淺談技工學校檔案建設與管理

王粉

摘 要：檔案的作用從時間上看具有滯后性，因此，在技工學校的日常管理中，檔案建設和管理的重要性往往被忽視。但是，檔案管理工作又是技工學校重要的基礎性工作，它從一個側面深刻地反映了技工學校管理建設水平。本文試圖從正確認識和理解學校檔案建設與管理的意義入手，分析目前技校檔案管理所存在的一些值得注意的問題，并就這些問題的解決提出一些個人的建議和想法，以期拋磚引玉，給技校管理者提供一些有益的幫助。

關鍵詞：技工學校；檔案管理；檔案建設

檔案管理亦稱檔案工作，是檔案館（室）直接對檔案實體和檔案信息進行管理并提供利用服務的各項業(yè)務工作的總稱。檔案工作人員務必認真做好檔案收集、整理、鑒定、保管、統計和提供利用等各個環(huán)節(jié)的工作。檔案管理工作是單位管理工作的一部分，是提高單位工作質量和工作效率的必要條件。技工學校檔案建設和管理工作，無論是從歷史還是現實的角度來看都是不可缺少的，但是大多數學校對檔案工作的重要性認識不夠，重視程度不高，日常工作中形成的檔案資料，沒有得到系統的收集整理和歸檔管理，致使學校在短期的發(fā)展過程中看起來似乎沒有受到多大影響、但從長遠發(fā)展來看，沒有給學校以后的持續(xù)發(fā)展，留下一些較為詳實和可供借鑒的檔案資料，從而使學校后續(xù)發(fā)展乏力，難以為繼。如果能提高檔案管理的質量與效率，就可以給技校的決策提供更多可參考和值得借鑒的信息，促使學校逐步做大做強，不斷邁上新臺階。由此可見，技校的檔案建設與管理已成了學校發(fā)展過程中很重要的一部分，必須引起決策層的高度重視和進一步加強[1]。

一、技工學校檔案建設與管理的意義

技工學校檔案形成于學校的招生、教學、科研等活動過程中，來源于各單位各部門或個人的各項活動之中，隨著學校的建立而產生，隨著學校的發(fā)展而逐步的累積，它是學校發(fā)展的真實記錄，記錄著學校每一步成長的軌跡，不論是學校的成長歷程還是教師的教學記錄，可以說是學校全體教職員工的德、能、勤、績等全方面的呈現。在維護學校歷史真實面貌方面有十分特殊的功能、對技校教育事業(yè)的發(fā)展具有很大的促進作用。是保持學校管理建設工作連續(xù)性的必要前提，是學校日常黨政工作的查考依據，是教學評估工作的基礎和前提，是宣傳教育的資料，是編史修志的重要素材來源。

檔案工作是學校重要的基礎性工作，它深刻地反映了學校管理建設水平。我們知道，學校管理建設是指學校為達到培養(yǎng)人才，服務社會的目標而采取的決策、計劃、組織、指揮、控制、實施等一切活動。其中心是合理調配人財物，優(yōu)化資源配置，其目標是培養(yǎng)更多更好的人才，服務于社會。其管理建設是由互相聯系的各個環(huán)節(jié)構成的一個復雜的系統工程，要使各個環(huán)節(jié)協調高效的運轉，必依賴于管理信息的流轉，而這些信息最終就是以文件、材料、協議、報告、統計等形式存在的，工作結果和工作成果往往也以文字材料的形式來體現。這些文件材料的處理和流轉過程真實的記錄了管理建設過程，也反映了工作成果，其中蘊藏著豐富的經驗教訓和管理信息，有珍貴的保存和利用價值。要使這些材料的重要作用得到充分發(fā)揮，必有賴于檔案工作，否則，隨著時間的推移和人事機構的變遷，這些極其重要的資料就很容易流失。高水平的檔案管理工作不僅能為學生、學校和社會提供滿意的服務，而且也說明學校的管理建設，工作規(guī)范，作風嚴謹，成效顯著。當然，沒有高質量的檔案工作，學校管理建設水平的高低就無法體現出來。因此，檔案工作水平反映了學校的管理建設水平，學校管理建設是檔案工作的基礎，檔案工作是學校管理建設的一面鏡子[2]。

規(guī)范的檔案管理工作，能促進學校管理建設工作的規(guī)范化。如果各部門的工作都能按照檔案管理辦法執(zhí)行，能促使各部門職工在日常工作習慣中，把辦事程序和工作成果等形成具有規(guī)范形式的文件材料，并加以收集保管，這樣，才能對學校管理建設具有參考價值，起到憑證作用并能提高工作人員的責任意識。因為檔案是各項工作的歷史記錄，一目了然的描繪了事情的來龍去清脈并反映了教學、科研等工作成果。因此，檔案工作，不僅能促使學校管理建設工作的規(guī)范化，而且對提高學校的綜合實力有極其重要的作用。

檔案工作做好了，既可以為本單位或部門的長遠發(fā)展奠定基礎。又能為領導及時了解本單位工作開展情況，科學合理決策提供有力依據，必須引起我們的高度重視。

綜上所述，技工學校的檔案就是這所學校的歷史和財富，它記錄著學校每一步成長的歷程。學校檔案反映的是這所學校的發(fā)展軌跡、管理水平、辦學特色、文化積淀等方面的獨特之處；也是評價這所學校的憑證和參考。只有建立健全學校的檔案，重視檔案的管理，才能獲得系統的、全面的學校資料信息。

如果一所學校的檔案建設與管理成系統、成規(guī)律，則說明了這所學校的管理建設水平高，其工作作風嚴謹，各方面的工作規(guī)范有序，其管理建設成效自然是卓著的。建立健全學校的檔案管理工作，能有效提升學校的綜合實力，并為學校的評估工作提供有力的材料依據。詳實的的檔案資料能為單位的科學有續(xù)發(fā)展提供了第一手資料，是進行科學分析，揚長避短，制定發(fā)展方向的好教材。同時也把這所學校的歷史的厚重感和濃郁的文化氣息展現在人們的面前。使人們對這所學校的豐富內涵和文化底蘊有了更深層次的認識和了解，更愿意把自己的子女送到這里來深造、學習和提高[3]。

一個沒有記錄的學校是存在缺憾的，一個沒有歷史的學校是缺乏市場競爭力的。學校的檔案建設與管理顯示出這所學校對經驗的總結態(tài)度，也反映出學校工作人員對過往歷史的反思。體現的是學校管理者的歷史責任感和使命感。檔案的建立與管理，不僅是一項工作，更是完善學校建設的一種先進的理念，一種前瞻性的睿智。可見，做好檔案管理工作，對提升技工學校的實力，促進其健康持續(xù)發(fā)展有著極其重要的意義。

二、目前技工學校檔案管理存在的問題

目前，雖然很多技工學校已逐步認識到了檔案管理建設對學校發(fā)展的重要性，并對檔案的建立和管理工作陸續(xù)重視起來[4]。但是，由于提高檔案管理質量不是一朝一夕的工作，其中的復雜和繁瑣程序決定了，必須對其高度重視并持續(xù)投入大量足夠的人力和物力，所以能夠長期堅持建立并有條不紊地管理好檔案的技工學校并不多。在建立和管理檔案的進程中，也出現了一些問題，值得我們重視和思考：

第一，各級管理層面上的檔案意識薄弱，對建檔和歸檔的意義重視不夠。學校往往將主要精力投放到學科建設和設施建設中，在教學和行政兩方面的建設上下功夫。著力打造實際的、短期的效益，而忽視了對長期“財富”的積累和經營。這種觀念上的缺乏導致學校在檔案管理方面建設力度不夠，影響了學校的整體發(fā)展。

第二，檔案建設和管理人員的意識和素質有待提高。學校缺乏檔案管理和檔案研究的專業(yè)人才，專門從事檔案管理工作，學校的檔案管理工作一般都由一些非專業(yè)的人員來完成的，檔案管理專業(yè)技能缺乏。這些人對檔案管理缺乏創(chuàng)新意識和優(yōu)化能力。同時，檔案管理人員對其他任教老師或行政人員，也沒有進行檔案收集和管理的專業(yè)培訓和強制性要求，致使大多數教職工沒有收集、積累工作記錄的意識和習慣，往往工作做完了就完了，什么文字資料都沒有留下，這自然對今后的檔案管理工作形成一種潛在障礙。就連從事檔案工作者對檔案工作的重視程度也不高，只做一些日常的接受、分類、保管等常規(guī)性的工作，即使建立起來的檔案資料也缺乏系統性和完整性。

第三、技校學生檔案管理具有本身的特殊性。一是技校學生和中專、職高、普通高校相比，在招收形式、辦學形式、學制、專業(yè)設置等方面都有很大差別。二是招生對象主要是初中和高中及以上學歷層次的人員，生源不同，學業(yè)程度參差不齊。三是技校是為國家經濟建設培養(yǎng)各類技能型、應用型、實用性的場所，更注重實踐技能的提升，這就決定了其學生檔案的內容較之普通學生有很大不一樣，不僅包括學生在校期間的學習情況、成績材料等，還包括學生技術水平、實際操作本領的信息，比如技能鑒定材料、工廠實習材料、社會實踐活動材料等。另外，技校學生進入私企、自謀職業(yè)的情況較多，加之學生自身和用人單位的檔案意識度比較薄弱，很多學生離校后并未及時遷轉檔案，滯留的檔案越積越多。我們說檔案管理的根本目的在于檔案利用，檔案利用工作是檔案自身價值得以實現的直接手段。滯留的檔案既沒能發(fā)揮檔案的作用，又難以清理，給檔案管理工作帶來了極大的不便。這眾多情況使得技校學生檔案具有復雜性、實用性、滯留性等特點。

第四，由于現代技術的發(fā)展，學校的辦公設施日漸先進，先進的辦公條件和設備為檔案建設與管理打開了一扇方便之門。但是，有些學校卻沒有很好地利用這些設施，還是以最簡單的方式記錄學校的信息。很多技校檔案管理方法仍很落后，依然停留在曾經的手工管理模式，沒有一套完整的學生檔案信息化系統，也沒有創(chuàng)建相應的學生檔案數據庫，學生檔案內容簡單，形式單一，可應用信息少，難以及時提供詳細信息。這樣既不利于教師對不同志趣、能力的學生因材施教，也不利于用人單位全面了解學生，因才任用。記錄煤介的落后不僅增加了檔案管理工作的難度，更導致記錄信息的短少缺漏，對檔案的保存也不利。當前，檔案管理部門存在著檔案管理滯后于辦公自動化的問題，檔案人員不能參與到電子文件的編目、錄入、計算機掃描等具體工作中去，更談不上進一步深入地做好檔案現代化管理。計算機技術在檔案管理上的應用，要求每一個檔案管理者都必須及早適應電子信息技術給檔案工作帶來的影響和變革，否則，難以勝任計算機時代的檔案管理工作[5]。

三、對技工學校檔案建設與管理問題的幾點建議

針對以上問題，通過一下措施努力加以改進。

第一，提高對檔案管理重要性的認識。學校領導要重視學校的檔案管理工作，將檔案管理工作做為學校管理工作的重要組成部分，納入到學校的整體發(fā)展規(guī)劃中，并對檔案管理工作中存在的問題及時進行糾正和總結。同時，檔案管理者要充分認識到自己所從事工作的重要性，要熱愛檔案事業(yè)，激發(fā)工作熱情，加強業(yè)務知識的學習，增強責任感和使命感，檔案工作不僅是在為學校積累寶貴的資料，而且也是為社會創(chuàng)造不可估量的知識財富[6]。

第二，建立健全檔案管理制度。（1）實現檔案管理制度化，靠制度建立硬約束，用制度規(guī)范管理。建立完善的檔案管理制度，制定一套科學、完善、系統的檔案管理制度，將檔案工作理順，使之規(guī)范化?！吨腥A人民共和國檔案法》為我國檔案管理工作的良性發(fā)展打下了堅實的基礎。在此基礎上，應建立一整套適應不同單位管理的檔案法律法規(guī)，學校應完善檔案管理制度和檔案管理實施細則，明確規(guī)定檔案的歸檔范圍、保管期限和立卷歸檔等程序，明確各職能部門形成的文件材料中那些屬于立卷歸檔的范圍，并按利用價值規(guī)定相應的保管期限；以及對檔案管理者的工作范圍、職責都做出明確的要求，從制度上保證檔案材料的有效收集、保存和查閱，為檔案在實際工作中發(fā)揮作用奠定堅實的基礎[7]。（2）加強宣傳力度，使檔案的重要作用深入人心。積極開展《檔案法》的學習，培養(yǎng)全體師生的檔案意識，使每一位工作人員工作做完就能及時整理，收集檔案成為一種自覺行為，這樣，既是對工作的總結和再認識的過程，也是作為以后升職晉級的資料；每一位學生都重視檔案材料的填寫，每個人的檔案是自己書寫的，只有對自己嚴格要求的人，有自律精神的人，才能書寫出精彩人生。學生檔案不但應包括政治表現、學籍和學習成績方面的內容以及反映身體狀況的各種體檢表等，而且應拓寬學生檔案收集渠道，使之多樣化，班主任及相關老師要了解觀察學生在校期各項活動中的表現，用具體事例客觀公正表現學生的個性、能力和成績，全方面呈現學生德、智、體、美、勞及 心理素質等各方面的信息，及時裝入檔案，成為學校針對性培養(yǎng)學生，用人單位因才任用人材的有力依據。（3）確保技校學生檔案收集的全面性、實用性。技校旨在培養(yǎng)一線實用型技術人才，更注重實踐技能的提升，因此，技校生檔案還包括技術水平，實際操作能力的信息，學生檔案應將操行手冊、獲獎審批、處分情況，取得的各種技能證書等收集齊全，保證用人單位打開檔案就能了解學生在校各個方面的表現。對于品學兼優(yōu)的學生學校應積極向社會推薦，使其學以致用。招生安置科對每一屆畢業(yè)生，根據每個學生的特點，應提早多方聯系就業(yè)單位，做好安置就業(yè)工作。檔案工作者要明確學生檔案收集范圍，提出具體要求，確保質量，如學生基本情況一覽表、學籍卡等，禁用非耐久的字跡填寫等。提醒學生及時遷轉檔案。另外，還應收集學校歷年來優(yōu)秀畢業(yè)生到社會后的發(fā)展情況及成功范例，以便教育在校學生，宣傳提升學校的自身形象[8]。

四、總結

提高檔案管理者的綜合素質和業(yè)務能力，推進檔案管理的現代化，提高檔案利用率。檔案管理是一門專業(yè)性很強的工作，檔案管理人員的綜合素質決定檔案管理的質量，隨著社會的發(fā)展，檔案管理數字化、信息化是信息社會對檔案工作的要求，也是檔案管理的必然方向。因此，檔案管理者要結合自己的崗位工作，邊學習邊操作，在提高業(yè)務素質的同時更要注重計算機知識，信息文化的學習掌握，努力使自己成為掌握信息知識和網絡文化的綜合型管理人才。一方面，學校要加強檔案管理人員的培養(yǎng)，培養(yǎng)思想過硬，業(yè)務能力強，專業(yè)過硬并且愛崗敬業(yè)的高素質檔案工作者，定期進行業(yè)務培訓，繼續(xù)教育，知識更新，提供更多進修機會，關心他們的職稱晉升，工作業(yè)績，使管理人員的辛勤勞動得到回報，促使檔案工作者，在日常工作中，主動多做業(yè)務調研，多了解學校發(fā)展對檔案信息的要求，不斷總結檔案管理經驗，創(chuàng)新工作方法，推動檔案管理水平質的飛躍。另一方面，檔案管理者要樹立有所作為思想，要有擔當精神和與時具進思想，力爭成為高品位的檔案管理者。在工作中要發(fā)揮主觀能動性，用實際行動實現檔案信息化管理，加強館藏基礎建設。技校檔案管理工作者應充分發(fā)揮計算機在檔案管理信息處理上的優(yōu)勢，努力實現檔案管理同現代技術的有機結合，將檔案文件中的文本、影音材料等進行數字化處理，做出科學規(guī)范、高水平的檔案材料，方便檔案的查閱，提升檔案的應用率。

隨著網絡化進程的日益普及，社會對檔案綜合利用和需求日益增多，檔案館（室）作為提供信息服務的部門，不僅要保留傳統的提供利用方式，而且要在服務內容和方式上進行以利用者需求為目標的變革與創(chuàng)新。在服務方式上，應充分應用現代信息技術，既要利用館藏文獻資料，又要營造現代化的信息傳遞，交流環(huán)境，千方百計拓寬信息渠道與交流渠道，因此檔案部門要積極參與到機關辦公自動化系統的設計與建設，提出檔案管理方面的要求和建議。采用多種形式，主動地把檔案工作重點與學校中心工作結合起來，為教學科研服務。

技校檔案管理工作是一項基礎性、服務性的管理工作。技校的檔案管理不僅關系到每位教職工的切身利益，也關系到每位學子的合法權益，也是學校教學質量和管理水平的客觀反映。在社會信息化，全球經濟一體化的今天，檔案工作越來越顯示出其重要作用與地位。如何科學地管理檔案并適應檔案信息化的新型管理的需要，成為檔案管理者面臨的課題。我們只有努力學習新的知識與技術，不斷提高自己的綜合素質和職業(yè)技能，才能實現檔案的科學管理，適應社會的發(fā)展，立足崗位，為學校的發(fā)展貢獻自己的力量。

參考文獻：

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