探究新醫(yī)改下醫(yī)院檔案管理的改進(jìn)措施

沈俊龍　王哲

摘 要：在醫(yī)藥衛(wèi)生體制改革過程中，逐步明確了醫(yī)院信息化要求，將檔案管理現(xiàn)代化作為重要的工作任務(wù)來完成。本文主要分析了醫(yī)院檔案管理現(xiàn)狀和新醫(yī)改背景下醫(yī)院檔案管理的不足以及改進(jìn)措施，希望能夠?yàn)獒t(yī)院的檔案管理工作提供借鑒。

關(guān)鍵詞：新醫(yī)改；醫(yī)院檔案管理；改進(jìn)措施

醫(yī)院檔案記錄了醫(yī)院日常活動(dòng)和發(fā)展歷程的各類信息，是關(guān)系到各個(gè)部門建設(shè)和發(fā)展的重要信息資源。新醫(yī)改背景下，對醫(yī)院檔案管理提出了更高的標(biāo)準(zhǔn)要求，是醫(yī)院管理者必須高度重視的管理內(nèi)容，是達(dá)成醫(yī)院現(xiàn)代化管理目標(biāo)的重要環(huán)節(jié)。

一、醫(yī)院檔案管理現(xiàn)狀

醫(yī)院檔案管理以科研、藥品、醫(yī)療和教學(xué)為重點(diǎn)，全面覆蓋醫(yī)院日常活動(dòng)的文件資料，在醫(yī)院運(yùn)轉(zhuǎn)和管理工作中發(fā)揮重要的作用。醫(yī)院開展檔案信息化建設(shè)逐步擴(kuò)大了計(jì)算機(jī)的適用范圍，方便了醫(yī)療工作者查找和使用文件資料。但是，醫(yī)院病案管理信息的縱向聯(lián)系渙散以及橫向聯(lián)系不強(qiáng)，醫(yī)院病案管理缺乏科學(xué)理念的指導(dǎo)，是病案信息管理網(wǎng)絡(luò)不完善的具體體現(xiàn)。一些醫(yī)院的病歷檔案由不同部門分別管理的方式，導(dǎo)致在調(diào)取某一項(xiàng)數(shù)據(jù)時(shí)，需要多方配合，投入大量的精力和時(shí)間，影響整體的檔案管理效率，明顯降低了病案信息的價(jià)值體現(xiàn)，不利于后期的統(tǒng)一管理。醫(yī)院檔案管理正在面臨著檔案內(nèi)容模糊和界定不清晰，以及管理制度不完善和硬件設(shè)備設(shè)施建設(shè)緩慢等嚴(yán)重問題，成為阻礙檔案管理水平提升的重要因素。

二、新醫(yī)改背景下醫(yī)院檔案管理存在的不足和問題

1.管理制度不完善

醫(yī)院檔案管理不同于其他文書檔案，其特殊性強(qiáng)和涉及面廣，不是專屬于某一部門，不屬于年度和階段性規(guī)劃的可用資源，而是從醫(yī)院的每個(gè)科室收集形成的文件資料，更加強(qiáng)調(diào)管理制度的規(guī)范性。在規(guī)章制度不完善的情況下，日常的管理工作缺乏約束性，時(shí)常發(fā)生相互扯皮以及推脫責(zé)任問題，增加了檔案管理過程中的隨意性，甚至在問題發(fā)生后無法找到具體的管理責(zé)任人，大大降低了信息資源的管理和應(yīng)用效率，已經(jīng)成為檔案管理落實(shí)具體流程的阻礙因素。

2.醫(yī)院信息化建設(shè)不健全

醫(yī)療信息系統(tǒng)的發(fā)展，主要從醫(yī)療管理、臨床管理和區(qū)域醫(yī)療衛(wèi)生服務(wù)三個(gè)階段逐步推進(jìn)。我國醫(yī)院也正面臨著信息系統(tǒng)建設(shè)由第一階段過渡到第二階段的中間期，醫(yī)院以加大人力、物力和財(cái)力管理作為主要的工作內(nèi)容，醫(yī)療和臨床應(yīng)用只限定在較小范圍，基本處于起步階段。在行業(yè)政策、管理體制以及醫(yī)療行為等影響下，醫(yī)院信息化建設(shè)表現(xiàn)出很多不足，信息一體化管理目標(biāo)難以達(dá)成也是問題之一，需要深究醫(yī)院管理中融合信息技術(shù)的具體方式，不斷加大建設(shè)力度，在國家提供的有利環(huán)境下，醫(yī)院信息化建設(shè)必須堅(jiān)持與臨床應(yīng)用相融合，與醫(yī)療事業(yè)發(fā)展所需的客觀條件相適應(yīng)。

3.缺乏專業(yè)性管理人才

醫(yī)院檔案管理信息化，要從管理理念方面進(jìn)一步強(qiáng)化，但是往往因人力方面的不重視，會限制管理人才的儲備，檔案管理人員的專業(yè)能力往往不能勝任崗位要求，存在不明確信息化管理模式等問題，延緩了檔案管理信息化建設(shè)。對于檔案管理信息化模式的應(yīng)用，醫(yī)院許多人員都不夠重視，科學(xué)化管理要求很難推進(jìn)下去。而且，隨著信息技術(shù)的快速發(fā)展，相應(yīng)的管理投入有限，導(dǎo)致先進(jìn)科技向信息管理方式的轉(zhuǎn)化率偏低，管理方法培訓(xùn)方面的專項(xiàng)經(jīng)費(fèi)較少，許多專業(yè)技術(shù)和管理方法不能及時(shí)在管理人員中普及，影響他們的專業(yè)素養(yǎng)。管理負(fù)責(zé)人未明確部門和個(gè)人的職責(zé)范圍，直接影響檔案資源的時(shí)效性，許多檔案信息需要花費(fèi)大量時(shí)間來完成整理和歸檔，存在醫(yī)院信息采集不全面、人員溝通不暢等問題，限制了電子檔案的功能作用，大大降低了檔案管理信息化建設(shè)效率。

4.監(jiān)管力度不夠

醫(yī)院檔案的管理過程中含有一定的個(gè)人因素，如果發(fā)生信息泄露，會影響病人的人身安全和病情隱私。所以，注重醫(yī)院檔案監(jiān)管和嚴(yán)格檔案管理流程，是患者信息避免被泄露的必要舉措。醫(yī)院檔案管理現(xiàn)階段普遍存在審批流程復(fù)雜、管理部門缺乏獎(jiǎng)懲機(jī)制、約束和監(jiān)管工作隨意性強(qiáng)等問題，成為管理人員玩忽職守的重要原因，違背了檔案信息的保密性原則。

5.安全隱患增大

在信息化建設(shè)過程中，檔案資源能夠快速完成信息傳輸，但同時(shí)也帶來更大的安全風(fēng)險(xiǎn)。信息技術(shù)的應(yīng)用，使紙質(zhì)存儲方式逐漸發(fā)生變化，利用計(jì)算機(jī)設(shè)備存儲各類信息資源，有利于相關(guān)人員的查閱和整理。但是，計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的應(yīng)用，加大了外界入侵的風(fēng)險(xiǎn)性，更易造成檔案資源的損壞，如黑客攻擊政府網(wǎng)站，發(fā)生重要信息損壞或被竊取的情況。

三、新醫(yī)改背景下醫(yī)院檔案管理工作的改進(jìn)措施

1.注重各部門協(xié)調(diào)與資源整合

現(xiàn)階段，醫(yī)院的檔案管理體系是以檔案和其他信息的分體管理方式，以綜合檔案室以及信息科為基本構(gòu)成，要求保持相對獨(dú)立性為前提，完成檔案信息的搜集、統(tǒng)計(jì)、整理、儲存和加工等一系列工作，避免因部門之間缺乏協(xié)調(diào)合作而出現(xiàn)重復(fù)性勞動(dòng)，進(jìn)而導(dǎo)致醫(yī)院資源的極大浪費(fèi)。醫(yī)院檔案資源豐富、門類龐雜，需要科學(xué)整合各類檔案資源，為了解決醫(yī)院檔案管理現(xiàn)代化進(jìn)程中的重點(diǎn)問題，需要加大相關(guān)部門的協(xié)調(diào)與合作，維持良好的默契度。

2.建立健全檔案管理制度

檔案管理科學(xué)化，需要從完善規(guī)章制度著手，規(guī)范日常管理工作，全面提升工作效率和信息安全。一是項(xiàng)目檔案管理辦法必須細(xì)化，在更為完善的實(shí)施細(xì)則指導(dǎo)下，明確管理人員的職權(quán)范圍，成為檔案管理行政執(zhí)法的重要依據(jù)。二是增大監(jiān)督力度，發(fā)揮行政執(zhí)法職能。醫(yī)院信息的私密性強(qiáng)，信息安全十分重要。通過廣泛的執(zhí)法宣傳，在執(zhí)法部門和管理機(jī)構(gòu)之間建立密切合作關(guān)系，在良好的協(xié)調(diào)合作下，嚴(yán)格管理人員的工作流程，嚴(yán)肅處理違規(guī)行為，確保檔案信息的完整、準(zhǔn)確。檔案部門在管理制度的指引下，規(guī)范歸檔、保管、統(tǒng)計(jì)、保密和借閱等一系列流程，使每一位管理人員都具備較高的工作效率。

醫(yī)院檔案管理中應(yīng)用數(shù)字化技術(shù)，有利于規(guī)范檔案管理全過程，使檔案管理質(zhì)量進(jìn)一步提升。一是規(guī)范管理人員工作方式，避免因人為因素造成疏漏，使相應(yīng)的監(jiān)督管理機(jī)制完善化，總結(jié)工作經(jīng)驗(yàn)和調(diào)整管理制度內(nèi)容。例如，在醫(yī)院設(shè)立意見箱，便于員工提供個(gè)人意見和建議，為管理者完善制度體系內(nèi)容提供有效信息。這部分?jǐn)?shù)據(jù)信息龐雜，全面管理標(biāo)準(zhǔn)的具體要求很難落實(shí)到位，而數(shù)字化技術(shù)的引入，使管理流程更為規(guī)范化，可以有效避免重復(fù)性問題。二是檔案管理規(guī)范化要求完善業(yè)務(wù)、辦公和財(cái)務(wù)系統(tǒng)，保持各個(gè)系統(tǒng)的良好關(guān)系，使數(shù)字化技術(shù)能夠充分發(fā)揮優(yōu)勢。管理人員也要明確系統(tǒng)間的內(nèi)部聯(lián)系，確保每一位醫(yī)務(wù)工作者都能全面了解系統(tǒng)應(yīng)用方法，使檔案管理工作更為規(guī)范化。

3.積極利用信息技術(shù)

（1）數(shù)據(jù)處理流程。醫(yī)院檔案管理與數(shù)字化技術(shù)的結(jié)合，促使傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案、照片和錄音等信息的積極轉(zhuǎn)變，以掃描加工方式呈現(xiàn)出數(shù)字化信息。業(yè)務(wù)部門的檔案管理模式也從單一紙質(zhì)發(fā)展為數(shù)字以及紙質(zhì)文件相結(jié)合的雙歸檔模式，是檔案管理數(shù)字化建設(shè)的重要環(huán)節(jié)，對于控制數(shù)字化數(shù)據(jù)庫構(gòu)建過程中的具體工作具有重要作用。同時(shí)，還需要注意三點(diǎn)：一是掃描索引信息，能夠做好快速提??；二是掃描步驟和操作記述規(guī)范化，以便于順利開展各項(xiàng)工作；三是嚴(yán)格把控掃描加工環(huán)節(jié)，保障整體質(zhì)量。

數(shù)據(jù)處理流程的有效性，是處理相關(guān)數(shù)據(jù)的必要條件，確保醫(yī)院檔案信息化管理科學(xué)、合理。每一位患者從看診到出院都會產(chǎn)生大量的數(shù)據(jù)信息，以廣泛收集的紙質(zhì)文件為基礎(chǔ)，在完成技術(shù)轉(zhuǎn)化后，以影像資料形式作為數(shù)據(jù)庫的重要信息來源，便于調(diào)用業(yè)務(wù)管理系統(tǒng)的具體數(shù)據(jù)。一般情況下，檔案數(shù)據(jù)庫是影像、信息兩類數(shù)據(jù)庫的共同構(gòu)成，以梳理數(shù)據(jù)處理流程為基礎(chǔ)，提高整個(gè)醫(yī)院檔案的管理水平。

（2）加強(qiáng)數(shù)字文件整理。數(shù)字化檔案管理效率和整體質(zhì)量的提升，要以充分發(fā)揮整體性優(yōu)勢為基礎(chǔ)，保障相關(guān)工作的落實(shí)效果。數(shù)字文件整理要以檔案管理效率的提升為目的，注重?cái)?shù)字化技術(shù)的合理應(yīng)用，多角度考慮問題。一是傳統(tǒng)檔案管理的紙質(zhì)、錄像和照片等大量文件資料，信息化整理強(qiáng)調(diào)預(yù)先做好數(shù)字文件整理。在掃描整理信息后，分門別類地逐一錄入，以提升檔案電子化的整理效率。管理者要明確數(shù)字文件整理標(biāo)準(zhǔn)，以數(shù)字文件質(zhì)量為前提，盡可能地防止二次整理行為的發(fā)生，與數(shù)字檔案建設(shè)的目標(biāo)要求相一致。二是數(shù)字文件整理要更加突出數(shù)字化技術(shù)優(yōu)勢，積極聘請一些信息技術(shù)專家講授先進(jìn)經(jīng)驗(yàn)，以檔案管理形式為基礎(chǔ)，合理設(shè)置信息錄入系統(tǒng)，增強(qiáng)各項(xiàng)資料文件收集過程的準(zhǔn)確性，以便于后期快速查找檔案信息。

（3）加強(qiáng)網(wǎng)絡(luò)信息安全管理

醫(yī)院檔案信息不可避免地涉及一些人為因素，一旦發(fā)生信息丟失問題，必然會造成一定損失。網(wǎng)絡(luò)安全問題的發(fā)生時(shí)間不固定，一般是在極短時(shí)間內(nèi)信息資源快速遭到破壞。所以，醫(yī)院檔案管理信息化建設(shè)必須正確處理信息服務(wù)以及安全兩方面的關(guān)系。一是技術(shù)和非技術(shù)關(guān)系的正確處理，必須認(rèn)識到信息安全不能僅僅依靠硬件設(shè)備設(shè)施和應(yīng)用技術(shù)，管理人員必須具有高度的責(zé)任心。檔案信息安全的落實(shí)，需要完善的管理制度作為保障，將信息服務(wù)和信息安全整合處理，通過設(shè)置密碼認(rèn)證機(jī)制、施行審計(jì)制度、保護(hù)重要服務(wù)器和文件定期備份等配套方法，逐步落實(shí)下來。

（4）構(gòu)建一體化管理模式

檔案管理屬于醫(yī)院綜合管理系統(tǒng)中的重要構(gòu)成部分。將信息資源系統(tǒng)與醫(yī)院信息化建設(shè)相融合，是節(jié)省各項(xiàng)資源投入的重要方式，也擴(kuò)展了信息化建設(shè)過程中的綜合信息量，成為構(gòu)建資源庫的基礎(chǔ)，體現(xiàn)出整個(gè)資源信息的綜合效益。所以，醫(yī)院信息化需要積極納入現(xiàn)代化、電子化和標(biāo)準(zhǔn)化建設(shè)體系中，將規(guī)劃與建設(shè)同步展開。醫(yī)院必須充分認(rèn)識信息技術(shù)規(guī)范化的重要性，重視理論研究工作。檔案部門也要加快推進(jìn)計(jì)算機(jī)管理和網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)的構(gòu)建，在共享信息資源方面創(chuàng)造良好的客觀環(huán)境。檔案管理人員需要端正工作態(tài)度，只有具備較高的專業(yè)素養(yǎng)和職業(yè)道德，才能在日常工作中不斷拓寬知識面和結(jié)構(gòu)體系，為實(shí)現(xiàn)檔案管理現(xiàn)代化提供助力。

（5）重視檔案資源的開發(fā)和臨床應(yīng)用

檔案資源在深度開發(fā)中體現(xiàn)其價(jià)值。醫(yī)院以“治病救人”為宗旨，強(qiáng)調(diào)在臨床服務(wù)中充分使用這些資源，作為檔案資源價(jià)值評定的一項(xiàng)重要指標(biāo)。圍繞臨床的日常管理，具體展開相應(yīng)的設(shè)計(jì)和開發(fā)工作。一是開發(fā)，以臨床醫(yī)務(wù)人員需求為基礎(chǔ)，深入開發(fā)臨床產(chǎn)品，完善醫(yī)院管理系統(tǒng)，加快推進(jìn)衛(wèi)生信息系統(tǒng)朝著標(biāo)準(zhǔn)化方向發(fā)展。二是開發(fā)和利用，醫(yī)院立足于自身實(shí)際情況，在綜合考慮信息化建設(shè)需求后，通過增加人力、物力資源投入，逐步完善各科室的軟硬件設(shè)備設(shè)施，以便于更好地為檔案資源信息化提供客觀條件，職能部門也需要充分吸收相關(guān)人員的意見和建議，及時(shí)調(diào)整檔案資源信息化方面存在的具體問題，充分體現(xiàn)檔案管理信息化的優(yōu)勢。

4.全面提升檔案管理人員的綜合素養(yǎng)

利用高新技術(shù)是醫(yī)院檔案管理科學(xué)化發(fā)展的必然趨勢，要求檔案管理人員必須順應(yīng)時(shí)代潮流，建立現(xiàn)代化管理理念。一是加大管理方法和知識理念的宣傳力度，為檔案管理人員提供專業(yè)化指導(dǎo)，引導(dǎo)各個(gè)層次的管理人員都能成為思想交流的積極參與者。

醫(yī)院檔案管理要求檔案管理人員完成信息資料的搜集與保存，為需求者的隨時(shí)查詢提供前期服務(wù)，是管理人員專業(yè)素養(yǎng)的客觀需要。學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)要對醫(yī)院檔案管理重視起來，加大經(jīng)費(fèi)投入，積極提供一些專題會議和主題活動(dòng)的參與機(jī)會，在良好的學(xué)習(xí)和工作氛圍下，激發(fā)管理人員的積極主動(dòng)性。注重人員素質(zhì)培養(yǎng)，在培訓(xùn)機(jī)制的約束下，使人員培訓(xùn)固定下來，將理論知識、職業(yè)道德、信息應(yīng)用能力幾項(xiàng)內(nèi)容納入人才培訓(xùn)方案中，注重理論與實(shí)踐培訓(xùn)的結(jié)合，利用拓展訓(xùn)練以及經(jīng)驗(yàn)宣講等形式，提升培訓(xùn)方式的合理性，同時(shí)，以考核機(jī)制檢驗(yàn)培訓(xùn)結(jié)果，保障培訓(xùn)質(zhì)量。技能學(xué)習(xí)與崗位培訓(xùn)的有效結(jié)合是理論轉(zhuǎn)化為實(shí)踐的重要方式，大幅提升了檔案管理人員的理論知識以及在日常工作中的應(yīng)用能力。

聘用檔案管理人員的具體標(biāo)準(zhǔn)需要有所提升，以專業(yè)對口和能力達(dá)標(biāo)等作為招聘要求，確保檔案管理工作質(zhì)量。通過明確崗位職責(zé)內(nèi)容，充分發(fā)揮檔案管理人員的能力與價(jià)值。醫(yī)院檔案管理部門要完善管理人員的提升渠道，以專業(yè)化平臺幫助他們及時(shí)了解新知識和新技術(shù)，在良好的溝通交流中，拓寬視野，開拓創(chuàng)新。

四、結(jié)束語

醫(yī)院在日常管理中需要面對大量文件資料，管理、開發(fā)、利用都需要現(xiàn)代化管理模式的有力支持，必須充分體現(xiàn)檔案資源的內(nèi)在價(jià)值，以便于后期的應(yīng)用管理?；卺t(yī)院檔案管理現(xiàn)狀和信息化建設(shè)中的不足，需要通過協(xié)調(diào)各部門開展資源整合以及檔案資源開發(fā)和臨床應(yīng)用，構(gòu)建一體化管理模式，為加快推進(jìn)檔案管理信息化建設(shè)創(chuàng)造有利條件。

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作者簡介：沈俊龍（1988—），男，漢族，山東菏澤人，本科，館員，研究方向：檔案管理；王哲（1984—），男，漢族，山東菏澤人，本科，館員，研究方向：檔案管理。