高職院校低值易耗品管理模式探討

劉燕

［摘 要］低值易耗品、消耗品價(jià)值低、數(shù)量大、品種多，高職院校在低值易耗品的經(jīng)營(yíng)上存在有別于固定資產(chǎn)的問(wèn)題。隨著供應(yīng)的種類、數(shù)量、金額逐年增長(zhǎng)，采購(gòu)的問(wèn)題也相應(yīng)增多。為此，高職院校應(yīng)深入剖析自身后勤保障工作中出現(xiàn)的問(wèn)題，并制定相應(yīng)的策略，以達(dá)到規(guī)范高校后勤保障工作的目的。

［關(guān)鍵詞］低值易耗品；管理模式；高職院校

doi：10.3969/j.issn.1673 - 0194.2023.16.010

［中圖分類號(hào)］F810.6；G717［文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼］A［文章編號(hào)］1673-0194（2023）16-0031-03

0? ? ?引 言

低值易耗品指的是各類器具和物品，其價(jià)值低于規(guī)定限額，且壽命為一年。隨著高校的發(fā)展、新學(xué)科的建設(shè)，以及新實(shí)驗(yàn)課程和新實(shí)驗(yàn)項(xiàng)目、新實(shí)驗(yàn)室的增加，大量低值易耗品及其資金投入不斷增長(zhǎng)［1］。低值易耗品在大學(xué)教學(xué)中的作用日益凸顯，占比也在逐年增加，規(guī)范管理變得愈發(fā)重要。高校在材料采購(gòu)與廢棄品處置方面存在諸多問(wèn)題，不僅難以解決，還容易產(chǎn)生漏洞。雖然部分高校的管理體系已經(jīng)實(shí)現(xiàn)信息化，但是仍無(wú)法解決執(zhí)行流程變更、條件更新和同步協(xié)同等一些現(xiàn)實(shí)問(wèn)題。

1? ? ?高職院校低值易耗品的管理模式

低值易耗品的需求對(duì)高職院校的運(yùn)行至關(guān)重要。近年來(lái)，高職院校招生規(guī)模擴(kuò)大，對(duì)低值易耗品的需求量不斷增加。在這種情況下，強(qiáng)化低值易耗品的管理具有重要意義，可以促進(jìn)高校物資利用率的提高，確保教育正常進(jìn)行，預(yù)防經(jīng)濟(jì)犯罪等。高校低值易耗品與消耗品管理的特征為價(jià)值低、數(shù)量大、品種多、型號(hào)多、范圍廣、部門(mén)多、易損耗、周期短、時(shí)間緊、變化快、流動(dòng)快以及管理困難。低值易耗品的整個(gè)壽命管理包括申報(bào)、批準(zhǔn)、采購(gòu)、入庫(kù)、儲(chǔ)存、調(diào)領(lǐng)、出庫(kù)、使用、維修、報(bào)廢、回收、清查、統(tǒng)計(jì)，如圖1所示。在管理中，對(duì)難點(diǎn)處理不當(dāng)?shù)谋憩F(xiàn)：一是預(yù)算執(zhí)行力薄弱、資金來(lái)源復(fù)雜、效率低下、批文繁雜、不透明；二是采購(gòu)環(huán)節(jié)，采購(gòu)的次數(shù)多、貨品不全、價(jià)格高、不及時(shí)等；三是庫(kù)管環(huán)節(jié)，無(wú)專人專管，登記混亂，擺放無(wú)序，積壓浪費(fèi)，調(diào)領(lǐng)隨意；四是使用環(huán)節(jié)，日常浪費(fèi)較多，維修低效，報(bào)廢隨意，回收率低；五是審計(jì)環(huán)節(jié)，不能準(zhǔn)確地對(duì)各部門(mén)的數(shù)據(jù)進(jìn)行統(tǒng)計(jì)和分析，不能詳細(xì)列出低價(jià)值的消耗物品或物料，存在監(jiān)督追責(zé)難、物賬相符率低、審計(jì)風(fēng)險(xiǎn)高等問(wèn)題。

消耗性材料、低值易耗品是培養(yǎng)人才與科研的重要資源和物質(zhì)依據(jù)。近幾年，大學(xué)對(duì)低值易耗材料的需求量越來(lái)越大，經(jīng)費(fèi)投入隨之增多。在這樣的大環(huán)境下，高職院校應(yīng)努力加強(qiáng)對(duì)低值易耗品和消耗材料的管理，利用組織、制度、信息技術(shù)等實(shí)現(xiàn)院校職能部門(mén)的統(tǒng)一管理，構(gòu)建“學(xué)校-學(xué)院-實(shí)驗(yàn)室”三級(jí)管理體制，兼顧成本效益，形成科學(xué)管理制度，建立財(cái)務(wù)管理系統(tǒng)，連接物資與財(cái)務(wù)、科研、行政管理的信息化管理平臺(tái)，打造互聯(lián)互通的“一站式”管理模式，并優(yōu)化低值易耗和消耗材料的生命周期管理，以獲得較好的成效［2］。

2? ? ?高職院校低值易耗品管理存在的主要問(wèn)題

2.1? ?忽視低值易耗品

低值易耗品是一種重要的資源，因此必須對(duì)其進(jìn)行規(guī)范化、智能化管理，并對(duì)其進(jìn)行追蹤管理。部分高職院校由于忽略了低值易耗品的使用，沒(méi)有辦法迅速地查詢和統(tǒng)計(jì)采購(gòu)的教輔資料和操作工具。財(cái)務(wù)部門(mén)只是對(duì)購(gòu)買的項(xiàng)目和成本進(jìn)行核算，并沒(méi)有列明采購(gòu)的商品及其用途，也沒(méi)有辦法在以后的財(cái)務(wù)報(bào)表中看到這些產(chǎn)品的詳細(xì)信息。在資產(chǎn)變更過(guò)程中，若沒(méi)有進(jìn)行注冊(cè)或記錄，如廢棄的資產(chǎn)未被及時(shí)處理，資產(chǎn)管理者可能會(huì)隨意處理該資產(chǎn)［3］。

2.2? ?管理手段單一

在低值易耗品管理中，一些高職院校采用的管理手段單一，只采取簡(jiǎn)單的記錄、登記等方式進(jìn)行管理。這種管理方式在操作上存在一定的局限性，無(wú)法滿足實(shí)際管理的需要。同時(shí)，在采購(gòu)、入庫(kù)、領(lǐng)用、報(bào)廢等管理環(huán)節(jié)也缺乏有效的監(jiān)管手段，導(dǎo)致管理流程缺乏嚴(yán)密性和規(guī)范性。

2.3? ?管理制度仍需完善

隨著社會(huì)對(duì)各類專業(yè)人員的需求增多，各類實(shí)驗(yàn)實(shí)訓(xùn)項(xiàng)目增加，材料和低值品數(shù)量也在增加。在實(shí)驗(yàn)室的使用尤為緊張的情況下，材料和低值易耗品往往就存放在實(shí)驗(yàn)室內(nèi)，使用隨意，造成賬物不符。比如，最易于管理的行政辦公耗材，一般都是按教工和學(xué)生的人頭數(shù)來(lái)定量，但因?qū)W科的不同，內(nèi)部管理模式也存在差異，使這種量化方式難以絕對(duì)。但不實(shí)行定量管理的后果是容易出現(xiàn)虛報(bào)偽報(bào)的現(xiàn)象，漏洞更大；后勤和實(shí)驗(yàn)設(shè)備的維修配件和耗材，因使用率的不同、設(shè)備的分散，量化起來(lái)更難。高職院校低值易耗品管理制度仍需進(jìn)一步完善。在管理制度的制定和執(zhí)行上，存在一定的不規(guī)范性和不嚴(yán)謹(jǐn)性［4］。同時(shí)，制度中缺乏細(xì)化的規(guī)定和標(biāo)準(zhǔn)，導(dǎo)致管理中存在的問(wèn)題和矛盾無(wú)法得到有效解決。缺乏制度規(guī)范，經(jīng)營(yíng)活動(dòng)也無(wú)法可循。在過(guò)去的教育系統(tǒng)中，沒(méi)有專門(mén)制定關(guān)于低值易耗品的規(guī)范。當(dāng)前，我國(guó)高職院校建立低值易耗品管理體系，缺乏事前、事中、事后監(jiān)督管理機(jī)制，對(duì)采購(gòu)、登記、領(lǐng)用、損壞或丟失后賠償、維修或報(bào)廢等過(guò)程缺乏有效的系統(tǒng)管理機(jī)制。即使存在，也過(guò)于正式和不完善。例如，在購(gòu)入低價(jià)耗材方面，大多數(shù)單位需要個(gè)人進(jìn)行采購(gòu)，缺乏價(jià)格比較和貨物驗(yàn)收等；在領(lǐng)用方面，缺乏對(duì)領(lǐng)用數(shù)量的限制，操作自由度較大，造成大量浪費(fèi)；在出口方面，補(bǔ)償和懲罰機(jī)制沒(méi)有得到有效實(shí)施，相關(guān)人員未能接受問(wèn)責(zé)，造成了嚴(yán)重的損失和損害，補(bǔ)償也沒(méi)有及時(shí)處理。耗材的質(zhì)量也缺乏相應(yīng)的監(jiān)管，這種缺乏監(jiān)管的后果必然是滋生腐?。?］。

2.4? ?管理人員不專業(yè)

在一些高職院校中，低值易耗品管理人員的專業(yè)能力和素質(zhì)普遍需要提高。首先，他們?nèi)狈?duì)低值易耗品管理的深入理解和認(rèn)識(shí)，無(wú)法準(zhǔn)確掌握管理工作的核心要義。其次，他們的專業(yè)知識(shí)水平較低，無(wú)法滿足實(shí)際工作的需要，無(wú)法有效開(kāi)展低值易耗品管理工作。再次，一些管理人員的工作態(tài)度和責(zé)任心存在一定的不足，工作中容易出現(xiàn)疏漏和錯(cuò)誤，導(dǎo)致管理效果不佳。這種情況對(duì)高職院校低值易耗品管理工作的影響是非常明顯的。第一，由于管理人員的專業(yè)性不高，管理工作容易出現(xiàn)疏漏和錯(cuò)誤，導(dǎo)致物品的流失和損壞，進(jìn)而影響教學(xué)和科研工作的正常進(jìn)行。第二，管理中容易出現(xiàn)各種問(wèn)題和矛盾，給學(xué)校的管理工作帶來(lái)一定的負(fù)面影響。

3? ? ?高職院校低值易耗品管理措施

3.1? ?提高對(duì)低值易耗品管理重要性的認(rèn)識(shí)

高職院校領(lǐng)導(dǎo)必須深刻理解低值易耗品在保障院校高效運(yùn)轉(zhuǎn)方面的重要性，并采取相應(yīng)的措施，以提升低值易耗品的利用率。為了加強(qiáng)低值易耗品管理工作，要提高相關(guān)人員對(duì)低值易耗品管理工作重要性的認(rèn)識(shí)。在學(xué)校內(nèi)部，可以通過(guò)召開(kāi)會(huì)議、講座等形式來(lái)提高師生的認(rèn)識(shí)，使他們認(rèn)識(shí)到低值易耗品管理工作的必要性和重要性。

此外，對(duì)低值易耗品的管理要做到科學(xué)合理分類。在確定“低值化”項(xiàng)目時(shí)，應(yīng)參照當(dāng)前固定資產(chǎn)的類別，結(jié)合高等院校實(shí)際，對(duì)其進(jìn)行分類。對(duì)所有的低值品進(jìn)行注冊(cè)，并在注冊(cè)時(shí)標(biāo)明項(xiàng)目名稱、規(guī)格、型號(hào)、單價(jià)、數(shù)量、購(gòu)買日期等。對(duì)易耗物的使用，應(yīng)當(dāng)制定消耗性的規(guī)范和領(lǐng)用程序，在使用時(shí)要注明名稱、型號(hào)、數(shù)量等，并標(biāo)明使用方向［6］。

3.2? ?管理手段多元化、數(shù)字化

隨著計(jì)算機(jī)技術(shù)的快速發(fā)展，對(duì)低值設(shè)備進(jìn)行網(wǎng)絡(luò)化管理是管理方法和手段的革新。管理系統(tǒng)可以實(shí)現(xiàn)對(duì)全校各單位低值易耗品的信息化管理，建立低值易耗品數(shù)據(jù)庫(kù)，使學(xué)校的各類低值品、消耗材料從人工管理向網(wǎng)絡(luò)化管理轉(zhuǎn)變。構(gòu)建低值易耗品及物料的信息化管理系統(tǒng)，并設(shè)立電子檔案，做到有賬可查詢；縮短審計(jì)周期，提升行政效能；將管理流程標(biāo)準(zhǔn)化，以排除安全風(fēng)險(xiǎn)。建立具有共享功能的低值易耗危險(xiǎn)化學(xué)品綜合信息管理體系，包括計(jì)劃審批、采購(gòu)申請(qǐng)、驗(yàn)收申請(qǐng)、網(wǎng)上審核入庫(kù)、領(lǐng)用出庫(kù)、廢棄申報(bào)、數(shù)據(jù)統(tǒng)計(jì)等。為了提高低值易耗品管理工作的效率和質(zhì)量，需要采用多元化的管理手段和數(shù)字化的管理模式。在管理手段上，可以采用自助領(lǐng)用機(jī)、云管理系統(tǒng)等先進(jìn)技術(shù)手段來(lái)提高管理效率。在數(shù)字化管理模式方面，可以采用條碼掃描、射頻識(shí)別（Radio Frequency Identification，RFID）等技術(shù)手段，實(shí)現(xiàn)低值易耗品的追蹤管理。同時(shí)，可“一站式”辦理訂單申請(qǐng)、審核、采購(gòu)、簽收、結(jié)賬，追蹤、記錄各類低值易耗品和物料的名稱、規(guī)格、經(jīng)銷商、資金審批、物流簽收、庫(kù)存消耗、報(bào)廢申報(bào)等。全程追溯，低風(fēng)險(xiǎn)、精細(xì)的原料管理，把低價(jià)值的易耗品和原料視為與實(shí)驗(yàn)室一體化管理緊密聯(lián)系的一個(gè)環(huán)節(jié)，突破物資與財(cái)務(wù)、科研、行政管理之間的隔閡，實(shí)現(xiàn)“一站式”管理。

3.3? ?完善低值易耗品管理制度

高職院校低值品數(shù)量大、品種多、型號(hào)雜、范圍廣、采購(gòu)周期短、技術(shù)條件高、質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)嚴(yán)，對(duì)物資供應(yīng)的要求是時(shí)間急、計(jì)劃變化快。在教學(xué)中，低值易耗品使用頻繁、使用的人員多、損壞率極高、容易遺失，這樣就形成時(shí)常購(gòu)置的情況。對(duì)于一些教學(xué)實(shí)驗(yàn)活動(dòng)來(lái)講，低值易耗品的使用是相互關(guān)聯(lián)的，其中一種物品的短缺可能會(huì)影響實(shí)驗(yàn)的進(jìn)程。所以，對(duì)這些物資的精細(xì)管理，可以使這些物品的使用、庫(kù)存情況一目了然，保證及時(shí)對(duì)物品進(jìn)行補(bǔ)充，防止影響教學(xué)工作。為了規(guī)范低值易耗品管理工作，需要建立完善的低值易耗品管理制度。制度中應(yīng)明確物品采購(gòu)、入庫(kù)、領(lǐng)用、報(bào)廢等方面的管理流程，并嚴(yán)格規(guī)范相關(guān)的操作流程。同時(shí)，制度中應(yīng)規(guī)定責(zé)任人和責(zé)任制度，明確相關(guān)人員的職責(zé)和權(quán)利，確保管理工作的規(guī)范性和有效性。例如，各使用部門(mén)應(yīng)定期盤(pán)點(diǎn)儲(chǔ)藏的物資，查核實(shí)物的真實(shí)數(shù)目，并要求外借的廉價(jià)商品及時(shí)歸還，并與會(huì)計(jì)憑證進(jìn)行對(duì)照。通常每個(gè)季度都要進(jìn)行一次清點(diǎn)，并與財(cái)務(wù)主管進(jìn)行檢查，保證賬實(shí)相符。相關(guān)工作人員在清查存貨損失、存貨利潤(rùn)時(shí)，應(yīng)當(dāng)填寫(xiě)存貨核銷表，注明理由，并按照有關(guān)法規(guī)進(jìn)行處置。校辦也可以強(qiáng)化原材料的審查，保證各項(xiàng)證明與實(shí)物相符，并在有需要的時(shí)候，從采購(gòu)、入庫(kù)、使用等各方面進(jìn)行全面的跟蹤稽查，強(qiáng)化監(jiān)督。

3.4? ?提升管理人員專業(yè)化水平

隨著我國(guó)加大對(duì)高等職業(yè)教育的投資力度，高職院校的實(shí)訓(xùn)工作日益頻繁，各類教學(xué)、科研和辦公低值易耗品的需求日益增多，品種多樣，工作繁雜。對(duì)高職院校的裝備、低值易耗品進(jìn)行有效管理，學(xué)校的管理者首先要具備廣泛的專業(yè)面、較強(qiáng)的綜合管理能力，充分發(fā)揮自身的優(yōu)勢(shì)，不斷增強(qiáng)自身的技能?？梢酝ㄟ^(guò)培訓(xùn)、考試等方式對(duì)管理人員進(jìn)行專業(yè)素質(zhì)的培養(yǎng)和提高。同時(shí)，學(xué)校也可以招聘專業(yè)的低值易耗品管理人員，以提升管理人員的專業(yè)化水平。一方面，各高校要密切聯(lián)系，互相了解，互相借鑒，共同提升管理者的整體素質(zhì)；另一方面，把有關(guān)部門(mén)的工作人員充實(shí)到管理隊(duì)伍中來(lái)，使其專業(yè)化程度更高。同時(shí)，要理順入口、過(guò)程管理和出口的聯(lián)系，并結(jié)合其管理工作的本質(zhì)特征科學(xué)地確定工作量，對(duì)其進(jìn)行合理的工作分配，建立正確的工作結(jié)構(gòu)，明確責(zé)任與利益關(guān)系，強(qiáng)化對(duì)實(shí)驗(yàn)管理者專業(yè)技能和業(yè)務(wù)技能的培訓(xùn)，實(shí)施目標(biāo)管理。

4? ? ?結(jié)束語(yǔ)

低值易耗品是高職院校管理的重要組成部分，強(qiáng)化低值化管理既能有效減少學(xué)校的經(jīng)營(yíng)費(fèi)用，又能有效節(jié)省學(xué)校的人力、物力。針對(duì)當(dāng)前我國(guó)高職院校低值易耗品的現(xiàn)狀，本文提出了一些建議，以期對(duì)當(dāng)前高職院校低值易耗品的管理工作起到一定的借鑒作用。

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