新《檔案法》背景下公立醫(yī)院檔案精細(xì)化管理應(yīng)用分析

馬曉莉　楊曉燕

摘 要：新《檔案法》背景下，公立醫(yī)院檔案精細(xì)化管理既要管好檔案，更要為醫(yī)院的管理提供服務(wù)，需要從收、管、存、用全過程各環(huán)節(jié)加強(qiáng)精細(xì)化管理。本文分析了新《檔案法》背景下公立醫(yī)院檔案精細(xì)化管理內(nèi)容及管理要求，據(jù)此提出公立醫(yī)院檔案精細(xì)化管理路徑選擇，以期助力新時代公立醫(yī)院檔案管理能力和水平不斷提升，為公立醫(yī)院和醫(yī)療衛(wèi)生事業(yè)改革作出積極貢獻(xiàn)。

關(guān)鍵詞：《檔案法》；公立醫(yī)院檔案；精細(xì)化

項(xiàng)目基金：新檔案法背景下公立醫(yī)院精細(xì)化管理運(yùn)用分析（課題編號：2021-NW-013）

引言

精細(xì)化管理是最早源于發(fā)達(dá)國家的一種企業(yè)管理理念文化，作為科學(xué)化管理的三個層次之一，要求企業(yè)以技術(shù)和文化為指導(dǎo)，將企業(yè)發(fā)展目標(biāo)戰(zhàn)略細(xì)化分解，增強(qiáng)執(zhí)行力，最大程度降低管理所占用資源、降低管理成本，提高企業(yè)發(fā)展動力。2021年，國務(wù)院發(fā)布《關(guān)于推動公立醫(yī)院高質(zhì)量發(fā)展的意見》，要求公立醫(yī)院要實(shí)現(xiàn)三個轉(zhuǎn)變，其中一個就是要實(shí)現(xiàn)發(fā)展模式由粗放式向精細(xì)化轉(zhuǎn)變。檔案作為醫(yī)院精細(xì)化管理的重要組成部分，如何在醫(yī)院發(fā)展模式向精細(xì)化轉(zhuǎn)變的過程中實(shí)現(xiàn)提質(zhì)增效，更好地服務(wù)于醫(yī)院的發(fā)展，是醫(yī)院檔案管理者需要思考的問題。與修訂前的《檔案法》相比，新《檔案法》突出檔案工作的政治定位，堅持問題導(dǎo)向、開放導(dǎo)向，將信息化建設(shè)納入法律規(guī)制范疇，完善法律責(zé)任規(guī)定方面內(nèi)容，對數(shù)字化檔案提出新要求，也為公立醫(yī)院檔案精細(xì)化管理提供了法律依據(jù)。

1 新《檔案法》背景下公立醫(yī)院檔案精細(xì)化管理內(nèi)容

1.1 管理職能

法國管理學(xué)家亨利·法約爾提出，管理具有計劃、組織、指揮、協(xié)調(diào)和控制五大職能。醫(yī)院檔案精細(xì)化管理應(yīng)貫穿五項(xiàng)基本職能。新《檔案法》第三條規(guī)定“把檔案事業(yè)納入國民經(jīng)濟(jì)和社會發(fā)展規(guī)劃”，具體到醫(yī)院，就是要健全檔案管理組織架構(gòu)。

1.2 管理層次

醫(yī)院檔案精細(xì)化管理涉及高、中和基層三個層次。每個層次精細(xì)化管理的內(nèi)容各有側(cè)重。其中高層主要體現(xiàn)在檔案管理委員會或領(lǐng)導(dǎo)小組對檔案精細(xì)化管理的各項(xiàng)決策活動中，如歸檔范圍、管理期限、責(zé)任部門等，不同檔案的制度設(shè)計，高層決策要體現(xiàn)前瞻性和戰(zhàn)略性，要確保醫(yī)院檔案管理符合檔案管理規(guī)律且跟得上醫(yī)院快速發(fā)展的步伐。中層主要是指決策活動和執(zhí)行活動。主要是檔案管理部門，涵蓋檔案收、管、存、用各環(huán)節(jié)具體落實(shí)的精細(xì)化管理?；鶎又饕侵妇唧w歸檔部門在形成檔案過程中如何實(shí)現(xiàn)精細(xì)化。如推行部門立卷制，在事件發(fā)生早期就形成檔案意識等。

1.3 業(yè)務(wù)內(nèi)容

業(yè)務(wù)內(nèi)容包含檔案的收集、整理、鑒定、保管、檢索、提供利用、編研、統(tǒng)計等。隨著電子檔案的產(chǎn)生，檔案業(yè)務(wù)的管理范圍被重構(gòu)，檔案業(yè)務(wù)由原始記錄非現(xiàn)行階段向全部半現(xiàn)行階段和全部的現(xiàn)行階段延伸和擴(kuò)展[1]。 新《檔案法》背景下公立醫(yī)院檔案精細(xì)化管理的內(nèi)容既涵蓋檔案工作八個環(huán)節(jié)的精細(xì)化，還包括制度標(biāo)準(zhǔn)制定的精細(xì)化、成本控制的精細(xì)化、新技術(shù)的運(yùn)用等內(nèi)容。

1.4 管理方法

新《檔案法》背景下公立醫(yī)院檔案精細(xì)化管理，包括對檔案管理具體內(nèi)容采用符合“既精又細(xì)”要求的各種管理方法。如精益生產(chǎn)法，即公立醫(yī)院檔案資料收集、歸檔、立卷等精細(xì)化；TPM全員設(shè)備精細(xì)維護(hù)管理法，即檔案庫房、檔案盒、裝訂材料選用等精細(xì)化管理；5S現(xiàn)場精細(xì)管理法、KYT危險預(yù)知訓(xùn)練法、OEC日常管控法、防錯法、目視化管理法等。

2 新《檔案法》背景下公立醫(yī)院檔案精細(xì)化管理要求

2.1 要樹立四種意識

2.1.1系統(tǒng)意識。黨的二十大報告中指出：“必須堅持系統(tǒng)觀念”，“只有用普遍聯(lián)系的、全面系統(tǒng)的、發(fā)展變化的觀點(diǎn)觀察事物，才能把握事物發(fā)展規(guī)律”。檔案管理必須要把握好全局和局部、長遠(yuǎn)和當(dāng)前、宏觀和微觀的關(guān)系，既要加強(qiáng)前瞻性思考、全局性謀劃、整體性推進(jìn)，也要做好檔案收管用基礎(chǔ)工作，既要有年度計劃，也要做好中長期規(guī)劃，既要把握檔案發(fā)展方向，也要精益求精做好檔案細(xì)節(jié)管理。既要把牢政治方向，也要遵循檔案工作規(guī)律。

2.1.2標(biāo)準(zhǔn)意識。檔案管理的不規(guī)范，容易讓檔案成為廢紙或者“流水賬”。要管理和利用好檔案，就必須要建立科學(xué)的、統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)體系，在遵循國家的法律法規(guī)以及國家標(biāo)準(zhǔn)、行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)的基礎(chǔ)上，建立符合醫(yī)院實(shí)際的基礎(chǔ)標(biāo)準(zhǔn)、業(yè)務(wù)技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)、管理標(biāo)準(zhǔn)?；A(chǔ)標(biāo)準(zhǔn)，如檔案種類劃分標(biāo)準(zhǔn)、檔號編寫標(biāo)準(zhǔn)等；業(yè)務(wù)技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)，如檔案收集標(biāo)準(zhǔn)、整理標(biāo)準(zhǔn)、檢索標(biāo)準(zhǔn)、鑒定銷毀標(biāo)準(zhǔn)等；管理標(biāo)準(zhǔn)，如質(zhì)量監(jiān)控標(biāo)準(zhǔn)、監(jiān)督考核標(biāo)準(zhǔn)等。醫(yī)院要將檔案管理標(biāo)準(zhǔn)納入醫(yī)院標(biāo)準(zhǔn)體系的年度更新計劃中，對檔案管理標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行細(xì)化分析，確保計劃的落實(shí)。定期召開檔案工作例會，對年度標(biāo)準(zhǔn)計劃內(nèi)的標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行探討、編寫，積極聽取各歸檔部門意見，確保制定出的標(biāo)準(zhǔn)能行之有效的推進(jìn)執(zhí)行。

2.1.3安全意識。包括優(yōu)化庫房檔案的存放環(huán)境，提高庫房使用率，確保所有檔案安全有序保管。相比紙質(zhì)檔案，電子檔案安全標(biāo)準(zhǔn)更高，既包括對檔案信息內(nèi)容本身的修改危害等，也包括對存儲檔案信息的載體的危害。醫(yī)院要搭建安全保障體系確保電子檔案的安全性，加強(qiáng)監(jiān)督管理，確保精準(zhǔn)控制數(shù)字檔案的復(fù)制流通等環(huán)節(jié)，有效避免網(wǎng)絡(luò)環(huán)境帶來的安全隱患。

2.1.4服務(wù)意識。隨著信息技術(shù)的發(fā)展，檔案的價值出現(xiàn)了多元化，不僅具有紙質(zhì)檔案的憑證價值、歷史價值、記憶價值、文化傳播價值等，還增加電子檔案的信息價值[2] 。服務(wù)意識主要體現(xiàn)在為檔案使用者提供良好的服務(wù)，同時加強(qiáng)檔案的編研開發(fā)利用，發(fā)揮資政育人、文化傳播的作用，服務(wù)于醫(yī)院的發(fā)展。

2.2 堅持“三大原則”

2.2.1統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)原則，體現(xiàn)的是系統(tǒng)意識和整體思維。作為醫(yī)院文化建設(shè)重要組成部分，檔案管理不應(yīng)成為檔案部門單打獨(dú)斗的純業(yè)務(wù)工作，應(yīng)統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)，確保全院檔案管理的一致性。

2.2.2分級領(lǐng)導(dǎo)原則，體現(xiàn)的檔案的專業(yè)性。專業(yè)檔案形成規(guī)律、歸檔標(biāo)準(zhǔn)不同，以部門為主體實(shí)行部門立卷制，可以確保專業(yè)檔案留存的規(guī)范性和標(biāo)準(zhǔn)化。

2.2.3集中保管原則，體現(xiàn)的是成本意識。集中統(tǒng)一保管可以節(jié)約檔案管理的成本，減少人力、設(shè)備、庫房的多重投入，加快推進(jìn)數(shù)字化建設(shè)，同時有利于檔案的編研、開發(fā)利用。同時能夠統(tǒng)籌如聲像、網(wǎng)絡(luò)媒介、人物、突發(fā)事件等特殊檔案的建立與管理。

2.3 把握“五個要點(diǎn)”

2.3.1基于管理五大職能重塑檔案部門管理職能。檔案工作是一項(xiàng)管理性的工作，應(yīng)貫穿管理五大職能，不應(yīng)該僅僅是單純的保管檔案。醫(yī)院檔案部門要積極轉(zhuǎn)變觀念，充分發(fā)揮管理職能，進(jìn)行管理制度、管理方式、管理理念的創(chuàng)新，推進(jìn)檔案治理能力建設(shè)，提升檔案工作的效率、效益，真正服務(wù)于醫(yī)院的發(fā)展。

2.3.2基于檔案管理原則重構(gòu)醫(yī)院檔案管理模式。大多數(shù)醫(yī)院并未真正實(shí)行統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)、分級管理、集中保管的管理模式。專業(yè)檔案往往由歸口部門保管。以筆者工作的醫(yī)院為例，綜合檔案室僅保管文書檔案、實(shí)物檔案。科研、基建、醫(yī)療、器械、招標(biāo)、財務(wù)、人事、基建檔案等均由歸口部門各自管理，由此延伸出檔案管理標(biāo)準(zhǔn)不一致，庫房建設(shè)不規(guī)范、數(shù)字化建設(shè)不同步、檔案管理成本高、人力資源浪費(fèi)、專業(yè)化程度不高等問題。各部門檔案僅發(fā)揮憑證價值，很難進(jìn)行有效整合編研，難以發(fā)揮參考價值、信息價值以及資政育人、文化傳播等功能。

2.3.3基于國家及行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)建立醫(yī)院檔案業(yè)務(wù)管理規(guī)則。檔案業(yè)務(wù)流程是為完成某一目標(biāo)而進(jìn)行的一系列邏輯相關(guān)的活動的有序集合[3]。精細(xì)化管理的關(guān)鍵在于檔案工作八個環(huán)節(jié)要實(shí)現(xiàn)標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化、現(xiàn)代化。如紙質(zhì)檔案與數(shù)字檔案的歸檔流程不同，聲像檔案與實(shí)物檔案的存儲介質(zhì)不同等。要根據(jù)不同檔案類別的特性，結(jié)合醫(yī)院信息化建設(shè)程度制定符合醫(yī)院實(shí)際的檔案業(yè)務(wù)處理流程。

2.3.4立足成本控制的內(nèi)部優(yōu)化。檔案精細(xì)化管理要加強(qiáng)成本控制，以最低成本取得最佳管理效益[4]，如人力資源成本、庫房基本設(shè)施建設(shè)成本、信息化建設(shè)成本、檔案保管成本、檔案整理時間成本、檔案編研成本等。通過成本分析明確檔案管理的方向，提高檔案管理效率[5]。

2.3.5基于現(xiàn)代醫(yī)院管理制度不斷提升檔案管理人員的全員素質(zhì)。公立醫(yī)院高質(zhì)量發(fā)展要求醫(yī)院要建設(shè)現(xiàn)代醫(yī)院管理制度，實(shí)現(xiàn)精細(xì)化管理。醫(yī)院需要一批高素質(zhì)管理隊伍來推動醫(yī)院高質(zhì)量發(fā)展。新《檔案法》背景下公立醫(yī)院檔案精細(xì)化管理需要檔案管理者具備優(yōu)秀的素養(yǎng)和過硬的實(shí)踐能力，為此，要重點(diǎn)學(xué)習(xí)精細(xì)化管理理論知識，注重實(shí)踐鍛煉，切實(shí)增強(qiáng)綜合業(yè)務(wù)素能。

3 新《檔案法》背景下公立醫(yī)院檔案精細(xì)化管理路徑

3.1 完善精細(xì)化管理組織體系

結(jié)合醫(yī)院實(shí)際，建立完善的領(lǐng)導(dǎo)組織協(xié)調(diào)機(jī)制，完善領(lǐng)導(dǎo)層、管理層、執(zhí)行層三位一體的收集、保管體系[6]。如成立醫(yī)院檔案管理委員會或領(lǐng)導(dǎo)小組等組織架構(gòu)，統(tǒng)籌全院檔案管理，各部門均設(shè)置檔案管理負(fù)責(zé)人及兼職檔案員，明確不同層級、不同部門、不同人員之間的權(quán)責(zé)配置和相互關(guān)系，確保檔案工作納入醫(yī)院整體發(fā)展規(guī)劃，同業(yè)務(wù)工作同部署、同實(shí)施、同發(fā)展。通過長期規(guī)劃與年度計劃的制定實(shí)現(xiàn)對檔案的精細(xì)化管理。

3.2 健全精細(xì)化管理制度體系

對醫(yī)院現(xiàn)行檔案管理制度進(jìn)行系統(tǒng)梳理，確保與新法精神和要求相銜接相協(xié)調(diào)。圍繞檔案全生命周期理念，根據(jù)國家及地區(qū)關(guān)于檔案管理的相關(guān)法律法規(guī)，形成成熟定型的精細(xì)化管理的制度、規(guī)范和工作機(jī)制，健全檔案工作責(zé)任制[7]。如歸檔前的宣傳教育機(jī)制、歸檔中的部門立卷歸檔責(zé)任落實(shí)與監(jiān)督指導(dǎo)，不同檔案的歸檔指南，歸檔案卷的質(zhì)量要求，歸檔后的鑒定評估與銷毀等、檔案室內(nèi)部的檔案管理規(guī)范與質(zhì)量控制。

3.3 健全精細(xì)化管理內(nèi)容體系

檔案管理涉及檔案的收集、整理、保護(hù)、利用四個環(huán)節(jié)，包括歸檔前、歸檔中、歸檔后三個時間段。精細(xì)化管理要滲透到檔案管理的方方面面、每一個環(huán)節(jié)[8]。隨著數(shù)字網(wǎng)絡(luò)的來臨，檔案形式發(fā)生重大變化，從“有形檔案”向“無形檔案”轉(zhuǎn)變，電子檔案急劇飆升。醫(yī)院要實(shí)現(xiàn)檔案工作理念從保管導(dǎo)向向保管和利用并重轉(zhuǎn)變，使檔案業(yè)務(wù)滿足更多對原始記錄利用的需求，實(shí)現(xiàn)數(shù)據(jù)管理業(yè)務(wù)與檔案業(yè)務(wù)的融合[9]。要重構(gòu)文件材料歸檔范圍，把“具有利用價值”作為歸檔范圍的標(biāo)準(zhǔn)和原則，而不僅僅是“保存價值”。要完善突發(fā)事件應(yīng)對活動相關(guān)檔案收集、整理、保護(hù)和利用工作機(jī)制，做好聲像檔案、人物檔案等特色檔案的歸檔整理與開發(fā)利用。

3.4 健全精細(xì)化管理的人才支撐

檔案的精細(xì)化需要理念導(dǎo)向的引領(lǐng)、技術(shù)支撐，需要一支高素質(zhì)的人員隊伍。反觀大多數(shù)醫(yī)院對檔案管理的投入是不足的。檔案管理人員大多兼職或者非專業(yè)出身。實(shí)現(xiàn)檔案精細(xì)化管理，人才是關(guān)鍵。領(lǐng)導(dǎo)層需要清晰認(rèn)識檔案管理是一項(xiàng)專業(yè)化很強(qiáng)的工作，醫(yī)院需要讓專業(yè)的人干專業(yè)的事[10]。條件允許情況下招聘檔案專業(yè)人員來管理檔案，同時要加強(qiáng)檔案專兼職人員的培養(yǎng)，參加檔案專業(yè)培訓(xùn)學(xué)習(xí)，提高檔案管理水平。要將精細(xì)化的要求融入日常培訓(xùn)中，確保檔案專職管理人員對檔案精細(xì)化管理有深刻認(rèn)識并高效執(zhí)行。

3.5 健全精細(xì)化管理的信息支撐

信息化建設(shè)是精細(xì)化管理的重要抓手，通過檔案信息化建設(shè)可以實(shí)現(xiàn)對檔案的高效管理和開發(fā)利用，降低人力成本[11]。在國務(wù)院辦公廳《關(guān)于印發(fā)公立醫(yī)院高質(zhì)量發(fā)展的意見》中，對醫(yī)院信息化建設(shè)有明確要求，要強(qiáng)化信息化支撐，推進(jìn)電子病歷、智慧服務(wù)、智慧管理三位一體的智慧醫(yī)院建設(shè)和醫(yī)院信息標(biāo)準(zhǔn)化建設(shè)。隨著信息化建設(shè)加快，醫(yī)院檔案部門要積極轉(zhuǎn)變管理理念，采取有效措施應(yīng)對從傳統(tǒng)載體管理向數(shù)字管理轉(zhuǎn)型升級調(diào)整，積極探索電子文件單套制規(guī)定和電子檔案移交的方法路徑，推進(jìn)傳統(tǒng)載體檔案數(shù)字化，逐步實(shí)現(xiàn)以信息化為核心的檔案管理現(xiàn)代化。要健全數(shù)字檔案的安全保護(hù)機(jī)制。將精細(xì)化管理的標(biāo)準(zhǔn)要求嵌入到檔案管理系統(tǒng)中，最終通過信息化建設(shè)實(shí)現(xiàn)檔案管理的提檔升級。

結(jié)語

新時代，作為醫(yī)院精細(xì)化管理的重要組成部分的檔案管理，要在醫(yī)院發(fā)展模式過程中從傳統(tǒng)向精細(xì)化轉(zhuǎn)變，更好地服務(wù)于醫(yī)院的發(fā)展。要認(rèn)真落實(shí)新修訂的《檔案法》的相關(guān)規(guī)定和要求，堅持問題導(dǎo)向、開放導(dǎo)向，將信息化建設(shè)納入法律規(guī)制范疇，完善法律責(zé)任規(guī)定方面內(nèi)容，對數(shù)字化檔案提出新要求，也為公立醫(yī)院檔案精細(xì)化管理提供了法律依據(jù)，使醫(yī)院檔案精細(xì)化管理有了明確重點(diǎn)和法律保證。

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作者簡介：馬曉莉（1982— ），研究生學(xué)位，寧夏醫(yī)科大學(xué)總醫(yī)院中級職稱，主要從事檔案管理研究。楊曉燕（1982— ），研究生學(xué)歷，寧夏醫(yī)科大學(xué)總醫(yī)院館員，主要從事檔案管理研究。