新環(huán)境下，人力資源和社會(huì)保障局檔案管理策略研究

摘 要：人力資源和社會(huì)保障局檔案管理主要是收集、整理以及保存部門檔案，并對(duì)這些檔案進(jìn)行管理，以保障能順利開展各項(xiàng)工作，有效提升工作質(zhì)量和效率。本研究主要分析了新環(huán)境下人力資源和社會(huì)保障局檔案管理工作的重要性，結(jié)合當(dāng)前管理現(xiàn)狀，提出了優(yōu)化管理策略，以期通過各項(xiàng)建設(shè)工作的不斷完善，達(dá)到提升服務(wù)績(jī)效的目的。

關(guān)鍵詞：新環(huán)境；人力資源和社會(huì)保障局；檔案管理；管理現(xiàn)狀；策略

檔案是人們?cè)诟黜?xiàng)社會(huì)活動(dòng)中形成的形式不同并具有保存價(jià)值的原始記錄，涉及政治、經(jīng)濟(jì)、文化和教育等方面的活動(dòng)，檔案不僅是對(duì)個(gè)人有關(guān)活動(dòng)的記錄，還與國(guó)家機(jī)構(gòu)和社會(huì)組織息息相關(guān)。人力資源和社會(huì)保障局檔案管理主要是收集與整理并保存各部門有價(jià)值的資料。當(dāng)前，許多地區(qū)檔案管理工作在硬件設(shè)備設(shè)施、管理人員、制度和模式等方面均存在不足之處，對(duì)檔案管理工作的開展造成制約。在新時(shí)期發(fā)展形勢(shì)下，相關(guān)部門應(yīng)該認(rèn)識(shí)自身管理的問題，積極探索改進(jìn)策略，促進(jìn)各項(xiàng)工作正常運(yùn)轉(zhuǎn)。

一、人力資源和社會(huì)保障局檔案管理工作的重要性

自我國(guó)頒布《中華人民共和國(guó)檔案法》以來，為檔案管理工作提供了法律保障。我國(guó)檔案管理事業(yè)得到快速發(fā)展，檔案管理各項(xiàng)工作也如火如荼地開展，并形成嚴(yán)格的管理系統(tǒng)。勞動(dòng)保障檔案管理工作有重要意義，從宏觀方面來講，我國(guó)各項(xiàng)治理工作均以檔案管理工作為基礎(chǔ)，是國(guó)家開展各種事業(yè)強(qiáng)大的人力資源后盾，它既和民生發(fā)展有直接關(guān)系，還較大程度影響著社會(huì)的穩(wěn)定團(tuán)結(jié)；從微觀方面來講，檔案管理工作記錄著公民就業(yè)和晉升等成長(zhǎng)歷程，是對(duì)其合法權(quán)益的保障。

隨著國(guó)家經(jīng)濟(jì)的快速發(fā)展，各行業(yè)都在不斷優(yōu)化和改進(jìn)人事管理制度，對(duì)檔案管理工作的要求也越來越高。另外，因?yàn)樾颅h(huán)境下檔案管理的現(xiàn)代化和多樣化發(fā)展，也要求管理人員具有較高的專業(yè)水平。因此，為了使檔案管理工作能經(jīng)受住新環(huán)境的考驗(yàn)，必須綜合考慮當(dāng)前管理中存在的問題，使檔案管理工作向著現(xiàn)代化、高效化和信息化的方向不斷前進(jìn)。

二、人力資源和社會(huì)保障局檔案管理現(xiàn)狀

1.缺乏健全完善的檔案管理制度

人力資源和社會(huì)保障局檔案管理工作涉及的檔案類型和基數(shù)均較大，需要根據(jù)不同的類型由相關(guān)部門分類管理。但在檔案工作中多部門參與管理導(dǎo)致缺乏統(tǒng)一規(guī)劃，進(jìn)而影響檔案的利用效率，這種管理模式和新環(huán)境下信息化檔案管理需求達(dá)不到一致，而且這種相對(duì)滯后的管理模式，缺乏完善的安全管理機(jī)制，導(dǎo)致各部門之間無法實(shí)現(xiàn)信息互通，盡管各部門也能重點(diǎn)開展針對(duì)檔案的管理工作，但因?yàn)楦髯詾檎?，溝通不良，?dǎo)致檔案管理工作一直處于停滯不前的狀態(tài)。而且，檔案管理工作者也會(huì)因缺乏完善的制度而無法實(shí)現(xiàn)統(tǒng)一指導(dǎo)，導(dǎo)致檔案管理工作量和成本進(jìn)一步增加，還可能因?yàn)榘踩芾硗度氩蛔愣o檔案管理帶來安全隱患，減弱人力資源和社會(huì)保障局的調(diào)控職能。

2.檔案管理工作基礎(chǔ)硬件設(shè)備設(shè)施配備不足

人力資源和社會(huì)保障局管理著大量的檔案資料，受許多因素影響，檔案無法統(tǒng)一在一個(gè)區(qū)域內(nèi)實(shí)施管理，檔案管理庫房布局比較分散，因此，需要設(shè)置許多庫房，配備相應(yīng)的電腦和辦公桌等基礎(chǔ)硬件設(shè)備設(shè)施，這種布局會(huì)大大增加管理成本和難度。而且，缺乏統(tǒng)一的規(guī)劃，還容易導(dǎo)致出現(xiàn)重復(fù)管理和建設(shè)的問題，使得檔案管理遠(yuǎn)達(dá)不到預(yù)期成效。

3.檔案管理者綜合素養(yǎng)相對(duì)較低

當(dāng)前，人力資源以及社會(huì)保障局檔案管理工作人員的綜合素養(yǎng)相對(duì)較低，部分工作人員專業(yè)能力較差，分析原因主要是，部門在聘用工作人員時(shí)選入標(biāo)準(zhǔn)較低，且聘用流程缺乏科學(xué)性和嚴(yán)格性，導(dǎo)致檔案管理人員水平不一。而且，許多部門在對(duì)檔案管理者特別是新入職的管理者培訓(xùn)時(shí)，仍然延續(xù)老帶新的傳統(tǒng)模式，和組織員工系統(tǒng)化培訓(xùn)相比，老帶新的培訓(xùn)模式效果不明顯，尤其是在當(dāng)前培訓(xùn)體系不夠完善的情況下，許多檔案管理者的業(yè)務(wù)水平和專業(yè)素養(yǎng)已經(jīng)和新環(huán)境下檔案管理需求格格不入。加上有些檔案管理人員在日常工作中不重視提升自我，許多人都把在事業(yè)單位工作當(dāng)成高枕無憂的“鐵飯碗”，大多缺乏提升自我的積極性。出現(xiàn)這種狀況的原因是人力資源和社會(huì)保障局考核體系不夠完善，部門監(jiān)管不到位，導(dǎo)致檔案管理工作者對(duì)自身工作不重視，逐漸形成懶散的工作態(tài)度，也是檔案管理效能得不到提升的重要因素。

4.檔案管理模式過于陳舊傳統(tǒng)

盡管在新環(huán)境下，人力資源和社會(huì)保障局比較重視信息化建設(shè)，且相繼構(gòu)建了信息化管理系統(tǒng)，但在處理檔案業(yè)務(wù)、收集檔案信息、檔案統(tǒng)計(jì)和編研等方面仍然存在著嚴(yán)重不足，在相關(guān)業(yè)務(wù)中對(duì)信息化的應(yīng)用仍然達(dá)不到實(shí)際需求，部門缺乏完善的信息化系統(tǒng)功能，導(dǎo)致系統(tǒng)得不到有效利用。另外，部分以卷宗模式管理的檔案資源存在較大的安全隱患，也對(duì)資源的利用造成影響。隨著當(dāng)前社會(huì)經(jīng)濟(jì)的快速增長(zhǎng)，人口持續(xù)發(fā)展，也給人力資源和社會(huì)保障局檔案管理工作帶來較大壓力，其需要管理的資料越來越多，如果管理過程中仍然延續(xù)傳統(tǒng)陳舊的模式，不僅會(huì)降低檔案資源利用率，還會(huì)對(duì)公眾建立檔案的意識(shí)產(chǎn)生影響，不利于檔案管理工作健康可持續(xù)開展。

三、新環(huán)境下人力資源和社會(huì)保障局檔案管理策略

1.建立健全檔案管理制度

人力資源和社會(huì)保障局想要使檔案管理水平和成效得到進(jìn)一步提升，必須要有完善的檔案管理制度做支撐，只有在嚴(yán)格的規(guī)章制度管理和監(jiān)督下，各項(xiàng)工作才能得到穩(wěn)步提升。因此，在完善和改革檔案管理制度的過程中，應(yīng)該從以下方面入手：（1）對(duì)于初步評(píng)估和統(tǒng)計(jì)檔案工作制定相應(yīng)的操作管理制度，確保每位檔案管理者的個(gè)人行為均能嚴(yán)格遵循管理制度，提高其行為的規(guī)范性；（2）充分重視檔案管理質(zhì)量，建立完善的職責(zé)管理制度，保障檔案所有內(nèi)容均準(zhǔn)確和完整，并嚴(yán)格落實(shí)每位負(fù)責(zé)人的職責(zé)，針對(duì)某項(xiàng)發(fā)生問題的檔案工作可迅速查詢落實(shí)到個(gè)人，及時(shí)采取整改措施，以此監(jiān)督檔案管理人員時(shí)刻提高警惕，促使檔案管理質(zhì)量和效率不斷提升；（3）建立完善的檔案監(jiān)管制度，并嚴(yán)格落實(shí)，避免制度成為一種形式，在落實(shí)過程中能及時(shí)發(fā)現(xiàn)并改進(jìn)不足之處，始終保障相關(guān)制度的時(shí)效性和規(guī)范性；（4）制定完善的嚴(yán)格執(zhí)行檔案審查制度，定時(shí)審查檔案管理工作，對(duì)于不規(guī)范歸檔和丟失檔案等問題及時(shí)由專門管理部門追究個(gè)人責(zé)任，避免因原則性問題而影響檔案管理質(zhì)量和水平。

2.在基礎(chǔ)硬件設(shè)備設(shè)施方面增加投入

隨著社會(huì)經(jīng)濟(jì)快速發(fā)展和人們生活質(zhì)量的不斷提升，檔案的數(shù)量呈現(xiàn)出不斷增加的趨勢(shì)，大大增加了檔案資源的利用率。檔案管理部門只有增加軟硬件設(shè)備設(shè)施的投入，不斷優(yōu)化和提升檔案管理服務(wù)及水平，才能適應(yīng)新時(shí)期社會(huì)發(fā)展的需求。例如，許多地區(qū)人力資源和社會(huì)保障局在基礎(chǔ)設(shè)備設(shè)施方面加大了建設(shè)力度，針對(duì)接待區(qū)域、檔案庫房和辦公區(qū)域做了清晰劃分，更加科學(xué)、合理地布置了檔案室，便于其對(duì)相關(guān)資料可以統(tǒng)一管理。而且，還建立了標(biāo)準(zhǔn)的檔案庫房，專門配置了檔案密集架和辦公所需的硬件設(shè)備設(shè)施，如電腦、辦公桌、掃描儀、滅火器和中央空調(diào)等，以此提升檔案資料查詢和利用效率，達(dá)到最大程度發(fā)揮檔案管理效用的目的。

3.提高檔案管理者的綜合素養(yǎng)

當(dāng)前的人力資源和社會(huì)保障局人才流失嚴(yán)重，存在人才嚴(yán)重缺乏的問題。在建設(shè)檔案管理人才隊(duì)伍時(shí)表現(xiàn)出明顯的不足，許多管理人員的管理理念比較落后，業(yè)務(wù)水平較差，在當(dāng)前信息化快速發(fā)展的時(shí)期，其掌握的相關(guān)知識(shí)和技能水平已經(jīng)遠(yuǎn)遠(yuǎn)跟不上新時(shí)期的管理需求。而且，受傳統(tǒng)觀念制約，當(dāng)前管理隊(duì)伍中還有部分工作人員抱著“得過且過”的工作心態(tài)，缺乏較強(qiáng)的提升自我的意識(shí)，導(dǎo)致其管理理念和專業(yè)知識(shí)逐漸被淘汰。因此，應(yīng)高度重視組建專業(yè)化人才隊(duì)伍，以保障檔案管理質(zhì)量和效率。首先，應(yīng)該制定嚴(yán)格的聘用管理人員標(biāo)準(zhǔn)，并嚴(yán)格落實(shí)，提高入職要求，選取那些具有較強(qiáng)業(yè)務(wù)能力和高素質(zhì)人才充實(shí)人才隊(duì)伍，對(duì)于“托關(guān)系、走后門”的情況，一經(jīng)發(fā)現(xiàn)嚴(yán)厲打擊；其次，構(gòu)建科學(xué)的人才培養(yǎng)體系。優(yōu)化和改進(jìn)人才培養(yǎng)體系，定期組織工作人員學(xué)習(xí)和了解檔案管理工作章程和法律法規(guī)，增強(qiáng)其法律意識(shí)和綜合素質(zhì)。另外，在開展人才培養(yǎng)時(shí)要在檔案管理內(nèi)容中融入信息化相關(guān)內(nèi)容，根據(jù)當(dāng)前形勢(shì)發(fā)展和對(duì)檔案管理的要求等，對(duì)管理者開展針對(duì)性的業(yè)務(wù)培訓(xùn)，使其樹立應(yīng)用信息技術(shù)的意識(shí)，并能熟練掌握相關(guān)技術(shù)，為其專業(yè)能力和綜合素質(zhì)的提升奠定基礎(chǔ)。為保證人才培訓(xùn)質(zhì)量，還要把檔案管理人員的成績(jī)和績(jī)效掛鉤，以此激勵(lì)其提高學(xué)習(xí)的主觀能動(dòng)性，積極學(xué)習(xí)和了解新形勢(shì)下檔案管理新內(nèi)容，保障檔案管理各項(xiàng)工作與當(dāng)前形勢(shì)發(fā)展相契合。另外，相關(guān)部門要健全完善人才考核機(jī)制，對(duì)于那些工作能力較差或出現(xiàn)過失誤的工作人員重點(diǎn)考核和監(jiān)督，設(shè)定考核周期（3～5個(gè)月），嚴(yán)格按照規(guī)定落實(shí)考核任務(wù)，激勵(lì)其對(duì)相關(guān)知識(shí)和技能的學(xué)習(xí)引起重視，并能主動(dòng)采用不同形式改變自身不足。還要針對(duì)全體檔案管理者建立考核激勵(lì)機(jī)制，定期考核工作人員，并和獎(jiǎng)金分配掛鉤，以提高其工作的積極性。最后，相關(guān)部門要重視人才儲(chǔ)備，隨著社會(huì)經(jīng)濟(jì)的快速發(fā)展，檔案管理資源和工作量也不斷增加，在人員流動(dòng)交接時(shí)，極易導(dǎo)致員工面對(duì)較大的交接任務(wù)量而盲目行事或存在缺少充足人員配合的情況，因此，要提前做好人才儲(chǔ)備工作，充足的人才是高效有序開展檔案管理工作的基礎(chǔ)。

4.強(qiáng)化檔案管理工作信息化建設(shè)

當(dāng)前，人力資源和社會(huì)保障局已經(jīng)構(gòu)建起檔案管理信息化模式，但在信息化資源利用方面存在嚴(yán)重的利用率較低問題，需要根據(jù)當(dāng)前檔案管理需求努力提升信息化管理水平。可專門建立電子檔案管理系統(tǒng)，根據(jù)檔案信息和類型建立數(shù)據(jù)庫，通過逐步優(yōu)化和升級(jí)系統(tǒng)，以此建立不同形式（集中式、分級(jí)式）的管理模式。檔案管理者可在具體管理過程中查詢關(guān)鍵條件或搜索關(guān)鍵詞，準(zhǔn)確找到相關(guān)信息。另外，要通過完善電子檔案管理系統(tǒng)功能，使信息檢索不受部門和平臺(tái)限制，并嚴(yán)格管理操控權(quán)限，達(dá)到提高檔案資源安全性和高效率的目的。相關(guān)部門在完善檔案管理系統(tǒng)的過程中應(yīng)該從以下方面考慮：（1）健全完善收集檔案信息的功能。在檔案管理前期和中期收集功能發(fā)揮著重要作用，該功能可把各類檔案文件信息快速而準(zhǔn)確地歸納到檔案庫，從而自動(dòng)形成更加標(biāo)準(zhǔn)、規(guī)范的電子文件和檔案條目，為檔案管理者收集和校對(duì)資料、經(jīng)辦業(yè)務(wù)及歸納等提供便利；（2）完善檔案業(yè)務(wù)管理功能。該功能在檔案信息化管理中發(fā)揮著重要作用，也是組成檔案管理工作不可或缺的部分。檔案業(yè)務(wù)管理功能可詳細(xì)劃分檔案資料類型，通過構(gòu)建可以分級(jí)管理的樹狀管理結(jié)構(gòu)，以提高工作人員錄入、修改和更新檔案數(shù)據(jù)的速度和質(zhì)量；（3）健全和完善檔案統(tǒng)計(jì)和編研功能。檔案統(tǒng)計(jì)功能可實(shí)時(shí)統(tǒng)計(jì)系統(tǒng)內(nèi)所有的檔案資源，便于管理人員及時(shí)了解相關(guān)數(shù)據(jù)及其利用情況，還可根據(jù)錄入年份或差異化分類情況快速統(tǒng)計(jì)各類數(shù)據(jù)，可把統(tǒng)計(jì)結(jié)果及時(shí)通過網(wǎng)絡(luò)發(fā)送至檔案館，為檔案資料校對(duì)，提供真實(shí)、完整的統(tǒng)計(jì)數(shù)據(jù)提供方便。檔案編研工作是一項(xiàng)對(duì)科學(xué)性和嚴(yán)謹(jǐn)性都有較高要求的工作，系統(tǒng)編研功能可幫助編研人員深入挖掘分析及高效加工處理檔案數(shù)據(jù)信息和檔案文件，為后期檔案檢索、應(yīng)用和編研等工作提供更加完善的數(shù)據(jù)信息參考；（4）完善檔案利用和權(quán)限管理功能。在相關(guān)人員通過審批借閱檔案后，會(huì)在系統(tǒng)中自動(dòng)產(chǎn)生關(guān)聯(lián)記載借閱人相關(guān)信息，如包含件號(hào)、文號(hào)、借閱期限、目的、地點(diǎn)和單位等內(nèi)容的借閱登記表，并實(shí)時(shí)管理和監(jiān)控，利用其彈窗功能對(duì)已經(jīng)到達(dá)約定期限或接近歸還日期的發(fā)送催還資料提醒。另外，該功能還可以根據(jù)不同的檔案類型形成不同的管理模塊，用戶想要查詢相關(guān)資料就必須要獲得對(duì)應(yīng)權(quán)限，系統(tǒng)可以實(shí)時(shí)監(jiān)控用戶瀏覽和查閱內(nèi)容，為檔案管理提供安全保障。

四、結(jié)語

隨著當(dāng)前社會(huì)各項(xiàng)事業(yè)的逐步推進(jìn)，社會(huì)各界人士也開始關(guān)注檔案的重要性。人力資源和社會(huì)保障局作為落實(shí)國(guó)家各項(xiàng)政策和保障人民利益的關(guān)鍵部門，在檔案管理工作中要緊跟社會(huì)發(fā)展形勢(shì)，針對(duì)當(dāng)前檔案管理工作的相關(guān)問題，嚴(yán)格遵循“一案一卷、分類保管”的原則，積極探索優(yōu)化和創(chuàng)新檔案管理模式，不斷提高服務(wù)質(zhì)量和效率，采取科學(xué)有效的解決對(duì)策，為各部門順利開展各項(xiàng)工作掃清障礙。領(lǐng)導(dǎo)層面也應(yīng)該對(duì)其加強(qiáng)關(guān)注，從人力、物力和財(cái)力等方面提供支持，強(qiáng)化信息化建設(shè)，為外部社會(huì)企業(yè)和個(gè)人提供更加便捷的服務(wù)，促使檔案管理工作在新環(huán)境下能夠健康、穩(wěn)步前行。

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作者簡(jiǎn)介：趙泓棣（1992—），男，漢族，山東菏澤人，本科，館員，研究方向：檔案管理。