現(xiàn)階段優(yōu)撫醫(yī)院檔案建設(shè)信息化工作探討

宋萍

摘 要：檔案信息化在優(yōu)撫醫(yī)院的發(fā)展中起著至關(guān)重要的作用，不僅可以為病床管理、手術(shù)安排等提供有力的支撐，還能夠極大地提升優(yōu)撫醫(yī)院的管理效率。優(yōu)撫醫(yī)院的檔案信息涵蓋了多個(gè)部分，如人事檔案、病歷檔案等，為了更好地滿足其服務(wù)需求，防止檔案丟失，應(yīng)當(dāng)采取有效的措施，加強(qiáng)對(duì)檔案的管理，實(shí)現(xiàn)檔案管理信息化，從而提升服務(wù)水平，實(shí)現(xiàn)優(yōu)撫醫(yī)院的長(zhǎng)遠(yuǎn)發(fā)展。文章詳細(xì)論述優(yōu)撫醫(yī)院檔案管理實(shí)施信息化建設(shè)的作用，分析了目前存在的挑戰(zhàn)，并提出了一些實(shí)際的改善方法。

關(guān)鍵詞：優(yōu)撫醫(yī)院；檔案建設(shè)；信息化

引言

檔案管理在優(yōu)撫醫(yī)院中起到至關(guān)重要的作用，隨著醫(yī)院的發(fā)展，存儲(chǔ)的檔案資料越來(lái)越多，傳統(tǒng)的檔案管理方式已經(jīng)不能滿足當(dāng)前的需求，因此，改進(jìn)和完善檔案管理模式顯得尤為迫切。由于紙質(zhì)檔案的保存和查詢比較困難，容易受到外界環(huán)境的影響，因此，為了有效地提升優(yōu)撫醫(yī)院的檔案管理水平，需要利用信息技術(shù)減輕檔案管理人員的負(fù)擔(dān)，同時(shí)，還可以改善優(yōu)撫醫(yī)院的服務(wù)水平，以確保其可持續(xù)發(fā)展。

一、優(yōu)撫醫(yī)院檔案管理實(shí)施信息化建設(shè)的作用

在傳統(tǒng)的檔案管理流程中，檔案管理人員面臨著巨大的工作壓力和高強(qiáng)度的勞動(dòng)。由于醫(yī)院的特殊性，需要開(kāi)展復(fù)雜的信息收集、整理、分類(lèi)。通過(guò)采用先進(jìn)的信息技術(shù)，檔案管理可以更加高效地完成檢索、查找、立卷和歸檔等工作，降低管理人員的工作負(fù)擔(dān)，并減少了人為操作帶來(lái)的錯(cuò)誤，提高了檔案管理的質(zhì)量。過(guò)去，檔案管理工作需要大量的紙質(zhì)文件，不僅消耗大量的時(shí)間和精力，還需要投入大量的資源。然而，由于檔案管理水平較低，再加上相關(guān)規(guī)章制度的限制，使得資料查詢需要經(jīng)歷復(fù)雜的流程。通過(guò)采用信息技術(shù)，檔案管理可以實(shí)現(xiàn)自動(dòng)化，減少管理人員的工作量，檔案管理不再需要人工干預(yù)，也不會(huì)出現(xiàn)漏交信息或信息資料不完整等問(wèn)題。通過(guò)實(shí)施醫(yī)院檔案管理信息化建設(shè)，不僅可以將文件按照特定的分類(lèi)開(kāi)展有效管理，減輕工作人員的負(fù)擔(dān)，降低了檔案管理中出現(xiàn)的失誤。

1.有利于提高醫(yī)院檔案管理水平

隨著信息技術(shù)的飛速發(fā)展，我國(guó)大多數(shù)優(yōu)撫醫(yī)院已經(jīng)實(shí)現(xiàn)了信息化，檔案信息化建設(shè)也取得了長(zhǎng)足的進(jìn)步，大幅提高了工作效率，克服了傳統(tǒng)檔案管理的局限性，使得優(yōu)撫醫(yī)院在管理水平和醫(yī)療服務(wù)方面取得了顯著的提升。同時(shí)，也有助于提升臨床服務(wù)，滿足社會(huì)對(duì)醫(yī)療服務(wù)的需求。通過(guò)信息化建設(shè)，醫(yī)院檔案管理可以得到極大的改善，不僅可以跨越地域、部門(mén)和時(shí)間的限制，還可以更加高效地完成工作。優(yōu)撫醫(yī)院的信息化管理是至關(guān)重要的，不僅能收集和整理醫(yī)院內(nèi)的人力、醫(yī)療、后勤和病人等信息，還能有效地避免傳統(tǒng)檔案管理中出現(xiàn)的錯(cuò)誤，從而減少對(duì)病人和醫(yī)院的影響。通過(guò)將這些信息存儲(chǔ)在計(jì)算機(jī)系統(tǒng)中，可以更好地將信息轉(zhuǎn)化為可用的形式，從而拓寬檔案信息的使用范圍。

2.與現(xiàn)代化技術(shù)相互適應(yīng)的必經(jīng)之路

隨著信息技術(shù)的不斷發(fā)展，已經(jīng)滲透各個(gè)領(lǐng)域，并被廣泛應(yīng)用于檔案管理工作，這不但有助于提升優(yōu)撫醫(yī)院的工作效率，而且是適應(yīng)現(xiàn)代化技術(shù)發(fā)展的重要途徑，也是提高優(yōu)撫醫(yī)院檔案管理水平的有力武器。隨著科技的發(fā)展，傳統(tǒng)的檔案管理方式已經(jīng)不再適用?，F(xiàn)在，檔案管理更加簡(jiǎn)單，不需要考慮防火、防水、防蟲(chóng)等問(wèn)題。此外，通過(guò)使用數(shù)字化的方式，檔案信息可以更有效地共享，并且可以更快速地查閱。通過(guò)利用信息技術(shù)，檔案管理工作可以有效地收集和整理信息數(shù)據(jù)，減少人力統(tǒng)計(jì)信息時(shí)間的同時(shí)，信息技術(shù)還可以幫助糾正數(shù)據(jù)錯(cuò)誤，從而避免由于信息錯(cuò)誤而導(dǎo)致的重大決策失誤。通過(guò)信息技術(shù)，各個(gè)科室可以實(shí)現(xiàn)信息共享，大幅提了工作效率。即使病人之前不在同一家醫(yī)院就診，也可以快速地從檔案中調(diào)取相關(guān)資料，從而更好地預(yù)測(cè)病情發(fā)展。

3.有利于提升醫(yī)院的服務(wù)質(zhì)量

優(yōu)撫醫(yī)院是具有特殊性的服務(wù)場(chǎng)所，其工作性質(zhì)主要是以退役殘疾軍人和在服役期間患嚴(yán)重慢性病、精神疾病的退役軍人等優(yōu)撫對(duì)象，提供醫(yī)療和療養(yǎng)服務(wù)，讓患者感受到就醫(yī)方便，是每個(gè)優(yōu)撫醫(yī)院工作的主要目標(biāo)。隨著信息技術(shù)的發(fā)展，患者可以通過(guò)網(wǎng)上或者醫(yī)院的自助服務(wù)機(jī)完成掛號(hào)、繳費(fèi)等操作，大幅縮短了就醫(yī)時(shí)間，還可以輕松獲取之前的病歷資料，提高了患者的就診體驗(yàn) ，使得患者可以更快捷地獲得醫(yī)療服務(wù)，從而提高醫(yī)生的看病效率。為了進(jìn)一步提高優(yōu)撫醫(yī)院的服務(wù)水平，加強(qiáng)檔案信息化建設(shè)顯得尤為重要。利用信息技術(shù)的優(yōu)勢(shì)，科學(xué)、合理地整理和歸納醫(yī)院檔案，并促進(jìn)各科室信息資源共享，從而提升醫(yī)院的醫(yī)療服務(wù)質(zhì)量。

4.為醫(yī)院決策提供有效的決策數(shù)據(jù)

在檔案管理工作中，除了涉及基本的知識(shí)和技能，還需要收集患者的就醫(yī)信息，這些信息不僅為醫(yī)院的工作提供重要的參考，也為醫(yī)院的未來(lái)發(fā)展提供指導(dǎo)，同時(shí)，也可以為各個(gè)科室的聯(lián)合診療提供有效的支持。隨著醫(yī)療機(jī)構(gòu)的迅速發(fā)展，檔案數(shù)量也在不斷增長(zhǎng)，給收集和管理檔案帶來(lái)了更大的挑戰(zhàn)。傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案管理方式難以應(yīng)付如此高強(qiáng)度的工作量。因此，提高醫(yī)院對(duì)檔案的利用率，充分發(fā)揮檔案的價(jià)值，促進(jìn)檔案信息化建設(shè)顯得尤為必要。通過(guò)信息技術(shù)，醫(yī)院可以實(shí)現(xiàn)資料的統(tǒng)一管理，并及時(shí)分析其中的價(jià)值。此外，在需要時(shí)醫(yī)院可以快速調(diào)取數(shù)據(jù)，展開(kāi)診療方案討論，并詳細(xì)分析醫(yī)院的醫(yī)療條件和發(fā)展水平，從而制定出可行的方案。

5.有利于檔案信息數(shù)據(jù)完整性

通過(guò)實(shí)施檔案信息化建設(shè)，可以大幅提高優(yōu)撫醫(yī)院檔案管理的效率和質(zhì)量。通過(guò)篩選不完整的檔案數(shù)據(jù)，可以有效保證檔案的完整性，并且，可以更好地挖掘其中的潛在價(jià)值。通過(guò)信息化建設(shè)，醫(yī)院檔案資料的更新速度得到了極大提升，現(xiàn)代信息的傳播速度極快，使得檔案資料的時(shí)效性得到了有效保障，檔案編號(hào)等信息也可以實(shí)現(xiàn)實(shí)時(shí)更新，從而保證了檔案資料的完整性和準(zhǔn)確性。

6.有利于提高檔案信息的安全性

隨著科技的發(fā)展，傳統(tǒng)的檔案管理方式已經(jīng)不再適用?，F(xiàn)在，檔案管理人員可以通過(guò)電子化的方式來(lái)收集信息，而不再需要手寫(xiě)或打印，避免了信息記錄錯(cuò)誤和數(shù)據(jù)偏差的問(wèn)題。同時(shí)，也可以更好地管理紙質(zhì)版檔案，避免因環(huán)境因素，如火災(zāi)或水澇等導(dǎo)致資料丟失或缺損等問(wèn)題，對(duì)于醫(yī)院檔案管理工作來(lái)說(shuō)是非常重要的。通過(guò)實(shí)行檔案信息化建設(shè)，可以有效地解決信息采集和保存方面的問(wèn)題，不僅可以提高檔案管理人員的工作效率，而且可以有效地防止信息丟失、損壞等情況發(fā)生，提高檔案信息的安全性。

二、現(xiàn)階段優(yōu)撫醫(yī)院檔案管理信息化工作存在的問(wèn)題分析

1.醫(yī)院檔案管理信息化體制上的問(wèn)題

目前，依然有部分優(yōu)撫醫(yī)院對(duì)檔案管理信息化建設(shè)缺乏足夠的重視，或者沒(méi)有認(rèn)識(shí)到在大數(shù)據(jù)背景下必須必要的創(chuàng)新檔案管理方式和內(nèi)容，所構(gòu)建的檔案管理體制不夠健全和完善，導(dǎo)致相關(guān)的檔案管理工作難以順利開(kāi)展。并且，在管理過(guò)程中得不到有效的監(jiān)督。隨著信息技術(shù)的發(fā)展，醫(yī)院必須不斷改進(jìn)和創(chuàng)新檔案管理制度，以便更好地支持信息化管理。然而，有些優(yōu)撫醫(yī)院的檔案管理制度并不夠?qū)嵱?，無(wú)法為信息化管理提供有效的指導(dǎo)。例如，如果電子病歷信息缺乏全面性或者出現(xiàn)延遲，將會(huì)嚴(yán)重?fù)p害醫(yī)院管理決策的準(zhǔn)確性和可靠性，從而阻礙醫(yī)院信息化水平的進(jìn)一步提高。

2.基礎(chǔ)設(shè)備設(shè)施的問(wèn)題

隨著醫(yī)院檔案管理信息化的不斷發(fā)展，涉及的技術(shù)類(lèi)型越來(lái)越多，需要通過(guò)軟件系統(tǒng)和硬件設(shè)備設(shè)施來(lái)滿足其功能要求。然而，有些醫(yī)院在采購(gòu)、維護(hù)和應(yīng)用基礎(chǔ)設(shè)備設(shè)施方面存在著諸多潛在風(fēng)險(xiǎn)，需要加以重視和解決。由于醫(yī)院未能及時(shí)調(diào)整和改善基礎(chǔ)設(shè)備設(shè)施，以及缺乏規(guī)劃性的資金投入，使得檔案管理信息化無(wú)法充分發(fā)揮出應(yīng)有的作用，從而使得該領(lǐng)域的發(fā)展受阻。此外，由于外界環(huán)境和人為操作的因素，這些設(shè)備設(shè)施很容易出現(xiàn)故障，醫(yī)院相關(guān)部門(mén)缺乏及時(shí)的維護(hù)和保養(yǎng)，只有在發(fā)現(xiàn)問(wèn)題之后，才會(huì)采取補(bǔ)救措施，從而降低了檔案信息的管理效率。

3.信息安全方面的問(wèn)題

隨著醫(yī)院檔案管理信息化的發(fā)展，安全性成為當(dāng)前最大的挑戰(zhàn)。因?yàn)椴捎脭?shù)字化的管理模式，將信息采集到計(jì)算機(jī)系統(tǒng)和網(wǎng)絡(luò)中，有可能涉及一些保密文件，信息安全性成了建設(shè)過(guò)程中的一大障礙。此外，黑客攻擊、網(wǎng)絡(luò)漏洞等因素會(huì)嚴(yán)重破壞醫(yī)院的檔案管理系統(tǒng)，使得大量的數(shù)據(jù)被盜取、泄露，給醫(yī)院造成巨大的經(jīng)濟(jì)損失。

4.檔案管理人員的問(wèn)題

隨著醫(yī)院檔案管理信息化建設(shè)的不斷深入，傳統(tǒng)的手工登記方式已經(jīng)不再適用，現(xiàn)代化技術(shù)的應(yīng)用使得檔案信息可以實(shí)現(xiàn)數(shù)字化管理，但仍然存在一些漏洞問(wèn)題，需要加強(qiáng)工作人員的意識(shí)和能力轉(zhuǎn)變，以便更好地實(shí)現(xiàn)信息化管理。由于信息化建設(shè)的不足，檔案管理無(wú)法達(dá)到預(yù)期的目標(biāo)。

三、現(xiàn)階段優(yōu)撫醫(yī)院加強(qiáng)檔案管理信息化的策略

為了推動(dòng)檔案管理工作的信息化，國(guó)家相關(guān)部門(mén)已經(jīng)發(fā)布工作綱要，旨在利用信息技術(shù)促進(jìn)檔案管理信息化建設(shè)，并幫助檔案管理事業(yè)取得全面發(fā)展，提高國(guó)家的綜合管理水平，為優(yōu)撫醫(yī)院的檔案管理提供更多的支持，將有助于實(shí)現(xiàn)檔案管理的整體性和有效性。

1.提高技術(shù)水平，完善管理設(shè)備設(shè)施

為了實(shí)現(xiàn)全面的信息化建設(shè)，優(yōu)撫醫(yī)院必須不斷提高管理技術(shù)水平，完善管理設(shè)備設(shè)施，以確保檔案管理的有效性。只有擁有先進(jìn)的技術(shù)和完善的設(shè)備設(shè)施，才能夠有效地推動(dòng)醫(yī)院的信息化建設(shè)。隨著信息技術(shù)的發(fā)展，傳統(tǒng)的檔案管理工作已經(jīng)從記錄和儲(chǔ)存，轉(zhuǎn)變?yōu)槔糜?jì)算機(jī)技術(shù)實(shí)現(xiàn)電子化，從而提高了檔案管理的效率和質(zhì)量。為了推動(dòng)醫(yī)療事業(yè)的長(zhǎng)期發(fā)展，醫(yī)院應(yīng)該大力投入資源，加快信息化建設(shè)，改善基礎(chǔ)設(shè)備設(shè)施，搭建先進(jìn)的電子檔案系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)檔案管理的智能化和自動(dòng)化。隨著信息技術(shù)的發(fā)展，醫(yī)院檔案管理工作得到了極大的改善，不僅打破了空間和時(shí)間的限制，而且可以通過(guò)各種端口實(shí)現(xiàn)動(dòng)態(tài)化，使得醫(yī)生可以通過(guò)患者姓名快速檢索相關(guān)信息，從而提高了醫(yī)院的綜合管理水平。

2.加強(qiáng)綜合規(guī)劃，提高管理效果

通過(guò)引入先進(jìn)的管理技術(shù)和軟件，可以有效地改善醫(yī)院檔案管理，并將其展開(kāi)優(yōu)化、整合和綜合規(guī)劃，從而實(shí)現(xiàn)最佳的檔案管理效果。醫(yī)院的管理系統(tǒng)由多個(gè)科室組成，它們的信息可以通過(guò)數(shù)據(jù)分析來(lái)整合，從而提高工作效率。這種統(tǒng)一的管理方式能夠有效避免資源浪費(fèi)和信息重復(fù)，因此，醫(yī)院應(yīng)該加強(qiáng)信息管理的統(tǒng)一性建設(shè)，根據(jù)每個(gè)科室的特點(diǎn)，利用信息技術(shù)來(lái)優(yōu)化和完善管理，以確保醫(yī)院的全面發(fā)展。

3.遵守相關(guān)原則，實(shí)現(xiàn)信息化建設(shè)意義

首先，為了實(shí)現(xiàn)醫(yī)院檔案管理的信息化建設(shè)，必須堅(jiān)持遵循工作準(zhǔn)則，以便最大限度地實(shí)現(xiàn)預(yù)期目標(biāo)。在醫(yī)院檔案管理的信息化建設(shè)中，安全性原則是至關(guān)重要的，因此，必須加強(qiáng)對(duì)信息安全的保護(hù)，確保醫(yī)院信息網(wǎng)絡(luò)的安全，避免由于技術(shù)漏洞或其他因素而造成的不良后果。其次，是經(jīng)濟(jì)性原則。醫(yī)院檔案管理是一項(xiàng)艱巨的任務(wù)，其信息化建設(shè)需要持續(xù)的財(cái)政投入，為了有效地利用這些資金，必須嚴(yán)格控制醫(yī)院檔案管理扶持資金的使用，以免因投入過(guò)多而影響醫(yī)院的正常運(yùn)營(yíng)。通過(guò)全面性原則，可以更好地實(shí)現(xiàn)信息的有效利用、共享與儲(chǔ)存，從而使檔案信息發(fā)揮出其特有的價(jià)值。因此，在開(kāi)展醫(yī)院檔案管理時(shí)，必須堅(jiān)持完善工作原則，以此來(lái)提升檔案管理的效率，為醫(yī)院帶來(lái)更多的經(jīng)濟(jì)效益。

4.建立管理機(jī)制，保證檔案管理效果

為了更好地維護(hù)醫(yī)院的檔案，必須建立完善、科學(xué)、有效的管理機(jī)制，以便更好地實(shí)施檔案管理，以為醫(yī)院的檔案管理工作帶來(lái)更高的質(zhì)量與更好的結(jié)果。由于檔案信息可能會(huì)出現(xiàn)丟失或遺漏的情況，因此，建立有效的檔案管理機(jī)制，可以確保檔案信息的安全性和完整性，加強(qiáng)對(duì)整個(gè)檔案管理過(guò)程的監(jiān)督和管理，以防止外部因素的干擾。為了保護(hù)公眾利益，一些違法犯罪分子會(huì)采取非法手段侵入醫(yī)院檔案管理系統(tǒng)，以獲取個(gè)人信息。因此，醫(yī)院應(yīng)該加強(qiáng)對(duì)檔案安全的控制，加大資金投入規(guī)定，保護(hù)電子信息的安全，并建立合理的安全管理機(jī)制。通過(guò)建立完善的安全管理體系，定期維護(hù)和更新設(shè)備設(shè)施，以確保其正常運(yùn)行，并實(shí)現(xiàn)快捷的檢索查詢功能。

5.培養(yǎng)專(zhuān)業(yè)人員，提高綜合技能

為了更好地優(yōu)化優(yōu)撫醫(yī)院檔案管理，應(yīng)該加強(qiáng)對(duì)專(zhuān)業(yè)人才的培養(yǎng)，以期達(dá)到提高整體管理效率和水準(zhǔn)的目標(biāo)。第一，為了確保檔案管理人員能夠充分利用國(guó)家規(guī)定和醫(yī)院發(fā)展需求，應(yīng)該定期組織專(zhuān)業(yè)培訓(xùn)，以提升綜合素質(zhì)，讓他們深刻認(rèn)識(shí)到檔案管理的重要性，并積極學(xué)習(xí)最新的技術(shù)和理念，以便更好地完成醫(yī)院檔案管理工作。第二，為了提高檔案管理人員的技術(shù)和管理水平，應(yīng)該采取積極的措施，加強(qiáng)對(duì)其學(xué)習(xí)的指導(dǎo)，培養(yǎng)其自主學(xué)習(xí)的能力，激發(fā)其學(xué)習(xí)熱情，培養(yǎng)其自我意識(shí)以及運(yùn)用先進(jìn)的技術(shù)和理念，不斷完善檔案管理體系，促進(jìn)醫(yī)院檔案管理的信息化發(fā)展。第三，醫(yī)院應(yīng)該拓寬招聘渠道，充分認(rèn)識(shí)到新技術(shù)條件下對(duì)檔案管理工作人員的要求，加強(qiáng)引進(jìn)具有良好綜合素質(zhì)和能力的人才，建立一支高水平的檔案管理團(tuán)隊(duì)，為優(yōu)撫醫(yī)院檔案管理工作注入新鮮血液，激發(fā)團(tuán)隊(duì)活力，促進(jìn)檔案管理工作的有效實(shí)施。

四、結(jié)論

總之，優(yōu)撫醫(yī)院的檔案信息種類(lèi)多樣性，內(nèi)容又極其復(fù)雜，因此，實(shí)施檔案管理信息化建設(shè)是十分必要的，相關(guān)人員應(yīng)該清楚了解此項(xiàng)工作的細(xì)節(jié)，包括構(gòu)建數(shù)據(jù)庫(kù)等可能出現(xiàn)的問(wèn)題，以便更好地保障信息的安全。此外，還應(yīng)重視基礎(chǔ)設(shè)備設(shè)施的改善，完善信息化體系，提升員工的綜合能力，確保優(yōu)撫醫(yī)院檔案管理信息化建設(shè)的有效性，充分發(fā)揮其應(yīng)有的作用。

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（作者單位：棗莊市榮軍康復(fù)醫(yī)院）