大數(shù)據(jù)時代電子檔案管理現(xiàn)狀和發(fā)展策略研究

周穎

摘 要：進(jìn)入大數(shù)據(jù)時代，檔案管理工作與時俱進(jìn)，呈現(xiàn)出融合大數(shù)據(jù)技術(shù)的電子檔案管理模式。然而，在這一過程當(dāng)中，由于缺乏足夠的參考經(jīng)驗，導(dǎo)致電子檔案的管理仍舊存在一些問題。文章基于此進(jìn)一步探討關(guān)于大數(shù)據(jù)時代電子檔案管理現(xiàn)狀，針對其中存在的問題，提出了促進(jìn)大數(shù)據(jù)充分融合應(yīng)用、加強安全防護(hù)、健全管理機制以及培養(yǎng)高素質(zhì)管理隊伍的相關(guān)發(fā)展建議。

關(guān)鍵詞：大數(shù)據(jù)；電子檔案；發(fā)展

現(xiàn)代科學(xué)技術(shù)的高速發(fā)展，人們已經(jīng)迎來大數(shù)據(jù)時代。在社會的各個領(lǐng)域當(dāng)中，廣泛應(yīng)用大數(shù)據(jù)技術(shù)為人們的生活和工作提供了便利條件。在海量數(shù)據(jù)爆發(fā)式增長的趨勢下，給檔案管理工作帶來了一定的考驗，為提高管理效率，在傳統(tǒng)檔案管理中運用大數(shù)據(jù)技術(shù)，出現(xiàn)了新的電子檔案管理模式。通過對大數(shù)據(jù)技術(shù)的合理應(yīng)用，能夠促使電子檔案管理效率得到有效提升，進(jìn)而為電子檔案管理提供可持續(xù)發(fā)展的充足動力。

一、大數(shù)據(jù)技術(shù)的特征

1.多元化

大數(shù)據(jù)技術(shù)多種多樣，為適應(yīng)不同應(yīng)用需求衍生了更加多元化的特征。這是由于在大數(shù)據(jù)時代背景下，海量的數(shù)據(jù)來源渠道具有差異性，在數(shù)據(jù)格式與類型上均具有多元化特征。為了適應(yīng)這樣的數(shù)據(jù)處理需求，大數(shù)據(jù)技術(shù)衍生出了適應(yīng)性的應(yīng)用表現(xiàn)。

2.運行速度高

進(jìn)入信息化時代，大數(shù)據(jù)技術(shù)應(yīng)運而生。信息爆炸式增長誘發(fā)了技術(shù)變革，而在這樣的背景下，大數(shù)據(jù)技術(shù)展現(xiàn)出較高運行速度的特征。通過對海量數(shù)據(jù)加以整合，從中提取最具價值的數(shù)據(jù)信息，在生成以及處理環(huán)節(jié)中的大數(shù)據(jù)技術(shù)具有較快的應(yīng)用速度。在有關(guān)大數(shù)據(jù)技術(shù)的應(yīng)用研究中，甚至提出了一秒定律特征的研究成果，是指在一秒鐘內(nèi)可借助大數(shù)據(jù)技術(shù)完成高效的數(shù)據(jù)處理任務(wù)。

3.數(shù)據(jù)量大

大數(shù)據(jù)時代背景下，數(shù)據(jù)量更為龐大，大數(shù)據(jù)技術(shù)的最早應(yīng)用是適應(yīng)海量數(shù)據(jù)的存儲需求，為其提供充足的儲存空間，便于后續(xù)對數(shù)據(jù)加以提取應(yīng)用。因此，這就相應(yīng)地造就了大數(shù)據(jù)技術(shù)應(yīng)用數(shù)據(jù)量較為龐大的特征，尤其是在云計算以及互聯(lián)網(wǎng)等相應(yīng)的支撐下，獲得更加廣闊的數(shù)據(jù)儲存空間，進(jìn)一步提升了數(shù)據(jù)存儲量，從而為大數(shù)據(jù)技術(shù)的應(yīng)用提供了更加充足的數(shù)據(jù)支撐。

二、大數(shù)據(jù)技術(shù)背景下的電子檔案管理現(xiàn)狀

1.大數(shù)據(jù)技術(shù)應(yīng)用不充分

與大數(shù)據(jù)技術(shù)相互融合所形成的電子檔案管理工作，受到科技創(chuàng)新驅(qū)動，是現(xiàn)代社會的必然發(fā)展趨勢。在電子檔案管理廣泛應(yīng)用大數(shù)據(jù)技術(shù)的背景之下，通過利用軟件分析以及數(shù)據(jù)挖掘等技術(shù)手段，促使電子檔案深度關(guān)聯(lián)用戶行為信息以及社會資源等，并深度開發(fā)，以期能夠提高電子檔案的利用率，切實解決實際問題。但是，綜合當(dāng)前階段在電子檔案管理工作中所應(yīng)用到的大數(shù)據(jù)技術(shù)現(xiàn)狀而言，包括云計算、數(shù)據(jù)挖掘、可視化以及物聯(lián)網(wǎng)等新興技術(shù)的應(yīng)用程度較為不足。電子檔案管理在利用大數(shù)據(jù)技術(shù)時，僅僅是基于淺層技術(shù)應(yīng)用，向用戶所提供的檔案信息多為原始信息，而無法深入地精細(xì)加工與二次開發(fā)。

在電子檔案管理工作中，無法利用大數(shù)據(jù)技術(shù)創(chuàng)造具有畫面感的、鮮活生動的多媒體信息，仍舊向用戶提供靜態(tài)的文字排版。并且，在電子檔案管理咨詢中，仍舊以電子郵件或電話咨詢?yōu)橹?，尚未有效?yīng)用在線網(wǎng)絡(luò)智能平臺答疑模式。種種跡象表明，在當(dāng)前電子檔案管理領(lǐng)域的大數(shù)據(jù)技術(shù)應(yīng)用尚不充分，無法為用戶提供更加良好的電子檔案使用體驗。因此，在電子檔案與大數(shù)據(jù)技術(shù)相互融合應(yīng)用的發(fā)展背景下，加強新技術(shù)的開發(fā)利用，確保為用戶提供個性化的檔案管理以及智慧化服務(wù)，是今后大數(shù)據(jù)背景下電子檔案工作的主要突破所在。

2.電子檔案管理安全隱患嚴(yán)重

由于電子檔案管理模式深刻結(jié)合大數(shù)據(jù)技術(shù)，帶來了一定的便捷應(yīng)用助力，同時，也面臨一定的安全風(fēng)險。大數(shù)據(jù)技術(shù)更為靈活且運行速度較快的特征，促使其廣泛應(yīng)用于網(wǎng)絡(luò)環(huán)境，而更加開放的網(wǎng)絡(luò)背景導(dǎo)致電子檔案管理面臨一定的安全風(fēng)險。由于缺乏參考經(jīng)驗，促使電子檔案與大數(shù)據(jù)融合時，可能會存在部分技術(shù)漏洞而無法完善應(yīng)用。若網(wǎng)絡(luò)受到非法攻擊或是人為侵害等，可能會造成檔案信息被泄露或丟失，從而嚴(yán)重?fù)p害電子檔案價值。同時，我國有關(guān)電子檔案與大數(shù)據(jù)技術(shù)應(yīng)用的立法相對較為落后，缺乏明確規(guī)定的法律標(biāo)準(zhǔn)，面臨更加嚴(yán)峻的安全風(fēng)險。并且，部分檔案管理工作人員缺乏安全防范意識，無法針對電子檔案建立相應(yīng)的保密制度，安全風(fēng)險導(dǎo)致電子檔案無法實現(xiàn)較高程度的開放應(yīng)用，嚴(yán)重影響電子檔案的價值。

3.缺乏規(guī)范的檔案信息化管理標(biāo)準(zhǔn)

進(jìn)入大數(shù)據(jù)時代，隨著現(xiàn)代科學(xué)技術(shù)發(fā)展，為更好地在電子檔案管理中應(yīng)用大數(shù)據(jù)技術(shù)，需要創(chuàng)建統(tǒng)一的規(guī)范標(biāo)準(zhǔn)。但目前，我國電子檔案的儲存、應(yīng)用、備份、統(tǒng)計以及維護(hù)等方面尚未確定基于大數(shù)據(jù)技術(shù)的標(biāo)準(zhǔn)要求。電子檔案管理領(lǐng)域仍舊存在管理規(guī)范滯后、空缺、無法嚴(yán)格執(zhí)行的問題，進(jìn)而對電子檔案信息管理、對接、融合，以及資源流動產(chǎn)生了影響。

4.檔案管理人員服務(wù)意識薄弱

當(dāng)電子檔案與大數(shù)據(jù)技術(shù)相互融合時，對檔案管理工作人員提出了較高的要求。在大數(shù)據(jù)時代，人們更加注重節(jié)約時間，提高效率，而在海量的檔案數(shù)據(jù)中以最快時間尋找到人們所需的有效信息尤為重要?；谖覈?dāng)前階段電子檔案管理隊伍而言，人員數(shù)量較為龐大，但由于長期處于傳統(tǒng)檔案管理服務(wù)模式下，缺乏前瞻性與主動性，無法為電子檔案用戶提供前沿服務(wù)。落后的服務(wù)意識導(dǎo)致電子檔案管理工作人員，無法利用大數(shù)據(jù)技術(shù)提升電子檔案的管理價值，難以敏銳捕捉電子檔案中的高價值信息，無法與現(xiàn)實問題相互融合。

三、電子檔案管理與大數(shù)據(jù)技術(shù)的融合發(fā)展

1.提高電子檔案管理與大數(shù)據(jù)技術(shù)的融合程度

在電子檔案管理中應(yīng)用對大數(shù)據(jù)技術(shù)，需要促進(jìn)二者之間形成良好的融合共通應(yīng)用趨勢。因此，需要電子檔案管理工作人員充分意識到大數(shù)據(jù)技術(shù)應(yīng)用，對于電子檔案所能夠發(fā)揮的有效價值，積極轉(zhuǎn)變自身工作觀念。確保在實施電子檔案管理工作的過程當(dāng)中，明確以用戶需求為導(dǎo)向，借助于大數(shù)據(jù)、融媒體，真正意義上促使電子檔案呈現(xiàn)出個性化服務(wù)效果，充分滿足用戶的智能化使用需求。

以山東省某報社為例，針對報社人員檔案展開大數(shù)據(jù)技術(shù)的電子化管理，創(chuàng)建了完整的大數(shù)據(jù)技術(shù)平臺。通過搭建互聯(lián)網(wǎng)通信管理模式，在報社內(nèi)為人力資源部提供了電子檔案提取渠道。促使人力資源部門能夠利用大數(shù)據(jù)技術(shù)挖掘電子檔案高價值信息，深耕有關(guān)人員檔案的詳細(xì)內(nèi)容。通過充分分析報社內(nèi)部人員的電子檔案信息，為后續(xù)人力資源調(diào)配提供了更加充足的參考。與此同時，通過創(chuàng)建檔案數(shù)據(jù)管理平臺，定期審核平臺內(nèi)容，通過對檔案管理平臺的服務(wù)狀況加以監(jiān)控，確保檔案服務(wù)得到有效管理。并且，該報社通過檔案管理工作，創(chuàng)建了明確的規(guī)章制度，形成責(zé)任清單，促使電子檔案管理部門與其他部門之間形成清晰的職責(zé)劃分，確保電子檔案數(shù)據(jù)安全。

以筆者所在單位為例，創(chuàng)建了在融媒體平臺等軟件基礎(chǔ)上的電子檔案，通過充分融合信息技術(shù)，開發(fā)了更加多元的應(yīng)用模式。例如，創(chuàng)建了某博與某信公眾號，定期發(fā)布各項資訊內(nèi)容。通過在報社某信公眾號中設(shè)置用戶問卷調(diào)查，集中訪問了用戶在使用過程中對于電子檔案資訊獲取的種類傾向，通過統(tǒng)計之后，發(fā)現(xiàn)用戶所需的電子檔案信息，與民生類的資訊內(nèi)容有關(guān)。包括社會民生保障政策的變動以及物價變化檔案信息等，這些檔案信息內(nèi)容由本報社所創(chuàng)建的某信公眾號向公眾加以發(fā)布，形成了更加真實且具有畫面感的電子檔案交互效果。在與群眾利用某信公眾號互動的過程當(dāng)中，全面體現(xiàn)了電子檔案的社會化服務(wù)作用。

此外，需要在融合大數(shù)據(jù)技術(shù)為電子檔案創(chuàng)建交互式智能服務(wù)平臺，切實解決電子檔案用戶實際問題，進(jìn)而構(gòu)建人機交互的智能網(wǎng)絡(luò)電子檔案管理生態(tài)環(huán)境。在電子檔案構(gòu)建中，充分利用云計算、網(wǎng)絡(luò)應(yīng)用平臺等搭建用戶互助答疑檔案、專業(yè)咨詢以及網(wǎng)站智能服務(wù)的有機結(jié)合體，確保為用戶提供多元感知服務(wù)體驗。以用戶需求作為導(dǎo)向，借助于大數(shù)據(jù)技術(shù)平臺，真正意義上實現(xiàn)智能化與個性化的電子檔案建立，充分提高電子檔案的價值，為人們提供高質(zhì)量的電子檔案信息服務(wù)。

2.加強電子檔案信息安全防護(hù)

首先，考慮到本報社電子檔案數(shù)據(jù)的安全問題，做好大數(shù)據(jù)技術(shù)下的安全防護(hù)尤為重要。紙質(zhì)檔案向電子版檔案轉(zhuǎn)換，需要報社的所有檔案管理人員共同完成數(shù)據(jù)的批量錄入。這一工作較為枯燥乏味，重復(fù)、機械地輸入檔案數(shù)據(jù)可能會造成檔案工作人員疏忽，出現(xiàn)失誤。比如，在某次紙質(zhì)版檔案向電子檔案轉(zhuǎn)化的過程當(dāng)中，某一檔案管理工作人員錄入錯誤，后續(xù)才發(fā)現(xiàn)出現(xiàn)問題，需要重新將這一時期的檔案重新錄入，增加了相關(guān)工作人員的工作量。因此，本報社設(shè)計了基于大數(shù)據(jù)篩選比對的應(yīng)用軟件，與相關(guān)軟件單位合作，為本報社制定了符合工作實際要求的大數(shù)據(jù)篩查程序。在每一次檔案管理工作人員錄入檔案數(shù)據(jù)之后，大數(shù)據(jù)篩查軟件能夠自動審核校對，發(fā)現(xiàn)異常問題能夠及時顯示，并由工作人員更改，能夠有效避免電子檔案數(shù)據(jù)出現(xiàn)信息失真的問題。

其次，由于電子檔案利用大數(shù)據(jù)技術(shù)時可能會存在網(wǎng)絡(luò)安全等問題。因此，需要設(shè)置網(wǎng)絡(luò)防火墻的防護(hù)措施。通過與專業(yè)網(wǎng)絡(luò)安全防護(hù)技術(shù)單位溝通，除了對現(xiàn)有的電子檔案系統(tǒng)加以更新優(yōu)化之外，建立了更為強大的網(wǎng)絡(luò)安全防護(hù)體系，基于設(shè)備系統(tǒng)以及網(wǎng)絡(luò)安全等防護(hù)工作，積極重視電子檔案備份、儲存以及傳輸過程中的安全管理。對電子檔案系統(tǒng)定期清理維護(hù)并做好電子檔案軟硬件設(shè)備設(shè)施的更新升級，定期查殺網(wǎng)絡(luò)安全漏洞，清除木馬病毒，避免遭受不明網(wǎng)絡(luò)攻擊，影響電子檔案的使用安全。

最后，為電子檔案管理人員分發(fā)專屬的身份驗證信息，對應(yīng)賬號登錄密碼才能夠進(jìn)入電子檔案管理系統(tǒng)，避免隨意盜用檔案信息違法操作。在檔案信息傳輸過程當(dāng)中，設(shè)置雙重密鑰保護(hù)，通過檔案管理人員向檔案使用者提供公鑰，解開外層檔案加密保障后，由檔案使用者使用私鑰解開內(nèi)層加密防護(hù)，確保在雙重密鑰安全防護(hù)下，盡可能地保障電子檔案應(yīng)用安全無誤。

3.建立健全電子檔案管理機制

筆者所在單位基于大數(shù)據(jù)技術(shù)的應(yīng)用，為電子檔案創(chuàng)建了共享服務(wù)平臺，由檔案管理部門為核心向其他部門發(fā)出連接通道，形成區(qū)塊鏈模式下的檔案管理格局，促使檔案管理部門與報社內(nèi)的其他部門形成了良好的資源互通渠道，其他部門人員需要提取電子檔案時，無須人工調(diào)動，僅需要通過計算機系統(tǒng)登錄電子檔案資源庫，使用檔案管理部門為每一部門提供的登錄賬號與密碼訪問。輸入專屬的賬號與密碼之后，經(jīng)過身份認(rèn)證審核，在電子檔案資源庫中可自行選擇所需的檔案內(nèi)容。

基于大數(shù)據(jù)技術(shù)創(chuàng)建的電子檔案資源庫，數(shù)據(jù)分類清晰明確，根據(jù)不同檔案內(nèi)容、用途、格式等創(chuàng)建不同模塊。電子檔案調(diào)取人員可通過搜索框輸入所需檔案的關(guān)鍵字，就能夠直接在資源庫中獲取相關(guān)檔案內(nèi)容。并且在嚴(yán)格的檔案管理機制下，將會自動儲存電子檔案資源庫來訪者的身份、使用時間、調(diào)取記錄等，確保電子檔案使用安全。

4.樹立服務(wù)意識，培養(yǎng)高素質(zhì)管理隊伍

從某種程度上來講，電子檔案管理的工作效率與質(zhì)量，往往取決于檔案管理工作人員的綜合素質(zhì)。因此，創(chuàng)建高質(zhì)量的檔案管理隊伍，增強服務(wù)意識，才能夠有效提升電子檔案管理質(zhì)量。在大數(shù)據(jù)技術(shù)的應(yīng)用背景下，要求檔案管理工作人員具備熟練應(yīng)用現(xiàn)代信息技術(shù)的專業(yè)能力，同時，也要求檔案管理人員具備敏銳的信息視角，能夠充分利用大數(shù)據(jù)技術(shù)挖掘電子檔案潛在高價值信息。為了更好地培養(yǎng)創(chuàng)新型檔案管理人才，滿足基于大數(shù)據(jù)應(yīng)用的電子檔案管理工作需要，進(jìn)一步改革現(xiàn)有的人才教育模式，在各大高校應(yīng)設(shè)置教學(xué)檔案資源等理論課程，包括智能檢索、信息預(yù)測以及社會媒體處理等專業(yè)知識的教學(xué)培養(yǎng)，注重實踐技能的應(yīng)用，為電子檔案管理工作培養(yǎng)更具專業(yè)性對口人才。

當(dāng)檔案管理部門聘用專業(yè)人才后，促使其在工作中能夠根據(jù)實際情況對電子檔案加以整合、分類、儲存并修改，充分利用大數(shù)據(jù)技術(shù)完善電子檔案管理工作。與此同時，應(yīng)對現(xiàn)有檔案管理人員做好相應(yīng)的培訓(xùn)教育工作，創(chuàng)建以大數(shù)據(jù)技術(shù)為基礎(chǔ)的電子檔案創(chuàng)新技術(shù)學(xué)習(xí)活動。通過網(wǎng)絡(luò)平臺組織大量從業(yè)人員，掌握大數(shù)據(jù)技術(shù)的新技能應(yīng)用，增強工作人員服務(wù)意識。結(jié)合思想政治教育工作要求，電子檔案管理工作人員以正確的觀念意識，為用戶提供優(yōu)質(zhì)服務(wù)，全面優(yōu)化電子檔案管理工作效果。

大數(shù)據(jù)技術(shù)的應(yīng)用為電子檔案管理提供了創(chuàng)新驅(qū)動力。在這一過程當(dāng)中，需要注重電子檔案管理現(xiàn)狀的不足，并通過相應(yīng)的舉措加以彌補，確保大數(shù)據(jù)技術(shù)在電子檔案管理中得以充分應(yīng)用，為電子檔案管理的開展提供保障。

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（作者單位：淄博日報社）