數(shù)字化時代RPA在中小企業(yè)費用報銷中的應(yīng)用研究

蔡雅旋　周蕊

摘 要：在數(shù)字化時代，機器人流程自動化RPA（Robotic Process Automation）為中小企業(yè)在業(yè)務(wù)流程與數(shù)據(jù)處理方面提供了很大便利。以我國中小企業(yè)為例，針對其目前財務(wù)共享服務(wù)中心費用報銷存在的現(xiàn)狀及問題，從票據(jù)識別、發(fā)票自動查驗、自動付款、憑證歸檔四個方面分析RPA在費用報銷流程中的價值體現(xiàn)，提出流程優(yōu)化后的效果評價以及配套措施。基于RPA技術(shù)的企業(yè)費用報銷業(yè)務(wù)，使中小企業(yè)實現(xiàn)報銷業(yè)務(wù)流程的自動化、智能化發(fā)展。

關(guān)鍵詞：RPA技術(shù)；數(shù)字化；費用報銷；中小企業(yè)

一、引言

隨著科技在全行業(yè)的深入滲透，機器人流程自動化RPA（Robotic Process Automation）在中小企業(yè)的費用報銷業(yè)務(wù)中得到越來越廣泛的應(yīng)用。RPA技術(shù)是利用機器人軟件來模擬和執(zhí)行企業(yè)業(yè)務(wù)流程中重復(fù)性、規(guī)則性任務(wù)的一種技術(shù)，例如數(shù)據(jù)錄入、文件處理、報表生成等。在企業(yè)報銷流程中，RPA機器人不僅可以代替處理企業(yè)費用報銷流程中的重復(fù)性任務(wù)，避免人為錯誤，提高報銷數(shù)據(jù)的準確性，降低成本，提高效率，還可以清晰便捷地進行報銷資料的后續(xù)管理，為中小企業(yè)財務(wù)費用報銷業(yè)務(wù)流程的優(yōu)化提供了新的思路。財政部《會計改革與發(fā)展“十四五”規(guī)劃綱要》提出“變革融合、提質(zhì)增效”的中心思想[1]，加快RPA技術(shù)在中小企業(yè)費用報銷業(yè)務(wù)中的應(yīng)用，可以為企業(yè)提質(zhì)增效，促進數(shù)字化轉(zhuǎn)型增添新的動力。目前有關(guān)RPA技術(shù)以及費用報銷流程優(yōu)化的研究很多，戚賽[2]針對高校財務(wù)“報銷痛點”，介紹RPA技術(shù)在高校財務(wù)報銷審核、處理、結(jié)算三個方面帶來的效益，提出高校財務(wù)部門應(yīng)將預(yù)算管理軟件、財務(wù)核算軟件、網(wǎng)絡(luò)報銷系統(tǒng)、人員經(jīng)費軟件以及國庫支付等軟件進行互通，進而解決“信息孤島”的影響。黃怡凡[3]通過探討RPA財務(wù)機器人在農(nóng)業(yè)企業(yè)的應(yīng)用，提出RPA技術(shù)在農(nóng)業(yè)企業(yè)費用報銷中票據(jù)識別、發(fā)票核驗、自動付款、匯總報告這四個方面的應(yīng)用及優(yōu)勢，同時，提出其限制。龐曉宇和袁偉[4]從流程整合和數(shù)據(jù)管理角度探究數(shù)字技術(shù)搭建智能財務(wù)場景的方法，以實現(xiàn)費用報銷流程的數(shù)字化發(fā)展。

綜觀上述文獻研究，大部分研究都集中在應(yīng)用RPA技術(shù)后帶來的效果，沒有將現(xiàn)有業(yè)務(wù)流程與RPA技術(shù)融合過程中進行的改進與優(yōu)化設(shè)計。結(jié)合業(yè)務(wù)發(fā)展要求，RPA技術(shù)能夠在財務(wù)費用報銷業(yè)務(wù)中提供強大的科技支撐。本文分析中小企業(yè)財務(wù)報銷業(yè)務(wù)流程的現(xiàn)狀及問題，對RPA技術(shù)在數(shù)字化時代中小企業(yè)財務(wù)報銷業(yè)務(wù)中的應(yīng)用及優(yōu)化進行研究，促進中小企業(yè)數(shù)字化發(fā)展，提升整體效能。

二、RPA費用報銷流程優(yōu)化效果

（一）提高工作效率，降低成本

利用RPA技術(shù)，企業(yè)可以快速處理大量的費用報銷任務(wù)，減少人工干預(yù)的工作量，提高企業(yè)費用報銷流程的效率。RPA技術(shù)自動驗證票據(jù)信息，提高了信息的準確性，有利于后續(xù)的財務(wù)處理與分析。同時，RPA技術(shù)實現(xiàn)數(shù)據(jù)的自動化錄入與整理，為后續(xù)的管理和財務(wù)報表的生成提供了極大的便利，減少了人工處理的時間，降低錯誤率，提高了工作效率和準確度。其中，由于RPA機器人取代了部分人工操作，因此也減少了企業(yè)在費用報銷方面的人力成本。其憑證自動化歸檔功能也為企業(yè)減輕了后續(xù)審計和查詢工作的壓力。RPA技術(shù)在企業(yè)費用報銷的應(yīng)用中，實現(xiàn)了企業(yè)財務(wù)的自動化處理和管理，促進企業(yè)數(shù)字化轉(zhuǎn)型。

（二）降低風(fēng)險

應(yīng)用RPA技術(shù)進行企業(yè)費用報銷，不僅簡化了費用報銷流程，減少了繁瑣的環(huán)節(jié)，提高流程的透明度和效率，而且使報銷流程更加的規(guī)范化，降低了違規(guī)行為的風(fēng)險。費用報銷需要經(jīng)過多個環(huán)節(jié)的審批，由于人工操作和傳遞環(huán)節(jié)較多，容易出現(xiàn)數(shù)據(jù)泄露和篡改的風(fēng)險。RPA技術(shù)的自動付款功能可以幫助企業(yè)員工減少處理付款的工作量。由于RPA自動付款是根據(jù)提前設(shè)定的規(guī)則以及票據(jù)的支付信息進行支付操作，避免了人為粗心的錄入金額等風(fēng)險，提高了付款的速度和準確性。同時，RPA機器人記錄和跟蹤費用報銷的詳細信息，提供完整的審計軌跡，增強了監(jiān)控和審計的能力。RPA機器人可以根據(jù)預(yù)設(shè)的規(guī)則和流程自動執(zhí)行費用報銷任務(wù)，確保報銷過程符合企業(yè)的合規(guī)要求，解決員工對企業(yè)費用報銷相關(guān)規(guī)定不熟悉的問題。此外，通過收集和整理費用報銷的相關(guān)數(shù)據(jù)，RPA機器人能夠提供實時的報銷分析和洞察，幫助企業(yè)更準確地進行預(yù)算控制和決策制定。

（三）提高工作質(zhì)量

傳統(tǒng)費用報銷流程多為人工報銷，不僅報銷需要提交的資料多，而且流程復(fù)雜，很可能因為一時疏忽而寫錯金額或資料提交不完整。而應(yīng)用RPA技術(shù)，可以自動化費用報銷流程，準確率幾乎為100%，極大地保證了數(shù)據(jù)的正確性；可以減少人為錯誤，實現(xiàn)數(shù)據(jù)的自動化錄入，提高速度與準確性，讓員工不再需要花費大量時間和精力處理繁瑣的報銷流程。

三、中小企業(yè)費用報銷的現(xiàn)狀及問題分析

本文以中小企業(yè)為例，分析在數(shù)字化時代中小企業(yè)財務(wù)費用報銷業(yè)務(wù)的現(xiàn)狀以及存在的問題，在應(yīng)用RPA技術(shù)的基礎(chǔ)上提出企業(yè)費用報銷流程優(yōu)化帶來的效益與優(yōu)化后的配套措施，為中小企業(yè)進一步完善財務(wù)報銷系統(tǒng)提供思路。

（一）中小企業(yè)財務(wù)報銷業(yè)務(wù)流程現(xiàn)狀分析

中小企業(yè)費用報銷流程采用先審批后支付的原則，按照規(guī)定的制度進行層層審批，最終確認報銷，如圖1-1所示。報銷人員需根據(jù)企業(yè)費用報銷的相關(guān)制度和規(guī)定，整理好報銷所需的發(fā)票或單據(jù)等資料，并粘貼整齊，按照要求填寫好《費用報銷單》，交由部門主管、部門經(jīng)理審核業(yè)務(wù)是否屬實。同時，報銷的種類不同，要根據(jù)相對應(yīng)的報銷要求準備報銷所需的資料，例如，采購物品報銷需附上總經(jīng)理簽字確認的《采購申請表》。部門經(jīng)理審核簽字后，將報銷單據(jù)提交給財務(wù)部，由財務(wù)部會計人員進行報銷費用的確認，審核其發(fā)票、金額以及預(yù)算。審核通過后，交由財政總監(jiān)簽字，由主管副總或總經(jīng)理簽字審批同意。財務(wù)部出納根據(jù)總經(jīng)理批準的報銷單據(jù)支付報銷款項。

（二）中小企業(yè)財務(wù)報銷業(yè)務(wù)流程問題分析

這種純?nèi)斯さ墓ぷ鞑粌H耗時長，容易導(dǎo)致流程效率低下，而且出錯率較高，增加了企業(yè)員工的操作成本和時間成本。在這種傳統(tǒng)的模式下，中小企業(yè)費用報銷業(yè)務(wù)流程存在以下痛點：

1.報銷流程繁瑣

中小企業(yè)的費用報銷流程需要報銷人員先對報銷的發(fā)票或單據(jù)進行粘貼整理，并填寫好《費用報銷單》等資料，即報銷人員需要填寫大量的表格，提交多份文件后，才能進入審批流程。這一過程需要耗費大量時間和精力，尤其是當(dāng)員工需要頻繁報銷時，填寫大量的《費用報銷單》等會增加工作負擔(dān)。如果提交的資料不完整，則需要報銷人員重新整理相關(guān)憑證。報銷資料提交后，需要經(jīng)過多級審批，審批環(huán)節(jié)經(jīng)過部門主管、部門經(jīng)理、財務(wù)部、副總或總經(jīng)理。每個環(huán)節(jié)都需要等待審批意見，審批通過后才能報銷。若某一級審批不通過，則需要返還到報銷人員手中，改正后重新提交的發(fā)票或單據(jù)，要重新進入審批流程，可能出現(xiàn)這種多次返工的情況，導(dǎo)致整個審批流程較長。企業(yè)通常會有一些報銷準則和政策，員工需要嚴格遵守這些準則和規(guī)定才能順利報銷。這涉及到員工對報銷政策的了解，如果不熟悉企業(yè)相關(guān)規(guī)定，可能又會導(dǎo)致報銷申請被拒絕或返工的情況。在報銷人員較多時，可能出現(xiàn)等待時間較長才能獲得報銷批準的情況。

在財務(wù)部支付報銷款時，也可能出現(xiàn)財務(wù)部門付款項目較多的問題，員工報銷款項到賬的時間可能還會因此拉長。在企業(yè)費用報銷業(yè)務(wù)中，財務(wù)部門要對員工的報銷申請進行嚴格審核，確保費用合理、合規(guī)，這需要各級財務(wù)部門對每個報銷項目進行詳細核對，費時費力。在此過程中，報銷人員也難以及時清楚地了解自己的報銷狀態(tài)和進度，造成對企業(yè)的不滿。

2.缺乏有效監(jiān)管措施

費用報銷流程主要為多級審批，有賴于各級審批人員仔細認真的工作態(tài)度，但在報銷流程中可能存在一些環(huán)節(jié)監(jiān)管不足，容易導(dǎo)致員工或管理者在報銷過程中出現(xiàn)違規(guī)行為。企業(yè)費用報銷中較常見的違規(guī)行為有：虛報報銷，員工故意虛報費用，如虛構(gòu)差旅費、餐飲費等；重復(fù)報銷，員工重復(fù)報銷同一筆費用，或者多次報銷同一張發(fā)票；私人費用報銷，員工將私人費用偽裝成企業(yè)費用進行報銷；濫用公司資源進行報銷，如員工可能濫用公司資源，將公司車輛用于私人事務(wù)，或者將公司信用卡用于個人消費的情況等。

3.信息安全風(fēng)險

費用報銷過程中經(jīng)過多個環(huán)節(jié)，涉及員工個人和財務(wù)的信息容易在某個環(huán)節(jié)中泄露，如員工在提交報銷申請時，可能將敏感信息（如銀行賬號、身份證號碼等）發(fā)送給不安全的渠道，導(dǎo)致信息泄露，個人和財務(wù)信息被濫用的情況，對于員工對企業(yè)的信任造成不良影響。同時，使用紙質(zhì)文檔進行報銷，存在存檔和管理不便等問題，容易造成文件丟失或損壞，對于日后的清查也存在不便的問題。

四、基于RPA技術(shù)的費用報銷流程優(yōu)化

RPA技術(shù)與中小企業(yè)現(xiàn)已經(jīng)在進行使用的報銷軟件工具融合，從而實現(xiàn)無縫的數(shù)據(jù)交換和流程協(xié)同，此外，隨著企業(yè)的發(fā)展，財務(wù)報銷業(yè)務(wù)將會變得更加復(fù)雜，RPA技術(shù)可以適應(yīng)企業(yè)高速發(fā)展的現(xiàn)狀，更快地擴展其應(yīng)用，滿足新的業(yè)務(wù)要求。

（一）票據(jù)識別

利用RPA技術(shù)實現(xiàn)自動化的票據(jù)處理，將紙質(zhì)票據(jù)中的信息快速而準確地提取出來。RPA機器人自動化獲取票據(jù)的圖像或電子文件，并通過使用圖像處理技術(shù)，對獲取的票據(jù)圖像進行預(yù)處理，提高票據(jù)圖像的還原性，便于后續(xù)的識別。使用OCR技術(shù)。RPA機器人可以實現(xiàn)將票據(jù)圖像中的文字內(nèi)容，如發(fā)票號碼、金額、日期等轉(zhuǎn)化為可編輯的文本。

（二）發(fā)票自動查驗

RPA技術(shù)利用機器人軟件與企業(yè)的財務(wù)系統(tǒng)或數(shù)據(jù)庫進行集成，自動驗證票據(jù)信息，同時將識別和提取的票據(jù)信息自動錄入企業(yè)的財務(wù)系統(tǒng)，根據(jù)設(shè)定的規(guī)則自動進行分類和整理。

（三）自動付款

通過RPA技術(shù)，企業(yè)可以實現(xiàn)自動化付款。RPA機器人自動登錄財務(wù)系統(tǒng)或銀行系統(tǒng)，根據(jù)識別的票據(jù)內(nèi)容，包括收款方信息、付款金額等，在設(shè)定的金額限度內(nèi)實現(xiàn)自動化付款。若出現(xiàn)異常情況，如銀行余額不足、信息不匹配等，則會自動暫停該項目的付款，在人工解除異常情況后，才可以重新進行該項目的自動付款流程。

（四）憑證自動化生成

RPA機器人自動從不同的渠道和系統(tǒng)中提取費用報銷所需的數(shù)據(jù)，包括發(fā)票、收據(jù)、差旅報銷等相關(guān)文件和信息，將提取到的數(shù)據(jù)進行處理和驗證，確保數(shù)據(jù)的準確性和完整性，同時根據(jù)預(yù)先定義的規(guī)則對數(shù)據(jù)進行校驗，避免錯誤或重復(fù)的報銷?；诓杉降臄?shù)據(jù)，RPA機器人可以自動化生成費用報銷的憑證，包括費用明細、賬務(wù)科目、金額等。憑證的生成可以根據(jù)企業(yè)的會計準則和標準進行靈活配置。在憑證生成后，RPA機器人可以自動將憑證發(fā)送給相關(guān)的審批人員，執(zhí)行審批流程，可以根據(jù)預(yù)先設(shè)定的規(guī)則和權(quán)限進行審批流程的自動化管理，加速審批的速度和提高準確性。憑證審批完成后，RPA機器人自動將憑證傳遞給財務(wù)系統(tǒng)或會計軟件進行記賬處理，確保費用報銷的正確入賬，并更新相關(guān)的財務(wù)數(shù)據(jù)。

五、基于RPA業(yè)務(wù)流程優(yōu)化的配套措施

（一）RPA機器人的監(jiān)督與管理

由于RPA機器人是根據(jù)既有的設(shè)定與固定的程序進行數(shù)據(jù)處理，對于突發(fā)的業(yè)務(wù)仍需要有專業(yè)的人員及時適應(yīng)變化的業(yè)務(wù)需求進行處理，因此，需要培訓(xùn)員工來管理和監(jiān)督RPA機器人的運行，進而及時地解決突發(fā)情況。

RPA技術(shù)應(yīng)用于費用報銷中大部分都是用軟件工具進行自動化處理，為了防止財務(wù)信息泄露，需要強大的安全防護體系和監(jiān)督機器運行的專業(yè)人員。專業(yè)人員需要定期對報銷流程進行檢查，發(fā)現(xiàn)問題及時糾正。企業(yè)要限制員工的報銷權(quán)限，確保只有授權(quán)的人員能夠訪問和操作報銷系統(tǒng)。同時，實施強密碼策略，定期更換密碼，并禁止員工將密碼共享或使用弱密碼。

（二）適應(yīng)現(xiàn)有系統(tǒng)、流程的改造

RPA機器人通過適用于中小企業(yè)的Uipath云實施立即啟動，并根據(jù)需要將Orchestrator無限擴展場所或第三方云中的其他一些功能，在費用報銷中，將RPA機器人與企業(yè)現(xiàn)有費用報銷系統(tǒng)進行深度集成，簡化和優(yōu)化報銷流程，實現(xiàn)輕松的憑據(jù)管理，解決流程效率低下的問題。在這一過程中，RPA機器人需要先適應(yīng)企業(yè)現(xiàn)有的系統(tǒng)、流程，確定可優(yōu)化的環(huán)節(jié)，兩者進行融合協(xié)調(diào)，同時應(yīng)設(shè)計更加靈活的流程，使其能夠適應(yīng)不同的情況和需求，提高流程的應(yīng)變能力。

（三）完善相關(guān)制度規(guī)范

1.員工培訓(xùn)制度

企業(yè)在應(yīng)用RPA技術(shù)進行費用報銷業(yè)務(wù)流程的處理時，對于新應(yīng)用的系統(tǒng)操作，企業(yè)員工需要花費時間去了解和適應(yīng)。RPA技術(shù)的應(yīng)用，更需要有專業(yè)人員的維護與管理，這要求企業(yè)培養(yǎng)或任用相關(guān)的專業(yè)人才，完善企業(yè)員工培訓(xùn)體系，將對新型應(yīng)用技術(shù)的系統(tǒng)學(xué)習(xí)納入培訓(xùn)內(nèi)容，提高員工的應(yīng)用技能。同時，加強員工教育和培訓(xùn)，提高員工的信息安全意識和防范能力，教育他們在報銷過程中的信息安全注意事項。

2.費用報銷制度

完善費用報銷制度，以便員工更加便捷的理解。費用報銷的制度規(guī)范應(yīng)遵循以下原則：一是簡化費用報銷流程。RPA技術(shù)的應(yīng)用是為了提高工作效率，在應(yīng)用后，更應(yīng)該體現(xiàn)出RPA技術(shù)可以代替重復(fù)性、規(guī)則性工作的這一功能特點。在費用報銷制度中體現(xiàn)費用報銷流程的簡便性，有利于提高員工對RPA技術(shù)應(yīng)用于費用報銷流程的認可度，更好地開展工作。二是表述簡潔明了。企業(yè)費用報銷需要各種資料，且提交的資料要求具有真實性、完整性、規(guī)范性、正確性的特點，對資料的質(zhì)量要求較高。因此，在費用報銷制度中應(yīng)用簡潔的語言概況出流程和所需的資料及其要求，提高員工費用報銷的效率，避免因資料提交不完整、資料信息不規(guī)范等問題進行返工。企業(yè)應(yīng)創(chuàng)新費用報銷流程的表述，如可以用思維導(dǎo)圖的形式，這樣不僅不容易看漏內(nèi)容，且簡單明了，易于理解，減少重復(fù)查看的時間。

3.人員安排制度

企業(yè)費用報銷業(yè)務(wù)應(yīng)用RPA技術(shù)后，極大地減少了報銷人員、審核人員的壓力，提高了工作效率，同時，對企業(yè)財務(wù)工作的人員安排提出了更大的挑戰(zhàn)。一方面，應(yīng)用RPA技術(shù)使得報銷人員、審核人員的工作量減少了很多，這需要企業(yè)根據(jù)自身實際情況重新明確崗位工作內(nèi)容，重新調(diào)整費用報銷流程中工作人員的工作內(nèi)容，使財務(wù)人員的工作內(nèi)容安排更加科學(xué)化、合理化，以促進企業(yè)更好地發(fā)展。

六、結(jié)語

在數(shù)字化時代，無論是工作、學(xué)習(xí)還是日常生活，數(shù)字化技術(shù)都起到了重要的作用，幫助我們提高工作效率，更加高效地完成工作任務(wù)。應(yīng)用RPA技術(shù)優(yōu)化中小企業(yè)的費用報銷流程，對實現(xiàn)企業(yè)的數(shù)字化轉(zhuǎn)型升級起到了極大的推動作用。通過分析目前中小企業(yè)費用報銷流程的現(xiàn)狀以及存在的問題，基于RPA技術(shù)應(yīng)用于費用報銷的優(yōu)化過程及配套措施，期待能進一步提高中小企業(yè)數(shù)字化水平，提升競爭力。

參考文獻：

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作者簡介：蔡雅旋（2003—），女，漢族，廣東汕尾人，廣州工商學(xué)院會計學(xué)院學(xué)生。

指導(dǎo)老師：周蕊