(huán)保檔案管理的主要載體形式。管理者在開展數(shù)據(jù)統(tǒng)計和管理的過程中，會借助現(xiàn)代化的掃描儀和計算機等設(shè)備設(shè)施，將一些紙質(zhì)版的文件掃描成電子的形式。電子文件的應(yīng)用效率更高，且具有更好的繼承性特征。

從當(dāng)前環(huán)境監(jiān)測的具體開展情況來看，相關(guān)部門開始重視各種現(xiàn)代化技術(shù)和設(shè)備設(shè)施的應(yīng)用，將其應(yīng)用到空氣監(jiān)測、水污染監(jiān)測工作中。這些檢測工作開展之后會產(chǎn)生大量的數(shù)據(jù)信息，工作人員需要詳細記錄檢測的結(jié)果，并及時傳輸相關(guān)數(shù)據(jù)，利用網(wǎng)絡(luò)傳輸?shù)教囟ǖ奈募拖到y(tǒng)。借助信息技術(shù)建立完善的電子監(jiān)測分布圖，做好電子監(jiān)測點位的設(shè)計圖，可以借助多媒體技術(shù)和電子文件來設(shè)計。通過超文本電子文件將各類數(shù)據(jù)信息完整記錄在紙張上，保證數(shù)據(jù)的完整性和真實性。在之前傳統(tǒng)的記錄工作中，工作人員只能通過人工+紙張的方式記錄數(shù)據(jù)，工作量較大，所涉及的數(shù)據(jù)量也比較大，無法在短時間內(nèi)將數(shù)據(jù)完整記錄下來。此外，環(huán)?；顒拥膶I(yè)性較強，信息量比較龐大，管理者要重視新型環(huán)保檔案材料的有效應(yīng)用和管理，全面提高檔案管理的實際效果，保證管理工作能夠緊跟當(dāng)前環(huán)保事業(yè)的發(fā)展步伐，重視信息化的建設(shè)，保證信息管理的現(xiàn)代化，加強信息的數(shù)字化管理與建設(shè)。同時，引進現(xiàn)代化的信息技術(shù)，將信息技術(shù)和設(shè)備設(shè)施全部融合在一起，保證數(shù)據(jù)管理的有效性。

二、環(huán)保檔案信息數(shù)字化管理工作對人員的基本要求

隨著社會的不斷發(fā)展，環(huán)保工作越來越受重視。首先，環(huán)保部門在發(fā)展的過程中要了解環(huán)保管理工作的主要內(nèi)容，除了開展一線的環(huán)保建設(shè)管理工作之外，工作人員還應(yīng)該及時整合環(huán)保建設(shè)管理工作中所涉及的數(shù)據(jù)信息。借助現(xiàn)代化的信息技術(shù)，做好環(huán)保檔案的信息化建設(shè)，開展全面化的數(shù)字化管理工作。此項工作任務(wù)繁重，所涉及的工作內(nèi)容較多，且會用到專業(yè)的設(shè)備設(shè)施和相關(guān)技術(shù)，因此，對檔案管理人員的專業(yè)性要求比較高。環(huán)保檔案信息數(shù)字化管理對于工作人員提出了新的要求，工作人員除了要了解檔案信息管理工作的基本情況之外，還要有較強的專業(yè)能力，能夠熟練地運用各種現(xiàn)代化的技術(shù)與設(shè)備設(shè)施，如熟練操作計算機，并要了解環(huán)保檔案管理業(yè)務(wù)的主要內(nèi)容，還要精通計算機的軟硬件使用方法，了解各種網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)的具體使用方法，了解和掌握系統(tǒng)運行過程中可能出現(xiàn)的一些技術(shù)問題。

其次，工作人員還應(yīng)該具有較高的政治覺悟和良好的思想道德與職業(yè)道德，明確當(dāng)前管理工作的開展基礎(chǔ)，安全保管數(shù)字化檔案，讓每一位工作人員都具有較強的責(zé)任感和保密意識。檔案人員要有全新的發(fā)展思維，不斷審視自己的基本職責(zé)和任務(wù)，要重塑自己的職業(yè)形象，具備與時俱進的思想。日常工作中要仔細審查自己的工作情況，如果發(fā)現(xiàn)存在一些不足之處，應(yīng)該及時改進。遇到問題不能退縮，要針對問題展開具體分析，有迎難而上的工作精神和生活態(tài)度。

三、環(huán)保檔案信息數(shù)字化管理工作的策略分析

1.選用合理的軟件平臺

首先，從當(dāng)前環(huán)保檔案信息數(shù)據(jù)化管理工作的開展情況來看，管理人員要了解當(dāng)前數(shù)據(jù)時代的具體發(fā)展模式，了解各項數(shù)據(jù)管理工作具體開展的情況，分析各種數(shù)字化技術(shù)的應(yīng)用情況。隨著社會的不斷發(fā)展，國家越來越重視檔案數(shù)據(jù)管理工作的開展，綜合分析當(dāng)前檔案信息管理工作的情況，并制定了相關(guān)的管理政策和管理文件。

其次，隨著大量環(huán)保電子文件的產(chǎn)生，軟件平臺的建設(shè)是非常重要的。在選用軟件平臺時，可以設(shè)定幾個代表性的方案，如與軟件公司合作，開發(fā)和設(shè)計相關(guān)的方案或者選用生態(tài)環(huán)境部推薦的一體化的系統(tǒng)軟件，也可以直接采用地方檔案局推薦的檔案管理軟件。管理工作者要明確軟件平臺選用的重要標準，以及當(dāng)前軟件平臺建設(shè)管理工作的主要內(nèi)容。

再次，隨著各地區(qū)的經(jīng)濟發(fā)展速度加快，環(huán)保問題越來越受關(guān)注。地方在發(fā)展的過程中需要處理的環(huán)保問題越來越多，工作任務(wù)也越來越煩瑣，只有加大各平臺的數(shù)字化建設(shè)和數(shù)字化技術(shù)的引進，才能夠在短時間內(nèi)提高數(shù)據(jù)管理工作的效果。各部門在發(fā)展的過程中要密切溝通，了解當(dāng)前檔案數(shù)據(jù)管理工作的具體發(fā)展情況，采用國家統(tǒng)一選用的軟件系統(tǒng)，避免重復(fù)開發(fā)和建設(shè)的現(xiàn)象。

最后，管理者要重視環(huán)保檔案數(shù)據(jù)信息化建設(shè)，結(jié)合當(dāng)前的工作開展情況展開分析，重視軟件平臺的選用，了解不同軟件平臺的實際作用，要保證軟件平臺的通用性和安全性?，F(xiàn)代化的信息技術(shù)，能夠保證整個網(wǎng)絡(luò)環(huán)境的運行穩(wěn)定性。管理者還要具備一定的成本管控意識和效益觀念，處理好投資和產(chǎn)出之間的關(guān)系。了解各項管理工作的具體開展情況，分析管理工作開展過程中可能存在的一些問題，講究最佳效率，根據(jù)單位的專業(yè)特點和發(fā)展方向，選用正確的軟件平臺，對不同技術(shù)和平臺的選用要有理性定位。

2.做好環(huán)保檔案收集和歸檔工作

管理者在開展環(huán)保檔案信息管理的過程中，要了解數(shù)字化技術(shù)的具體應(yīng)用情況，系統(tǒng)收集與研究歸檔工作中存在的一些問題，在開展數(shù)據(jù)收集管理的過程中，可以借助信息技術(shù)建立完善的電子文件收集制度。簽訂連鎖責(zé)任制度，將具體的責(zé)任劃分到個人身上，強化個人的責(zé)任意識，保證各項工作順利開展。部分工作人員缺乏一定的責(zé)任意識，在開展各類數(shù)據(jù)信息收集的過程中，忽視了電子文件內(nèi)容的真實性和原始性，也沒有及時保存數(shù)據(jù)，導(dǎo)致數(shù)據(jù)缺乏一定的完整性和真實性。管理者要意識到這一問題，妥善處理成本管控之間的關(guān)系，歸檔的電子文件要及時，并標記重要文件。工作人員要有較強的責(zé)任意識，不能忽略相關(guān)記錄工作，要明確電子文件的基本作用。通過電子方式實現(xiàn)各類數(shù)據(jù)信息的有效統(tǒng)計，根據(jù)數(shù)據(jù)信息的歸檔與檢索，系統(tǒng)整合各方面的工作內(nèi)容，及時統(tǒng)計各類數(shù)據(jù)信息。此外，工作人員需要了解歸檔工作的具體開展情況，收集歸檔工作中的一些丟失數(shù)據(jù)，對一些被泄露的數(shù)據(jù)和信息要及時補充完善，并注意數(shù)據(jù)信息傳輸過程中的加密處理，做好加密工作，防止網(wǎng)絡(luò)出現(xiàn)竊取、泄露或者被篡改的情況。

隨著社會的不斷發(fā)展，國家越來越重視檔案管理工作的開展，政府部門針對檔案管理工作的具體情況制定了相關(guān)的政策和法律法規(guī)，要求各機構(gòu)和部門在數(shù)據(jù)收集的過程中，要采用簽署技術(shù)和相關(guān)的隱形條碼，全面保護各類數(shù)據(jù)，保證原始數(shù)據(jù)的安全性。

3.做好檔案的開發(fā)利用工作

從當(dāng)前的社會發(fā)展情況來看，信息技術(shù)的應(yīng)用范圍非常廣，在各行業(yè)的應(yīng)用價值非常高，應(yīng)用效果比較理想。（1）管理者在開展環(huán)保檔案信息化建設(shè)以及數(shù)字化管理的過程中，要重視各類數(shù)據(jù)信息的開發(fā)與利用，明確數(shù)字化管理工作的出發(fā)點和最終目的，要保證管理工作的內(nèi)容能夠滿足使用者的基本需要，全面提高各項資源數(shù)據(jù)的社會使用效率。檔案部門在發(fā)展的過程中要明確檔案管理工作的實際，重點實現(xiàn)傳統(tǒng)管理模式的轉(zhuǎn)型，實現(xiàn)各類大數(shù)據(jù)信息的重組，實現(xiàn)檔案管理模式的創(chuàng)新，充分發(fā)揮檔案信息管理工作的基本功能。（2）管理者開展檔案信息管理工作時，要明確具體的工作任務(wù)，充分發(fā)揮信息技術(shù)的作用，利用環(huán)保信息數(shù)字化管理的基本優(yōu)勢，實現(xiàn)檔案信息與現(xiàn)代化信息技術(shù)的結(jié)合。將現(xiàn)代化的數(shù)字技術(shù)與計算機設(shè)備設(shè)施融合在一起，如利用計算機制作相關(guān)的圖形，處理各類圖表。安裝一些現(xiàn)代化的數(shù)據(jù)和圖片處理軟件，將各種軟件和多媒體技術(shù)組合在一起，實現(xiàn)檔案信息的多次開發(fā)與應(yīng)用。此外，還應(yīng)研究計算機系統(tǒng)的運行模式，了解系統(tǒng)的基本運行原理，并建立科學(xué)的檢索系統(tǒng)。用戶可以直接在系統(tǒng)中搜索需要的資料，真正為用戶提供快捷的檔案信息管理服務(wù)。（3）管理者要深入了解和分析數(shù)字化管理工作的具體開展情況，了解數(shù)字化技術(shù)的時效性特點，使其能夠滿足環(huán)保工作開展的基本要求。加強決策部門和各類專業(yè)人員之間的聯(lián)系，了解各部門對于檔案信息的基本要求并歸納整合，提高整體的管理建設(shè)效果。在開展實際研究和管理工作的過程中，管理者需要具有較強的專業(yè)能力，并要重視各類數(shù)據(jù)信息的保護，了解數(shù)據(jù)建設(shè)和管理的原則性問題，保證各類數(shù)據(jù)信息的完整性。

采用數(shù)字化管理模式之后，可以使整體的工作內(nèi)容相對開放，實現(xiàn)各類數(shù)據(jù)的安全控制。相關(guān)部門要重視電子檔案管理工作的開展，并做好各類數(shù)據(jù)信息的保密處理工作。在《檔案法》允許的范圍內(nèi)，確保環(huán)保檔案信息準確、安全的前提下，實現(xiàn)各類數(shù)據(jù)信息的資源共享。

4.建設(shè)完整的環(huán)保檔案信息數(shù)據(jù)庫

對于環(huán)保檔案信息數(shù)字化建設(shè)和管理工作而言，管理者要明確當(dāng)前信息管理工作具體開展的情況，重視數(shù)字化技術(shù)的應(yīng)用，將不同的數(shù)字化技術(shù)和現(xiàn)代化的信息技術(shù)融合在一起，建立完善的數(shù)據(jù)庫，保證數(shù)據(jù)庫建設(shè)運行模式的完整性。將各種數(shù)據(jù)技術(shù)巧妙融合在一起，及時保護與管理相關(guān)的數(shù)據(jù)信息。數(shù)據(jù)庫建設(shè)主要包括檔案目錄數(shù)據(jù)庫的建設(shè)，整合全文數(shù)據(jù)庫和檔案信息，工作人員還應(yīng)該借助多媒體技術(shù)建立檔案數(shù)據(jù)庫。了解數(shù)據(jù)庫中的相關(guān)文件信息，不斷整合相關(guān)的數(shù)據(jù)信息，除了建設(shè)和管理一些數(shù)字化的電子文件資料外，還應(yīng)該整合優(yōu)化一些重要的紙質(zhì)版檔案資料?？梢越柚F(xiàn)代化的掃描儀將文字掃描成電子版的形式。工作人員在這一過程中要明確具體的管理原則，分析具體的管理方式，遵循科學(xué)化的信息收集原則，從實際出發(fā)，明確數(shù)字化技術(shù)的具體應(yīng)用模式和應(yīng)用范圍，優(yōu)先掃描一些專業(yè)性比較強且比較重要的檔案數(shù)據(jù)材料。同時，還應(yīng)了解不同檔案材料的具體使用頻率，掃描和轉(zhuǎn)換使用頻率較高的檔案材料。將信息技術(shù)和電子設(shè)備設(shè)施整合在一起，建立完整的數(shù)據(jù)庫，將這些重要的數(shù)據(jù)信息統(tǒng)一保存到數(shù)據(jù)庫中。工作人員在這一過程中要了解各種數(shù)據(jù)信息的具體使用情況，并要保證各類數(shù)據(jù)信息真正具備一定的參考價值。對于一些價值與專業(yè)性比較高的科技文件，要對其全文錄入，保證錄入工作的完整性和錄入結(jié)果的準確性。合理規(guī)劃數(shù)據(jù)庫的規(guī)模，展開數(shù)據(jù)歸納和文件整合的時候，可以采用數(shù)據(jù)導(dǎo)入和原文掃描的方式。建立數(shù)據(jù)庫的時候，工作人員要了解具體的導(dǎo)入原則和導(dǎo)入標準，優(yōu)先選擇導(dǎo)入的方式，如果文件不能導(dǎo)入，就可以采用掃描的方式。利用現(xiàn)有的電子文件材料，導(dǎo)入整合各類數(shù)據(jù)，避免后續(xù)出現(xiàn)重復(fù)勞動，提高數(shù)據(jù)掃描的實際效果。開展數(shù)據(jù)管理時還要做好各類數(shù)據(jù)的備份工作，實現(xiàn)備份信息的異地保存，并選擇不同的備份方案，嚴格記錄備份的過程，定期檢驗備份數(shù)據(jù)的有效性，避免出現(xiàn)系統(tǒng)癱瘓或者硬盤意外損傷的情況。在開展數(shù)據(jù)管理的過程中，還要考慮當(dāng)前服務(wù)器和系統(tǒng)的基本運行模式，了解數(shù)據(jù)庫的基本使用情況。管理者必須重視數(shù)據(jù)庫的建設(shè)，了解具體的建設(shè)原則，遵守國家和行業(yè)頒布的相關(guān)標準規(guī)范。采用科學(xué)的管理模式和現(xiàn)代化的網(wǎng)絡(luò)傳輸，重視各類數(shù)據(jù)的傳輸和共享。同時，要針對網(wǎng)絡(luò)傳輸?shù)膯栴}展開分析，可以簽訂相關(guān)的協(xié)議，做好數(shù)據(jù)加工和研究工作，了解數(shù)據(jù)傳輸?shù)幕緲藴室?guī)則與相關(guān)要求。

四、結(jié)束語

環(huán)保檔案工作者要綜合性分析環(huán)保檔案管理信息化建設(shè)工作，明確檔案管理工作的具體開展基礎(chǔ)，了解具體的管理業(yè)務(wù)和管理要求。管理者需要具有較強的專業(yè)能力，能夠熟練應(yīng)用計算機等設(shè)備設(shè)施和技術(shù)，并了解網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)的應(yīng)用價值。同時，分析當(dāng)前信息系統(tǒng)運行過程中的一些技術(shù)問題，管理者要具有較高的政治覺悟和較強的職業(yè)道德，科學(xué)的管理環(huán)保檔案，還要有現(xiàn)代化的管理思維，不斷審視自己的職責(zé)和任務(wù)，重塑自己的職業(yè)形象，保證管理工作順利開展。

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（作者單位：濰坊市生態(tài)環(huán)境局臨朐分局）