國有企業(yè)辦公室精細(xì)化管理

劉云剛 廣東省韶鑄集團(tuán)有限公司

市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)的穩(wěn)步發(fā)展為國企改革帶來了新的方向，辦公室精細(xì)化管理為大勢(shì)所趨，在經(jīng)濟(jì)新常態(tài)下國企管理體制日漸調(diào)整，精細(xì)化管理凸顯了其在管理工作中的諸多優(yōu)勢(shì)。我國的許多管理工作中都滲透了精細(xì)化思想，大大提升了工作效率，解決了傳統(tǒng)管理思想下存在的一系列問題。辦公室工作對(duì)國企運(yùn)營管理意義重大，做好辦公室精細(xì)化管理可提升工作效能，使辦公室工作能進(jìn)一步為國企改革與發(fā)展服務(wù)。未來各個(gè)國企都應(yīng)該抓住發(fā)展機(jī)遇，根據(jù)其辦公室工作的特點(diǎn)，全面推行精細(xì)化管理。

一、辦公室工作特點(diǎn)

（一）重要性

國企內(nèi)部的組織結(jié)構(gòu)較為復(fù)雜，辦公室僅為其中的一個(gè)部分，其工作具有重要性，要接觸黨和國家的政策、方針，上級(jí)部門的決策、部署，體現(xiàn)著領(lǐng)導(dǎo)者的戰(zhàn)略方向，其重要性是其他組織機(jī)構(gòu)無法替代的。辦公室結(jié)合單位實(shí)際解讀政策并向領(lǐng)導(dǎo)提出合理的建議關(guān)乎黨和國家大政方針、政策等在企業(yè)中的貫徹與落實(shí)情況，與企業(yè)能否長遠(yuǎn)發(fā)展存在直接關(guān)系。另外，辦公室工作也影響到企業(yè)的發(fā)展方向、部門之間的統(tǒng)籌協(xié)調(diào)等，這些都體現(xiàn)了辦公室在國企內(nèi)的重要作用，相關(guān)人員在當(dāng)下的國企發(fā)展中，必須創(chuàng)新辦公室工作機(jī)制。

（二）綜合性

在企業(yè)中辦公室工作具有綜合性。從職責(zé)上分析，國企辦公室不僅要撰寫各類文稿，還需要進(jìn)行一系列的調(diào)查研究、協(xié)調(diào)監(jiān)督、服務(wù)領(lǐng)導(dǎo)等工作；在工作內(nèi)容上，涉及了企業(yè)中的文書、檔案、會(huì)務(wù)等各項(xiàng)工作；事務(wù)方面應(yīng)根據(jù)領(lǐng)導(dǎo)安排，完成日程安排、值班接待、行政后勤工作。正是因?yàn)檗k公室工作的綜合性，有關(guān)人員必須處理好辦公室與其他部門的關(guān)系，增強(qiáng)部門之間的協(xié)同性與聯(lián)動(dòng)性，督促相關(guān)部門認(rèn)真配合其工作。

（三）保密性

辦公室為重要的工作場(chǎng)所，在國企內(nèi)部為組織的信息樞紐，在其工作過程中常常要接觸重要的公文、涉密資料，還需負(fù)責(zé)一些相對(duì)重要的工作，而這些工作對(duì)保密性的要求較高。因此，從一定角度來分析，國企辦公室工作也具有保密性，相關(guān)人員需根據(jù)各項(xiàng)文件及工作的保密性要求，嚴(yán)格遵守保密規(guī)定，在公開場(chǎng)合不得談?wù)撈髽I(yè)內(nèi)部機(jī)密，也不得討論各種敏感信息。

（四）服務(wù)性

辦公室工作具有服務(wù)性，其工作是為國企內(nèi)的其他部門、崗位人員服務(wù)的，如辦公室能依據(jù)相應(yīng)標(biāo)準(zhǔn)高質(zhì)量完成任務(wù)，就能為其他部門和崗位人員的工作提供便捷，凸顯其服務(wù)價(jià)值。為此，辦公室的各崗位人員必須認(rèn)識(shí)到其工作的服務(wù)性特點(diǎn)，認(rèn)真為上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)和領(lǐng)導(dǎo)機(jī)關(guān)、本級(jí)領(lǐng)導(dǎo)和機(jī)關(guān)、下級(jí)單位和企業(yè)員工提供服務(wù)。

二、國企辦公室精細(xì)化管理的重要性

（一）精簡(jiǎn)工作流程

國企的規(guī)模龐大，部門眾多，辦公室在國企工作中承擔(dān)著重要的任務(wù)，可為其他部門的工作提供支持。國企辦公室的工作內(nèi)容較為繁雜，涉及了行政管理、車輛管理、食堂管理、對(duì)外宣傳、接待、后勤服務(wù)等一系列工作。當(dāng)前我國許多國企的業(yè)務(wù)范圍顯著擴(kuò)大，辦公室的工作量、工作范圍都有所增加。此外，辦公室工作中還會(huì)遇到一些突發(fā)性問題，增大工作難度，相關(guān)管理人員需做好充分的協(xié)調(diào)工作，以提升管理效率，促進(jìn)國企的高效運(yùn)轉(zhuǎn)。面對(duì)辦公室工作的這些情況，精細(xì)化管理更有助于提高管理效能，因?yàn)樵谌嫱菩芯?xì)化管理的過程中，省去了一些不必要的工作流程，大大縮短了工作時(shí)間，如某一國有企業(yè)的辦公室工作中，引入精細(xì)化管理思想細(xì)分了崗位人員的職責(zé)權(quán)限，將大的管理目標(biāo)細(xì)分為多個(gè)小目標(biāo)，并通過責(zé)任落實(shí)、整體協(xié)調(diào)來保障各項(xiàng)工作的實(shí)施，工作流程顯著減少且效率大大提高[1]。

（二）完善決策依據(jù)

國有企業(yè)的組織機(jī)構(gòu)龐雜，辦公室在整個(gè)組織體系中有著重要的協(xié)調(diào)作用，幾乎與企業(yè)中每個(gè)部門的工作有關(guān)，在實(shí)際的工作中需要獲取與企業(yè)經(jīng)營有關(guān)的信息，以利用這些信息輔助制定重大決策，提高決策的科學(xué)性，為企業(yè)創(chuàng)造更大的發(fā)展可能，提高國企競(jìng)爭(zhēng)力。辦公室精細(xì)化管理下可完善決策依據(jù)，因?yàn)樵诰?xì)化管理思維下需要細(xì)分辦公室每個(gè)人的工作，將管理責(zé)任落實(shí)到每個(gè)人，通過層層的任務(wù)分解、責(zé)任落實(shí)，使國企內(nèi)部準(zhǔn)確獲取信息、高效處理信息，從這些信息中挖掘出有價(jià)值的信息，用信息輔助決策，避免重大決策失誤[2]。當(dāng)然，精細(xì)化管理下辦公室可將企業(yè)內(nèi)部有關(guān)的經(jīng)營和管理、業(yè)務(wù)等信息高度融合，保障這些信息的完整性、準(zhǔn)確性，在后續(xù)企業(yè)的決策等方面隨時(shí)調(diào)用這些信息，用信息為企業(yè)贏得更大的發(fā)展空間。

（三）提高辦公效率

國企辦公室工作呈現(xiàn)出快節(jié)奏、零散性、復(fù)雜性等特征，崗位人員的工作量大，如在當(dāng)前國企發(fā)展的過程中辦公室依舊堅(jiān)持舊有的工作機(jī)制，必將導(dǎo)致辦公效率偏低，在很多工作中需耗費(fèi)較長的時(shí)間，投入更多的人力、物力資源，甚至在一些時(shí)候會(huì)影響其他部門的工作。而在辦公室中全面推行精細(xì)化管理基本可改變這一局面，在精細(xì)化分工下不僅能保障每個(gè)環(huán)節(jié)工作的質(zhì)量，更能提高整體的工作效率，帶動(dòng)企業(yè)的高效、穩(wěn)步發(fā)展。

三、國有企業(yè)辦公室精細(xì)化管理現(xiàn)狀

（一）管理制度不精細(xì)

辦公室工作在國企發(fā)展中的意義重大，在現(xiàn)階段的條件下為用精細(xì)化管理思想變革辦公室工作機(jī)制，各個(gè)國企都應(yīng)該從精細(xì)化管理的整體思想出發(fā)，制定完善的精細(xì)化管理制度，用制度約束、指導(dǎo)辦公室的各項(xiàng)工作。但結(jié)合我國許多國有企業(yè)在辦公室精細(xì)化管理方面的情況，管理制度不精細(xì)的問題時(shí)有發(fā)生，主要表現(xiàn)在以下方面：1.公文制度不完善，已有的制度中尚未對(duì)不同部門、業(yè)務(wù)劃分權(quán)力邊界，或者劃分的權(quán)力邊界不清晰，導(dǎo)致在制定公文或者發(fā)布公文時(shí)缺乏制度指引，部門與崗位之間經(jīng)常有推諉、扯皮現(xiàn)象[3]。2.國有企業(yè)中辦公室具有審批職責(zé)，精細(xì)化管理下應(yīng)建立科學(xué)的審批制度，使辦公室在工作中能切實(shí)履行審批職責(zé)。但部分國企內(nèi)的審批制度不完善，導(dǎo)致辦公室工作人員難以在制度約束下規(guī)范審批流程，保障審批的有效性，經(jīng)常因?yàn)閷徟掷m(xù)過多或者工作失誤等影響企業(yè)的其他工作。3.會(huì)議制度上，在有關(guān)制度中應(yīng)有清晰的管理細(xì)則、應(yīng)急處理方法，但一些國有企業(yè)并沒有制定完善的會(huì)議制度，在企業(yè)運(yùn)行中常有會(huì)議延時(shí)、會(huì)議效率偏低、參與人員未及時(shí)到會(huì)等情況。

（二）管理分工不明確

由于國企辦公室的工作繁重，為提高整體的工作效率與水平，有關(guān)管理人員需細(xì)分管理人員的職責(zé)，通過責(zé)任細(xì)分與落實(shí)保障各崗位人員各司其職，在相互配合中提升整體的工作水平。國企內(nèi)的部門較多，每個(gè)部門都有各自的工作，部門之間只有保持高度配合才能有序開展各項(xiàng)工作，一旦部門之間有交叉管理或者管理空白的現(xiàn)象，就會(huì)引起內(nèi)部的無效溝通，制約各項(xiàng)工作的進(jìn)度。當(dāng)前許多國企在辦公室工作中雖有精細(xì)化管理意識(shí)，但并未根據(jù)辦公室工作的內(nèi)容來細(xì)化分工，崗位人員的工作有所交叉，后續(xù)工作出現(xiàn)問題后經(jīng)常有推諉、扯皮的情況，不僅增大了辦公室的管理成本，也在一定程度上浪費(fèi)了企業(yè)資源。因此，國企辦公室精細(xì)化管理中應(yīng)重視管理分工不明確的問題，從細(xì)分工作責(zé)任的角度發(fā)揮精細(xì)化管理的優(yōu)勢(shì)。

（三）管理考核不具體

國企辦公室工作中的考核也極為重要，只有嚴(yán)格做好考核工作才能用考核約束和指導(dǎo)相關(guān)人員的工作，提高崗位人員的工作積極性與主動(dòng)性。部分國企在辦公室精細(xì)化管理中存在管理考核不具體的情況，具體表現(xiàn)在以下方面：1.考核形式上，辦公室的管理工作主要為綜合管理，考核中多為領(lǐng)導(dǎo)評(píng)價(jià)、成員互評(píng)的方式，雖說考核結(jié)果對(duì)企業(yè)而言具有一定的指導(dǎo)價(jià)值，但本身未實(shí)現(xiàn)量化考核，評(píng)價(jià)結(jié)果的有效性不夠。2.考核指標(biāo)上，許多國企的辦公室都未建立精細(xì)化的考核評(píng)價(jià)指標(biāo)，現(xiàn)有的主要以定性指標(biāo)為主，難以用考核結(jié)果指導(dǎo)辦公室工作。3.考核績效上，辦公室考核結(jié)果應(yīng)能提升管理效能，但國企辦公室因?yàn)樯形唇⒖茖W(xué)的考核評(píng)價(jià)體系，實(shí)際的考核工作并不能發(fā)揮其效用，考核的形式化問題相對(duì)嚴(yán)重。

（四）管理人員缺少流動(dòng)機(jī)會(huì)

當(dāng)前許多國有企業(yè)在辦公室工作中存在的一個(gè)突出問題就是管理人員缺少流動(dòng)的機(jī)會(huì)，長期維持這種情況會(huì)導(dǎo)致許多辦公室人員的工作積極性不高，不利于提高辦公室工作水平。從個(gè)人發(fā)展的角度來看，如果辦公室人員僅局限于辦公室的工作，將限制他們的眼界，使他們不主動(dòng)去了解國企業(yè)務(wù)等相關(guān)工作，無法為他們贏得晉升空間。其次，如在企業(yè)中可促進(jìn)辦公室人員的流動(dòng)，就可使這些人員逐步熟悉辦公室內(nèi)各部門的工作流程，逐步在工作中創(chuàng)新。但顯然，許多國企在當(dāng)前的條件下并不具備這種條件，沒有給辦公室崗位人員提供更多的流動(dòng)機(jī)會(huì)，這些崗位人員對(duì)辦公室工作的積極性不足，管理懈怠，無法更好地實(shí)施精細(xì)化管理。

四、國有企業(yè)辦公室精細(xì)化管理策略

（一）管理制度精細(xì)化

為凸顯精細(xì)化管理在國企辦公室工作中的優(yōu)勢(shì)，國企應(yīng)立足自身的實(shí)際情況，構(gòu)建精細(xì)化管理制度，從制度層面上起到引導(dǎo)作用，使各項(xiàng)工作在制度約束下高效開展。國企辦公室工作中，精細(xì)化管理制度發(fā)揮的作用巨大，企業(yè)應(yīng)竭盡全力制定精細(xì)化公文制度、審批制度與會(huì)議制度，形成科學(xué)的精細(xì)化管理制度體系。1.公文制度方面，制度中應(yīng)該包含公文發(fā)布、擬定、備案等環(huán)節(jié)的權(quán)責(zé)管理內(nèi)容，并針對(duì)不同的業(yè)務(wù)部門和管理流程實(shí)施邊界管理，細(xì)分部門與崗位職責(zé)，不得越界管理、越級(jí)管理。辦公室可牽頭制定符合國企自身情況的《公文發(fā)布與審批管理規(guī)范》《公文管理實(shí)施細(xì)則》等文件，在后續(xù)的工作中嚴(yán)格執(zhí)行這些規(guī)范[4]。2.審批管理方面，辦公室具有審批職責(zé)，為保障審批流程的順暢性，提高審批效率，企業(yè)中應(yīng)形成《審批流程操作指引》《特殊業(yè)務(wù)審批操作規(guī)范》等文件，使辦公室人員可嚴(yán)格遵照這些制度開展相應(yīng)的工作，提高審批的規(guī)范性。3.會(huì)議制度方面，國企發(fā)展中往往要舉辦各種各樣的會(huì)議，通過建立精細(xì)化會(huì)議制度可提高會(huì)議水平，減少會(huì)議中的各種不確定性因素。當(dāng)前由于我國進(jìn)入了信息時(shí)代，國企辦公室工作中為推行精細(xì)化管理，需將精細(xì)化管理理念與信息技術(shù)相結(jié)合，構(gòu)建全新的辦公室工作機(jī)制，提升工作效率與質(zhì)量。為此，國企辦公室在日常的工作中需大力推行信息技術(shù)，積極引進(jìn)信息化管理系統(tǒng)，使相關(guān)崗位人員可利用網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)與信息技術(shù)，全面掌握本企業(yè)內(nèi)的生產(chǎn)經(jīng)營、業(yè)務(wù)情況等信息，建立內(nèi)部電子數(shù)據(jù)庫，用于服務(wù)企業(yè)的日常管理與決策。國企要利用辦公室來構(gòu)建內(nèi)部通訊及信息傳遞系統(tǒng)，以提高部門和崗位人員之間的溝通效率，保障交流的便捷性，加速信息在企業(yè)中的傳輸速率。辦公室員工根據(jù)其權(quán)限分配來共享、編輯、保存各類文本，建立文檔電子化管理體系，提高重要文件、日常檔案管理的規(guī)范性，對(duì)各類文檔實(shí)施分類化管理。

（二）責(zé)任分工精細(xì)化

國企辦公室工作中，通過細(xì)化分工可有效避免管理交叉、管理空白風(fēng)險(xiǎn)，使各個(gè)崗位人員各司其職、相互配合。國企辦公室管理工作中，相關(guān)管理人員需細(xì)分部門與崗位人員的職責(zé)，以通過層層細(xì)分責(zé)任與目標(biāo)提升整體的管理水平。首先，精細(xì)化管理思想下的部門分工應(yīng)考慮部門的業(yè)務(wù)、工作差異性，綜合業(yè)績目標(biāo)、團(tuán)隊(duì)情況，精準(zhǔn)確定部門之間的管理邊界。對(duì)于企業(yè)中需要多部門協(xié)調(diào)和配合的工作，應(yīng)指明牽頭部門與主責(zé)部門，使其他部門可在這兩個(gè)部門統(tǒng)籌下做好各自的工作，保障各部門在工作中可依據(jù)相應(yīng)的制度，提高工作規(guī)范性。針對(duì)管理空白的業(yè)務(wù)部分，應(yīng)結(jié)合具體情況，如業(yè)務(wù)情況、組織管理機(jī)構(gòu)等制定相應(yīng)的制度，保障這些業(yè)務(wù)可在管理架構(gòu)下實(shí)施。其次，在部門內(nèi)部分工上，應(yīng)對(duì)管理團(tuán)隊(duì)內(nèi)的人員細(xì)化分工，為不同崗位人員確定管理邊界，鼓勵(lì)各崗位人員都能在管理邊界性發(fā)揮專業(yè)優(yōu)勢(shì)，履行崗位職責(zé)，嚴(yán)格遵循部門內(nèi)制定的管理細(xì)則，提升工作的精細(xì)化水平[5]。對(duì)于需要分工協(xié)作的具體事務(wù)，應(yīng)以辦公室主要領(lǐng)導(dǎo)為牽頭人員，細(xì)分其他崗位人員的工作范圍，實(shí)現(xiàn)跨專業(yè)、多崗位的配合。再次，構(gòu)建激勵(lì)和培訓(xùn)機(jī)制。責(zé)任分工的精細(xì)化過程中，為提高整體的工作水平，也需保障企業(yè)員工積極的工作態(tài)度、極高的專業(yè)素質(zhì)與能力。為此，國企辦公室應(yīng)建立健全激勵(lì)機(jī)制，并盡可能量化和細(xì)化其中的內(nèi)容，真正提高辦公室人員的工作效率與水平。在制定激勵(lì)機(jī)制的過程中，應(yīng)包含物質(zhì)激勵(lì)與精神激勵(lì)，根據(jù)每個(gè)人員的工作情況，設(shè)置合適的激勵(lì)方式。與此同時(shí)，辦公室也需對(duì)人員實(shí)施專業(yè)化培訓(xùn)，為保障培訓(xùn)的有效性，應(yīng)建立完善的培訓(xùn)計(jì)劃，合理規(guī)劃培訓(xùn)內(nèi)容，力求通過培訓(xùn)提高辦公室人員的工作水平。最后，制定清晰的管理目標(biāo)，在目標(biāo)指引下合理安排各崗位人員的工作，合理分工，做到人人有事做，事事有人做，制定科學(xué)合理的崗位級(jí)別；精簡(jiǎn)原先繁雜的工作，但簡(jiǎn)化不代表粗略工作，而是要在簡(jiǎn)的同時(shí)做到細(xì)、精，保障在各項(xiàng)工作中都能及時(shí)處理相關(guān)問題，提高工作效率，實(shí)現(xiàn)不同環(huán)節(jié)的無縫對(duì)接。

（三）考核過程精細(xì)化

各項(xiàng)管理工作中的考核工作十分重要，對(duì)國有企業(yè)辦公室工作而言，不可忽視考核管理，特別是在精細(xì)化管理理論下，有關(guān)管理人員應(yīng)牽頭制定完善的考核機(jī)制，保障考核過程的精細(xì)化。從精細(xì)化管理的角度，考核方面應(yīng)保持考核形式、指標(biāo)與績效的精細(xì)化，以保障考核結(jié)果的有效性與可用性。首先，在考核形式上，需在原有辦公室定性考核的基礎(chǔ)上增大定量考核的比重，在考核評(píng)價(jià)指標(biāo)體系中增加量化指標(biāo)，以得到客觀的考核結(jié)果。如針對(duì)審批管理過程，不僅要清楚審批目錄和流程，更需要重視審批事項(xiàng)統(tǒng)計(jì)，如做好審批業(yè)務(wù)數(shù)量、結(jié)構(gòu)、效率等的數(shù)量分析。其次，考核指標(biāo)方面，辦公室管理人員應(yīng)始終堅(jiān)持實(shí)事求是的原則與要求，意識(shí)到考核結(jié)果對(duì)管理改進(jìn)的重要意義，制定更為科學(xué)且完善的考核評(píng)價(jià)指標(biāo)體系，該指標(biāo)體系中應(yīng)包含更多的考核層級(jí)、量化指標(biāo)，以保障考核結(jié)果的精細(xì)化，用考核結(jié)果發(fā)現(xiàn)辦公室管理中存在的不足，實(shí)施更有針對(duì)性的管理措施。最后，考核結(jié)果方面，有關(guān)管理人員需全面分析與研究考核數(shù)據(jù)，用該數(shù)據(jù)指導(dǎo)企業(yè)的管理決策。

（四）建立、完善人才流動(dòng)機(jī)制，提高人才使用效率

國企辦公室管理水平也受到人員素質(zhì)、工作態(tài)度等的影響，在辦公室精細(xì)化管理中，國企也需逐步構(gòu)建更為科學(xué)的人才流動(dòng)機(jī)制，并嚴(yán)格執(zhí)行該機(jī)制，使辦公室人員的工作不再一成不變，保障這些人員在崗位流動(dòng)中積累更多的專業(yè)知識(shí)，凸顯人才的專業(yè)優(yōu)勢(shì)。如國有企業(yè)可立足于自身情況，建立內(nèi)部的人才流動(dòng)市場(chǎng)，對(duì)有流動(dòng)意愿的人才要給予他們選擇崗位的權(quán)利，使他們可在多個(gè)崗位上嘗試，尋找到適合自己的崗位并挖掘他們的潛力，真正使他們?yōu)閲蟀l(fā)展貢獻(xiàn)自己的力量。當(dāng)然，在國企內(nèi)也需建立人才信息鏈，整合員工招聘、考核、績效薪酬管理等信息，使企業(yè)熟悉每個(gè)員工的情況，為每個(gè)員工安排合適的崗位。

五、結(jié)語

國有企業(yè)辦公室管理工作十分重要。當(dāng)前，在國企現(xiàn)代化發(fā)展的趨勢(shì)下，辦公室工作中可采用精細(xì)化管理理念，形成全新的工作體系，發(fā)揮精細(xì)化管理優(yōu)勢(shì)。國企應(yīng)結(jié)合自身的組織架構(gòu)、業(yè)務(wù)情況，大力推行辦公室精細(xì)化管理方法。