試析數(shù)字化建設(shè)在醫(yī)院檔案現(xiàn)代化管理中的應(yīng)用

趙迎紅

摘 要：醫(yī)院檔案管理開展數(shù)字化建設(shè)，主要是在檔案管理機(jī)制中應(yīng)用數(shù)字化技術(shù)，優(yōu)化檔案管理工作模式，提高檔案管理的利用價(jià)值。文章通過分析當(dāng)前醫(yī)院檔案管理數(shù)字化建設(shè)面臨的挑戰(zhàn)，進(jìn)一步分析了數(shù)字化建設(shè)在醫(yī)院檔案現(xiàn)代化管理中的應(yīng)用路徑。

關(guān)鍵詞：檔案管理；電子檔案；數(shù)字化建設(shè)

引言

在科學(xué)技術(shù)快速發(fā)展的背景下，大數(shù)據(jù)技術(shù)被運(yùn)用到越來越多的領(lǐng)域，數(shù)字化建設(shè)已經(jīng)廣泛應(yīng)用到醫(yī)院檔案現(xiàn)代化管理體系中，文章主要圍繞醫(yī)院檔案數(shù)字化管理實(shí)現(xiàn)展開了簡(jiǎn)要論述。

一、醫(yī)院檔案現(xiàn)代化管理中開展數(shù)字化建設(shè)的重要意義

醫(yī)院檔案現(xiàn)代化管理中的數(shù)字化建設(shè)，具體指體現(xiàn)出數(shù)字經(jīng)濟(jì)特征的信息建設(shè)內(nèi)容，再借助人工智能、5G互聯(lián)網(wǎng)、互聯(lián)網(wǎng)以及數(shù)字中心等，結(jié)合數(shù)字化理念的應(yīng)用，完善醫(yī)院檔案的管理機(jī)制，在當(dāng)前現(xiàn)代化檔案管理工作中，數(shù)字化建設(shè)具有顯著意義。

1.檔案信息存儲(chǔ)量更大且處理速度較快

在醫(yī)院檔案管理數(shù)字化建設(shè)中，充分運(yùn)用了先進(jìn)技術(shù)，有效擴(kuò)充了檔案數(shù)據(jù)容量，可以容納海量醫(yī)院檔案信息，一般其數(shù)據(jù)存儲(chǔ)量為＞1000TB標(biāo)準(zhǔn)，這與當(dāng)下醫(yī)院檔案信息繁雜、數(shù)量龐大等特征情況相適應(yīng)。與此同時(shí)，數(shù)字化建設(shè)也會(huì)搭建互聯(lián)網(wǎng)平臺(tái)，若檔案數(shù)據(jù)發(fā)生變化能夠及時(shí)更新，確保醫(yī)院檔案管理和外界聯(lián)系更強(qiáng)，有利于實(shí)現(xiàn)檔案資源共享，從而更好地體現(xiàn)醫(yī)院檔案信息的應(yīng)用價(jià)值。數(shù)字化檔案管理的運(yùn)行效率也比較高，尤其是在資料信息計(jì)算處理上速度更快，使其在許多領(lǐng)域都發(fā)揮出應(yīng)有優(yōu)勢(shì)，對(duì)于醫(yī)院檔案現(xiàn)代化管理也是不可或缺，建設(shè)良好的醫(yī)院檔案管理數(shù)字化有利于高效整合、分析以及處理數(shù)據(jù)信息。

2.提高檔案管理的質(zhì)量

在醫(yī)院持續(xù)推進(jìn)現(xiàn)代化發(fā)展過程中，各種醫(yī)療信息、人事信息也逐漸增多，若仍舊采用傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案管理模式，不僅會(huì)使檔案管理人員的工作量大幅增加，也會(huì)限制檔案管理工作質(zhì)量與效率的提高。充分運(yùn)用數(shù)字化手段，能夠針對(duì)屬性不一的檔案制定管理方案，保證檔案管理質(zhì)量的提高。例如，醫(yī)院的部分機(jī)密性檔案，在數(shù)字化建設(shè)中更著重強(qiáng)化安全管理，而人事檔案資料的管理則主要由人事部門負(fù)責(zé)，再存儲(chǔ)到檔案庫(kù)中，病人的病歷檔案資料由于涉及個(gè)人隱私，故而會(huì)在管理中設(shè)置專門具有權(quán)限的人員，避免信息被泄露，有助于提高患者對(duì)檔案管理服務(wù)的滿意度。

3.降低檔案管理的成本

在深化醫(yī)療體制機(jī)制改革過程中，許多醫(yī)院也開始推行運(yùn)用獨(dú)立結(jié)算制，為了保證財(cái)務(wù)管理水平的提高，醫(yī)院越來越重視優(yōu)化配置財(cái)政資金，以此來確保管理成本的降低。檔案管理一直是醫(yī)院重要的管理工作，過去通常運(yùn)用紙質(zhì)檔案管理辦法，還要有專門寄存紙質(zhì)檔案的空間。紙質(zhì)檔案在存放過程中容易出現(xiàn)各種問題，故而需配備除潮、防塵、防蟲設(shè)備等設(shè)施，還要安排專人看管檔案室，以免發(fā)生危險(xiǎn)事故損壞檔案。由此可見，以往醫(yī)院檔案管理工作在物力、人力以及財(cái)力上都會(huì)投入較多資源。而檔案管理中應(yīng)用數(shù)字化技術(shù)，將會(huì)助力紙質(zhì)檔案管理向電子檔案管理方向轉(zhuǎn)化，對(duì)于醫(yī)院檔案資料也多會(huì)采用數(shù)字U盤、電子文檔等形式，存儲(chǔ)上不占據(jù)較大空間，也無須人員過度看管，有效實(shí)現(xiàn)醫(yī)院檔案管理成本的降低。

二、當(dāng)前醫(yī)院檔案管理數(shù)字化建設(shè)面臨的挑戰(zhàn)

1.數(shù)字化檔案管理意識(shí)匱乏

雖然目前許多醫(yī)院的檔案管理已推進(jìn)數(shù)字化建設(shè)應(yīng)用，但大多數(shù)醫(yī)院還是將提高醫(yī)療服務(wù)水平作為重點(diǎn)，將檔案管理工作歸于輔助性工作范疇，對(duì)其重視程度不高，受到傳統(tǒng)思想觀念的束縛，醫(yī)院管理層也不太關(guān)注檔案管理工作形式的創(chuàng)新，投入的資源較少，僅局限于日常檔案管理工作的投入，缺乏數(shù)字化檔案管理意識(shí)，檔案長(zhǎng)期管理機(jī)制不完善，檔案信息的利用率也偏低，無法真正發(fā)揮出效能。

2.數(shù)字化檔案管理平臺(tái)建設(shè)不足

從目前醫(yī)院檔案管理實(shí)施情況來看，數(shù)字化技術(shù)應(yīng)用中還存在平臺(tái)建設(shè)不足問題，導(dǎo)致檔案管理仍舊采用傳統(tǒng)方式，無法使數(shù)字化真正落地。比如，部分醫(yī)院只是將檔案數(shù)據(jù)信息從紙質(zhì)形式處理成電子形式，雖然也在一定程度上提高了檔案管理效率，但并未關(guān)注數(shù)字化檔案管理的分析、篩選、分類以及整理等功能，嚴(yán)重影響到檔案管理工作的順利推進(jìn)。另外，部分醫(yī)院還存在檔案資源重疊狀況，如醫(yī)院檔案信息包含電子文件和紙質(zhì)文件兩種形式，導(dǎo)致出現(xiàn)雙重保存狀態(tài)，容易造成管理混亂，也會(huì)導(dǎo)致浪費(fèi)，不利于數(shù)字化檔案管理效率的提高。

3.檔案管理制度不夠完善

在醫(yī)院檔案現(xiàn)代化管理發(fā)展中，制度建設(shè)不夠完善，直接影響到醫(yī)院檔案管理工作的執(zhí)行，同時(shí)，也導(dǎo)致數(shù)字化建設(shè)在檔案管理中應(yīng)用效果不佳。比如，醫(yī)院檔案管理人員在推進(jìn)信息數(shù)據(jù)采集時(shí)，未明確具體的目標(biāo)和約束機(jī)制，導(dǎo)致醫(yī)院檔案管理人員出現(xiàn)了不規(guī)范行為，甚至造成工作失誤，給檔案管理帶來不良影響。

4.高素質(zhì)檔案管理人才欠缺

許多醫(yī)院的檔案現(xiàn)代化管理面臨高素質(zhì)人才不足的情況，尤其是數(shù)字化建設(shè)融入后，掌握數(shù)字化管理技能的人才更少，這是由于大多數(shù)醫(yī)院將人才培養(yǎng)重點(diǎn)放在醫(yī)療專業(yè)技能培訓(xùn)方面，人才招聘時(shí)也更為看重醫(yī)療專業(yè)技術(shù)人員招聘，對(duì)檔案管理人員的培訓(xùn)、招聘等不夠重視，造成檔案管理人員職業(yè)素養(yǎng)偏低，無法推進(jìn)醫(yī)院數(shù)字化檔案管理工作科學(xué)開展，檔案管理工作的質(zhì)量難以得到保障。此外，醫(yī)院檔案管理數(shù)字化建設(shè)也存在安全性不強(qiáng)問題，其信息化管理系統(tǒng)的安全維護(hù)不到位，很容易發(fā)生檔案信息被泄漏情況。

三、數(shù)字化建設(shè)在醫(yī)院檔案現(xiàn)代化管理中的應(yīng)用路徑

1.深化認(rèn)識(shí)并促進(jìn)各領(lǐng)域協(xié)作

醫(yī)院檔案管理在開展數(shù)字化建設(shè)的過程中，必須深化認(rèn)識(shí)。首先，醫(yī)院管理層要切實(shí)重視數(shù)字化檔案管理建設(shè)，具有與時(shí)俱進(jìn)的發(fā)展觀念，加深對(duì)醫(yī)院檔案數(shù)字化建設(shè)重要性的認(rèn)知和了解，做到以身作則，充分引領(lǐng)醫(yī)院檔案管理工作人員，強(qiáng)化檔案數(shù)字化管理的意識(shí)，使其全身心地投入工作當(dāng)中，真正發(fā)揮檔案管理效能。其次，要引入新的檔案管理思想，在數(shù)字化建設(shè)過程中確保檔案管理工作實(shí)現(xiàn)創(chuàng)新優(yōu)化，解決以往醫(yī)院檔案管理中遇到的采集信息困難和信息資源利用率較低等問題，如在數(shù)字化管理醫(yī)院特種載體檔案時(shí)，可以將其處理為聲像文件，通過數(shù)碼照片形式來呈現(xiàn)并存儲(chǔ)。同時(shí)，部分特種載體檔案在管理時(shí)也要重視實(shí)物檔案照片管理，包括醫(yī)院各種證書、獎(jiǎng)牌等，都可處理成數(shù)碼形式，而醫(yī)院的宣傳材料、職工歡慶活動(dòng)材料等可以采用錄音、錄像方式制作為視頻，再做縮小文件處理來存儲(chǔ)，與檔案管理系統(tǒng)實(shí)現(xiàn)掛接，便于管理人員隨時(shí)調(diào)用；再如，醫(yī)院病歷資料是綜合檔案文件中數(shù)量最多的，在開展檔案管理數(shù)字化建設(shè)時(shí)，可以將病歷檔案處理為數(shù)字形式實(shí)時(shí)傳輸，并在市檔案局備份，以避免丟失病歷檔案。最后，是醫(yī)院要在檔案管理數(shù)字化建設(shè)中加強(qiáng)各領(lǐng)域間的協(xié)作與交流，醫(yī)院檔案數(shù)字化管理并非只是檔案管理人員的專門工作，更需要各部門積極配合，在協(xié)同合作的基礎(chǔ)上，有機(jī)整合醫(yī)院的人事管理系統(tǒng)、財(cái)務(wù)系統(tǒng)、資料管理系統(tǒng)以及辦公自動(dòng)化系統(tǒng)等，在眾多部門的支持下，醫(yī)院在搜集并整理檔案資源時(shí)也會(huì)更為便捷，數(shù)字化建設(shè)也能體現(xiàn)出應(yīng)有價(jià)值。例如，我院曾開展以“國(guó)際檔案日”為主題的系列宣傳活動(dòng)，由醫(yī)院綜合檔案管理行政部門組織各科室人員參與，以多媒體形式播放有關(guān)醫(yī)院檔案管理的重要性和管理知識(shí)，并開展檔案知識(shí)競(jìng)答，達(dá)到了宣傳檔案管理提高醫(yī)院所有部門配合檔案管理工作意識(shí)的效果。

2.搭建檔案數(shù)字化管理平臺(tái)

醫(yī)院檔案現(xiàn)代化管理中應(yīng)用數(shù)字化建設(shè)，還需重視著手于硬件建設(shè)，投入充足資金采購(gòu)各種數(shù)字化設(shè)備設(shè)施，如程控交換機(jī)設(shè)備、數(shù)據(jù)接收器設(shè)備、掃描儀設(shè)備以及基礎(chǔ)計(jì)算機(jī)設(shè)備等，建設(shè)專業(yè)化的電子檔案室。在硬件設(shè)備設(shè)施完善的基礎(chǔ)上，進(jìn)一步優(yōu)化數(shù)字化檔案管理的軟件，對(duì)于醫(yī)院檔案管理來說，數(shù)字化平臺(tái)建設(shè)是關(guān)鍵內(nèi)容，其可以為檔案管理工作提供必要的技術(shù)支撐，推進(jìn)醫(yī)院檔案管理工作方法的變革創(chuàng)新，作為檔案工作實(shí)踐的重要載體，數(shù)字化平臺(tái)核心部分為開發(fā)的檔案信息化管理系統(tǒng)軟件，將其與醫(yī)院辦公業(yè)務(wù)系統(tǒng)相接入，讓檔案管理工作有效對(duì)接各科室業(yè)務(wù)，及時(shí)聯(lián)系溝通，在收集、整理不同檔案信息資料時(shí)也更加高效。數(shù)字化檔案管理平臺(tái)還要實(shí)現(xiàn)功能一體化，保證平臺(tái)發(fā)揮出信息資料收發(fā)、查找以及應(yīng)用等多元功能，還應(yīng)借助大數(shù)據(jù)技術(shù)搭建起醫(yī)院檔案資料數(shù)據(jù)庫(kù)，深度挖掘檔案資源的價(jià)值。例如，某醫(yī)院搭建了醫(yī)療科研項(xiàng)目資料檔案數(shù)字化管理平臺(tái)，其主要涉及各種技術(shù)資料、知識(shí)產(chǎn)權(quán)資料以及個(gè)人信息資料，該醫(yī)院以內(nèi)網(wǎng)為基礎(chǔ)開發(fā)出便于操作的管理軟件，使科研項(xiàng)目檔案的分類歸檔流程化。比如，員工在提交資料檔案申請(qǐng)書之后，可以在平臺(tái)申請(qǐng)個(gè)人賬戶，對(duì)獲批立項(xiàng)的科研課題展開全過程資料的收集，再導(dǎo)入平臺(tái)系統(tǒng)中自動(dòng)整理、條目錄入、深化處理以及審核驗(yàn)收，為后續(xù)檔案資料的利用奠定良好基礎(chǔ)，科研管理人員也能夠通過該平臺(tái)有效監(jiān)督項(xiàng)目進(jìn)展。

3.完善醫(yī)院檔案管理數(shù)字化建設(shè)相關(guān)制度

為了更好地體現(xiàn)出數(shù)字化建設(shè)的效益，醫(yī)院還要完善相關(guān)檔案管理制度體系，使其成為數(shù)字化建設(shè)的基礎(chǔ)保障，對(duì)檔案管理工作進(jìn)一步約束、規(guī)范，確保工作效率與質(zhì)量達(dá)到要求。第一，基于數(shù)字化檔案管理特點(diǎn)，完善檔案信息采集、分析、管理、存儲(chǔ)以及利用等環(huán)節(jié)的制度細(xì)則，提升醫(yī)院檔案管理工作整體的規(guī)范性，如檔案信息資料收集后的上傳，要明確資料大小和格式標(biāo)準(zhǔn)的限制要求，并保證上傳渠道合理，收發(fā)流程具有秩序化特征。第二，醫(yī)院檔案數(shù)字化管理制度的構(gòu)建要充分依據(jù)醫(yī)院具體發(fā)展形勢(shì)，深刻了解檔案管理實(shí)際狀況，在此基礎(chǔ)上科學(xué)劃分崗位職責(zé)，構(gòu)建更為標(biāo)準(zhǔn)化的檔案管理流程，讓管理人員按照流程制度執(zhí)行工作，可以有效控制醫(yī)院檔案管理出現(xiàn)失誤，降低管理風(fēng)險(xiǎn)。第三，醫(yī)院要針對(duì)檔案管理建立崗位責(zé)任機(jī)制，切實(shí)明確具體科室、具體人員在數(shù)字化檔案管理執(zhí)行中的責(zé)任，一旦檔案管理出現(xiàn)資料上傳有誤、信息泄露丟失以及檔案失真等問題，能夠第一時(shí)間查實(shí)并實(shí)現(xiàn)追責(zé)，確保各項(xiàng)數(shù)字化檔案管理的舉措規(guī)范落實(shí)，為醫(yī)院高質(zhì)量發(fā)展提供助力。

4.強(qiáng)化檔案的安全管理

在醫(yī)院檔案現(xiàn)代化管理發(fā)展過程中，為有效推進(jìn)數(shù)字化建設(shè)應(yīng)用，還應(yīng)重視檔案安全管理。

一是加強(qiáng)數(shù)字化檔案信息管理平臺(tái)的安全維護(hù)，如引入先進(jìn)的防火墻軟件，對(duì)外部黑客、不法分子的入侵及時(shí)抵御，還要安裝病毒防御軟件或殺毒系統(tǒng)，定期更新，確保安全防護(hù)效果更佳，不僅可以有效控制病毒干擾，還能避免垃圾信息進(jìn)入檔案管理平臺(tái)，對(duì)于醫(yī)院的重要檔案文件，建議利用加密技術(shù)，設(shè)置對(duì)應(yīng)的安全訪問權(quán)限。例如，我院對(duì)檔案數(shù)字化管理系統(tǒng)設(shè)置了明確的訪問權(quán)限，每個(gè)科室或部門只有1～2名領(lǐng)導(dǎo)層人員可以直接訪問，而無訪問權(quán)限的人員需要向科室領(lǐng)導(dǎo)提出申請(qǐng)，或是直接向檔案管理部門申請(qǐng)，通過后才能訪問平臺(tái)并獲取檔案資料，這種做法在很大程度上避免了重要檔案信息被泄露的風(fēng)險(xiǎn)。同時(shí)，也要針對(duì)性地實(shí)施硬件安全防護(hù)措施，對(duì)重要文件做好備份并清理冗余信息，確保數(shù)字化檔案管理平臺(tái)安全運(yùn)行。

二是充分利用數(shù)字化技術(shù)的超強(qiáng)運(yùn)算能力，提高醫(yī)院檔案管理的工作效率。數(shù)字化技術(shù)中具有分布式計(jì)算方法，是在不同計(jì)算節(jié)點(diǎn)分布數(shù)據(jù)，而服務(wù)器針對(duì)這些節(jié)點(diǎn)展開優(yōu)化管理，有利于從根源上保證醫(yī)院檔案數(shù)據(jù)信息的安全，不僅提高了數(shù)字化檔案管理的安全水平，也能通過數(shù)據(jù)化處理信息增強(qiáng)管理的快捷性與便利性。

三是要提升檔案管理工作人員的安全意識(shí)，落實(shí)人員安全教育，在檔案管理數(shù)據(jù)庫(kù)建設(shè)上，增加檔案信息分類模塊，使人員可以通過分類查找從數(shù)據(jù)庫(kù)中獲取目標(biāo)文件，保證檔案提取的安全性，還要針對(duì)數(shù)字化檔案信息數(shù)據(jù)風(fēng)險(xiǎn)源加以分析，基于分析結(jié)果來制定風(fēng)險(xiǎn)防控的有效對(duì)策。

5.培養(yǎng)高素質(zhì)的數(shù)字化檔案管理人才

醫(yī)院檔案現(xiàn)代化管理中應(yīng)用數(shù)字化建設(shè)屬于一種新的管理形式，其對(duì)于檔案管理工作執(zhí)行人員的專業(yè)能力、綜合素質(zhì)提出了更高要求。要確保檔案管理人員充分掌握數(shù)字化管理相關(guān)知識(shí)、技能，從而維持?jǐn)?shù)字化檔案管理工作的運(yùn)轉(zhuǎn)。醫(yī)院可以針對(duì)現(xiàn)有檔案管理人員的特點(diǎn)組織培訓(xùn)工作，如鼓勵(lì)檔案管理人員參與數(shù)字化檔案管理工作交流會(huì)，相互分享學(xué)習(xí)管理經(jīng)驗(yàn)和管理理念，也可以邀請(qǐng)專家舉辦數(shù)字化檔案管理工作座談會(huì)，在會(huì)議中講解管理中遇到的常見問題和應(yīng)對(duì)策略。比如，某地區(qū)多家醫(yī)院開展過以“數(shù)字賦能檔案，科技引領(lǐng)發(fā)展”為主題的數(shù)字化檔案管理經(jīng)驗(yàn)分享交流會(huì)議，在會(huì)議中各醫(yī)院分享了先進(jìn)的檔案管理技巧，包括檔案管理體系構(gòu)建、文化價(jià)值體系沉淀、檔案庫(kù)結(jié)構(gòu)規(guī)范布局、檔案人員標(biāo)準(zhǔn)化培訓(xùn)以及檔案全生命周期的管理要點(diǎn)等內(nèi)容。同時(shí)，也邀請(qǐng)了高校信息管理學(xué)院的教授、市檔案館研究人員分享學(xué)術(shù)報(bào)告，參會(huì)人員都表示有所收獲。除此之外，醫(yī)院也要定期針對(duì)數(shù)字化檔案管理人員開展考核，確保人員的素質(zhì)能夠滿足檔案管理工作的需求。

綜上所述，在醫(yī)院檔案現(xiàn)代化管理過程中，推動(dòng)應(yīng)用數(shù)字化建設(shè)有助于提高檔案管理質(zhì)量與效率，并降低檔案管理成本。數(shù)字化建設(shè)在醫(yī)院檔案現(xiàn)代化管理中的應(yīng)用路徑包括深化認(rèn)識(shí)并促進(jìn)各領(lǐng)域協(xié)作、搭建檔案數(shù)字化管理平臺(tái)、完善醫(yī)院檔案管理數(shù)字化建設(shè)相關(guān)制度、強(qiáng)化檔案的安全管理、培養(yǎng)高素質(zhì)的數(shù)字化檔案管理人才。

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（作者單位：沈陽(yáng)市口腔醫(yī)院）