企業(yè)物資管理中的采購風險管理策略

卓麗莉

【摘? 要】采購風險管理是企業(yè)物資管理的重要組成部分，同時對企業(yè)的生產(chǎn)活動、經(jīng)營效益產(chǎn)生了直接影響。論文首先介紹了企業(yè)物資采購中常見的風險類型，如市場風險、信用風險、計劃風險、驗收風險等，隨后概述了物資采購風險管理應遵循的基本原則，包括預防性原則、信息共享原則、全過程管理原則，最后從實際出發(fā)，提出了編制合理的采購計劃、篩選供應商、嚴格質(zhì)量驗收、加強內(nèi)部控制等采購風險管理策略，為現(xiàn)代企業(yè)提高物資管理水平、科學防控采購風險、維護自身經(jīng)營效益提供了有益幫助。

【關(guān)鍵詞】物資管理；采購風險；供應商；價格計劃管理

【中圖分類號】F274；F251? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ?【文獻標志碼】A? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ?【文章編號】1673-1069（2023）08-0115-03

1 引言

狹義上的物資采購是指企業(yè)根據(jù)自己的生產(chǎn)經(jīng)營需求擬定采購計劃，然后挑選供應商、簽訂采購合同，以及完成物資購買、運輸、檢查等一系列流程。其中，采購風險存在于物資采購的整個過程中，如果采購計劃不合理、供應商信譽差，或者是采購合同存在漏洞，都有可能引發(fā)采購風險，進而損害企業(yè)的利益。面對激烈的市場競爭，企業(yè)的風險防控意識得到增強，對采購風險的重視程度也有所提升，在這種情況下探究采購風險的防控策略成為熱門研究課題。

2 企業(yè)物資采購的常見風險

2.1 外部風險

物資采購中的外部風險主要包括：①自然風險，由于遇到自然災害等不可抗力導致物資采購工作受到干擾，例如，強降雨引發(fā)的洪水、泥石流導致交通受阻、物流中斷，物資無法按時運送。②政策風險，因為國家經(jīng)濟政策調(diào)整，或者是宏觀調(diào)控等變化，對物資采購產(chǎn)生影響。例如，國家修改了某項原材料的標準規(guī)范，現(xiàn)有的物資因為不符合最新的標準規(guī)范無法使用，需要重新生產(chǎn)，無法在約定時間內(nèi)供應。③市場風險，市場行情始終處于波動變化中，如人工成本、物流成本的增加，都會導致物資采購成本的上漲，很有可能因為預算不足導致采購任務無法順利完成。④信用風險，企業(yè)雖然與供應商簽訂了合同，但是無法杜絕違約風險。供應商可能會利用合同條款中的漏洞提供價格更低、質(zhì)量更差的原材料，或者是低價中標后以次充好，這種失信行為也會使企業(yè)面臨采購風險。

2.2 內(nèi)部風險

物資采購中的內(nèi)部風險主要包括：①計劃風險，企業(yè)在采購物資前要根據(jù)自身的生產(chǎn)需求、資金狀況編制采購計劃，如果采購計劃不合理，會對采購工作的開展產(chǎn)生負面影響，由此導致了采購計劃風險。例如，物資采購計劃滯后于實際生產(chǎn)，出現(xiàn)物資短缺情況，影響企業(yè)生產(chǎn)活動的正常開展。②驗收風險，企業(yè)對于供應商提供的貨物沒有進行仔細、嚴格的驗收，出現(xiàn)貨物型號、規(guī)格與合同約定不符等情況，或者是存在嚴重質(zhì)量缺陷等問題，這些原材料一旦投入生產(chǎn)，不僅會給企業(yè)帶來經(jīng)濟損失，而且嚴重損害企業(yè)的商業(yè)信譽[1]。

3 企業(yè)物資采購風險的管理原則

3.1 預防性原則

采購風險會產(chǎn)生連鎖效應，例如，采購價格上漲，企業(yè)生產(chǎn)成本也會同步增加。如果企業(yè)提高產(chǎn)品價格，產(chǎn)品的市場競爭力就會下降，終端銷售壓力增加；如果企業(yè)不提高產(chǎn)品價格，那么企業(yè)的銷售利潤被壓縮。因此，企業(yè)采購風險必須堅持“預防優(yōu)先”原則，從源頭上采取多種措施預防采購風險的發(fā)生，將采購風險的發(fā)生率以及采購風險帶來的負面影響降至最低。例如，企業(yè)需要采購大宗物資時，采取公開招標的方式選擇合適的供應商。所有符合招標要求的供應商都可以參與投標，做到公平競爭。企業(yè)選擇多個評價指標（如商業(yè)信譽、供貨能力、運輸距離、產(chǎn)品報價等）對所有參與競標的供應商作出綜合評價。選出信譽較好、供貨穩(wěn)定、報價較低的供應商，與之簽訂合同。這樣一來，能夠有效減少因為供貨不及時、質(zhì)量不合格等問題導致的采購風險，切實維護了企業(yè)的利益。

3.2 信息共享原則

經(jīng)驗表明，企業(yè)物資采購風險的發(fā)生，多數(shù)情況下與信息不對稱、溝通不到位有關(guān)。在物資采購風險管理中貫徹落實信息共享原則，就是要求各方之間保持良好的溝通，打破信息屏障，做到相互協(xié)調(diào)，確保物資采購任務順利完成，讓企業(yè)與供應商實現(xiàn)“雙贏”。在企業(yè)內(nèi)部要建立良好溝通機制，讓采購部門、財務部門、倉管部門、生產(chǎn)部門等平行部門之間做到信息的無障礙交流。采購部門在了解生產(chǎn)部門的生產(chǎn)計劃后，明確下一步生產(chǎn)所需的物資。同時，采購部門向倉管部門了解物資的庫存情況，并判斷物資是否充盈。如果物資不夠，則編制物資采購計劃，并向財務部門申請資金。最后利用財務部門劃撥的資金完成物資采購，及時核驗入庫，保證生產(chǎn)計劃的順利執(zhí)行。多個平行部門之間做到信息共享，讓物資采購任務得以順利完成，有效預防物資采購風險的發(fā)生。

3.3 全過程管理原則

采購風險具有突發(fā)性特點，實行全過程管理能夠結(jié)合采購流程，從各個環(huán)節(jié)上采取有效應對措施，實現(xiàn)對采購風險的超前預防、精準控制?；谌^程原則的采購風險管理，需要抓好事前預防、事中控制、事后總結(jié)3個環(huán)節(jié)：事前預防包括編制合理的采購計劃，綜合比選供應商，以及精簡招標采購流程等；事中控制則是對采購進度風險、采購質(zhì)量風險、價格變動風險等一系列可能發(fā)生的風險，采取行之有效的控制措施；事后總結(jié)是根據(jù)物資采購工作中遇到的問題，或者是暴露出來的缺點，展開總結(jié)、討論，提出對策、建議，從中吸取教訓，進一步提高采購風險管理水平[2]。嚴格遵循全過程管理原則，有助于提高企業(yè)對采購風險的識別和控制能力，對降低采購風險的危害、維護企業(yè)自身的經(jīng)濟利益有積極幫助。

4 企業(yè)物資管理中采購風險的防控措施

4.1 采購前期的風險管理

4.1.1 編制合理的采購計劃

采購計劃對物資采購的全過程起到了指導作用，保證采購計劃的合理性是預防采購風險的有效途徑。企業(yè)物資管理人員在編制采購計劃時，應做到以下幾點：首先，兼顧現(xiàn)實需求和前瞻需求，采購計劃要體現(xiàn)出一定的超前性。在企業(yè)財力允許的基礎(chǔ)上，提前確定下一階段的采購計劃，并按照該計劃采購物資，從而保證企業(yè)各項生產(chǎn)活動的前后銜接、有序進行，有利于提高物資利用率、實現(xiàn)利潤最大化。其次，在控制現(xiàn)實支出預算的同時，節(jié)約后續(xù)成本。所謂現(xiàn)實支出，是指企業(yè)采購當前物資或服務實際支出的款項；而后續(xù)成本，則是各類設(shè)備的維護、升級等相關(guān)費用。企業(yè)采購部門在編制采購計劃時，既要加強對現(xiàn)實支出預算的控制，避免超預算等情況的發(fā)生，也要充分考慮物資、服務的后續(xù)成本支出，這樣才能切實降低企業(yè)運行成本。最后，編制物資采購計劃時要區(qū)分輕重緩急，特別是在企業(yè)預算有限、資金周轉(zhuǎn)存在一定困難的情況下，應當將急需的物資列在采購計劃的前面，優(yōu)先采購。

4.1.2 篩選供應商

供應商的資質(zhì)、信譽、實力等，對采購風險也有深刻影響。有些供應商信譽不良，沒有按照采購合同提供符合標準的物資，而是用價格更低、質(zhì)量更差的物資以次充好，由此引發(fā)采購風險。為了杜絕此類問題，企業(yè)采購部門必須要嚴格篩選信譽良好、實力較強的供應商，并通過簽署采購合同的方式維護自身合法權(quán)益，從源頭上預防采購風險的發(fā)生。企業(yè)必須建立完善的供應商準入制度，如果條件允許應當成立專門的供應商審查小組，小組成員從企業(yè)的采購部門、研發(fā)部門、質(zhì)管部門、生產(chǎn)部門等抽調(diào)，發(fā)揮各自的專業(yè)特長協(xié)商制定供應商的評定標準，重點從供應商的物資價格、商業(yè)信譽、供貨能力、創(chuàng)新能力、售后服務、產(chǎn)品合格率等方面展開綜合評價[3]。多方對比、優(yōu)中選優(yōu)，選擇最合適的供應商與其簽訂采購合同。在甲乙雙方簽訂采購合同后，企業(yè)方面要進一步規(guī)范對供應商的管理。例如，引入淘汰機制，在雙方合作過程中，如果供應商出現(xiàn)了產(chǎn)能不足、產(chǎn)品質(zhì)量欠佳等問題，可以依據(jù)合同解除合作關(guān)系，重新選擇更加理想的供應商。

4.1.3 實行價格計劃管理

采購價格與企業(yè)經(jīng)濟利益密切相關(guān)，在保證物資質(zhì)量過關(guān)的前提下盡量壓低采購價格，能夠降低企業(yè)生產(chǎn)成本，提升企業(yè)經(jīng)營效益。企業(yè)采購部門實行價格計劃管理，對預防采購風險將會產(chǎn)生積極影響。一方面，企業(yè)需要構(gòu)建更加公平的價格管理體系，依托大數(shù)據(jù)、物聯(lián)網(wǎng)等信息技術(shù)設(shè)立價格庫，通過多種渠道收集物資的歷史采購價格，掌握某一類物資的價格變動規(guī)律，并根據(jù)這一規(guī)律預測未來一段時間的價格變化。對于非緊缺物資，可以根據(jù)采購價格的周期性變化規(guī)律，選擇在價格相對較低的時間段進行采購，從而幫助企業(yè)節(jié)約采購資金。基于共享理念，選擇有相同采購需求的企業(yè)進行價格資源共享，掌握最新的物資價格信息，并以此為依據(jù)靈活調(diào)整采購時間和采購規(guī)模。另一方面，采購部門嘗試多種方法壓低采購價格，例如，增加采購數(shù)量壓低采購價格，或者是采取招標方式選擇報價更低的供應商。需要注意的是，無論采取何種策略，必須要保證物資質(zhì)量過關(guān)、符合使用要求，堅決杜絕以次充好等情況。

4.2 采購期間的風險管理

4.2.1 價格變動風險控制

供應商的漲價行為是造成采購風險的常見因素。受到原材料和勞動力成本上漲的影響，供應商為了維持自身的經(jīng)營利潤會相應地抬升供貨價格，如果漲幅較大，容易引起采購風險。對于此類情況，企業(yè)采購部門可采取以下措施：首先，企業(yè)與供應商之間保持良好溝通，當供應商迫于成本壓力需要漲價時，雙方應召開會議分析漲價的原因、制定相應的策略。對于外部因素（如人工成本、原料成本的增加）引起的成本增加，企業(yè)判斷漲價是否在可接受范圍之內(nèi)，并分析漲幅對企業(yè)生產(chǎn)、產(chǎn)品銷售、經(jīng)營利潤等帶來的影響。經(jīng)過內(nèi)部討論后，再判斷是否維持與供應商的合作關(guān)系。有效的溝通能夠減少雙方的爭端，最終達到“雙贏”的效果。其次，企業(yè)方面應當認識到，物資價格的波動變化是常態(tài)，因此在確定采購預算時可以適當提高預算。即便是后期因為不可抗力采購價格出現(xiàn)小幅度的上漲，也不會影響正常采購，從而保證物資的穩(wěn)定供應和維持企業(yè)生產(chǎn)的正常進行。

4.2.2 采購進度風險控制

采購進度風險主要表現(xiàn)為兩個方面：一是供應商方面因為產(chǎn)能不足、生產(chǎn)線故障等，無法在合同約定時間內(nèi)提供相應數(shù)量的物資；二是企業(yè)方面因為項目進度變更，或者是擴大生產(chǎn)規(guī)模，需要使用更多的物資，企業(yè)需求超出了供應商的供貨能力，引發(fā)采購進度風險。對于不同情況，應采取差異化的風險控制措施。如果是供應商方面的問題，企業(yè)方面發(fā)揮自身的人才優(yōu)勢，指派經(jīng)驗豐富、能力較強的技術(shù)人才對供應商提供生產(chǎn)支持或培訓指導，使供應商能夠保質(zhì)保量地完成任務，提供符合采購需求的物資。采取上述措施仍然不能滿足采購進度，企業(yè)可以考慮更換供應商[4]。如果是企業(yè)項目變更、擴大生產(chǎn)出現(xiàn)供應風險，一方面，要盡早通知供應商，方便供應商根據(jù)甲方需求靈活調(diào)度資源，按時交貨，防止出現(xiàn)貨物延期的情況；另一方面，企業(yè)可以臨時選擇其他供應商采購物資解決燃眉之急。通過控制采購進度風險，保證了企業(yè)生產(chǎn)所需物資能夠按時、穩(wěn)定供應，讓企業(yè)的生產(chǎn)經(jīng)營活動得以順利開展。

4.2.3 物資質(zhì)量風險控制

在物資采購管理中，保證物資的穩(wěn)定和及時供應固然重要，但是采購物資的質(zhì)量是否符合標準也必須予以重視。尤其是在市場競爭加劇的背景下，一部分供應商以低價為噱頭，吸引企業(yè)與其簽訂合同，然后再提供假冒偽劣材料，嚴重影響了企業(yè)產(chǎn)品質(zhì)量、損害了企業(yè)商業(yè)信譽。因此，在采購風險管理中，采購物資的質(zhì)量風險控制尤為重要。建議企業(yè)采取以下3點控制措施：第一，制定并實施采購質(zhì)量計劃。企業(yè)采購部門按照“質(zhì)量優(yōu)先”原則，在編制采購計劃時要詳細說明每一類物資的采購要求，包括規(guī)格、品種、型號、數(shù)量，等等。在采購物資時嚴格按照該計劃進行采購，同時采取抽樣檢查的方式，核驗物資的品種、規(guī)格等是否符合采購要求，對于不符合要求的一律不得使用，從根本上避免物資質(zhì)量風險。第二，明確質(zhì)量控制要點，企業(yè)采購人員要熟悉相關(guān)的技術(shù)規(guī)范、工藝要求、國家標準，在此基礎(chǔ)上核驗采購的物資是否符合規(guī)范標準。凡是不符合的，一律不得使用。第三，設(shè)立采購質(zhì)量信息臺賬，加強質(zhì)量信息反饋。對于采購、接收、使用等各個環(huán)節(jié)出現(xiàn)質(zhì)量問題的物資，均應當做好記錄。采購部門根據(jù)采購質(zhì)量信息臺賬分析引起物資質(zhì)量風險的原因，并尋找可行性的應對策略，為今后物資采購工作的開展積累經(jīng)驗。

4.3 采購后期的風險管理

企業(yè)采購部門圍繞采購流程，全面梳理采購中存在的各類風險，同時結(jié)合以往的采購風險管理措施，制定一套完善的內(nèi)部控制制度，降低采購風險的發(fā)生率。企業(yè)盡快設(shè)置獨立的風險控制部門，每當采購部門進行大宗采購時，風控部門必須做到全程監(jiān)督、全程審計，實現(xiàn)采購風險的超前識別、有效控制。由于風險控制部門具有較強的獨立性，在風險信息的收集、利用和反饋上具有極大的便利性，為采購風險控制創(chuàng)造了良好條件。風險控制部門在收集和分析風險信息的基礎(chǔ)上，編制采購風險報告，提交給企業(yè)的管理層作為決策依據(jù)。除此之外，企業(yè)還要加快推進管理流程改革，提升治理現(xiàn)代化水平。通過精簡采購流程，減少審批環(huán)節(jié)，保證責任得以層層壓實，這對于防控物資采購風險也有積極效果[5]。鑒于物資采購風險管理對企業(yè)生產(chǎn)活動、經(jīng)營效益的重要影響，有必要根據(jù)風險管理內(nèi)容細化績效考核標準，將采購風險管理水平與個人的薪資績效掛鉤，通過這種方式倒逼采購人員強化風險意識、提高風險控制水平。

5 結(jié)語

采購風險除了會影響正常的物資供應，干擾企業(yè)的生產(chǎn)經(jīng)營外，還有可能導致企業(yè)無法如期交付產(chǎn)品，進而損害企業(yè)的商業(yè)信譽或者是帶來違約風險。在市場競爭日趨激烈的大環(huán)境下，企業(yè)要高度重視采購風險的危害性，將全過程管理理念貫徹到采購風險管理中，做到事前預防、事中控制、事后總結(jié)，切實提高采購風險管理水平，將采購風險的發(fā)生率，以及采購風險產(chǎn)生的危害降到最低，保障生產(chǎn)活動正常開展，維護企業(yè)自身經(jīng)濟利益。

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