現(xiàn)代供電企業(yè)行政辦公一體化管理模式研究

陳賢林 國網(wǎng)湖北省電力有限公司宣恩縣供電公司

在當(dāng)前時(shí)代背景下，市場競爭日益激烈，行政辦公一體化管理模式作為一種有效的管理手段，被越來越多的企業(yè)所重視和應(yīng)用。該模式將信息技術(shù)與管理相結(jié)合，實(shí)現(xiàn)各類資源的集成與共享，提高了企業(yè)管理的效率和質(zhì)量。然而，由于不同行業(yè)和企業(yè)經(jīng)營特點(diǎn)的差異，行政辦公一體化管理模式在實(shí)施過程中仍然面臨許多挑戰(zhàn)。供電企業(yè)行政辦公管理具有一定的復(fù)雜性和特殊性，一體化管理模式提供了一種全新的解決方案，有望為供電企業(yè)帶來全新的管理體驗(yàn)。

一、現(xiàn)代供電企業(yè)行政辦公管理的目標(biāo)

（一）信息化建設(shè)

信息化建設(shè)是現(xiàn)代企業(yè)管理的重要目標(biāo)，在供電企業(yè)行政辦公管理中，企業(yè)需引入智能化辦公系統(tǒng)，包括數(shù)字化文件管理、電子郵件、辦公自動(dòng)化軟件等，提高辦公效率和信息傳遞速度；建立信息共享平臺，將各部門的信息資源整合，實(shí)現(xiàn)信息互聯(lián)互通，提高信息的及時(shí)性和準(zhǔn)確性，減少信息孤島；加強(qiáng)信息安全管理，建立完善的信息安全體系，保護(hù)企業(yè)重要信息免遭黑客攻擊；引入新技術(shù)，如大數(shù)據(jù)分析、物聯(lián)網(wǎng)、云計(jì)算等，對供電企業(yè)的行政辦公管理系統(tǒng)進(jìn)行智能化、數(shù)字化升級。

（二）高效決策機(jī)制

高效的決策機(jī)制是供電企業(yè)行政辦公管理的核心，只有做出明智的決策，才能使企業(yè)運(yùn)營更加高效和有序。信息化建設(shè)為決策提供了更多的數(shù)據(jù)和信息支持，企業(yè)可以基于準(zhǔn)確的數(shù)據(jù)進(jìn)行分析和預(yù)測，從而做出更科學(xué)的決策。要完善決策流程，明確決策的權(quán)責(zé)和程序，避免決策的隨意性和個(gè)人意志的主導(dǎo)，確保決策的科學(xué)性和合理性；建立健全決策機(jī)構(gòu)，明確各級管理者的職責(zé)和權(quán)限，保證決策的高效執(zhí)行；鼓勵(lì)團(tuán)隊(duì)合作，形成多方面、多層次的決策參與機(jī)制，充分發(fā)揮團(tuán)隊(duì)的智慧和創(chuàng)造力。

（三）業(yè)務(wù)流程優(yōu)化

供電企業(yè)的業(yè)務(wù)流程是決定其運(yùn)行效率的關(guān)鍵因素。

優(yōu)化業(yè)務(wù)流程有利于提高工作效率和服務(wù)質(zhì)量?，F(xiàn)代供電企業(yè)行政辦公管理要求對企業(yè)的業(yè)務(wù)流程進(jìn)行全面的再造和優(yōu)化，去除冗余環(huán)節(jié)和無效流程，簡化審批程序；建立信息溝通暢通的業(yè)務(wù)流程，確保相關(guān)部門之間的信息傳遞快速準(zhǔn)確，避免信息滯后導(dǎo)致問題的產(chǎn)生；制定業(yè)務(wù)標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范，保證業(yè)務(wù)操作的一致性和高效性，減少人為錯(cuò)誤；借助完善的流程監(jiān)督與評估機(jī)制，及時(shí)發(fā)現(xiàn)問題，持續(xù)改進(jìn)業(yè)務(wù)流程。

（四）資源整合

資源整合是指合理配置和利用企業(yè)內(nèi)外部資源，實(shí)現(xiàn)資源的最優(yōu)配置和協(xié)同利用，重點(diǎn)在于打破各部門之間的壁壘，鼓勵(lì)資源共享和交流合作；根據(jù)企業(yè)的戰(zhàn)略目標(biāo)，合理配置各類資源，確保資源的高效利用，降低資源浪費(fèi)；合理引入外部資源，如優(yōu)秀的管理團(tuán)隊(duì)、先進(jìn)的技術(shù)和設(shè)備等，彌補(bǔ)企業(yè)自身資源的不足；做好資源的整體規(guī)劃和管理，保障各項(xiàng)資源在供電企業(yè)行政辦公管理中得到最優(yōu)配置和有效利用。

（五）風(fēng)險(xiǎn)防范

風(fēng)險(xiǎn)防范涉及企業(yè)的安全穩(wěn)健運(yùn)營和可持續(xù)發(fā)展，要求企業(yè)建立風(fēng)險(xiǎn)評估和預(yù)警機(jī)制，對潛在風(fēng)險(xiǎn)進(jìn)行全面分析和識別，及時(shí)預(yù)警，做好應(yīng)對準(zhǔn)備；建立健全內(nèi)部控制體系，保證企業(yè)內(nèi)部運(yùn)作規(guī)范，減少內(nèi)部失誤和違規(guī)行為；加強(qiáng)員工的安全意識教育，使員工認(rèn)識到自身行為可能引發(fā)的風(fēng)險(xiǎn)，提高安全管理水平；避免企業(yè)過度依賴單一業(yè)務(wù)，實(shí)現(xiàn)多元化發(fā)展，通過分散風(fēng)險(xiǎn)提高企業(yè)的抗風(fēng)險(xiǎn)能力。

二、行政辦公一體化管理模式的概述及特點(diǎn)

行政辦公一體化管理模式是指將供電企業(yè)行政辦公各個(gè)環(huán)節(jié)和流程進(jìn)行整合，形成高效、便捷、協(xié)同的管理體系，旨在優(yōu)化企業(yè)內(nèi)部流程，提高信息傳遞效率，增強(qiáng)管理決策的科學(xué)性，實(shí)現(xiàn)資源的最優(yōu)配置和風(fēng)險(xiǎn)的有效防范[1]。該模式重點(diǎn)優(yōu)化和整合企業(yè)行政辦公中的各項(xiàng)流程，強(qiáng)調(diào)跨部門協(xié)同合作。不同部門之間通過信息共享平臺和協(xié)同辦公工具實(shí)現(xiàn)溝通和協(xié)作，加強(qiáng)團(tuán)隊(duì)合作，提高問題處理的效率，共同推動(dòng)企業(yè)發(fā)展；該模式側(cè)重于數(shù)據(jù)的收集、分析和應(yīng)用，借助數(shù)據(jù)分析技術(shù)，使決策過程更加科學(xué)、客觀，減少主觀因素對決策的干擾；倡導(dǎo)引入智能化技術(shù)，如人工智能、自動(dòng)化系統(tǒng)等，自動(dòng)處理一些重復(fù)性、煩瑣性的工作，提高工作效率，減少人為錯(cuò)誤；強(qiáng)調(diào)風(fēng)險(xiǎn)防范和內(nèi)部控制，通過建立風(fēng)險(xiǎn)評估和預(yù)警機(jī)制，加強(qiáng)內(nèi)部監(jiān)督和管理，確保企業(yè)運(yùn)營的安全穩(wěn)??；鼓勵(lì)員工持續(xù)學(xué)習(xí)和提升技能，培訓(xùn)員工熟練使用新的管理工具和系統(tǒng)。

三、現(xiàn)代供電企業(yè)行政辦公一體化管理模式的應(yīng)用

（一）人力資源管理

在現(xiàn)代供電企業(yè)行政辦公一體化管理模式中，人力資源管理起著關(guān)鍵作用。行政辦公一體化管理模式可將各個(gè)部門的人事信息整合到一個(gè)統(tǒng)一的人力資源信息系統(tǒng)中，包括員工檔案、薪酬信息、培訓(xùn)記錄等[2]。通過集成人事信息，企業(yè)可以更全面地了解員工情況，更準(zhǔn)確地進(jìn)行薪酬激勵(lì)和培訓(xùn)安排。一體化管理模式可以實(shí)現(xiàn)績效管理的數(shù)字化和自動(dòng)化，員工的工作績效和目標(biāo)可以在系統(tǒng)中設(shè)定和追蹤，上級領(lǐng)導(dǎo)可以實(shí)時(shí)查看員工的績效數(shù)據(jù)，及時(shí)給予反饋和獎(jiǎng)勵(lì)，便于企業(yè)開展員工培訓(xùn)和發(fā)展規(guī)劃。員工可以在系統(tǒng)中查閱培訓(xùn)資料，申請參加培訓(xùn)活動(dòng)，并記錄培訓(xùn)成果，企業(yè)則可以根據(jù)員工的培訓(xùn)需求和發(fā)展計(jì)劃，有針對性地進(jìn)行培訓(xùn)資源整合和規(guī)劃。通過集成各類人力資源信息，供電企業(yè)可以更好地進(jìn)行人力資源規(guī)劃，預(yù)測未來業(yè)務(wù)發(fā)展對人力資源的需求。

（二）文件管理

文件管理是行政辦公中的重要環(huán)節(jié)，一體化管理模式可以優(yōu)化文件管理流程，提高工作效率和信息傳遞速度?，F(xiàn)代供電企業(yè)采用數(shù)字化文件管理，將文件電子化存儲。一體化管理模式可以將所有文件整合到一個(gè)電子文檔管理系統(tǒng)中。員工能夠通過系統(tǒng)進(jìn)行快速檢索和查閱，減少紙質(zhì)文件的使用和管理成本。通過一體化管理模式，企業(yè)可以建立流程化的文件審批機(jī)制，員工可以在線提交文件審批申請，上級領(lǐng)導(dǎo)可以實(shí)時(shí)進(jìn)行審批，大幅縮短審批時(shí)間，實(shí)現(xiàn)文件共享和協(xié)同辦公。員工可以在系統(tǒng)中共享文件，多人同時(shí)協(xié)作編輯，避免文件的多次傳遞和重復(fù)勞動(dòng)，提高協(xié)作效率。數(shù)字化文件管理系統(tǒng)可以加強(qiáng)文件的安全管理。借助權(quán)限設(shè)置和審計(jì)功能，企業(yè)可以保障文件的安全性和保密性，防止信息泄露和誤用。

（三）會議協(xié)同

一體化管理模式可以提高會議的效率。一體化管理模式將所有會議相關(guān)信息整合到統(tǒng)一的會議管理系統(tǒng)中，包括會議議程、會議通知、會議紀(jì)要等。參會人員可以通過系統(tǒng)提前了解會議信息，做好充分準(zhǔn)備。供電企業(yè)可以使用在線會議工具，通過視頻會議的方式進(jìn)行遠(yuǎn)程會議，節(jié)省時(shí)間和成本，提高會議效率。企業(yè)可以更好地跟蹤會議決策的執(zhí)行情況，會議紀(jì)要和決議可以在系統(tǒng)中記錄和追蹤，及時(shí)提醒相關(guān)責(zé)任人履行決策責(zé)任，實(shí)現(xiàn)會議效果的評估和改進(jìn)。借助會議反饋和評價(jià)機(jī)制，企業(yè)可以了解員工對會議的滿意度和建議，不斷改進(jìn)會議質(zhì)量。

（四）信息系統(tǒng)集成

信息系統(tǒng)集成是現(xiàn)代供電企業(yè)行政辦公一體化管理模式的核心要素，其將各類信息系統(tǒng)整合到一個(gè)統(tǒng)一平臺，實(shí)現(xiàn)了數(shù)據(jù)共享和系統(tǒng)互通。企業(yè)資源計(jì)劃(ERP)系統(tǒng)是企業(yè)管理的核心系統(tǒng)，涵蓋了供電企業(yè)的財(cái)務(wù)、采購、庫存、銷售等各個(gè)環(huán)節(jié)。通過將ERP 系統(tǒng)與其他管理系統(tǒng)集成，能實(shí)現(xiàn)信息的實(shí)時(shí)同步，避免數(shù)據(jù)冗余?？蛻絷P(guān)系管理(CRM)系統(tǒng)對于供電企業(yè)的客戶服務(wù)和市場開拓至關(guān)重要，與其他系統(tǒng)的集成可以更好地了解客戶需求和行為，提高客戶的滿意度和忠誠度。辦公自動(dòng)化(OA)系統(tǒng)涵蓋了行政辦公的各個(gè)方面，包括審批流程、公文管理、日程安排等，將OA 系統(tǒng)與其他管理系統(tǒng)集成，能實(shí)現(xiàn)信息的無縫傳遞和協(xié)同辦公。通過建立數(shù)據(jù)倉庫，將企業(yè)各類數(shù)據(jù)整合到一個(gè)統(tǒng)一平臺，能夠?yàn)闆Q策者提供全面準(zhǔn)確的數(shù)據(jù)支持。

四、現(xiàn)代供電企業(yè)行政辦公一體化管理模式的創(chuàng)新路徑

（一）構(gòu)建一體化資源平臺

現(xiàn)代供電企業(yè)行政辦公一體化管理模式的首要任務(wù)是構(gòu)建一體化資源平臺，實(shí)現(xiàn)資源的共享、整合和優(yōu)化利用，包括人力資源、財(cái)務(wù)資源、物資資源、信息資源等。企業(yè)有關(guān)部門需將分散的行政辦公人員進(jìn)行合理整合，建立跨部門、跨崗位的協(xié)作機(jī)制，形成高效的人力資源分配模式，并建設(shè)人才庫，將行政辦公所需的各類人才進(jìn)行分類、管理和培養(yǎng)；搭建財(cái)務(wù)共享中心，集中處理供電企業(yè)各部門的財(cái)務(wù)事務(wù)，實(shí)現(xiàn)財(cái)務(wù)資源的集約化管理，提高財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確性和時(shí)效性，減少重復(fù)性工作；利用信息技術(shù)手段實(shí)現(xiàn)行政辦公物資的集中采購和統(tǒng)一配送，降低采購成本，優(yōu)化物資庫存，減少資源浪費(fèi)；構(gòu)建信息管理系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)數(shù)據(jù)共享與流通，為行政辦公提供及時(shí)準(zhǔn)確的信息支持；使用集成的辦公軟件套件，如Microsoft Office 365 或Google Workspace，有利于促進(jìn)團(tuán)隊(duì)協(xié)作，便于多人同時(shí)編輯文件，開展在線會議等。值得注意的是，一體化資源平臺的建設(shè)是一個(gè)持續(xù)改進(jìn)的過程。企業(yè)應(yīng)不斷收集員工的反饋意見，根據(jù)實(shí)際需求不斷優(yōu)化和調(diào)整平臺，以適應(yīng)多變的業(yè)務(wù)環(huán)境。

（二）規(guī)范信息管理流程

信息化是現(xiàn)代企業(yè)發(fā)展的必然趨勢，也是行政辦公一體化管理的重要支撐。規(guī)范信息管理流程是保障行政辦公高效運(yùn)轉(zhuǎn)的關(guān)鍵措施。應(yīng)建立行政辦公信息化管理系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)信息的統(tǒng)一收集、傳遞、處理和存儲，減少信息孤島和數(shù)據(jù)重復(fù)錄入[3]。明確信息管理的標(biāo)準(zhǔn)和流程，規(guī)范信息的采集、整理、傳遞和反饋，確保信息的準(zhǔn)確性和及時(shí)性；對供電企業(yè)內(nèi)部的行政辦公流程進(jìn)行詳細(xì)分析，識別存在的瓶頸和問題。通過流程優(yōu)化，去除冗余環(huán)節(jié)，簡化流程，進(jìn)一步提高辦公效率；通過培訓(xùn)和學(xué)習(xí)，提高行政辦公人員的信息處理能力和信息技術(shù)水平，使其能夠熟練運(yùn)用信息化工具開展工作；加強(qiáng)對信息的保密和防護(hù)，建立健全信息安全管理制度，防止信息泄露和網(wǎng)絡(luò)攻擊。對數(shù)據(jù)進(jìn)行標(biāo)準(zhǔn)化處理，使得不同部門和崗位使用相同的數(shù)據(jù)格式和定義，有助于減少數(shù)據(jù)不一致性和混淆。應(yīng)建立健全監(jiān)督機(jī)制，定期對信息管理流程進(jìn)行審核和評估，發(fā)現(xiàn)問題后及時(shí)進(jìn)行糾正。此外，還要鼓勵(lì)員工提供反饋意見，促進(jìn)信息管理的持續(xù)改進(jìn)。

（三）提升員工技能素質(zhì)

行政辦公一體化管理需要高素質(zhì)的員工團(tuán)隊(duì)作為支撐，提升員工技能素質(zhì)是保障行政辦公高效運(yùn)轉(zhuǎn)的基礎(chǔ)，企業(yè)需建立科學(xué)合理的績效考核機(jī)制，激勵(lì)員工努力提高技能和工作績效，增強(qiáng)員工的責(zé)任心和工作積極性；制訂員工培訓(xùn)計(jì)劃，根據(jù)不同崗位需求，開展相關(guān)培訓(xùn)，提升員工的專業(yè)技能和管理水平；建設(shè)團(tuán)隊(duì)合作意識，推進(jìn)團(tuán)隊(duì)建設(shè)活動(dòng)，提高員工的溝通和協(xié)作能力，增強(qiáng)團(tuán)隊(duì)的凝聚力和戰(zhàn)斗力；鼓勵(lì)員工不斷學(xué)習(xí)和創(chuàng)新，打造學(xué)習(xí)型組織，使企業(yè)的行政辦公管理不斷適應(yīng)新的市場變化和挑戰(zhàn)；對員工進(jìn)行技能評估，了解其現(xiàn)有技能水平和發(fā)展需求。應(yīng)根據(jù)評估結(jié)果制訂個(gè)性化的培訓(xùn)計(jì)劃，有針對性地提供培訓(xùn)課程；引入跨部門合作培訓(xùn)，使員工能夠了解不同部門的工作流程和需求，這樣有利于拓展員工的技能廣度，增強(qiáng)其團(tuán)隊(duì)協(xié)作能力。要設(shè)立技能認(rèn)證制度，使員工在完成一定的培訓(xùn)和考核后獲得相應(yīng)的技能認(rèn)證。此外，也可以設(shè)置獎(jiǎng)勵(lì)機(jī)制，鼓勵(lì)員工積極學(xué)習(xí)和提升技能。除了專業(yè)技能培養(yǎng)外，也應(yīng)注重培養(yǎng)員工的綜合素質(zhì)，如溝通能力、領(lǐng)導(dǎo)力、團(tuán)隊(duì)合作能力等，這對于行政辦公一體化管理的推進(jìn)有著重要意義。

（四）推動(dòng)組織架構(gòu)優(yōu)化

行政辦公一體化管理需要合理高效的組織架構(gòu)來支撐，優(yōu)化組織架構(gòu)是提高行政辦公效率的重要途徑。企業(yè)需合理劃分行政辦公各部門的職責(zé)和權(quán)限，消除工作重疊和職責(zé)不清，構(gòu)建高效的工作流程；對企業(yè)內(nèi)部的行政辦公組織進(jìn)行全面審查和重新設(shè)計(jì)，結(jié)合企業(yè)的未來發(fā)展需求，進(jìn)一步優(yōu)化組織內(nèi)部的信息傳遞和決策流程；建立行政辦公的協(xié)調(diào)機(jī)構(gòu)，負(fù)責(zé)統(tǒng)籌協(xié)調(diào)各部門之間的工作，確保工作的有序進(jìn)行；減少管理層級，推行扁平化管理，加強(qiáng)上下級之間的溝通和協(xié)作，提高決策的效率和靈活性；根據(jù)行政辦公的實(shí)際需求，適時(shí)引入靈活用工形式，如臨時(shí)工、兼職人員等，提高人力資源的靈活運(yùn)用能力；在處理特定項(xiàng)目或任務(wù)時(shí)，可建立跨部門項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)，從而更靈活地進(jìn)行協(xié)同工作，提高項(xiàng)目的管理效率。可以引入管理科技工具，如項(xiàng)目管理軟件、協(xié)作平臺等，以支持不同部門之間的合作和協(xié)調(diào)，相關(guān)工具的應(yīng)用可以有效提高信息管理的透明度。

（五）加強(qiáng)信息安全保障

信息安全是現(xiàn)代供電企業(yè)行政辦公不可忽視的重要問題，加強(qiáng)信息安全保障是保障一體化管理模式穩(wěn)健運(yùn)行的基礎(chǔ)。企業(yè)需制定信息安全管理制度，明確責(zé)任分工，建立健全信息安全風(fēng)險(xiǎn)評估和應(yīng)急處理機(jī)制；開展信息安全教育和培訓(xùn)，提高行政辦公人員的信息安全意識，增強(qiáng)其信息安全防范意識；建立完善的網(wǎng)絡(luò)安全防護(hù)體系，包括防火墻、入侵檢測系統(tǒng)等，確保網(wǎng)絡(luò)信息的安全和穩(wěn)定；定期進(jìn)行信息安全檢查和評估，發(fā)現(xiàn)和解決潛在安全隱患；對員工使用的移動(dòng)設(shè)備實(shí)施安全管理，遠(yuǎn)程鎖定、擦除數(shù)據(jù)等功能，防止設(shè)備丟失或被盜后數(shù)據(jù)泄露；引入多因素認(rèn)證機(jī)制，提高系統(tǒng)登錄的安全性，譬如結(jié)合密碼、指紋識別、手機(jī)驗(yàn)證碼等方式進(jìn)行認(rèn)證；培訓(xùn)員工辨別釣魚郵件、虛假電話等社會工程學(xué)攻擊，避免員工因誤導(dǎo)泄露企業(yè)的敏感信息。

（六）促進(jìn)基礎(chǔ)設(shè)施更新

現(xiàn)代供電企業(yè)行政辦公一體化管理模式需要先進(jìn)的信息技術(shù)和設(shè)施作為支撐，促進(jìn)基礎(chǔ)設(shè)施更新是實(shí)現(xiàn)管理模式創(chuàng)新的基礎(chǔ)，企業(yè)需引進(jìn)先進(jìn)的辦公設(shè)備和信息技術(shù)設(shè)施，提高行政辦公的自動(dòng)化水平，降低人力成本，提高工作效率；構(gòu)建智能化的辦公環(huán)境，實(shí)現(xiàn)信息的實(shí)時(shí)交流和共享，提高行政辦公的反應(yīng)速度和決策效率；加快推進(jìn)數(shù)字化轉(zhuǎn)型，將紙質(zhì)文檔和業(yè)務(wù)流程數(shù)字化，實(shí)現(xiàn)辦公的無紙化和在線化，提高行政辦公的效率和便捷性；完善設(shè)施維護(hù)管理制度，加強(qiáng)對設(shè)施的維護(hù)和保養(yǎng)，延長設(shè)施的使用壽命；對數(shù)據(jù)中心進(jìn)行優(yōu)化，提高能源效率，減少運(yùn)營成本，積極引入更為先進(jìn)的數(shù)據(jù)中心管理技術(shù)；在基礎(chǔ)設(shè)施更新的過程中，考慮使用綠色能源，如太陽能或風(fēng)能，以降低對環(huán)境的影響；制定長期的基礎(chǔ)設(shè)施更新規(guī)劃，并保持適當(dāng)?shù)耐顿Y，以確保企業(yè)始終處于技術(shù)領(lǐng)先地位。

五、結(jié)語

現(xiàn)代供電企業(yè)行政辦公一體化管理模式的創(chuàng)新與應(yīng)用關(guān)系到供電企業(yè)的后續(xù)發(fā)展，企業(yè)管理人員要從構(gòu)建一體化資源平臺、規(guī)范信息管理流程、提升員工技能素質(zhì)等多項(xiàng)工作入手，構(gòu)建合理的管理規(guī)劃，進(jìn)一步加強(qiáng)行政辦公一體化管理模式的應(yīng)用，引導(dǎo)供電企業(yè)更好地適應(yīng)市場變化和挑戰(zhàn)，提高行政辦公的管理水平，為現(xiàn)代供電企業(yè)的可持續(xù)發(fā)展創(chuàng)造有利條件。