大數(shù)據(jù)時(shí)代背景下事業(yè)單位檔案信息化建設(shè)策略

摘 要：在大數(shù)據(jù)時(shí)代背景下，事業(yè)單位檔案信息化建設(shè)具有重要意義，同時(shí)，也面臨著許多挑戰(zhàn)。為了實(shí)現(xiàn)檔案信息化管理的目標(biāo)，需要制定相應(yīng)的策略。文章分析了大數(shù)據(jù)時(shí)代背景下事業(yè)單位檔案信息化建設(shè)的價(jià)值，并根據(jù)當(dāng)前事業(yè)單位檔案信息化建設(shè)的現(xiàn)狀提出了幾點(diǎn)可行性的策略，希望可以為推進(jìn)事業(yè)單位檔案信息化建設(shè)，促進(jìn)檔案管理工作的順利開展提供有益參考。

關(guān)鍵詞：大數(shù)據(jù)時(shí)代；事業(yè)單位；檔案信息化

隨著大數(shù)據(jù)時(shí)代的到來，信息化建設(shè)已經(jīng)成為現(xiàn)代社會(huì)各個(gè)領(lǐng)域的重要發(fā)展方向，包括事業(yè)單位檔案管理領(lǐng)域。事業(yè)單位作為社會(huì)組織的重要組成部分，其檔案信息的管理和利用對(duì)于保障機(jī)構(gòu)運(yùn)行和服務(wù)效能具有重要意義。傳統(tǒng)的手工檔案管理方式已經(jīng)無法滿足信息化時(shí)代對(duì)于高效、精確和便捷檔案服務(wù)的需求，因此，事業(yè)單位迫切需要制定相應(yīng)的檔案信息化建設(shè)策略。只有通過全面推進(jìn)檔案信息化管理建設(shè)，才能更好地適應(yīng)大數(shù)據(jù)時(shí)代的發(fā)展需求，事業(yè)單位應(yīng)該對(duì)此提高重視。

一、大數(shù)據(jù)時(shí)代事業(yè)單位檔案信息化建設(shè)的重要價(jià)值

1.能夠提高工作效率

傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案管理方式存在很多弊端，如需要占用大量的空間、檔案查閱速度慢、管理效率低下、容易出現(xiàn)遺失或損壞等問題。隨著信息技術(shù)的快速發(fā)展，數(shù)字化檔案管理方式已經(jīng)成為事業(yè)單位檔案管理的重要趨勢(shì)。數(shù)字化檔案可以將紙質(zhì)檔案轉(zhuǎn)化為數(shù)字形式，實(shí)現(xiàn)檔案的電子化管理和查詢，與傳統(tǒng)的檔案管理方式與理念相比較，這種方式能達(dá)到更高的效率。首先，通過數(shù)字化的方式，檔案管理原本所需要的物理空間有所減少，大幅縮短了檔案查閱的時(shí)間，提高了工作效率。其次，數(shù)字化檔案可以在數(shù)據(jù)庫中快速檢索和查詢，快速找到需要的信息，從而加快了工作流程。

2.可以提高檔案管理的安全性

傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案管理方式存在很大的安全隱患，如檔案易被損壞、遺失或盜竊，這些安全問題可能對(duì)事業(yè)單位造成嚴(yán)重的損失和影響。在這種情況下，數(shù)字化檔案的出現(xiàn)成為一種重要的檔案管理解決措施。將檔案轉(zhuǎn)化為電子文檔，可以實(shí)現(xiàn)檔案的電子化存儲(chǔ)、備份和管理。數(shù)字化檔案可以實(shí)現(xiàn)多重備份和加密存儲(chǔ)，以保證檔案信息的安全性和完整性。數(shù)字化檔案的備份還可以通過云存儲(chǔ)或本地存儲(chǔ)等方式實(shí)現(xiàn)，確保檔案信息不會(huì)因?yàn)橛布收虾蜑?zāi)害等原因而丟失。同時(shí)，數(shù)字化檔案的加密存儲(chǔ)可以防止不法分子利用黑客攻擊等方式盜竊檔案信息，從而保護(hù)檔案信息的安全。此外，數(shù)字化檔案還可以實(shí)現(xiàn)檔案信息的權(quán)限控制和審計(jì)追溯，保護(hù)檔案信息不被未經(jīng)授權(quán)的人員查看和修改。通過制定完善的檔案管理規(guī)則和權(quán)限控制機(jī)制，能夠確保檔案信息的安全性和完整性。

3.可以實(shí)現(xiàn)檔案資源共享

傳統(tǒng)的檔案管理方式通常是各個(gè)部門或單位獨(dú)立管理，檔案資源無法共享，這種方式容易造成資源浪費(fèi)和信息孤島。通過數(shù)字化的相關(guān)技術(shù)開展檔案管理則能進(jìn)一步解決當(dāng)前存在的問題，使得檔案資源和信息能夠在不同部門之間共享。信息化的檔案處理方式還能存儲(chǔ)龐大的檔案信息，方便不同部門或單位的共享和使用，通過內(nèi)部網(wǎng)絡(luò)或互聯(lián)網(wǎng)等方式實(shí)現(xiàn)檔案信息的共享和交流。檔案信息的共享可以使得不同部門或單位之間信息互通，從而避免信息孤島，實(shí)現(xiàn)信息資源的高效利用。此外，數(shù)字化檔案的共享不僅可以提高信息資源利用效率，還可以避免重復(fù)建設(shè)和浪費(fèi)，節(jié)約成本。事業(yè)單位通常需要處理大量的檔案信息，傳統(tǒng)的檔案管理方式效率低下，需要大量的人力、物力成本。數(shù)字化檔案的出現(xiàn)能夠?qū)崿F(xiàn)信息共享和協(xié)同，避免重復(fù)建設(shè)和浪費(fèi)，提高資源利用效率，節(jié)約成本。數(shù)字化檔案的共享還可以促進(jìn)跨部門、跨單位合作和交流，加強(qiáng)協(xié)同工作和溝通，提高管理和服務(wù)的質(zhì)量和效率。

4.可以提高檔案信息的可追溯性和透明度

傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案管理方式存在檔案信息不透明和難以追溯的問題，檔案信息容易被篡改或刪除。數(shù)字化檔案的出現(xiàn)能夠解決這一問題，實(shí)現(xiàn)檔案信息可追溯和審計(jì)，使得檔案信息更加透明化。通過信息化處理檔案信息，能夠使得人們更加直觀地看到檔案的所有操作信息，包括檔案的創(chuàng)建、修改、查看和刪除等操作記錄。其追溯功能可以追溯檔案信息的來源、處理和保存過程等，從而避免檔案信息被篡改或刪除。數(shù)字化檔案可以通過內(nèi)部網(wǎng)絡(luò)或互聯(lián)網(wǎng)等方式實(shí)現(xiàn)檔案信息的公開和透明，通過設(shè)置權(quán)限，確保檔案信息只被授權(quán)人員查看和使用，能夠加強(qiáng)檔案信息的監(jiān)督和管理，避免信息被篡改或刪除。

二、大數(shù)據(jù)時(shí)代背景下事業(yè)單位檔案信息化建設(shè)的現(xiàn)狀

1.事業(yè)單位檔案信息化建設(shè)的進(jìn)展緩慢

由于傳統(tǒng)的檔案管理方式已經(jīng)深入人心，數(shù)字化檔案的推廣和應(yīng)用需要一定的時(shí)間和成本。許多事業(yè)單位還停留在傳統(tǒng)的檔案管理模式中，檔案管理信息化程度較低，缺乏系統(tǒng)化和規(guī)范化?；诖耍聵I(yè)單位應(yīng)該注重加快檔案信息化建設(shè)的步伐，促進(jìn)其朝著數(shù)字化和智能化的方向發(fā)展。

2.檔案信息化建設(shè)的技術(shù)和管理水平存在差距

數(shù)字化檔案的管理需要一定的技術(shù)和管理水平，還要求管理人員能夠具備較高的專業(yè)水平，能夠及時(shí)掌握檔案信息的相關(guān)操作，并解決存在的問題。但是，當(dāng)前的現(xiàn)狀是其管理技術(shù)水平較低，缺乏專業(yè)的檔案管理人員，導(dǎo)致信息化檔案管理不能充分發(fā)揮其優(yōu)勢(shì)。

3.事業(yè)單位檔案信息化建設(shè)存在安全問題

事業(yè)單位檔案信息化建設(shè)面臨著一系列的安全問題。首先，檔案信息的數(shù)字化和網(wǎng)絡(luò)化使其更容易受到黑客攻擊和惡意篡改。未經(jīng)適當(dāng)保護(hù)的檔案系統(tǒng)可能成為犯罪分子獲取敏感信息的目標(biāo)，造成信息被泄露和隱私侵犯。其次，信息化建設(shè)中的技術(shù)漏洞和系統(tǒng)缺陷可能導(dǎo)致數(shù)據(jù)的意外丟失或破壞。例如，硬件故障、軟件錯(cuò)誤或人為操作失誤等，都可能導(dǎo)致檔案信息的不可恢復(fù)性損失。

4.事業(yè)單位檔案信息化建設(shè)存在文化和心理障礙

許多事業(yè)單位在信息化檔案管理推廣的過程中還存在文化和心理上的障礙。一方面，很多檔案管理人員已經(jīng)習(xí)慣使用傳統(tǒng)的方式開展工作，缺乏主動(dòng)學(xué)習(xí)先進(jìn)技術(shù)，應(yīng)用創(chuàng)新理念的動(dòng)力；另一方面，信息化檔案管理需要依賴信息技術(shù)，需要檔案管理人員接受新技術(shù)和新知識(shí)的培訓(xùn)和教育，這也需要一定的時(shí)間和資源。

三、大數(shù)據(jù)時(shí)代背景下事業(yè)單位檔案信息化建設(shè)的策略

1.加強(qiáng)檔案信息化建設(shè)的組織和領(lǐng)導(dǎo)

加強(qiáng)檔案信息化建設(shè)的組織和領(lǐng)導(dǎo)是事業(yè)單位檔案信息化建設(shè)的基礎(chǔ)和前提，在有效地組織和領(lǐng)導(dǎo)下，才能實(shí)現(xiàn)檔案信息化管理的全面推進(jìn)和應(yīng)用。事業(yè)單位可以從以下幾個(gè)方面入手：（1）建立專門的檔案管理部門，主要的工作內(nèi)容為信息化處理檔案、優(yōu)化組織與管理實(shí)施。檔案信息化管理機(jī)構(gòu)可以由檔案管理部門和信息技術(shù)部門共同組成，也可以獨(dú)立設(shè)立檔案信息化管理機(jī)構(gòu)，該機(jī)構(gòu)應(yīng)該制定檔案信息化管理的規(guī)范和標(biāo)準(zhǔn)，推廣檔案信息化管理的理念和技術(shù)，進(jìn)一步推動(dòng)檔案信息化管理的實(shí)施和應(yīng)用。（2）制定完善的檔案信息化管理戰(zhàn)略。檔案信息化管理需要得到領(lǐng)導(dǎo)的重視和支持，并要求領(lǐng)導(dǎo)人員能夠積極參與其中，推進(jìn)檔案信息化管理的落實(shí)。領(lǐng)導(dǎo)要在檔案信息化管理的實(shí)施和應(yīng)用過程中提供全方位的支持，包括人力、物力以及財(cái)力等方面的支持，確保其能夠順利實(shí)施和運(yùn)營。（3）檔案信息化管理的成功實(shí)施需要多部門之間的協(xié)同合作。首先，檔案管理部門需要與信息技術(shù)部門密切合作，以確保系統(tǒng)的穩(wěn)定性、安全性和可靠性。信息技術(shù)部門負(fù)責(zé)系統(tǒng)的搭建、網(wǎng)絡(luò)安全和數(shù)據(jù)管理，而檔案管理部門則提供業(yè)務(wù)需求和流程指導(dǎo)，雙方合作可以確保系統(tǒng)能夠滿足檔案管理的實(shí)際需求。其次，與其他部門的協(xié)同合作也是至關(guān)重要的，如人力資源部門、財(cái)務(wù)部門等。與人力資源部門的合作可以實(shí)現(xiàn)檔案無紙化管理和信息共享，與財(cái)務(wù)部門的合作可以實(shí)現(xiàn)財(cái)務(wù)檔案與業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)的關(guān)聯(lián)，從而提升數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確性和綜合利用效益。

2.優(yōu)化檔案信息化管理的技術(shù)和平臺(tái)

首先，檔案信息化管理一般依靠先進(jìn)的技術(shù)和平臺(tái)，因?yàn)榧夹g(shù)平臺(tái)的應(yīng)用可以使得檔案的存儲(chǔ)和檢索等更加數(shù)字化?；诖耍聵I(yè)單位應(yīng)該基于云計(jì)算、大數(shù)據(jù)以及人工智能等先進(jìn)技術(shù)，為檔案信息化管理提供良好的外部環(huán)境，構(gòu)建完善的信息系統(tǒng)，具有高效、智能和安全等特點(diǎn)。檔案信息化管理系統(tǒng)能設(shè)置權(quán)限，還能實(shí)現(xiàn)審計(jì)追溯。其次，檔案信息化管理應(yīng)該依照一定的標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范來實(shí)現(xiàn)，使得檔案信息化管理朝著標(biāo)準(zhǔn)化的規(guī)范化的方向發(fā)展。因此，要求事業(yè)單位能夠制定相應(yīng)的管理標(biāo)準(zhǔn)，包括數(shù)字化檔案的格式、存儲(chǔ)方式、檢索方法和保密要求等，為檔案的信息化處理提供科學(xué)的指導(dǎo)方向。當(dāng)然，事業(yè)單位也要重視相關(guān)技術(shù)的研發(fā)，因?yàn)閷?shí)現(xiàn)檔案信息化管理主要依賴先進(jìn)的技術(shù)和平臺(tái)。尤其是對(duì)數(shù)字化檔案的掃描技術(shù)、存儲(chǔ)技術(shù)和檢索技術(shù)的研究和開發(fā)，能夠進(jìn)一步提升信息化檔案管理的技術(shù)水平。

3.加強(qiáng)信息化檔案管理人員的培訓(xùn)和教育

要實(shí)現(xiàn)檔案信息化管理就需要專業(yè)的人員，而檔案信息化管理的技術(shù)和方法也需要不斷更新和學(xué)習(xí)，因此，事業(yè)單位應(yīng)該加強(qiáng)檔案信息化管理的人員培訓(xùn)和教育。首先，要建立檔案信息化管理的專業(yè)培訓(xùn)機(jī)制，可以由檔案信息化管理的機(jī)構(gòu)負(fù)責(zé)，也可以由培訓(xùn)機(jī)構(gòu)或相關(guān)專業(yè)機(jī)構(gòu)提供，培訓(xùn)內(nèi)容除了要包含相關(guān)理念和技術(shù)之外，還應(yīng)該包含檔案信息化管理的標(biāo)準(zhǔn)和安全知識(shí)等。在對(duì)管理人員開展培訓(xùn)的過程中，實(shí)踐教育也是必不可少的，因?yàn)槔碚摻逃罱K要落到實(shí)處才能真正發(fā)揮作用。還要通過具體的實(shí)踐活動(dòng)切實(shí)提高管理人員的專業(yè)技能，熟悉檔案信息化管理的流程和方法。其次，事業(yè)單位也要注重檔案管理經(jīng)驗(yàn)的交流和分享，如管理人員之間的交流，或者行業(yè)之間的溝通等，使得管理人員能夠了解到最新的管理技術(shù)與方法。交流的方式也應(yīng)是多樣化的，可以是信息化檔案管理的會(huì)議、研討會(huì)、論壇等活動(dòng)。最后，事業(yè)單位也要重視考核評(píng)估機(jī)制的建立，考核評(píng)估機(jī)制可以以項(xiàng)目進(jìn)展、系統(tǒng)運(yùn)行效果和信息安全等指標(biāo)為依據(jù)，評(píng)估和考核各部門和個(gè)人的檔案信息化建設(shè)工作，并根據(jù)評(píng)估結(jié)果采取相應(yīng)的激勵(lì)或懲罰措施。促使事業(yè)單位各部門充分認(rèn)識(shí)到檔案信息化建設(shè)的重要性，并激發(fā)其積極性和創(chuàng)造性。

4.加強(qiáng)檔案信息化管理的安全保障

在大數(shù)據(jù)時(shí)代背景下，安全管理是檔案工作需要解決的一個(gè)重要問題。首先，要建立檔案信息化管理的安全保障體系，包括檔案信息化管理的安全策略、安全規(guī)范和安全措施等。其次，采取檔案信息化管理的安全技術(shù)和防范措施。當(dāng)前，管理人員經(jīng)常使用的安全技術(shù)包括防火墻與加密傳輸?shù)?，可以?duì)一些重要的檔案信息設(shè)置權(quán)限，只允許特定的人群查看，并要注意信息的備份處理，使得檔案管理的安全性得到提高。其中，訪問權(quán)限控制主要是通過管理用戶的身份、角色和權(quán)限等信息，提高檔案信息的機(jī)密性。訪問權(quán)限控制可以通過密碼、加密卡和生物識(shí)別等多種方式實(shí)現(xiàn)。當(dāng)然，也要求事業(yè)單位人員能夠具備較強(qiáng)的安全意識(shí)和保密意識(shí)，遵守檔案信息化管理的安全規(guī)范。同時(shí)，培訓(xùn)之余也要定期開展安全審查和評(píng)估，使工作人員能夠不斷增強(qiáng)安全意識(shí)。最后，事業(yè)單位還要建立檔案信息化管理的應(yīng)急響應(yīng)機(jī)制，規(guī)范安全事件的報(bào)告和處理流程、應(yīng)急預(yù)案和應(yīng)急演練內(nèi)容等，使得事業(yè)單位中的檔案管理安全事件能夠得到妥善處理。

5.推廣檔案信息化管理的理念和文化

首先，事業(yè)單位檔案信息化管理要想盡快實(shí)現(xiàn)，還應(yīng)該注重管理理念的推廣，建立先進(jìn)的管理文化，以此提高全體員工對(duì)信息化管理的認(rèn)識(shí)和積極性，營造積極的信息化文化氛圍。其次，檔案信息化管理的宣傳和推廣可以采用多種方式，可以建立專門網(wǎng)站，通過圖文并茂的形式開展推廣宣傳，在網(wǎng)站上及時(shí)發(fā)表一些檔案管理的動(dòng)態(tài)，以增強(qiáng)檔案信息化管理的認(rèn)知度和接受度。網(wǎng)站的形式也應(yīng)是多樣化的，如檔案信息化管理平臺(tái)、檔案信息化管理的互動(dòng)交流平臺(tái)等。除了通過專門的網(wǎng)站推廣以外，還可以通過實(shí)踐活動(dòng)，加強(qiáng)管理經(jīng)驗(yàn)的交流和學(xué)習(xí)，從理論和實(shí)踐兩個(gè)方面提供支持，如組織學(xué)術(shù)會(huì)議、管理論壇等。最后，事業(yè)單位還應(yīng)該加強(qiáng)與社會(huì)各界的溝通和合作，借助社會(huì)資源和力量，推進(jìn)檔案信息化管理的落實(shí)和應(yīng)用。

四、結(jié)束語

總而言之，大數(shù)據(jù)時(shí)代背景下事業(yè)單位檔案信息化建設(shè)的策略需要從組織和領(lǐng)導(dǎo)、技術(shù)和平臺(tái)、人員培訓(xùn)和教育、安全保障以及文化推廣等多個(gè)方面入手。檔案信息化管理不僅能夠提高檔案管理的效率和精確性，還能為事業(yè)單位提供更準(zhǔn)確的決策依據(jù)和服務(wù)支持。隨著信息技術(shù)的發(fā)展和檔案信息化管理的不斷完善，事業(yè)單位將能夠更好地應(yīng)對(duì)大數(shù)據(jù)時(shí)代的挑戰(zhàn)，實(shí)現(xiàn)數(shù)字化轉(zhuǎn)型和管理創(chuàng)新。

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（作者單位：平陰縣檔案館）

作者簡(jiǎn)介：張紅麗（1984—），女，漢族，山東濟(jì)南人，本科，檔案館員，研究方向：檔案管理、檔案信息化建設(shè)。