劉德建
摘要:在企業(yè)經(jīng)營管理的過程中,良好應(yīng)收賬款的管理狀況可以幫助企業(yè)提升存貨流轉(zhuǎn)速度和促進銷售業(yè)績,可以幫助企業(yè)更加有效地管理出于市場占有率提升考量而進行的各項經(jīng)營活動中產(chǎn)生的應(yīng)收賬款。賒銷環(huán)節(jié)為企業(yè)回收應(yīng)收賬款的具體金額及時間帶來了一定的不確定性,而深入有效的內(nèi)部控制可以較為切實地予以消除。為此,如何深入地認識企業(yè)應(yīng)收賬款與內(nèi)部控制以及二者間的關(guān)聯(lián)性,如何切實把握企業(yè)應(yīng)收賬款管理內(nèi)部控制現(xiàn)狀和相關(guān)制度的實際建立方式,如何采取更加有效的優(yōu)化策略相應(yīng)地針對制度進行調(diào)整,逐漸成為企業(yè)應(yīng)收賬款管理內(nèi)部控制工作取得進一步發(fā)展過程中必須予以解決的重要課題。
關(guān)鍵詞:應(yīng)收賬款管理;內(nèi)部控制;制度建立
企業(yè)應(yīng)當針對應(yīng)收賬款管理內(nèi)部控制及其制度提供重視,并實際地予以管理和搭建。在當下各行各業(yè)市場競爭越發(fā)激烈的外部發(fā)展環(huán)境之中,企業(yè)不僅需要關(guān)注自身市場份額占據(jù)狀況、自身產(chǎn)品品質(zhì)性狀況和自身售后服務(wù)表現(xiàn),同時還需要將經(jīng)由賒銷環(huán)節(jié)幫助買方減輕付款資金方面的壓力,進而提升自身產(chǎn)品的實際銷量。而在賒銷數(shù)量持續(xù)增長的過程中,企業(yè)的應(yīng)收賬款數(shù)額逐漸增大,部分企業(yè)在應(yīng)收賬款內(nèi)部控制方面的設(shè)計仍然停留于較為初期的階段,以至于無法較為有效地適應(yīng)賒銷量增加帶來的內(nèi)部控制壓力。在這種情況下,企業(yè)在應(yīng)收賬款方面需要面臨的壞賬和呆賬處理壓力與日俱增。賒銷環(huán)節(jié)的設(shè)置有其兩面性,一方面企業(yè)可以借此獲得銷售業(yè)績增長的成果;另一方面企業(yè)也需要有效地應(yīng)對在此過程中出現(xiàn)的各種潛在風(fēng)險性因素,因而企業(yè)管理層需要針對經(jīng)營管理工作增強其中的應(yīng)收賬款管理內(nèi)部控制效果。
一、企業(yè)應(yīng)收賬款及內(nèi)部控制綜述
(一)應(yīng)收賬款的定義
就定義而言,企業(yè)應(yīng)收賬款是指企業(yè)在銷售產(chǎn)品或提供勞務(wù)服務(wù)的具體過程中形成的應(yīng)當回收卻尚未回收的各項款項,究其本質(zhì)屬于企業(yè)的債權(quán)性資產(chǎn)。應(yīng)收賬款具備較為固定的范圍,其中并不包括應(yīng)收的利息,而是僅僅包含應(yīng)收賒銷客戶的款項本金。相較于其他類型的流動資產(chǎn),應(yīng)收賬款具備更加特殊的性質(zhì)。首先,應(yīng)收賬款是企業(yè)之間商業(yè)信用的具體體現(xiàn),有利于企業(yè)雙方的存貨與資金得到有效周轉(zhuǎn)。其次,應(yīng)收賬款在回收周期方面具備一定的不確定性,而且資金遭到占用的情況并未帶來與之相應(yīng)的利息收入,企業(yè)資金利用率在整體層面出現(xiàn)了較為明顯的降低。除此之外,針對應(yīng)收賬款進行催收還會為企業(yè)帶來額外的工作量。部分情況下,很多企業(yè)考慮到回收應(yīng)收賬款的速度和效率會給予對方一定的折扣,或是因選擇訴諸法律解決清款問題而需要支出法律費用等諸多問題,進而出現(xiàn)不同程度的經(jīng)濟損失。
(二)內(nèi)部控制的定義與目標
就定義而言,內(nèi)部控制是指處于特定的環(huán)境時,企業(yè)為求實現(xiàn)更加理想的經(jīng)營管理效率,充分地獲取并利用各種內(nèi)部有效資源,借此實現(xiàn)預(yù)先擬定的經(jīng)營管理目標,在此過程中借助各種企業(yè)內(nèi)部組織,規(guī)劃、程序和約束性條文等控制管理工具控制企業(yè)經(jīng)營管理運作狀況的過程。依照企業(yè)內(nèi)部控制相關(guān)的規(guī)范文件可以得知,企業(yè)內(nèi)部控制的具體實施需要企業(yè)董事會、企業(yè)監(jiān)理會、企業(yè)管理層和企業(yè)員工等多方進行參與,實現(xiàn)內(nèi)部控制的目的在于在此過程中確保其控制管理目標可以得到實現(xiàn)。就具體目的而言,企業(yè)內(nèi)部控制包含三個方面。首先,充分地保證財務(wù)報告的真實性與準確性,取決于企業(yè)管理層在財務(wù)報告編制方面的責(zé)任履行狀況。其次,切實地確保經(jīng)營管理在效率及相關(guān)方面表現(xiàn)優(yōu)秀,換言之需要有助于促進企業(yè)內(nèi)部資源利用的經(jīng)濟性與有效性,以最為契合企業(yè)發(fā)展需求的方式實現(xiàn)企業(yè)的發(fā)展目標。最后,充分地保障企業(yè)各項經(jīng)營管理活動的合法性,在政策及法律法規(guī)的約束下進行。
(三)針對應(yīng)收賬款進行內(nèi)部控制的作用
在企業(yè)應(yīng)收賬款管理中進行內(nèi)部控制時,企業(yè)管理層可以具體地分為三個階段予以執(zhí)行。在第一階段,企業(yè)管理層應(yīng)當在應(yīng)收賬款產(chǎn)生前針對信用審批進行內(nèi)部控制;在第二階段,企業(yè)管理層需要在應(yīng)收賬款產(chǎn)生前后針對賒銷企業(yè)的經(jīng)營管理狀況進行動態(tài)化的跟進;在第三階段,企業(yè)管理層需要在應(yīng)收賬款的回收環(huán)節(jié)實現(xiàn)回收責(zé)任的具體落實。只有確保應(yīng)收賬款管理內(nèi)部控制在管理效能方面的良好表現(xiàn),企業(yè)才可以更加全方位地把控賒銷環(huán)節(jié)為企業(yè)經(jīng)營管理帶來的各種不確定因素,減少自身流動資金的占用比例,提升企業(yè)內(nèi)部資金實際的使用效率。不僅如此,針對應(yīng)收賬款進行內(nèi)部控制之后,企業(yè)還可以更加實際地減少應(yīng)收賬款中出現(xiàn)壞賬的可能性,相應(yīng)地增強企業(yè)內(nèi)部流動資金的存量,從資金層面出發(fā)為企業(yè)進一步擴大再生產(chǎn)提供基礎(chǔ)性的必要支撐。
二、企業(yè)應(yīng)收賬款管理中內(nèi)部控制現(xiàn)狀
(一)應(yīng)收賬款管理缺乏較為充足的法律意識
經(jīng)濟社會的發(fā)展與進步為各行各業(yè)帶來了嶄新的發(fā)展機會之余,同時也更進一步地推動各行各業(yè)內(nèi)部市場競爭變得越發(fā)激烈。處于這種外部發(fā)展環(huán)境之中,企業(yè)需要相應(yīng)地提升自身在市場占有率方面的表現(xiàn),通過拓展銷售渠道與銷售方式的形式改善企業(yè)在經(jīng)濟效益方面的狀況,以便更加充分地應(yīng)對市場競爭提出的各項嶄新挑戰(zhàn)。在此過程中,除去提升企業(yè)自身在產(chǎn)品質(zhì)量和售后服務(wù)方面的表現(xiàn)之外,部分企業(yè)還會采取提貨之后再行付款的賒銷方式,以企業(yè)彼此之間的商業(yè)信用作為擔保,實現(xiàn)更加符合預(yù)期的交易訂單數(shù)量增長。部分企業(yè)在賒銷方面更加關(guān)注銷售業(yè)績,對于應(yīng)收賬款回收及壞賬產(chǎn)生的關(guān)注相對不足,因法律意識不足而遭受一定的經(jīng)濟損失。部分企業(yè)則更加關(guān)注合同中與銷售相關(guān)的部分,對于銷售款項清收方面的條款關(guān)注不足。
(二)應(yīng)收賬款內(nèi)部控制清收職責(zé)的分配不均
當下,很多企業(yè)在組織架構(gòu)方面的設(shè)置停留于較為簡易的初級階段,企業(yè)內(nèi)部各個部門之間在權(quán)責(zé)范疇方面存在明確性不足的問題性狀況,各個部門都僅僅關(guān)注和負責(zé)與自身相關(guān)的各項工作,遭遇無法判定權(quán)責(zé)范疇的工作時很有可能在交流溝通不足的情況下出現(xiàn)彼此推諉的狀況,進而在整體層面拖垮企業(yè)內(nèi)部經(jīng)營管理活動的完成度表現(xiàn)。在部分企業(yè)的應(yīng)收賬款管理內(nèi)部控制工作進行過程中,其中部分內(nèi)部控制設(shè)計存在一定的交叉性問題,無法較為準確地將其責(zé)任落實到部門或個人。而在其他部分企業(yè)之中,銷售人員在薪酬方面僅僅與銷售業(yè)績相關(guān),銷售人員傾向于選擇賒銷方式增加自身銷售業(yè)績,對于選擇賒銷可能為企業(yè)經(jīng)營管理帶來的風(fēng)險性因素缺乏關(guān)注和重視。
(三)應(yīng)收賬款內(nèi)部控制未設(shè)置信用管理部門
鑒于部分企業(yè)的管理層在應(yīng)收賬款管理內(nèi)部控制方面缺乏足夠重視的狀況,很多企業(yè)在工作進行過程中并未相應(yīng)地設(shè)立獨立的信用管理部門,而是由內(nèi)部銷售部門兼職負責(zé)針對客戶信用狀況進行一定的評價。而企業(yè)的銷售部門往往更加關(guān)注銷售業(yè)績表現(xiàn),對于客戶信用狀況本就缺乏足夠的重視,具體的評價、調(diào)查與報告工作停留于較為表面的階段,無法較為有效地體現(xiàn)客戶的信用狀況。與此同時,部分企業(yè)銷售部門僅僅關(guān)注銷售業(yè)務(wù)本身,對于涉及賒銷的銷售業(yè)績背后潛在的款項回收不確定性缺乏足夠的重視。除此之外,部分企業(yè)在獨立的信用管理部門的情況下,難以較為有效地進行部分相關(guān)基礎(chǔ)性工作。舉例而言,部分企業(yè)在應(yīng)收賬款相關(guān)的基礎(chǔ)資料建設(shè)方面缺乏重視,部分企業(yè)則未能針對事前內(nèi)部控制進行設(shè)計,未針對銷售部門的銷售計劃進行事前研討確認。
三、企業(yè)應(yīng)收賬款管理中內(nèi)部控制制度建立
(一)目標控制
在針對企業(yè)應(yīng)收賬款管理內(nèi)部控制制度進行實際的建立健全過程中,企業(yè)應(yīng)當更加明確地擬定進行應(yīng)收賬款管理內(nèi)部控制的目標所在。具體而言,應(yīng)收賬款管理內(nèi)部控制的目標大體可以分為兩種類型。一則確保相關(guān)會計核算資料的真實性與準確性,二則確保應(yīng)收賬款的回收效率與回收效果。針對前者,會計部門應(yīng)當依照企業(yè)相關(guān)規(guī)定,從嚴面向應(yīng)收賬款進行核算,并在核算結(jié)束后留存有關(guān)資料。會計部門還需要針對企業(yè)當下的應(yīng)收賬款進行分析與清零,重點關(guān)注已經(jīng)超出清收期限的應(yīng)收賬款,盡其所能地避免可能出現(xiàn)的壞賬所能帶來的經(jīng)濟損失。針對后者,企業(yè)管理層需要針對應(yīng)收賬款引起高度重視,采取積極主動的措施針對應(yīng)收賬款進行清收,確保應(yīng)收賬款的存在不至于影響到自身內(nèi)部資金周轉(zhuǎn)狀況。
(二)組織架構(gòu)控制
針對企業(yè)應(yīng)收賬款管理內(nèi)部控制,企業(yè)管理層應(yīng)當相應(yīng)地從自身組織架構(gòu)出發(fā),設(shè)立獨立的應(yīng)收賬款管理內(nèi)部控制部門,針對各項經(jīng)營活動帶來的應(yīng)收賬款進行管理與控制。當下,考慮到應(yīng)收賬款管理內(nèi)部控制的性質(zhì),很多企業(yè)傾向于將相關(guān)的監(jiān)督和評價責(zé)任交由內(nèi)部控制部門。同時部分企業(yè)的內(nèi)部控制部門隸屬于財務(wù)部門,接受財務(wù)部門管理人員的管理,內(nèi)部控制所能實現(xiàn)的客觀性與獨立性也是相對地有所不足。為此,企業(yè)應(yīng)當分析自身組織架構(gòu),設(shè)立有其獨立性的應(yīng)收賬款管理內(nèi)部控制部門,與其他內(nèi)部職能部門進行分割。企業(yè)銷售部門對于銷售業(yè)績更加關(guān)注,對于賒銷方式可能帶來的信用風(fēng)險缺乏重視;而企業(yè)財務(wù)部門的工作目標在于規(guī)避各種財務(wù)管理風(fēng)險,對于賒銷方式持相對排斥的保守態(tài)度。因此,企業(yè)需要相應(yīng)地搭建更具客觀性的獨立部門,針對應(yīng)收賬款管理內(nèi)部控制進行實際管理。
(三)會計人員素養(yǎng)控制
在企業(yè)應(yīng)收賬款管理內(nèi)部控制工作的實際進行過程中,相關(guān)會計人員在專業(yè)化知識及能力方面的實際表現(xiàn)將會直接決定工作的進行效率和進行效果,因而企業(yè)管理層需要在建立健全相關(guān)制度的過程中充分地引起重視,針對相關(guān)會計人員在專業(yè)化素養(yǎng)進行制度設(shè)計,進而圍繞相關(guān)制度實現(xiàn)相關(guān)會計人員的專業(yè)化素養(yǎng)控制。為此,企業(yè)管理層需要將定期面向相關(guān)會計人員提供培訓(xùn)活動納入制度范圍之內(nèi),具體而言需要相應(yīng)地設(shè)置思想道德教育活動和專業(yè)化知識能力培訓(xùn)活動,從職業(yè)道德、工作態(tài)度和工作能力三個維度出發(fā),幫助相關(guān)會計人員提升自身專業(yè)化知識能力水平。 除去相關(guān)會計人員自身的素養(yǎng)水平,企業(yè)管理層還可以在制度之中相應(yīng)地設(shè)立崗位輪換內(nèi)容,采取會計委派方式切實將權(quán)責(zé)履行過程納入會計監(jiān)督的范圍之內(nèi)。
(四)記錄控制
企業(yè)應(yīng)收賬款管理內(nèi)部控制工作中憑證和進行記錄屬于較為基礎(chǔ)性的有機組成部分。只有在內(nèi)部控制工作進行過程中有效針對相關(guān)工作記錄進行留存,企業(yè)管理層才可以借此確保應(yīng)收賬款管理內(nèi)部控制工作的實際呈現(xiàn)。為此,企業(yè)管理層需要在相關(guān)制度中針對留存內(nèi)部控制工作記錄進行限制,以便更好地實現(xiàn)內(nèi)部控制的各項目標。針對各項經(jīng)營活動帶來的應(yīng)收賬款,應(yīng)當從賒銷業(yè)務(wù)意向達成、合同簽訂和應(yīng)收賬款回收各個環(huán)節(jié)出發(fā),留存充足的相關(guān)憑證和相關(guān)記錄。在留存記錄的過程中,企業(yè)管理層需要注意從制度層面出發(fā),將各個部門在這一方面的權(quán)責(zé)范疇進行更加明確清晰地劃定,以便實現(xiàn)有效的記錄控制。
(五)管理制度控制
在有效實現(xiàn)應(yīng)收賬款管理內(nèi)部控制的管理效能過程中,企業(yè)管理層應(yīng)當始終關(guān)注與之相關(guān)的管理制度建設(shè)狀況,以便為應(yīng)收賬款管理內(nèi)部控制制度的具體擬定提供參考。首先,企業(yè)管理層需要針對賒銷方式擬定合理的政策。具體而言,具體的相關(guān)政策應(yīng)當在折扣、賒銷標準和賒銷期限等方面有所體現(xiàn),確保賒銷方式不會帶來額外的風(fēng)險性因素。其次,企業(yè)管理層應(yīng)當進一步強化應(yīng)收賬款的日常管理工作。具體而言,企業(yè)管理層需要以一個自然月為單位,針對自身應(yīng)收賬款狀況進行確認,及時地應(yīng)對和處理未能按時回收的應(yīng)收賬款。再次,企業(yè)需要結(jié)合自身實際發(fā)展狀況與未來發(fā)展需求,針對應(yīng)收賬款管理內(nèi)部控制制度運行狀況進行科學(xué)合理的評價。
四、企業(yè)應(yīng)收賬款管理中內(nèi)部控制制度優(yōu)化策略
(一)增強工作人員法律意識和專業(yè)化素養(yǎng)水平
首先,針對銷售部門上交的銷售計劃,企業(yè)管理層應(yīng)當根據(jù)企業(yè)自身經(jīng)營管理現(xiàn)金流的具體需求量,針對應(yīng)收賬款回收擬定相應(yīng)的條款,并在賒銷合同中有所體現(xiàn)。在此過程中,企業(yè)管理層需要幫助相關(guān)工作人員樹立更加充足的法律意識,同時幫助其提升自身專業(yè)化素養(yǎng)水平。其次,應(yīng)當進一步地有其針對性地設(shè)立合同管理部門,針對各種賒銷合同進行動態(tài)化的科學(xué)監(jiān)督管理,以便預(yù)防各種應(yīng)收賬款可能帶來的經(jīng)濟損失。最后,相關(guān)工作人員在專業(yè)素養(yǎng)方面的表現(xiàn)較為關(guān)鍵且基礎(chǔ),需要面向相關(guān)工作人員提供各種培訓(xùn)活動。只有在更加理想的法律意識和專業(yè)化素養(yǎng)水平有力支撐下,相關(guān)制度才可以得到更加符合預(yù)期的落實成果。
(二)建立并健全科學(xué)有效的應(yīng)收賬款考核體制
考慮到部分企業(yè)在應(yīng)收賬款內(nèi)部控制方面需要面對權(quán)責(zé)范疇明確性不足的狀況,應(yīng)當相應(yīng)地建立并健全科學(xué)有效的應(yīng)收賬款考核體制,以防出現(xiàn)應(yīng)收賬款在后續(xù)清收環(huán)節(jié)無人負責(zé)監(jiān)督管理的問題性狀況。只有在有效的應(yīng)收賬款考核體制支撐下,企業(yè)管理層才可以更加有效地針對應(yīng)收賬款進行清收。具體而言,企業(yè)管理層應(yīng)當在相關(guān)制度之中強調(diào)賒銷方式與應(yīng)收賬款清收在績效方面的關(guān)聯(lián)性,以便限制銷售人員更加傾向于選擇通過賒銷方式提升自身銷售業(yè)績的行為。立足于應(yīng)收賬款考核體制,企業(yè)不僅可以更進一步地明確各個相關(guān)部門在此過程中的權(quán)責(zé),還可以科學(xué)有效地針對壞賬出現(xiàn)原因與相關(guān)責(zé)任人進行明確,最終實現(xiàn)更加理想的相關(guān)制度落實效果。
(三)增強企業(yè)在信用政策方面的內(nèi)部控制力度
為求實現(xiàn)更加理想的企業(yè)應(yīng)收賬款管理內(nèi)部控制制度落實效果,企業(yè)管理層可以從強化企業(yè)信用政策內(nèi)部控制的角度出發(fā)。具體而言,企業(yè)管理層需要首先確保應(yīng)收賬款管理內(nèi)部控制部門的獨立性與客觀性,以便更加有效地針對賒銷客戶的信用狀況進行評價,預(yù)防應(yīng)收賬款無法回收的問題性狀況。其次,企業(yè)管理層應(yīng)當在應(yīng)收賬款管理內(nèi)部控制部門的支持下,針對賒銷客戶進行客戶檔案建設(shè),建立科學(xué)合理的客戶信用評價體系,實現(xiàn)更具動態(tài)化特征的有效管理。
(四)持續(xù)性地增強內(nèi)部控制執(zhí)行力度實際表現(xiàn)
應(yīng)收賬款管理內(nèi)部控制制度的落實成效將會較為直觀地影響到企業(yè)應(yīng)收賬款的回收狀況,因而企業(yè)管理層需要對此保持高度重視,針對自身應(yīng)收賬款管理內(nèi)部控制理念進行調(diào)整與革新,從內(nèi)部整體環(huán)境塑造出發(fā)為工作人員進行應(yīng)收賬款管理內(nèi)部控制工作創(chuàng)造有利的工作環(huán)境。為此,企業(yè)管理層應(yīng)當始終針對應(yīng)收賬款管理內(nèi)部控制制度的落實狀況保持關(guān)注,結(jié)合外部發(fā)展環(huán)境的變化和自身發(fā)展需求,相應(yīng)地進行制度優(yōu)化及調(diào)整,以便更好地適應(yīng)各種變化。
(五)加強應(yīng)收賬款管理內(nèi)部控制制度事后監(jiān)督
為求實現(xiàn)更加符合預(yù)期的應(yīng)收賬款管理內(nèi)部控制制度管理效能,企業(yè)管理層需要從事后監(jiān)督的嶄新角度出發(fā),針對賒銷合同及其款項清收進行有效的事后監(jiān)督,針對是否按時按量地回收,是否形成壞賬的狀況進行監(jiān)督與確認。針對其中存在問題的賒銷合同,企業(yè)管理層應(yīng)當針對其負責(zé)人員進行批評教育,并給予一定的懲罰,以便更好地落實相關(guān)制度。只有在更加科學(xué)有效的事后監(jiān)督支撐下,企業(yè)管理層才可以更加充分地明確相關(guān)的責(zé)任人員,以便敦促其做出自我發(fā)展和自我提升,更好地落實應(yīng)收賬款管理內(nèi)部控制制度。
五、結(jié)語
總而言之,在企業(yè)各項經(jīng)營管理過程中,應(yīng)收賬款管理內(nèi)部控制屬于較為重要的有機組成部分之一,需要社會各行各業(yè)的企業(yè)管理層引起高度重視。為求減少和規(guī)避賒銷環(huán)節(jié)管理進行過程所包含的可能給企業(yè)運作帶來的不確定性與風(fēng)險性,企業(yè)管理層需要更進一步地提升自身合同管理意識和法律意識,進而在增強會計人員隊伍建設(shè)的基礎(chǔ)上規(guī)避各種風(fēng)險性因素。除此之外,企業(yè)管理層還需要認識到企業(yè)內(nèi)部信用政策并非僅需信用管理部門獨自發(fā)揮一定的作用,而是同時需要包含銷售部門和財務(wù)部門等其他部門協(xié)同進行。在多個部門的通力合作下共同搭建更為良好的企業(yè)內(nèi)部控制環(huán)境之后,企業(yè)管理層才可以更加充分地確保企業(yè)內(nèi)部流動資金鏈條的穩(wěn)定性與延續(xù)性,為企業(yè)可持續(xù)的長效健康發(fā)展奠定更加堅實的基礎(chǔ)。在此過程中,企業(yè)應(yīng)收賬款管理內(nèi)部控制制度的建立健全可以發(fā)揮十分顯著的積極促進作用,需要企業(yè)管理層引起高度重視。具體而言,企業(yè)管理層首先需要更加深入地把握應(yīng)收賬款的定義、內(nèi)部控制的定義與目標與針對應(yīng)收賬款進行內(nèi)部控制的作用,了解應(yīng)收賬款及內(nèi)部控制之間的關(guān)聯(lián)性。其次,企業(yè)管理層需要更加實際地意識到企業(yè)應(yīng)收賬款管理中內(nèi)部控制的發(fā)展現(xiàn)狀,需要面對和處理應(yīng)收賬款管理缺乏較為充足的法律意識,應(yīng)收賬款內(nèi)部控制清收職責(zé)的分配不均,應(yīng)收賬款內(nèi)部控制未設(shè)置信用管理部門等諸多問題。
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(作者單位:中鐵十四局集團房橋有限公司)